SISTEMA DE TESORERíA

El Sistema de Tesorería es el conjunto de políticas, normas y procedimientos

técnicos cuya vigencia y aplicación está orientada a regular las operaciones
relacionadas con la administración y manejo de los fondos públicos durante el
proceso de la ejecución presupuestal y financiera en los diversos organismos
del sector público, específicamente en lo que respecta a la obtención y
distribución de los fondos, cualquiera sea su fuente de financiamiento y su
correspondiente utilización en el gasto fiscal, cualquiera sea su objeto o
naturaleza.

NORMAS GENERALES DE TESORERíA (NGT)

NGT-OI Unidad caja.

NGT-02 Manejo de Fondos del Trabajo Publico a través de sub. Cuentas:

NGT-03 Facultas para el manejo de cuentas y sub-cuentas bancarias

NGT-04 Apertura de cuentas de y sub-cuentas bancarias.

NGT-05 Uso del Fondo para Pagos en Efectivo.

NGT-06 Uso de Fondo fijo para Caja Chica.

NGT-07 Reposición oportuna del Fondo para Pago en Efectivo y del fondo
para Caja Chica.

NGT-08 Arqueos Sorpresivos

NGT-09 Transferencia de Fondos.

NGT-IO Medidas de seguridad para el giro de cheques y traslado de fondos.

NGT-II Cheques a nombre de la entidad.

NGT-12 Cambio de cheques personales.

NGT-13 Uso de sello fechador "pagado".

NGT-14 Conciliaciones de sub-cuentas del Tesoro Público.

NGT-15 Fianza de Servidores.

NORMAS DEL CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE TESORERIA

La tesorería pública constituye la síntesis de la gestión financiera

gubernamental; por ser la que administra y regula el flujo de fondos del estado
e interviene en su equilibrio económico y monetario. El sistema de tesorería
tiene a su cargo la responsabilidad de:

1. Determinar la cuantía de los ingresos tributarios y no tributarios

(programación financiera);

2. Captar fondos (recaudación);

3. Pagar a su vencimiento las obligaciones del estado (procedimiento de

pago),

4. Otorgar fondos o pagar la adquisición de bienes y servicios en el sector

público y

5. Recibir y custodiar los títulos y valores pertinentes.

Las normas de control interno para el área de tesorería, tienen el propósito de

brindar seguridad razonable sobre el buen manejo de los fondos y valores
públicos. Estas normas son de aplicación en las entidades que administren
fondos de Tesoro Público. Las normas anteriores señaladas, con excepción del
NGT-01, NGT-02, NGT-05 y NGT-14, sustituyen a las emitidas por la
Contraloría General de la República con las siguientes condiciones:

CONTENIDO

NTC CONCEPTO

230-01 Unidad de caja en la tesorería

230-02 Utilización del flujo de caja en la programación financiera.

230-03 Conciliaciones Bancarias.

230-04 Garantía de responsables de manejo custodia de fondos valores.

230-05 Medidas de seguridad ara cheques efectivo valores.

230-06 Control custodia de carta-fianza

230-07 Uso de formularios membretados pre-numerados para el movimiento

de fondos.
230-08 Uso de sello restrictivo ara documentos pagados por la tesorería.

230-09 Transferencia de fondos por medios electrónicos.

230-10 Uso de fondos ara a os en efectivo lo fondo fijo.

230-11 Deposito oportuno en cuentas bancarias

230-12 Arqueos de fondos valores

230-13 Requisitos de los comprobantes de pagos recibidos por entidades

públicas.

A. UNIDAD DE CAJA EN LA TESORERIA Concepto.

Se denomina unidad de caja al principio que se aplica en el sistema de

Tesorería para centralizar la totalidad de los recursos financieros y ponerlos a
cargo de la tesorería de la entidad. Este concepto no se opone a la
implementación de mecanismos descentralizados de los procesos de pago.
Objetivos

Cada entidad debe centralizar la totalidad de sus recursos financieros para su

manejo a través de tesorería, con el objeto de optimizar la liquidez y
racionalizar la utilización de los fondos disponibles.

La unidad de caja permite distribuir racionalmente los fondos, en función a las

prioridades del gasto o cuando no exista liquidez suficiente. Su aplicación
hace posible que los fondos puedan ser colocados donde más se necesiten y
ser retraídos, cuando el proceso de gestión muestre insuficiente capacidad de
gasto.

El concepto de unidad de caja debe aplicarse en ámbitos que constituyen un

universo determinado, como: el nivel de gobierno central para los recursos
provenientes del Tesoro Público, y en el nivel regional, cuando constituyan
ámbitos con autonomía económica y administrativa y disponga de una
Tesorería Regional.

B. UTILIZACIÓN DEL FLUJO DE CAJA EN LA PROGRAMACION

FINANCIERA

Concepto

La programación financiera comprende un conjunto de acciones relacionadas

con la previsión, gestión, control y evaluación de los flujos de entradas y
salidas de fondos. Su finalidad es optimizar el movimiento de efectivo en el
corto plazo, permitiendo
contabilizar los requerimientos programáticos del presupuesto, con la
disponibilidad real de fondos y priorizar su atención.

Objetivo

Cada entidad debe elaborar el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso
de sus recursos.

Un instrumento de la programación financiera en el flujo de caja, que refleja

las proyecciones de ingresos y gastos de un periodo e identifica las
necesidades de financiamiento en el corto plazo, así como los posibles
excedentes de caja.

El flujo de caja de la entidad debe tener un horizonte temporal similar al

ejercicio presupuestal; su periodicidad puede ser anual, trimestral, mensual y
diaria de acuerdo con las necesidades.

Limitaciones al alcance

Esta norma no es aplicable para aquellas entidades que financien sus

actividades exclusivamente con fondos del Tesoro Público, salvo que lo
consideren necesario.

C. CONCILIACIONES BANCARIAS

Concepto

Se denomina conciliación bancaria a la contratación de los movimientos del

libro bancos de la entidad, con los saldos de los extractos bancarios a una
fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar las operaciones
pendientes de registro en uso u en otro lado. La conciliación de saldos
contables y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por la
oficina de tesorería han sido oportunas y adecuadamente registradas en la
contabilidad.

Objetivos

Los saldos contables de la Cuenta Bancos deben ser conciliados con los
extractos bancarios. En el caso de subcuentas del tesoro los movimientos
contables deben conciliarse además con el órgano rector del sistema de
tesorería.

Los saldos de las cuentas bancarias deben ser objeto de conciliación con los
extractos remitidos por el banco respectivo en forma mensual.
Así mismo debe verificarse la conformidad de los saldos bancarios según
tesorería, con los registros contables.

En el caso de las sub-cuentas del tesoro, la conciliación con los extractos

remitidos por el Banco de la Nación, debe referirse a los cheques pagados por
este, debiendo controlarse los cheques girados aun no pagados, identificados
cheques en tránsito y cheques en cartera (según arqueo físico)

Debe conciliarse con el órgano rector del sistema (Tesoro Público) la totalidad
de cheques girados por la entidad, contra la respectiva autorización de giro
emitida por aquel y la información alcanzada por el Banco de la Nación.

Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliación, debe ser

efectuado por una persona no vinculada con la recepción de fondos, giro y
custodia de cheque, deposito de fondos y/o, registro de operaciones.
Corresponde a la administración designar al funcionario, responsable de la
revisión de las conciliaciones bancarias efectuadas, pudiendo ser el contador u
otro funcionario.

La oficina de Auditoría Interna de cada entidad debe revisar periódicamente

dentro del examen al área de fondos las conciliaciones bancarias, con el objeto
de asegurar su realización en forma oportuna y correcta.

D. GARANTIA DE RESPONSABLES DEL MANEJO Y CUSTODIA DE

FONDOS Y VALORES

Concepto

La garantía también, denominada fianza, en un mecanismo que permite

reducir el riesgo inherente de una entidad, ante situaciones de pérdida,
incumplimiento, deterioro, mal manejo etc., de los recursos que se desea
proteger.

La garantía aplicada al ámbito de la tesorería está orientada a permitir que el

personal responsable de la custodia y manejo de fondos y/o valores este
respaldado por un instrumento aceptable, que garantice su idoneidad para
tomar decisiones sobre el uso de recursos financieros, o para manejar,
custodiar directamente fondos o valores.

Objetivo

El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores debe estar

respaldado por una garantía razonable y suficiente de acuerdo a su grado de
responsabilidad.
A falta de una garantía económica de carácter personal, se puede determinar la
conveniencia de contratar un seguro de deshonestidad frente a la empresa a
favor de la entidad, que la respalde por los actos ilegales en que podrían
incurrir los empleados responsables del manejo o custodias de fondos o
valores, asi como por otros riesgos inherentes a estos activos.

Limitaciones al alcance

Esta norma no es aplicable para aquellos casos en que la cuantía de los fondos
o valores no justifica obtener la cobertura mediante una póliza de seguro.

E. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA CHEQUES, EFECTIVO Y

VALORES

Objetivo

Las entidades deben implementar medidas de seguridad adecuadas para el giro

de cheques, custodia de fondos, valores, cartas — fianza y otros, así como
respecto de la seguridad física de fondos y otros valores bajo custodia.

Responsabilizar sobre custodia de fondos, cheques, carta-fianza y valores

negociables; Por ello es conveniente que las instalaciones físicas de las
unidades de tesorería tengan ambientes con llave, muebles especiales, caja
fuerte, bóvedas, etc. según la necesidad de cada situación.

Establecer procedimientos que eviten el retiro de montos importantes de

efectivo de las cuentas bancarias de la entidad. Asimismo, es conveniente
efectuar la recaudación de ingresos, cobranza, así como los pagos, a través de
entidades del sistema financiero.

F. CONTROL Y CUSTODIA DE CARTA-FIANZA

Comentario

Los adelantos u otras operaciones financieras por prestación de servicios o

compra de bienes sujetos a entrega posterior, deben requerir de los
proveedores la prestación de una carta-fianza emitida por una entidad
bancaria, no pudiendo efectuar la tesorería ningún pago sin el previo
cumplimiento de este requisito.

Existen contratos que celebran las entidades públicas cuyas condiciones

generales estipulan la presentación de una carta-fianza otorgada por
contratistas, o proveedores para proseguir con su ejecución. Algunas de estos
son los contratos de obras, contratos por adquisición de bienes, servicios
profesionales etc. que prevén el pago de anticipos o adelantos, contra la
presentación de carta-fianza. Asimismo, algunas transacciones por prestación
de servicios o compra de bienes sujetos a entrega posterior, conviene un
adelanto que debe ser salvaguardado.

Es importante que la tesorería se constituya en un elemento de control para el

adecuado cumplimiento de este requisito formal en los aspectos siguientes:

 La carta fianza debe ser emitida por una institución financiera

debidamente reconocida y autorizada por la Superintendencia de Banca
y Seguros.
 Recepción del documento, previo al pago de anticipos, en cuyo proceso
debe verificarse si la carta-fianza es solidaria, incondicionada,
irrevocable y de realización automática.
 Custodia organizada de las cartas-fianza.
 Control de vencimiento de cartas- fianza

G. USO DE FORMULARIOS PARA EL MOVIMIENTO DE FONDOS

Comentarios

Los formularios establecidos para las operaciones de ingresos y egresos de

fondos, deben estar membretados y prenumerados por cada entidad para su
uso en la Tesorería.

En la contabilidad gubernamental se utilizan los formularios, recibos de

ingresos y comprobantes de pago, para el ingreso y el egreso de fondos,
respectivamente, con el objeto de clasificar y sistematizar la información de
presupuesto, tesorería y contabilidad, así como reflejar el proceso de
autorizaciones; todo ello bajo un formato uniforme.

Estos documentos son empleados rutinariamente en el sector público para el

procedimiento de operaciones por toda fuente de financiamiento.

Sin embargo, es importante que sean membretados y pre-numerados por cada

entidad antes de su utilización.

El mecanismo de poner en el documento, el membrete de la entidad está

orientado a reducir el riesgo del mal uso, en caso de pérdida o sustracción de
formularios en blanco (sustitución, uso indiscriminado, etc) obligando además
a un mayor cuidado en su custodia.

Los documentos pre-numerados deben ser utilizados en orden correlativo y

cronológicamente, lo cual posibilita su adecuado control. Los documentos
prenumerados no utilizados, o formulados incorrectamente deben anularse,
archivándose el original y las copias respectivas como evidencia de su
anulación.
El reglamento de comprobante de pago aprobado por la superintendencia
Nacional de Administración Tributaria-SUNAT, es también aplicable a las
entidades públicas cuando genera ingresos como cualquier otra empresa o
institución del país, aun cuando se encuentren exoneradas del pago de
impuestos.

Cuando las entidades reciban fondos por cualquier concepto (venta de bienes
y servicios, pago de derechos, venta de bases de licitaciones, cobranzas,
recuperaciones, u otros), que son pagados por usuarios mediante cheques
bancarios, debe exigirse que estos se rigen a nombre de la entidad, a fin de
evitar situaciones de riesgo, en el manejo de fondos.

H. USO DE SELLO RECTRICTIVO PARA DOCUMENTOS PAGADOS

POR LA TESORERIA

Comentarios.

Los comprobantes que sustentan gastos deben llevar el sello restrictivo pagado
con el objeto de evitar errores o duplicidades en su utilización.

Los comprobantes de pago estandarizados en el sector público, se emiten para

cada operación de gasto o salida de fondos y deben estar sustentados por su
respectivo documento fuente. Esta documentación para ser sustentatoria deben
cumplir los requisitos establecidos por el sistema de contabilidad y la
normatividad vigente.

El sello restrictivo permite inutilizar los comprobantes y documentos pagados,

debiendo consignar edemas el número del cheque girado, número de cuenta
corriente y entidad bancaria y, la fecha del pago.

Una vez agotado el trámite del pago, los documentos de gastos debidamente
sustentados deben ser marcados con el sello restrictivo, que indique en forma
visible su condición de documento pagado, procediéndose luego a su archivo.
Este mecanismo de control interno reduce el riesgo de utilización del mismo
documento para sustentar cualquier otro egreso de fondos, indebidamente, o
por error.

l. TRANSFERENCIA DE FONDOS POR MEDIOS ELECTRÓNICOS

Comentarios.

Toda transferencia de fondos por medios electrónicos deben estar sustentados

en documentos que aseguren su validez y contabilidad.

La utilización de medios electrónicos para la transferencia de fondos entre

entidades agiliza la gestión financiera gubernamental evitando el giro de
cheques por montos significativos. Sin embargo, si bien los mecanismos
electrónicos dinamizan la administración por la velocidad que imprimen a las
transacciones, estos no generan documentación inmediata que sustente la
validez, propiedad y corrección de cada operación; aspecto que limita la
aplicación de controle internos convencionales.

Es importante implementar controles adecuados a esta forma de operar,

enfatizando los mecanismos de seguridad en el uso de contraseñas
(passwords). Cuyo acceso debe ser restringido y permitido solamente a las
personas autorizadas, Nadie debe conocer la serie completa de passwords
utilizados en una entidad.

Las cartas de confirmación que requieren las transacciones efectuadas

mediante el sistema de transferencia electrónica de fondos deben ser
verificadas y validadas por el signatario del passwords respectiva.

Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtenga reportes

automáticos, que deberán constituir uno de los elementos de evidencia
inmediata de la transacción, que muestre los movimientos de las cuentas de
salida y de destino de los recursos, el uso de facsímil es otro medio que
permite contar en lo inmediato con los documentos que sustenten la naturaleza
y detalles de la operación, cuyo respaldo formal está sujeto a la obtención de
los documentos originales.

J. USO DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO Y FONDO FIJO

Comentario.

Las entidades que por razones de necesidad y eficiencia hayan establecido el

uso del fondo para pagos en efectivo y fondo fijo, deben implementar
procedimientos para su manejo y control.

El fondo para pagos en efectivo es de monto variable y está destinado para

atender los gastos urgentes, que por su naturaleza no ameriten el giro de
cheques específicos. El fondo fijo es un monto permanente y renovable
utilizado, generalmente, para gastos menudos, también denominado caja
chica.

El uso de fondos en efectivo solo debe implementarse por razones de agilidad

y costo. Cuando la demora en la tramitación rutinaria de un gasto puede
efectuar la eficiencia de la operación y su fondo para pagos en efectivo
destinado a estas operaciones.

Para su manejo y control debe elaborarse los procedimientos pertinentes que

deben ser aprobados por el titular de la entidad, o por quien designe, teniendo
en cuenta los criterios siguientes:
  Justificación y autorización correspondiente del nivel superior de la
entidad para su apertura.
 Indicación del tipo de gastos a cubrir, el monto máximo de cada pago y
los niveles de autorización que comprenda como mínimo, al jefe
responsable de la ejecución del gasto y al jefe responsable de la
administración financiera o quien haga sus veces para autorizar la
entrega de fondos.
 Designación para el manejo del fondo a una persona distinta a los
responsables del giro de cheques y del registro en el libro bancos.
 Establecimiento de procedimientos y plazos de rendición y reposición
del fondo.
 Elaboración de reportes periódicos de rendición de fondos, indicando
los montos, función, programa, actividad y proyecto, que corresponda
presupuestalmente.

Corresponde a la administración establecer los procedimientos para el manejo

y control de fondos para pagos en efectivo y/o fondo fijo.

K. DEPOSITO OPORTUNO EN CUENTAS BANCARIAS Comentario.

Los ingresos que por todo concepto perciban las entidades públicas deben ser
depositadas en cuentas bancarias nominativas en forma inmediata e intacta.

Los servidores a cargo del manejo de fondos tiene la obligación de

depositarlos íntegros e intactos en la cuenta bancaria establecida por la
entidad, dentro de las 24 horas siguientes a su recepción. La gerencia de
administración financiera o quien haga sus veces debe establecer por escrito
esa obligación.

Debe evitarse en lo posible recibir ingresos directamente en efectivo en las

entidades públicas, con el objeto de evitar los riesgos inherentes a su uso.

Corresponde a la administración fijar los procedimientos de control necesario

para la implementación de esta norma.

L. ARQUEO DE FONDOS Y VALORES

Comentarios.

Deben practicarse arqueos sorpresivos y frecuentes sobre la totalidad de

fondos y valores bajo custodia para garantizar su integridad y disponibilidad
efectiva.
Los arqueos de fondos y/o valores deben realizarse por lo menos con una
frecuencia mensual, a fin de determinar su existencia física al igual que su
concordancia con los saldos contables.

Todo el efectivo y valores debe contarse a la vez y en presencia del servidor

responsable de su custodia, debiendo obtener su firma como prueba que el
arqueo se realizó en su presencia y que lo fueron devueltos en su totalidad.

Un arqueo conlleva la formulación de un acta que evidencie la situación

objetiva encontrada durante el conteo, así como las expresiones de
conformidad o disconformidad expresada por los responsables de los fondos o
valores y, por los funcionarios que intervienen en el arqueo.

Si durante el arqueo de fondos o valores se detecte cualquier situación de

carácter irregular, esta debe ser comunicada inmediatamente a la gerencia o a
quien haga sus veces y, a la Oficina de Auditoría Interna, para la adopción de
las medidas correctivas que el caso amerite.

Son funcionarios competentes para efectuar arqueos: el jefe de tesorería, el

contador, el administrador, el auditor interno, y cualquier otro que sea
designado por la superioridad. El resultado del arqueo debe ser informado a
los niveles superiores correspondientes.

LL. REQUISITOS DE LOS COMPROBANTES DE PAGO RECIBIDOS

POR ENTIDADES PÚBLICAS

Comentarios.

La tesorería antes de tramitar y efectuar el pago por obligaciones contraídas

con proveedores, debe exigir la presentación de comprobantes de pago
establecidos por ley.

El comprobante de pago es el documento que sustenta la transferencia de un

bien o la presentación de un servicio. Debe extenderse obligatoriamente aun
cuando dichas operaciones no se encuentren afectas a tributos, de acuerdo con
lo dispuesto por Decreto Ley NO 25632.

Las características de los citados documentos se encuentran descritas en el

reglamento de comprobantes de pago aprobado por la Superintendencia
Nacional de Administración Tributaria-SUNAT, que entre otros requisitos
señale el número de registro único del contribuyente- RUC, razón social,
dirección, fecha de emisión y el impuesto general de las ventas
correspondientes.

La verificación interna de la documentación sustentatoria de pagos, constituye

un mecanismo de control que permite verificar el cumplimiento de la forma
establecida por ley para la emisión de comprobantes de pago que entregan
proveedores o contratistas a entidades públicas, como resultado de la
transferencia de un bien y/o la prestación de un servicio.

Corresponde a las Tesorería de las entidades cautelar el cumplimiento de esta

norma bajo la responsabilidad administrativa y legal, según corresponda.

PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA TESORERIA

En el sistema de tesorería, existen principios que sirven de marco general para

la normatividad, que determinada su funcionamiento y son las siguientes:

A. Unidad de Caja.

Consiste en la centralización de os recursos financieros provenientes de toda

las fuentes de financiamiento de financiamiento de una entidad, en la tesorería
institucional para efectos de la atención de los pagos por todo concepto. El
sistema esta formulado en el sentido de contribuir a que se mantengan el
concepto de unidad de información en los mecanismos de administración y
manejo de los fondos públicos.

B. Racionalidad en el Gasto.

Implica la adopción de mecanismos establecidos sistemáticamente para las

aplicaciones en forma obligatoria a fin de evitar la dispersión innecesaria de
fondos y propiciar la optimización de su captación y utilización de tal manera
que permita su adecuado seguimiento y control, que los gastos sean racionales
transparentes y su aplicación tenga eficacia.

C. Programación.

Implica identificar los niveles esperados de ingresos y egresos durante un

ejercicio, con la finalidad de determinar decisiones y políticas de ingresos y
gastos y consiste en la permanente evaluación del rendimiento o estado de la
captación de los fondos así como las necesidades de gasto u obligaciones por
atender a fin de establecer un adecuado flujos de ingresos y egresos cuya
diferencia puede ser detectada con oportunidad, para tomar las decisiones
apropiadas en materia de asignación de recursos.

D. Desconcentración.

Comprende la posibilidad de que la sede para la administración de los fondos

sea fijada en función al grado o nivel de desconcentración, que para la
ejecución de sus respectivos programas se requiere de un organismo publico,
esto significa que los recursos pueden ser manejados en la localidad y/o
proyecto de la entidad siempre y cuando la naturaleza y complejidad de las
mismas así lo exija además cuenten con la infraestructura gerencial del caso.

E. Periodicidad

Es un principio que está asociado al siglo presupuestal, es decir, el manejo de

los fondos públicos si bien es cierto se produce de una manera continua en el
tiempo, debe respetarse el periodo al que corresponde efectuar su ejecución, el
cual es anual en términos de ejercicio presupuestal y mensual en términos de
calendario trimestral, sea de ingresos o de compromisos contraídos.

F. Información.

Quiere decir, que el movimiento de los fondos públicos debe ser registrado
adecuadamente e informar su estado de situación y en la forma y oportunidad
establecidos por la normatividad en vigencia, para fines de control, así como
para el proceso de toma de decisiones, además, los datos tiene que expresarse
de manera, clara ordenada y sistemática y estar en condiciones de exponerse
con la sustentación documentada cuando lo requieran.

G. Seguridad.

El manejo de los Fondos y títulos valores debe estar rodeado de los

mecanismos y acciones apropiadas que impidan su uso arbitrario e irregular y
eviten sustracciones o perdidas.

H. Responsabilidad.

La administración de los fondos públicos, solo puede realizarse por mandato

de ley por la que las personas encomendadas y formalmente designados para
esta función están obligados a dar cuenta de su ejercicio en la oportunidad que
se las requiera, y afrontar la contingencia de asumir la responsabilidad de ser
el caso con su propio patrimonio, ante la demostración calificada del uso o
tendencia ilegal de los recursos fiscales encargados a su gestión.

ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA

1. A nivel Institucional

La oficina de tesorería es un órgano dependiente de la Oficina General de

administración o la que haga sus veces, encargada del manejo de los fondos de
la entidad.

Funcionalmente es parte del Sistema Nacional de Tesorerla y es el órgano

responsable del cumplimiento de las Normas de procedimiento de pagos del
tesoro público y de las Normas Generales del Sistema de Tesorerla.
2. Objetivos

La oficina de Tesorería tiene los siguientes objetivos:

Administrar eficientemente los recursos financieros de la entidad.

Implementar las normas del Sistema de Tesorería para un apropiado y

uniforme proceso de registro e información de la ejecución de los recursos
financieros de la entidad.

Informar oportunamente sobre las disponibilidades financieras por toda fuente

de financiamiento, así como de la captación y correcta utilización de los
fondos autorizados a la entidad.

Cumplir con las normas establecidas en el procedimiento de pagos del tesoro

público.

3. Organización

La oficina de tesorería para su funcionamiento puede organizarse

estructuralmente de la siguiente forma.

Órgano de Dirección

Oficina de Tesorería

Órgano de Línea

a. Área de Programación e información

b. Área de ingresos

c. Área de egresos

d. Área de registro

4. Funciones Generales

La Oficina de Tesorería tienen las siguientes funciones generales:

 Propones a la Oficina de Administración o la que haga sus veces los

lineamientos de política a seguir en materia de normas y medidas
administrativas que permitan el funcionamiento dinámico y eficaz del
Sistema de Tesorería.
 Planear, organizar y dirigir y controlar la administración de los recursos
financieros de los programas de la entidad, de acuerdo con las normas
 del procedimiento de pagos del tesoro público y a las Normas del
Sistema de Tesorería.
 Revisar y fiscalizar la documentación fuente que sustenta las
operaciones financieras.
 Proporcionar un oportuno y eficaz apoyo con los recursos financieros a
las diferentes unidades operativas de la entidad para la consecución de
sus metas.
 Ejecutar las actividades de programación de caja, recepción ubicación y
custodia de fondos, así como la distribución y utilización de los
mismos.
 Controlar, preparar y efectuar el pago de proveedores por las
obligaciones y compromisos contraídos por la entidad.
 Controlar preparar y efectuar el pago de remuneraciones, pensiones y
asignaciones del personal activo y pasivo de la entidad.
 Efectuar las conciliaciones de les Cuentas y Sub-cuentas corrientes
bancarias por toda fuente de financiamiento.

EL SISTEMA DE TESORERIA

ORGANIZACIÓN

MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS

ETAPAS EN LA ADMINISTRACION DE FONDOS

1. PROGRAMACIÓN DE PAGOS

Es la etapa a través de la cual se proyectan los ingresos y los gastos requeridos

para el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales y comprende el
conjunto de acciones relacionadas con la previsión, gestión, control y
evaluación de los flujos de entradas y salidas de los fondos públicos. Su
finalidad es optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo permitiendo
contabilizar los requerimientos programáticos del presupuesto con la
disponibilidad real de fondos y priorizar su atención.

La programación es anual y mensual que se realiza a través del flujo de caja o

presupuesto de caja que es el instrumento técnico que permite efectuar un
cronograma tentativo de los niveles de ejecución mensual, tanto de los
ingresos y gastos necesarios en función a la disponibilidad de los recursos.

El propósito de la programación es la del proporcionar información sobre la

disponibilidad futura de los recursos financieros del estado, en función del
flujo de las operaciones proyectadas de ingresos y egresos de fondos que
pagan las entidades del sector público. Está en estrecha relación con los
requerimientos de información establecidos en los procedimientos de pago del
sector público. El mismo que contempla diferentes etapas establecidas por la
DGTP.

Para autorizar los fondos que soliciten las entidades del sector publico dentro
del a programación se deben contemplar las siguientes acciones:

a) Programación de pagos de ejercicios anteriores

b) Programación de pagos de ejercicio vigente

c) Elaboración de solicitud de giro

METODOS DE PROGRAMACIÓN

Método de ingresos y ingreso promedio

Se utiliza para programar el presupuesto anual tomando como base el

promedio de ingresos y gastos efectuados en el ejercicio anterior. Su
proyección es válida en una economía estable, donde la inflación mínima.

Método preferencial tomando como base los ingresos del último año

Se utiliza para programar, tomando como referencia la ejecución promedio de

los ingresos, egresos de los seis últimos meses del ejercicio fiscal para luego
considerar las variables económicas que se proyectan para el año siguiente.

Método mixto

Consiste en tomar como base la ejecución del último semestre promedio

(dividido entre seis) tanto de los ingresos como de los gastos y multiplicar por
el factor promedio de inflación proyectada.
2. EJECUCION DE PAGOS

a) Recaudación

Es la etapa de la ejecución de ingresos mediante la cual las entidades perciben

recursos públicos procediéndose a su depósito y/o colocación en las
respectivas cuentas bancarias, así como su registro en los libros contables y
otros registros de tipo presupuestal financiero y patrimonial a través de esta
etapa la tesorerías de las unidades ejecutoras recaudan los recursos
provenientes de las diversas fuentes de financiamiento.

Estas fuentes de financiamiento según los niveles en que se producen son:

RO : Recursos Ordinarios

RDR : Recursos Directamente Recaudados

IM : Impuestos Municipales

FCM : Fondo de Compensación Municipal

CM : Canon Minero

VM : Vigencia de Minas

END. INT. : Endeudamiento Interno

La recaudación tiene tres fases:

a. Recepción de ingresos

b. Elaboración de información y registro de ingresos

c. Elaboración de formatos de empoce y control de ingreso

Recepción de Ingresos de Caja

La entidad tiene por función efectuar la recepción de fondo provenientes de

las sumas recibidas en cheques y efectivo a favor de la entidad Así mismo es
recepción:

 Depósitos en cuenta corriente

 Las notas de abono del banco
 Las habilitaciones de los fondos para pagos en efectivo
 Los traspasos y remesas recibidas
 Las recaudaciones
  Los tributos y
 Otros ingresos

Elaboración de Información de los Ingresos

Las operaciones de tesorería tenían por función elaborar los documentos de

ingresos (R/l) para hacer depósito en las cuentas corrientes de tesoro público,
provenientes de la recaudación de tributos y oros ingresos. Asimismo se
considera la recaudación de fondos de terceros a favor de las oficinas
giradores del sector público.

Elaboración de Formatos de Empoce de Ingresos en Cuenta Corriente Para

efectuar los depósitos de ingresos en cuentas corrientes del tesoro y de la
institución se utiliza una papeleta, que proporciona el Banco de la Nación
llama

Entrega-Deposito, en ella se trascribe los montos de dinero que provienen de

las recaudaciones de tributos y otros ingresos.

b) Custodia

Consiste en realizar actividades tendientes a dar seguridad a los fondos

públicos a través de su depósito en cuenta corrientes así como de implementar
cajas fuertes para resguardar el dinero en efectivo y los títulos valores, del
mismo modo se debe contratar pólizas de seguridad para el resguardo del
efectivo como los valores existentes.

La custodia de los depósitos está íntimamente relacionado con el problema de

control de los desembolsos, si todo los pagos se realizan a través del
comprobante de pago y el giro de cheques, es natural que se deban depositar
todo los ingresos de fondos, por lo tanto para darle mayor seguridad es
conveniente que los fondos se depositen diariamente.

Por otro lado, es preciso que los depósitos estén a cargo de personas
autorizadas y de responsabilidad así como se encuentren afianzados.

Por lo tanto la custodia consiste también eh la identificación del ante o

persona responsable de la custodia de los fondos recibidos.

Esta función puede ser ejecutada, según el nivel operacional de que se trate;
por la dirección general del tesoro público, por las direcciones generales
financieras o las oficinas que hagan sus veces en el nivel central o por las
tesorerías de las unidades ejecutoras.
c) Distribución

Es la fase en la cual todas las oficinas de tesorería en base a los montos

autorizados, giran cheques para cancelar sus obligaciones los mismos que
hace efectivo el Banco de la Nación.

Se refiere a los egresos de efectivo que realiza la DGTP, las tesorerías de las
unidades ejecutoras para atender las obligaciones de los planes y programas
de inversión y operación.

d) Elaboración de Comprobante de Pago

Es el documento que se elabora en las Oficinas de Tesorería para realzar toda

clase de pagos mediante el giro de cheques contra las sub cuentas y cuentas
corrientes bancarias de la entidad.

e) Giro de Cheque y su Custodia

Los titulares y / o suplentes revisaran cuidadosamente y visaran los

documentos sustenta torios de pagos con cheques o transferencias de fondos
que autoricen, siendo responsable de los actos en que intervienen.

Todo cheque girado con fondos del tesoro público será nominal y llevara
impresa la palabra "no negociable" cuando se trate de girar cheques de fondos
significativos es conveniente la utilización del rotulado protector de cheques.
Todo queche girado demandara la toma de medidas de seguridad ciñéndose a
requisitos pre-establecidos.

f) Pagos con Cheques

Para cancelar pagos de cheques en las oficinas giradores del sector público,
todo cheque deberá llevar adjunto los documentos (C/P, 01C, O/P, valorizar,
planillas) que sustente el desembolso y el membrete del titular.

Así mismo todo pago que se realiza con cheques deberá ser abonado al titular
como único beneficiario del monto girado,

Si fuera una entidad bancaria (empresa estatal) se le imprimirá al cheque la

palabra "pagado" la cual indica haber cancelado las obligaciones, previa
identificación del beneficio.

g) Manejo de Fondos Para Pagos en Efectivo

El fondo para pagos en efectivo está constituido con carácter único por dinero
en efectivo con recursos del tesoro público o documentada de la utilización,
por lo menos de la última, penúltima entrega.
El custodio del fondo será una persona independiente del cajero y de aquella
persona que maneje dinero o efectué funciones contables.

La persona encargada de la recepción del fondo para pagos en efectivo debe

ser nombrada o estar respaldada de una fianza solvente o suficiente como
respaldo indispensable para efectuar la referida función y además deberá estar
autorizado mediante resolución correspondiente.

h) El Uso del Fondo Fijo Para caja Chica

Está constituido por dinero en efectivo de monto fijo, establecido de acuerdo a

las necesidades de la entidad, cuyo efectivo es racionalizar el uso de dinero en
efectivo en los lugares donde no existan oficinas del Banco de la Nación u
otras entidades financieras.

Se utiliza para pagos en efectivo cuando se trate de gastos menudos y

urgentes; tales como refrigerio portes, movilidad, así como el pago de jornales
y servidores iletrados y viáticos urgentes debidamente autorizados.

i) Registro Contable

En esta área se agrupan los documentos fuentes que cumplan la función de

informar los movimientos de fondos de la entidad, así como el monto
utilizando de las autorizaciones del giro y líneas de crédito autorizados
asimismo, sirve para informar sobre la posición de caja de la entidad.

REGISTRO DE OPERACIONES EN LIBROS CONTABLES

Los libros obligatorios y registros auxiliares que deberán llevarse en las

oficinas de tesorería son los siguientes:

1. Libros auxiliares caja

2. Libros auxiliares de bancos cuenta corrientes

3. Libros auxiliares autorizaciones de giro

4. Libros auxiliares obligaciones tesoro publico

5. Libros auxiliares estándar por cuentas analíticas.

1. Libros Auxiliares Caja

Es elaborado en las oficinas de tesorería. En él se resume el movimiento de

fondos de ingresos y egresos en los documentos fuente del área. Aquí se
consolidan los registros contables y sirve como elementos de información para
la integración contable.

2. Libros Auxiliares de Bancos. Cuenta Corrientes

Este libro tiene como finalidad registrar diariamente al nivel de cada cuenta
corriente bancaria, en la columna "Haber" el importe de cada uno de los
cheques girados y en la columna "Debe" el monto de los depósitos que
efectúen las oficinas giradores. En la columna saldo este libro muestra la
disponibilidad de fondos de la cuenta corriente bancaria.

3. Libros Auxiliares - Autorizaciones de Giro Aprobadas

En este libro se registra al inicio de cada periodo a nivel de cada sub-cuenta

bancaria en la columna del "Debe" se registra el importe de cada uno de las
autorizaciones de giro aprobadas por la Dirección General del Tesoro Público,
y en la columna "Haber" el monto total diario de los cheques, girados.

4. Libros Auxiliares Fondo para Pagos de Efectivo

Se utiliza para atender el pago de gastos menudos urgentes y

excepcionalmente viáticos no programables y jornales.

Se justifica el giro de cheques a nombre de otros funcionarios solo cuando se

trate de oficinas ubicados en lugar distinto de la unidad ejecutora y requieran
efectuar pagos en efectivo.

Las oficinas que requieran el uso de fondos en efectivo estando ubicados en el

mismo lugar de la unidad ejecutora lo harán como parte del fondo para pagos
en efectivo, asignado al encargado único.

Los gastos deben ser sustentados mediante los documentos de pago,

debidamente autorizados, por lo que cual se hayan entregado dinero en
efectivo, para poder recibir nuevos fondos en efectivo se rendirá cuenta las
autorizaciones de giro que todavía no ha sido utilizado, al finalizar cada
periodo establecido para la vigencia de dichas autorizaciones este saldo debe
de quedar en "cero".

5. Libros Auxiliares — Obligaciones Tesoro Publico

Tiene por finalidad registrar diariamente a nivel de cada subcuenta, en la

columna del "debe" se debe consignar el importe de los cheques hechos
efectivos (pagados) por el Banco de la Nación y en la columna del "haber" el
importe de cada uno de los cheques girados en el mismo momento de su
emisión, y en la columna "saldos" debe aparecer el monto de los cheques
girados por la Oficina Giradora y no pagados aun por el Banco de la Nación.

El monto de los cheques no pagados obedece, entre otros a los siguientes

motivos:

 Cheques en poder del cajero (pagados) para su entrega a los

beneficiarios.
 Cheques en poder de los beneficiarios y no presentados al Banco de la
Nación.
 Cheques que se encuentran en tramitación, para su control interno,
firma y protección.

Como consecuencia del giro de cheques, con anterioridad al pago de los

mismos al Banco de la Nación, el saldo de cada sub-cuenta necesariamente
será acreedor.

6. Auxiliares estándar por cada cuenta analítica

Tiene por finalidad registrar el movimiento de cargo y abono de todas las

cuentas divisionarias en que se desagregan las cuentas del mayor y sirve para
determinar los saldos respectivos. Así como el análisis del movimiento de
cada cuenta.

Es de uso general en todas las dependencias de la administración en

cualquiera de las áreas contables.

EL SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

La Contabilidad Gubernamental manifestó su primer sistema durante el

Gobierno del General Ramón Castilla en el año 1945 llevándose como
simples cuentas, luego fue reemplazado por el Sistema de Presupuesto
Nacional, el mismo que fue perfeccionándose para una mejor interpretación
financiera y presupuestaria se procedió a señalar procedimientos y normas de
Contabilidad Gubernamental, así el 10 de abril de 1964 se expidió el
Reglamento de la Contabilidad Administrativa por Contraloría General de la
República, el 09 de diciembre de 1970 se autoriza la vigencia de las "Normas
Básicas para la Contabilización Integral de las Transacciones de los
Ministerios y sus Dependencias Regionales". Estas fueron perfeccionadas
constantemente hasta que Contaduría Pública de la Nación aprobó la
Resolución NO CNC 010-97-EF/93.01 aprobando el Nuevo Plan Contable
Gubernamental y su vigencia a partir del 01 de Enero de 1998, para que
registren sus operaciones las entidades del Sistema Contable Gubernamental,
así como viabilizar la implantación de la tabla de operaciones del Sistema
Integrado de Administración Financiera.

La contabilidad del Estado tiene como objetivo primordial contribuir a la

mejora permanente de la toma de decisiones en los distintos niveles y sectores
de gobierno, en el marco de la diversidad de transacciones que las entidades
gubernamentales deben registrar y procesar para la oportuna elaboración de la
información contable, como sustento de la transparencia en las rendiciones de
cuentas por la gestión de los recursos públicos, lo que comprende su
programación, su obtención y su utilización para el cumplimiento de los
objetivos sociales.

En tal contexto, la contabilidad constituye la herramienta fundamental de las

decisiones de Estado y debe, en consecuencia, responder a sus exigencias;
siendo necesario para ello que su aplicación, no responda sólo a los cambios
en la estructura del Estado, sino que debe armonizar con la normativa contable
global, lo que implica la adopción de las Normas Internacionales de
Contabilidad del Sector Público (NICSP) y, de manera supletoria, de las
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), incluidas las
Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), debiendo también armonizar
con los Clasificadores Presupuestarios de Ingresos y de Gastos y, a través de
ellos, con el Manual de Estadísticas de las Finanzas Públicas del año 2001
(MEFP 2001), del Fondo Monetario Internacional (FMI).

PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

a) Unidad de Almacén

Todas las adquisiciones de suministros de funcionamiento y bienes muebles

realizados por las entidades públicas que se destinan al uso, consumo o a la
producción, son registradas en las respectivas cuentas patrimoniales de la
Contabilidad Gubernamental, por el movimiento de entrada y salida de bienes
con el fin de formular la información a consolidarse.

b) Unidad de Caja

Todos los recursos de fondos se reúnen en un fondo común con el objeto de

financiar los gastos sin que ello signifique la centralización de los mismos. El
objetivo es poder obtener información sobre el flujo de fondos de cada
dependencia a través del Libro de Caja o registro que lleve ese control en ta
oficina de Tesorería de la Entidad.
c) Simultaneidad y Paralelismo Contable

El fundamento más importante del sistema de la Contabilidad Gubernamental

es el referido a la integración del sistema de presupuesto y el de contabilidad,
pues establece un paralelismo entre las operaciones del proceso contable
financiero y las incidencias del proceso contable presupuestario.

La Simultaneidad en el registro de los hechos reales a través de la contabilidad

financiera y las afectaciones sincronizadas de la contabilidad presupuestaria,
permiten que la contabilidad gubernamental utilice las técnicas contables
universales para el computo de sus bienes, derechos y obligaciones.

Al mismo tiempo, por intermedio del tratamiento contable del proceso

presupuestario se logra conseguir la ecuación entre registros de las
estimaciones presupuestarias y los datos reales del procesamiento de la
contabilidad general.

A toda operación realizada y registrada en la Contabilidad Patrimonial o

Financiera, le corresponde en forma simultánea un registro en el área
presupuestaria.

d) Obligatoriedad del Compromiso

Por las transacciones de gastos e inversiones, son de suma importancia los

registros contables de Cuentas por Pagar y de compromisos presupuestarios,
previo al desembolso y la ejecución presupuestaria correspondiente.

Por aquellas operaciones de ingresos son importantes los registros contables

de Cuentas por Cobrar y la ejecución presupuestaria previa al ingreso de los
fondos.

e) Control Interno y Auditoria Posterior

La fundamentación del sistema tiende así mismo a robustecer el control

interno que debe ejercerse por las oficinas de administración, en cumplimiento
de funciones que le son propias.

Los principios de Unidad de Caja, el tratamiento obligatorio de Cuentas por

pagar y compromisos presupuestarios para la contabilización, tienen a
vigorizar los medios de pre-auditoría que la administración requiere para su
desenvolvimiento ordenado.
NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL

El establecimiento de las normas generales del Sistema de Contabilidad

Gubernamental responde a la necesidad de señalar la responsabilidad que
compete a los funcionarios encargados del proceso de la información contable
en relación a la aplicación de los procedimientos de registro contable, el uso
de formularios pre numerados, comprobación de la documentación
sustentatoria, del control previo interno, del valor monetario actualizado, de
los bienes que conforman el activo fijo y de asegurar mediante pruebas de
comprobación la utilidad y confiabilidad de la información financiera y
presupuestaria de la entidad.

Las normas establecidas por el sistema son las siguientes:

1. Metodología Contable

2. Uso de Formularios pre numerados

3. Documentación sustentatoria

4. Verificación Interna

5. Valuación y Descripción del Activo Fijo

6. Conciliación de Saldos.

1. Metodología Contable

Concepto.- Es el conjunto de procedimientos utilizados por las entidades

usuarias de los sistemas de contabilidad, en la aplicación de sus normas
acorde con las peculiaridades de su funcionamiento, para producir
información expresada en unidades monetarias de las operaciones financieras
ejecutadas.

Objetivo.- Establecer por escrito procedimientos de autorización, ejecución,

revisión, registro y control de las operaciones financieras, a fin de uniformizar
criterios en las técnicas y procedimientos contables, así como el
ordenamiento, significado y mecanismo de las cuentas.

Acciones a Desarrollar.- Las direcciones generales de administración u

oficinas que hagan sus veces en las entidades, deberán adecuar sus
procedimientos contables a lo establecido por el sistema de contabilidad
gubernamental integrada y el sistema uniforme de contabilidad para empresas.
Para cumplir con lo establecido, nombrarán comisiones de trabajo integradas
por el personal técnico especializado a fin de elaborar los respectivos
manuales de contabilidad, que sirvan de modelo de organización contable; los
mismos que están basados en principios uniformes y adaptados en su
aplicación a casos particulares u operaciones propias de la entidad.

Cada entidad asumirá la posibilidad de redactar los manuales, en los que se

detallará los procedimientos específicos a seguir, flujogramas, etc., teniendo
en cuenta que los procedimientos, libros y formularios, cuentas, estados
financieros e informes de gestión estén de acuerdo a lo establecido en las
normas de los referidos sistemas, principios de contabilidad generalmente
aceptados y dispositivos legales vigentes.

Velar para que las centrales contables de los entes comprendidos dentro del
alcance del sistema de contabilidad gubernamental integrada y el sistema
uniforme de contabilidad para empresas difundidas a sus diferentes niveles
contables las normas emitidas.

Difundir entre los usuarios o interesados la solución de casos especiales que

sirvan para aclarar o ampliar conceptos contenidos en las normas y directivas
emitidas.

Las entidades, a efecto de lograr la exactitud de los datos contables, la

adecuada presentación de la situación financiera, y el resultado de sus
operaciones a una fecha determinada, deberán efectuar los asientos de ajustes
pertinentes.

Los ajustes de carácter significativo deberán ser previamente aprobados por la

máxima autoridad de la entidad o por funcionario o a quien esta designe. Los
de menor cuantía podrán ser autorizados directamente por el contador general,
dando cuenta al Director de administración o quien haga sus veces. En ambos
casos requiere conservar la documentación sustentatoria respectiva.

Alcance.- Comprende a los Pliegos del Gobierno Central, Instituciones

Públicas, EsSalud, Sociedad de Beneficencia Pública, Gobiernos Regionales y
Locales y Empresas Públicas.

Mecanismos de Control.- Se propiciará la actualización contable de las

normas prescritas en concordancia con nuevas disposiciones legales y
necesidades propias de los sistemas.

Las entidades del sector público dictarán las disposiciones internas que
permitan la implementación y cumplimiento de las normas emitidas.

2. Uso de Formularios Pre Numerados

Concepto.- La pre numeración consiste en asignar al formulario una
numeración correlativa en original y copias, en forma simultánea a su
impresión.

Objetivo.- Mantener registros de operaciones específicas para evitar el uso de

formularios en forma indebida y lograr un ordenamiento en el desarrollo de
las operaciones.

Acciones a desarrollar.- Se establecerá el uso permanente de registros y

formularios pre numerados que sustentan toda información financiera o
administrativa que incida contablemente.

Se aperturará registros especiales para operaciones que se consideren

significativa, tales como subvenciones y subsidios.

En caso de contar con sistemas mecanizados, la impresión y distribución de

los formularios se coordinará con la central de procedimiento automático de
datos. Se aperturará un registro de control de formularios pre numerados a
cargo de un funcionario responsable de su uso y custodia.

Los formularios deben elaborarse de acuerdo a las características señaladas

por cada sistema administrativo.

En caso de requerir la modificación o sustitución de un formulario, se debe

coordinar previamente con el sistema administrativo respectivo.

Alcance.- Comprende a los pliegos del Gobierno Central, Instituciones

Públicas, EsSalud, Sociedades de Beneficencia Pública, Gobiernos
Regionales, Locales y Empresas Públicas; así mismo como esta norma
alcanza a las entidades no públicas que utilizan fondos del Estado, en cuanto
al registro especial por subvenciones y subsidios.

Mecanismos de Control.- Los registros y la emisión de formularios se deberán

controlar mediante la implementación de los mecanismos más apropiados,
siendo responsables de su deterioro o extravío el encargado de su custodia.

Las entidades efectuarán verificaciones posteriores a la numeración

correctiva.

3. Documentación Sustentatoria

Concepto.-

Documentación sustentatoria es un elemento de evidencia que permite el

conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultados de la operación o
transacción con los datos suficientes para su análisis.
Objetivo.- Permite el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultado de
las operaciones financieras o administrativas que tengan incidencia contable.

Acciones a desarrollar.- Las direcciones generales de administración u

oficinas que hagan sus veces en las entidades comprendidas dentro del alcance
de la presente norma deberán reflejar en los manuales de procedimientos
administrativos y contables, los documentos que sustentan toda operación
financiera o administrativa que tengan incidencia contable destacando su
importancia como elemento de evidencia.

Los documentos sustentatorios serán archivados y conservados

adecuadamente siguiendo un orden cronológico y/o correlativo procurando su
fácil acceso y explotación. La documentación sustentatoria se mantendrá
archivada durante el periodo de tiempo que determinen las disposiciones
legales vigentes.

Se organizará y mantendrá debidamente actualizado el archivo de la

documentación sustentatoria de las operaciones que efectúen las entidades con
fondos públicos.

La documentación sustentatoria de las operaciones que debe remitirse a los

organismos competentes, así como las que debe permanecer en la institución
se ordenará siguiendo un orden correlativo y/o cronológico que asegure su
conservación y facilite su utilización posterior.

Se aplicará la categoría de la clasificación de seguridad, según las

denominaciones que se asigne a los documentos en función a su naturaleza y
las restricciones que es necesario imponer en su difusión.

Alcance.- Comprende a los Pliegos del Gobierno Central, Instituciones

Públicas, EsSalud, Sociedades de Beneficencia Pública, Gobiernos Regionales
y Locales y Empresas Públicas. Igualmente, esta norma alcanza a las
entidades no públicas en lo referente a la documentación sustentatoria sobre
los fondos públicos recibidos en calidad de subvenciones y subsidios,

Mecanismos de Control.- Los documentos fuente o sustentatorios de uso

interno, deben adecuarse a los formatos establecidos por las oficinas centrales
de los sistemas administrativos, en armonía con las disposiciones legales
vigentes.

La máxima autoridad ejecutiva deberá proveer de los recursos necesarios para

mantener la integridad de la documentación, protegiéndola razonablemente
contra todo riesgo (robo, incendio, inundaciones, etc.). Estando bajo
responsabilidad del órgano de documentación y archivo el manejo de la
referida documentación.
4. Verificación Interna

Concepto.- Conjunto de medidas que se toman en el análisis de las

operaciones antes de su autorización y que se ejerce como una función
inherente al proceso de dirección y gerencia.

Objetivo.- Señalar las acciones a seguir a fin de practicar el control previo

interno en todo el proceso de las operaciones financieras y/o administrativas
que tienen incidencia contable, mediante métodos y procedimientos que
garanticen la legalidad, veracidad y conformidad de dichas operaciones.

Acciones a desarrollar.- Las entidades comprendidas dentro del alcance de la

presente norma orientarán sus actividades para establecer y mantener un
adecuado control previo interno en toda las operaciones del proceso de
contabilidad.

Para cumplir con lo establecido, se deberá señalar en los manuales de

procedimientos, las unidades o jefaturas encargadas de dar conformidad a
cada operación.

Se aplicará el control previo interno, considerando los lineamientos siguientes:

 Verificación de la correcta emisión de los documentos que sustentan

cada operación contable comprobando la veracidad de los datos, su
exactitud y visación de los funcionarios responsables en cada fase del
procedimiento.
 Aplicar la normatividad vigente en el análisis del contenido o
naturaleza de la operación.
 Constatar que los datos consignados en la operación estén debidamente
respaldados con documentos sustentatorios.
 Verificar la autenticidad de la información mediante pruebas de
corrección.
 Aplicar principios técnicos de acuerdo a la naturaleza de la operación.

Alcance.- Comprende a los Pliegos del Gobierno Central, Instituciones

Públicas, EsSalud, Sociedades de Beneficencia Pública, Gobiernos Regionales
y Locales y Empresas Públicas.

Mecanismos de Control.- Los sistemas de Contabilidad aplicados en las

entidades referidas en el alcance, guardarán armonía con las normas y los
principios de contabilidad generalmente aceptados.

Los funcionarios responsables de las operaciones en sus diferentes fases

deberán estampar sus firmas y su sello correspondiente debiendo ser dichas
operaciones aprobadas por el funcionario competente, antes de proceder a su
conclusión.

Dejar constancia escrita del control efectuado.

En la autorización, el responsable utilizará sellos restrictivos que impidan la

duplicidad de la operación.

5. Valuación y Depreciación del Activo Fijo

Concepto.- Se considera como activo fijo al conjunto de bienes duraderos que

posee una entidad para su uso.

La valuación es una operación administrativa contable, referida a la

determinación del valor monetario correspondiente a los bienes materiales que
no cuentan con documentos sustentatorios. Se valúa para establecer una
referencia monetaria que sirva para realizar posteriormente operaciones
contables.

El valor de los bienes además sirve como elemento de juicio para incluirlos o
no como parte del activo fijo.

La depreciación está referida a la pérdida o disminución del valor monetario

del bien respectivo debido al uso, a la acción del tiempo, a la obsolescencia u
otros y su registro tiene el propósito de mantener una provisión para sustituir o
reemplazar el bien.

Objetivo.- Tener información real, referencial y/o actualizada del valor

monetario de los bienes considerados dentro del activo fijo.

Acciones a desarrollar.- Se deberá considerar en relación con la valuación,

control contable, métodos y porcentajes de depreciación, lo previsto en las
disposiciones vigentes o en aquellas que se emiten en el futuro.

En la determinación del valor de un bien material a considerarse como activo

fijo se debe tener en cuenta los cargos o desembolsos capitalizables que
aumentan el valor en libros del activo fijo y los no capitalizables que afectan a
la gestión del ejercicio.

Los registros que por cada unidad o especie se lleva para el control físico de
bienes que forman parte del patrimonio guardarán correspondencia con los
saldos registrados en los rubros correspondientes del libro mayor.

Alcances.- Comprende a los Pliegos del Gobierno Central, Instituciones

Públicas, EsSalud, Sociedades de Beneficencia Pública, Gobiernos Regionales
y Locales y Empresas Públicas.
Mecanismos de Control.- La valuación de los bienes deberá efectuarse con
participación del personal de Contabilidad y Abastecimiento.

El Contador general o funcionario que haga sus veces, deberá dar

conformidad a la valuación de los bienes del activo fijo.

El método y los porcentajes de depreciación que se aplique a los bienes del

activo fijo, se efectuará teniendo en cuenta la actualización de las normas que
se dicten al respecto.

6. Conciliación de Saldos

Concepto.- La conciliación de saldos consiste en la realización de acciones

relacionadas entre sí y dispuestas en forma permanente o en periodos
determinados, para establecer la concordancia de las cifras mostradas en los
registros contables con lo realmente disponible o existente.

Objetivo o finalidad.- Asegurar a través de pruebas de comprobación y

verificación de saldos, la utilidad y confiabilidad de la información financiera
producida.

Acciones a desarrollar.- Las jefaturas de las centrales contables, de estos

organismos deberán establecer la metodología y las fichas de ejecución de las
conciliaciones de saldos pertinentes, así mismo deberán disponer las prácticas
de pruebas de comprobación de los saldos de las cuentas del libro mayor que
muestran los informes financieros, a fin de asegurar su exactitud y veracidad.

Para sustentar la información que se remita al órgano correspondiente se

aplicarán los procedimientos siguientes en su caso:

 Arqueo de fondos y valores

 Conciliaciones bancarias
 Conciliaciones de cuentas por cobrar
 Conciliaciones de cuentas por pagar a Inventarios físicos de todos los
bienes materiales.
 Conciliación del marco legal del presupuesto
 Conciliación de cuentas de enlace
 Ecuaciones Probatorias

Una verificación de saldos facilita la localización de errores y la adopción de

medidas de corrección o ajustes.

El establecimiento de estos procedimientos de comprobación y conciliación

exige la necesidad de elaborar directivas internas en cada entidad, las mismas
que estarán de acuerdo con lo normado por los sistemas contables, principios
de contabilidad generalmente aceptados y disposiciones legales vigentes.

Es condición indispensable para realizar la verificación de saldos que esta sea

ejecutada por personal distinto al encargado de efectuar los registros
contables.

Las conciliaciones que se realicen respaldarán todo los saldos de las cuentas
respectivas, debiendo el personal que las practique y el contador general dejar
constancia escrita del trabajo efectuado.

Alcances.- Comprende a los Pliegos del Gobierno Central, Instituciones

Públicas, EsSalud, Sociedades de Beneficencia Pública, Gobiernos Regionales
y Locales y Empresas Públicas.

Mecanismos de Control.- Los funcionarios responsables supervisarán las

funciones de verificación de saldos con la finalidad de evaluar su
funcionamiento y mejorar las técnicas o procedimientos empleados.

NIVELES OPERACIONALES DE LA CONTABILIDAD

GUBERNAMENTAL

Es un conjunto de normas y procedimientos que se encuentran sustentados en

los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y sirven para que las
entidades del Sector Público Nacional contabilicen sus operaciones.

El sistema para contabilizar las transacciones del Sector Público es tratado en

tres niveles operacionales, mediante las cuales se puede establecer que existe
una relación de dichos niveles entre si, estableciendo un conducto regular de
comunicación que fluye de la cúspide a la base y viceversa.

Proceso de consolidación

La Dirección Nacional de Contabilidad Gubernamental, es el órgano rector

del sistema contable, cumple la misión de elaborar ia Cuenta Nacional de la
República a través de las actividades del procesamiento contab\e y
formulación de los estados contables que muestran la situación financiera y
presupuestaria, así como el resultado de la gestión del Sector Público en cada
ejercicio presupuestal.

Niveles operacionales.

El proceso de consolidación de las operaciones está tratado en función de tres

niveles operacionales dentro de los cuales son registrados los actos de la
administración del Estado. Estos niveles son:
1. Las Entidades del Gobierno Central

a. Administración central comprende a los organismos representativos de los

poderes ejecutivo, legislativo y judicial y sus organismos públicos
descentralizados, las universidades públicas Y los organismos
constitucionalmente autónomos.

b. Organismos reguladores

c. Los organismos recaudadores y supervisores

d. Los fondos especiales con personería jurídica

e. Las beneficencias y sus dependencias.

f. Los fondos sin personería jurídica los cuales se financian total o

parcialmente con fondos públicos.

g. Los organismos carentes de personería jurídica que tienen crédito

presupuestario.

h. El fondo nacional de financiamiento de la Actividad Empresarial del Estado

FONAFE y sus empresas.

Otras Entidades públicas no mencionadas en los numerales precedentes.

2. Las Entidades de los Gobiernos Regionales

b. Los gobiernos regionales y sus organismos públicos descentralizados.

c. Las empresas de los gobiernos regionales,

3. Las Entidades de los Gobiernos Locales

a. Los gobiernos locales y sus organismos públicos descentralizados.

b. Las empresas de los gobiernos regionales y gobiernos locales.

TIPOS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

El sistema de contabilidad gubernamental, registra todas las transacciones

presupuestarias, financieras y patrimoniales en un ámbito único, común,
oportuno y confiable, afectando su registro según la naturaleza de cada
operación a sus componentes en forma separada.

El sistema de contabilidad gubernamental establece tres tipos de contabilidad

con la finalidad de separa los dos aspectos importantes de la administración
del estado, como son el aspecto financiero y presupuestal.

1. Contabilidad Patrimonial y Financiera

Es el sistema de información utilizado por el registro de las transacciones

financieras.

Destinada dentro de su aspecto a mostrar las operaciones propias del

movimiento económico-financiero, que repercute en las fluctuaciones del
patrimonio, tiene por finalidad formular los estados financieros que integran la
cuenta general de la república emplea los elementos 1, 2, 3, 4, 5, 6, del Plan
Contable Gubernamental. En otras palabras la contabilidad financiera abarca
las normas, procedimientos, cuentas, libros, documentos y EE.FF.
relacionados con el registro de los valores que comprenden el patrimonio de la
entidad y las variaciones que se presentan en su estructura, así como en el
resultado de sus operaciones. Revela el movimiento de:

a. Activos y Pasivos

b. Patrimonio

c. Ingresos y Gastos, y

d. Resultados

La Dinámica de las Cuentas Patrimoniales

Cuentas de Ingresos

1201 Cuentas por Cobrar 50,000

4101 Impuesto a la renta 50,000

Por el determinado de los ingresos.

 x

1101.01 caja 50,000

1201 Cuentas por Cobrar 50,000

Por la percepción de ingresos.

1101.03 Entidades Financieras 50,000

1101.01 caja 50,000

Por el depósito de los ingresos recaudados

Cuentas de Gastos

5101 Personal y Obligaciones Sociales 40,000

2103 Cuentas por Pagar 40,000

Por el devengado de las obligaciones.

2103 Cuentas por Pagar 40,000

1101 Caja y Bancos 40,000

Por el giro de las obligaciones

2. La Contabilidad Presupuestaria

La Contabilidad Presupuestaria se define como un sistema integrado y

estructurado de procedimientos, técnicas, normas y principios que se ocupan
de registrar, clasificar y resumir las operaciones presupuestarias que se
realizan en una entidad, producto de hechos económicos, actividades y
funciones que ejecuta la organización con la finalidad de ejecutar el
presupuesto aprobado y cumplir con las metas y objetivos señalados en su
Plan Operativo, asi como controlar el gasto público los mismos que deben
preservar la correlación entre el presupuesto aprobado, presupuesto gastado y
asignados adecuadamente a la estructura funcional aprobada, y obtener
información e interpretar sus resultados, de manera tal que se constituya en el
eje central de la información para llevar a cabo los diversos procedimientos
que conducirán a la obtención del máximo rendimiento en los servicios
públicos y orienten el cumplimiento de los planes y metas de desarrollo.

Por lo tanto la Dirección, mediante datos de información financiera y

presupuestal. conocerá el avance de la ejecución presupuestal y rendimiento
de los recursos financieros, la corriente de flujos de cobros y pagos, la
tendencia de los ingresos. costos y gastos y la generación de flujos de
efectivos o equivalentes de efectivo. asi como la capacidad financiera y
presupuestaria de cada entidad.

Por otro lado, el sistema establece el paralelismo y simultaneidad del registro

de operaciones financieras, de los procesos presupuestarios y financieros,
regulando el proceso presupuestario anual.

Es el sistema de información que registra y muestra la ejecución presupuestal

a través de las diferentes etapas del proceso sirve de apoyo al Estado, para
cumplir con los planes y programas que debe desarrollar en el corto plazo,
necesita de un instrumento que contenga metas, objetivos, políticas y
estrategias, esto es lo que se denomina presupuesto; por lo tanto, la
contabilidad presupuestaria es el campo de la contabilidad que abarca las
normas, procedimientos del presupuesto público regulando asi las incidencias
del proceso, con criterio programático, tiene por finalidad sustentar la
elaboración de los estados presupuestarios que forman parte de la información
para la cuenta general de la república y a su vez sirve para hacer seguimiento
a la ejecución de ingresos y gastos respecto a los niveles programados.

Utiliza el elemento 8 del Plan Contable Gubernamental.

8101 Presupuesto Institucional de Apertura, Modificaciones y Ppto.

Institucional Modificado

8201 Presupuesto de Ingresos

8301 Presupuesto de Gastos

8401 Asignaciones comprometidas

8501 Ejecución de ingresos

8601 Ejecución de gastos

Su finalidad es proyectar dentro de un horizonte posible las futuras acciones

que deben ser ejecutadas por la entidad; esta proyección anticipada de
acciones se basa en la selección de estrategias que favorezcan el éxito de los
planes y programas. La definición de los escenarios posibles, que la entidad se
propone alcanzar, exige un análisis Macroeconómico y Microeconómico que
la contabilidad convertirá en hechos económicos financieros y lo sintetiza en
informes necesarios e imprescindibles, por otro lado, el pasado constituye un
punto de referencia necesario que permite determinar el grado de certeza o
error en las proyecciones de años anteriores, en tanto el diseño del futuro se
sustenta en predicciones que para ser confiables deben encontrar su respaldo
en los datos contables capturados y ordenados en una estructura que llamamos
presupuesto público e integral; su diseño, grado de detalle y posibilidades de
ejecución dependen de la importancia que se otorgue a su evaluación y control

Revela la afectación y ejecución presupuestal en sus fases de Aprobación,

Compromiso y Ejecución.

Programación del Presupuesto de Gastos (PP2)

Es un Estado Presupuestario que tiene por finalidad presentar

cuantitativamente los gastos previstos y aprobados a nivel de fuente de
financiamiento, partida genérica y específica y niveles operativos. Nos
muestra los montos anuales previstos a fin de que sean ejecutados (gastos)
teniendo en cuenta las metas previstas.

Balance de Ejecución del Presupuesto (API)

Es un Estado Presupuestario que nos muestra la ejecución de los ingresos del

ejercicio por fuente de financiamiento, por partida genérica, por niveles
operativos frente a los gastos ejecutados clasificados en gastos corrientes,
gastos de capital, servicios de la deuda.

Estado de Fuentes y Usos de Fondos (AP2)

Es el Estado Presupuestario a través del cual se realiza la captación de

ingresos ejecutados y obtenidos por fuente de financiamiento, la modalidad de
aplicación, clasificación de ingreso y gasto corriente, de capital y
amortización de créditos obtenidos, mostrándonos el ahorro o el desahorro
corriente, el resultado económico, el resultado financiero.

Objetivo de la Contabilidad Presupuestaria

 Proporcionar información presupuestaria de manera sistemática y

estructurada en forma permanente a la dirección y a los interesados
sobre el avance y ejecución presupuestaria, a los organismos rectores, a
la contaduría pública para la Cuenta General de la República y a la
ciudadanía en general.
  Establecer registros basados en sistemas y procedimientos
automatizados adaptados a la diversidad de las operaciones
presupuestarias y actividades que realiza la administración pública.
 Clasificar y estructurar las operaciones registradas para obtener
información sobre objetivos propuestos, por ejemplo: presupuesto
aprobado y modificado, presupuesto ejecutado, saldos presupuestarios,
etc.
 Analizar e interpretar los hechos económicos y financieros que afectan
o modifican el presupuesto de la entidad.
 Ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y facilitar
a la dirección y administración los procesos de planificación, toma de
decisiones y control de operaciones.
 Otorgar mayor transparencia al manejo de las finanzas públicas a través
de mecanismos de información y rendición de cuentas (Ley de
Transparencia, páginas web, publicidad de la información, etc.).
 Proporcionar información gerencial cuantitativa, comparativa y
confiable a los usuarios internos.
 El sistema propugna procedimientos para que la Contabilidad
presupuestaria se convierta en un instrumento administrativo y
financiero útil para la toma de decisiones y la definición de políticas,
así mismo contribuya a facilitar las funciones de auditoría y control
interno.

El sistema debe estar dirigido a convertir los Registros Contables y los

Estados Financieros y Presupuestales en instrumentos adecuados a los
requerimientos de los planes estratégicos a la formulación de políticas que
coadyuven y orienten los planes operativos a través de la información
gerencial que desarrollará y esté a disposición de los niveles de decisión, la
misma que deberá contener la siguiente información:

a. El volumen del presupuesto asignado a cada entidad.

b. La ejecución presupuestal por: Categoría del gasto (corriente operativo,

destinado a actividades, aplicados a proyectos y obras de inversión).

c. El avance físico de las metas obtenidas por cada entidad, respecto a cada
meta y objetivo previsto en el plan estratégico y tiene por finalidad mostrar
cuantitativamente el avance físico financiero y la estructura de inversión.

d. El costo operativo de cada meta (Remuneraciones, Bienes y Servicios

utilizados).

Por otro lado, la contabilidad como sistema propugna criterios que mejoren la
calidad de la Administración y Gestión Pública tomando en consideración los
siguientes aspectos:
Promover la formación y mejoramiento de controles a los niveles de decisión
y ejecución.

Presupuestos operativos desde el inicio de las actividades de la entidad

(programación, formulación) hasta la ejecución, administración y
cumplimiento de metas y objetivos considerando también su respectiva
evaluación. Promover políticas de ejecución de operaciones eficientes.

La Dinámica de las Cuentas Presupuestarias

a. Cuentas de Ingresos :

Primer Paso: Se aprueba el presupuesto inicial de ingresos (PIA).

8201 Presupuesto de Ingresos 1'000,ooo

8101 Presupuesto Instituc. De apertura,

modif. Presup. Instituc. Modificado 1 '000,000

Por la aprobación del presupuesto de ingresos.

Segundo Paso: Se aprueba la ampliación del presupuesto de ingresos, por lo

que es modificado el presupuesto inicial (PIM).

8201 Presupuesto de Ingresos 50,000

8101 Presupuesto Instituc. De apertura,

modif. Presup. Instituc. Modificado 50,000

Por la ampliación del presupuesto de ingresos.

Tercer Paso: Se registra la fase de la ejecución del presupuesto de ingresos.

8501 Ejecución de Ingresos 1 '050,000

8201 Presupuesto de Ingresos 1 '050,000 Por la ejecución del presupuesto de

ingresos.

b. Cuentas de Gastos

Primer Paso: Se aprueba el presupuesto inicial de gastos (PIA).

8101 Presupuesto Instituc. De apertura, modif. Presup. Instituc. modificado

8301 Presupuesto de Gastos 1 ,000, 000 Por la aprobación del PPTO de gasto.

Segundo Paso: Se aprueba la ampliación del presupuesto de gastos, por lo que

es modificado el presupuesto inicial (PIM).

8101 Presupuesto Instituc. De apertura, modif. Presup. Instituc.

modificado50,000

8301 Presupuesto de Gastos 50,000

Por la ampliación del presupuesto de gastos contraídas en la adquisición de

BBS y SS asl como planillas, o ejecución de obras.

Tercer Paso: Se registra la fase del compromiso de las obligaciones contraídas

por la entidad.

8301 Presupuesto de Gastos 1'050,ooo

8401 Asignac. Comprometidas 1 '050,000

Por el compromiso asumido por obligaciones

Cuarto Paso: Se registra la fase de la ejecución del presupuesto de ingresos y

gastos.

8401 Asignac. Comprometidas 1 '050,000

8601 Ejecución de Gastos 1 '050,000 Por la ejecución del presupuesto de

gastos.

3. Contabilidad de Costos

Aún sin implementar, pero tiene propósitos de analizar y controlar el costo

que significa producir los servicios públicos, así como determinar los costos
empleados en los proyectos y obras públicas o en los programas estratégicos,
en un marco del presupuesto por resultados así como el diseño, la operación
de sistemas y procedimientos de costos por actividad, áreas, funciones,
responsabilidades, productos periodos y otros productos que se puedan medir.
PROCESO CONTABLE DEL SISTEMA NACIONAL DE
CONTABILIDAD

Investigación Contable

La investigación contable es el conjunto de actividades de estudio y análisis

de los hechos económicos, financieros, su incidencia eh la situación
patrimonial, la gestión, los presupuestos y los costos en las entidades de los
sectores público y privado, conducentes a la aprobación de normas y al
mejoramiento de los sistemas y procedimientos contables.

Normatividad Contable

La Dirección Nacional de Contabilidad Pública y el Consejo Normativo de

Contabilidad, en el ámbito de sus competencias, dictan y aprueban normas y
procedimientos contables aplicables en los sectores público y privado,
respectivamente. Difusión y Capacitación

La Dirección Nacional de Contabilidad Pública, desarrolla las acciones

necesarias para la difusión, capacitación y permanente actualización de las
normas y procedimientos contables vigentes. El Registro Contable

El registro contable es el acto que consiste en anotar los datos de una

transacción en las cuentas correspondientes del plan contable que
corresponda, utilizando medios manuales, mecánicos, magnéticos,
electrónicos o cualquier otro medio autorizado y de acuerdo a lo establecido
en la documentación que sustenta la transacción.

El registro contable oficial es el autorizado por la Dirección Nacional de

Contabilidad Pública, estando las entidades del sector público obligadas a su
total cumplimiento, en aplicación de las normas y procedimientos contables
emitidos por el órgano rector, utilizando los planes de cuenta y clasificadores
presupuestarios de ingresos y gastos públicos, así como los sistemas contables
que les sean aplicables.

Las Entidades del sector privado efectuarán el registro contable de sus

transacciones con sujeción a las normas y procedimientos dictados y
aprobados por el Consejo Normativo de Contabilidad.

En el registro sistemático de la totalidad de los hechos financieros y

económicos, los responsables del registro no pueden dejar de registrar,
procesar y presentar la información contable por insuficiencia o inexistencia
de la legislación. En tales casos se debe aplicar en forma supletoria los
Principios Contables Generalmente Aceptados y de preferencia los aceptados
en la Contabilidad Peruana.
Registro Contable en el Sistema Integrado de Administración Financiera del
Sector Público (SIAF-SP)

El registro contable que se efectúa utilizando el Sistema Integrado de

Administración Financiera del Sector Público (SIAF-SP), tiene como sustento
la Tabla de Operaciones cuya elaboración y actualización permanente es
responsabilidad de la Dirección Nacional de Contabilidad Pública.

Elaboración de los Estados Contables

Las transacciones de las entidades registradas en los sistemas contables

correspondientes, son clasificadas y ordenadas para la elaboración de los
estados financieros, las notas a los estados financieros, de los estados
presupuestarios e información complementaria de acuerdo a las normas
contables vigentes.

Evaluación de Aplicación de Normas Contables

La Dirección Nacional de Contabilidad Pública evalúa la aplicación de las

normas que sustenta la información contable de las entidades del sector
público remitidas por sus titulares y suscrita por los Directores Generales de
Administración, los Directores de Contabilidad y los de Presupuesto o quienes
hagan sus veces, adoptando las medidas correctivas.

Integración y Consolidación

Las entidades del sector público efectúan la integración y consolidación de los

estados financieros y presupuestarios de su ámbito de competencia funcional,
aplicando las normas y procedimientos contables emitidos por la Dirección
Nacional de Contabilidad Pública.

La Dirección Nacional de Contabilidad Pública integra y consolida los estados

financieros de las entidades del sector público.

Interpretación de las Normas Contables

Para la aplicación de las normas contables en el sector público, el encargado

de realizar la interpretación de la norma es la Dirección Nacional de
Contabilidad Pública. Para la aplicación de las normas contables en el sector
privado, el encargado de realizar la interpretación de la norma es el Consejo
Normativo de Contabilidad.

La Contabilidad del Sector Público

La contabilidad del sector público se configura como un sistema de

información económica, financiera y presupuestaria de cada una de las
entidades que lo conforman. Tiene por objeto mostrar la imagen fiel del
patrimonio, la situación financiera, los resultados y la ejecución del
presupuesto.

CUENTA GENERAL DE LA REPÚBLICA

DEFINICIÓN, ALCANCE Y OBJETIVOS

1. Definición.- La Cuenta General de la República, es el instrumento de

gestión pública que contiene información y análisis de los resultados
presupuestarios,

financieros, económicos, patrimoniales y de cumplimiento de metas e

indicadores de gestión financiera, en la actuación de las entidades del sector
público durante un ejercicio fiscal.

2. Alcance.- Se encuentran sujetas a la rendición de cuentas para la

elaboración de la Cuenta General de la República todas las entidades del
sector público sin excepción, conforme a lo siguiente:

a. Las Entidades del Gobierno General comprendidas por el Gobierno

Nacional, Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales, de acuerdo al detalle
siguiente:

Gobierno Nacional.-

 La administración central comprendida por los ministerios, organismos

públicos descentralizados y universidades públicas.
 Los organismos constitucionalmente autónomos;
 Los organismos reguladores;
 Los organismos recaudadores y supervisores;
 Fondos especiales con personería jurídica; y,
 Sociedades de beneficencia pública y sus dependencias.

Gobiernos Regionales.-

 Gobiernos regionales y sus organismos públicos descentralizados.

Gobiernos Locales.-

 Gobiernos locales y sus organismos públicos descentralizados.

b. Las empresas bajo el ámbito del Fondo Nacional de Financiamiento de la

Actividad Empresarial del Estado — FONAFE.

c. Las empresas de los gobiernos regionales;

d. Las empresas de los gobiernos locales;

e. Las entidades que administran o quienes distribuyan los Fondos sin

personería jurídica que se financian total o parcialmente con recursos
públicos.

f. El titular o quien haga sus veces, en los organismos carentes de personería

jurídica que tiene asignado un crédito presupuestario en la Ley Anual de
Presupuesto, sin perjuicio de las particularidades que establezcan sus
respectivas normas de creación, organización y funcionamiento;

g. El Seguro Social de Salud - ESSALUD, de acuerdo a su normatividad

vigente;

h. Las personas jurídicas de derecho público y las empresas del Estado no

mencionadas en los numerales precedentes; y,

i. Otras entidades señaladas por dispositivo legal expreso.

3. Objetivos.- Los objetivos de la Cuenta General de la República son:

a. Informar los resultados de la gestión pública en los aspectos

presupuestarios, financieros, económicos, patrimoniales y de cumplimiento de
metas

b. Presentar el análisis cuantitativo de la actuación de las entidades del sector

público incluyendo los indicadores de gestión financiera;

c. Proveer información para el planeamiento y la toma de decisiones; y,

d. Facilitar el control y la fiscalización de la gestión pública.

ESTRUCTURA DE LA CUENTA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Estructura.- La estructura de la Cuenta General de la República es la

siguiente:

1. Cobertura y Cumplimiento:

Contiene el universo de entidades captadoras de recursos financieros y de

entidades ejecutoras de gastos e inversión, así como el informe sobre
cumplimiento y omisiones en la presentación de la información para la Cuenta
General.
2. Aspecto Económico:

Incluye la evolución y resultados de los indicadores macroeconómicos

utilizados en la política económica, fiscal, monetaria y tributaria, de acuerdo
al detalle siguiente:

a. Producto bruto interno.

b. Ahorro e inversión;

c. Inflación;

d. Tipo de cambio;

e. Balanza de pagos;

f. Cuentas monetarias del sistema financiero y bancario;

g. Operaciones del sector público, brechas y resultados económicos:

h. Cumplimiento de las reglas macrofiscales por niveles de Gobierno: e,

i. Otros considerados por la Dirección Nacional de Contabilidad Pública.

3. Sector Público: Contiene información integrada y consolidada del sector

público, de acuerdo al detalle siguiente:

a. Información Presupuestaria:

* Marco legal del presupuesto de ingresos y egresos;

* Clasificación económica de ingresos y egresos;

* Clasificación funcional y geográfica de los egresos; y,

* Estado de programación y ejecución del presupuesto.

b. Análisis de resultados: Primario, económico y financiero;

c. Información financiera:

- Balance general;

- Estado de gestión;

- Estado de cambios en el patrimonio neto;

- Estado de flujos de efectivo;

- Notas a los estados financieros; y,

- Análisis de estructura y evolución de los estados e indicadores financieros.

d. Estado de tesorería;

e. Estado de deuda pública y el estimado de la liquidación de interés por

devengar;

f. Información estadística de la recaudación tributaria;

g. Inversión pública:

- Marco legal y ejecución del presupuesto de inversiones;

- Clasificación de las inversiones por ámbito geográfico y sectores;

- Metas de inversiones programadas y ejecutadas;

- Programas especiales de desarrollo; y,

- Análisis de inversiones considerando metas físicas y financieras.

h. Gasto Social.

4. Niveles de la Actividad Gubernamental:

Contiene información agregada y detallada por niveles de la actividad

gubernamental, de acuerdo al detalle siguiente:

a. Marco Institucional;

b. Información Presupuestaria:

- Marco legal del presupuesto de ingresos y egresos;

- Clasificación económica de ingresos y egresos;

- Clasificación funcional, institucional y geográfica de los egresos; y, - Estado

de ejecución de ingresos y egresos.

c. Información financiera:

- Balance general;
- Estado de gestión;

- Estado de cambios en el patrimonio neto;

- Estado de flujos de efectivo;

- Notas a los estados financieros; y,

- Análisis de estructura y evolución de los estados financieros.

5. Informe de Entidades Omisas y las Razones de la Omisión.

FASES DEL PROCESO DE LA CUENTA GENERAL DE LA REPÚBLICA

El proceso de la Cuenta General de la República tiene las fases siguientes:

1. Presentación y recepción de las rendiciones de cuentas;

2. Análisis y procesamiento de la información;

3. Elaboración;

4. Informe de auditoría;

5. Presentación;

6. Examen y dictamen;

7. Aprobación; y,

8. Difusión.

1. Presentación y Recepción de las Rendiciones de Cuentas

La fase de presentación y recepción de las rendiciones de cuentas comprende

desde la elaboración y difusión de normas específicas, por la Dirección
Nacional de Contabilidad Pública, hasta la obtención de información de las
entidades del sector público para la elaboración de la Cuenta General de la
República.

Los plazos para la presentación de las rendiciones de cuentas por parte de

todas las entidades del sector público, son determinados por la Dirección
Nacional de Contabilidad Pública, sin exceder el 31 de marzo siguiente al
ejercicio fiscal materia de rendición de cuentas.
Dentro de los treinta días calendario siguientes al plazo establecido en el
párrafo precedente, la Dirección Nacional de Contabilidad Pública notifica al
titular del pliego presupuestario o máxima autoridad individual o colegiada de
la entidad, mediante el Diario Oficial El Peruano y en la sección
correspondiente de la página Web del Ministerio de Economía y Finanzas, la
condición de omiso a la presentación de las rendiciones de cuenta.

2. Análisis y Procesamiento de las Rendiciones de Cuentas

La fase de análisis y procesamiento de las rendiciones de cuentas consiste en

la verificación, análisis, validación y estructuración de dichas rendiciones, por
parte de la Dirección Nacional de Contabilidad Pública, de acuerdo a las
normas contables aprobadas y vigentes.

3. Elaboración de la Cuenta General de la República

Las rendiciones de cuentas son integradas y consolidadas para la elaboración

de la Cuenta General de la República, en el marco de lo dispuesto en la
presente Ley y las normas contables aprobadas por la Dirección Nacional de
Contabilidad Pública y el Consejo Normativo de Contabilidad, en lo que sean
pertinentes.

La Dirección Nacional de Contabilidad Pública remite la Cuenta General de la

República a la Contraloría General de la República para ser auditada y a una

Comisión Revisora del Congreso de la República, en un plazo que vence el 30
de junio del año siguiente al ejercicio fiscal materia de rendición de cuentas
que incluye el informe sobre las entidades omisas a la presentación oportuna
de las rendiciones de cuentas.

La Contraloría General de la República y la Comisión Revisora del Congreso

de la República promueven las acciones de control a que hubiera lugar, dentro
del marco de su competencia legal.

La Contraloría General de la República comunica a la Dirección Nacional de

Contabilidad Pública y a la Comisión Revisora del Congreso de la República,
el resultado de las acciones.

4. Informe de Auditoría

El objetivo del Informe de Auditoría es verificar si el contenido y estructura

de la Cuenta General de la República, asimismo verifica la confiabilidad y
transparencia en la información y la aplicación correcta de los procedimientos
establecidos en su elaboración, comprobando la correcta integración y
consolidación en los estados financieros. El informe incluye el estado de la
implementación de las recomendaciones y el levantamiento de las
observaciones de los ejercicios anteriores.

La Contraloría General de la República, es la entidad encargada de realizar la

auditoría a la Cuenta General de la República, emite el Informe de Auditoria
señalado en el artículo 81 de la Constitución Política del Perú, el cual es
presentado al Ministerio de Economía y Finanzas y a la Comisión Revisora
del Congreso de la República, en un plazo que vence el 31 de agosto del año
siguiente al del ejercicio fiscal materia del informe. Si fuera el caso, el plazo
incluye el levantamiento de las observaciones hechas a la entidad, por la
Dirección Nacional de Contabilidad Pública.

5. Presentación

El Ministro de Economía y Finanzas remite al Presidente de la República la

Cuenta General de la República elaborada por la Dirección Nacional de
Contabilidad Pública, acompañada del Informe de Auditoría de la Contraloría
General de la República, para su presentación al Congreso de la República, en
un plazo que vence el quince de noviembre del año siguiente al del ejercicio
fiscal materia de rendición de cuentas, acorde a lo dispuesto por el artículo 81
de la Constitución Política del Perú.

6. Examen y Dictamen

La Cuenta General de la República y el Informe de Auditoría, recibidos por el

Congreso de la República, se derivan a una Comisión Revisora, para el
examen y dictamen correspondiente, dentro de los noventa (90) días
calendarios siguientes a su presentación.

La Comisión Revisora del Congreso de la República presenta su dictamen en

la sesión inmediata.

7. Aprobación de la Cuenta General de la República

La aprobación de la Cuenta General de la República es un acto formal de

ordenamiento administrativo y jurídico, que implica que la Comisión Revisora
y el Pleno del Congreso de la República han tomado conocimiento de la
misma y no implica la aprobación de la gestión ni de los actos administrativos
que aquella sustenta, los que son objeto de acciones de control por parte del
Sistema Nacional de Control y del Congreso de la República.

La aprobación de la Cuenta General de la República se realiza de la siguiente

secuencia:
a. El Pleno del Congreso de la República se pronuncia en un plazo de treinta
(30) días calendario siguientes de recibido el dictamen de la Comisión
Revisora.

b. Si el Congreso de la República no se pronuncia en el plazo señalado, el

dictamen de la Comisión Revisora se remite al Poder Ejecutivo dentro de los
quince (15) días calendarios siguientes, para que la promulgue por decreto
legislativo.

c. El plazo para la promulgación por el Poder Ejecutivo es dentro de los

quince (15) días calendarios siguientes de remitido el dictamen.

8. Difusión de la Cuenta General de la República

La Dirección Nacional de Contabilidad Pública, de conformidad a la Ley de

Transparencia y Acceso a la Información Pública, Ley NO 27806, publica en
la sección del Sistema Nacional de Contabilidad de la página Web del
Ministerio de Economía y Finanzas, la relación de omisos, los estados
financieros, presupuestarios e información complementaria de las entidades
del sector público, indicadas en el artículo 24 de la presente Ley, para facilitar
el debido ejercicio de la participación y control ciudadano.

PLAN CONTABLE GUBERNAMENTAL

El Plan Contable Gubernamental - PCG, como herramienta de la contabilidad

gubernamental permitirá mejorar de manera sustancial el registro y
procesamiento de la información contable, Asi como la formulación de los
reportes exigidos en las rendiciones de cuentas para la elaboración de la
Cuenta General de la República, las Cuentas Fiscales, las Cuentas Nacionales,
el planeamiento, la fiscalización y el control, como también de los reportes de
gestión que contarán con mayores niveles de desagregación y harán posible
ampliar los niveles y la calidad del análisis contable como fundamento de la
toma de decisiones, en las Unidades Ejecutoras y Pliegos del ámbito del
Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF), el cual comprende al
Gobierno Nacional, los Gobiernos Regionales y los Gobiernos Locales.

El Plan Contable Gubernamental contiene además de la normatividad, la

dinámica de cuentas para su adecuado manejo, su diseño recoge y mejora los
lineamientos del Sistema de Contabilidad Gubernamental vigente, asegura la
obtención de información financiera, económica y presupuestaria concordante
con los clasificadores de ingreso y gasto público, para efecto de su utilización
por el Sistema Integrado de Administración Financiera — SIAF y devuelva la
racionalidad del Sistema Contable de la Contaduría Pública de la Nación,
aprobado por Resolución Directoral NO 011-2011EF193.01 y aplicado por las
entidades comprendidas en el Sistema de Contabilidad Gubernamental.
También hará posible difundir a la sociedad en su conjunto, con oportunidad y
transparencia, la información de la gestión de los recursos públicos para el
ejercicio del control ciudadano, en cuanto a ingresos, gastos, estado de
tesorería, estado de la deuda pública, inversiones y gasto social, ente otros
aspectos del accionar del Estado, propiciando así la generación de aportes que
propendan a mejorar la gestión de las entidades públicas.

La Estructura del Plan Contable Gubernamental.

Comprende tres elementos de Balance: 1.- Activo, 2.- Pasivo y 3.-Patrimonio;

tres elementos de Gestión: 4.- Ingresos, 5.- Gastos y 6.- Resultado; un
elemento de Presupuesto: 8.- Presupuesto y un elemento de Cuentas de Orden:
9.- Cuentas de Orden; a partir de los cuales se elaboraron los catálogos, la
dinámica, los criterios de reconocimiento y medición y las referencias
resumidas de las normas internacionales contables relacionadas para cada
caso, con miras a facilitar su conocimiento, interpretación y aplicación en las
transacciones contables de las entidades públicas que comprende el SIAF,
para garantizar la transparencia, calidad y oportunidad de ta información
como medio de mejora de las decisiones de Estado.

Para la correcta aplicación del Plan Contable Gubernamental en las entidades

del Gobierno, es necesario observar las Normas Internacionales de
Contabilidad Sector Público (NICSP) y de las Normas Internacionales de
Información Financiera (NIIF), asi como las normas impuestas por el derecho,
la jurisprudencia, usos y costumbres administrativo - contables.

MODALIDADES GENERALES DE EMPLEO DE LAS CUENTAS

A fin de permitir el registro detallado de las transacciones económico -

financieras y presupuestarias de los entes del Gobierno, y la elaboración de los
estados financieros y presupuestarios, debe observarse la dinámica prevista en
cada una de las cuentas del Plan Contable Gubernamental.

1. Las operaciones deberán ser registradas en las cuentas cuyo titulo

corresponde a su naturaleza, sin establecer compensación entre éstas.

2. Las entidades utilizaran las cuentas principales a cuatro dígitos y las que a
más dígitos se precisan en la lista de cuentas del Plan Contable
Gubernamental.

3. Los códigos libres serán utilizados para implementar nuevas cuentas en el

futuro, de acuerdo a las necesidades y el requerimiento de las entidades
usuarias al órgano Rector del Sistema Contable.
SISTEMA Y REGISTROS DE CONTABILIDAD

1. La contabilidad será llevada en la lengua española y en moneda nacional

(nuevos soles) y según el principio de la «Partida Doble».

2. Todas las operaciones registradas en los libros principales y auxiliares

deberán ser efectuadas mediante el sustento del documento fuente
debidamente fechado y refrendado por los responsables.

3. Las transacciones financieras y presupuestarias deberán ser registradas

contablemente en los libros Diario, Mayor e Inventarios y Balances; así como
en los

libros auxiliares normados en el Sistema Contable Gubernamental y otros

registros

que la entidad considere necesarios, para el mejor control de las operaciones y

obtención de la información gerencial pertinente a sus necesidades.

4. Los libros y registros contables pueden ser llevados por cualquiera de los
medios: manual, mecanizado y procesamiento electrónico de datos, siempre
que la información que se obtenga por dichos medios, contenga todos los
datos y referencias que el Sistema Contable requiere y aquellos que ya se
encuentras procesando su información mediante el Sistema SIAF, procesarán
sus libros mediante este Sistema.

5. Los libros, registros, documentos y demás evidencias sustentatorias de las

operaciones, serán conservadas durante el tiempo que señalan los dispositivos
legales vigentes.

FECHA DE CIERRE DE LOS EJERCICIOS CONTABLES.

El ejercicio contable termina el 31 de Diciembre de cada año, salvo que la

entidad obtenga autorización para el cierre en fecha distinta.

Para la correcta aplicación del Plan Contable Gubernamental en las entidades

del Gobierno, es necesario observar las Normas Internacionales de
Contabilidad Sector Público (NICSP) y de la

Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), así como las

normas impuestas por el derecho, la jurisprudencia, usos y costumbres
administrativos contables.