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CONTROL
Constituye una etapa principal en la administración, pues aunque una empresa cuente con
magníficos planes, una estructura adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá
verificar cual es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que cerciore
e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos planeados. Esto indica que se
encuentran (planeación y control) estrechamente ligadas como las hojas de una tijera, que
no pueden funcionar a menos que estén las dos.
Para asegurarse que las cosas van a marchar como deben, la administración tiene que
controlar el desempeño de la organización. El desempeño real tiene que ser comparado con
las metas establecidas anteriormente. Si existe cualquier desviación significativa, el trabajo
de la administración volverá a poner a la organización en el camino.
Este proceso de controlar, comparar y corregir es lo que queremos decir, cuando nos
referimos a la función de CONTROL.
Veremos aquí los diferentes enfoques de control, los tipos, entre los que se encuentran los
controles presupuesto, controles contables y los estados financieros.
Un sistema de control efectivo asegura, que al término de las actividades, se logran las
metas organizacionales. Mientras mas ayudan tengan los administradores en el logro de las
metas organizacionales, mejor será el sistema de control.
Según lo anterior, el control administrativo es el proceso que permite garantizar que las
actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas.
Las organizaciones utilizan los procedimientos de control para asegurarse de que están
avanzando satisfactoriamente, hacia sus metas y de que están usando sus recursos de
manera eficiente.
Se debe tomar en cuenta que el proceso de control supone que ya existen los estándares de
desempeño. Estos estándares son los objetivos específicos contra los cuales se puede medir
el progreso. Son formulados en la función de planificación.
Los objetivos son por definición tangibles, verificables y medibles. En este caso dichos
objetivos son los criterios contra los cuales se mide y compara el progreso. Estos
estándares deben desarrollarse en la función de planificación: planeación debe anteceder al
control.
Estos deben hacerse constantemente y repetirse varias veces. La frecuencia con que se
mida dependerá del tiempo de actividad que se va a medir.
Para medir los resultados los administradores utilizan cuatro fuentes de información: la
observación personal, los informes estadísticos, los informes orales y los informes escritos.
También es posible obtener información mediante los informes orales, esto es, por medio
de conferencias, reuniones, conversaciones de persona a persona o llamadas telefónicas.
Aunque la información sea filtrada, es rápida, facilita la retroalimentación y permite la
expresión del lenguaje y el tono de voz, así como las propias palabras para transmitir el
significado.
También es posible medir el desempeño real mediante informes escritos. Al igual que con
los informes estadísticos, los informes escritos son mas lentos, aun mas formales que los
medios orales de primera y segunda mano. Además los informes escritos, por lo general,
son fáciles de catalogar y proporcionan una referencia.
Los administradores deben utilizar las cuatro técnicas de medición para un mayor control.
Lo “que” miden es con seguridad mas importante para el proceso de control que “como”
se mide. Seleccionar el criterio equivocado puede dar como resultado serias consecuencias
disfuncionales. Además, lo que se mide determina en gran medida lo que las personas en la
organización intentarán superar.
Se trata de comparar los resultados medidos con las metas o criterios previamente
establecidos. Si los resultados corresponden a la norma, los gerentes pueden suponer que
“todo está bajo control”.
Este paso es necesario si los resultados no cumplen con los niveles establecidos
(estándares) y si el análisis indica que se deban tomar medidas.
En esta etapa los administradores pueden elegir entre dos cursos de acción: corregir el
desempeño real, o revisar el estándar.
Si el origen de la variación ha sido un desempeño deficiente, el administrador querrá tomar
una acción correctiva. Esta puede incluir cambios en la estrategia, en la estructura, prácticas
de compensación o programas de capacitación; el nuevo diseño de puesto, la sustitución del
personal, etc.
El administrador debe decidir si tomar una acción correctiva inmediata o una acción
correctiva básica.
También es posible que la variación fuera el resultado de un estándar no realista, esto es,
la meta podría ser demasiado alta o baja. En estos casos, el estándar es el que necesita
atención correctiva, no el desempeño.
Control pre-operacional. Es el tipo mas deseable de control, previene los problemas por
anticipado. A este control se le llama Control para fomentar el avance, debido a que se
lleva a cabo antes de la actividad real. Se dirige al futuro.
Control Concurrente. Se lleva a cabo mientras una actividad está en proceso. El control
se establece mientras el trabajo se realiza, la administración puede corregir los problemas
antes de que se vuelvan demasiado costosos.
Los gerentes miden el desempeño real, comparan esta medición con los estándares e
identifican y analizan desviaciones. Pero posteriormente, para realizar las correcciones
necesarias, deben desarrollar un programa de acción correctiva y aplicarlo a fin de llegar al
desempeño deseado.
Todos los gerentes alertas desean tener un sistema adecuado y eficaz de controles para que
les ayude a asegurarse de que los sucesos responden a los planes. En ocasiones no se
advierte que los controles utilizados por los gerentes deben diseñarse para la tarea y persona
específica que buscan servir. Aunque el proceso básico y los fundamentos del control son
universales, el sistema real requiere un diseño especial.
De hecho se puede decir, si se quiere que funcionen los controles, deben ser diseñados para
cada caso particular. En suma, deben adecuarse a los planes y puestos, a los gerentes
individuales y su personalidad, a las necesidades de eficacia y eficiencia.
Los controles más confiables y eficaces presentan características comunes, tales como:
Para que un estándar de control funcione debidamente, es preciso que sea aceptado por los
miembros de la organización como parte integral y justa de su trabajo. Debe además ser
compatibles con la cultura de la organización, pues de lo contrario seguramente no dará
los resultados esperados.
Control Contable
CONTROLES NO FINANCIEROS
CONTROL DE COSTO
Dentro de una empresa debe existir otro tipo de control, como es el control de costo. Una
de las labores de un buen administrador está el ahorrar en costos, es decir, no acarrear
elevados gastos en la producción.
El control de costo consiste en buscar la causa por la que se presentan desviaciones en los
costos estándar por unidad.
CONTROL DE INVENTARIO.
Los inventarios son las existencias de materia prima, bienes medio terminados (llamados
trabajo en proceso) y bienes terminados que tiene una organización para satisfacer las
necesidades de sus operaciones. Así los inventarios representan una inversión considerable
y una posible fuente de desperdicio, que se debe controlar con gran atención.
Para reducir estos costos al mínimo y para llevar inventarios en cantidades optimas, se han
desarrollado numerosos modelos matemáticos computarizados de inventarios, para ayudar a
los gerentes de operaciones a decidir cuando ordenar inventarios y en que cantidad.
A mediados de los años setenta, el mundo fijó la vista en el Kaban japonés, o Sistema de
Inventarios justo-a-tiempo (JAT). El Kaban trata de llegar a un estado ideal donde las
cantidades de la producción sean iguales a las cantidades de las entregas.
Esto reduce al mínimo los costos por manejo de materiales, los gastos por almacenar y
mover inventarios del almacén a la fábrica. Los materiales se compran con mas frecuencia
y volúmenes mas pequeños, “justo a tiempo” para ser usados y los bienes terminados son
producidos y entregados “justo a tiempo” para ser vendidos.
El correcto funcionamiento del método JAT supone el cumplimiento de varios requisitos:
1. Muy alta calidad de las partes; una parte defectuosa podría detener por completo la
línea de ensamblaje.
2. Relaciones confiables y plena cooperación con los proveedores.
3. Idealmente, cercana ubicación de los proveedores respecto de la compañía, así
como disponibilidad de transporte confiable.
CONTROL DE MANTENIMIENTO
Como ya se mencionó, esta función debe estar plenamente controlada, y para ello es
necesario elaborar un programa de mantenimiento que abarque lo siguiente:
CONTROL DE PERSONAL
El elemento esencial de las organizaciones son las personas.
En las actividades de control no se puede olvidar que son las personas las que están al
principio y al final del control.
Es el elemento más difícil de controlar en una organización es el propio ser humano, ya que
su personalidad está sujeta a todo tipo de circunstancias, en los cuales muchas veces el
individuo refleja su actitud ante su responsabilidad laboral; además, se debe tomar en
cuenta sus derechos y el respeto a su jornada de trabajo.
1. Se deben identificar las necesidades de cobertura por carga de trabajo y por área o
sección.
2. Se debe asignar el número de personal basándose en las áreas de trabajo, las
categorías y los turnos del personal.
3. Se deben identificar los días de descanso obligatorio y períodos vacacionales de
cada trabajador. Se debe planear el control por períodos acordes a la rotación por
áreas; el mas conveniente es el mensual.
4. Se debe llevar el registro diario de las incidencias de cada persona; esto se hace
mediante claves.
Con base a lo anterior, es posible cumplir con el objetivo del control del personal, el cual
consiste en mantener un equilibrio entre el personal necesario en las áreas y las cargas de
trabajo que aquellas necesitan.
Uno de los métodos mas antiguos y mas conocidos para evaluar son las escalas gráficas de
clasificación. Este método señala una serie de factores de desempeño como la cantidad y
calidad del trabajo, el conocimiento del puesto, la cooperación, lealtad, asistencia,
honestidad e iniciativa.
Disciplina, son las acciones tomadas por un administrador para obligar a que se sigan los
estándares y reglamentos de la organización. Por lo general se sigue una secuencia
tradicional de cuatro pasos: advertencia oral, advertencia escrita, suspensión y despido. Sin
embargo, este orden progresivo se puede modificar si la variación conductual es en extremo
grave. Por ejemplo, robar o atacar a otro empleado intentando causarle daños serios puede
dar como resultado una suspensión o despido inmediato.
CONTROL FINANCIERO
Control Presupuestario.
Si bien la aplicación del control Presupuestario tiene ventajas como es: establecer en forma
ordenada y sistemática de gestión administrativa; crear un hábito analítico para la
consecución de los objetivos; obligar a las unidades a establecer una relación entre ellas;
estimular la participación del recurso humano. También presenta limitaciones o
desventajas, como puede ser: no es un sustituto de las decisiones de los ejecutivos; el
presupuesto es una estimación, por lo cual está sujeto a previstos que se deben tomar en
cuenta; es necesario adaptarlo constantemente a las situaciones externas e internas de la
organización; no asegura su perfecta ejecución en forma automática, sin la participación
activa de los directivos.
Control Contable.
Definición de Contabilidad.
Contabilidad Administrativa
Es el Sistema de Información al servicio de las necesidades internas de la administración,
con orientación pragmática destinada a facilitar todo lo relacionado con la acumulación,
clasificación e interpretación de la información que ayuda a los ejecutivos a cumplirlos
objetivos organizacionales.
La Contabilidad Administrativa da importancia a loa información interna. Está enfocada
hacia el futuro, cuya información ayuda a cumplir los objetivos organizacionales.
Contabilidad Financiera.
En general, los Sistemas Contables, son los medios para obtener la información histórica en
relación con las actividades financieras de una organización pública o privada, a fin de
tomar las mejores decisiones que son los fines.
Estados Financieros.
Los estados financieros se usan para seguir la pista del valor monetario de los bienes y
servicios que entran y salen de la organización.
Los estados financieros mas comunes , usados por organizaciones grandes y pequeñas por
igual, son los estados de resultado y los balances generales.
Ecuación Contable.
El activo está constituido por todos los derechos de los bienes que posee una empresa para
mantener su relación económica financiera para consigo misma y para con terceras
personas . Los activos de una empresa van desde el dinero que está en el banco, hasta el
valor de su buen nombre en el mercado.
El pasivo son las deudas y obligaciones que tiene la empresa con terceras personas .
El capital es la participación real de la empresa; está dado por la diferencia del activo y el
pasivo.
AUDITORIA
En ocasiones los controles empleados por las organizaciones generan efectos colaterales.
Los directivos deben ser conscientes de que cualquier sistema de control puede ocasionar,
junto a los efectos positivos, ciertas consecuencias indeseables que serán denominadas
Disfunciones del control.
Los factores que ocasionan la oposición al control son variadas. Motivos como la
percepción de que los estándares son injustos, el rechazo a los objetivos fijados, la poca
confianza en la medición o incluso el no ser capaz de entender el sistema de control,
pueden hacer fracasar el mismo.