UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍA

FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL Y SISTEMAS

“AUDITORIA DE MANTENIMIENTO”

CURSO: Maquinaria e Instrumentación Industrial

PROFESOR: Ing. Cruz Figueroa Guillermo Roldan

INTEGRANTES: Ramos Villalva, Jhon Eberth

Urtecho Ponte, Danny Jordan

2018-2
Introducción

Cuando la dirección de una empresa o el responsable del departamento se plantea

si la gestión que se hace del mantenimiento es el adecuado, la respuesta puede ser
SI, NO o REGULAR. Claro está que cualquiera de las tres respuestas es
insatisfactoria, porque entre cada una de ellas hay muchos puntos intermedios de
respuesta, y porque no informa sobre qué cosas tendríamos que cambiar para que
la gestión del departamento pudiéramos considerarla excelente. La mejor solución
suele ser realizar una Auditoría de Mantenimiento, comparando nuestro
departamento con un departamento modélico, ideal, y determinar qué cosas nos
separan de ese modelo. Podemos contratar esta Auditoría a una empresa externa,
y tener la opinión de alguien externo a la empresa, pero también es posible
prepararla desde dentro.

OBJETIVO PRINCIPAL
 Determinar el estado de una instalación
 Tratan de determinar el grado de excelencia de un departamento de
mantenimiento y de su forma de gestionar.

OBJETIVOS SECUNDARIOS
 Comprobar CÓMO se gestiona cada uno de los 10 puntos indicados a
continuación.
10 PUNTOS
⎯ Que dispongamos de mano de obra en la cantidad suficiente y con el nivel de
organización necesario.
⎯ Que la mano de obra esté suficientemente cualificada para acometer las
tareas que sea necesario llevar a cabo
⎯ Que el rendimiento de dicha mano de obra sea lo más alto posible
⎯ Que dispongamos de los útiles y herramientas más adecuadas para los
equipos que hay que atender
⎯ Que los materiales que se empleen en mantenimiento cumplan los requisitos
necesarios
⎯ Que el dinero gastado en materiales y repuestos sea el más bajo posible
⎯ Que se disponga de los métodos de trabajo más adecuados para acometer
las tareas de mantenimiento
⎯ Que las reparaciones que se efectúen sean fiables, es decir, no vuelvan a
producirse en un largo periodo de tiempo
⎯ Que las paradas que se produzcan en los equipos como consecuencia de
averías o intervenciones programadas no afecten al Plan de Producción, y por
tanto, no afecten a nuestros clientes (externos o internos)
⎯ Que dispongamos de información útil y fiable sobre la evolución del
mantenimiento que nos permita tomar decisiones.
1. AUDITORIA DE MANTENIMIENTO

Realizar una Auditoría de Mantenimiento no es otra

cosa que comprobar CÓMO se gestiona cada uno de
los 10 puntos indicados anteriormente. El objetivo que
se persigue al realizar una Auditoría no es juzgar al
responsable de mantenimiento, no es cuestionar su
forma de trabajo, no es crucificarle: es saber en qué
situación se encuentra un departamento de
mantenimiento en un momento determinado,
identificar puntos de mejora y determinar qué
acciones son necesarias para mejorar los resultados.
Claro está que hay que diferenciar entre Auditorías
Técnicas y Auditorías de Gestión.

1.1. Auditorías Técnicas

Una auditoría técnica o evaluación
técnica del estado de una instalación
analiza la degradación que ha sufrido
una instalación con el paso del tiempo.
Es una especie de fotografía
instantánea del estado técnico en que
se encuentra el conjunto de una
instalación y de cada uno de los equipos
que la componen. Puede decirse que
una auditoría técnica sirve para determinar todos los fallos que presenta
una planta industrial en un momento determinado. Con esos datos, es
posible determinar qué equipos necesitan ser sustituidos completamente,
por haber llegado al final de su vida útil, y qué reparaciones habría que
efectuar en la instalación para que volviera a estar en un estado técnico
aceptable.
 Por supuesto, su realización requiere un profundo conocimiento de la
instalación, por lo que sólo puede ser realizado por personal experto de
los equipos principales y auxiliares que componen la planta, y con una
demostrada experiencia en ese tipo de trabajo.

1.2. Auditoria de Gestión

Es identificar todos aquellos puntos
susceptibles de optimización y proponer
cambios organizativos y de gestión que
supongan una mejora del sistema de
mantenimiento.
Por tanto, un informe de Auditoría describe
la situación en que se encuentra cada uno
de los aspectos analizados, haciendo
especial mención a aquellos puntos en los
que se detectan divergencias sobre un
modelo de excelencia definido.
Dicho informe debe proponer los cambios necesarios para acercarse a ese
modelo, indicando plazos y responsables para llevar a cabo estos cambios

La Auditoría de Mantenimiento se basa en:

 Análisis de documentación y recorrido de sistema informático administrador

del mantenimiento
 Entrevistas con responsables de planta o flota y determinado personal
técnico
 Visita a las instalaciones
 Las Auditorias se basan en cuestionarios, cuyas respuestas son analizadas
en base a la información obtenida en documentación, entrevistas y visita a
instalaciones.
2. LA GESTIÓN PERFECTA, LA EXCELENCIA EN MANTENIMIENTO

¿Es posible definir como debería ser un

sistema perfecto de gestión? Desde luego
es posible tratar de marcar unas directrices
de lo que debería ser una gestión ideal o
excelente, lo que podríamos definir como
una gestión de clase mundial. Una vez
definida, no tendremos más que comparar
esa gestión ideal con la que se lleva a cabo
en una planta concreta, y determinar así si
cada uno de los pequeños aspectos en que
puede dividirse la gestión de la planta está
gestionado de la mejor forma posible.
Todos aquellos puntos que se aparten de
esa gestión excelente serán puntos de
mejora. El esquema que proponemos para definir esa gestión ideal o de clase
mundial y para comparar posteriormente esa gestión ideal del mantenimiento
con la que se realiza en una planta concreta, es el siguiente:

A. Determinar los objetivos claves que se deben alcanzarse

B. Determinar los factores que afectan al cumplimiento de esos objetivos

C. Fijar un estándar de excelencia: cómo debería ser la gestión ideal de cada

uno de esos factores

D. Comprobar la situación de cada uno de esos factores, elaborando y

contestando un cuestionario que nos permita detectar dónde la gestión es
acertada y dónde no lo es.

Comencemos, pues, por tratar de resumir los objetivos que veíamos al principio
en cinco objetivos clave de un departamento de mantenimiento, de acuerdo a lo
que veíamos en el apartado anterior:
⎯ El mantenimiento que se realice debe asegurar una vida útil para toda la planta
y para cada uno de sus elementos lo más larga posible

⎯ La disponibilidad de la planta debe alcanzar al menos el valor determinado

como objetivo

⎯ La capacidad de producción debe alcanzar al menos el valor determinado

como objetivo

⎯ El consumo de materias primas y otros recursos no debe superar un máximo

determinado

⎯ Todo lo anterior (vida útil, disponibilidad, capacidad y consumo de materias

primas) debe alcanzarse al coste más bajo posible.
3. PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
En lo referente al personal, los factores
relevantes que influyen en la consecución de los
objetivos anteriormente expuestos son la
organización, la formación, la polivalencia y el
rendimiento y el clima laboral. En cuanto a la
organización, el organigrama del área de
mantenimiento debe garantizar el mínimo
tiempo de respuesta desde que se detecta un
problema hasta que se interviene en él, y desde
ese momento hasta la resolución total del
problema; que no se depende en exceso de
personas concretas (nivel de
‘imprescindibilidad’); que existe personal para realizar el mantenimiento programado
incluso ante una carga inesperada de mantenimiento correctivo; y que la cantidad de
horas extraordinarias generadas no superará el máximo legal permitido.
En cuanto a formación, debe exigirse al personal que tenga una formación previa a la
incorporación adecuada; que recibe una formación inicial que le permite desarrollar su
trabajo con total garantía; y que recibe una formación continua para mejorar sus
conocimientos tanto del área de mantenimiento como de otras áreas.
En cuanto a la polivalencia, un mantenimiento ideal es aquel en el que su personal es
totalmente polivalente, tanto en lo referente a las diferentes especialidades del área de
mantenimiento (mecánica, electricidad, instrumentación, etc) como en lo referente a otras
áreas (operación, control químico, seguridad, etc).
En cuanto al rendimiento, el área de mantenimiento está gestionado de forma excelente
si se dedica el mínimo tiempo posible a tareas improductivas, definiendo como tales todas
aquellas que no suponen la intervención directa en un equipo. El hecho de que sean
consideradas tareas improductivas no quiere decir que no sean necesarias; únicamente
quiere decir que es posible optimizar la cantidad de tiempo que se les dedica. Las tareas
improductivas más habituales son los traslados internos en la planta, el tiempo de
diagnóstico, la preparación de materiales y herramientas, los tiempos muertos por
razones burocráticas (permisos, etc), retrasos en la entrada, tiempos adicionales de
 descanso, etc. El rendimiento también está relacionado con la proporción entre el tiempo
empleado realmente en la realización de una orden de trabajo y el tiempo teórico que
debería tardarse en realizarla. Un mantenimiento excelente tiene unos altos valores de
rendimiento del personal.
Por último, un departamento de mantenimiento ideal es aquel en el que los técnicos se
sienten reconocidos en su trabajo, sienten que tienen posibilidades de promoción dentro
de la empresa, siente que la empresa se preocupa por su bienestar, se sienten
satisfechos con su horario, se consideran bien retribuidos, el personal está comprometido
con su trabajo y se identifica con los objetivos de la empresa, tiene un buen concepto de
sus mandos, y en general, consideran que el ambiente personal en el departamento de
mantenimiento es agradable. Como consecuencia de ese buen ambiente, tanto el nivel
de absentismo como el nivel de rotación no deseada del personal de mantenimiento son
bajo.

4. TERMINOLOGÍA DEL MANTENIMIENTO SEGÚN LA NORMA EUROPEA EN 13306

La versión en español lleva por nombre “Terminología del mantenimiento”. Esta norma
europea ha sido aprobada por CEN el 2001-03-07. Los miembros de Comité Europeo de
Normalización(CEN) están sometidos al Reglamento Interior de CEN/CENELEC que
define las condiciones dentro de las cuales debe adoptarse, sin modificación, la norma
europea como norma nacional.
Las correspondientes listas actualizadas y las referencias bibliográficas relativas a estas
normas nacionales, pueden obtenerse en la Secretaría Central de CEN. O a través de
sus miembros.
Esta norma europea existe en tres versiones oficiales (alemán, francés e inglés). Una
versión en otra lengua realizada bajo la responsabilidad de un miembro de CEN en su
idioma nacional, y notificada a la Secretaría Central, tiene el mismo rango que aquellas.
a. Los tipos de mantenimiento se sintetizan en las siguientes simples
clasificaciones principales:

Debemos diferenciar el mantenimiento preventivo del correctivo. Se

define mantenimiento preventivo como el que se realiza a intervalos
predeterminados o de acuerdo con criterios establecidos, y que está destinado
a reducir la probabilidad de fallo o la degradación del funcionamiento de un
elemento.

Dentro del mantenimiento preventivo, como podemos ver en la tabla,

encontramos dos subniveles:

Definimos el mantenimiento basado en condición como el mantenimiento

preventivo que incluye una combinación de monitorización de la condición y/o
la inspección y/o los ensayos, análisis y las consiguientes acciones de
mantenimiento. Se le denomina predictivo y consiste en emplear técnicas
que predigan las averías de un elemento: termografías, análisis de
vibraciones, etc. Este aspecto es especialmente importante en las
instalaciones de fabricación, en las que una hora de funcionamiento de una
máquina importante se traduce en unas pérdidas importantes de ingresos.

Definimos el mantenimiento predeterminado o sistemático como el

mantenimiento preventivo que se realiza de acuerdo con intervalos de tiempo
establecidos o con un número definido de unidades de funcionamiento, pero
sin investigación previa de la condición. Es el preventivo tradicional,
determinado por las recomendaciones de fabricantes y por las normativas
específicas de las instalaciones técnicas de obligado cumplimiento.

Por otra parte, tenemos el mantenimiento correctivo, que es el

mantenimiento ejecutado después del reconocimiento de una avería y
destinado a llevar un elemento a un estado en el que pueda desarrollar una
función requerida.

Dentro del correctivo tenemos el mantenimiento inmediato o urgente, que

es el mantenimiento correctivo que se realiza sin dilatación después de
detectarse una avería, a fin de evitar consecuencias inaceptables. De este
mantenimiento es del que hablábamos cuando mencionábamos la primera
generación de mantenimiento, si bien en aquellos momentos ese trabajo lo
realizaba el propio operario de la máquina, y hoy lo llevan a cabo
mantenedores especializados, en muchos casos empresas autorizadas por el
propio fabricante del equipo.

Por último, hablamos del mantenimiento correctivo diferido o programable,

término con el que nos referimos al mantenimiento correctivo que no se realiza
inmediatamente después de detectarse una avería, sino que se retrasa de
acuerdo con reglas dadas.
5. PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA DE
MANTENIMIENTO (Borroto Pentón, 2009)

En la actualidad ministerios y entidades tienen establecido como llevar a cabo

el mantenimiento en las organizaciones, aunque no todos evalúan la gestión del
mantenimiento a través de la realización de una auditoría operacional. A
continuación, se explica un procedimiento general diseñado con estos fines (Ver
figura 1).

Figura 1 Procedimiento de auditoría de mantenimiento.

ETAPA 1: Inicio de la auditoría de mantenimiento

En esta primera etapa del procedimiento se debe seleccionar el equipo
auditor. Se prepara el plan de auditoría y se asignan las tareas en
dependencia de las competencias de los auditores.

Paso 1.1 Selección del equipo auditor

Se debe seleccionar el equipo auditor teniendo en cuenta las competencias
necesarias para lograr los objetivos de la auditoría. Será un equipo creado
ad hoc y se debe garantizar su total independencia en la realización de la
auditoría, para lo cual, como premisa, dichos auditores deben ser ajenos a
las responsabilidades inherentes a cualquier aspecto a auditar.

Los auditores deben tener conocimiento y capacidad para:

Recopilar información a través de los métodos diseñados con estos fines.

 Verificar que la evidencia de la auditoría sea suficiente.

 Evaluar los hallazgos de la auditoría.
 Preparar el informe de la auditoría.

Paso 1.2 Preparación del plan de auditoría

El jefe del equipo auditor deberá preparar un plan de auditoría que

proporcione la base para el acuerdo entre todos los implicados. Este plan
incluirá: la definición de los objetivos, el alcance, los criterios de la auditoría,
la asignación de recursos y la elaboración del cronograma de realización.

Los objetivos deben ser definidos por el cliente de la auditoría, estos pueden
ser:

 Comprobar y valorar la adecuación y eficiencia de los medios y sistemas

para la consecución de los objetivos.

 Comprobar y valorar el grado de cumplimiento de los objetivos del

servicio.

 Comprobar y valorar la existencia de sistemas organizativos y de control

idóneos a las necesidades de la gestión.

 Evaluar la gestión del mantenimiento.

 Elaborar un plan de reformas para potenciar la eficacia del servicio y el

cumplimiento de los objetivos parciales y generales del mismo.

El alcance de la auditoría define la extensión y los límites de la misma. Para

la definición del alcance de la auditoría se recomienda realizar un trabajo en
grupo con especialistas y un análisis detallado de la literatura y se determinar
las áreas y funciones a auditar.

La experiencia práctica de los autores indica que la duración de la auditoría

de mantenimiento se estima como máximo en 5 días. De la misma forma, la
información necesaria para la realización de la auditoría debe cubrir como
mínimo un período de tiempo de seis meses.

Los criterios de la auditoría de manera general lo constituyen el conjunto de

políticas, procedimientos y los requisitos, los cuales se utilizan como una
referencia con la cual es comparada la evidencia de la auditoría. En este caso
se propone trabajar con estándares de mantenimiento, muchos de ellos
definidos en la literatura consultada [García Garrido, (2003), Borroto Pentón
y De posada Lemus (2009), Alfonso LLanes (2008) y Velásquez Díaz (2009);
otros derivados del estudio realizado con especialistas y la experiencia de los
autores de esta investigación.

Los recursos asignados deben ser garantizados por el cliente de la

auditoría. El cronograma de realización de la auditoría de mantenimiento es
elaborado por el jefe del equipo auditor, considerando el alcance de las
actividades de la auditoría in situ.

Paso 1.3 Asignación de tareas

El jefe del equipo auditor realizará la asignación de tareas a cada miembro

del equipo, considerando la competencia y la independencia de los auditores
y el uso eficaz de los recursos.

ETAPA 2: Realización de las actividades de la auditoría in situ

En esta etapa se realiza la reunión de apertura de la auditoría y el diagnóstico

de mantenimiento.

Paso 2.1 Realización de la reunión de apertura

Coincidiendo con lo planteado en la ISO 19011:2002 en esta reunión participa

la dirección de los auditados y el equipo auditor. La misma es dirigida por el
jefe del equipo auditor el cual presenta al equipo auditor y el plan de auditoría.
Paso 2.2 Realización del diagnóstico de mantenimiento

La realización del diagnóstico de mantenimiento constituye un elemento muy

importante en la auditoría, ya que permite detectar las fortalezas y
debilidades de la empresa objeto de estudio respecto a la gestión del
mantenimiento. Una vez realizado el diagnóstico se traza un plan de acción
que solucione las deficiencias detectadas.

La recopilación, verificación y análisis de la información se propone realizarla

a través de examen documental, observación directa, entrevistas y guías de
diagnóstico que contengan los estándares para evaluar la gestión del
mantenimiento.

ETAPA 3: Análisis de los resultados de la auditoría de mantenimiento

Para llevar a cabo el análisis de los resultados de la auditoría de

mantenimiento se propone realizar las siguientes acciones: Paso 3.1
Evaluación de las áreas y funciones auditadas, Paso 3.2 Evaluación de
la gestión del mantenimiento, Paso 3.3 Conclusiones de la auditoría.

Paso 3.1 Evaluación de las áreas y funciones auditadas

Cada uno de los aspectos analizados en las distintas funciones pertenecientes

a las áreas auditadas se valoran (De Posada Lemus, 2009 y Borroto Pentón,
2005) en una escala de 0 a 3, donde:

 Es “0” si el aspecto considerado en la pregunta está ausente.

 Es “1” si el aspecto considerado se alcanza deficientemente.

 Es “2” si se alcanza, aunque aún puede mejorar.

 Es “3” si se alcanza de forma óptima.

Para todos los aspectos evaluados se deben indicar posibles valoraciones de

referencia.

Para realizar la evaluación de las áreas y funciones auditadas, fueron

adaptadas un conjunto de expresiones de cálculo propuestas por Corretger
Rauet [1996], que permiten determinar el peso o la importancia relativa de
 las áreas y funciones auditadas y de esta forma realizar una evaluación más
objetiva de la gestión del mantenimiento.

Para cada una de las funciones valoradas por el equipo auditor se propone
realizar su evaluación a través de la expresión siguiente:

Wdg xC dg
EFdg = (1.1)
3

Siendo:

EFdg : evaluación de la función d correspondiente al área g.

Wdg : peso de la función d correspondiente al área g.

C dg : valoración promedio de la función d correspondiente al área g.

La suma de las evaluaciones de las funciones dará el resultado del área, esto
es:
mg
RAg   EFdg (1.2)
d 1

Siendo:

RA g : resultado del área g ( g = 1,..., n )

d=1,…mg Siendo m la cantidad de funciones a auditar en cada área g.

La evaluación de cada una de las áreas se calculará según la expresión

siguiente:

EAg  W g  RA g (1.3)

Siendo:

EA g : evaluación del área g.

Wg : peso del área g.

Como se puede apreciar para realizar los cálculos con las expresiones anteriores
(1.1, 1.2, 1.3), es necesario determinar el peso o importancia relativa de cada área
y de cada función auditada. Ello deberá sustentarse en el análisis realizado por el
equipo auditor.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1. Corretger Rauet, M. (1996). Auditoría y autoevaluación del mantenimiento.

Revista Mantenimiento, España. 100: 21-28.

2. Ellmann, H. (1997). ¿Por qué el mantenimiento predictivo antes que

preventivo? Revista Mantenimiento, España. 10: 44-51.

3. Fabrés Díaz, J. L. (1991). Auditorías en mantenimiento: un paso inicial para

mejorar la competitividad. Revisado 15 de marzo de 2002:
http://www.apics.org/sigs/articles/fall99PI.htm.

4. Fernández, J., Matos, J. & Prim, R. (1983). Sistema de Mantenimiento

Preventivo Planificado. Editorial Científico-Técnica. Ciudad de La Habana.