PROCESO JURÍDICO Código:PJU.

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Versión: 09
PROCEDIMIENTO ASESORÍA JURÍDICA
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Fecha de aprobación: Diciembre 3 de 2008

Revisó: Asesor Jurídico Aprobó: Rector
Resolución N° 1851

OBJETIVO ALCANCE

Establecer las actividades necesarias para asesorar jurídicamente a la Aplica a todas las asesorías jurídicas brindadas a la Rectoría, Vicerrectorías
Universidad en los procesos judiciales, extra procesales, tramites y Unidades Académico Administrativas de la Universidad Industrial de
administrativos y policivos; a su vez en la revisión de solicitudes de alta Santander.
connotación legal.

NORMATIVIDAD

 Externa.: Constitución Nacional de Colombia, Leyes, Decretos, Códigos, Acuerdos, Circulares, Directivas, Resoluciones, Jurisprudencias, Ordenanzas.
 Interna: Acuerdos, Resoluciones, Directivas, Circulares.

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

 Visado: Acción y efecto de reconocer o examinar un documento, certificación, etc., poniéndole el visto bueno.

 Proceso Judicial: Fusión de actos encadenados entre sí, desarrollados ordenada y progresivamente, por las partes y el órgano jurisdiccional, dirigidos a
obtener una decisión que actualice el Derecho positivo a un caso concreto y singular. El concepto de proceso junto con los de acción y de jurisdicción
conforman la trilogía estructural que sustenta la unidad conceptual del derecho procesal.

 Poder: Es un acto unilateral mediante el cual el poderdante confiere facultades a su apoderado para la realización de un determinado acto o para que lo
represente en determinado proceso o actuación judicial.

CONSIDERACIONES

Todos los trámites judiciales o extra procesales, administrativos y policivos, deben enmarcarse dentro de la normatividad procesal previamente
establecida por la Ley.
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Inicio/Fin Actividad Dec isión Documento Procesamiento en S.I. o Procedimiento predefinido Conector Conector de página
intranet

TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA

INICIO

1. Registra la fecha de recepción, hora, tipo de FJU. 01

1. Registro de solicitudes. documento, medio de envío (Correo interno, fax, e-mail), Control de
dependencia que lo envía, se referencia el documento con 10 - 60 Secretaria Asesoría Correspondencia
la información más relevante en el formato FJU. 01. Minutos Jurídica FJU. 06
Si la solicitud es un convenio diligenciar el formato FJU. 06. Convenios

2. Prioriza y distribuye el 2. Prioriza el trabajo según su impacto jurídico y lo

10 - 60
trabajo distribuye entre los abogados. Asesor Jurídico
Minutos

FJU. 01
3. Actualiza el registro con el nombre del abogado que Control de
3. Actualiza el registro. Correspondencia
tendrá a su cargo el trabajo y se actualiza el formato FJU. 10 - 60 Secretaria Asesoría
01. Minutos Jurídica FJU. 06
Nota: Si la solicitud es un convenio actualiza el formato
Convenios
FJU. 06.

¿Es un proceso
judicial, administrativo Si A
policivo o accion Pág.6
constitucional?

No

1
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TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA

¿Es un concepto,
requerimiento, No B
solicitud interna o
externa o derecho de Pág.4
petición?

Si

4. Revisa la solicitud y determina si cuenta con la 15 - 30

4. Revisa la Solicitud. Abogado
información necesaria para pronunciarse sobre el mismo. Minutos

¿El concepto,
requerimiento, solic itud
interna o externa, o
Si C
derec ho de petición se Pág.4
encuentra debidamente
soportada?

No

5. Define la información adicional necesaria para emitir

5. Defina los soportes 15 - 50
adicionales necesarios.
un pronunciamiento sobre la solicitud recibida y entrega Abogado
Minutos
a la secretaria de la oficina de asesoría Jurídica, el
requerimiento para su trámite.
Comunicación con las
observaciones del caso.
FJU. 01
6. Registra la fecha de salida, la hora y medio de envío del Control de
requerimiento de soportes adicionales. (correo interno, 10 - 60 Correspondencia
6. Registro de salida Secretaria Asesoría
fax, e-mail). Se referencia la información más relevante de Minutos Jurídica FJU. 06
la solicitud y se actualiza el formato FJU. 01. Nota: Si la
Convenios
solicitud es un convenio diligenciar el formato FJU. 06.
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TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA

7. Envió de la solicitud a la 7. Envía la solicitud con los requerimientos del caso a 15 – 60 Secretaria Asesoría
dependencia de origen la dependencia correspondiente. Minutos Jurídica

8. Se archiva el documento en la carpeta 15 – 120 Secretaria Asesoría

8. Archivo de la Solicitud correspondiente. Minutos Jurídica

FIN

¿La solicitud es un
C
derecho de petición?
Si
9. Genera un proyecto de
respuesta sobre el derecho
de petición
B
No
9. Determina el trámite a seguir dentro del marco legal
y la normatividad vigente.
Nota: Este término puede variar así: 5 – 30
Las peticiones de documentos se resuelven dentro de los 10 días Abogado
siguientes a su recepción.
Días hábiles
Las peticiones en las cuales se eleva una consulta se resuelven dentro
de los 30 días siguientes a su recepción.
Todas las demás peticiones se resuelven dentro de los 15 días
siguientes a su recepción.

10. Determina el trámite a seguir dentro del marco legal

y la normatividad vigente. 1 – 10 Días
10. Genera un proyecto de
respuesta sobre la solicitud
Nota: Este término puede variar en los casos de fuerza mayor tales Abogado
como: necesidad de atender términos judiciales o requerimientos de hábiles
entes de control.

11. Se reúne el abogado que tiene a su cargo la solicitud

11. Reunión entre al
y el Asesor Jurídico para revisar el trabajo realizado; de 10- 30 Asesor Jurídico y
abogado y el Asesor
Jurídico. ser necesario se realizan las correcciones a que haya Minutos Abogado
lugar.
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TIEMPO DOCUMENTOS DE
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ESTIMADO REFERENCIA

¿Requiere la firma del No

rector?

Si

12. Envía documento para 20 – 60 Secretaria

12. Envía el documento para la firma del Rector
la firma Minutos Asesoría Jurídica

13. Firma la respuesta y la 13. Firma la respuesta y la envía devuelta a la Oficina 1–3
envía a la Oficina Jurídica Jurídica Días hábiles Rector

14. Suscribe conjuntamente

el pronunciamiento con el
asesor jurídico
Pronunciamiento
Asesoría Jurídica
14. Suscribe conjuntamente el documento que contiene
15- 30 Asesor Jurídico y
el pronunciamiento de la Asesoría Jurídica frente a la
Minutos Abogado
solicitud y se envía el pronunciamiento a la secretaria de
la oficina de asesoría jurídica.

15. Registra la fecha de salida, la hora y medio de envío.

15. Registro de salida
(Memorando, correo interno, fax, e-mail). Se referencia 10 – 60 Secretaria FJU. 01
la información más relevante de la solicitud y se actualiza Minutos Asesoría Jurídica Control de
el formato FJU. 01. Correspondencia

4 Nota: Si la solicitud es un convenio se diligencia el FJU. 06

formato FJU. 06. Convenios
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TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA

16. Envió de la respuesta a

16. Envía la solicitud con los requerimientos del caso a la Secretaria
la dependencia de origen o 1 Día Hábil
al ente externo. correspondiente dependencia de origen o al ente Asesoría Jurídica
externo.

17. Archivo de la Solicitud 17. Se archiva el documento en la carpeta Secretaria

1 Día Hábil
correspondiente. Asesoría Jurídica

FIN

18. Elabora
A el poder para firma del
rector o el asesor jurídico.
18. Elabora el poder especial dirigido a la autoridad judicial Secretaria
10 - 30
correspondiente especificando el nombre del abogado, Asesoría Jurídica
Minutos
tarjeta profesional y número de radicado del proceso.

19. Visado del poder y 1 Día

envío, o firma del poder 19. Visa el poder y éste se envía a rectoría. Si el poder lo Asesor Jurídico
Hábil
para otorgarlo otorga el asesor jurídico, lo firma.

20. Firma del rector o

asesor jurídico y 20. El Rector o Asesor Jurídico suscribe el poder con 1–2 Rector
presentación personal ante presentación personal ante notario. Días hábiles Asesor Jurídico
notario.

MJU. 01
21.Registra el proceso 21. Registra el proceso en el Sistema de Información Secretaria Manual Sistema
10 - 30
jurídico en el Sistema de
Jurídico de acuerdo al manual MJU. 01. Minutos Asesoría Jurídica de Información
Información Jurídico.
Jurídico.

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TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA

22. Crea carpeta física del proceso anexando copia del 10 – 30 Secretaria
22. Crea carpeta física y
archivo
proceso judicial, copia del poder e información general de Minutos Asesoría Jurídica
éste.

23. Ejerce la representación de la universidad en el *Iniciar

23. Actuación por parte
de la Asesoría Jurídica ejercicio del poder otorgado dentro del marco legal y la demanda:
dentro del curso regular normatividad interna (contestación de demandas, inicio de Abogado
1 Día – 5
del proceso. demandas, participación de audiencias... ) y se entrega a la Años
secretaria de la oficina de asesoría jurídica los documentos.
*Contestar
Documentos de la Nota: Este término pude variar así: demandas:
actuación Inicio de demandas: 1 Día - 5 años 1 – 55 Días
Contestación de demanda: 1- 55 Días Hábiles Hábiles

24. Entrega documentos 24. Entrega documentos soportes de la actuación a la 10-30

Secretaria de la Oficina Jurídica Minutos Abogado

25. Actualiza el Sistema de 25. Actualiza el proceso en el Sistema de Información 10 – 30 Secretaria MJU. 01
Información Jurídico Jurídico de acuerdo al manual MJU 01. Minutos Asesoría Jurídica Manual Sistema
de Información
Jurídico.

26. Actualiza la carpeta A 26. Actualiza la carpeta física del proceso con copia de los 15 – 30 Secretaria
física del archivo judicial Pág.6 documentos que contienen la actuación emprendida. Minutos Asesoría Jurídica

27. Realiza seguimiento al 27. reportes en búsqueda 20 – 40 Profesional de FJU. 09 Control de

E
proceso.
y actualiza el formato FJU.09. Minutos Apoyo procesos Judiciales.

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TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA

28. Elabora el informe diario del estado actual de los 15 – 30 Profesional de

28. Elabora y envía el procesos y lo envía a cada abogado
informe Minutos Apoyo
Nota: Al finalizar el día se archiva una copia del informe elaborado.

Si
¿Ocurre una D
actuación? Pág.9

No

¿ Se debe No E
dar impulso al
proceso? Pág.7

Si

29.Presenta
29. Elabora el memorial y lo hace llegar a la autoridad 3 – 10
competente y se entrega copia del memorial a la Abogado
memorial Días Hábiles
secretaria de la oficina de asesoría jurídica.

30. Entrega documentos soportes de la actuación a la 10-30

30. Entrega documentos Abogado
Secretaria de la Oficina Jurídica. Minutos

MJU. 01
31. Actualiza el Sistema de 31. Actualiza el proceso en el Sistema de Información 10- 30 Secretaria Manual Sistema
Información Jurídico. Jurídico de acuerdo al manual MJU. 01. Minutos Asesoría Jurídica de Información
Jurídico.

32. Actualiza la carpeta E 32. Actualiza la carpeta física del proceso con copia de los 10- 30 Secretaria
física del archivo judicial Pág.7 documentos que contienen la actuación emprendida. Minutos Asesoría Jurídica

7
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TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA

¿La actuación es el No E
D
último acto procesal? Pág.7

Si

MJU. 01
33. Actualiza el proceso en el Sistema de Información 10 – 30 Secretaria Manual Sistema
33. Actualiza el Sistema de
Información Jurídico Jurídico de acuerdo al manual MJU 01. Minutos Asesoría Jurídica de Información
Jurídico.

34. Actualiza la carpeta

34. Actualiza la carpeta física del proceso con copia de los 10- 30 Secretaria
física del archivo judicial. documentos que contienen la actuación emprendida. Minutos Asesoría Jurídica

MJU. 01
35. Desactiva el proceso en 35. Desactiva el proceso del Sistema de Información 10.- 30 Manual Sistema
el Sistema de Información Asesor Jurídico
Jurídico quedando este para consulta de acuerdo al manual Minutos de Información
Jurídico.
MJU 01. Jurídico.

FIN
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PROCEDIMIENTO ASESORÍA JURÍDICA
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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN

01 Diciembre 03 de 2007 Creación del Documento

Se cambió el orden de las actividades número 19, 20, 21 y 27,28,29. En la actividad número 22 se
02 Febrero 27 de 2008 agregó una nota con respecto al seguimiento de lo procesos judiciales y el control que se ejerce a los
proveedores de información.
Se incluyeron consideraciones respecto al marco legal bajo el cual se actúa en el desarrollo del
03 Abril 07 de 2008 procedimiento de Asesoría Jurídica. Se complementó la actividad número 2, respecto a la
priorización del trabajo según su impacto jurídico y se modificaron algunas definiciones .

04 Febrero 23 de 2009 Eliminación nota actividad número 10

05 Mayo 24 de 2008 de que se deben en No.

06 Julio 30 de 2013
1. Se modificó la actividad número 2
2. Se elimina el documento Memorando informando al abogado la nueva tarea asignada que se
producía en la actividad numero 2.
3. Se modifico el documento Comunicación con las observaciones del caso que se produce de la
07 Noviembre 01 de 2013 actividad número 5.
4. Se modifico la actividad número 19 y se elimino el documento de referencia.
5. Se agrego una decisión después de la actividad número 19.
6. Se creo la actividad número 20.
7. Se modifico la actividad número 25.
8. Se modifico la actividad número 26 y se elimino el documento de referencia.
9. Se modifico el documento que se produce de la actividad número 33.
10. Se modifico la actividad número 34.
11. Se modifico la actividad número 35.
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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN

1. Se modificó la actividad número 1 eliminando y archivo . En esta actividad solo se registran

solicitudes.
2. Se adiciona en la segunda decisión ¿Es un requerimiento, solicitud externa o derecho de petición?
Quedando así: ¿Es un concepto, requerimiento, solicitud interna o externa o derecho de petición?.
3. Se modificó la actividad número 6 eliminando y archivo . En esta actividad solo se registra la
salida.
4. Se incluye una actividad que sería la número 8 denominada Archivo de la Solicitud.
5. La actividad 8 pasa a ser la número 9 y se denomina Genera un proyecto de respuesta sobre la
solicitud , y el responsable de dicha actividad es únicamente el abogado.
08 Abril 23 de 2015 6. Se incluye una decisión con la siguiente pregunta: ¿La solicitud es un derecho de petición? .
7. Se incluye la actividad que es la número 9 denominada Genera un proyecto de respuesta sobre
el derecho de petición? .
8. La actividad 10 es ahora la 12 y se denomina Elabora conjuntamente el pronunciamiento .
9. Seguida de la actividad 12 se incluyeron las siguientes: la Decisión cuya pregunta ¿Requiere la
firma del rector? ; Envía documento para la firma ; Firma la respuesta y la envía a la oficina
jurídica ;
10. La actividad 11 ahora 15 se modifica eliminando el archivo y solo se efectúa el registro de salida.
11. La actividad 12 ahora 16 se modifica adicionando o al ente externo .
12. Se incluye la actividad 17 de archivo de la solicitud.
13. La actividad 13 ahora 18 se modifica adicionando o el asesor jurídico .
14. La actividad 14 ahora 19 se modifica adicionando o firma del poder para otorgarlo .
15.Las actividades 25 y 26 se eliminan junto con la decisión ¿Es una demanda judicial?
16Las actividades de la 32 a la 35 se eliminan.
17. Se reemplaza el responsable abogado pasante por profesional de apoyo .
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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN

1. Se modificó el orden de las actividades 12, 13 y 14, modificando igualmente en la actividad 12

9 ahora 14 la denominación de la misma así Suscribir conjuntamente el pronunciamiento con el asesor
jurídico .
Noviembre 18 de 2015 2. Se modificaron las actividades 24 y 30 así: Entrega de documentos
3. Inclusión de Tiempos Estimados en las actividades del procedimiento