- Sesión 02 -

Aplicación de la Metodología del Análisis Funcional del Negocio

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ETAPA 1: DELIMITACIÓN DEL CAMPO
En esta etapa, se analiza de manera general la organización delimitando las áreas que
tienen roles afines para su estudio.
Para el caso de la empresa en estudio, la delimitación se dividió en el siguiente campo:
Gestión de Unidades Vehiculares
Este campo está compuesto por diferentes áreas de la empresa que están vinculadas
entre sí y forman parte de la cadena productiva y/o de servicios de la empresa.
Gráfico N° 01: Áreas que conforman la Gestión de Unidades Vehiculares.

Asistencia
Gerencial

Área de Gestión de Unidades Área de

Ventas Vehiculares Operaciones

Área de Logística

ETAPA 2: IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE ROLES

En esta etapa, se procede a identificar las distintas ocupaciones o roles en cada área.
Para ello, se identifican las distintas funciones correspondientes.
Las funciones descritas fueron obtenidas en base a la documentación obtenida del
Manual de Organización y Funciones (MOF) de la empresa según el Anexo 03.

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Gráfico N° 02 : Funciones de las Áreas de la Gestión de Unidades Vehiculares.

ASISTENCIA GERENCIAL:
•Facilitar a los clientes la lista de requisitos para la incorporación o renovación de
unidades vehiculares.
•Registrar en el sistema los datos de los clientes (propietarios), personal operativo
(conductores), unidades vehiculares y Tarjeta Única de Circulación (TUC).
•Recepcionar y verificar los documentos de los clientes (propietarios).
•Preparar los expedientes de administrativos para la tramitación de la TUC.
•Dar seguimiento constante a los expedientes administrativos en la Gerencia de
Transporte, Transito y Seguridad Vial.
•Confirmar la emisión de la Tarjeta Única de Circulación.
•Entregar a los propietarios y conductores las claves de acceso para la Aplicación
Móvil (Easy Taxi).
•Registrar a las unidades vehiculares para el monitoreo satelital (GPS), acceso al
servicio de parqueo e integración al grupo privado de comunicación a base a través
de la app (Zello).

ÁREA DE OPERACIONES:
•Revisrar el estado (apto) de la unidad vehicular.
•Derivar a la colocación de GPS si es requerido.
•Derivar a Taller Mecánico si es requerido.
•Derivar a Car Wash si es reuqerido.
•Ejecutar la supervisón inicial del estado de la unidad vehicular.
•Derivar a la GTTSV para la ejecución de la Inspección Técnica Vehicular.
•Ejecutar el Monitoreo Satelital (GPS) a las unidades vehiculares que se encuentran en
circulación.
•Realizar la Supervisón Operativa de las unidades vehiculares que se encuentran en
circulación.

ÁREA DE LOGÍSTICA:
•Recepcionar los materiales, equipos, unidades vehiculares, Tarjeta Única de
Circulación (TUC), servicios y/o información.
•Verificar los materiales, equipos, unidades vehiculares, Tarjeta Única de Circulación
(TUC), servicios y/o información.
•Ejecutar el Control de Calidad de materiales, equipos, información, unidades
vehiculares y Tarjeta Única de Circulación (TUC).
•Devolver los materiales, equipos, servicios, información, unidades vehiculares y TUC.
•Distribuir los materiales, equipos, información y la TUC al área que corresponda.
•Almacenar los materiales, equipos, documentos, información y TUC.
•Registrar las revisiones de las unidades vehiculares.

ÁREA DE VENTAS:
•Mejorar la atención al cliente.
•Llevar a cabo la entrega de servicios al propietario y conductor.
•Mejorar la atención de servicios.
•Emitir los documentos por conceptos de ingresos.

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ETAPA 3: IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO
En esta etapa, se procede a realizar la identificación de los procesos de negocio (macro
proceso, procesos principales y micro procesos). Para ello, se conformó un equipo de
trabajo integrado por participantes de la empresa Taxi Trujillo Service EIRL y los
alumnos del curso “Sistemas de Información y Organización” del Programa de
Maestría en Ingeniería de Sistemas de la UNT como facilitadores del desarrollo de
una metodología de trabajo y del diseño del proceso y sus funcionalidades.
En esta etapa se presenta los siguientes aspectos:
 El macro proceso de la gestión de Unidades Vehiculares.
 Descripción de procesos principales y microprocesos.
A continuación se presenta de manera gráfica la información recopilada durante la
definición de los procesos de negocio haciendo uso de los mapas mentales a través de
la técnica de Grupo Focalizado (Focus Group) utilizando el aplicativo Mind Manager
17.

Gráfico N° 03: Mapa Mental del Macro Proceso del Negocio

(Elaboracion Propia, 2018)

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5
Gráfico 04 : Mapa Mental de los Procesos del Negocio Fuente:
(Elaboracion Propia, 2018)

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ETAPA 4: DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DEL NEGOCIO
En esta etapa, se procede a describir el Macro Proceso del Negocio definido, el cuál
está conformado por los siguientes procesos:
P1: Proceso de Habilitación Vehicular
Este proceso consiste en la recepción de los requerimientos de Incorporación o
Renovación de la Tarjeta única de Circulación, registros de propietarios, conductores
y unidades vehiculares para preparación de expediente para la tramitación de la
Tarjeta Única de Circulación (TUC).
Este proceso se inicia con el Registro o actualización del Trámite de Solicitud para la
Incorporación o Renovación de la TUC y termina con la Generación de expediente de
tramitación de la TUC.

P2: Proceso de Control de Calidad

Este proceso consiste en la verificación de las papeletas de tránsito, revisión de a
unidad vehicular y emitir un reporte de aprobación para ser derivado a la Gerencia de
Transporte, Tránsito y Seguridad Vial.
Este proceso se inicia con la revision de la unidad vehicular y termina con la
generación del reporte de aprobación.

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P3: Proceso de Inscripción
Este proceso consiste en la actualización de los datos de la unidad vehicular en el
sistema con los datos concernientes a la TUC, autorización de accesos a las
aplicaciones Easy Taxi y Zello, autorización de parqueo, monitoreo satelital.
Este proceso se inicia con la Incorporación de la Unidad Vehicular y termina con la
generación de reportes de unidades vehiculare con TUC.

P4: Proceso de Supervisión

Este proceso consiste en el monitoreo satelital de las unidades vehiculares, registro de
incidencias y supervisión operativa de la unidad vehicular.
Este proceso se inicia con el registro o actualización de incidencias y termina con la
generación del reporte de la supervisión operativa de las Unidades Vehiculares.

A continuación se muestra el esquema gráfico del Macro Proceso:

Gráfico N° 05: Esquema del Macro Proceso del Negocio

P1 P2
P3 P4
Proceso de Proceso de
Proceso de Proceso de
Habilitación Control de
Inscripción. Supervisión.
Vehicular. Calidad.

GESTIÓN DE UNIDADES VEHICULARES

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ETAPA 5: MAPA DE LOS PROCESOS DEL NEGOCIO
En esta etapa, se elabora el mapa de los procesos principales del negocio tomando en
cuenta la siguiente clasificación:
 Procesos Estratégicos
 Procesos Misionales o del Negocio
 Procesos de Apoyo o Soporte
Para ello, se utilizará el aplicativo SmartDraw 18.

Gráfico N° 05: Mapa de Procesos del Negocio

ETAPA 6: DIAGRAMA DE PROCESOS DE NEGOCIO

En esta etapa, se presenta el diagrama de los diversos procesos del negocio.
En estos diagramas se describen la interrelación de flujo de información de los
procesos de negocio entre los actores del macro proceso Gestión de Unidades
Vehiculares, para lo cual se trabajó con el software aplicativo BizAgi Process Modeler
3.3.0

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GESTIÓN DE HABILITACIÓN VEHICULAR

GESTIÓN DE CONTROL DE CALIDAD

GESTIÓN DE INSCRIPCIÓN

GESTIÓN DE SUPERVISIÓN

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ETAPA 7: FLUJO DE TRABAJO DE LOS MICRO PROCESOS DE
NEGOCIO
En esta etapa, se presentan los micro procesos identificados y sus respectivos flujos
de trabajo.

P1_1: <Tràmite de Solicitud>

P1_2: <Validación de Documentos>
P1_3: <Generación Expediente de Tramitación>

P2_1: <Revisión de Unidad Vehicular>

P2_2: <Generación de reportes>

P3_1: <Incorporación de Unidad Vehicular>

P3_2: <Generación de Reportes>

P4_1: <Supervisión de Unidad Vehicular>

P4_2: <Generación de Reportes>

P1: Proceso de Habilitación Vehicular

P1_2 P1_3
P1_1
Validación de Generación de
Trámite de Solicitud.
Documentos. Reportes.

Título: Trámite de Solicitud (P1_1)

Este microproceso consiste en el requerimiento de la incorporación o renovación de
la Tarjeta Única de Circulación (TUC), registro de solicitud de Incorporación o
Renovación de la TUC, registro de propietario, registro de unidad vehicular y
registro de documentos.

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Participantes (Actores) del Negocio:
 Asistente de Gerencia.

Responsabilidades de los Actores:

 Responsabilidades de la Asistente de Gerencia
o Responsable del Registro de Solicitud de Incorporación o Renovación de
la Tarjeta Única de Circulación, registro de propietarios, unidades
vehiculares y documentos.

Descripción del MicroProceso Trámite de Solicitud:

1. Inicio
2. El propietario requiere información de requerimientos para incorporación o
renovación de la TUC.
3. La asistente de gerencia facilita los requerimientos al propietario
4. El propietario solicita la incorporación o renovación de la TUC.
5. La asistente de gerencia registra al propietario de la unidad vehicular.
6. La asistente de gerencia registra la unidad vehicular.
7. La asistente solicita y registra los documentos requeridos.
8. Fin.

Entradas:
 Datos de los requerimientos
 Datos de la solicitud.
 Datos del Propietario del Vehículo
 Datos de la Unidad Vehicular
 Datos de los documentos.

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Salidas:
 Registro de requerimientos
 Registro de la solicitud
 Registro del Propietario del vehículo
 Registro de la Unidad Vehicular
 Registro de los documentos.

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P 1.1 Trámite de Solicitud.

Asistente de gerencia Propietario

Inicio

Solicitar
Indicar los
información de los
requerimientos
requerimientos

¿Desea hacer la
solicitud?

Si

Solicita
Registrar incorporación o
propietario renovación de
tarjeta

Registrar unidad
vehicular
No

Solicitar Entregar
documentos documentos

Registrar o
actualizar
documentos

Fin

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Título: Validación de Documentos (P1_2)
Este microproceso consiste en la revisión de los documentos registrados y su
comparación con los documentos requeridos por la Gerencia de Transportes,
Tránsito y Seguridad Vial y el registro o actualización de documentos.

Participantes (Actores) del Negocio:

 Asistente de Gerencia.

Responsabilidades de los Actores:

 Responsabilidades de la Asistente de Gerencia
o Responsable del registro de documentos requeridos pro la Gerencia de
Transportes, Tránsito y Seguridad Vial y la validación de los mismo.

Descripción del MicroProceso Validación de Documentos:

1. Inicio
2. La asistente de gerencia genera un reporte de los documentos registrados vs
documentos requeridos.
3. La asistente de gerencia solicita al propietario de vehículo los documentos
requeridos.
4. El propietario del vehículo entrega los documentos solicitados.
5. La asistente de gerencia registra o actualiza los documentos reueridos.
6. La asistente de gerencia confirma la aprobación de la recepción de todos los
documentos requeridos.
7. Fin

Entradas:
 Datos de los documentos

Salidas:
 Registro de los documentos.
 Reporte de documentos registrados vs documentos requeridos.

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P 1_2 Validación de Documentos

P 1.2 Verificar Documentos

Asistente de gerencia Propietario

Inicio

Generar reporte documentos

registrados vs documentos requeridos

¿Falta algún
Si
documento?

Solicitar Entregar
documentos documentos
faltantes solicitados

No

Registrar o
actualizar
documentos
solicitados

Confirmar
aprobación de
recepción de todos
los documentos

Fin

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Título: Generación Expediente de Tramitación (P1_3)

Este microproceso consiste en la generación del reporte de expediente que será

remitido a la Gerencia de Transporte, Tránsito y Seguridad Vial, su correspondiente
envío y el registro del parte de entrega del expediente.

Participantes (Actores) del Negocio:

 Asistente de Gerencia.

Responsabilidades de los Actores:

 Responsabilidades de la Asistente de Gerencia

o Responsable de la generación del reporte de expediente y su envío a la

Gerencia de Transporte, Tránsito y Seguridad Vial.

Descripción del MicroProceso Generación Expediente de Tramitación:

1. Inicio
2. La asistente de gerencia genera el expediente con los documentos solicitados.
3. La asistente de Gerencia envía el expediente a la Gerencia de Transporte,
Tránsito y Seguridad Vial.
4. La asistente de gerencia registra la recepción de expediente en la Gerencia de
Transporte, Tránsito y Seguridad Vial.
5. Fin

Entradas:
 Datos de los documentos.

Salidas:
 Expediente con los documentos para la tramitación de la Tarjeta Única de
Circulación.

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P 1_3 Generación Expediente de Tramitación

P 1.3 Generar Reporte de Expediente

Gerencia de transporte, tránsito y seguridad
Asistente de gerencia
vial

Inicio

Generar expediente con los

documentos solicitados

No

¿Esta correcto el
expediente?

Si

Enviar expediente Recibir expediente

Registrar parte de
recepción de
expediente

Fin

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 P2: Proceso de Control de Calidad

P2_1 P2_2

Revisión de unidad vehicular. Generación de Reportes.

Título: Revisión de Unidad Vehicular (P2_1)

Este microproceso consiste en registro o actualización del último informe de

revisión del estado ‘APTO’ de la unidad vehicular, y poder cumplir con uno de los
requisitos principales para el procedimiento de incorporación o renovación de la
Tarjeta Única de Circulación (TUC) en la Gerencia de Transporte, Tránsito y
Seguridad Vial.

Participantes (Actores) del Negocio:

 Asistente de Gerencia.

Responsabilidades de los Actores:

 Responsabilidades de la Asistente de Gerencia:

o Responsable del registro y actualización del último informe de revisión del

estado ‘Apto’ de las unidades vehiculares que cuentan con expediente de
incorporación o renovación vehicular.

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Descripción del MicroProceso Revisión de Unidad Vehicular:

1. Inicio
2. La asistente de gerencia recepciona el informe de revisión del estado de la
unidad vehicular.
3. La asistente de gerencia registra o actualiza el estado de revisión de la unidad
vehicular.
4. Si existen observaciones en el informe, la unidad vehicular es derivada a el área
competente.
5. Sino existen observaciones, la unidad vehicular es derivada a pasar inspección
técnica en la Gerencia de Transporte, Tránsito y Seguridad Vial.
6. Fin.

Entradas:
 Datos del propietario de la Unidad Vehícular.
 Datos de la Unidad Vehicular.
 Datos del Informe de revisión del estado de la unnidad vehicular.

Salidas:
 Registro o actualizacion de la revisión del estado ‘Apto’ de la unidad vehicular.

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P 2_1 Revisión de unidad vehicular

P 2.1 Registrar o actualizar revisión de la Unidad Vehicular

Asistente de gerencia Jefe de supervisión

Inicio

Recepcionar informe de Enviar informe de revisión

revisión vehicular vehicular

Registrar estado de
revisión vehicular

¿Esta correcto el
expediente?

Si
No

Derivar la unidad a
Derivar al área
pasar inspección en
competente
la GGTSV

Actualizar estado de
revisión vehicular

Fin

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Título: Generación de Reportes (P2_2)
Este microproceso consiste en la generación de reportes de gestión:

- Unidades vehiculares que tuvieron observaciones de papeletas de transito.

- Unidades vehiculares que pasaron revisión de estado actual.
- Unidades vehiculares con observaciones en la fase de revisión vehicular.
- Unidades vehiculares que pasaron inspección técnica en la Gerencia de
Transporte, Tránsito y Seguridad Vial.

Participantes (Actores) del Negocio:

 Asistente de Gerencia.

Responsabilidades de los Actores:

 Responsabilidades de la Asistente de Gerencia:
o Responsable de la genración de reportes de gestión, los mismos que serán
elevados a la alta gerencia, para la toma de desiciones.

Descripción del MicroProceso Generación de Reportes:

1. Inicio
2. La asistente de gerencia verifica el correcto ingreso de la información.
3. La asistente de gerencia imprime los reportes de gestión.
4. La asistente de gerencia eleva los reportes a la alta gerencia.
5. Fin.

Entradas:
 Datos del propietario de la Unidad Vehícular.
 Datos de la Unidad Vehicular.

Salidas:
 Reportes de Gestión.

22
P 2_2 Generación de Reportes
P 2.2 Generar reportes

Asistente de gerencia Asistente de gerencia

Inicio

Verificar correcto
ingreso de información

Emitir reporte de
unidades con
papeletas

Si No

Si No

Emitir unidades
Emitir reporte de Emitir reporte de
derivadas a pasar
unidades con unidades
inspección en la
revisión vehicular observadas
GTTSV
Recepcionar
reportes de gestión

Fin

Derivar reportes de
gestión

23
 P3: Proceso de Inscripción

P3_1 P3_2

Incorporación de unidad vehicular. Generación de Reportes.

Título: Incorporación de unidad vehicular (P3_1)

Este microproceso consiste en la inscripción de la unidad vehicular en el sistema

con los datos concernientes a la Tarjeta única de Circulación, autorización de
accesos a las aplicaciones Easy Taxi y Zello, autorización de parqueo, monitoreo
satelital.

Participantes (Actores) del Negocio:

 Asistente de Gerencia.

Responsabilidades de los Actores:

 Responsabilidades de la Asistente de Gerencia:

o Registrar en el sistema los datos de los clientes (propietarios), personal

operativo (conductores), unidades vehiculares y Tarjeta Única de Circulación
(TUC).

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Descripción del MicroProceso Incorporación de unidad vehicular:

1. Inicio.
2. La asistente de gerencia procede a actualizar los datos de la unidad vehicular con
los datos concernientes de la tarjeta única de Circulación.
3. Se le brinda al conductor los accesos a las aplicaciones Easy Taxi
4. La asistente de gerencia registra la unidad vehicular para monitoreo satelital.
5. La asistente de gerencia registra la unidad vehicular para asignar el el parqueo
vehicular.
6. Se registra al conductor en el aplicativo Zello y se le brinda el acceso respectivo.
7. Fin.

Entradas:
 Datos de la Unidad Vehicular.
 Datos del conductor.

Salidas:
 Actualización de datos de la unidad vehicular.
 Registro de la unidad vehicular para monitoreo satelital.
 Registro de la unidad vehicular para parqueo.
 Registro en el aplicativo Easy Taxi.
 Registro en el aplicativo Zello.

25
P3_1 Actualizar datos de unidad vehicular

P 3.1 Actualizar datos de la unidad vehicular

Asistente de gerencia Conductor

Inicio

Registrar los datos de la

unidad vehicular según
en la TUC

Se le brinda acceso
a Easy Taxi
Registra a la unidad
vehicular en el
aplicativo Easy Taxi

Registrar la unidad
vehicular para
monitoreo satelital
Se le brinda acceso
a Zello

Registra la unidad
vehicular para
asignar el parqueo
vehicular

Registra a
conductor en el
aplicativo Zello

fin

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Título: Generación de Reportes (P3_2)

Este microproceso consiste en la generación del reporte de trámite de la Tarjeta

Única de Circulación.

Participantes (Actores) del Negocio:

 Asistente de Gerencia.

Responsabilidades de los Actores:

 Responsabilidades de la Asistente de Gerencia:

o Responsable de la generación del reporte de trámite de la Tarjeta Única de

Circulación (TUC).

Descripción del MicroProceso Generación de Reportes:

1. Inicio.
2. La asistente de gerencia procede a generar el reporte con los datos atualizados
de la unidad vehicular.
3. Fin.

Entradas:
 Datos actualizados de la Unidad Vehicular.

Salidas:
 Reporte de trámite de TUC.

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P3_2 Generación de Reportes:

P 3.2 Generar Reporte de Expediente

Asistente de gerencia

Inicio

Generar reportes
actualizados

No

¿Datos
correctos?

Si

Reporte de tramite
TUC

Fin

28
 P4: Proceso de Supervisión

P4_1 P4_2

Supervisión de unidad Generación de

vehicular. Reportes.

Título: Supervisión de Unidad Vehicular (P4_1)

Este microproceso consiste en registrar o actualizar incidencias vehiculares y la

supervisión operativa de las unidades vehiculares lo cual permite tener un control
de la unidades disponibles para atención.

Participantes (Actores) del Negocio:

 Asistente de Gerencia.

Responsabilidades de los Actores:

 Responsabilidades de la Asistente de Gerencia:

o Responsable del registro y actualización de la información sobre el estado
operativo de las unidades vehiculares.

29
Descripción del MicroProceso Supervisión de unidad vehicular:

1. Inicio
2. El personal de Supervisión inicia el proceso de supervisión de unidades
vehiculares.
3. El personal de Supervisión registra las incidencia en la bitácora de incidencias.
4. El asistente de gerencia registra las incidencia.
5. La asistente de Gerencia inicia el control de operatividad de las unidades
vehiculares.
6. La asistente de Gerencia solicita el estado de opertividad de las unidades
vehiculares.
7. El conductor brinda el detalle del estado de operatividad de la unidad vehicular.
8. La asistente de Gerencia registra o actualiza el estado operativo de la unidad
vehicular.
9. Fin.

Entradas:
 Datos de Incidencias.
 Datos de la Unidad Vehicular.
 Datos del Conductor.
 Datos operativos de la Unidad Vehicular

Salidas:
 Bitácora de incidencias.
 Data actualizada de unidades operativas.

30
P 4_1 Supervisión de unidad vehicular

31
Título: Generación de reportes (P4_2)
Este microproceso consiste en la generación de reporte de las incidencias y
operatividad de las unidades vehiculares.

Participantes (Actores) del Negocio:

 Asistente de Gerencia.
 Gerencia General.

Responsabilidades de los Actores:

 Responsabilidades de la Asistente de Gerencia
o Responsable de la generación del reporte de incidencias y de operatividad
de unidades vehiculares.

Descripción del MicroProceso Generación de Reportes:

1. Inicio
2. Gerencia General solicita reporte de incidencias o de operatividad de unidades
vehiculares.
3. La asistente de Gerencia genera el reporte solicitado por Gerencia General.
4. La asistente de Gerencia envía el reporte a Gerencia General.
5. Gerencia General recepciona el reporte enviado.
6. Fin

Entradas:
 Datos de los incidencias y operatividad de unidades vehiculares.
Salidas:
 Reporte de incidencias o de operatividad de unidades vehiculares.

32
P4_2 Generación de Reportes

P 4.3 Generar reportes

Jefe de supervisión Gerencia general

Inicio

Solicita reportes

¿Es reporte de
Si No
incidencias?

Generar reportes de
Generar reportes de operatividad de
incidencias unidades
vehiculares

Enviar reporte
Recepcionar reporte
solicitado

Fin

33