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INTRODUCCIÓN
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Las Entidades y Dependencias deberán designar al personal que servirá de enlace con la
Dirección General de Recursos Humanos, quienes preferentemente deberán contar con
un perfil académico en el área Administrativa, para facilitar el proceso de análisis y
validación de la información para formalizar los proyectos de Manuales.
Los Manuales deben ser actualizados periódicamente de acuerdo a los criterios de las
Unidades responsables, con la finalidad de mantenerlos vigentes.
Cuando en un Manual se modifique más del 20% del contenido, la Entidad, Dependencia
o Unidad responsable deberá presentar a la Dirección General de Recursos Humanos un
nuevo proyecto de Manual para su análisis y dictamen.
Las Áreas responsables identificarán, de acuerdo a sus atribuciones y funciones, así como
a su misión y visión, la relación general de los procedimientos sustantivos, de la que
seleccionarán los principales o los más relevantes que den razón de ser a la Entidad,
Dependencia o Unidad correspondiente, mismos que integrarán su Manual de
Procedimientos.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
1. MANUALES ADMINISTRATIVOS
1.1. Concepto
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
1.2. Objetivos
Contribuir a homologar los procedimientos, trámites y servicios al público, así como las
actividades
1.3. Ventajas
1.4. Clasificación
Manual de Organización
Manuales Generales y Específicos
Manual de Políticas
Manual de Procedimientos
Manual de Trámites y Servicios al Público
Manuales de Contenido Múltiple
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
El plan de trabajo permitirá que cada una de las actividades necesarias para la elaboración
del Manual, se realicen en tiempo y forma. Para lo anterior, es preciso reunir información y
analizarla con la finalidad de conocer la estructura orgánica y funcional, los antecedentes y las
atribuciones de las Entidades, Dependencias o Unidades Administrativas, para finalmente
integrar el Manual.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
El supervisor será quien se coordine con la Dirección General de Recursos Humanos, con
la finalidad de determinar los métodos que serán utilizados para recopilar la información, la
revisión y los tiempos de entrega de los avances.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los documentos anteriores, permitirán conocer el marco jurídico, el objetivo general, origen
y antecedentes de la Entidad o Dependencia, los reportes que se generan, la estructura orgánica
formal, atribuciones, etc.
Las técnicas anteriores, permitirán al analista tener un panorama específico respecto a los
objetivos por Unidad Administrativa, la estructura orgánica formal e informal, funciones y
actividades actuales, los programas y/o proyectos que se realizan o se llevarán a cabo, etc.
La entrevista es una de las técnicas más usuales de investigación, que le permite al analista
interactuar con el personal de la Entidad o Dependencia. Su finalidad es obtener información de
forma oral, sobre el objeto de estudio, describir con objetividad procedimientos o actividades,
interpretar y ampliar la información recabada, así como plantear soluciones a posibles problemas.
Previo a la entrevista, se deberá elaborar una guía con los puntos más importantes a tratar,
se puede también elaborar una serie de preguntas lo que facilitará la obtención de la
información requerida. Se deben definir los propósitos de la misma, las personas a quienes va
dirigida, así mismo, se deberá concertar la cita con anticipación.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Después de reunir la información requerida, esta se debe organizar en forma lógica para
proceder a la elaboración de un proyecto del Manual. El primer paso que se recomienda realizar
es la clasificación, análisis y depuración de la información, con la finalidad de facilitar el manejo y
ordenamiento de la que se incluirá en el Manual.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Se deberán identificar y clasificar las funciones que realizan en los diferentes puestos y
Unidades Administrativas para poder agruparlos por objetivos similares. Lo anterior, permitirá
agrupar y reubicar funciones a los puestos correspondientes, eliminando la duplicidad y
sobrecarga de trabajo.
Esta etapa es muy importante y deberá ser cuidadosamente analizada, con la finalidad de
determinar si es necesario o no establecer un proceso de reorganización ó en su caso modificar
la estructura organizacional.
Del análisis que se realice, se determinará si la organización actual continuará igual o si son
necesarias modificaciones en la estructura organizacional formal o funcional. Si la modificación
que se propone es en la estructura formal, ésta deberá ser autorizada por el titular de la Entidad
o Dependencia y se turnará con la justificación al Cabildo para su aprobación, siempre que no
afecte el presupuesto de la Entidad o Dependencia que se trate.
Los posibles motivos para reorganizar la estructura orgánica, pueden ser la falta de claridad
en los objetivos generales de las Áreas que integran la Entidad o Dependencia, inadecuada
división del trabajo, problemas en la organización, tramos de control muy amplios o muy cortos,
deficiencia o falta de controles, baja productividad, crecimientos no programados, entre otros.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Dependencia para especificar los puestos que las integran y de esta forma estar en
posibilidad de detallar todas las actividades que se realizan en el área para el cumplimiento de
los objetivos.
2.3. Redacción
Así mismo, es importante indicar las contradicciones a medida que se van presentando, a
fin de poder eliminarlas posteriormente; para ello es necesario realizar reuniones con los
representantes de las Áreas que van a ser incluidas en el Manual.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
El supervisor designado por la Entidad o Dependencia, deberá coordinar los esfuerzos de las
revisiones y asegurarse de que se lleven a cabo las correcciones necesarias. Si se planea una
adecuada revisión, se pueden evitar o llevar al mínimo los problemas.
Una de las formas más sencillas de reducir los problemas de revisión, consiste en reunirse
anticipadamente con las personas que intervienen en la elaboración del Manual y revisar el
material conjuntamente.
Para que la Dirección General de Recursos Humanos pueda iniciar el análisis de los
Manuales, el enlace de la Entidad o Dependencia, deberá enviar, en tomos separados el Manual
de Organización, el de Procedimientos, el de Trámites y Servicios al Público, etc., según el caso.
La Dirección General de Recursos Humanos, realizará las observaciones y comentarios de los
Manuales y los devolverá al enlace de la Entidad o Dependencia, para su corrección o
modificación.
2.7. Aprobación
Una vez revisado y corregido el proyecto del Manual por los Jefes de las Unidades
Administrativas y/o Directores, deberá someterse a la autorización de los titulares de las
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los Manuales Administrativos serán elaborados y aprobados por los titulares de las
Entidades, Dependencias, Coordinaciones y Delegaciones Administrativas, en coordinación con
la Dirección General de Recursos Humanos.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
La hoja de presentación deberá llevar el escudo de Xalapa que será de 2.5 cm por cada
lado.
Los criterios a seguir para efectos de homologación de los Manuales, serán los siguientes:
Se deberá elaborar en el procesador de textos Word para Windows, con tipo de letra
Castletlig de 12 puntos para los Manuales de Organización y de Políticas, y de 11 puntos
para los Manuales de Procedimientos y 10 puntos para los Manuales de Trámites y
Servicios al Público.
El interlineado de los párrafos deberá ser de l.5 puntos, excepto en la introducción, el
índice y el glosario que será de 1 punto.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
3.3. Paginación
3.4. Márgenes
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Todas las hojas de los Manuales, deberán llevar el Escudo de Xalapa. A partir de la primera
página y hasta el final del documento:
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
4. MANUAL DE ORGANIZACIÓN
El Manual de Organización, es un documento que sirve para normar y precisar las funciones
del personal que conforma la estructura orgánica de la Entidad o Dependencia en general o
bien, de una de sus Áreas, delimitando a su vez, las responsabilidades y logrando mediante su
adecuada implementación, la correspondencia funcional entre puestos y estructura.
Para efectos de esta Metodología, los Manuales de Organización deberán incluir los
siguientes aspectos:
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Cubierta o portada
Portada interior
Índice
Introducción
Antecedentes
Marco jurídico
Atribuciones
Misión
Visión
Objetivos generales
Organigrama
Catálogo de puestos
Anexos y formatos
Glosario de términos
Firmas de autorización
Directorio
Bitácora de cambios
Es la cara exterior del Manual, es la cubierta del documento, misma que deberá contener los
siguientes elementos:
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
4.1.3. Índice
El índice es una parte importante de los Manuales, ya que permite identificar y localizar
rápidamente los elementos que integran el documento. En este apartado, deberán
detallarse los elementos que integran el Manual de manera ordenada, los capítulos o apartados
deberán estar escritos en mayúsculas, especificando el número de página en la que se localiza
cada uno de ellos.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Considerando que el Manual puede integrarse por varios apartados, resulta conveniente
que la numeración se realice por capítulos, para darle flexibilidad al documento y al momento de
modificarse alguna de sus partes puedan sustituirse únicamente los cambios efectuados.
4.1.4. Introducción
La introducción debe ser breve, pues si es larga, rebuscada y complicada, los usuarios
creerán que todo el Manual está redactado de la misma forma y no continuarán con la lectura.
Debe contener los propósitos básicos y el ámbito de aplicación, describiendo lo que el Área
espera lograr por medio del Manual, con observaciones breves y precisas, explicando claramente
el alcance del Manual.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Así mismo, se debe mencionar la aprobación final del Manual, se sugiere utilizar el
nombre de los puestos y no el de las personas. Por ejemplo, indicar simplemente que el Director
General, el Secretario, el Tesorero, el Coordinador, Unidad, el Delegado, etc., aprobó el Manual.
4.1.5 Antecedentes
En este apartado, se deberá dar la descripción de la Entidad, Dependencia y/o de las Áreas
descritas en el Manual, en la que se indicará el origen, evolución y los cambios significativos que
ha sufrido, especificando la ley, decreto o reglamento que la creó.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
(*) Se incluirán Manuales, guías técnicas, catálogos, normas, instructivos, avisos, padrones,
estatutos, boletines y listas.
4.1.7. Atribuciones
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Las disposiciones legales, deberán tener el siguiente orden jerárquico: Constitución Federal,
Constitución Local, Leyes, Códigos, Convenios, Reglamentos, Decretos, Acuerdos del Cabildo y
Circulares.
4.1.8. Misión
4.1.9. Visión
La visión es la meta general o el propósito fundamental de la Entidad o Dependencia. La
visión es la definición del estado ideal que se pretende alcanzar, debe ser posible y deseable de
lograr para la Entidad, Dependencia o de sus Áreas de trabajo.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Para poder elaborar la visión del Área de trabajo, se pueden plantear las siguientes
preguntas:
Es importante aclarar, que una vez que se hayan definido la misión y la visión general de la
Entidad o Dependencia, cada Dirección y/o Unidad Administrativa que la integren, deberá a su
vez generar la propia, para que todas las Áreas de trabajo se dirijan hacia los mismos fines.
Son criterios de acción que tienen por objeto guiar en el proceso de toma de decisiones, en
el desarrollo y ejecución de programas y proyectos específicos del nivel institucional. Las
políticas, son lineamientos generales para facilitar la Coordinación de las actividades de las
Entidades y Dependencias Municipales, con el propósito de mantener coherencia en la
organización y en las decisiones institucionales. Son guías u orientaciones para la acción.
Aunque las políticas pueden plantearse en otro Manual por separado, tanto en el Manual
de Organización como en el de Procedimientos se puede incluir un apartado para tal fin, siendo
optativo para cada Entidad o Dependencia elaborar el Manual de Políticas en otro documento,
con los requisitos que se señalan más adelante.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
4.1.11. Organigrama
Para elaborar el organigrama formal, se tomará como base la última estructura orgánica que
establezca el Reglamento de la Administración Pública Municipal del Ayuntamiento de Xalapa o
la última autorizada por el Cabildo. (Anexo III).
Por cuanto hace a la organización informal funcional, ésta se refiere a los aspectos, puestos
y Áreas que no son planeados explícitamente, sino que surgen espontáneamente de las
actividades e interacciones de cada Área. La estructura informal coexiste con la estructura formal,
pero no necesariamente es idéntica a ella y puede ser de gran ayuda para poder definir los
puestos y las distintas actividades que desarrollan los empleados para el cumplimiento de los
objetivos. (Anexo IV)
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Así mismo, en este apartado se describe el perfil del puesto de los mandos medios y
superiores.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
En caso de que no haya relación interna y/o externa con otras áreas, se anotará “NO
APLICA”, en el lugar destinado para tal fin.
Jefe inmediato
Subordinados inmediatos
Descripción general
Funciones
Relaciones interna
Relaciones externas
Perfil profesional
Escolaridad
Conocimientos necesarios
Experiencia laboral previa
Habilidades y destrezas
Conocimientos tecnológicos
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Son los documentos que son utilizados para el desarrollo de las distintas actividades y que
pueden ser diagramas, formatos de llenado, catálogos, pases, vales, instructivos de trabajo,
ejemplos, etc. En este apartado se deberá presentar una lista de los formatos que se utilizan para
cada actividad, anotando su nombre, clave, número de copias requeridas y su descripción (para
qué se utilizan); presentando de manera física los formatos con sus instructivos, los cuales
explicarán los puntos y conceptos que aparecen en el formato para facilitar su llenado.
4.1.14. Glosario
En este apartado, se deberán anotar las definiciones de los términos más relevantes
utilizados en el Manual, con la finalidad de que sirvan de referencia a los titulares y a los
empleados de las Entidades y Dependencias, para su adecuada interpretación.
Deberá ser incluido un apartado para que, una vez que se ha elaborado y revisado el Manual,
sea sometido a la autorización o validación de las instancias correspondientes.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
4.1.16. Directorio
Consiste en una relación en la que se incluye el nombre del Presidente Municipal, del
Síndico y de los Regidores, así como los respectivos cargos que ocupan.
5. MANUAL DE POLÍTICAS
Los Manuales de Políticas, son documentos que contienen criterios de acción que sirven
para orientar e informar al personal la forma en que deben llevar a cabo sus actividades; pueden
ser dirigidos tanto a los titulares de las Entidades y Dependencias a las Unidades Administrativas
y/o al personal que desarrolla actividades especificas.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
objetivos, así como en el desarrollo y ejecución de programas y proyectos específicos del nivel
institucional.
Este tipo de Manuales también pueden ser generales o Específicos. Los primeros, abarcan a
toda la Entidad o Dependencia, incluyen disposiciones generales respecto a las
responsabilidades y autoridad funcional. Los segundos, se ocupan de una función operacional
(Contabilidad, Personal, Adquisiciones, etc.), un departamento o una sección en particular, son
políticas que se establecen de una sola Área para su mejoramiento.
Los Manuales de Políticas, se deben integrar con los apartados estrictamente necesarios
para alcanzar los objetivos del Manual y para mantener los controles indispensables.
Cubierta o portada
Portada interior
Índice
Introducción
Objetivo y alcance
Organigrama
Declaración de políticas
Anexos y formatos
Glosario
Firmas de autorización
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Directorio
Bitácora de cambios
Cabe aclarar, que únicamente especificaremos la forma en que debe elaborarse el objetivo,
el alcance del Manual y la declaración de políticas; debido a que los criterios para la elaboración
e integración de los demás apartados, se deberán seguir los mismos utilizados en los Manuales
de Organización y que ya han sido descritos en el capítulo anterior.
La declaración de políticas, se elaborará una vez que se han identificado las actividades y
procedimientos más importantes y que requieren de lineamientos para su cumplimiento. En este
apartado, se debe realizar una descripción narrativa de las políticas. (Anexo VII)
6. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
de acuerdo a sus atribuciones, para la ejecución eficiente de las mismas, señalando quién,
cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse.
Establecer formalmente los métodos y técnicas de trabajo que deben seguirse para la
realización de las actividades administrativas;
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Para efectos de esta Metodología, los Manuales de Procedimientos deberán incluir los
siguientes aspectos:
Cubierta o portada
Portada interior
Índice
Introducción
Organigrama
Simbología para los diagramas de flujo
Carátula del procedimiento
Descripción de procedimientos
Diagramas de flujo
Glosario
Anexos y formatos
Firmas de autorización
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Directorio
Bitácora de cambios
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Ejemplo 1
D G T V - P 0 1 / 10
Clave de la Entidad o Dependencia
(Dirección General de Tránsito y Vialidad)
Número consecutivo del procedimiento
Año de emisión
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Ejemplo 2
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
39
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los símbolos se deben dibujar de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha (diseño
Top-down).
A cada símbolo, se debe acceder por arriba y/o por la izquierda y se sale por abajo y/o
por la derecha.
Las actividades se expresarán en forma breve y precisa, e iniciarán con un verbo en
tercera persona singular, en tiempo presente (entrega, recibe, revisa, elabora,
autoriza, turna, etc.).
Es conveniente no mezclar en un mismo lado del símbolo varias líneas de entrada y salida.
Ejemplo:
Incorrecto Correcto
Tomado de: http://www.cgever.gob.mx, Metodología para la elaboración de manuales administrativos, Contraloría General del Gobierno del Estado de Veracruz, Xalapa, Ver
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Por claridad, no debe haber más de una línea de unión entre dos símbolos.
Ejemplo.
Incorrecto Correcto
RECIBE Y RECIBE Y
ANALIZA ANALIZA
OFICIO DE OFICIO DE
NOTIFICACIÓN NOTIFICACIÓN
ELABORA Y ELABORA Y
TURNA TURNA
El símbolo de decisión es el único que puede tener hasta tres líneas de salida.
Ejemplo:
Incorrecto Correcto
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Las líneas de unión se deben presentar mediante líneas rectas; en caso necesario se
utilizan ángulos rectos.
Ejemplo:
Incorrecto Correcto
Para efectos de presentación, es recomendable que los símbolos tengan tamaño uniforme,
salvo el caso que se requiera hacer resaltar alguna situación especial.
Ejemplo:
Incorrecto Correcto
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser realizada mediante frases
breves y sencillas, para facilitar su comprensión.
RECIBE Y
ANALIZA
OFICIO DE
NOTIFICACIÓN O
Si existen varios tantos de un documento, el original se tiene que identificar con la letra
“o” y las copias mediante dígitos “1”, “2”, “3”, etcétera. Es recomendable hacer esta
anotación en el extremo inferior derecho del símbolo.
Ejemplo:
OFICIO DE NÓMINA
NOTIFICA
O-2
O CIÓN O-1
El contenido del símbolo conector puede ser alfabético o numérico, pero debe ser igual
en los conectores de entrada y salida.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Ejemplo:
RECIBE Y RECIBE Y
1 ANALIZA ANALIZA 1
OFICIO DE OFICIO DE
NOTIFICACIÓN O NOTIFICACIÓN O
Es aconsejable que el contenido del conector de página donde continúa el diagrama sea
numérico, y a su vez, el símbolo que indica la procedencia contenga el número de página de
donde proviene.
Ejemplo:
Si proviene de la página 2
2
En este tipo de documentos, se describen todos los trámites que realiza la ciudadanía en
el Área y los servicios que se prestan, así mismo, se detallan los tipos de éstos, sus objetivos,
tiempos de respuesta, costos, así como las áreas responsables de su realización, los documentos
a obtener, su vigencia, el lugar en donde se realizan y los horarios de atención. (Anexo XIII)
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Clave del trámite: Es el conjunto de signos que identifican el trámite o servicio. Las letras
deberán escribirse en mayúsculas y corresponderán a las iníciales del nombre de la Entidad o
Dependencia, después se escribirá un guión, una letra T y el número consecutivo del trámite o
servicio, que iniciará en 01, posteriormente se escribirá una diagonal y los dos últimos dígitos
del año en que se elaboró.
Carátula o portada
Índice
Introducción
Descripción de trámites y servicios
Anexos y formatos
Firmas de autorización
Directorio
Bitácora de cambios
En estos Manuales, las firmas de autorización irán en cada uno de los trámites y servicios,
con la firma de quien elabora, de quien revisa y de quien da el visto bueno.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
9. MANUALES GENERALES
Manual general de políticas. Se refiere a presentar por escrito los lineamientos y actitud
de la dirección superior para toda la Dependencia o Entidad. Estas políticas generales establecen
un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales.
Las políticas son lineamientos fijados por los altos niveles, con el fin de proporcionar
directrices para la realización de los objetivos; además, es necesario que se fijen por escrito para
proporcionar una base tangible.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Esta clasificación es utilizada cuando los Manuales se refieren a una función operacional
determinada; es decir, contemplan toda la información relacionada con el desarrollo de una
función en una unidad administrativa, sea sustantiva o de apoyo.
pago a proveedores, la descripción del sistema contable, las operaciones internas del personal;
el manejo de registros, y el control de la información financiera, entre otros.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
ANEXOS
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
ANEXO I (Cuestionario)
CUESTIONARIO
1.-Nombre del servidor público_________________________________
2.- Nombre del puesto________________________________________
3.- Ubicación física en la estructura orgánica ______________________
4.- Área de adscripción _______________________________________
5.- Nombre y puesto del jefe inmediato __________________________
6.- Nombre y puesto de los subordinados inmediatos
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
7.- Descripción general del puesto (en qué consiste su trabajo; qué funciones realiza en general;
qué fin tiene, etc.).
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
8.- Describa las actividades que realiza diariamente y el objetivo de éstas:
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
9.- Describa las actividades de periodicidad definida, ya sea semanal, quincenal, mensual, etc. y
para qué se realizan.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
10.- Describa las relaciones de coordinación que requiere el puesto con otras Áreas de su
Dirección y otras Áreas de la Dependencia y ¿para qué se realizan ?
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
11.-Describa las relaciones de coordinación con otras Dependencias o Entidades y ¿para qué se
realizan?
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
12.- Especifique la información documental (reportes, listados, resúmenes, etc.) que elabora en
su trabajo:
55
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
MANUAL GENERAL
DE
ORGANIZACIÓN
PRESIDENCIA MUNICIPAL
AYUNTAMIENTO DE XALAPA
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
INDICE
ANEXO lll (Índice tomado del Manual General de Organización de la Dirección General de Recursos Humanos)
1. INTRODUCCIÓN 1
2. ANTECEDENTES 3
3. MARCO JURIDICO 5
4. ATRIBUCIONES 7
5. MISIÓN 16
6. VISIÓN 16
7. OBJETIVOS GENERALES 17
8. ESTRUCTURA ORGÁNICA FORMAL 18
9. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS 19
9.1 DIRECTOR GENERAL DE RECURSOS HUMANOS 20
9.2 SUBDIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS 29
9.2.1. JEFE DE UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PERSONAL 36
9.2.2. JEFE DE LA UNIDAD DE CURSOS Y CAPACITACIÓN DE PERSONAL Y DE
DESARROLLO ADMINISTRATIVO 45
10. GLOSARIO DE TÉRMINOS 54
11. FIRMAS DE AUTORIZACIÓN 56
12. DIRECTORIO 57
13. BITÁCORA DE CAMBIOS 58
PRESIDENCIA MUNICIPAL
AYUNTAMIENTO DE XALAPA
58
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
PRESIDENTE
E MUNICIPAL
DIRECCIÓN GENERAL DE
RECURSOS HUMANOS
DD
SUBDIRECCIÓN DE
RECURSOS
HUMANOS
UNIDADDDDE
ADMINISTRACIÓN Y
CONTROL DE PERSONAL
UNIDAD DEDD
CURSOS Y
CAPACITACIÓN DE PERSONAL Y
DESARROLLO ADMINISTRATIVO
59
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
RECURSOS HUMANOS
SECRETARIA
(2)
RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
(1)
SUBDIRECCION DE
RECURSOS HUMANOS
U. DE CURSOS Y
U. DE AD MINISTRACION Y
CAPACITACION DE
CONTROL DE PERSONAL PERSONAL Y DESARROLLO
SECRETARIA
ADMINISTRATIVO
(2)
SECRETARIA
REGISTRO DE MOV. E
(2)
INCIDENCIAS DEL
PERSONAL (8)
(4)
REGISTRO DE ALTAS E
INTEGRACIÒN DE (2) ENCARGADO DE
EXPEDIENTES (1)
VALIDACION DE
(8)DESARROLLO
DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVO
(2) REGISTRO Y CONTROL DE
ALTAS AL IMSS
(1)
ANALISTA INSTRUCTOR
CONTROL DE ASISTENCIA
AUXILIAR (3) (1)
(2)
ADMINISTRATIVO
(2)
AUXIALIAR
ADMINISTRATIVO
PRESTAMOS IPE (2)
SUPERVISOR DE PERSONAL
(1)
(2)
CAPTURA DE CORRESPONDENCIA
ADMINISTRADOR DEL P/EXPEDIENTES DE PERSONAL
(3)
SISTEMA INFORMÁTICO DE
NÓMINAS (1)
ARCHIVO
(3)
60
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
UBICACIÓN DE LA ESTRUCTURA
PRESIDENTE
MUNICIPAL
DIRECCIÓN
DE RECURSOS HUMANOA
SUBDIRECCIÓN DE
RECURSOS HUMANOS
UNIDAD DE CURSOS Y
CAPACITACIÓN DE PERSONAL Y DE
DD
DESARROLLO ADMINISTRATIVO
UNIDAD DE
ADMINISTRACIÓN Y
CONTROL DE PERSONAL
61
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
FUNCIONES
Municipal
2. Atender los requerimientos que en materia de Recursos Humanos le presenten las
Dependencias del Ayuntamiento, así como presentar al titular de cada área las propuestas
del personal que se pretende contratar, con el fin de recabar la autorización
correspondiente.
3. Elaborar los nombramientos de los servidores públicos y del personal de base del
Ayuntamiento y llevar un registro actualizado de las altas y bajas del personal con todos
los datos necesarios;
4. Planear y definir la política del desarrollo del personal, definir los puestos tipo y establecer
apoyos profesionales;
7. Operar las remuneraciones del personal, llevar el registro de sus modificaciones y verificar
que las prestaciones que deben percibir los servidores públicos y demás empleados
municipales les sean proporcionadas en tiempo y forma;
62
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
FUNCIONES
Ayuntamiento;
11. Aplicar los sistemas de motivación del personal, otorgar los estímulos y recompensas que
empleados municipales;
14. Establecer programas que fomenten la eficiencia y la productividad, preservando los
63
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
FUNCIONES
17. Recibir y dar trámites a las diversas incidencias del personal que se presente, cuidando
administrativa, para sustentar las diversas actuaciones que tienen encomendadas las
dependencias y entidades públicas municipales;
20. Elabora guías técnicas que promuevan criterios de eficacia en el uso de los recursos
humanos y materiales con los que cuenta el ayuntamiento, con el fin de cumplir los
objetivos de desarrollo administrativos y los fines programáticos que se determinen;
21. Los demás funciones que le encomiende el Presidente Municipal y las disposiciones
64
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
COORDINACIÓN INTERNA
CON: PARA:
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
COORDINACIÓN EXTERNA
,
CON: PARA:
1. Instituto Mexicano del Seguro Social 1. Tratar asuntos relacionados con altas y bajas del
personal que labora en el Ayuntamiento.
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PERFIL PROFESIONAL
Preparación académica
Conocimientos necesarios
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PERFIL PROFESIONAL
Habilidades y destrezas
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EJEMPLO
IDENTIFICACIÓN
Función: Responsable de
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BITÁCORA DE CAMBIOS
NO. DE FECHA DE REVISIÓN COMENTARIOS
REVISIÓN
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POLÍTICAS GENERALES
1. Las unidades motoras están incluidas dentro del inventario general del Ayuntamiento
de Xalapa, y bajo el control de la Subdirección de Recursos Materiales, adscrita a la
Tesorería Municipal, mismas que dicha área protege mediante resguardos firmados por
los responsables usuarios.
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4. Si se trata de un trámite o servicio, especifique los requisitos que deben cubrir los usuarios, para
realizarlo.
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
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11. Especifique el nombre y puesto del(os) responsable(s) de realizar la actividad, trámite o servicio
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________-
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
12. PROCEDIMIENTO (Narre en forma ordenada –cronológica- las actividades que realiza, desde el inicio
hasta su conclusión y en caso de que intervengan otros puestos o áreas, mencionar lo que hace cada uno
de ellos).
Si el espacio no es suficiente, anexe una hoja con la descripción del procedimiento a seguir.
NOTA: Mencione qué se hace cuando en el procedimiento se presenta algún documento que no cumpla
con los requisitos establecidos.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
13. POLÍTICAS (Mencionar las políticas necesarias para realizar esta actividad. Una política es una norma
expresada en forma verbal o escrita, son los lineamientos generales de acción que se establecen en
forma explícita, para facilitar la actuación de las distintas instancias y personas que participan en los
procedimientos. Así mismo, debe contemplar las situaciones alternativas que pueden presentarse y la
forma en que deberán actuar.)
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
14. Formatos que utiliza. (Si el procedimiento implica la utilización de formatos, especifíquelo -
documentos y/o formatos que se reciben nombre del formato, quién lo envía, si recibe original y copias,
cuántas)
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
15. Especifique el nombre del formato que se elabora como resultado del procedimiento
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
17. Especifique la cantidad de formatos que se elaboran en original y copias, ¿cómo se distribuye el
original y las copias del formato?
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
18. Describa las relaciones de coordinación que requiere con otras áreas de esa dirección y/o con otras
áreas del Ayuntamiento, para realizar la actividad, trámite o servicio.
CON: PARA:
______________________________________ _____________________________________
______________________________________ _____________________________________
______________________________________ _____________________________________
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19.- Describa las relaciones de coordinación que requiere con otras Dependencias o Entidades externas
(estatales, federales)
CON: PARA:
______________________________________ ___________________________________
______________________________________ ___________________________________
______________________________________ ___________________________________
______________________________________ ___________________________________
20. Mencione la problemática existente dentro de su área de trabajo para el buen desarrollo de la
actividad, trámite o servicio y cuál es su propuesta para evitarla o para mejorar los procesos.
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
ANEXO X (Simbologías)
SÍMBOLO DESCRIPCIÓN
Terminal
Indica el inicio y término del procedimiento.
Operación
Representa la ejecución de una actividad o acciones a realizar con excepción de
decisiones o alternativas.
Documento
Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, genere o salga del
procedimiento.
Multidocumento
Representa cualquier tipo de documentos que se utilicen, reciban, generen o
salgan del procedimiento.
Archivo permanente
P Indica que se guarda un documento de forma definitiva.
Archivo temporal
T Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional.
Sistema informático
Indica el uso o procesamiento de información en el procedimiento, a través de un
sistema o programa informático.
Disquete o Diskette
Indica el uso, procesamiento o respaldo de información en el procedimiento, a
través de una unidad magnética.
Disco compacto
Indica el uso, procesamiento o respaldo de información en el procedimiento, a
través de un CD.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
SÍMBOLO DESCRIPCIÓN
Pasa el tiempo
Representa una interrupción del proceso.
Aclaración
Se utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una actividad del
procedimiento.
Aclaración
Se utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una actividad del
procedimiento
Objeto
Representa cualquier tipo de objeto que se mencione en la descripción narrativa y
que se quiera representar gráficamente en el diagrama de flujo.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
POLITICAS
-Los Manuales Administrativos deberán ser actualizados periódicamente de acuerdo a los criterios
de las Dependencias y Unidades Administrativas responsables, con el propósito de mantenerlos
vigentes.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
POLITICAS
-Los procedimientos administrativos en los que se vinculen o intervengan más de una Unidad
Administrativa, la responsable de la elaboración será aquella que mayor preponderancia y
vinculación tenga con los trámites y procesos respectivos, estableciendo los sistemas de
coordinación que permitan determinarlos.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
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Pasa el tiempo
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ÁREA
ÁREA ACTIVIDAD
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DESCRIPCIÓN
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Unidad de Cursos y 16C Elabora un Oficio en original y dos copias dirigido a la Comisión
Capacitación y de Gobernación, Reglamentos y Circulares, en el que informa la
Desarrollo corrección de las observaciones determinadas por la misma,
Administrativo adjunta a éste el proyecto de Manual Administrativo en forma
impresa y en medio magnético; recaba firma del Director General
de Recursos Humanos.
Pasa el tiempo
Pasa el tiempo
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Unidad de Cursos y 18 Recaba las firmas de las personas que elaboraron, revisaron y
Capacitación y autorizaron el Manual Administrativo en cuestión
Desarrollo
Administrativo 19 Elabora un Oficio en original y dos copias dirigido al Titular de la
Dependencia o Unidad Administrativa, en el que le informa y
anexa el Manual Administrativo, para éste sea difundido entre el
personal de su área; recaba firma del Director de Recursos
Humanos.
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
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ENTIDAD O DEPENDENCIA:
CONTRALORIA
DOMICILIO
Palacio Municipal S/N, Tercer Piso, Zona Centro, C.P. 91000.
REQUISITOS
Fotocopias y original para cotejo de:
1. Solicitud(proporcionada por la contraloría)
2. Acta de nacimiento
3. Identificación oficial
4. Cédula de identificación fiscal como contribuyente ante la Secretaria de Hacienda y Crédito Público (RFC).
5.Últimas declaraciones de obligaciones fiscales ante la Federación, el Estado o el Municipio. (declaración anual y últimos 3 pagos)
FUNDAMENTOS LEGALES
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio De La Llave
Código Hacendario Municipal
Reglamento de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles y Obra Pública.
Reglamento Interno de Gobierno y de la Administración Pública Municipal
OBSERVACIONES
*En caso de no presentar los documentos originales, deberá entregar copias certificadas ante notario público
*En caso de que el trámite no lo realice el propietario o representante legal , deberá presentar carta poder original y anexar fotocopia de la
credencial de lector del que recibe el poder y de los 2 testigos.
* Para refrendo: durante el mes de diciembre deberá presentar la solicitud, la última declaración anual y pagos provisionales, así como escrito bajo
protesta de decir verdad, de que no ha sufrido modificaciones en el resto de los requisitos entregados con anterioridad, de lo contrario presentar
todos los requisitos.
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GLOSARIO DE TÉRMINOS
Actividad: Una o más acciones afines y sucesivas que forman parte de un procedimiento,
ejecutado por una misma persona o por una unidad administrativa.
Análisis de puestos: Es el proceso que permite determinar el requerimiento del puesto, a través
de los niveles de formación, experiencia y competencias, en función de la misión organizacional.
Autoridad: Persona u organismo que ejerce una potestad que le ha sido conferida legalmente
para desempeñar una función pública o para dictar al efecto, resoluciones cuya obediencia es
indeclinable, bajo la amenaza de una sanción y la posibilidad legal de su ejecución forzosa en
caso necesario.
Descripción del puesto: Es el proceso que identifica, recolecta, examina y registra la información
relativa al contenido, situación e incidencia real de un puesto en la organización, a través de la
determinación del rol, atribuciones y responsabilidades; e, interfaz, en función de la misión y
procesos organizacionales.
Manual Administrativo: Documento administrativo de fácil manejo que se utiliza para brindar, en
forma ordenada y sistemática, la información de diversa índole para la operación de una
organización; atribuciones, estructura orgánica, objetivos, políticas, normas, puestos, sistemas,
procedimientos, actividades y tareas, así como instrucciones o acuerdos que se consideren
necesarios para el mejor desempeño de las labores.
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GLOSARIO DE TÉRMINOS
Objetivo: Es el propósito que pretende cumplir, y que especifica con claridad el qué y para qué se
proyecta y se debe realizar una determinada acción. Establecer objetivos significa predeterminar
que se quiere lograr. La determinación del objetivo de una institución se hace con apego a las
atribuciones de cada dependencia o entidad pública.
Operación: Cada una de las acciones físicas y mentales necesarias para ejecutar una actividad o
labor determinada.
Política: Ordenamiento imperativo y específico de acción que persigue un fin determinado, con
la característica de ser rígido en su aplicación. Regla de conducta o precepto que regula la
interacción de los individuos en una organización, así como la actividad de una Unidad
Responsable o de toda una Institución. Generalmente la norma conlleva una estructura de
sanciones para quienes no la observen.
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FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
Vo. Bo.
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DIRECTORIO
. David Velasco Chedraui
Presidente Municipal Constitucional de Xalapa
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