Manual Compras v9

EnKOnTROL MODULO DE COMPRAS
ÍÍN
NDDIIC
CEE
INTRODUCCIÓN...............................................................................................................6
INICIO DE SESIÓN ...........................................................................................................7
MENU PRINCIPAL ............................................................................................................8

MENÚ DE MAESTROS .........................................................................................................8
MENÚ DE PRESUPUESTO ...................................................................................................8
MENÚ DE PROCESOS DIARIOS ............................................................................................8
MENÚ DE CONSULTAS .......................................................................................................8
MENÚ DE REPORTES .........................................................................................................8
MENÚ DE CONFIGURA........................................................................................................8
MENÚ DE VENTANA ...........................................................................................................9
SALIR ...............................................................................................................................9
BARRA DE HERRAMIENTAS.........................................................................................10
. .......................................................................................................................................12
MENU MAESTROS .........................................................................................................13

DATOS DE LA COMPAÑÍA ..................................................................................................14
PAÍSES ...........................................................................................................................17
ESTADOS........................................................................................................................19
CIUDADES ......................................................................................................................21
IDENTIFICADORES............................................................................................................23
CENTROS DE COSTO .......................................................................................................25
MATRIZ DE KONTROL POR PROYECTO ................................................................................29
VALIDACIONES POR COMPRAS ..........................................................................................30
VALIDACIONES POR CONSUMO ..........................................................................................31
VALIDACIONES DE CIERRE DE OBRA ..................................................................................33
PUESTOS........................................................................................................................34
EMPLEADOS ...................................................................................................................36
ALMACENES....................................................................................................................38
ÁREA .............................................................................................................................41
ÁREA-CUENTA ................................................................................................................42
LAB´S ............................................................................................................................44
TIPOS DE MOVIMIENTOS ..................................................................................................45
MONEDAS .......................................................................................................................56
TIPO DE CAMBIO .............................................................................................................58
EMBARQUE .....................................................................................................................60
A,B,C A REGIONES .........................................................................................................61
REGIONALIZACIÓN DE PRECIOS ........................................................................................62
POR PROVEEDOR INSUMO ...............................................................................................63
POR REGIÓN INSUMO PU ................................................................................................65
Versión 9.1.3 Página 1 de 343

Septiembre 2012
IMPORTACIÓN DE PRECIOS REGIONALIZADOS PU..............................................................66

IMPORTACIÓN DE PRECIOS POR PROVEEDOR –REGIÓN .....................................................67
RETENCIONES.................................................................................................................68
LUGAR DE COMPRA .........................................................................................................70
DÍAS DE COMPROMISO ....................................................................................................71
MENU DE PRESUPUESTO ............................................................................................72
......................................................................................................................................73
ASIGNACIÓN DE REQUISITORES ........................................................................................74
ASIGNACIÓN DE COMPRADORES .......................................................................................76
ASIGNACIÓN DE INSUMOS ................................................................................................78
SE REPITE EL PROCESO LAS VECES QUE SEA NECESARIO ....................................................78
TIPOS DE INSUMO............................................................................................................79
GRUPOS DE INSUMO ........................................................................................................81
INSUMOS ........................................................................................................................83
EXPLOSIÓN DE MATERIALES .............................................................................................85
ADITIVAS Y DEDUCTIVAS ..................................................................................................87
ADITIVAS Y DEDUCTIVAS CANTIDAD ..................................................................................89
ADITIVAS Y DEDUCTIVAS PRECIO ......................................................................................91
ESCALATORIA DE PRECIOS...............................................................................................93
AUTORIZACIÓN DE ESCALATORIA DE PRECIOS ...................................................................95
IMPRESIÓN DE ADITIVA/DEDUCTIVA...................................................................................96
IMPRESIÓN DE EXPLOSIÓN DE MATERIALES .......................................................................99
ABC DE PRESUPUESTOS ADMINISTRATIVOS ....................................................................101
CAPTURA DE PRESUPUESTO ..........................................................................................103
CAPTURA DE PRESUPUESTOS ADITIVAS Y DEDUCTIVAS ....................................................105
CAPTURA DE PRESUPUESTOS ADITIVAS Y DEDUCTIVAS AUTOMÁTICA ................................107
PROCESO DE AUTORIZACIÓN DE PRESUPUESTOS ............................................................109
REPORTE COMPARATIVO VS PRESUPUESTO ...................................................................110
REPORTE COMPARATIVO PPTO. ADM. VS COMPRADO......................................................112
REPORTE COMPARATIVO PPTO. ADM. VS COMPRADO ACUMULADO ..................................114
MENU DE PROCESOS DIARIOS .................................................................................119
ANTICIPOS ....................................................................................................................121
ABC Anticipos Proveedor ........................................................................................121
Reportes Anticipo Proveedor...................................................................................125
Generación Anticipos Proveedor .............................................................................128
Reporte Estado de Cuenta Proveedor.....................................................................130
REQUISICIONES.............................................................................................................132
CUADRO COMPARATIVO.................................................................................................137
GENERACIÓN DE O. C. ..................................................................................................139
ÓRDENES DE COMPRA...................................................................................................143
AUTORIZACIÓN DE ORDEN DE COMPRA ...........................................................................151
ENVIAR EMAIL ORDEN DE COMPRA .................................................................................153
AUTORIZACIÓN MASIVA DE ORDEN DE COMPRA ...............................................................155

Septiembre 2012
AJUSTES / CANCELACIÓN O.C........................................................................................157

AJUSTES O.C. - TOLERANCIA .......................................................................................160
ENTRADAS DE ALMACÉN ................................................................................................162
TRASPASOS A OTRO C. C. .............................................................................................165
INSUMOS RECIBIDOS POR ORDEN COMPRA .....................................................................168
MOVIMIENTOS NO INVENTARIABLES ...............................................................................170
Mantenimiento Remisión .........................................................................................171
Recepción de Insumos ............................................................................................174
Recepción Global de Insumos .................................................................................177
Consulta Remisión...................................................................................................179
Relación de Modelos CC .........................................................................................185
Reporte Remisión: ...................................................................................................186
ABC Interface a Contabilidad ..................................................................................188
Definición de Transferencia Póliza ..........................................................................191
Proceso de Generación de Póliza ...........................................................................193
Proceso de Desactualización de Póliza...................................................................194
MENU DE CONSULTAS ...............................................................................................195
REQUISICIONES.............................................................................................................196
ENTREGAS PROGRAMADAS ............................................................................................201
ANÁLISIS DE COMPRAS ..................................................................................................203
INSUMOS EXCEDIDOS ....................................................................................................205
REQUISICIONES POR COMPRADOR..................................................................................207
ANÁLISIS CONSOLIDADO PROVEEDOR .............................................................................209
COMPORTAMIENTO DE PROVEEDORES ............................................................................211
FLUJOS COMPROMETIDOS .............................................................................................213
ANÁLISIS CONSOLIDADO % C.C. ....................................................................................222
COMPARATIVO VS PRESUPUESTO ..................................................................................224
COMPARATIVO VS PPTO POR EL TIPO DE INSUMO ............................................................226
COMPARATIVO VS PPTO POR GRUPO DE INSUMOS ..........................................................228
COMPARATIVO VS PPTO POR INSUMO ............................................................................230
ANÁLISIS DE INSUMOS ...................................................................................................232
ANALÍTICO POR ORDEN DE COMPRA ...............................................................................234
MENU DE REPORTES .................................................................................................236
ESTATUS DE REQUISICIONES .........................................................................................237
CUADRO COMPARATIVO.................................................................................................240
PREFORMA MATERIAL POR RECIBIR ................................................................................242
RESUMEN DE FLUJOS COMPROMETIDOS .........................................................................244
REPORTE DE FLUJOS COMPROMETIDOS ..........................................................................246
ÓRDENES DE COMPRA POR CONTRATISTA ......................................................................251
REQUISICIÓN ................................................................................................................253
AJUSTE ORDEN COMPRA ...............................................................................................255

Septiembre 2012
COMPARATIVO DE PROVEEDORES ..................................................................................259

RELACIÓN DE ORDEN DE COMPRA–FACTURA ..................................................................262
COMPARATIVO VS PRESUPUESTO ..................................................................................265
PRESUPUESTO VS COMPRADO VS GASTADO ..................................................................269
PRESUPUESTO VS COMPRADO VS GASTADO POR TIPO....................................................272
CONSECUTIVO DE ÓRDENES DE COMPRA ........................................................................275
ENTREGAS PROGRAMADAS ............................................................................................278
CONSOLIDADO DE COMPRAS ..........................................................................................281
AANÁLISIS DE COMPRAS ................................................................................................284
ANALÍTICO DE COMPRAS POR PROVEEDOR......................................................................287
ESTADÍSTICO MENSUAL POR PROVEEDOR .......................................................................290
ANALÍTICO DE COMPRAS POR INSUMO.............................................................................294
ESTADÍSTICO DE ÚLTIMOS PRECIOS................................................................................297
RELACIÓN DE INSUMOS RECIBIDOS .................................................................................300
RESUMEN DE COMPRAS.................................................................................................306
REGISTRO DE COMPRAS ................................................................................................309
RELACIÓN DE COMPRAS PENDIENTES POR COMPRADOR ..................................................312
EVALUACIÓN DE COMPRADORES ............................................................................315
MENU DE CONFIGURA................................................................................................316
IMPRESORA ..................................................................................................................317
USUARIOS ....................................................................................................................318
NIVELES SEGURIDAD .....................................................................................................320
RELACIÓN PROG/NIVEL .................................................................................................320
PASSWORD EN PROCESOS.............................................................................................324
ACTUALIZA UNIVERSAL ..................................................................................................325
ACTUALIZA UNIVERSAL MULTICOMPAÑÍA .........................................................................326
LIBERADOR DE INSTANCIAS ............................................................................................330
CONFIGURACIÓN DEL IDENTIFICADOR .............................................................................331
ARMADO DEL IDENTIFICADOR .........................................................................................332
NIVELES SEGURIDAD POR IDENTIFICADOR DE CC ............................................................333
RELACIÓN IDENTIFICADOR CC NIVEL IDENTIFICADOR POR CC ..........................................334
MENU DE UTILERIAS...................................................................................................336
CAMBIO DE ESTATUS O.C..........................................................................................340
MENU AYUDA...............................................................................................................341
MENU DE VENTANA ....................................................................................................342
MENU SALIR.................................................................................................................343

Septiembre 2012

Septiembre 2012
Sistema Integral de Ordenes de Compra
Introducción
El módulo de compras se diseñó con el motivo de ser una herramienta

computacional con la cual se evitará efectuar manualmente el trabajo tedioso y
repetitivo que le ocasiona la elaboración y control de las órdenes de compra y su
seguimiento.
Este sistema se encuentra enlazado con los Sistemas de Precios Unitarios,

Inventarios, Contabilidad y Proveedores EnKontrol. Con esta comunicación se
evitarán dobles y hasta triples capturas, ya que al momento de capturar las
requisiciones y órdenes de compra se comparten los catálogos de insumos y
proveedores y se actualizan los acumulados para comparar el presupuesto de control
Vs lo comprado y así inmediatamente permitir al usuario tomar decisiones.
Es conveniente que el Sistema de Compras sea solamente utilizado por

personal relacionado y autorizado del área de compras.
Con este sistema el usuario manejará con oportunidad las requisiciones y

órdenes de compras contando así con un amplio rango de confiabilidad.

Septiembre 2012
Inicio de Sesión
Para iniciar la sesión en el módulo debemos dar doble click en el acceso

directo que corresponde al sistema de compras:
Inmediatamente aparecerá la pantalla de acceso del sistema en la cual nos

solicitará los datos principales para identificarnos y abrir las bases de datos.
Estos datos son:
• Empresa: El sistema es multicompañía, debemos introducir el número

de la empresa a la que deseamos acceder para que sea abierta la base de
datos correspondiente.
• Usuario: Corresponde al número del usuario, el cual debió haber sigo

registrado previamente en el sistema.
• Password: Esta es la clave de acceso configurada por el administrador.

Está compuesta por una contraseña (password) confidencial y personal.
Al teclearlos correctamente será desplegada la pantalla principal que contiene

el menú principal como se muestra a continuación:

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MENU PRINCIPAL
Describiremos brevemente las opciones del menú principal:
Menú de Maestros
A través de este menú definimos las tablas de inicio del sistema y le damos
mantenimiento a los catálogos que nos facilitan la operación diaria. Tablas
como ciudades, países, estados y catálogos como los tipos de movimientos y
proveedores son indispensables para iniciar la operación del sistema.
Menú de Presupuesto
A través de este menú definimos las tablas que nos permiten compartir
información con el sistema de Precios Unitarios, en él también establecemos el
acceso de los diferentes compradores a los centros de costo para establecer
responsabilidades de control y seguimiento. Facilita la puesta en marcha de las
comparaciones contra el presupuesto de control capturándolo y dándole
mantenimiento.
Menú de Procesos Diarios

Este menú nos permite la captura de las requisiciones y órdenes de compra así
como sus cancelaciones y modificaciones. También, en caso de no contar con
el Sistema de Inventarios EnKontrol, nos facilita la captura de las entradas y
traspasos al almacén, permitiendo así darle seguimiento y control a nuestras
órdenes de compra.
Menú de Consultas
Nos permite desplegar en pantalla diferentes formatos de nuestros
movimientos como son: entregas programadas, insumos excedidos, etc.
Menú de Reportes
De la misma manera que las consultas, nos facilita la visualización de datos,
pero la diferencia está en que nos da la opción de enviarlos a la impresora.
Menú de Configura
Nos permite definir los niveles de acceso al sistema y las opciones de menú a
que se tiene derecho según lo establecido en las funciones operativas.
También nos facilita la administración de los usuarios, passwords o
contraseñas y sus niveles de acceso para asegurar nuestra información.
También nos facilita seleccionar y administrar las características de las
impresoras tanto locales como de red, que tengamos disponibles en el
sistema.

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Menú de Utilerías
Esta opción nos brinda una utilería gráfica de concurrencia de usuarios, así
como un reporte de conexión de los mismos.
Menú de Ayuda
Esta opción solo proporciona información de Copyright así como la versión del
sistema.
Menú de Ventana
Nos facilita la configuración en nuestra pantalla de las diferentes ventanas
desplegadas simultáneamente durante nuestra operación diaria, de tal manera
que podamos administrarlas y visualizarlas de la manera más adecuada.
Salir
Esta opción no es un menú, es la decisión del usuario para cerrar la aplicación
y salir totalmente del sistema.

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Barra de Herramientas
Los iconos de la barra de herramientas nos permiten realizar las siguientes

actividades:
Configura la Impresora: Seleccionar y configurar las impresoras tanto

locales como de red para utilizarse como dispositivos de salida según
convenga en cada momento del proceso diario. Al presionar este botón se
despliega el cuadro de diálogo:
Debemos seleccionar la impresora que deseamos y presionar el botón OK. Si

necesitamos ajustar la definición de la impresora oprimimos el botón Setup y
entramos al menú correspondiente. Si no deseamos hacer cambios oprimimos el
botón Cancel.
Salir: Al oprimir este botón el sistema asume que deseamos Salir del
Sistema, pero nos envía la ventana de confirmación:

Septiembre 2012
Si en verdad desea terminar su sesión de trabajo con esta aplicación presione

el botón Aceptar, en caso contrario presione el botón Cancelar.
NOTA: En la esquina superior derecha se encuentra el botón marcado con una X. Al presionar este botón la sesión
se termina automáticamente sin confirmar. Tenga precaución al utilizar esta opción ya que puede perder datos que
no hayan sido grabados a la base de datos.
Otros iconos que se despliegan en la barra de herramientas durante las

sesiones de trabajo en las ventanas de captura son:
Envía a Imprimir el reporte o catálogo seleccionado mostrándonos en la

mayoría de las veces una vista preliminar.
Agrega un renglón en blanco que nos permite la introducción de datos para

dar de alta un registro en la base de datos, también se puede realizar este
proceso por medio de las Teclas rápidas.
Nos permite Modificar información de un registro grabado previamente en la

base de datos. También se puede realizar este proceso por medio de las
Teclas rápidas.
Grabar la información de la ventana activa en la base de datos. Por ejemplo

Al dar de alta el registro para su uso posterior. También se puede realizar este
proceso por medio de las Teclas rápidas.
Cancela la información introducida hasta la última grabación en la base de

datos. Regresando a la posición inicial de captura en el cuadro de diálogo.
También se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas.
Borra el renglón de la base de datos. Se debe tener cuidado con el uso de

este botón ya que puede perder información importante. Cuando el registro en
cuestión tiene asociadas otras transacciones en la base de datos, el sistema
NO nos permite borrarlo para mantener la consistencia. También se puede
realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas.
Busca información en la base de datos mostrándonos los catálogos,

facilitando así la selección de las claves o códigos correctos en los campos de
captura de los cuadros de diálogo. Se tiene la opción de las teclas rápidas: F1,
CtrlF1 y/o ALT+F1 dependiendo de la opción a la que se ingrese La pantalla
mostrada varía de acuerdo al catálogo en cuestión.
Salir o cerrar la última ventana abierta. Este botón nos facilita regresarnos a
la ventana inmediata anterior abierta, cerrando correctamente la ventana
actual. En la ejecución de reportes mientras nos muestra la vista preliminar,
este botón nos facilita desplazarnos a la página anterior para revisar su

Septiembre 2012
contenido antes de enviarlo a imprimir. Se encuentra a la derecha del botón

de Siguiente Página.
En la ejecución de reportes este botón nos facilita desplazarnos a la Siguiente

Página para revisar su contenido antes de enviarlo a imprimir.
Este botón nos permite Aumentar el tamaño (Zoom In) de la vista preliminar
para revisar su contenido antes de enviarlo a imprimir.
Este botón nos permite Disminuir el tamaño (Zoom Out) de la vista preliminar
para revisar su contenido y formato antes de enviarlo a imprimir.
Exportar para mandar el documento a un archivo con formato específico
Cabe destacar que cada vez que se selecciona una opción dentro de cualquiera
de los menús, aparece una serie de iconos debajo de la barra de menús y al mismo
tiempo un menú adicional en la parte superior izquierda de la ventana denominado
Edición o Reporte, las opciones desplegadas bajo este último menú, corresponden
a cada uno de los iconos presentados, de esta manera el usuario cuenta con dos
opciones para realizar una misma operación.

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MENU MAESTROS
Este menú está diseñado para dar de alta todos los datos referentes a la
empresa, tales como: Nombre o Datos de la Compañía, Países en los que realizan
operaciones, Centros de Costo que utiliza, Puestos y Empleados, Almacenes,
Proveedores y Monedas que utiliza en sus operaciones.
Al momento de entrar en algunas de las opciones de este menú, se encenderá

un menú adicional llamado Edición que varía según la opción

Septiembre 2012
Datos de la Compañía
Se despliega una ventana donde aparecen el Nombre de la Compañía,

dirección, así como tres campos donde es posible insertar la leyenda para la Orden
de Compra, sobre alguna descripción específica o comentario que se desee, mismos
que aparecerán impresos en los contra recibos.
La ventana descrita se presenta a continuación:
En esta ventana se encuentran diversos campos que a continuación se explicaran.
• Leyenda de la orden de compra: Corresponde a una leyenda general

que será incluida al ser impresa la orden de compra.
• Leyenda I.V.A.: Representa una leyenda que será incluida al imprimirse

la orden de compra. Dicha leyenda refiere al IVA de la orden de compra.
• Sesión Única por Usuario: Al seleccionarlo esta opción el Sistema

EnKontrol llevará una bitácora de procesos especiales que le permitirá
saber lo siguiente:

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I. Hora, Nombre, Sistema, Dirección de red y Nombre del equipo de

computo desde donde se realizan cambios y/o modificaciones a
pólizas de subsistemas y/o eliminación total de éstas
• Valida Presupuesto Requerido: Al seleccionar esta opción el sistema

comienza hacer la validación del presupuesto desde que se empiezan
hacer las requisiciones.
• Captura Precio Traspaso: Si se selecciona esta opción, al realizar los

traspasos, nos permitirá capturar precio sobre los insumos traspasados
• Validar tope de IVA: Si se selecciona esta opción, le estamos indicando

al sistema que el porcentaje de IVA a utilizar para las órdenes de compra
será tomado de lo establecido en el campo “Tope de IVA” de esta misma
ventana.
• Tope del IVA: En este campo defines el tope del porcentaje de IVA a
utilizar para las órdenes de compra
• Periodo del Tipo de Cambio: Al seleccionar esta opción empiezas a

definir el período en que se actualizara el tipo de cambio. Los períodos son
Mensuales, Diarios y Semanales.
• Detecta Tipo de Cambio Vigente: Al seleccionar esta opción cuando

haya vencido el período del T.C. abre una ventana donde te permite
capturar el nuevo T.C.
• Concepto Factura Automático en OC: Al seleccionar esta opción

cuando se realice el contra recibo tomará el concepto de factura que se
haya capturado al momento de realizar la orden de compra.
• Valida Password Proceso para Autorización de Requisiciones: Al

seleccionar esta opción pide un password de proceso para autorizarlas.
• Valida fecha de entrega: Al seleccionar esta opción el sistema afecta la

ventana de requisición ya que desde allí te permite capturar la fecha de
entrega con 7 días posteriores a la fecha de elaboración de la requisición.
En caso contrario pide Password.
• Sustituir Universales: Al seleccionar esta opción permite hacer la

sustitución de los catálogos de las Bases de Datos. Debe seleccionarse
esta opción en la(s) Base(s) de Dato(s) origen(es) y Destino(s).

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• Tipo Validación Ppto. excedido: Mediante este combo se especifica

cómo se realizará la validación cuando se exceda el presupuesto al
generar una orden de compra, esta validación puede ser
I. Con una clave o password.

II. Con un aviso.
III. Sin validación.
• Obliga Área-Cta.: Al seleccionar esta opción, cuando se capture una

orden de compra, una requisición o se realice un ajuste/cancelación de
una orden de compra, será obligatorio especificar un área cuenta.
• Ruta OC para PDF: Nos permite definir el lugar donde serán buscadas
las órdenes de compra cuando éstas deseen enviarse vía correo
electrónico.
• Metodo de Envío de E-mail: es el método de envió del Email, si el envía

el correo sale de la PC del usuario se selecciona Outlook, pero si sale de
un servidor se selecciona Correo externo (SMTP), abre la siguiente
pantalla para configurar la cuenta de correo que se va a usar.

Septiembre 2012
Países
Al seleccionar la opción Países, el sistema da la posibilidad de registrar los

países donde se localizan los proveedores con los cuales tendrá operaciones la
empresa, la ventana desplegada en este caso se presenta a continuación:
El procedimiento para dar de alta un nuevo país es el siguiente:
• Agregar: Esto se hace por medio de el icono que aparece en la barra de

herramientas, o por medio del menú Edición, esta misma operación que
puede realizarse con las teclas rápidas Alt+A
• País: En este parámetro se debe escribir el nombre del país deseado (15
caracteres como máximo).
• Nacionalidad: En este parámetro se debe escribir el nombre de la

nacionalidad del país que se está registrando (27 caracteres como
máximo).
• Grabar: Se guarda la información dada de alta por medio del icono en

forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, ó por medio
del menú adicional Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl+G
• Modificar/Borrar: Si después de grabar un país se quiere modificarlo,

solo hay que seleccionarlo y en el menú Edición elegir la opción
Modif./Borrar, ó por medio del las teclas rápidas Alt+M y/o con el icono
que aparece en la barra de herramientas en forma de Lápiz.

Septiembre 2012
• Borrar: Si el país seleccionado no cuenta con algún registro que haga

referencia a él (Ej. estado o ciudad), es posible borrarlo por completo
seleccionando del menú Edición la opción Borrar o las teclas rápidas Alt+B
y/o dando un click sobre el icono que se encuentra en la barra de
herramientas en forma de bote de basura.
El nuevo país ha quedado grabado .y siguiendo el mismo procedimiento se

pueden registrar tantos países como sean necesarios.

Septiembre 2012
Estados
El sistema da la posibilidad de anexar todos los estados donde se localizan los

proveedores con los cuales la empresa tiene operaciones, para poder hacer esto, es
necesario haber registrado en la opción anterior el país al cual pertenece el estado
deseado.
El procedimiento para registrar nuevos estados es de manera similar al caso

anterior:

herramientas, o por medio del menú adicional Edición, esta misma
operación que puede realizarse con las teclas rápidas Alt+A
• Estado: En este campo se teclea el nombre del estado deseado (5

caracteres como máximo).
• Descripción Estado según INEGI: En este campo se teclea el nombre

del estado deseado (5 caracteres como máximo)
• País: Menú descendente se selecciona el país al cual pertenece el estado

a registrar.


Septiembre 2012
• Modificar/Borrar: Si después de grabar un estado se quiere modificarlo,

• Borrar: Si el estado seleccionado no cuenta con algún registro que haga

referencia a él (Ej. ciudad), es posible borrarlo por completo
El nuevo estado ha quedado registrado, siguiendo el mismo procedimiento se

pueden registrar tantos estados como sean necesarios.

Septiembre 2012
Ciudades
Seleccionando la opción Ciudades del menú Maestros se desplegará la

ventana siguiente:
El procedimiento para dar de alta ciudades es el siguiente:

• Ciudad: En este campo hay que escribir el nombre de la ciudad deseada

(25 caracteres como máximo).
• Estado: Menú descendente donde se selecciona el estado al cual

pertenece la ciudad a registrar.

forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, ó por
medio del menú adicional Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl+G
• Modificar/Borrar: Si después de grabar un ciudad se quiere modificarlo,

• Borrar: Si la ciudad seleccionada no cuenta con algún registro que haga

referencia a él (Ej. estado), es posible borrarlo por completo

Septiembre 2012

La nueva ciudad ha quedado registrada, siguiendo el mismo procedimiento se

pueden registrar tantas ciudades como sean necesarias.

Septiembre 2012
Identificadores
Un identificador permite agrupar varios centros de costos, con el fin de

concentrar información útil en consultas y reportes. Es en esta opción de
Identificadores del menú Maestros donde estos se administran, al entrar se
desplegará la ventana siguiente:
El procedimiento para dar de alta identificadores es el siguiente:

• Identificador: En este campo hay que escribir la clave del identificador.
• Descripción: En este campo capturamos la descripción larga del

identificador.

• Modificar/Borrar: Si después de grabar un identificador se quiere

modificarlo, solo hay que seleccionarlo y en el menú Edición elegir la

Septiembre 2012
opción Modif./Borrar, ó por medio del las teclas rápidas Alt+M y/o con el
icono que aparece en la barra de herramientas en forma de Lápiz.
• Borrar: Si el identificador seleccionado no cuenta con algún registro que

haga referencia a él, es posible borrarlo por completo seleccionando del
menú Edición la opción Borrar o las teclas rápidas Alt+B y/o dando un
click sobre el icono que se encuentra en la barra de herramientas en
forma de bote de basura.
El nuevo identificador ha quedado registrado, siguiendo el mismo

procedimiento se pueden registrar tantos identificadores como sean necesarios.

Septiembre 2012
Centros de Costo
En esta opción el sistema permite registrar todos los centros de costo

utilizados por la empresa. A continuación se presenta la ventana desplegada para
efectuar su registro:
El procedimiento para agregar nuevos centros de costo es el siguiente:
• Agregar: Se puede agregar un “renglón” con el icono que se encuentra

en la barra de herramientas , ó con las teclas rápidas y otra opción sería
desde el menú Edición
• Centro de Costo: Clave correspondiente al centro de costo que se va a

registrar. Es importante señalar que este campo cuenta con tres espacios
alfanuméricos; sin embargo, se recomienda utilizar solo números para
facilitar su orden y utilización, es necesario llenar los tres espacios del
campo. Se puede definir por rangos, por ejemplo Edificación,
Urbanización, Administrativos, etc. También se recomienda dejar números
libres entre centros de costo para una posible adición posterior de centros
de costo del mismo rango.
• Descripción: En este campo se define el “nombre “ del centro de costo al

que se hará referencia con la clave arriba asignada, se permiten máximo
40 posiciones alfanuméricas.
• Descripción Corta: Se escribe una abreviación de la descripción

(máximo de 15 caracteres), misma que aparecerá en la impresión de
algunos reportes.

Septiembre 2012
• Moneda: Tipo de moneda que manejara el Centro de Costo.
• Tipo de IVA: Esta opción afecta el modulo de IVA
I. Por Definir
II. Acreditable
III. No Acreditable
• Porcentaje de IVA: Se define el porcentaje de IVA para el CC, en caso

de no utilizarlo el sistema lo toma el porcentaje desde la ventana de
Datos Compañía
• Validar Tope de IVA: No te permite pasar del IVA definido para el CC o

en caso de no estar definido lo busca en Datos Compañía.
• Porcentaje de IVA: Se define el porcentaje de IVA para el CC, en caso

de no utilizarlo el sistema lo toma el porcentaje desde la ventana de
Datos Compañía.
• CC base para Multi CC: Si se tiene habilitado este check se indica que el
Centro de Costo es el base para poder crear órdenes de compra donde en
cada partida se le pueda especificar un centro de costo diferente
• Estatus: Es un menú desplegable con cuatro opciones, de las cuales se

debe de seleccionar una de acuerdo a lo siguiente:
I. No Utiliza Presupuesto: Si no es necesario comparar y controlar

las compras que se realizan en ese centro de costo con el
presupuesto definido.
II. Valida Presupuesto: Si es necesario comparar las compras con el

presupuesto para que sean autorizadas.
III. Valida Presupuesto Global: Si es necesario comparar y controlar

las compras con el presupuesto a nivel global, para que sean
autorizadas.
• Presupuesto Global: Este campo se establece el monto

total del presupuesto a aplicar para el CC
IV. Presupuesto Terminado: Si el presupuesto para ese centro de

costo indica que ya no es necesario realizar más compras, se
selecciona la opción.

Septiembre 2012
• Valida Presupuesto Anual: Si se tiene habilitado este check se validará

que no se rebase el presupuesto anual de compra para el centro de
costos.
Valida presupuesto mensual: Si se tiene habilitado el check

box de Valida Presupuesto Anual, entonces se desplegara este
check box, solo se ocupa cuando no se tiene el Presupuesto de
Obra, es decir este presupuesto es administrativo.
• Valida por obra: Si se tiene habilitado este check se indica que centro de
costo requerirá la captura de la obra (en el detalle de las partidas) cuando
se cree una orden de compra para dicho centro de costo.
• Valida Vigencia: Valida la vigencia del Centro de Costo.
I. No
II. Con Password
A. Fecha inicio de vigencia

B. Fecha fin de vigencia
III. Sin Password
A. Fecha inicio de vigencia

B. Fecha fin de vigencia
• Identificador: Es una clasificación que se le da al centro de costos en

cuestión, en base a este se podrán filtrar los centros de costos en las
consultas y reportes. El identificador default es el 99-99-99-99.
• Región compras: Mediante este campo se puede especificar si el Centro

de Costos pertenece a una región y así poder manejar listas de precio
distintas para cada región.
Los siguientes campos se usan cuando se tienen los sistemas de BI, Programa de
Obra o para validaciones de requisiciones y compras por proyecto, salidas de
almacén, cuentas para pagos electrónicos a Proveedor, correo electrónico del
proveedor, Validación de Pólizas por Clasificador, Actualización de Pólizas por
Clasificador, Reporte de Pólizas por Clasificador , Listado de Pólizas por Clasificador,
Selección de obra por clasificadores, Escalatoria de Precios, Proyectos, Estructura por
Proyecto, Comparativo por Proyecto, Reporte de Avance Proyecto vs Real Promedio,
Comparativo Real vs Comprometido, Comparativo por Proyecto por Sector,
Evaluación del Comprador.

Septiembre 2012
• Región: Es la región a que pertenece el Centro de Costos
• Localidad: Es la localidad a que pertenece el C. C.
• Plaza: A que pertenece el Centro de Costos
• Desarrollo: Es el desarrollo a que pertenece el Centro de Costos
• Tipo de Proyecto: Al que pertenece el C.C.
• Proyecto: Es el proyecto a que pertenece el Centro de Costos
• Disponible 1: Campo disponible para uso de clasificador de Centro de

Costos
• Disponible 2: Campo disponible para uso de clasificador de Centro de

Costos
• Disponible 3: Es Campo disponible para uso de clasificador de Centro de

Costos

del menú adicional Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl+G.
El nuevo Centro de Costo ha quedado registrado, siguiendo el mismo

procedimiento se pueden registrar tantas Centros de Costos como sean necesarios.

Septiembre 2012
Matriz de kontrol por proyecto

Septiembre 2012
Validaciones por compras
Esta opción del sistema dependiendo el proyecto seleccionado nos permite definir
todos aquellos centros de costo que deseamos que validen sus compras respecto a la
explosión de insumos de kontrol del módulo de precios unitarios.
El procedimiento es el siguiente:
• Proyecto: En este campo se establecerá la clave del clasificador que

estemos utilizando, según lo definido en el módulo administrador.
Una vez que se haya definido el clasificador, pulsaremos el icono de

procesar, ubicado sobre la barra de herramientas, a fin que sean
desplegados todos aquellos centros de costo pertenecientes a dicho
criterio
• Valida por obra: Mediante esta opción, le indicaremos los centros de

costo que validarán por obra tanto para requisiciones como para compras,
o sea aquellos centros de costo que irán al módulo de precios unitarios a
fin de validar el presupuesto vs lo requisitado o comprado.

Septiembre 2012
Validaciones por consumo
Esta opción del sistema nos permite definir las validaciones de cada centro de costo
por obra para la elaboración de salidas de almacén respecto a la explosión de
insumos de kontrol del módulo de precios unitarios. se debe indicar el proyecto y
dar click en procesar para que aparezca la información y posteriormente seleccionar
de cada Obra la validación deseada en la casilla correspondiente
• Búsqueda por: Nos permite definir la forma en que se utilizarán los

filtros de búsqueda. Sus posibles valores son:
CC: Si esta opción es seleccionada, los valores que podrán

capturarse como filtros serán:
• Proyecto: Representa el identificador del centro de costo.

El sistema localizará todos los centros de costo que
correspondan al filtro establecido
• CC inicial: De los centros de costo localizados según el

clasificador, podrá identificarse el primer centro de costo

Septiembre 2012
que queremos que aparezca en la pantalla de resultado de

la búsqueda
• CC final: De los centros de costo localizados según el

clasificador, podrá identificarse el último centro de costo
que queremos que aparezca en la pantalla de resultado de
la búsqueda
Obra: Mediante este filtro podremos elegir una obra sobre la que
deseamos establecer la validación
Una vez establecidos los filtros, utilizaremos el icono de procesar, localizado sobre la
barra de herramientas. En ese momento aparecerán las obras o centros de costo
(dependiendo del filtro utilizado)
• Obra: Si la opción es seleccionada, la validación se llevará a cabo

mediante obra
• Sector: Si la opción es seleccionada, la validación se llevará a cabo

mediante sector
• Frente: Si la opción es seleccionada, la validación se llevará a cabo

mediante frente
• Partida: Si la opción es seleccionada, la validación se llevará a cabo

mediante partida

Septiembre 2012
Validaciones de cierre de obra
Las validaciones para el cierre de algún proceso o cierre de obra parcial se lleva a
cabo desde esta ventana en la cual se procesa por proyecto y a cada obra se le
puede ir cerrando el proceso correspondiente, tales como: Requisición, Orden de
compra, Vales de salida, etc., con lo cual se bloqueará cualquier elaboración del
proceso indicado.

Septiembre 2012
Puestos
Al seleccionar la opción Puestos del menú Maestros se despliega la ventana

siguiente:
El procedimiento para el registro de puestos es el siguiente:

en la barra de herramientas , ó con las teclas rápidas ALT+A y otra opción
sería desde el menú Edición
• Puesto: En este campo se debe teclear el número que identificará a dicho

puesto, como en el caso de los centros de costo, es recomendable definir
los números de puestos por rangos o áreas, como gerencias, jefaturas,
etc.
• Descripción: debe escribirse el nombre del puesto, el cual aparecerá en

la impresión de documentos que hagan referencia al mismo.

• Modificar/Borrar: Si después de grabar un puesto se quiere modificarlo,


Septiembre 2012
• Borrar: Si el puesto seleccionado no cuenta con algún registro que haga

referencia a él, es posible borrarlo por completo seleccionando del menú
Edición la opción Borrar o las teclas rápidas Alt+B y/o dando un click
sobre el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de
bote de basura.
Si es necesario agregar más puestos se repite el proceso.

Septiembre 2012
Empleados
En esta ventana se permite registrar a todos los empleados involucrados en

operaciones de compra y definir su grado de libertad para autorizar requisiciones y
su importe. La ventana para el registro de empleados se presenta a continuación:
La ventana cuenta con 2 secciones:

Datos generales:
• Empleado: En este campo se introduce el número con el que se desea

identificar al empleado, dicho número debe estar formado con un máximo
de siete dígitos.
• Nombre: Se escribe el nombre del empleado.
• Puesto: Se introduce el número del puesto al que se asignará el

empleado, dicho número debió haber sido definido en el registro de
puestos. Se tiene una opción de Búsqueda en la base de datos que
funciona sencillamente, te posicionas en el campo y le das click en el
icono en forma de binoculares que aparece en la barra de herramientas, la

Septiembre 2012
búsqueda también se hace desde el menú Edición y/o con las tecla
rápida F1
• Teléfono: En este campo debe indicarse el número telefónico del

empleado.
• Password: Debe llenarse con una clave de cuatro posiciones

alfanuméricas como máximo, la cual será utilizada para reconocer si ese
empleado está facultado para autorizar requisiciones.
• Monto Autoriza: Se introduce el monto total por cada compra que el

empleado tiene derecho a autorizar, siempre que no existan restricciones
en este aspecto es recomendable introducir una cantidad muy grande con
el fin de no tener obstáculos futuros para las compras. Este campo
permite introducir 14 dígitos incluyendo dos decimales.
Almacenes: en esta ventana se le dan los permisos al empleado de los almacenes

que puede accesar, dicho número debe estar formado con un máximo de tres dígitos
• Almacén: En este campo se registra el almacén al que puede acceder el

empleado.
• Descripción: Nombre del almacén asignado al empleado.
Pueden agregarse tantos renglones como almacenes deseen asignársele al

empleado.

Septiembre 2012
Almacenes
Antes de hacer el registro de empleados, es necesario dar de alta los

almacenes con los que cuenta la empresa, al seleccionar la opción Almacenes se
despliega la ventana siguiente:
La ventana cuenta con 2 secciones:

El proceso para dar de alta almacenes es el siguiente:
Datos generales:

• Almacén: Es un campo numérico de 3 dígitos, se refiere al número con el

que será identificado el almacén.
• Descripción: Se introduce el nombre mediante el cual se hará referencia

al almacén.
• Validar C.C.: Mediante esta opción se puede determinar la manera en la

que se validara el centro de costos en el almacén, se tienen varias
opciones:
A. No validar

Septiembre 2012
B. Si validar
C. Sugiere
• Dirección: Se escribe la calle y colonia en la que se encuentra ubicado el

almacén.
• Responsable: Se escribe el nombre de la persona que estará a cargo del

almacén.
• Teléfono: Se indica el número telefónico del almacén.
• Producto Terminado: Se indica si el almacén es de producto terminado.
• Materia Prima: Se indica si se trata de un almacén de materia prima.
• Habilitar Salidas por: Se indica el tipo de salidas que se van a capturar.

A. Vales
B. Consumo
C. Chequera

Se repite el proceso cuantas veces sea necesario.
Almacén_CC: en esta ventana se relacionan los centros de costo al almacén que le

corresponda para registrar sus movimientos de entradas y salidas, dicho número
debe estar formado con un máximo de tres dígitos.

Septiembre 2012
En la sección superior se selecciona el almacén y se mueve del lado izquierdo inferior

a la derecha él o los centros de costo que pertenecen al almacén.
Grabar: Se guarda la información dada de alta por medio del icono en forma de
disco que se encuentra en la barra de herramientas, ó por medio del menú adicional
Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl+G
Se repite el proceso cuantas veces sea necesario
..

Septiembre 2012
Área
Para las empresas constructoras de obra civil e industrial son los frentes que
utilizan para controlar la obra; para las empresas de vivienda serán las manzanas
del proyecto.
El procedimiento para dar de alta una Área es el siguiente:

• Centro de Costo: Es el número que identificará a la obra a la que hará

referencia el Área.
• Área: Es el número con el que se identifica el área.
• Descripción: Nombre del área


Septiembre 2012
Área-Cuenta
En esta opción se deben establecer aquellas entidades dentro del presupuesto

de control que permitirán realizar los acumulados de consumos. Estos recibirán las
asignaciones a través de las salidas de almacén para comparar los costos de obra
reales contra los presupuestados.

en la barra de herramientas, ó con las teclas rápidas ALT+A y otra opción
sería desde el menú Edición.
• Centro de Costo: es el número que identificará a la obra a la que hará

referencia el Área y la Cuenta.
• Área: Para las empresas constructoras de obra civil e industrial son los
frentes que utilizan para controlar la obra; para las empresas de vivienda
serán las manzanas del proyecto.
• Cuenta: Para las constructoras de obra civil e industrial, son las partidas
del presupuesto de control; para vivienda serán los lotes de las casas a
construir.
• Descripción: es el nombre del área-cuenta a afectar.

Septiembre 2012


Septiembre 2012
LAB´s
Significa Libre a Bordo. Al seleccionar la opción LAB´s del menú Maestros el

sistema permite definir las diferentes formas de embarque de los insumos, en este
caso se despliega la siguiente ventana:
El procedimiento para registrar LAB´s es el siguiente:

• Número: Este campo corresponde al número (máximo tres dígitos) con el

que se quiere identificar al LAB en cuestión.
• Descripción. se refiere al nombre o concepto con el que se identificará

dicho LAB.
Se repite el proceso las veces que sea necesario

Septiembre 2012
Tipos de Movimientos
Los tipos de movimientos son una forma de clasificar la naturaleza de una

compra, en el sistema ya están definidos cuatro rangos:
1 –25 Cargos (Facturas)

26 – 50 Cargo Rojo (Notas de Crédito)
51 – 75 Abonos (Pagos)
76 - 99 Abonos Rojos (Cancelación de pagos, rebote de
cheques)
Es importante señalar que los tipos de movimientos deben reflejar las

operaciones de recepción de documentos de proveedores más repetitivas o de mayor
volumen de transacciones. Gracias a los tipos de movimiento, el sistema automatiza
la elaboración de pólizas de contabilidad derivadas de la recepción de documentos en
el módulo de proveedores.
NOTA En la configuración de los tipos de movimientos debe ser capacitado el personal de contabilidad.
El personal de compras y cuentas por pagar es opcional.
Al seleccionar la opción Tipos de Movimientos del menú Maestros se

despliega la ventana siguiente:
A continuación se describe el procedimiento para registrar tipos de

movimientos:


Septiembre 2012
• Tipo de Movimiento: En este campo se introduce el número

correspondiente al movimiento de acuerdo a los rangos descritos.
• Naturaleza: El sistema automáticamente proporciona el campo. Se

tienen definidos como estándar los tipos de movimiento 24 para Saldos
Iniciales y el 51 para Pago de Factura.
• Descripción: En este campo se escribe el nombre o una descripción corta

con la cual se identificará al movimiento en cuestión.
• Referencia: En este campo se permite definir si el tipo de movimiento

validará o no contra una orden de compra.
• TM Bancos: Tipo de Movimiento de Bancos.
• TM Pagos: Es el tipo de movimiento configurado para los pagos.
• I.V.A.: da la posibilidad de elegir que el sistema solicite cantidades

monetarias con el IVA desglosado, para ello se selecciona la opción Sí, por
el contrario, si se desean manejar montos totales se selecciona la opción
No.
• Afecta Compra: En esta opción se determina si el tipo de movimiento

será considerado o no, para la declaración anual de los 50 principales
proveedores que se presenta ante la Secretaría de Hacienda y Crédito
Público.
• Es Factura: En este campo se indica si el movimiento referido implica un

control por medio de factura o no.
• Valida el monto recibido de la O.C.: al: Existen 4 opciones:
I. Recibir Contra-recibido
II. Autorizar la Factura
III. Generar el pago
IV. Valida remisión


Septiembre 2012
ABC de Proveedores
El sistema permite crear una lista con la información general de todos los
proveedores de la empresa. Para ello se despliega la siguiente ventana
Esta opción cuenta con 6 opciones

El procedimiento para dar de alta un proveedor es el siguiente:
Datos Generales: Es una pestaña donde aparecen varios campos a llenar.

• Proveedor: se refiere al número que se asignará al proveedor; se sugiere

hacer una agrupación por rangos, por ejemplo proveedores de materiales,
proveedores de mano de obra, proveedores de servicios.
• Persona Física: Si se tiene habilitado este check, separa la captura del

nombre, apellido paterno y apellido materno.
• Filial: Si se tiene habilitado este check, indica si dicho proveedor es o no

filial de otra firma
• Factoraje: Si se tiene habilitado este check, indica que al proveedor se le

paga por factoraje.

Septiembre 2012
• Nombre: se debe ingresar el nombre del proveedor de acuerdo a su

Cédula Fiscal.
• Dirección: En este campo se ingresa la dirección fiscal del proveedor.
• Calle: En este campo se ingresa la calle del proveedor.
• Colonia: En este campo se ingresa la colonia del proveedor.
• Ciudad: Menú descendente y se refiere a la ciudad a la que pertenece el

proveedor y que debe estar ya registrada en la base de datos.
• Delegación o Municipio: En este campo se ingresa la delegación o

Municipio del proveedor.
• Nombre Corto: En este campo se especifica un nombre corto (máximo

veinte caracteres) para identificar al proveedor.
• Tipo de Tercero: Permite catalogar a los proveedores de acuerdo a si es

un proveedor nacional, extranjero, o proveedor global, lo anterior para
efectos del I.V.A.
• Tipo de Operación: Permite catalogar a los proveedores de acuerdo al

servicio que proporcionan, lo anterior para efectos del I.V.A.
• Tipo de Proveedor: Permite catalogar a los proveedores para filtrarlos

en futuros reportes.
• Código Postal: En este campo se introduce el código postal del

proveedor.
• RFC: En este campo se introduce el registro federal de contribuyentes del

proveedor. Este último dato es importante ya que el sistema lo utiliza
para evitar el registro de un proveedor por más de una vez.
• Confir. Pago: Menú descendente y es para seleccionar el medio de la

confirmación del pago al proveedor.
• Nac o Ext.: Se indica si el proveedor es Nacional o Extranjero.
• No. Pyme: Campo informativo en el que se captura numero de Pyme si

es Pequeña y mediana empresa.
• Tipo Soc: El campo Tipo Soc contendrá el tipo de razón social de cada
entidad Moral, tal como:

Septiembre 2012
- S.A.
- S.A. de C.V
- S. de R.L. de C.V.
- Etc.
• Estatus General: En este campo se hace referencia al status en el cual

se encuentra el Proveedor
I. Vigente: Proveedor con el cual se esta trabajando actualmente

(ACTIVO).
II. Cancelado: Proveedor con el que no se esta trabajando más y al

seleccionarlo no te permitirá realizar la compra.
III. Habilitado Con Password: Proveedor especial, que se

encuentra restringido a los usuarios de compras
• Nacionalidad: En este campo se introduce la nacionalidad del proveedor

para efectos del I.V.A.
Otros Datos En esta pestaña se despliegan una serie de campos para ingresar datos
complementarios del proveedor.

Septiembre 2012
• Responsable: En este campo se registra el nombre de la persona con el

que se contactará en esa compañía.
• Teléfono 1, Teléfono 2 y Fax: En estos campos se registran los

números correspondientes.
• Lada: En estos campos se registra el número de lada correspondientes a

los teléfonos.
• Cuenta Bancaria: En este campo se registra el # de cuenta de

proveedor. Campo Informativo.
• Límite de Crédito: Ene este campo se refiere al monto total acumulado

de compras que proporciona el proveedor, siempre que no existan
restricciones se recomienda sea una cantidad muy grande (máximo 17
dígitos). Se recomienda utilizar una cantidad grande, mientras se captura
el presupuesto real (por ejemplo: 1´000,000.00).
• Tipo de Movimiento Base: se refiere a la operación más común que se

tiene con ese proveedor en particular.
• Descuento: En este campo se indica el porcentaje de descuento que

otorga el proveedor por cada compra, mismo que no afecta en
operaciones del sistema, es simplemente información que se utiliza en el
cuadro comparativo de proveedores.
• Condiciones de Pago: Este campo se refiere a los días de plazo para

pagar.
• Moneda: En este campo se define que moneda maneja el proveedor.
• C.U.R.P.: En este campo se graba el CURP del proveedor.
• Beneficiario: se ingresa el nombre del beneficiario para la emisión de

cheques.

medio del menú adicional Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl+G.

Septiembre 2012
Clasificación: aquí se registran los datos para el pago por factoraje.
• Tipo de Pago: Si se tiene habilitado el Check de Factoraje se activan los

campos para capturar los datos para el pago con factoraje.
• Institución: Es la institución Bancaria en la cual se le acreditará al
proveedor el pago de las facturas.
• Cuenta Cheque: Es la cuenta de cheques a la cual se le abonará al
proveedor el pago de las facturas.
• Clave Banco: Clave del Banco donde tiene la cuenta el proveedor
• Plaza Banxico: Numero de plaza del bancos
• Tipo Cuenta: Puede ser TDD, Cheques, Clabe
medio del menú adicional Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl.+G
Retenciones Aquí se registran las retenciones que por default se le generarán al

proveedor en cada orden de compra que se le registre.

Septiembre 2012
• Concepto: Es el concepto o nombre con el que se identifica la retención,

esta se toma del catálogo de retenciones.
• Porc Ret: Es el porcentaje de retención que se calculará al momento de

generar una orden de compra para este proveedor, para cada concepto.
• Opcional: La retención puede ser eliminada en la orden de compra solo si

la columna Opcional así lo indica. Si NO es opcional, no podrá ser
eliminada.

Se repite el procedimiento para agregar más proveedores.
Cuenta Depósito
A cada proveedor al cual se le realicen los depósitos (pagos de facturas) vía
electrónica se le deberá registrar la cuenta bancaria, estableciendo correctamente los
datos para que el depósito sea transparente y correcto.
Las instituciones bancarias de las cuentas de pago de proveedor se deben dar de alta
en el catálogo de bancos aún cuando la Compañía no tenga una relación directa con
la institución bancaria

Septiembre 2012
• Clasificador: Menú descendente que muestra las variables que en

determinado momento se pueden configurar para un clasificador en
específico.
• Activo: Si se tiene habilitado el Check, está activo el clasificador.
• Consc Dep: En este campo se registra en automático un consecutivo de

las cuentas para depósito.
• Clave: En este campo se registra el clasificador del Centro de Costo.
• Banco: En este campo se registra el banco para el depósito.
• Moneda: En este campo se registra la moneda del banco.
• Tipo Cuenta: Menú descendente que muestra las variables que en

determinado momento se pueden configurar.
A. Chequera
B. Plástico
C. Transferencia
• Cuenta: En este campo se registra la cuenta bancaria.

Septiembre 2012
• Sucursal: En este campo se registra la sucursal de la cuenta bancaria.
• Dirección Sucursal: En este campo se registra la dirección de la

sucursal bancaria.
• Plaza: En este campo se registra la plaza de la sucursal.
• Clabe: En este campo se registra la clave de la cuenta bancaria.
• Plástico: En este campo se registra el numero del platico si en el campo

Tipo de Cuenta se selecciono Plástico.
• Default: Si se tiene habilitado el Check, está la cuenta como default.
• Activa: Si se tiene habilitado el Check, está activa la cuenta.

Correo Electrónico
En esta ventana se deberán registrar las cuentas de correo electrónico tanto para el
aviso de Pago vía Transferencia Electrónica (Pago Batch).
Es importante mencionar que las cuentas se dan de alta por Clasificador.

Septiembre 2012
• Clasificador: Menú descendente que muestra las variables que en

determinado momento se pueden configurar para un clasificador en
específico.
• Activo: Si se tiene habilitado el Check, está activo el clasificador.
• Consc Ct: En este campo se registra en automático un consecutivo de las

cuentas para correo electrónico.
• Clave: En este campo se registra el clasificador del Centro de Costo.
• Plaza: En este campo se registra la plaza de la sucursal.
• E-mail@: En este campo se registra la dirección de correo electrónico del

proveedor.
• Orden Compra: En este campo se registra el tipo de correo que se va a

enviar.
A. Orden de Compra
B. Pagos Batch

medio del menú adicional Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl+G.

Septiembre 2012
Monedas
Antes de registrar a los proveedores de la empresa, es necesario elaborar la

lista de monedas con las cuales se efectuarán operaciones. Se despliega la ventana
siguiente:
El proceso para el registro de monedas es el siguiente:

• Moneda: Este campo es el número (máximo cuatro dígitos) que

identificará a la moneda.
• Descripción: En este campo se escribe el nombre de la moneda.
• Tipo de Cambio: En este campo se introduce la equivalencia en moneda

nacional de alguna moneda extranjera. Se debe tener especial cuidado en
actualizar el tipo de cambio, además se recomienda definir al tipo de
cambio en moneda nacional como la unidad (1.00) para facilitar la
conversión de otras monedas.

Septiembre 2012
• Id Moneda: Es una clave numérica con la cual se identifica la moneda,

por ejemplo: moneda = 1, es moneda nacional; moneda <> 1, se trata de
una moneda extranjera.

Se repite el proceso para dar de alta las monedas que sean necesarias.

Septiembre 2012
Tipo de Cambio
Esta pantalla la utilizamos parta definir el tipo de cambio al que manejamos

cada una de las monedas dadas de alta en el menú de Monedas. La ventana que se
despliega es la siguiente:

• Moneda: Menú descendente donde seleccionas la moneda extranjera.

•
• Fecha: Es la fecha del tipo de cambio.
• Tipo de Cambio: En este campo se coloca el cantidad que representará

al tipo de cambio de la moneda seleccionada.

Septiembre 2012

En la pantalla aparece la clave del usuario que capturó el tipo de cambio, así
como la fecha y la hora de la última modificación.
Se repite el proceso para dar de alta los tipos de cambio que sean necesarios.

Septiembre 2012
Embarque
Mediante esta opción se da alta el lugar donde se va a dejar el material en la

obra. La ventana que se despliega es la siguiente:
Para dar de alta el embarque se hace de la siguiente manera:

• Centro de Costo: Se introduce el número del CC al que se realizará el

embarque.
• Embarque: En este campo se introduce el # que se le asignará al

embarque.
• Descripción: En este campo se introduce la descripción del embarque.


Septiembre 2012
A,B,C a Regiones
Mediante esta opción se dan de alta las regiones que se van a utilizar para las
columnas de la ventana de la lista de precios; en esta ventana se muestran los
centros de costo asignados a cada región. La ventana que se despliega es la
siguiente:
Para dar de alta la región se hace de la siguiente manera:

• Descripción: En este campo se introduce la descripción de la región.


Septiembre 2012
Regionalización de Precios

Septiembre 2012
Por Proveedor Insumo
Mediante esta opción se dan de alta los precios por región por proveedor,
Se capturan precios por Proveedor-Insumo-Región, La ventana que se
despliega es la siguiente.
Para dar de alta la lista de precios se hace de la siguiente manera:

• Proveedor: Se captura el número de proveedor para la lista de precios.
• Insumo: Es la clave del insumo perteneciente a la lista de precios.
• Fecha vigencia: Identifica la fecha hasta que el precio estará vigente.
• Región: Aparecerá la descripción de la región en columnas, tantas

columnas como regiones se tengan definidas, para cada región se deberá
capturar el precio que tendrá en la lista de precios correspondiente.


Septiembre 2012
Adicionalmente esta ventana cuenta con algunas funciones que a continuación

se describen:
• Autorizar lista de precios: Se utiliza mediante un password para

autorizar el uso de la lista de precios, ya que cuando se da de alta o se
modifica algún precio se pone con un estatus de no autorizado.
• Filtrar: Mediante este botón se establecen criterios para filtrar la

información en la ventana de la lista de precios. Al oprimir el botón
aparece esta ventana:
La información se puede filtrar:
A. Por Estatus.
B. Por Rango de Insumo
C. Por Nivel
D. Por Proveedor
• Región a imprimir: Mediante esta función se indica la región de la cual

se desea imprimir su lista de precios.

Septiembre 2012
Por Región Insumo PU
En esta ventana se capturan los precios por insumo-región la cual se llevara a cabo
mediante la selección y combinación de Tipos de insumo, Grupos de insumo y
Regiones, además de establecer correctamente la vigencia.
Esta captura servirá para poder actualizar en el modulo de Precios
Unitarios el ABC de Precios de Insumos.

Septiembre 2012
Importación de Precios Regionalizados PU
En esta ventana se pueden importar los insumos en base a un archivo de texto, los
precios por insumo-región en lugar de la captura.
Para importar la Lista de Precios PU se hace de la siguiente manera:
• Ver Formato Archivo: Con esta opción aparecerá la descripción del

LAYOUT, archivo texto que se va a importar para la lista de precios PU.
• Carga Archivo: Con esta opción se importa el LAYOUT, archivo texto que
contiene la lista de precios PU.


Septiembre 2012
Importación de Precios por Proveedor –Región
En esta ventana se pueden importar los insumos en base a un archivo de texto los
precios por proveedor-insumo-región en lugar de la captura
Para importar Precios por Proveedor-Región se hace de la siguiente manera:
• Ver Formato Archivo: Con esta opción aparecerá la descripción del

LAYOUT, archivo texto que se va a importar para la lista de precios PU.
• Carga Archivo: Con esta opción se importa el LAYOUT, archivo texto que
contiene la lista de precios PU.


Septiembre 2012
Retenciones
Mediante esta opción se administra el catálogo de retenciones, mismas que

pueden ser aplicadas a los proveedores en caso de así requerirse, ya sea porque
el proveedor la tenga definida como default en el maestro de proveedores, o que
se le agregue al momento de que se le genere una orden de compra.
La ventana que se despliega es la siguiente:
Para dar de alta la retención se hace de la siguiente manera:

• Cpto: En este campo se introduce la clave con la cual será identificada la

retención.
• % ó Cant.: En este campo se define como será aplicada la retención al

momento de generarse la orden de compra, y se puede aplicar por
porcentaje o por cantidad.
• Default: Es el porcentaje o cantidad definida como default cuando se

genera la orden de compra.

Septiembre 2012
• Aplica: Es la forma en la que se aplicará la retención en la orden de

compra, puede ser aplicada en el subtotal o no aplicarse.
• Naturaleza: En este campo se define la naturaleza de la retención, al

momento de que se realiza la afectación contable, puede ser un cargo, un
abono, un cargo rojo, o bien, un abono rojo.
• Insumo: Es la clave del insumo sobre el cual se aplicará la retención.
• Cta Contable: Es la cuenta, sub-cuenta y sub-sub-cuenta definida en la

contabilidad para la afectación de en la contabilidad.
• Forma de Pago: Es la forma de pago definida para la retención, puede

ser que no se pague, o por el monto calculado, o bien, sobre el saldo
retenido.
• TM Pago: Tipo de movimiento definido para el pago de la retención, este

solo se activa en el caso de que la forma de pago de la retención sea
diferente a la de “No se paga”.
• Aplica IVA: Se indica si el concepto de retención SI aplica o NO al

momento de generar la orden de compra.
• TM Descuento: Tipo de movimiento definido para el descuento de la

retención.
• Afecta OC: Se indica si la retención afecta al momento de generar la

orden de compra.
• Afecta Factura: Se indica si la retención afecta al momento de realizar la

facturación.
• Considera insumos negativos: Es un check box para indicar si la

retención afecta a insumos negativos.


Septiembre 2012
Lugar de Compra
ABC Lugar de Compra, Se podrá establecerán los diferentes lugares que se compran
los insumos.
Para dar de alta Lugar de Compra se hace de la siguiente manera:

• Clave: En este campo se agrega un folio consecutivo en automático.
• Descripción: En este campo se define como será aplicada la retención al

momento de generarse la orden de compra, y se puede aplicar por
porcentaje o por cantidad.


Septiembre 2012
Días de Compromiso
ABC de Días de Compromiso de Entrega, Se podrá establecerán los diferentes

registros por días de compromiso de entrega establecidos a los diferentes
proveedores, con lo cual se podrá emitir el reporte de evaluación de compradores y
obtener los días de retraso o demora de entrega.
Para dar de alta Días de Compromiso de Entrega se hace de la siguiente manera:

• Id Días: En este campo se agrega un folio consecutivo en automático.
• Días: En este campo se define loas días de entrega.
• Descripción: En este campo se define la descripción de los días de

entrega.


Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS
MENU DE PRESUPUESTO
En este menú, el usuario podrá asignar compradores a cada uno de sus

centros de costo. Al dar un click en el título del menú se despliegan las opciones que
permitirán introducir la información, de la misma manera que en el menú Maestros,
se recomienda seguir un orden descendente, excepto en los casos que se
mencionen.
Además podrá establecer los tipos de insumos y cantidad de los mismos que
utilizará en cada unos de sus centros de costo y en caso de ser necesario podrá
modificar el presupuesto.

Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS
Al momento de entrar a algunas de las opciones del menú Presupuesto, se

encienden un menú adicional, y este puede ser el menú Edición y/o Reporte con
varias opciones

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PROCESOS DIARIOS
Asignación de Requisitores
Con esta opción el sistema permite asignar que empleado tiene autorización
para hacer Requisiciones de Compra
El procedimiento para dar de alta a un requisitor es el siguiente:

• Requisitor: En este campo se coloca el Número del empleado que está

autorizado para hacer requisiciones. La búsqueda del empleado es
sencilla, por medio del icono de la barra de herramientas (en forma de
binoculares) y/o por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1.
• Centro de Costo: Se introduce el Número del CC al que se asignará el

requisitor, la búsqueda se puede hacer por medio del icono de la barra de
herramientas, por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla
rápida F1. Si en este campo tecleas (*) el sistema permitirá que el
requisitor definido en el campo anterior puedan hacer requisiciones para
TODOS los CC y para un tipo y un Gpo. de insumos definido.
• Tipo de Insumo: En este menú descendente selecciona el tipo de insumo

que el empleado está autorizado a solicitar en la requisición. Si en este

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campo se teclea el número cero (0), el sistema permitirá que un requisitor

pueda comprar TODOS los tipos de Insumos para un CC y Gpo. de
Insumos definido.
• Grupo de Insumo: En este menú descendente se selecciona el grupo de

insumo que el empleado está autorizado a solicitar en la requisición. Si
en este campo tecleas el número cero 0), el sistema permitirá que el
Requisitor pueda hacer requisiciones para TODOS los grupos de Insumo
para un CC y Tipo de insumo definido.

Nota: Si se desea que el mismo empleado haga requisiciones para más de un tipo o
grupo de insumo pero NO todos, es necesario agregarlo las veces deseadas.

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Asignación de Compradores
Al seleccionar la opción el sistema permite establecer el tipo de insumos y

grupo que cada comprador puede gestionar, así como el centro de costos en que lo
hará. Se desplegará la siguiente ventana:
El procedimiento para asignar compradores es el siguiente:

• Comprador: Debe insertarse el número del comprador y/o empleado, se

tiene la opción de Búsqueda para facilitar la captura, por medio del icono
de la barra de herramientas (binoculares) y/o por medio del menú Edición
y/o la tecla rápida F1.

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PROCESOS DIARIOS
• Centro de Costo: Se introduce el número del centro de costo al cual se

asignará el comprador, para ello puede utilizarse la opción de Búsqueda.
por medio del icono de la barra de herramientas (binoculares) y/o por
medio del menú Edición y/o la tecla rápida F1. En este campo si se
introduce (*) asterisco, el sistema asignará al comprador a todos los
centros de costo.
• Tipo de Insumo: Menú descendente donde se selecciona el tipo de

insumo que el empleado está autorizado a comprar, al seleccionar el
número cero (0), el sistema permitirá que compre todos los tipos de
insumo.
• Grupo de Insumo: Menú descendente donde se selecciona el grupo de

insumo que el empleado está autorizado a comprar, si se selecciona el
número cero (0), el sistema permitirá que el empleado compre todos los
grupos de insumo registrados dentro del tipo de insumo correspondiente.

Nota: Si se desea que el mismo empleado compre más de un tipo o grupo de

insumo pero NO todos, es necesario agregarlo las veces deseadas.

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Asignación de Insumos
ABC Insumos por usuario, Para que los usuarios tengan la facultad de dar de alta
Insumos es preciso asignar por usuario los Tipos y Grupos de Insumos a los que
tendrá permiso
El procedimiento para asignar compradores es el siguiente:
• Usuario: Se registra el número del usuario al que se le desea dar los

permisos de grupos de insumos.
Del lado izquierdo despliega las familias a las que no tiene permiso de
accesar y del lado derecho despliega los insumos que tiene permiso de
accesar.
Para dar o quitar permisos se selecciona la familia del insumo y se
arrastra a la sección.
• Seleccionar Todo: Con este botón se puede seleccionar todo ya sea del
lado izquierdo o derecho según se quiera dar o quitar permisos.
• Limpiar Selección: Con este botón se puede limpiar toda la selección.


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Tipos de Insumo
La primera opción que debe ejecutarse dentro de este menú es la de Tipos de

Insumo, se refiere a una clasificación general que considera todos los insumos que
pueden ocuparse. Al seleccionar la opción se despliega la siguiente ventana
El procedimiento para dar de alta tipos de insumo es:

• Tipo de Insumo: Este refiere al número (un dígito) que identificará al

tipo de insumo

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• Descripción: se escribe el nombre del tipo de insumo. Sólo existen nueve

tipos de insumo y el sistema tiene ya definidos cinco de ellos, que son:
Tipo - Grupo o Familia

x - xx
1 - Materiales
2 - Mano de Obra
3 - Herramienta y Equipo
4 - Subcontratos
8 - Básicos
• Clasificación: Menú descendente donde se determina si el insumo es

Básico o Global ( relacionado con SUN)

Los cuatro restantes son definidos por la propia empresa.

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Grupos de Insumo
Un grupo de insumo está contenido dentro de un tipo de insumo particular, es

decir, es una clasificación menos general de los insumos, por ejemplo dentro del tipo
de insumo 1 (Materiales), se puede encontrar un grupo de insumo denominado
Cementantes, Agregados, etc.; dentro de cada tipo de insumo pueden haber hasta
99 grupos de insumo diferentes. La ventana que se despliega es la siguiente:
El procedimiento para dar de alta grupos de insumo es el siguiente:

• Tipo Insumo: Menú descendente donde seleccionas a que tipo de insumo

pertenece el grupo de insumo a registrar.
• Grupo de Insumo: En este campo se introduce el número (máximo dos

dígitos) con el que se identificará al grupo de insumo.
• Descripción: Se escribe el nombre o concepto del grupo de insumo.
• Tipo Kontrol: Menú descendente donde se define si el insumo es Normal

Destajo o Sub-contrato

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• Inventariado: En este campo clasificas el grupo de insumo en :
I. INVENTARIADO :
II. NO INVENTARIADO.
• Ppto de Obra: Identifica si el insumo es para presupuestos de Obra.
• Ppto Administrativo: Identifica si el insumo es para Presupuesto

Mensual (administrativo).
• Valida Presupuesto: En este campo se clasifica si el grupo de insumo :
I. Valida Presupuesto: En caso de validar presupuesto, existen unos

check box de configuración.
A. Valida presupuesto importe
B. Valida presupuesto cantidad
C. Valida presupuesto precio
II. No Valida Presupuesto
• Tipo Básico: En este campo se clasifica si el grupo de insumos

pertenecen a:
I. Básico
II. Normal
• Transfiere Póliza: Transfiere el movimiento a una póliza en contabilidad.
• Lista de Precio: En este campo nos permite establecer la forma en que

los precios de los insumos del grupo en cuestión, serán utilizados en el
módulo de precios unitarios. Sus posibles valores son:
Precios no regionalizados.
Lista de precios PU (Editable).
Lista de precios PU (No Editable).

Si es necesario registrar más grupos de insumo, se repite el procedimiento.

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Insumos
Una vez definidos los tipos y grupos de insumos, se registran todos los
insumos que la empresa utilizará, definiéndolos dentro del tipo y grupo que le
corresponde, como lo muestra la siguiente ventana:
El procedimiento para dar de alta insumos es el siguiente:

• Insumo: Se refiere a la clave que identificará al insumo, la cual está

compuesta por siete dígitos. El primero para asignar un tipo de insumo,
los siguientes dos para asignar un grupo de insumo, los siguientes cuatro
es para asignar un número consecutivo dentro del grupo.

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PROCESOS DIARIOS
• Descripción: En este campo se escribe el nombre o concepto del insumo.
• Unidad: En este campo se define la unidad de medida para ese insumo.
• Estatus General: En este parámetro se definen 3 tipos de estatus para

los Insumos:
I. Vigente
II. Cancelado
III. Con Password
• Tolerancia: En este campo se alimenta la tolerancia de unidades que se

pueden aceptar de más al efectuar una compra determinada.
• Descripción Adicional: En este parámetro puedes incluir un texto

adicional al insumo.
• Producto Terminado: En este se configura si se trata de un insumo de

tipo producto terminado.
• Materia Prima: Mediante este check se indica si el insumo es una

materia prima.
• Se factura: Se indica si este insumo se factura.
• Sugiere Numero Económica: Indica si suguiere el numero economico.
• Validar lista de precios en base a: Se puede cambiar el estatus de no

autorizado de la lista de precios, mediante un check box y un password.
I. Utilizar lista de precios

II. Autorizado
• Días para entrega: Indica los dias que se tarda la entrega del insumo.

Se repite el procedimiento las veces que sea necesario.

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Explosión de Materiales
Dentro de esta opción el usuario tendrá la posibilidad de definir todos los

insumos que se ocuparán en cada uno de los centros de costo, así como la cantidad
y el precio de los mismos, es decir, generará el presupuesto base que servirá para
validar las órdenes de compra. Se despliega la ventana siguiente:
El proceso para realizar la explosión de materiales es el siguiente:

• Centro de Costo: En este campo se debe introducir el número del centro

de costo para el que se hará el presupuesto, la búsqueda es sencilla, y se
puede hacer por medio de el icono que aparece en la barra de
herramientas (binoculares) ó por medio del menú Edición y/o por medio
de la tecla rápida F1.
• Insumo: En este campo se escribe el número del insumo que se utilizará

en ese centro de costo, la búsqueda es sencilla, y se puede hacer por
medio del icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares) ó
por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.

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• Año: Es el año para realizar la explosión de los materiales.
• Cantidad: En este campo se define la cantidad total del insumo que se

utilizará en el centro de costo, misma que será utilizada para autorizar
compras si al registrar el centro de costo se definió la opción de validar
con presupuesto; en caso de no utilizar presupuesto para ese centro de
costo, la cantidad no será utilizada para validar órdenes de compra.
• Precio: En este campo se introduce el precio máximo que se aceptará

pagar por el insumo en el centro de costo, el precio también será utilizado
para validar órdenes de compra si así fue definido al registrar el centro de
costo.
• Moneda: Tipo de moneda que se le asigna al insumo.

De ser necesario se repite el procedimiento.

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Aditivas y Deductivas
Con esta operación el sistema permite agregar o reducir las cantidades y

precios de los insumos definidos en el presupuesto base, siempre y cuando estas
modificaciones sean necesarias y estén previamente autorizadas por el responsable.
El procedimiento para capturar aditivas o deductivas es el siguiente:
• Año Ppto.: En este campo se presenta automáticamente el año del

presupuesto.
• Centro de Costo: En este campo se introduce el número del centro de

costo donde se quiera realizar alguna modificación. Se puede utilizar la
opción de búsqueda por medio del icono que aparece en la barra de
herramientas, o por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1.
• Insumo: En este campo se introduce la clave del insumo que requiere

modificación. Se puede utilizar la opción de búsqueda por medio del icono
que aparece en la barra de herramientas, o por medio del menú Edición
y/o con la tecla rápida F1.
• Cantidad Base y Precio Base: presentan automáticamente la

información registrada en la explosión de materiales para ese centro de
costo y ese insumo en particular. Por otro lado, los campos ubicados
dentro de los registros Aditivas y Deductivas, indican la cantidad total
acumulada y su importe, generados por modificaciones realizadas
anteriormente o en el momento, para el centro de costo y el insumo
especificados.

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PROCESOS DIARIOS

• Partida: En este campo se indica el número de la operación.
• Aplica: En este campo indica si la línea se capturo en la opción de

Aditivas con una ‘A’, Cantidad con una ‘C’ o Precios con una ‘P’.
• Tipo: Menú descendente donde se selecciona la opción deseada:
I. Aditiva Para incrementar el presupuesto

II. Deductiva para reducirlo del `presupuesto.
• Cantidad: En este campo se introduce la cantidad que se desea aumentar

o reducir (máximo quince dígitos incluyendo seis decimales),
considerando las unidades en que se mide el insumo, mismas que fueron
definidas al registrar el insumo.
• Precio: En este campo se introduce el precio por unidad de medida del

insumo.
• Fecha: Se registra la fecha de la operación en el campo.
• Comentarios: Campo donde se debe agregar un dato adicional, mismo

que aparecerá en la impresión.
• Autoriza: En este campo se introduce el número del empleado que
autorizará las modificaciones realizadas al presupuesto, el sistema
validará si el empleado indicado está facultado para autorizar el monto
indicado.

De ser necesario se repite el procedimiento. Una vez que se han registrado las
aditivas y/o deductivas. NO es posible realizar modificaciones, se pueden eliminar
los registros si no se han ejercido.

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Aditivas y Deductivas Cantidad
Con esta operación el sistema permite agregar o reducir solo las cantidades
de insumos definidas en el presupuesto base, siempre y cuando estas modificaciones
sean necesarias y estén previamente autorizadas por el responsable. La ventana que
se despliega es la siguiente:


• Cantidad Base: presentan automáticamente la información registrada en

la explosión de materiales para ese centro de costo y ese insumo en
particular. Por otro lado, los campos ubicados dentro de los registros
Aditivas y Deductivas, indican la cantidad total acumulada y su importe,

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generados por modificaciones realizadas anteriormente o en el momento,

para el centro de costo y el insumo especificados.


• Tipo: Menú descendente donde se selecciona la opción deseada:
I. Aditiva: Para incrementar el presupuesto

II. Deductiva: para reducirlo del presupuesto.
• Cantidad: En este campo se introduce la cantidad que se desea aumentar

o reducir (máximo quince dígitos incluyendo seis decimales), considerando
las unidades en que se mide el insumo, mismas que fueron definidas al
registrar el insumo.


indicado.

aditivas y/o deductivas. NO es posible realizar modificaciones, se pueden eliminar
los registros si no se han ejercido.

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PROCESOS DIARIOS
Aditivas y Deductivas Precio
Con esta operación el sistema permite agregar o reducir solo los precios de
insumos definidos en el presupuesto base, siempre y cuando estas modificaciones
sean necesarias y estén previamente autorizadas por el responsable. La ventana que


• Precio Base: presentan automáticamente la información registrada en la

explosión de materiales para ese centro de costo y ese insumo en
particular. Por otro lado, los campos ubicados dentro de los registros
Aditivas y Deductivas, indican la cantidad total acumulada y su importe,

Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS
generados por modificaciones realizadas anteriormente o en el momento,

para el centro de costo y el insumo especificados.
• Año Ppto: En este campo se despliega automáticamente el año para el

presupuesto.


• Tipo_ Menú descendente donde se selecciona la opción deseada:
I. Aditiva: Para incrementar el presupuesto

II. Deductiva: para reducirlo del `presupuesto.
• Precio: En este campo se introduce el precio que se desea aumentar o

reducir (máximo doce dígitos incluyendo tres decimales), considerando las
unidades en que se mide el insumo, mismas que fueron definidas al
registrar el insumo.


indicado.

aditivas y/o deductivas NO es posible realizar modificaciones.

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Escalatoria de Precios
Aplicación masiva de aditivas en precios (Escalatorias de precios)

Escalatoria de precios por Centros de Costo-Obra.
El procedimiento para consultar Escapatoria de precios es el siguiente:
• Consulta: Mediante este check se indica si se desea consultar un folio. Se

activa el campo del folio para captura, se puede utilizar la opción de
búsqueda por medio del icono que aparece en la barra de herramientas, o
por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1.
Se le da al botón de procesar y nos muestra los cambios de precio

que tiene el folio.
El procedimiento para capturar Escapatoria de precios es el siguiente:
• Clasificador: En este campo se introduce la clave del clasificador, Se

puede utilizar la opción de búsqueda por medio del icono que aparece en
la barra de herramientas, o por medio del menú Edición y/o con la tecla
rápida F1, se le da al botón de procesar y nos despliega los centros de
costo incluidos en el clasificador.
• Comentario: En este campo se introduce el motivo del cambio de precio.

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• Precio: En este campo se introduce el nuevo precio. Presenta

automáticamente la información registrada en el presupuesto, la explosión
de materiales para ese centro de costo y ese insumo en particular.

De ser necesario se repite el procedimiento.
Cerrar: Se bloquea la información dada de alta en el folio y ya no permite

modificarla.

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Autorización de Escalatoria de Precios
Autorización de aditivas en precios (Escalatorias de precios)

Escalatoria de precios por Centros de Costo-Obra
El procedimiento para consultar o autorizar Escalatoria de precios es el siguiente:
Estatus: En este campo se selecciona el estatus de de los folios que se desea

Consultar o autorizar, Se tiene las siguientes opciones:
A Cerrados
B Autorizados
Fecha: En este campo se selecciona el periodo que se desea consultar o autorizar.
Se le da al botón de procesar y nos muestra los folios con los filtros

capturados.
El procedimiento para autorizar Escalatoria de precios es el siguiente:
Se selecciona el folio dando un click sobre el check de la “palomita y se Graba: Se

guarda la información dada de alta por medio del icono en forma de disco que se
encuentra en la barra de herramientas, ó por medio del menú adicional Edición y/o
con las teclas rápidas Ctrl+G

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Impresión de Aditiva/Deductiva
El sistema permite imprimir todas las modificaciones realizadas al

presupuesto, la ventana desplegada es la siguiente:
Para obtener la impresión se realiza lo siguiente:
• Centros de Costo: Se deben definir estos campos en ambos casos es

necesario especificar el rango que se desea aparezca en la impresión. Se
la barra de herramientas, o por medio del menú Reporte y/o con la tecla
rápida Alt+F1
• Grupo de Insumos: Se deben definir estos campos en ambos casos es

necesario especificar el rango que se desea aparezca en la impresión. Se
la barra de herramientas, o por medio del menú Reporte y/o con la tecla
rápida Alt+F1
• Año: Se captura el año para el presupuesto.

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• Incluir Ppto No Anualizado: En este check se define si en la impresión

del reporte no se considera el presupuesto anualizado.
• Procesar Impresión: Una vez definido los rangos se procede a Procesar

la información dando un click sobre el icono de la “palomita” de la barra
de herramientas. Se desplegará la vista preliminar:
• Si la vista preliminar es la correcta, se selecciona la opción Imprimir del

menú Reporte, misma operación que puede realizarse dando un click
sobre el icono en forma de impresora que se encuentra en la barra de
herramientas.
• Dentro del menú Reporte aparecen otras opciones relacionadas con los
nuevos iconos desplegados:
I. Exportar: para mandar el documento a un archivo con formato

específico
II. Flechas Horizontales: sirven para moverse de una página a otra

dentro del reporte.
III. Flechas Verticales: permiten hacer acercamientos del documento

para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en el tamaño del
documento generado por esta última operación no es considerado
por la impresión

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IV. Flecha Salir de Impresión: Esta opción te permite regresar a la

ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otros
centros de costos o grupos de Insumos.

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PROCESOS DIARIOS
Impresión de Explosión de Materiales
Al seleccionar esta opción el sistema da la posibilidad de imprimir un reporte

que presente para cada centro de costo el presupuesto base de todos los insumos así
como las aditivas y deductivas que se han realizado. Al seleccionar la opción se
despliega la siguiente ventana:
• Centros de Costo: En este parámetro se debe especificar el rango que se

desea aparezca en la impresión. Se puede utilizar la opción de búsqueda
por medio del icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio
del menú Reporte y/o con la tecla rápida Alt+F1
• Año: Se captura el año para el presupuesto.
• Incluir Ppto No Anualizado: En este check se define si en la impresión

del reporte no se considera el presupuesto anualizado.

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PROCESOS DIARIOS

de herramientas. Se desplegará la vista preliminar

herramientas.
específico
II. Flechas Horizontales: sirven para moverse de una página a

otra dentro del reporte.
III. Flechas Verticales: permiten hacer acercamientos del

documento para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en el
tamaño del documento generado por esta última operación no es
considerado por la impresión

ventana de consulta por si se desea generar un reporte para
otros otro centro de costo

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ABC de Presupuestos Administrativos
Esta opción permite asignar los insumos que se ocuparan al elaborar el

Presupuesto Administrativo. Al seleccionar la opción se despliega la ventana
siguiente:
• Primeramente se alimentara el Centro de Costos deseado.
Esta ventana se divide en 2 partes
1. Insumos: Como su nombre lo dice son todos los insumos que se

tienen en ese momento
2. Insumos por CC: Son los insumos seleccionados que se usaran en

el presupuesto administrativo para el Centro de Costos definido con
anterioridad
El proceso para relacionar insumos con insumos CC es el siguiente:
• Seleccionar con el mouse el insumo deseado

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• Una vez seleccionado se arrastra hacia la ventana que se encuentra a

mano derecha “insumos CC ” para que el insumo se considere en el
presupuesto.
• En esta pantalla no es necesario seleccionarla opción Grabar. Esto se

efectúa en automático con solo arrastrar el insumo.

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PROCESOS DIARIOS
Captura de Presupuesto
Esta opción permite capturar el presupuesto anualizado por insumo para cada
centro de costo. La ventana que se despliega es la siguiente:
El procedimiento para capturar el presupuesto anualizado es el siguiente:
• Año: En este campo se introduce el año con el que ser trabajara el

presupuesto.
• CC: En este campo se introduce la clave del centro de costos. Se puede

utilizar la opción de búsqueda por medio del icono que aparece en la barra
de herramientas, o por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1.
• Almacén: Se alimenta el número de almacén al que deseamos efectuar

el presupuesto. Se puede utilizar la opción de búsqueda por medio del
icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del menú
Reporte y/o con la tecla rápida Alt+F1, si deseamos incluir todos los
almacenes, entonces capturaremos el carácter “*”.
• Tipo Insumo: Se captura el tipo de insumo al que deseamos efectuar el

presupuesto. Se puede utilizar la opción de búsqueda por medio del icono
que aparece en la barra de herramientas, o por medio del menú Reporte
y/o con la tecla rápida Alt+F1, si deseamos incluir todos los tipos de
insumo, entonces capturaremos el digito “0”.

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PROCESOS DIARIOS
Una vez capturados estos datos se procesa la información y se despliegan los

insumos para el centro de costos y año procesados. Para cada insumo deberá
realizar lo siguiente:
• Cantidad: Se captura la cantidad de presupuesto
• Tipo Periodo: En este campo se elige el periodo para el presupuesto,

puede ser:
A. Mensual.
B. Mensual acumulado.
C. Bimestral
D. Bimestral acumulado
E. Trimestral
F. Trimestral acumulado
• Autorización: Mediante este botón se autoriza el presupuesto anualizado

para el centro de costos.

aditivas y/o deductivas NO es posible realizar modificaciones.

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PROCESOS DIARIOS
Captura de Presupuestos Aditivas y Deductivas
Esta opción permite capturar los presupuestos de Aditivas/Deductivas anualizado por

insumo para cada centro de costo. La ventana que se despliega es la siguiente:
El procedimiento para capturar el presupuesto de aditivas/deductivas anualizado es

el siguiente:
• Año: En este campo se introduce el año con el que ser trabajara el

presupuesto.


el presupuesto. Se puede utilizar la opción de búsqueda por medio del
icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del menú
Reporte y/o con la tecla rápida Alt+F1; si deseamos incluir todos los
almacenes, entonces capturaremos el carácter “*”.

Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS
• Insumo: Se captura el insumo al que deseamos efectuar el presupuesto.

Se puede utilizar la opción de búsqueda por medio del icono que aparece
en la barra de herramientas, o por medio del menú Reporte y/o con la
tecla rápida Alt+F1
• Área-Cuenta: En este menú descendente, nos presenta las diferentes

áreas-cuenta de los C.C. le damos clic en la deseada
Una vez capturados estos datos se procesa la información y se despliegan los

insumos para el centro de costos y año procesados. Para cada insumo deberá
realizar lo siguiente:
• Tipo: En este campo de menú descendente, elegimos el tipo de

presupuesto deseado, que puede ser:
A. Aditivas
B. Deductivas
• Cantidad: Se captura la cantidad deseada, en el mes correspondiente
• Grabar: Se guarda la información capturada por medio del icono en forma

de disco que se encuentra en la barra de herramientas, ó por medio del
menú adicional Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl+G
Nota: Cada que haya una modificación en el Sistema, es importante que se

realice el proceso de Autorización de Presupuesto.

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Captura de Presupuestos Aditivas y Deductivas Automática
Esta opción permite capturar los presupuestos de Aditivas/Deductivas anualizado

por insumo para cada centro de costo, en forma automática. La ventana que se
El procedimiento para capturar el presupuesto de aditivas/deductivas anualizado en

forma automática es el siguiente:
• Año: En este campo se introduce el año con el que se trabajaran las

aditivas y deductivas del presupuesto.


las aditivas o deductivas del presupuesto. Se puede utilizar la opción de

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búsqueda por medio del icono que aparece en la barra de herramientas, o

por medio del menú Reporte y/o con la tecla rápida Alt+F1, si deseamos
incluir todos los almacenes, entonces capturaremos el carácter “*”.
• Área-Cuenta: En este menú descendente, nos presenta las diferentes

áreas-cuenta de los C.C. le damos clic en la deseada
• Cantidad: Se captura la cantidad deseada
• Aditiva Insumo: Se captura el insumo al que deseamos efectuar la

aditiva del presupuesto. Se puede utilizar la opción de búsqueda por
medio del icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del
menú Reporte y/o con la tecla rápida Alt+F1
• Aditiva Mes: En este campo de menú descendente, se define el mes que

deseamos se aplique la aditiva
• Deductiva Insumo: Se captura el insumo al que deseamos efectuar la

deductiva del presupuesto. Se puede utilizar la opción de búsqueda por
medio del icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del
menú Reporte y/o con la tecla rápida Alt+F1
• Deductiva Mes: En este campo de menú descendente, se define el mes

que deseamos se aplique la deductiva
• Grabar: Se guarda la información capturada por medio del icono en forma

de disco que se encuentra en la barra de herramientas, ó por medio del
menú adicional Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl+G

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PROCESOS DIARIOS
Proceso de Autorización de Presupuestos
Esta opción permite autorizar los presupuestos de determinado centro de costo y año
El procedimiento para autorizar el presupuesto mensual es el siguiente:
• Año: En este campo se introduce el año del presupuesto.

• Procesar Autorización: Una vez definidos los parámetros se procede a

Procesar la información dando un click sobre el icono de la “palomita” de
la barra de herramientas. Al terminar, desplegara el siguiente aviso:

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Reporte Comparativo Vs Presupuesto
El objetivo de este reporte es ofrecernos información referente a los

presupuestos administrativos definidos por la empresa, contra las compras
acumuladas efectuadas de dicho presupuesto. Esta se detalla a nivel area-cuenta y
nos presenta el presupuesto que queda disponible por ejercer.
El proceso para generar el reporte es el siguiente:
• Centro de Costos Inicial y Final: En estos parámetros se define el rango

dentro del cual se encuentran los centros de costo de los que se desea
conocer la información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono
que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte
y/o las teclas rápidas Alt+F1
• Insumos Inicial y Final: En estos campos se define el rango dentro del

cual se encuentran los insumos de los que se desea conocer la
información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece
en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las
teclas rápidas Alt+F1

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PROCESOS DIARIOS
• Fechas: En estos campos alimentamos el rango de fechas deseado del

reporte.
• Procesar Impresión: Esto se hace por medio del icono que se encuentra
en la barra de herramientas (palomita) o por medio del menú Reporte/
Procesar Impresión. El sistema despliega información sobre cada uno de
los presupuestos y lo que se ha comprado en el centro de costo indicado,
La vista preliminar del reporte es una ventana similar a la mostrada
anteriormente:
• Si la vista preliminar es la correcta, se selecciona la opción Imprimir

dando un click sobre el icono en forma de impresora.

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PROCESOS DIARIOS
Reporte Comparativo Ppto. Adm. Vs Comprado
Esta opción permite emitir el Reporte comparativo del Ppto. Adm. Vs lo Comprado,
puede obtenerse por Insumo, Grupo de Insumo o Tipo de Insumos.



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PROCESOS DIARIOS

• Año y Mes de Corte: En estos campos alimentamos el año y mes

deseado del reporte.
• Insumos: El reporte despliega información sobre cada uno de los

insumos que se han comprado en el centro de costo indicado, para cada
insumo se presenta la cantidad presupuestada, la cantidad real, las
aditivas, las deductivas y la diferencia entre presupuestado y lo real
• Tipos de Insumos: El reporte despliega información sobre cada uno de

los tipos de insumos que se han comprado en el centro de costo indicado,
para cada uno se presenta la cantidad presupuestada, cantidad real,
aditivas, deductivas y la diferencia entre lo presupuestado y lo real
• Grupos de Insumos: El reporte despliega información sobre cada uno de

los grupos de insumos que se han comprado en el centro de costo

Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS
indicado, para cada uno se presenta la cantidad presupuestada, cantidad

real, aditivas, deductivas y la diferencia entre lo presupuestado y lo real
los presupuestos y lo que se ha comprado en el centro de costo indicado,
La vista preliminar del reporte es una ventana similar a las tres ventanas
mostradas anteriormente:

Si se desea generar un reporte para otro centro de costos o para otro rango
de insumos, se repite el proceso.
Reporte Comparativo Ppto. Adm. Vs Comprado Acumulado
El objetivo de este reporte es ofrecernos información referente a los

presupuestos administrativos definidos por la empresa, contra las compras
acumuladas efectuadas de dicho presupuesto.
Al acceder al reporte, observaremos una ventana similar a la siguiente:

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y/o las teclas rápidas Alt+F1.

teclas rápidas Alt+F1.
• Año y Mes de Corte: En estos campos alimentamos el año y mes

deseado del reporte.
• Reporte Concentrado: En este check box se define si deseamos la

impresión del reporte por:
A. Se emite por Centro de Costos

Septiembre 2012
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B. Se emite por Insumo
• Reporte por Insumo: Si el reporte se decidió procesarlo por insumo,

tendrá una apariencia similar a la siguiente pantalla:
1 2 3 3 3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 5
a b c a b c d e f g h i j k l
c a b a c a a a a a a a
La información que contiene el reporte es:
1) Número de insumo
2) Nombre del insumo
3) Información hasta un mes antes del mes definido como parámetro del reporte
(Dentro del mismo año):
a) Presupuesto acumulado hasta el mes anterior al mes de corte definido
como parámetro de éste (Sin aditivas ni deductivas)
b) Compras reales hasta el mes anterior al mes de corte definido como
parámetro de éste
c) Diferencia entre los incisos 3a y 3b
4) Información del mes definido como parámetro del reporte:

a) Presupuesto administrativo del mes
b) Compras reales del mes
c) Aditivas del mes
d) Deductivas del mes
e) Traspasos del mes
f) Diferencia real. Inciso 4a – 4b
g) Diferencia. Incisos (4a + 4c) – (4b + 4d + 4e)
h) Presupuesto total. Inciso 3a + 4a

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i) Real ejercido total. Inciso 3b + 4b

j) Porcentaje ejercido. Inciso (4i / 4h) * 100
k) Sumatoria de aditivas, deductivas y traspasos. Sumatoria de aditivas,
deductivas y traspasos de todos los meses desde enero del año en que se
procesa el reporte, hasta el mes definido como parámetro del miso
l) Sumatoria del presupuesto de todo el año seleccionado. Incisos 4h – 4k
5) Indicación de si el insumo tiene presupuesto autorizado o no.
Un aspecto a recalcar en este reporte, son los cortes. Estos son por:
Centro de costo
Tipo de insumo
Grupo de insumo
• Reporte por Centro de Costo: Si el reporte se decidió procesarlo por

Centro de Costo, tendrá una apariencia similar a la siguiente pantalla:
La diferencia entre ambos reportes estriba en la forma en que es presentada

la información. Mientras que el primer informe era por insumo, éste segundo
reporte es presentado por centro de costo, sin embargo, las columnas del reporte
son las mismas, así como el proceso de determinación de la información.
los presupuestos y lo que se ha comprado en el centro de costo o el
insumo indicado. La vista preliminar del reporte es una ventana similar a
las dos ventanas mostradas anteriormente:

Septiembre 2012
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de insumos, se repite el proceso.

Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS
MENU DE PROCESOS DIARIOS
En este menú es donde se lleva a cabo la ejecución y el control de las

operaciones diarias de compra, desde la captura y autorización de requisiciones,
hasta la generación de órdenes de compra, pudiendo realizar también el registro de
entradas al almacén. Al seleccionar este menú se despliegan las opciones siguientes:

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PROCESOS DIARIOS
Al momento de entrar a alguna de las opciones del menú Procesos diarios, se

encienden un menú adicional, y este puede ser el menú ‘Edición’ y/o ‘Reporte’ con
varias opciones:

Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS
Anticipos
El presente módulo tiene como fin controlar los insumos por los cuales se
generan anticipos a los proveedores. Para llevar a cabo esta actividad se requiere
registrar los insumos sobre los cuales se generarán los anticipos.
El módulo de anticipos a proveedores está conformado por 4 procesos básicos que

son
ABC Anticipos Proveedor
En esta opción se registrarán los insumos sobre los cuales se efectuarán

anticipos. Cabe aclarar que los anticipos se registrarán por Centro de Costos /
Proveedor, lo que significa que el anticipo está ligado directamente a la adquisición
de uno o más insumos de un proveedor y Centro de costos específico. La ventana
definida para el registro de los insumos de anticipos se muestra a continuación

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PROCESOS DIARIOS
• Centro de Costo: Representa el número de Centro de Costos en el que

se aplicará el anticipo. Se puede utilizar la opción de búsqueda por medio
del icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), o por
medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1
• Proveedor: Representa al proveedor al que se le dará el anticipo. Se

la barra de herramientas (binoculares), o por medio del menú Edición y/o
con la tecla rápida F1
• Insumo Inventariable: Representa el insumo que se adquirirá y sobre

el cual se otorgará el anticipo. Se puede utilizar la opción de búsqueda por
medio del icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), o
por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1
• Insumo para Anticipo: Representa al insumo (no inventariable) con el

cual se generará la orden de compra para pago de anticipo. Se puede
de herramientas (binoculares), o por medio del menú Edición y/o con la
tecla rápida F1
• Área Cuenta: Se define el área cuenta correspondiente a cada insumo.
• Cantidad: Representa la cantidad del insumo que se pagará como

anticipo
• Precio: Indica el precio del insumo que se considera para pago de

anticipo.

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PROCESOS DIARIOS
• Precio Fijo: Opciones (P Fijo / P no Fijo).- Si se selecciona “P Fijo”,

considerará el precio capturado en el campo “Precio” de esta ventana para
efectos de amortización, de lo contrario “P No Fijo”, considerará el precio
que tenga el insumo al momento de hacer la orden de compra para
calcular la amortización.
• Importe: Corresponde a la multiplicación de cantidad * precio. Es el

importe por el que saldrá la orden de compra de anticipo
• Insumo para Amortización: Insumo no inventariable que se generará

automáticamente en la orden de compra (para amortizar) la compra del
insumo registrado en esta ventana. Se puede utilizar la opción de
búsqueda por medio del icono que aparece en la barra de herramientas
(binoculares), o por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1
• Porcentaje Amortización: Porcentaje que automáticamente será

amortizado al momento de comprar el insumo al proveedor en ese Centro
de Costos.
• Monto de Amortización: Indica la cantidad que será amortizada al

momento de comprar el insumo al proveedor en ese Centro de Costos.
Cabe aclarar que solo se puede utilizar el campo “% de Amortización” o
“Monto de Amortización”. El sistema no permitirá el uso simultáneo de
esos campos.
• Estatus: Existe 3 opciones
I. Activo; Este estatus indica que cada vez que se hagan

órdenes de compra se generará automáticamente una partida
en la orden de compra de amortización de dicho insumo hasta
que se haya amortizado por completo dicho anticipo, momento
en que pasará a estatus de Terminado automáticamente.
II. Terminado: Este estatus indica que el anticipo fue

completamente amortizado por lo que si se sigue comprando
el insumo a ese proveedor en ese Centro de Costos ya no
generará partidas automática de amortización.
III. Suspendido: Este estatus se utiliza para comprar el insumo

en cuestión y no deseamos que genere automáticamente la
amortización de dicho insumo. Una vez registrado el insumo el
estatus puede ser cambiado manualmente, sin embargo para
hacer el cambio no será solicitado un Password.
• Empleado que Autoriza: Representa al empleado que registró el

anticipo

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PROCESOS DIARIOS

Cabe aclarar que se pueden registrar tantos insumos como sea requerido para
un Centro de Costos y Proveedor específico

Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS
Reportes Anticipo Proveedor
Este reporte mostrará el estatus de los anticipos registrados a un proveedor

específico de un Centro de Costos dado. La vista de la ventana en cuestión es:
• Centro de Costo: Se teclea el CC en que se desea ver los anticipos

generados. La búsqueda de este dato es sencilla, por medio del icono que
se encuentra en la barra de herramientas (binoculares), por medio del
menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1.
• Proveedor: Se teclea el número del proveedor del que se desea ver

dichos anticipos. La búsqueda de este dato es sencilla, por medio del
icono que se encuentra en la barra de herramientas (binoculares), por
medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1.

Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS
• Insumo Inicial - Final: Se teclea el código de los insumos a considerar

en el reporte. La búsqueda de este dato es sencilla, por medio del icono
que se encuentra en la barra de herramientas (binoculares), por medio
del menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1.
• Fechas de O.C. Inicial y Final: Se ingresa el período de registro de los

anticipos.
• Anticipos / Mostrar TODOS: Si se selecciona esta opción saldrán todos

los anticipos, de no seleccionarse, solo saldrán solo aquellos que tengan
estatus de Activo


herramientas.

específico

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PROCESOS DIARIOS

dentro del reporte.

por la impresión

ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otras
cuentas o para otro centro de costo

Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS
Generación Anticipos Proveedor
Esta opción genera la orden de compra de anticipo. Cabe aclarar que las
órdenes de compra se generarán una a la vez, por lo que si registramos 5 anticipos
se deberá repetir este proceso 5 veces
El proceso para generar una O.C. es el siguiente:
• Centro de Costo: En este parámetro se teclea el CC donde se encuentra

el insumo del que se va a generar anticipo. Se puede utilizar la opción de
• Proveedor: En este parámetro se teclea el número del proveedor al que

se le generará el anticipo. Se puede utilizar la opción de búsqueda por
• Insumo: En este parámetro se teclea el código del insumo por el cual se

da el anticipo. Se puede utilizar la opción de búsqueda por medio del
icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), o por medio
del menú Edición y/o con la tecla rápida F1
• Comprador: En este campo se registra el número que identifica al

empleado autorizado para realizar compras en el centro de costo indicado.
Se puede utilizar la opción de búsqueda por medio del icono que aparece
en la barra de herramientas (binoculares), o por medio del menú Edición
y/o con la tecla rápida F1

Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS
• Solicitó: En este campo se introduce el número que identifica al

empleado que está solicitando los insumos. Se puede utilizar la opción de
• VoBo: En este campo se introduce el número del empleado que dará el

visto bueno a la requisición. . Se puede utilizar la opción de búsqueda por
• Embarque: Menú descendente donde se selecciona la dirección a la que

se desea sean enviados los insumos
• Fecha: Día en que se elabora la Orden de Compra.
• Fecha de Entrega: Día en que nos entregan el insumo.
• Libre Abordo: Menú descendente donde se selecciona la forma de

embarque de los insumos.
• Tipo cambio: En caso de que la compra sea en moneda extranjera en este

campo se coloca el T.C. al que se encuentra la moneda.
• Porcentaje de IVA: En este campo se teclea el porcentaje de IVA que

maneja el proveedor.
• Área-Cuenta: En este menú descendente, seleccionamos el área-cuenta

que deseemos considerar.
• Iniciar: Al darle click se procede a realizar la O.C y manda un mensaje

donde indica que número tiene la O.C.
• Salir: te permite salir de la ventana

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Reporte Estado de Cuenta Proveedor
Este reporte muestra la aplicación de las amortizaciones a los anticipos. La

ventana principal de este reporte es
Para generar el reporte se define lo siguiente:
• Centro de Costo Inicial y Final: En este campo se teclea el rango de

centros de costos de los cuales se desea que aparezca el reporte de
amortización. La búsqueda de este dato es sencilla, por medio del icono
que se encuentra en la barra de herramientas (binoculares), por medio
del menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1.
• Proveedor Inicial y Final: En este campo se teclea el rango de

proveedores donde se revisarán las amortizaciones efectuadas La
búsqueda de este dato es sencilla, por medio del icono que se encuentra
en la barra de herramientas (binoculares), por medio del menú Reporte
• Fecha de Corte: indica la fecha hasta la cual se revisarán las órdenes de

compra que se incluirán en el reporte.
• Anticipos / Mostrar TODOS: Si se selecciona esta opción se incluirán

todos los anticipos totalmente amortizados.

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PROCESOS DIARIOS
• Si se selecciona esta opción saldrán todos los anticipos, de8 no

seleccionarse, solo saldrán solo aquellos que tengan estatus de Activo


herramientas.

específico

dentro del reporte.

por la impresión

ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otras
cuentas o para otro centro de costo

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PROCESOS DIARIOS
Requisiciones
Al seleccionar la opción Requisiciones, el sistema permite capturar y

autorizar requisiciones por el personal acreditado para ello. Para poder realizar la
captura es necesario haber registrado el centro de costo, el LAB y los empleados a
los que se hará referencia en la requisición. La ventana desplegada para la captura
de datos se presenta a continuación:
El proceso para capturar requisiciones es el siguiente:

costo para el cual se hará la requisición, para facilitar su captura se
encuentra el icono en la barra de herramientas (binoculares) ó el menú
Edición y/o las teclas rápidas F1.
• Número Req.: En este campo se indica el número de la requisición para

ese centro de costo, el usuario puede colocar el número que desee, sin
embargo se recomienda utilizar el número consecutivo que proporciona
automáticamente el sistema, el cual aparecerá al dar un click sobre la
flecha colocada al lado del campo. Si solo se desea consultar una
requisición que ya fue elaborada, se teclea el Centro de Costo y el Número
de requisición y se da ENTER o TAB, automáticamente se despliega la
información.
• Fecha: Se introduce la fecha de elaboración de la requisición.

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• L.A.B.: Menú descendente donde se selecciona la forma de embarque de

los insumos.
• Tipo de Requisición: Menú descendente donde se selecciona el grado de

urgencia que se tiene para la requisición en cuestión.
• Lugar de Compra: Menú descendente donde se selecciona el lugar donde

se compran los insumos de la requisición.

empleado que está solicitando los insumos.
• Autorizó: En este campo se introduce el número del empleado que

autorizará la requisición, mismo que debe haber sido registrado y
facultado para ello.
• VoBo: En este campo se introduce el número del empleado que dará el

visto bueno a la requisición.
• Comentarios: En este campo puede ser utilizado por el usuario para

introducir algún texto general respecto a la requisición, este campo acepta
hasta 50 caracteres.

en la barra de herramientas, ó con las teclas rápidas ALT+R y otra opción
sería desde el menú Edición. Este proceso se realiza las veces que sea
necesario
• Partida: Este campo indica el número individual de la partida dentro de

la requisición.
• Insumo: En este campo se coloca el código que identifica al insumo

requerido, mismo que debe haber sido registrado previamente en la base
de datos. Para realizar la búsqueda del insumo se puede hacer por medio
del icono que se encuentra en la barra de herramientas (binoculares)`ó
por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1 automáticamente el
sistema indica en el campo Descripción el insumo del que se trata.
• Área Cuenta: Se define el área cuenta correspondiente a cada insumo.
• Referencia: Campo completamente informativo.
• Fecha Requerido: En este campo se debe indicar la fecha para la cual el

insumo debe estar ya disponible en el almacén.

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PROCESOS DIARIOS
• Cantidad: En este campo se introduce la cantidad total del insumo

requerida, considerando las unidades de medida que están definidas para
ese insumo en particular.
• Por comprar: El sistema automáticamente registra en el campo el total

requerido, la cantidad de este campo se irá modificando conforme se
vayan realizando las compras.
• Descripción de la partida: En este campo el usuario puede introducir un

comentario específico referente al insumo de la partida en cuestión.
Nota: Si se requiere anexar más partidas para la misma requisición se selecciona la opción Agregar y
se repite el procedimiento las veces necesarias.

del menú adicional Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl+G. Al momento
de grabar si haber autorizado la requisición el sistema pregunta si deseas
imprimirla.
Después de haber grabado la requisición es necesario saber su estatus, esto lo

vemos en el siguiente campo:
• Estatus de Autorización: Este campo indica si la requisición ya fue

autorizada o no. para autorizarla es necesario seleccionar del menú
Edición la opción Autoriza Requisición. Esta misma operación puede
realizarse con el botón que se encuentra en la barra de herramientas y al
posicionarte en ese campo aparecerá la leyenda (Autorizar). Donde el
sistema solicitará el número y password del empleado asignado para
autorizar requisiciones, al introducir los datos correctos la requisición
quedará autorizada.
La ventana que aparece para ingresar los datos de la persona que autoriza es
la siguiente:

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PROCESOS DIARIOS
Antes de autorizar una requisición es posible cancelarla e incluso eliminarla

por completo, y se hace de la siguiente manera:
• Cancelar: Es un botón colocado al lado del campo de estatus, la

requisición quedará registrada como cancelada. Al darle click el sistema
por seguridad pregunta si realmente desea hacer la cancelación de la
requisición.
• Borrar: Botón que se encuentra en la barra de herramientas (bote de

basura) y al darle click la requisición será eliminada de la base de datos.
Hay que tener cuidado ya que una vez borrada será imposible recuperar la
requisición.
• Imprimir: Si el usuario desea imprimir la requisición después de haberla

autorizado se puede hacer por medio del icono que aparece en la barra de
herramientas (palomita) Procesar y el sistema desplegará
automáticamente la vista preliminar de la impresión, si la información es
correcta se selecciona la opción Imprimir.
Se verifican que los datos presentados en la O.C sean correctos y se da click en

el icono de la impresora.

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PROCESOS DIARIOS

Septiembre 2012
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Cuadro Comparativo
Mediante esta opción el sistema permite al usuario hacer una comparación en

cuanto a costo, de hasta tres proveedores diferentes, con el fin de identificar el más
conveniente para surtir una requisición específica.
La ventana que aparece es la siguiente:
La secuencia para generar el cuadro comparativo es la siguiente:
• Centro Costo: En este campo se introduce la clave del centro de costo, la

búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece
en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o
por medio de la tecla rápida F1.
• Solicita: En este campo se introduce el número del empleado que

requiere el cuadro comparativo. la búsqueda de este dato puede hacerse
por medio del icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares),
• Fecha Inicial y Fecha Final: En estos campos se introduce el rango

(período), dentro del cual se encuentran las requisiciones para las cuales
se desea elaborar el cuadro comparativo.
• Requisición Inicial y Requisición Final: En estos campos se define el

rango, dentro del cual se encuentran las requisiciones para las cuales se
elaborará el cuadro comparativo.

Septiembre 2012
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• Tipo: Menú descendente donde se selecciona el tipo de requisiciones que

se quiere sean desplegadas.
• Fecha Cuadro: En este campo se introduce la fecha de elaboración del

cuadro comparativo.
• Procesa: Icono que se encuentra en la barra de herramientas (palomita)

ó la opción también aparece en menú Edición, y/o con las teclas rápidas
ALT+P. El sistema despliega del lado izquierdo las requisiciones
solicitadas.
Con el puntero del mouse se selecciona la requisición para la cual se desea

realizar el cuadro, el sistema despliega del lado derecho los campos a llenar en tres
columnas, una para cada proveedor, en la parte inferior se despliega la información
general de cada una de las partidas de la requisición.
• Proveedores: En este campo se anota el número que identifica al

proveedor. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono
que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del
menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.
• Descuento e I.V.A.: En este campo se registra el porcentaje

correspondiente que nos da este proveedor
• Fletes y Gtos. Importación: En este campo se anota el monto

correspondiente a cada rubro.
• Tipo de Cambio: En caso de que el proveedor maneje moneda

extranjera en este campo se pone el tipo de cambio para comparar este
proveedor con los demás proveedores en Moneda Nacional
• Fecha Entrega: Fecha en que el proveedor se compromete a hacer

entrega del producto.

Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS
• LAB y condiciones de pago: Al desplazarse hacia abajo con la barra de

la derecha, aparecerán estos campos referentes al lugar de entrega y los
días de plazo que da el proveedor para hacer el pago.
En la parte inferior de cada columna y en el mismo renglón de la partida, hay

un campo numérico identificado con el nombre del proveedor, en él se debe
introducir el precio por unidad de insumo.
Abajo se despliegan datos referentes a la última compra realizada al proveedor

en caso de existir alguna. Se llenan de la misma forma las otras dos columnas con
diferentes proveedores que manejen el mismo insumo.
• Finalmente se graba la información por medio del icono que aparece en la

barra de herramientas (disco) ó por medio del menú Edición y/o con las
teclas rápidas CTRL+G.
De ser necesario se repite el proceso para otro insumo de la misma requisición

o para otra nueva requisición. El usuario tiene varias variables de comparación para
seleccionar el proveedor más conveniente, puede guiarse por el costo total, por las
condiciones de pago, por el LAB o por la fecha de entrega, que analizadas de manera
conjunta proporcionarán mejores resultados.

Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS
Generación de O. C.
En esta opción el sistema permite generar órdenes de compra a partir de las

requisiciones capturadas y autorizadas, que presenten aun cantidades pendientes
por comprar. La ventana que se despliega es la siguiente:
La secuencia para generar órdenes de compra es la siguiente:
• Centro Costo Inicial y Final: En estos campos se introduce la clave del

centro de costo para el cual se hará la orden de compra. la búsqueda de
este dato puede hacerse por medio del icono que aparece en la barra de
herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de
la tecla rápida F1.
• Comprador: se anota el número que identifica al empleado que realizará

la compra. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio del icono

Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS
• Fecha Inicial y Fecha Final: En estos campos se establece un rango ó

(período), el cual debe contener las requisiciones para las que se generará
orden de compra.
• Requisición Inicial y Requisición Final: En estos campos se define un

rango que contenga las requisiciones para las cuales se generará orden de
compra.
• Tipo: En este menú descendente, identificamos los tipos de las

requisiciones que deseamos aparezcan en esta ventana.
a) Normal
b) Urgente
c) Critico
d) Todos

se compran los insumos de la Orden de compra.
Existe un menú descendente de la derecha se selecciona el tipo de requisición

que se quiere sean mostradas por el sistema.
• Procesar: Después de definir los datos anteriores se le da click al icono

(palomita) que aparece en la barra de herramientas ó por medio del menú
Edición y/o las teclas rápidas ALT+P y el sistema despliega
automáticamente las requisiciones encontradas con las características
solicitadas.
• Proveedor: Campo en el cual debe anotarse el número que identifica al

proveedor al cual se le hará la compra, si son todos los insumos de la
requisición.
En la parte inferior se despliega información específica de los insumos de la

requisición que aún están pendientes por comprar, indicando la cantidad
específica.
• Proveedor: si no se coloca toda la requisición, campo en el cual debe

anotarse el número que identifica al proveedor al cual se le hará la
compra de los insumos específicos.
• Requerido: En este campo se indica la fecha para la cual el insumo debe

estar disponible en el almacén, el sistema despliega la fecha definida en la
requisición pero es posible modificarla.

Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS
• Colocada: En este campo se anota la cantidad que será autorizada a

comprar por medio de la orden de compra.
• Moneda: Menú descendente donde defines el tipo de moneda a utilizar
• Precio: En este campo se indica el precio por unidad del insumo,

automáticamente el sistema despliega el importe generado por la compra.
• Tipo de Cambio: Si la O.C. es en moneda extrajera en este campo se

define el tipo de cambio a tomar.
• Descripción de la Partida: En este parámetro el sistema despliega el

comentario registrado en la requisición pero es posible modificarlo.
• Grabar: Se le da click al icono que aparece en la barra de herramientas

(disco) ó por medio del menú Edición y/o las teclas rápidas Ctrl+G , y el
sistema pregunta si se desea generar la orden de compra, si procede se
selecciona la opción Sí, en caso contrario el sistema cancelará el proceso.
Si es necesario generar más órdenes de compra se repite el proceso.

Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS
Órdenes de Compra
En esta opción el sistema permite capturar órdenes de compra cuando no son

generadas a partir de una requisición, de igual forma es posible hacer modificaciones
a las órdenes de compra ya existentes y que aun no han sido impresas. La ventana
que se despliega es la siguiente:
El proceso para capturar órdenes de compra es el siguiente:
• Centro Costo: En este campo se introduce el número del centro de costo

para el cual se hará la orden de compra. la búsqueda de este dato puede
hacerse por medio del icono que aparece en la barra de herramienta
(binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla
rápida F1.
• Número: En este campo se indica el número de la orden de compra para

ese centro de costo, el usuario puede colocar el número que desee, sin
embargo se recomienda utilizar el número consecutivo que proporciona
automáticamente el sistema, el cual aparecerá al dar un click sobre la
flecha colocada al lado derecho del campo.

Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS
• B ó S: Se define si la orden de compra obedece a un bien o servicio.
• Fecha: El sistema introduce automáticamente la fecha de elaboración de

la orden de compra.
• Proveedor: En este campo se anota el número del proveedor al cual se

hará la compra. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio del
icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del
• Comprador: En este campo se registra el número que identifica al

empleado autorizado para realizar compras en el centro de costo indicado.
la búsqueda de este dato puede hacerse por medio del icono que aparece
por medio de la tecla rápida F1.

empleado que está solicitando los insumos. la búsqueda de este dato
puede hacerse por medio del icono que aparece en la barra de
• Autorizó: En este campo se introduce el número del empleado que

autorizará la orden de compra. La búsqueda de este dato puede hacerse
• VoBo: se introduce el número del empleado que dará el visto bueno a la

orden de compra. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio del
• Embárquese: Menú descendente donde se selecciona la dirección a la
que se desea sean enviados los insumos.
• L.A.B.: Menú descendente donde se selecciona la forma de embarque de

los insumos.

se compran los insumos de la Orden de compra.
• Obra: Campo informativo, que se afecta al generar la O.C. desde el

modulo de Precios Unitarios.
• Estimación: Campo informativo, que se afecta al generar la O.C. desde

el modulo de Precios Unitarios.

Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS
• Concepto Factura: Se despliega el concepto que aparecerá en la factura

de esta O.C.
• Auto Recepcionable: En este check se define si la O.C. será auto

recepcionable, es decir, que en el momento de generarla
automáticamente se le da entrada al almacén. En caso de que se defina
así, se activan los siguientes campos de captura:
B. Almacén: Se captura el número del almacén al cual se

le dará entrada a los insumos.
C. Empleado: Se captura la clave del empleado con el que
se realizará la entrada al almacén de los insumos
incluidos en la O.C.
• Tipo O.C.: Menú descendente donde se selecciona el grado de urgencia

que se tiene para la orden de compra en cuestión.
• Moneda: Menú descendente donde se selecciona el tipo de moneda que

se utilizará en la operación de compra.
• Tipo de Cambio: En este campo se actualiza la equivalencia en moneda

nacional de la moneda a utilizar.
• Sub Total: Es un dato que se despliega automáticamente, corresponde al

sub total que corresponde a esta O.C.
• I.V.A.: En este campo se anota el porcentaje de IVA que será aplicado al

monto de la compra. Adicionalmente a lado derecho del campo de captura
del I.V.A., aparece el monto calculado para el porcentaje definido.
• Retención: Se muestra de manera automática, y corresponde al importe

que se aplicará en la O.C. por concepto de retención.
• Total: Se muestra de manera automática, corresponde el importe de la

suma del Sub Total mas el I.V.A. menos la Retención que le corresponda.
• Total Final: Cuando la Orden de Compra, contenga retenciones que

afecten IVA y no afecten orden de compra. Se ocupa este campo, a fin de
que dicho total final corresponda al total que es visualizado en la
impresión de esta. Este campo es calculado automáticamente al momento
de lanzar la impresión de la orden de compra y se igualara al valor total
mostrado en la impresión de la misma.
• Condiciones de Pago: Botón que despliega una serie de campos que

contienen las características de pago definidas por el proveedor, mismas

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que pueden modificarse en esta parte, un ejemplo es el siguiente donde

vemos que el sistema permite agregar otra partida dentro de las
condiciones de pago al modificarle el campo de porcentaje y darle click al
icono de AGREGAR RENGLÓN ó por medio del menú Edición o con las
teclas rápidas Alt+R. Para cerrar esta opción le das click nuevamente al
botón y el sistema regresa a la ventana original. :
I. Días: En este campo se introduce el número de días que el proveedor

da de plazo para realizar el pago, el sistema automáticamente coloca
la fecha de vencimiento, considerando los días del plazo a partir de la
fecha de elaboración de la orden de compra.
II. Comentarios: En este campo el usuario puede indicar algún
comentario sobre la forma de pago referente a esa partida.
III. %: En este campo se indica el porcentaje del monto total de la
compra que será pagado bajo las condiciones de la partida, el sistema
coloca automáticamente el importe a pagar.
• Mostrar Retenciones: Botón que despliega una serie de campos que

contienen las retenciones definidas por default para el proveedor en el
maestro de proveedores, mismas que pueden modificarse en esta parte,
un ejemplo es el siguiente donde vemos que el sistema permite agregar
otra retención dentro de las que ya tiene definidas por default y darle click
al icono de AGREGAR RENGLÓN ó por medio del menú Edición o con las
teclas rápidas Alt+R. Para cerrar esta opción le das click nuevamente al
botón y el sistema regresa a la ventana original. :
Id Cpto: En este campo se introduce el concepto de la retención

que corresponde según el maestro de retenciones. La búsqueda
de este dato puede hacerse por medio del icono que aparece en
la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú
Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.
Cantidad: En este campo el usuario captura la cantidad a
retener, en caso de que el concepto de retención haya sido
definido por cantidad en el maestro de retenciones.

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Porc Ret: En este campo se indica el porcentaje correspondiente

a la retención. En caso de que la retención sea por cantidad el
sistema calcula este dato.
Importe: Este dato se despliega automáticamente y corresponde
al importe que se aplicará en la orden de compra para el
concepto de retención.
Facturado: Este dato se despliega automáticamente y
corresponde al importe facturado para el concepto de retención.
Retenido: Este dato se despliega automáticamente y
corresponde al importe retenido para este concepto de retención.
TM Descto: Este dato se despliega automáticamente y
corresponde al tipo de movimiento de descuento para la
retención definido en el maestro de retenciones.
• Traer desde: Botón que permite copiar la información de Órdenes de

Compra anteriores sin importar el estatus actual de la O.C. a copiar. Este
botón solo se mostrara cuando ya se haya capturado el número de Centro
de Costos.
Una vez seleccionado aparecerá una pantalla que permitirá ingresar los
parámetros de búsqueda de órdenes de compra que contiene la
información de la Orden de Compra de origen.

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En la parte superior muestra la información del encabezado de las Ordenes

de Compra, si es seleccionado el registro automáticamente serán
desplegados los insumos que pertenece dicha O.C.
Una vez que ha sido escogida la O.C. para crear la nueva O.C.
seleccionando el botón “copiar” el sistema mostrará un mensaje de
acuerdo a la siguientes validaciones.
a) Si la Orden de Compra ya fue impresa, aparecerá un mensaje que si

se desea cancelar la Orden de Compra Origen para ser reemplazada por
la nueva O.C., si la orden de compra no ha sido impresa, no aparecerá
ese mensaje, solo hará la copia.
b) Si la O.C. se encuentra en Surtida o Facturada solo permitirá realizar
una copia de la O.C.
Una vez capturados los datos anteriores, se procede a registrar la información

específica de la requisición de la siguiente manera:

sería desde el menú Edición con lo cual se activan los campos de la parte
inferior. Este proceso se realiza las veces que sea necesario
• Partida: Este campo indica el número individual de la partida dentro de la
orden de compra.
• Insumo: En este campo se coloca el código que identifica al insumo

requerido. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono
• Descripción: En este campo aparece el insumo del que se trata.
• Fec. Entregar: Este campo debe indicar la fecha para la cual el insumo
debe estar ya disponible en el almacén.
• Cantidad: En este campo se introduce la cantidad total del insumo a

comprar, considerando las unidades de medida que están definidas para
ese insumo en particular.
• Precio: En este campo se introduce el precio por unidad de insumo, el

sistema despliega automáticamente el importe de la compra, mostrando
también en la parte superior la cantidad correspondiente al IVA y el monto
total.
• Descripción de la partida: En este campo el usuario puede introducir un
comentario específico referente al insumo de la partida en cuestión. Si se

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requiere anexar más partidas para la misma orden de compra se

selecciona la opción Agregar
• Si en el Centro de Costo se tiene habilitado este check CC base para

Multi CC se indica que en cada partida se le pueda especificar un centro
de costo diferente
• Si Centro de Costo se tiene habilitado este check Valida por obra se

indica que requerirá la captura de la obra en el detalle de las partidas.

(disco) ó por medio del menú Edición y/o las teclas rápidas Ctrl+G. y el
sistema pregunta si se desea imprimir la orden de compra, si procede se
selecciona la opción Sí para tener una vista previa de la O.C, en caso
contrario el sistema cancelará el proceso de impresión.
Al terminar de grabar la orden de compra el sistema envía un cuadro de diálogo

preguntando si se desea imprimir la OC en estos momentos, así como si se desea
imprimir la descripción larga del insumo. En caso de que se haya optado por
imprimir la O.C., el sistema procesa la impresión automáticamente, de otra manera
se tendrá que imprimir posteriormente con el botón de “Procesa Impresión”:
• Procesa Impresión: Al haber grabado la O.C sin imprimir y al darle click

al icono que aparece en la barra de herramientas (palomita) ó por medio
del menú Edición y/o Ctrl+I el sistema desplegará automáticamente la
presentación preliminar de la impresión, si la información es correcta se
selecciona la opción Imprimir.
Se verifican que los datos presentados en la O.C sean correctos y se da click en

el icono de la impresora Después de imprimir una orden de compra es imposible
modificarla desde esta opción.

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Autorización de Orden de Compra
En esta ventana se autorizan electrónicamente las órdenes de compra y si el usuario

tiene registrada la firma electrónica, al momento de imprimir la orden de compra
también se imprime la firma del usuario.
Para que se pueda trabajar con la autorización electrónica en el ABC de usuarios se

debe configuran los permisos a los usuarios que estén autorizados para elaborar,
visto buenos y autorización electrónica.
El proceso para la Autorización de órdenes de compra es el siguiente:

Se puede hacer de dos maneras por clasificador o por centro de costo
• Clasificador: En este campo se coloca el código que identifica al

clasificador requerido. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio
del icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio
del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.

inicial y final para el cual se hará la orden de compra. la búsqueda de este
dato puede hacerse por medio del icono que aparece en la barra de
• Estatus: En este campo se indica el check del estatus de las órdenes de

compra que queremos filtrar.
A. Pendiente por visto bueno

B. Pendiente por autorizar

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C. Todas
Ya que se tiene capturado todos los datos se le teclea en el botón de procesar para
que despliegue la información.
• Aut y VoBo En estas columnas se indica palomeando el check del

estatus que queremos autorizar o del visto bueno de las órdenes de
compra.

(disco) ó por medio del menú Edición y/o las teclas rápidas Ctrl+G.

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Enviar Email Orden de Compra
En esta ventana se envían electrónicamente a los proveedores las órdenes de

compra que estén autorizadas electrónicamente.
Para que se puedan enviar los correos al proveedor se debe registrar en el ABC de
Proveedores el correo del proveedor.
El proceso para el envió de los correos de las órdenes de compra es el siguiente:

Se puede hacer de dos maneras por clasificador o por centro de costo
• Asunto: En este campo se registra el asunto que se quiere enviar con el

correo.
• Mensaje: En este campo se registra el mensaje que se quiere enviar con

el correo.
• Proveedor Inicial y Final: En este campo se introduce el número del

Proveedor inicial y final para el cual se hará el envió de correo. la
búsqueda de este dato puede hacerse por medio del icono que aparece en
la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por
medio de la tecla rápida F1.
• Centro Costo Inicial y Final: En este campo se introduce el número del

centro de costo inicial y final para el cual se hará el envió del correo. la
• Se indica el check del estatus de los correos de las órdenes de compra

que queremos filtrar.

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a) No Enviado
b) Enviados
c) Todos
Ya que se tiene capturado todos los datos se le teclean en el botón de procesar para
• Enviar Correo En estas columnas se indica palomeando el check de la

orden de compra que queremos enviar el correo.
• Se le da click al botón de Enviar para que salgan los correos.

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Autorización Masiva de Orden de Compra
En esta ventana se autorizan de forma masiva las órdenes de compra.
Para que se permita trabajar con la autorización electrónica en necesario capturar el

numero de empleado y su Password.
El proceso para el envió de los correos de las órdenes de compra es el siguiente:
• Comprador: En este campo se registra el numero del comprador que

capturo las órdenes de compra.
• Proveedor Inicial y Final: En este campo se introduce el número del

Proveedor inicial y final para el cual se hará la autorización de las órdenes
de compra. La búsqueda de este dato puede hacerse por medio del icono

para el cual se hará la autorización de órdenes de compra. la búsqueda de

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este dato puede hacerse por medio del icono que aparece en la barra de
• Desglosar solo O.C. Para su Autorización: Si esta palomeado este

check indica que solo va a filtrar órdenes de compra que no estén
autorizadas.
• Fecha Inicial y Final: En este campo se introduce la fecha inicial y final

para filtrar las órdenes de compra.
• O.C. Inicial y Final: En este campo se introduce el número de La Orden

de compra inicial y final, que debe considerar para el filtro. La búsqueda
de este dato puede hacerse por medio del icono que aparece en la barra
de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio
de la tecla rápida F1.
Ya que se tiene capturado todos los datos se le teclean en el botón de procesar para
Se seleccionan las órdenes de compra que se desea autorizar marcando el check que
está al lado derecho del campo ‘Aut.’. Se le da click al icono Grabar que aparece en
la barra de herramientas (disco) ó por medio del menú Edición y/o las teclas rápidas
Ctrl+G.
Además tiene las siguientes funcionalidades:
Con el botón ‘Autorizar Todas’ se palomean todas las órdenes de compra que se
tienen en el filtro.
Con el botón ‘Desmarcar Todas’ se desmarcan todas las órdenes de compra que se
tengan marcadas para autorización.
Con el botón ‘Siguiente C.C.’ cambia el filtro para el siguiente centro de costo y se le
da procesar para que despliegue la información.

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Ajustes / Cancelación O.C.
Esta opción permite al usuario realizar alguna modificación a la orden de

compra cuando ya ha sido impresa, o cancelarla definitivamente, esta última
operación sólo podrá ser realizada por el empleado autorizado para ello. Se
desplegará una ventana similar a la siguiente:
El proceso para capturar ajustes a una orden de compra es el siguiente:

al cual pertenece la orden de compra. la búsqueda de este dato puede
hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta
rápida F1.
• Número: se escribe el número de la orden de compra a la que se hará

alguna modificación. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio
de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por
medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.
• Solicitado: Se alimenta el número de empleado que efectúa el ajuste.

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• Vo Bo: Se alimenta el número de empleado que efectúa el VoBo.
• Autorizado: Se alimenta el numero de empleado que efectúa la

autorización del ajuste.
• I.V.A.: Se alimenta el valor de IVA a modificar.
El sistema despliega automáticamente los campos con la información

previamente capturada para la orden de compra. La información que el sistema
permite modificar es la siguiente:
• Área Cuenta: Este campo se indica el área cuenta para el insumo

incluido en la O.C.
• Fecha: Este campo se indica la fecha en que el insumo deberá estar

disponible en el almacén.
• Autoriza: se introduce el número del empleado que autorizará los ajustes

en la orden de compra.
• Cantidad: En este campo es posible modificar la cantidad original del

insumo.
• Precio: En este campo se actualiza el precio por unidad de insumo.
• Confirma: Campo Informativo

(disco) ó por medio del menú Edición y/o las teclas rápidas Ctrl+G
• Imprimir: La impresión de la O.C se hace desde el Menú Reportes /

Orden de Compra.
De ser necesario realizar ajustes a otra orden de compra se repite el proceso.
Para cancelar una orden de compra, se realizan los primeros pasos

mencionados en la pág. 85 de este proceso y luego:
• Cancelar: Se le da click a este botón ubicado en la parte derecha de la

ventana. El sistema solicitará el password de la persona autorizada para
hacer la cancelación de órdenes de compra

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Se introduce la clave y se oprime la tecla ENTER, con esto el sistema

cancelará definitivamente la orden de compra.

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Ajustes O.C. - Tolerancia
Esta opción permite al usuario realizar alguna modificación a la orden de compra -

tolerancia cuando ya ha sido impresa, o cancelarla definitivamente, esta última
operación sólo podrá ser realizada por el empleado autorizado para ello. Se
desplegará una ventana similar a la siguiente
El proceso para capturar ajustes a una orden de compra – tolerancia es el siguiente:
• Centros de Costos Inicial Final: En estos campos se introduce el

número inicial y final del centro de costo al cual pertenece la orden de
compra. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio del icono que
aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú
• Proveedores Inicial Final: En estos campos se anotan el número del

proveedor inicial y final al cual se hará la compra. la búsqueda de este
dato puede hacerse por medio del icono que aparece en la barra de
• Insumos Inicial Final: En estos campos se colocan los códigos inicial y

final que identifica al insumo requerido. la búsqueda de este dato puede

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rápida F1.
• Fecha Inicial y Fecha Final: En estos campos se establece un rango ó

(período), el cual debe contener las Órdenes de Compra – Tolerancia.
• Estatus En este campo de menú descendente especificamos el estatus

de las O.C. – Tolerancia.
El sistema despliega automáticamente los campos con la información

previamente capturada para la orden de compra - tolerancia. La información que el
sistema permite modificar es la siguiente:
• Cantidad Autorizada: En este campo es posible modificar la cantidad

original del insumo.
• Empleado: Se introduce el numero del empleado que autorizara los

ajustes en la orden de compra – tolerancia. la búsqueda de este dato
puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de

(disco) ó por medio del menú Edición y/o las teclas rápidas Ctrl+G
• Imprimir: La impresión de la O.C - tolerancia se hace desde el Menú

Reportes / Orden de Compra - tolerancia.
De ser necesario realizar ajustes a otra orden de compra - tolerancia se repite el

proceso.

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Entradas de Almacén
Mediante esta opción el sistema permite al usuario registrar y mantener

actualizadas las entradas al almacén de los insumos solicitados a través de una
orden de compra. También es posible dentro de esta opción modificar algún registro
de entradas realizado previamente.
Esta opción debe utilizarse en caso de no contar con el Sistema de

Inventarios. La ventana que se despliega es la siguiente:
El proceso para actualizar las entradas al almacén es el siguiente:
• Almacén: En este campo se anota el número del almacén en el que se

registrará la entrada de insumos. la búsqueda de este dato puede hacerse
• Número: En este campo se indica el número de folio correspondiente a

este registro de entradas en el almacén señalado, el usuario puede
seleccionar el número que desee, sin embargo se recomienda utilizar el
número consecutivo asignado por el sistema, mismo que aparecerá al dar
un click sobre el icono en forma de flecha situado al lado del campo.
• Centro de Costo: se introduce el número del centro de costo al que

pertenece la orden de compra que contiene los insumos a registrar. la
• Fecha: En este campo se introduce la fecha de elaboración del registro de

entradas.

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• Orden de Compra: En este campo se teclea el número de la O.C. de la

cual se hará la entrada. la búsqueda de este dato puede hacerse por
medio del icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por
• Recibió: En este campo se introduce el número del empleado

responsable de la recepción de los insumos.
• Comentarios En este campo el usuario puede incluir algún comentario

referente a la entrada de los insumos.

• Partida: Este campo indica el número de línea del registro de entradas.
• Insumo: En este campo se introduce la clave del insumo para el cual se

hará el registro de entradas. La búsqueda de este dato puede hacerse por
• Remisión: Campo informativo.
• Cantidad: En este campo se anota la cantidad total recibida del insumo..
Automáticamente el sistema coloca el precio del insumo registrado

anteriormente y el importe total. Si es necesario agregar otra partida al registro de
entradas de la misma orden de compra, se sigue el procedimiento arriba mencionado

(disco) ó por medio del menú Edición y/o las teclas rápidas Ctrl+G. En ese
momento el sistema pregunta si deseas imprimir el recibo de entrada al
Almacén.

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De ser necesario registrar más entradas se repite el proceso. Ahora si se desea

imprimir la entrada de almacén se selecciona la opción:
• Procesa Impresión: Icono que se encuentra en la barra de herramientas

(palomita) o por medio del menú Edición, y/o con las teclas rápidas
Ctrl+I .El sistema desplegará automáticamente la presentación preliminar.
• y si la información es correcta se selecciona la opción Imprimir del menú

Edición.

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Traspasos a otro C. C.
Con esta opción el sistema permite capturar y actualizar los traspasos de

insumos realizados entre centros de costo. se despliega una ventana similar a la
siguiente:
El proceso para realizar traspasos entre centros de costo es el siguiente:
• Almacén: En este campo se introduce el número del almacén origen de

los insumos, la búsqueda de este dato puede hacerse por medio del icono

este traspaso en el almacén señalado, el usuario puede seleccionar el
número que desee, sin embargo se recomienda utilizar el número
consecutivo asignado por el sistema, mismo que se aparecerá al dar un
click sobre el icono en forma de flecha situado al lado del campo.

costo origen de los insumos. la búsqueda de este dato puede hacerse por

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• Tipo Movimiento: En este campo se indica el tipo de movimiento

correspondiente a la operación de traspaso de insumos, el sistema ya
tiene definido el número 52 para identificar una salida por traspaso.
• Obra: En este campo se introduce el número de obra origen de los

insumos. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio del icono que
aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú

autorizará el traspaso de insumos. la búsqueda de este dato puede
rápida F1.
• Fecha: En este campo se introduce la fecha de elaboración del traspaso

de insumos.
• Comentarios: En este campo el usuario puede incluir algún comentario

referente al traspaso de los insumos.
• Tipo Traspaso: Existen 3 tipos de traspasos: Por Centro de Costo, por

Proveedor y por Empleado. El usuario selecciona el destino de los
insumos.
• Destino: En este parámetro existen 2 campos:
I. Almacén: En este campo se introduce el número del almacén al

cual se traspasarán los insumos, mismo que debe ser diferente al
almacén origen. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio
de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares),
por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1
II. Centro de Costo: En este campo se introduce el número del

centro de costo al cual se traspasarán los insumos, mismo que
debe ser diferente al centro de costo origen. la búsqueda de este
dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra
de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por
medio de la tecla rápida F1

inferior para registrar la información referente a los insumos a traspasar.
• Partida: En este campo se indica el número de partida del traspaso.

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• Insumo: En este campo se anota el código del insumo a traspasar. La

por medio de la tecla rápida F1. El sistema automáticamente el sistema
despliega el nombre del insumo en el campo Descripción.
• Área-Cuenta: Menú descendente donde se selecciona el área-cuenta

definida para el centro de costo origen por medio de la cual se realizará el
traspaso.
• Cantidad: En este campo se anota la cantidad total a traspasar, en este

campo también es posible utilizar la opción Búsqueda para facilitar la
captura.
• Precio: En este campo se introduce el precio por unidad de insumo. El

sistema desplegará automáticamente el importe del traspaso.
Si se desea agregar otra partida dentro del mismo traspaso, se selecciona la

opción Agregar: (anteriormente explicado) y se registran los datos necesarios.

(disco) ó por medio del menú Edición y/o las teclas rápidas Ctrl+G.
• Procesa Impresión: Icono que se encuentra en la barra de herramientas

(palomita) o por medio del menú Edición, y/o con las teclas rápidas
Ctrl+I. El sistema desplegará automáticamente la presentación preliminar.
Se repite el proceso las veces que sea necesario.

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Insumos Recibidos por Orden Compra
Mediante esta opción el sistema permite registrar las entradas al almacén de

los insumos solicitados a través de una orden de compra. En esta opción el sistema
muestra solo las órdenes de compra que presentan cantidades pendientes por
recibir. La ventana que se despliega es la siguiente:
El proceso para registrar entradas de almacén a través de órdenes de compra es el

siguiente:

costo al que pertenecen las órdenes de compra que contienen los insumos
a registrar. La búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el
menú Reporte y/o por medio de la teclas rápidas ALT+F1.
Automáticamente aparece en la parte izquierda de la ventana TODAS las
O.C pendientes.
• O.C. Inicial y O.C. Final: Estos campos se llenan automáticamente al

seleccionar el CC dentro del cual se encuentran las órdenes de compra
que contienen los insumos a registrar.

registrará la entrada de insumos. La búsqueda de este dato puede

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(binoculares), por medio del menú Reporte y/o por medio de la teclas
rápidas ALT+F1..
• Recibió: En este campo se introduce el número del empleado responsable

de la recepción de los insumos. La búsqueda de este dato puede hacerse
por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta
rápidas ALT+F1.

referente a los insumos recibidos.
• Mov. Almacén: En este campo se indica el número de movimientos

acumulados de registro de entradas correspondiente al almacén indicado.
• Fecha Movimiento: En este campo se introduce la fecha de elaboración

del registro de entradas.
Con el puntero del mouse se selecciona la orden de compra deseada y del lado
derecho la partida que contiene el insumo a registrar:
• Remisión: Campo Informativo.
• Área Cuenta: Es el área cuenta definida en la O.C. para el insumo o

partida.
• Cantidad Recibida: En este campo se anota la cantidad total recibida del

insumo indicado. Se puede registrar más insumos de otra partida de la
misma orden de compra.
• Precio: Este campo lo llena el sistema automáticamente con el precio

definido en la O.C.
• Importe: Este campo lo llena el sistema automáticamente al llenar el

campo de Cantidad recibida.

(disco) ó por medio del menú Edición y/o las teclas rápidas Ctrl+G, en ese
momento el sistema pregunta si deseas generar la Impresión de entrada,
al darle SI el sistema manda imprimir el recibo de entrada al almacén.
De ser necesario registrar entradas de otra orden de compra se repite el

proceso.

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Movimientos NO Inventariables
Esta opción nos permite hacer entradas a nuestros almacenes de los insumos
que no son Inventariables, como por ejemplo: Mano de Obra, Sub-Contratos etc.

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Mantenimiento Remisión
Esta opción es similar a la ventana de Entradas Almacén anteriormente

mencionada. El usuario puede registrar y mantener actualizadas las entradas al
almacén de los insumos NO INVENTARIADOS solicitados a través de una orden de
compra.
Esta opción debe utilizarse en caso de no contar con el Sistema de

Inventarios. La ventana que se despliega es la siguiente:
El proceso para actualizar las entradas al almacén es el siguiente:

registrará la entrada de insumos. la búsqueda de este dato puede hacerse

este registro de entradas en el almacén señalado, el usuario puede
seleccionar el número que desee, sin embargo se recomienda utilizar el
número consecutivo asignado por el sistema, mismo que aparecerá al dar
un click sobre el icono en forma de flecha situado al lado del campo.
• Centro de Costo: se introduce el número del centro de costo al que

pertenece la orden de compra que contiene los insumos a registrar. la

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• Fecha: En este campo se introduce la fecha de elaboración del registro de

entradas.
• Orden de Compra: En este campo se teclea el número de la O.C. de la

cual se hará la entrada. la búsqueda de este dato puede hacerse por
medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares),
por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1
• Recibió: En este campo se introduce el número del empleado

responsable de la recepción de los insumos.

referente a la entrada de los insumos.

• Partida: Este campo indica el número de línea del registro de entradas.
• Insumo: En este campo se introduce la clave del insumo para el cual se

hará el registro de entradas. la búsqueda de este dato puede hacerse por
• Folio Remisión: Campo Opcional.
• Área Cuenta: En este campo se captura los frentes que utilizan (área-
cuenta). la búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono
menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1
• Cantidad: En este campo se anota la cantidad total recibida del insumo.

definido en la O.C.
•Importe: Este campo lo llena el sistema automáticamente al llenar el

Automáticamente el sistema coloca el precio del insumo registrado

Septiembre 2012
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(disco) ó por medio del menú Edición y/o las teclas rápidas Ctrl+G. En ese
momento el sistema pregunta si deseas imprimir el recibo de entrada al
Almacén.
Se repite el procedimiento las veces que sea necesario.

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Recepción de Insumos
Mediante esta opción el sistema permite registrar las entradas al almacén de

los insumos NO INVENTARIADOS como Sub-Contratos, Mano de Obra y
Administrativos solicitados a través de una orden de compra. En esta opción el
sistema muestra solo las órdenes de compra que presentan cantidades pendientes
por recibir. La ventana que se despliega es la siguiente:
El proceso para registrar entradas de almacén a través de órdenes de compra

es el siguiente:

O.C pendientes.

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rápidas ALT+F1.

rápidas ALT+F1.

referente a los insumos recibidos.
• Mov. Almacén Ent: En este campo se indica el número de movimientos

acumulados de registro de entradas correspondiente al almacén indicado.
• Fecha Movimiento: En este campo se introduce la fecha de elaboración

del registro de entradas.
• Folio Remisión: Campo Opcional.
• Área: En este campo se captura los frentes que utilizan (área-cuenta). la

por medio de la tecla rápida F1
• Cuenta: En este campo se captura los frentes-partidas (áreas-cuenta). la


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PROCESOS DIARIOS
• Cantidad Recibida: En este campo se anota la cantidad total recibida del

insumo indicado. Se puede registrar más insumos de otra partida de la
misma orden de compra.

definido en la O.C.
• Importe: Este campo lo llena el sistema automáticamente al llenar el


(disco) en ese momento el sistema pregunta si deseas generar la
Impresión de entrada, al darle SI el sistema manda imprimir el recibo de
entrada al almacén.

proceso. Automáticamente el sistema coloca el precio del insumo registrado

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Recepción Global de Insumos
Esta ventana es parecida a la de Recepción de Insumos, la diferencia consiste

en que en esta ventana se realiza la recepción GLOBAL ó TOTAL del insumo NO
Inventariado de una Orden de Compra. La ventana que se despliega es la siguiente:
El proceso para registrar entradas de almacén a través de órdenes de compra

es el siguiente:

O.C pendientes.


rápidas ALT+F1..

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PROCESOS DIARIOS

rápidas ALT+F1.
• Remisión: Campo Informativo.
• Fecha Rem: En este campo se introduce la fecha de elaboración del

registro de entradas.
• Área: En este campo se captura los frentes que utilizan (área-cuenta). la

• Cuenta: En este campo se captura los frentes-partidas (áreas-cuenta). la

• Cantidad Recibida: En este campo automáticamente aparece la cantidad

total recibida del insumo indicado. Se puede registrar más insumos de
otra partida de la misma orden de compra que sean NO INVENTARIABLES.

definido en la O.C.
• Importe: Este campo lo llena el sistema automáticamente

(disco) en ese momento el sistema pregunta si deseas generar la
Impresión de entrada, al darle SI el sistema manda imprimir el recibo de
entrada al almacén.

proceso. Automáticamente el sistema coloca el precio del insumo registrado
entradas de la misma orden de compra, se sigue el procedimiento arriba
mencionado.

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Consulta Remisión
En esta opción como su nombre lo indica nos sirve para consultar las
remisiones ó ENTRADAS hechas en un almacén definido por rango de fechas y por
los números de remisiones. La ventana que presenta es la siguiente:
El procedimiento para hacer la consulta es la siguiente:
• Almacén: En este campo se teclea la número de almacén a consultar, la

búsqueda es sencilla, puede ser por medio de el icono que aparece en la
barra de herramientas (binoculares), o por medio del menú Reportes la
opción de búsqueda y/o las teclas rápidas ALT+F1. También se pueden
utilizar las fechas que se encuentran en la barra de herramientas.
• Remisión Inicial y Final: Rango de remisiones ingresadas al almacén

definido al inicio. La búsqueda de las remisiones se puede hacer por
medio de los binoculares , o por medio del menú Reportes y/o las teclas
rápidas ATL+F1
• Fecha Inicial y Final: Período que se quiere consultar
• Procesar: Para poder la información se debe dar click al icono que se

encuentra en la barra de herramientas (palomita) y te despliega el listado
de remisiones de dicho almacén en el rango definido de fechas y
remisiones.
Al darle doble click en uno de los renglones de información se abre la ventana

donde se hizo la recepción.

Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS
ABC Modelos
En este catálogo los modelos corresponden a los nombres que se darán a las futuras
agrupaciones de Centros de costo y Asientos contables para el registro contable de
los almacenes, contemplando TODOS sus movimientos de Entrada y Salida, así como
los ajustes al inventario por Entradas y Salidas de existencias físicas.
Cabe mencionar que con ello se simplifica la captura de registros por interface y se
reduce los errores de captura.

Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS
ABC Modelos de Interfaz con Contabilidad Específico
En este catálogo a cada modelo se le establecerá su asiento contable, cabe

mencionar que estos se establecen en función de las observaciones del contador.
Así mismo, en esta pantalla se define la afectación contable de todos los tipos de
movimientos del almacén en la contabilidad. EnKontrol permite generar pólizas de
contabilidad a partir de los movimientos de almacén, lo que significa una gran
ventaja, ya que se podrá reconocer el valor de los inventarios en la contabilidad y
generar pólizas de aplicación al costo, la obra en proceso o el gasto, según se
requiera. La ventana que se despliega es la siguiente.
Los asientos contables para el registro de almacenes se llevan a cabo para:
• Tipo de movimientos (entradas / salidas)

• Almacén
• Área – Cuenta
• Tipo, Grupo y Consecutivo de Insumo
• IVA
Los campos a llenar son los siguientes:
• Modelo: Menú descendente donde se selecciona cada uno de los tipos de

movimientos para configurar los asientos contables
•
• Tipo de Movimiento: Menú descendente donde se selecciona cada uno
de los tipos de movimientos para configurar los asientos contables

Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS
• Almacén: Menú descendente donde se selecciona un almacén específico o

todos, para el que se va a configurar el asiento.
• Área y Cuenta: Menús descendentes donde se selecciona una en

específico o todas, para las que se va a configurar el asiento.
• Insumo: En este parámetro existen 3 opciones:
I. Tipo Inicial – Final: En este campo se define el rango o el tipo

de insumo especifico.
II. Grupo Inicial-Final: En este capo se debe de definir el grupo de

insumos (Eje 99) esto para lograr un rango total, de lo contrario
habrá que estar modificando este rango cada vez que se
agreguen grupos nuevos.
III. Cons Inicial-Final: Se refiere al consecutivo del Insumo
• Cuenta, Scuenta y SSCuenta: Menús descendentes donde se selecciona

la cuenta contable a la que se afectarán los movimientos propios de
almacén. Dicho de otra manera es la cuenta contable de almacén con el
detalle que se haya especificado en cada compañía. Para darle versatilidad
a esta configuración EnKontrol ofrece la posibilidad de utilizar “comodines”
que permite hacer que las cuentas que se afectarán tengan el mismo
número que los parámetros que a continuación se explican:
I. Específica: Define una cuenta contable fija
II. Almacén (ALM): Genera el asiento a la cuenta contable cuyo

número corresponda al número de almacén especificado en cada
movimiento individual.
III. CC: Genera el asiento a la cuenta contable cuyo número

corresponda al número de centro de costo especificado en cada
IV. Tipo de insumo (TIE): Genera el asiento a la cuenta contable

cuyo número corresponda al número de tipo de insumo
especificado en cada movimiento individual.
V. Tipo de insumo *100 (TIE*): Genera el asiento a la cuenta

contable cuyo número corresponda al número de tipo de insumo
especificado en cada movimiento individual multiplicado por 100.

Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS
VI. Grupo de elemento (GPOE): Genera el asiento a la cuenta

contable cuyo número corresponda al número de grupo de
insumo especificado en cada movimiento individual.
VII. Área (AREA): Genera el asiento a la cuenta contable cuyo

número corresponda al número de área especificado en cada
VIII. Cuenta(ICTA): Genera el asiento a la cuenta contable cuyo

número corresponda al número de cuenta de almacén
• Tipo: Menú descendente donde se selecciona la naturaleza de la cuenta

contable que seleccionamos.
• Cuadre: En este parámetro se seleccionan del menú descendente la

Cuenta, Scuenta y SSCuenta: el cual es el asiento complementario al
del almacén, como pueden ser las cuentas de costo, obra en proceso,
gastos, material recibido sin factura, etc.
• Valida Cuenta Iva: Se activa este parámetro en caso de que

necesitemos que compare la cuenta contable de IVA vs la cuenta de IVA
que está definida en la relación TM-Póliza.
• Desglose de CC: Menú descendente donde tenemos las siguientes

opciones:
I. OBRA: El asiento contable se registrarán al CC cuyo número

corresponda al número de obra especificado en cada movimiento
individual.
II. CC: El asiento contable se registrarán al CC cuyo número

corresponda al número de CC especificado en cada movimiento
individual.
III. AREA: El asiento contable se registrarán al CC cuyo número

corresponda al número de Área especificado en cada movimiento
individual.
IV. ICTA: El asiento contable se registrarán al CC cuyo número

corresponda al número de Cuenta de Almacén especificado en
cada movimiento individual.
V. Grabar. Se guarda la configuración por medio del icono en forma

de disco que se encuentra en la barra de herramientas, ó por

Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS
medio del menú adicional Edición y/o con las teclas rápidas
Ctrl+G

Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS
Relación de Modelos CC
En base a la configuración del punto anterior (ABC Modelos de Interfaz con

Contabilidad especifico ) los Modelos deberán asociarse a los Centros de Costo, de
manera que por Centro de Costo se pueden llevar asientos contables diferentes para
un mismo Tipo de Movimiento (entradas / salidas).
Un Centro de Costo puede tener más de un Modelo asociado.
Nota:
Los Tipos de movimientos de las configuraciones no pueden traslapar los rangos de
Tipos, Grupos y Consecutivos de insumos.

Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS
Reporte Remisión:
Como su nombre lo indica esta opción nos permite tener de manera impresa la
información que se nos muestra en la consulta. La ventana que despliega es la
siguiente:
Para poder ver el reporte debemos registrar los siguiente datos:

• Fecha de Mov. Inicial y Final: En este campo se define el rango de
fechas en las que queremos ver los registros de las remisiones.
• Almacenes Inicial y Final: En este campo se define el rango de

almacenes a consultar, su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono
• Remisión Inicial y Final: En este campo se define el rango de

remisiones a consultar, su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono
• Procesar: Para poder tener la vista previa del reporte, se debe dar click
en el icono que aparece en la barra de herramientas (palomita) o se
puede hacer con la ayuda del menú Reporte / Procesar Impresión. Al darle
click muestra la vista previa del reporte:

Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS

herramientas.
I. Exportar: Para mandar el documento a un archivo con formato

específico

dentro del reporte.

por la impresión

almacenes y/o fechas

Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS
ABC Interface a Contabilidad
En esta pantalla se define la afectación contable de todos los tipos de

movimientos del almacén en la contabilidad. EnKontrol permite generar pólizas de
contabilidad a partir de los movimientos de almacén, lo que significa una gran
ventaja, ya que se podrá reconocer el valor de los inventarios en la contabilidad y
generar pólizas de aplicación al costo, la obra en proceso o el gasto, según se
requiera. La ventana que se despliega es la siguiente.
• Tipo de Movimiento: Menú descendente donde se selecciona cada uno

de los tipos de movimientos para configurar los asientos contables
• Almacén: Menú descendente donde se selecciona un almacén específico o

todos, para el que se va a configurar el asiento.
• Centro de Costo: Menú descendente donde se selecciona un centro de

costo específico o todos, para el que se va a configurar el asiento
• Área y Cuenta: Menús descendentes donde se selecciona una en

específico o todas, para las que se va a configurar el asiento.

Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS
• Insumo: En este parámetro existen 3 opciones:
IV. Tipo Inicial – Final: En este campo se define el rango o el tipo

de insumo especifico.
V. Grupo Inicial-Final: En este capo se debe de definir el grupo de

insumos (Eje 99) esto para lograr un rango total, de lo contrario
habrá que estar modificando este rango cada vez que se
agreguen grupos nuevos.
VI. Cons Inicial-Final: Se refiere al consecutivo del Insumo
• Cuenta, Scuenta y SSCuenta: Menús descendentes donde se selecciona

la cuenta contable a la que se afectarán los movimientos propios de
almacén. Dicho de otra manera es la cuenta contable de almacén con el
detalle que se haya especificado en cada compañía. Para darle versatilidad
a esta configuración EnKontrol ofrece la posibilidad de utilizar “comodines”
que permite hacer que las cuentas que se afectarán tengan el mismo
número que los parámetros que a continuación se explican:
IX. Específica: Define una cuenta contable fija
X. Almacén (ALM): Genera el asiento a la cuenta contable cuyo

número corresponda al número de almacén especificado en cada
XI. CC: Genera el asiento a la cuenta contable cuyo número

corresponda al número de centro de costo especificado en cada
XII. Tipo de insumo (TIE): Genera el asiento a la cuenta contable

cuyo número corresponda al número de tipo de insumo
XIII. Tipo de insumo *100 (TIE*): Genera el asiento a la cuenta

contable cuyo número corresponda al número de tipo de insumo
especificado en cada movimiento individual multiplicado por 100.
XIV. Grupo de elemento (GPOE): Genera el asiento a la cuenta

contable cuyo número corresponda al número de grupo de
insumo especificado en cada movimiento individual.
XV. Área (AREA): Genera el asiento a la cuenta contable cuyo

número corresponda al número de área especificado en cada

Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS
XVI. Cuenta(ICTA): Genera el asiento a la cuenta contable cuyo

número corresponda al número de cuenta de almacén
• Tipo: Menú descendente donde se selecciona la naturaleza de la cuenta

contable que seleccionamos.
• Cuadre: En este parámetro se seleccionan del menú descendente la

Cuenta, Scuenta y SSCuenta: el cual es el asiento complementario al
del almacén, como pueden ser las cuentas de costo, obra en proceso,
gastos, material recibido sin factura, etc.
• Desglose de CC: Menú descendente donde tenemos las siguientes

opciones:
VI. OBRA: El asiento contable se registrarán al CC cuyo número

corresponda al número de obra especificado en cada movimiento
individual.
VII. CC: El asiento contable se registrarán al CC cuyo número

corresponda al número de CC especificado en cada movimiento
individual.
VIII. AREA: El asiento contable se registrarán al CC cuyo número

corresponda al número de Área especificado en cada movimiento
individual.
IX. ICTA: El asiento contable se registrarán al CC cuyo número

corresponda al número de Cuenta de Almacén especificado en
cada movimiento individual.
X. Grabar. Se guarda la configuración por medio del icono en forma

de disco que se encuentra en la barra de herramientas, ó por
medio del menú adicional Edición y/o con las teclas rápidas
Ctrl+G

Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS
Definición de Transferencia Póliza
Mediante esta ventana se puede realizar la transferencia de la póliza de los

insumos NO Inventariables. La ventana que se despliega es la siguiente:

• Folio: Este número lo da el sistema de manera automática.
• Tipo Mov.: Menú descendente donde seleccionas el tipo de movimiento

de Entrada o Salida de almacén.

Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS
• Fechas Inicial-Final: En este campo se teclea el rango o período de los

movimientos a transferir.
• Centro de Costo: En este campo se teclea el rango de CC de los

movimientos a transferir. La búsqueda se puede hacer con el icono de la
barra de herramientas (binoculares) o por medio del menú Edición y/o la
tecla rápida F1.
• Desglose por CC: Se selecciona este check box si queremos hacer la

póliza para un centro de costos específico. En caso de NO seleccionarla el
sistema hace la póliza para todos los centros de costos existentes.
• Pólizas: Se deben definir los siguiente parámetros para la póliza

contable:
I. Tipo: Menú descendente donde seleccionas póliza de Inventarios.
II. Número: En este campo se captura Consecutivo de la póliza
III. Fecha: En este campo se captura la fecha de la póliza
IV. Status: Campo Informativo (N= No Transferida)
Para grabar se guarda la configuración por medio del icono en forma de disco que se
encuentra en la barra de herramientas, ó por medio del menú adicional Edición y/o
con las teclas rápidas Ctrl+G

Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS
Proceso de Generación de Póliza
Esta ventana te permite generar la póliza contable de los insumos no

inventariables. La información que se muestra en esta ventana viene del ABC
Transferencia de Pólizas No Inventariables.
El proceso es el siguiente:
• Procesar: Se selecciona el check box que se encuentra en la parte

derecha de la ventana para c/u de los folios a generar póliza.
• “Palomita”: Después de seleccionar el folio se debe dar click al icono que

se encuentra en la barra de herramientas y se procederá a generar la
póliza de los insumos No Inventariables.

Septiembre 2012
PROCESOS DIARIOS
Proceso de Desactualización de Póliza
Como su nombre lo índica en esta ventana se realiza el proceso de

Desactualización de la póliza generada en la ventana anterior.
El proceso es el siguiente:
• Procesar: Se selecciona el check box que se encuentra en la parte

derecha de la ventana para c/u de los folios a des actualizar la póliza.
• “Palomita”: Después de seleccionar el folio se debe dar click al icono

que se encuentra en la barra de herramientas y se procederá a des
actualizar la póliza de los insumos No Inventariables

Septiembre 2012
CONSULTAS
MENU DE CONSULTAS
Este menú despliega una serie de opciones mediante las cuales el usuario está
en posibilidad de realizar consultas y análisis sobre algún rubro de interés específico,
tales como: Requisiciones, Compras, Proveedores, etc., que le permitan realizar
decisiones de seguimiento y actualización de sus planes presupuestados; cabe
señalar que todas las consultas se podrán realizar sólo en pantalla, ya que el sistema
no permite la impresión de las mismas. Al seleccionar este menú se despliegan las
opciones siguientes:
Existen menús adicionales que se encienden al momento de entrar en alguna

de las opciones del menú CONSULTAS, y son los siguientes:

Septiembre 2012
CONSULTAS
Requisiciones
Mediante esta opción el usuario podrá consultar información referente a todas

las requisiciones registradas de la empresa, teniendo la opción de definir algunos
parámetros para el despliegue de la información deseada. Al seleccionar la opción as
se despliega una ventana similar a la que se presenta a continuación:
El procedimiento para realizar la consulta de requisiciones es el siguiente:
• Centro de Costo Inicial y Final: En estos campos se introduce el

número del centro de costo al cual pertenecen las requisiciones que se
desea consultar. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que
aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o
las teclas rápidas Alt+F1
• Requisición Inicial y Requisición Final: En estos campos se define el

rango en número, dentro del cual se encuentran las requisiciones que se
quieren consultar. su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que

Septiembre 2012
CONSULTAS
• Fecha Inicial y Fecha Final: En estos campos se introduce el rango en

tiempo, dentro del cual se encuentran las requisiciones que se quieren
consultar.
• Solo Pendiente por Colocar: Esta opción ubicada en el lado derecho y

sirve si se desea que el sistema despliegue solo aquéllas requisiciones que
tengan cantidades pendientes por colocar. Con solo seleccionar el check
box, en caso de no seleccionarlo el sistema mostrara la información de las
requisiciones colocadas y las pendientes por colocar.
• Estatus se selecciona el tipo de requisición que se quiere consultar.
I. Autorizadas: El sistema solo mostrara las requisiciones

autorizadas
II. NO Autorizadas: El sistema solo mostrara las requisiciones NO

Autorizadas.
III. Todas: El sistema mostrara las requisiciones Autorizadas y NO

Autorizadas.
• Procesar Impresión: El sistema despliega del lado izquierdo todas las

requisiciones encontradas dentro del rango especificado esto se hace por
medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas (palomita) o
por medio del Menú Reporte / Procesar Impresión.
Con el puntero del mouse se selecciona la requisición que se quiere consultar,

del lado derecho el sistema despliega los insumos contenidos dentro de la requisición
y la información referente a las cantidades solicitadas y pendientes para cada
insumo.
Con el puntero del mouse se selecciona la partida de la requisición sobre la que

se desea obtener información más específica, con esto el sistema desplegará en la
parte inferior si la requisición ya generó alguna orden de compra y de ser el caso, a
que proveedor, en que cantidad y a que precio fue comprado el insumo.
Si se registró alguna descripción adicional durante la captura de la partida

seleccionada, ésta será desplegada también en la parte inferior.
Para consultar alguna otra requisición se repite el proceso.

Septiembre 2012
CONSULTAS
Órdenes de Compra
Mediante esta opción se podrá consultar información referente a todas las

órdenes de compra registradas de la empresa, teniendo la opción de definir algunos
parámetros para el despliegue de la información deseada. El usuario tendrá la
posibilidad de obtener información específica de cada una de las órdenes de compra
desplegadas. Como por ejemplo: Insumos, Cantidad Solicitada, Precio del Insumo,
cantidad recibida, etc. Al seleccionar la opción se despliega una ventana similar a la
que se presenta a continuación:
El procedimiento para realizar la consulta de órdenes de compra es el

siguiente:

costo al cual pertenecen las órdenes de compra que se desea consultar.
Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra
de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas
Alt+F1

Septiembre 2012
CONSULTAS
• Proveedor Inicial y Proveedor Final: En estos campos se definen los

rangos de proveedores para los que se han generado órdenes de compra
y dentro del cual se encuentran las órdenes que se quieren consultar. Su
búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de
herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas
Alt+F1

consultar.
• O.C. Inicial y O.C. Final: En estos campos se define el rango en número,

dentro del cual se encuentran las órdenes de compra que se quieren
consultar. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en
la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas
rápidas Alt+F1
• Nueva O.C.: Dentro de este menú se puede generar una nueva orden de
compra basta dar un click sobre el botón ubicado del lado derecho, el
sistema desplegará la ventana de Captura de Órdenes de Compra para
realizar el proceso.
• Desplegar solo O.C Impresas: Como su nombre lo indica al seleccionar

este check box el sistema mostrará solo las OC. que hayan sido impresas,
y en caso de no seleccionar esta opción el sistema presentará las O.C.
Impresas y NO Impresas.
• Procesar Impresión: El sistema despliega del lado izquierdo todas las

requisiciones encontradas dentro del rango especificado en la parte
superior presenta el monto total acumulado, en unidades monetarias. Esto
se hace por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas
(palomita) o por medio del Menú Reporte / Procesar Impresión.
Con el puntero del mouse se selecciona la orden de compra que se quiere

consultar, y del lado derecho el sistema despliega los insumos contenidos dentro de
la orden de compra y la información referente a las cantidades compradas, su precio
e importe.

Septiembre 2012
CONSULTAS
Con el puntero del mouse se selecciona la partida de la requisición sobre la

que se desea obtener información más específica, con esto el sistema desplegará en
la parte superior el desglose del importe total de la partida con el IVA
correspondiente.
Si se registró alguna descripción adicional durante la captura de la partida

seleccionada, ésta será desplegada en la parte inferior, de ser el caso también se
presenta la cantidad de insumos recibidos por algún almacén de la empresa.
Para consultar alguna otra orden de compra se repite el proceso.

Septiembre 2012
CONSULTAS
Entregas Programadas
Mediante esta opción el usuario podrá consultar información referente a todos

los insumos que están pendientes por recibirse, teniendo la opción de definir algunos
parámetros para el despliegue de la información deseada. Al seleccionar la opción se
despliega una ventana similar a la que se presenta a continuación:
El procedimiento para realizar la consulta de entregas programadas es el

siguiente:

costo sobre el cual se quiere conocer la información. Su búsqueda es
sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas
(binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1
• Insumo Inicial e Insumo Final: En estos campos se define el rango de

insumos dentro del cual deben encontrarse aquellos sobre los que se
quiere saber si existen entregas pendientes. Su búsqueda es sencilla,
podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas

tiempo, dentro del cual se encuentran las requisiciones que contienen
cantidades pendientes por comprar.

Septiembre 2012
CONSULTAS
en la barra de herramientas (palomita) o por medio del Menú Reporte /
Procesar Impresión. El sistema despliega en la parte inferior todas las
entregas programadas encontradas dentro del rango especificado,
presentando la información registrada referente a los insumos, cantidad,
precio, proveedor, orden de compra, etc.
• Exportar: Si se desea guardar la información en un formato de archivo

específico, es necesario seleccionar esta opción, que se encuentra en la
barra de herramientas o del menú Reporte. El sistema proporciona varias
opciones de formato de archivo de entre las cuales se selecciona la más
adecuada a las necesidades del usuario.
Para consultar alguna otra entrega programada de otro centro de costo se

repite el proceso.

Septiembre 2012
CONSULTAS
Análisis de Compras
Mediante esta opción el usuario podrá consultar información referente a todas

las órdenes de compra registradas de la empresa, teniendo la opción de definir
algunos parámetros para el despliegue de la información deseada. Al seleccionar la
opción se despliega una ventana similar a la que se presenta a continuación:
El procedimiento para realizar la consulta de análisis de compras es el

siguiente:
• Centro Costo Inicial y Centro Costo Final: En estos campos se define

el rango dentro del cual se encuentran los centros de costo que contienen
las órdenes de compra a consultar. Su búsqueda es sencilla, podemos
usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el
menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1
• Proveedor Inicial y Proveedor Final: En estos campos se define el

rango dentro del cual se encuentran los proveedores para los que se han
generado las órdenes de compra a consultar. Su búsqueda es sencilla,
• Insumo Inicial e Insumo Final: En estos campos se define el rango

dentro del cual se encuentran los insumos para los que se han generado
las órdenes de compra a consultar. Su búsqueda es sencilla, podemos

Septiembre 2012
CONSULTAS

tiempo, dentro del cual se encuentran las órdenes de compra que se
quieren consultar.
Ordenes de Compra encontradas dentro del rango especificado,
presentando la información registrada referente a los insumos, cantidad,
precio, proveedor, orden de compra, y un Total que es el importe
acumulado de todas las órdenes de compra desplegadas.

adecuada a las necesidades del usuario
Para realizar otra consulta bajo diferentes parámetros se repite el proceso.

Septiembre 2012
CONSULTAS
Insumos Excedidos
Con esta opción el usuario podrá consultar las cantidades de los insumos
comprados y compararlas con el presupuesto para saber si existen compras en
exceso.
Al seleccionar la opción se despliega una ventana similar a la que se presenta

a continuación:
El procedimiento para realizar la consulta de insumos excedidos es el

siguiente:

costo en el cual se quiere realizar las consultas. Su búsqueda es sencilla,
• Insumo Inicial e Insumo Final: se define el rango dentro del cual se

encuentran los insumos para los que se hará la consulta. Su búsqueda es
Ordenes de Compra encontradas dentro del rango especificado.
Proporcionando para cada uno de ellos información sobre las cantidades
presupuestadas y compradas, haciendo una comparación presentando el
porcentaje de exceso.

Septiembre 2012
CONSULTAS
• Total: En esta línea se presentan las cantidades acumuladas

presupuestadas y compradas de todos los insumos.


Septiembre 2012
CONSULTAS
Requisiciones por Comprador
Con esta opción el usuario podrá consultar información referente a todas las
requisiciones autorizadas de la empresa, indicando al empleado que autorizó la
requisición y teniendo la opción de definir algunos parámetros para el despliegue de
la información deseada. Al seleccionar la opción se despliega una ventana similar a la
que se presenta a continuación:
El procedimiento para realizar la consulta de requisiciones por comprador es el

siguiente:
• Comprador: En este campo se introduce el número del empleado que

autorizó la requisición. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono
• Centro de Costo Inicial y Final: En estos campos se define el rango

dentro del que se encuentran las requisiciones que se desea consultar. Su
Alt+F1

consultar.

Septiembre 2012
CONSULTAS
Procesar Impresión. el sistema despliega todas las requisiciones
encontradas dentro de los rangos especificados, presentando la fecha de
la requisición, el centro de costo al que pertenece, la persona que la
solicitó y el estatus de la requisición.
Para consultar alguna otra requisición dentro de otros rangos o para otro
comprador se repite el proceso.

Septiembre 2012
CONSULTAS
Análisis Consolidado Proveedor
Con esta opción el usuario podrá consultar el importe de las compras

realizadas a cada uno de sus proveedores, así como el porcentaje perteneciente a
cada uno de ellos del total de las compras efectuadas. Al seleccionar la opción se
El procedimiento para realizar la consulta es el siguiente:

rango dentro del cual se encuentran los proveedores sobre los que se
desea obtener información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el
icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú
Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1
• Fecha Inicial y Fecha Final: En estos campos se define el rango en

tiempo dentro del cual se encuentran las órdenes de compra que fueron
generadas para los proveedores analizados.
Procesar Impresión. el sistema despliega todos los proveedores
encontrados dentro del rango especificado.
• Total: En esta línea aparece el importe total acumulado de las compras

realizadas a todos los proveedores. En los campos inferiores se despliega
el importe comprado a cada proveedor y el porcentaje del acumulado de
compras correspondiente a cada uno de los proveedores.


Septiembre 2012
CONSULTAS

Si se quiere realizar una consulta para otro rango de proveedores o fechas se

repite el proceso.

Septiembre 2012
CONSULTAS
Comportamiento de Proveedores
Con esta opción el usuario podrá consultar información referente a alguno de

sus proveedores, teniendo la alternativa de definir algunos parámetros para el
despliegue de la información deseada. Obtendrá información sobre insumos
comprados a ese proveedor, las fechas de compra, cantidades y el importe total
comprado, así como las cantidades de insumos que ya han sido recibidas de ese
proveedor.
Al seleccionar la opción el sistema despliega una ventana similar a la que se

presenta a continuación:
El procedimiento para realizar la consulta del comportamiento de proveedores

es el siguiente:
• Proveedor: En este campo se anota el número del proveedor sobre el

cual se quiere obtener información. . Su búsqueda es sencilla, podemos
• C. C. Inicial y C. C. Final: En estos campos se define el rango dentro del

cual se encuentran los centros de costo que contienen las órdenes de
compra generadas para el proveedor a consultar. . Su búsqueda es
• Insumo Inicial e Insumo Final: En estos campos se definen los rangos

dentro de los cuales se encuentran los insumos que se han comprado al
proveedor a consultar. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono

Septiembre 2012
CONSULTAS


tiempo, dentro del cual se encuentran las compras al proveedor que se
quieren consultar.
Procesar Impresión. el sistema despliega todos los proveedores
encontrados dentro del rango especificado proporcionando la orden de
compra generada, el insumo comprado con su correspondiente cantidad e
importe, fecha de compra, y cantidad e importe de los insumos recibidos.
• Total: En este campo se presenta el importe acumulado de todas las

compras realizadas al proveedor, así como el importe acumulado de los
insumos recibidos.


Septiembre 2012
CONSULTAS
Flujos Comprometidos
Mediante esta opción el usuario podrá consultar el importe pendiente de pago

de las compras realizadas. Seleccionando diversos parámetros para el despliegue de
la información podrá conocer las fechas de vencimiento de sus órdenes de compra,
el proveedor y sus condiciones de pago, así como el importe a pagar para cada
orden de compra. Al seleccionar la opción se despliega una ventana similar a la que
se presenta a continuación:
El procedimiento para realizar la consulta de flujos comprometidos es el

siguiente:

rango que contiene a los proveedores para los que se generaron las
órdenes de compra a consultar. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el
• Fecha Inicial y Fecha Final: En estos campos se define el rango para el

cual se quiere obtener información referente a los pagos pendientes.
•
Procesar Impresión. El sistema desplegará la información encontrada
dentro de los rangos especificados, proporcionando las fechas de
vencimiento de cada orden de compra, el proveedor al que se le debe y
sus condiciones de pago, y el importe total de cada una de las órdenes de
compra.


Septiembre 2012
CONSULTAS

Si se quiere realizar una consulta para otro rango de proveedores o fechas se

repite el proceso.

Septiembre 2012
CONSULTAS
Proyectos
El presente submenu tiene como fin poder consultar cuales son los
presupuestos base o kontrol que se han registrado en el modulo de precios unitarios.
Para esto es importante considerar que el punto de partida al generar la

consulta será en base a la clasificación que se hizo a los centros de costos usando el
clasificador Tipo de Proyecto.
El módulo de proyectos está conformado por 4 procesos básicos que son:

Septiembre 2012
CONSULTAS
Estructura por Proyecto
Mediante esta consulta, el usuario podrá revisar todos los presupuestos registrados
en el modulo de precios unitarios.
• Kontrol / Base: Se especifica si la consulta de los presupuestos será en

relación al Presupuesto Kontrol o al Presupuesto Base.
• Seleccionar Empresa: Seleccionar la empresa que se require revisar.
• Procesar Impresión: Esto se hace por medio del icono que se encuentra en
la barra de herramientas (palomita) o por medio del Menú Reporte / Procesar
Impresión. El sistema despliega un árbol clasificando la información por Tipo
de Proyecto.

Septiembre 2012
CONSULTAS
A partir de ahí, se tiene la posibilidad de ir bajando de nivel según se necesite:

• Obra
Frente
• Partida
o Tipo de Insumo
Insumo
Todos los niveles presenta el importe del rubro, a excepción de cuando se llega al
nivel Insumo, que en este si presenta el total en unidades presupuestadas así como
el valor de las mismas.

Septiembre 2012
CONSULTAS
Comparativo por Proyecto
Mediante esta consulta, el usuario podrá revisar los presupuestos registrados en el

modulo de precios unitarios, así como lo que se lleva consumido de los mismos en
base a las compras.
• Kontrol / Base: Se especifica si la consulta de los presupuestos será en

relación al Presupuesto Kontrol o al Presupuesto Base.
• Seleccionar Empresa: Seleccionar la empresa que se require revisar.
Impresión. El sistema despliega un árbol clasificando la información por Tipo
de Proyecto.

específico, es necesario seleccionar esta opción, que se encuentra en la barra
de herramientas o del menú Reporte. El sistema proporciona varias opciones
de formato de archivo de entre las cuales se selecciona la más adecuada a las
necesidades del usuario.
A partir de ahí, se tiene la posibilidad de ir bajando de nivel según se necesite:

Septiembre 2012
CONSULTAS
• Obra
Frente
• Partida
o Tipo de Insumo
Insumo
La consulta muestra un corte de lo presupuestado y lo ejercido a la fecha así como
la varianza que hay entre estos dos importes.

Septiembre 2012
CONSULTAS
Reporte de Avance Proyecto vs Real Promedio
Nos permite esta consulta poder revisar el presupuesto base registrado, lo que se ha
ejercido de este por medio de compras así como lo realmente surtido.
• Proyecto: Se especifica el Tipo de Proyecto que se quiere consultar.

tiempo, dentro del cual se encuentran los consumos que se quieren consultar.
Impresión. El sistema despliega un árbol clasificando la información por Centro
de Costos.

específico, es necesario seleccionar esta opción, que se encuentra en la barra
de herramientas o del menú Reporte. El sistema proporciona varias opciones
de formato de archivo de entre las cuales se selecciona la más adecuada a las
necesidades del usuario.

Septiembre 2012
CONSULTAS
Comparativo Real vs Comprometido

Septiembre 2012
CONSULTAS
Análisis Consolidado % C.C.
Mediante esta opción el usuario podrá consultar el importe de las compras

realizadas en cada uno de sus centros de costo, así como el porcentaje perteneciente
a cada uno de ellos del total de las compras efectuadas. Al seleccionar la opción se
• Centro de Costos Inicial y Final: En estos campos se define el rango

dentro del cual se encuentran los centros de costo sobre los que se desea
obtener información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que
• : Al darle click a este botón el número del centro de costo final será el
mismo que el del centro de costo inicial.
• Fecha Inicial y Fecha Final: En estos campos se define el rango en

tiempo dentro del cual se encuentran las órdenes de compra que fueron
generadas para los centros de costo definidos.
Procesar Impresión. el sistema despliega todos los centros de costo

Septiembre 2012
CONSULTAS
proporcionando el importe comprado en cada uno de los centros de costo

y el porcentaje correspondiente a cada uno del total acumulado.

Si se quiere realizar una consulta para otro rango de centros de costo o fechas
se repite el proceso.

Septiembre 2012
CONSULTAS
Comparativo VS Presupuesto
Mediante esta opción el usuario podrá consultar el importe total de las

compras realizadas en cada centro de costo y compararlas con el presupuesto base.
Al seleccionar la opción se despliega una ventana similar a la que se presenta a
continuación:

dentro del cual se encuentran los centros de costo sobre los cuales se
quiere realizar la consulta. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el
• Año: Se alimenta el año deseado de la consulta.
• Incluir Ppto No Anualizado: Si activamos este check box, entonces se

incluirá el Ppto No Anualizado.
Procesar Impresión. El sistema despliega todos los centros de costo
encontrados dentro del rango especificado, proporcionando para cada uno
de ellos información sobre las cantidades presupuestadas y compradas,

Septiembre 2012
CONSULTAS
haciendo una comparación entre ellas y presentando el porcentaje

pendiente o de exceso..
• Total: En este campo se presenta las cantidades acumuladas

presupuestadas y compradas de los centros de costo seleccionados.

Si se quiere realizar una consulta para otro rango de centros de costo se repite
el proceso.

Septiembre 2012
CONSULTAS
Comparativo Vs Ppto por el Tipo de Insumo
Esta consulta muestra una relación de lo comprado contra lo presupuestado

por insumo.
• Centro de Costo: En este campo se coloca el CC a consultar. Su

Alt+F1

• Tipo de Insumo Inicial-Final: En este campo se coloca el Tipo de

Insumo a consultar (Materiales, Mano de Obra, Sub-Contratos,
Administrativos etc.). Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que

Septiembre 2012
CONSULTAS
• Procesar Impresión: Para ver la información es necesario darle click en

el icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita”. ) o por
medio del Menú Reporte / Procesar Impresión.

Si se requiere hacer la consulta para otro CC ó Tipo de insumo se repite este

proceso.

Septiembre 2012
CONSULTAS
Comparativo Vs Ppto por Grupo de Insumos
Esta consulta es similar a la anterior solo que ahora se muestra una relación
de lo comprado contra lo presupuestado por Grupo de insumo.
• Centro de Costo: En este campo se coloca el CC a consultar. Su

Alt+F1
• Grupo de Insumo Inicial-Final: En este campo se coloca el Tipo de

Insumo a consultar (Aceros, Cementos, Preliminares, etc.). Su búsqueda
es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de
Alt+F1


Septiembre 2012
CONSULTAS
• Procesar Impresión: Para ver la información es necesario darle click en

el icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” o por
medio del Menú Reporte / Procesar Impresión.

Si se requiere hacer la consulta para otro CC ó Grupo de insumo se repite este

proceso.

Septiembre 2012
CONSULTAS
Comparativo VS Ppto por Insumo
Mediante esta opción el usuario podrá consultar el importe total de las

compras realizadas de cada insumo en un centro de costo específico y compararlas
con el presupuesto base. Al seleccionar la opción se despliega una ventana similar a
la que se presenta a continuación:
• Centro de Costo: En este campo se anota el número del centro de costo

en el cual que se quiere realizar la consulta. Su búsqueda es sencilla,
• Insumo Inicial e Insumo Final: En estos campos se define el rango

dentro del cual se encuentran los insumos sobre los cuales se quiere
realizar la consulta.
• Corte por Tipo-Grupo-Insumo: Al seleccionar el check box se

encienden las siguientes opciones:
I. Tipos de Insumos: En este campo defines el tipo de insumo a

consultar. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que
aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú

Septiembre 2012
CONSULTAS
II. Grupos de Insumos: En este campo defines el tipo de insumo a

consultar. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que
aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú

Procesar Impresión. el sistema despliega todos los insumos encontrados
dentro del rango especificado, proporcionando para cada uno de ellos
información sobre las cantidades presupuestadas y compradas, haciendo
una comparación entre ellas y presentando el porcentaje pendiente o de
exceso.
• Total: (M.N.): En este campo se presentan las cantidades acumuladas

presupuestadas y compradas de los insumos seleccionados en el centro de
costo indicado.

Si se quiere realizar una consulta para otro Tipo ó Grupo de insumo, o para
otro centro de costo se repite el proceso.

Septiembre 2012
CONSULTAS
Análisis de Insumos
Esta ventana muestra por decirlo así el historial del insumo desde sus
entradas, salidas, existencias, y precio.
• Centro de Costo: En este campo se anota el número del centro de costo

en el cual que se quiere realizar la consulta. Su búsqueda es sencilla,
• Proveedor Inicial-Final: En este campo se anota el rango de

proveedores a consultar. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono
• Insumo: En este campo se escribe el código del insumo a consultar. Su

Alt+F1
• Fecha Inicial-Final: En estos campos se define el período a consultar.

Septiembre 2012
CONSULTAS
exceso.

Si se quiere realizar una consulta para otro insumo, se repite el proceso.

Septiembre 2012
CONSULTAS
Analítico por Orden de Compra
Esta consulta muestra las O.C con diferentes estatus, esto incluye el historia
de la O.C, Tipo de Movimiento, Fecha etc. La ventana que se despliega es la
siguiente:
• Centro de Costo Inicial-Final: En este campo se anota el número del

centro de costo en el cual que se quiere realizar la consulta. Su búsqueda
Alt+F1
• O.C. Inicial – Final: En estos campos se define el rango de O.C a

rápidas Alt+F1
• Fecha Inicial –Final: En estos campos se define el período a consultar.
• Estatus O.C. : Este parámetro tiene 3 opciones:

Septiembre 2012
CONSULTAS
I. Pendientes: Cuando seleccionas esta opción el sistema

te muestra solo las O.C pendientes de colocar o comprar.
II. Colocadas: Cuando seleccionas esta opción el sistema te

muestra solo las O.C que están colocadas
III. Todas: Cuando seleccionas esta opción el sistema te

muestra las O.C pendientes de colocar y las colocadas.
exceso.

Si se quiere realizar una consulta para otra orden de compra, se repite el

proceso.

Septiembre 2012
REPORTES
MENU DE REPORTES
Este menú presenta una gama de opciones que permiten al usuario generar
reportes de diferentes tipos y en rubros propios del área de compras. Los reportes
pueden ser: Generales, por Centros de Costo, Proveedores, Insumos y por
Comprador, de tal forma que le permitan al usuario realizar requisición de
seguimiento y actualización de sus planes presupuestados; el sistema permite
imprimir cada uno de los reportes. Al seleccionar este menú se despliegan las
opciones siguientes:
Al momento de entrar en alguna de las opciones de este menú, se enciende un

menú adicional llamado Reporte y este contiene las siguientes opciones:

Septiembre 2012
REPORTES
Estatus de Requisiciones
Esta opción permite al usuario generar un reporte en el cual se observe el

comportamiento de las requisiciones generadas para un centro de costo específico, el
sistema proporciona requisiciones sobre el insumo solicitado; la cantidad solicitada,
comprada y pendiente; el proveedor a quien se compró y las fechas de orden y
requisiciones. La ventana que se despliega es la siguiente:
El proceso para generar el reporte de requisiciones es el siguiente:

costo que contiene las y requisición s a reportar. Su búsqueda es

Septiembre 2012
REPORTES
• Fecha de Requisición Inicial y Final: En estos campos se anota el

rango del periodo que se desea abarcar.
• Insumos Inicial y Final: En este campo defines el rango de insumos a

rápidas Alt+F1
• Solo Pendientes por Colocar: Check Box que al seleccionarlo habilita

las opciones: Colocada y NO Colocada. En la impresión nos desplegará
información de aquellos insumos que están colocados y/o pendientes de
colocar.
• Desplegar Descripción de Insumos: Al seleccionar este check box te

permite ver en el reporte la descripción adicional de cada insumo.
Procesar Impresión. El sistema despliega la presentación preliminar del
reporte en una ventana similar a la siguiente:

herramientas.

específico

Septiembre 2012
REPORTES

dentro del reporte.

por la impresión

centro de costos o grupos de Insumos.
Si se desea generar un reporte para otro centro de costo se repite el proceso.

Septiembre 2012
REPORTES
Cuadro Comparativo
Esta opción permite al usuario generar un reporte en el cual se presente una

comparación de hasta tres proveedores diferentes para un insumo específico. Es una
herramienta para decidir a que proveedor se hará la compra; en este caso es
necesario haber generado y guardado el cuadro comparativo previamente en el
menú Procesos Diarios explicado anteriormente en este manual. La ventana que se
El proceso para generar el reporte del cuadro comparativo es el siguiente:

costo que contiene el cuadro comparativo generado. Su búsqueda es
• Requisición: En este campo se anota el número de la requisición para la

cual se elaboró el cuadro comparativo. Su búsqueda es sencilla, podemos
• Folios Inicial y Final: En estos campos se define el rango en el que se

encuentra el número del cuadro comparativo para el cual se hará el
reporte.

Septiembre 2012
REPORTES

herramientas.

específico

dentro del reporte.

documento generado por esta última operación no es considerado por
la impresión

Si se desea generar un reporte para otro centro de costo, otra requisición u

otro rango de folios se repite el proceso.

Septiembre 2012
REPORTES
Preforma Material por Recibir
Al seleccionar la opción el sistema permite generar e imprimir un reporte que

presente todas las cantidades de insumos pendientes por recibir, teniendo la
alternativa de definir algunos parámetros para el despliegue de la información
deseada. La ventana que se despliega es similar a la siguiente:

dentro del cual se encuentran los centros de costo que contienen las
órdenes de compra generadas para los insumos a reportar. Su búsqueda
Alt+F1
• Ordenes de Compra Inicial y Final: En estos campos se define el

rango dentro del cual se encuentran las órdenes de compra que contienen
los insumos a reportar,
• Fechas de Orden de Compra Inicial y Final: En estos campos se

introduce el rango en tiempo, dentro del cual se encuentran las órdenes
de compra que contienen los insumos a reportar.
• Imprimir Cantidad: Este parámetro tiene 2 opciones, se selecciona si el

reporte incluirá o no, la cantidad pendiente para cada insumo.

Septiembre 2012
REPORTES
en la barra de herramientas (palomita) o por medio del menú Reporte /
Procesar Impresión, el sistema despliega la presentación preliminar del

herramientas.

específico

dentro del reporte.

la impresión.

Si se desea generar un reporte bajo diferentes parámetros se repite el

proceso.

Septiembre 2012
REPORTES
Resumen de Flujos Comprometidos
Esta opción permite al usuario generar un reporte en el cual se presenten en

forma resumida los pagos pendientes y las fechas en que deben realizarse dichos
pagos, es una herramienta para planear los flujos de efectivo de la empresa. La
ventana que se despliega es la siguiente:
El proceso para generar el resumen de flujos comprometidos es el siguiente:
• Centros de Costo Inicial y Final: En estos campos se define el rango

• Fechas de Pago Inicial y Final: En estos parámetros se define el rango

dentro del cual se encuentran las fechas de vencimiento de los pagos.
en la barra de herramientas (palomita) o por medio del menú Reporte /
Procesar Impresión, el sistema despliega la presentación preliminar del
reporte en una ventana similar a la siguiente

Septiembre 2012
REPORTES

herramientas.

específico

dentro del reporte.

la impresión.
IV. Fecha Salir de Impresión: Esta opción te permite regresar a la

centro de costos o grupos de Insumos
Si se desea generar un reporte para otro centro de costo, otra requisición u otro
rango de folios, se repite el proceso.

Septiembre 2012
REPORTES
Reporte de Flujos Comprometidos
Esta opción permite al usuario generar un reporte en el cual se presente el

importe pendiente de pago de la empresa a cada uno de sus proveedores, así como
las fechas en que deben realizarse dichos pagos. Es una herramienta para planear
los flujos de efectivo de la empresa. La ventana que se despliega es la siguiente:
El proceso para generar el reporte de flujos comprometidos es el siguiente:

• Proveedores Inicial y Final: En estos campos se define el rango dentro

del cual se encuentran los proveedores con quienes se tienen pagos
pendientes. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece
• Fechas de Pago Inicial y Final: En estos campos se define el rango

dentro del cual se encuentran las fechas de vencimiento de los pagos.

Septiembre 2012
REPORTES
• Saldos Moneda Nacional: Al seleccionar este check box el sistema

convierte los montos que estén en moneda extranjera en moneda
nacional.
en la barra de herramientas (palomita) o por medio del menú Reporte, el
sistema despliega información sobre la orden de compra generada, el
proveedor al que se le debe, las condiciones de pago, el importe y
porcentaje de deuda a cada proveedor. La vista previa que presenta el
sistema es similar a la siguiente:

herramientas

específico

dentro del reporte.

la impresión.

Septiembre 2012
REPORTES

Si se desea generar un reporte para otro rango de centros de costo,

proveedores o fechas, se repite el proceso.

Septiembre 2012
REPORTES
Órdenes de Compra
Esta opción permite al usuario generar un reporte en el cual se presenten

todas o algunas de las órdenes de compra generadas para un centro de costo en
particular. La ventana que se despliega es la siguiente:
El proceso para generar el reporte de órdenes de compra es el siguiente:

costo sobre el que se quiere obtener la información. Su búsqueda es
(binoculares).
• Ordenes de Compra Inicial y Final: En estos parámetros se define el

rango dentro del cual se encuentran las órdenes de compra sobre las que
se hará el reporte. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que
aparece en la barra de herramientas (binoculares).
• Procesar Impresión: Dando un click sobre el icono de la “palomita”, el

sistema despliega entre otra información, los insumos que componen a la
orden de compra, el proveedor y sus condiciones de pago, fecha de
entrega y el importe total de la compra. La presentación preliminar del

Septiembre 2012
REPORTES

herramientas
• Exportar: para mandar el documento a un archivo con formato específico
de órdenes de compra, se repite el proceso.

Septiembre 2012
REPORTES
Órdenes de Compra por Contratista
Este reporte te muestra las O.C generadas para los contratistas desde el
módulo de Precios Unitarios.
El proceso para generar el reporte de Órdenes de Compra por Contratista es

el siguiente:
• Datos de Estimación: En opción tiene 2 parámetros a llenar:
I. Centro de Costos: En este campo se introduce el número del

centro de costo sobre el que se quiere obtener la información. Su
búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la
barra de herramientas (binoculares).
II. Contratista: En este campo se introduce el número del Contratista

sobre el que se quiere obtener la información. Su búsqueda es
sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de
herramientas (binoculares).
• Fecha de Estimación Inicial y Final: En este parámetro se introduce

el rango de fechas a consultar.

Septiembre 2012
REPORTES

sistema despliega entre otra información, los insumos que componen a
la orden de compra para el contratista, el proveedor y sus condiciones
de pago, y el importe total de la compra. La presentación preliminar del
reporte es similar a la de la ventana anterior.

del menú Reporte, misma operación que puede realizarse dando un click
herramientas
• Exportar: para mandar el documento a un archivo con formato

específico
.
de órdenes de compra, se repite el proceso.

Septiembre 2012
REPORTES
Requisición
Esta opción permite al usuario generar un reporte en el cual se presenten

todas o algunas de las requisiciones generadas para un centro de costo en particular
y que aun presentan cantidades pendientes por surtir. La ventana que se despliega
es la siguiente:
El proceso para generar el reporte de Requisiciones es el siguiente:

(binoculares).
• Requisiciones Inicial y Final: En estos parámetros se define el rango

dentro del cual se encuentran las requisiciones sobre las que se hará el
reporte.

sistema despliega entre otra información, los insumos que componen a la
requisición, fecha de orden y de requerido, orden de compra generada,
cantidad ordenada y proveedor al que se hizo el pedido. La presentación
preliminar del reporte es similar a la siguiente:

Septiembre 2012
REPORTES

de requisiciones, se repite el proceso.

Septiembre 2012
REPORTES
Ajuste Orden Compra
Este reporte te muestra el historial de los ajustes realizados a la O.C. La

ventana que se presenta es la siguiente:
El proceso para mostrar el generar el reporte es el siguiente:

(binoculares).
• Orden de Compra: En este campo se introduce el número de la Orden de

compra sobre la que se quiere obtener información. En este campo se
introduce el número del centro de costo sobre el que se quiere obtener la
en la barra de herramientas (binoculares).

Septiembre 2012
REPORTES
• Procesar Impresión: Dando click en el icono “palomita” que aparece en

la barra de herramientas el sistema despliega información como los datos
del proveedor, del insumo, centro de costo etc. La vista previa del reporte
es la siguiente:

de ordenes de compra, se repite el proceso.

Septiembre 2012
REPORTES
Reporte de Ajustes OC – Tolerancia
Este reporte muestra el historial de los ajustes realizados a la O.C. – Tolerancia, la

ventana que se presenta es la siguiente:

costo que contiene los Ajustes de Orden de Compra con Tolerancia a
reportar. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en
rápidas Alt+F1
• Insumos Inicial y Final: En este campo defines el rango de insumos a

rápidas Alt+F1
• Proveedor Inicial y Final: En este campo defines el rango de

Proveedores a consultar. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono

Septiembre 2012
REPORTES

• Fecha Inicial y Final: En estos campos se anota el rango del periodo que
se desea abarcar.
• Estatus: Nos muestra un menú descendente, y seleccionamos la opción

deseada.
• Procesar Impresión: Dando click ene l icono “palomita” que aparece en

la barra de herramientas el sistema despliega información como los datos
del proveedor, del insumo, centro de costo etc. La vista previa del reporte
es la siguiente:

de ordenes de compra - tolerancia, se repite el proceso.

Septiembre 2012
REPORTES
Comparativo de Proveedores
Esta opción permite al usuario generar un reporte en el cual se presente, para

un centro de costo determinado, información sobre el importe total comprado a cada
uno de sus proveedores, así como el importe recibido y pendiente del total ordenado.


del cual se encuentran los proveedores sobre los que se quiere obtener

Septiembre 2012
REPORTES


define el rango dentro del cual se encuentran las fechas de generación de
las órdenes de compra.
los proveedores a los que se les ha comprado en el centro de costo
indicado, para cada proveedor se presenta el importe total ordenado, el
que se ha recibido y el pendiente, así como el porcentaje correspondiente
a cada proveedor. La vista preliminar del reporte en una ventana similar a
la siguiente:

sobre el icono en forma de impresora.

específico

dentro del reporte.

por la impresión.

Septiembre 2012
REPORTES



Septiembre 2012
REPORTES
Relación de Orden de Compra–Factura

un centro de costo determinado, información sobre las órdenes de compra generadas
y su correspondiente factura en caso de que ya haya sido generado el contra recibo.

conocer la información, se introduce el número del centro de costo. Su
Alt+F1
Orden de Compra Inicial y Final: En estos campos se define el rango

dentro del cual se encuentras las Órdenes de Compras de las que se desea
conocer la información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que
aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las

Septiembre 2012
REPORTES

del cual se encuentran los proveedores sobre los que se quiere obtener

Procesar Impresión. El sistema despliega sobre todas las órdenes de
compra generadas para los centros de costo y proveedores ubicados
dentro del rango seleccionado, presenta cantidad e importe comprado y
recibido, la factura generada con el importe correspondiente, y el importe
pagado. La presentación preliminar del reporte en una ventana similar a la
siguiente:


Septiembre 2012
REPORTES

específico

dentro del reporte.

la impresión.



Septiembre 2012
REPORTES
Comparativo VS Presupuesto
Mediante esta opción el usuario podrá generar un reporte que presente

información sobre cantidad, precio e importe del presupuesto base para los tipos de
insumo que se han ordenado, así como cantidad, precio e importe de las compras
realizadas para los mismos insumos, con el propósito de hacer una comparación y
establecer si se ha excedido el presupuesto o no. La ventana que se despliega es la
siguiente:

Existen 3 formas de hacer el comparativo:
• Insumos: El reporte despliega información sobre cada uno de los

insumos que se han comprado en el centro de costo indicado, para cada

Septiembre 2012
REPORTES
insumo se presenta la cantidad e importe presupuestado, cantidad e

importe comprado y la diferencia entre lo presupuestado y lo comprado,
estableciendo el total excedido para cada tipo de insumo y para el centro
de costo en general
• Tipos de Insumos: El reporte despliega información sobre cada uno de

los tipos de insumos que se han comprado en el centro de costo indicado,
para cada uno se presenta la cantidad e importe presupuestado, cantidad
e importe comprado y la diferencia entre lo presupuestado y lo comprado,
estableciendo el total excedido para cada tipo de insumo y para el centro
de costo en general

Septiembre 2012
REPORTES
• Grupos de Insumos: El reporte despliega información sobre cada uno de

los grupos de insumos que se han comprado en el centro de costo
indicado, para cada grupo se presenta la cantidad e importe
presupuestado, cantidad e importe comprado y la diferencia entre lo
presupuestado y lo comprado, estableciendo el total excedido para cada
grupo de insumo y para el centro de costo en general
• Año Ppto Inicial y Final: Se alimentan los rangos de los años deseados.

Procesar Impresión. El sistema despliega la presentación preliminar de los
reporte en una ventana similar a las anteriores mostradas.


Septiembre 2012
REPORTES
II. Exportar: para mandar el documento a un archivo con formato

específico
III. Flechas Horizontales: sirven para moverse de una página a otra

dentro del reporte.
IV. Flechas Verticales: permiten hacer acercamientos del documento

por la impresión.
V. Flecha Salir de Impresión: Esta opción te permite regresar a la

Si se desea generar un reporte para otro rango de centros de costo se repite

el proceso.

Septiembre 2012
REPORTES
Presupuesto Vs Comprado Vs Gastado
Este reporte muestra de los rangos definidos en estos campos lo que se

presupuesto contra lo que se compro contra lo que realmente se utilizó en el CC
seleccionado. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Solicitar Fechas Inicial y Final: Al seleccionar esta opción se habilitan

los campos de Fechas y el usuario define el período que desee consultar,
en caso de no seleccionarlo el sistema no muestra la fecha en el reporte.
• Desplegar Comparativo por: Existen 2 opciones para hacer el

comparativo y son:

Septiembre 2012
REPORTES
I. Cantidad: El reporte muestra los totales (en cantidad) de los

insumos.
II. Importe: El reporte muestra los totales (importes) por CC y por

Tipos de insumos.
Procesar Impresión. El sistema despliega una ventana similar a las
siguiente:.


específico


documento para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en

Septiembre 2012
REPORTES
el tamaño del documento generado por esta última operación

no es considerado por la impresión.
IV. Flecha Salir de Impresión: Esta opción te permite regresar a

la ventana de consulta por si se desea generar un reporte para
otros centro de costos o grupos de Insumos
Si se desea generar un reporte para otro rango de centros de costo y/o

insumos se repite el proceso

Septiembre 2012
REPORTES
Presupuesto Vs Comprado Vs Gastado por Tipo
Este reporte muestra de los rangos definidos en estos campos lo que se

presupuesto contra lo que se compro contra lo que realmente se utilizó en el CC
seleccionado. La ventana que se despliega es la siguiente:


Septiembre 2012
REPORTES
• Tipo de Insumo Inicial y Final: En estos campos se define el rango

dentro del cual se encuentran los tipos de insumos de los que se desea
• Fechas Inicial y Final: Al seleccionar esta opción se habilitan los campos

de Fechas y el usuario define el período que desee consultar, en caso de
no seleccionarlo el sistema no muestra la fecha en el reporte.
• Mostrar solo insumos por transferido a Contabilidad: Existen 2

opciones para hacer el comparativo y son:
Procesar Impresión. El sistema despliega una ventana similar a las
siguiente:
Si la vista preliminar es la correcta, se selecciona la opción Imprimir del

menú Reporte, misma operación que puede realizarse dando un click sobre el
icono en forma de impresora.
Dentro del menú Reporte aparecen otras opciones relacionadas con los nuevos
iconos desplegados:

Septiembre 2012
REPORTES

específico


documento para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en
el tamaño del documento generado por esta última operación
no es considerado por la impresión.
IV. Flecha Salir de Impresión: Esta opción te permite regresar a

la ventana de consulta por si se desea generar un reporte para
otros centro de costos o grupos de Insumos
Si se desea generar un reporte para otro rango de centros de costo y/o

insumos se repite el proceso

Septiembre 2012
REPORTES
Consecutivo de Órdenes de Compra

un centro de costo determinado, información sobre las órdenes de compra
generadas, con la finalidad de determinar que porcentaje del total pedido ha sido
recibido. La ventana que se despliega es la siguiente:

• Ordenes de Compra Inicial y Final: En estos campos se define el rango

dentro del cual se encuentran las órdenes de compra sobre las que se
quiere obtener información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el
• Proveedores Inicial y Final: En estos campos se define el rango que

contiene a los proveedores para los que se han generado las órdenes de
compra. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en

Septiembre 2012
REPORTES

rápidas Alt+F1

• Corte por Centro de Costo: Si se desea que el reporte presente cada

centro de costo en páginas diferentes, se activa la opción, en caso
contrario el reporte presentará la información en forma continua para
todos los centros de costo.
• Desplegar IVA: Al seleccionar esta opción aparece una columna en el

reporte llamada IVA.
Procesar Impresión. El reportes despliega información sobre cada una de
las órdenes de compra generadas en el centro de costo indicado, se
presenta la fecha de generación, el proveedor a quien se realizó el pedido,
el importe solicitado en la orden de compra y el recibido en almacén. El
sistema despliega una ventana similar a las siguiente:


Septiembre 2012
REPORTES

específico

dentro del reporte.

la impresión.

Si se desea generar un reporte para otro rango de centros de costo, órdenes

de compra, proveedores o fechas, se repite el proceso.

Septiembre 2012
REPORTES
Entregas Programadas
Mediante esta opción el usuario podrá realizar un reporte que contenga

información referente a todos los insumos que están pendientes por recibirse,
presentando la fecha en que el proveedor debe entregar los insumos. La ventana
que se despliega es la siguiente:

• Insumos Inicial y Final: En estos campos se define el rango de insumos

dentro del cual deben encontrarse aquellos sobres los que se quiere saber
si existen entregas pendientes. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el

Septiembre 2012
REPORTES
• Fechas de Requerido Inicial y Final: En estos campos se define el

rango dentro del cual se encuentran las fechas de requerido definidas en
las requisiciones y que contienen cantidades pendientes por comprar.
Procesar Impresión. .El reporte despliega información sobre cada uno de
los proveedores a los que se les ha comprado en el centro de costo
indicado, para cada proveedor se presenta el importe total comprado y el
pendiente por recibir, en ese centro de costo. El sistema despliega la
presentación preliminar del reporte en una ventana similar a la siguiente:


específico

dentro del reporte.

la impresión.

Septiembre 2012
REPORTES

centro de costos o insumos o fechas.
Si se desea generar un reporte para otro rango de centros de costo, insumos o

fechas, se repite el proceso.

Septiembre 2012
REPORTES
Consolidado de Compras

información referente a todas las compras realizadas, definiendo una serie de
parámetros para el despliegue de la información deseada, se puede obtener el
consolidado de compras por centro de costo, insumos o proveedores. La ventana que
• Parámetros: En la parte superior se tienen 4 opciones de sacar reporte

de consolidado de compras
I. Centros de Costo: Al seleccionar esta opción se activan los campos

Inicial y Final y se procede a definir el rango dentro del cual se
encuentran los centros de costo de los que se desea conocer la

Septiembre 2012
REPORTES
información, se introduce el número del centro de costo. Su búsqueda

Alt+F1
II. Tipos de Insumo: Si la opción seleccionada fue Tipos de Insumo, se

activan los campos Inicial y Final del parámetro, aquí se define el
rango dentro del cual se encuentran los tipos de insumo de los que se
desea conocer la información, en estos campos se introduce el código
de los tipos de insumo. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el
icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el
III. Insumos: Si la opción seleccionada fue Insumos, se activan los

campos Inicial y Final del parámetro, aquí se define el rango dentro
del cual se encuentran los insumos de los que se desea conocer la
información, en estos campos se introduce el código de los insumos.
Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la
barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas
rápidas Alt+F1
IV. Proveedores: Si la opción seleccionada fue Proveedores, se activan

los campos Inicial y Final del parámetro, aquí se define el rango
dentro del cual se encuentran los proveedores de los que se desea
conocer la información, en estos campos se introduce el número del
proveedor. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que
aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte
y/o las teclas rápidas Alt+F1.
V. Fechas de Orden de Compra. se define el rango dentro del cual se

encuentran las fechas de elaboración de las órdenes de compra.
Procesar Impresión. El reporte despliega información:
I. Sobre el importe total comprado para cada centro de costo.
II. En el caso de insumos presenta el importe total de todos los tipos e

insumos comprados
III. En el caso de proveedores presenta las compras realizadas a cada

proveedor y el total acumulado.
El sistema despliega la presentación preliminar del reporte en una ventana
similar a la siguiente, en la que la información desplegada dependerá de los
parámetros seleccionados

Septiembre 2012
REPORTES


específico

dentro del reporte

la impresión.

centros de costos o Tipos o Grupos de insumos o Proveedores y
fechas.
Si se desea generar un reporte bajo diferentes parámetros o rangos se repite

el proceso.

Septiembre 2012
REPORTES
Aanálisis de Compras

información referente a todas las órdenes de compra registradas de la empresa,
teniendo la opción de definir algunos parámetros para el despliegue de la
información deseada. El reporte incluirá información del proveedor para el cual fue
generada la orden de compra, el insumo requerido, cantidad, precio e importe. La
• Centros de Costo: En los parámetros se define el rango dentro del cual

se encuentran los centros de costo que contienen las órdenes de compra
de las que se desea conocer la información. Su búsqueda es sencilla,
• Insumos: En los parámetros se define el rango dentro del cual se

encuentran los insumos para los que se han generado las órdenes de
compra a reportar. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que
las teclas rápidas Alt+F.

Septiembre 2012
REPORTES
• Proveedores: En los parámetros se define el rango dentro del cual se

encuentran los proveedores para los que se han generado las órdenes de
compra a reportar. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que
• Fechas: En este parámetro se define el rango dentro del cual se

encuentran las fechas de elaboración de las órdenes de compra a
reportar.
• Saldo Moneda Nacional: Al seleccionar este check box el sistema

convierte los montos que estén en moneda extranjera en moneda
nacional.


específico

Septiembre 2012
REPORTES

dentro del reporte

la impresión.

centros de costos o insumos o Proveedores y fechas.
Si se desea generar un reporte para otro rango de centros de costo, insumos,


Septiembre 2012
REPORTES
Analítico de Compras por Proveedor

información referente a todas las compras realizadas a cada uno de los proveedores
dentro de un centro de costo específico, teniendo la opción de definir algunos
parámetros para el despliegue de la información deseada. El reporte incluirá
información de la orden de compra generada al proveedor, el insumo requerido,
cantidad comprada, precio, importe, cantidad recibida y cantidad pendiente. La
• Centros de Costo: En los parámetros se define el rango dentro del cual

se encuentran los centros de costo de los que se desea conocer la

Septiembre 2012
REPORTES
• Proveedores: En los parámetros se define el rango dentro del cual se

encuentran los proveedores sobre los que se desea obtener la
• Corte por Centro de Costo: En este parámetro se selecciona si el

reporte imprimirá o no, en hojas separadas la información de diferentes
centros de costo.
• Sólo Pendientes por Recibir: Este check box se activa si el usuario

desea que el reporte presente sólo las órdenes de compra que contienen
cantidades pendientes por recibir.
• Corte por Tipo de Moneda: Esta opción se usa en caso de que existan
compras con proveedores que manejen moneda extrajera.

Septiembre 2012
REPORTES


específico

dentro del reporte

la impresión.

centro de costos o insumos o Proveedores y fechas.

proceso.

Septiembre 2012
REPORTES
Estadístico Mensual por Proveedor

información referente a todas las compras realizadas durante un periodo anual,
presentando las cantidades correspondientes a cada uno de los meses dentro de ese
periodo, definiendo una serie de parámetros para el despliegue de la información
deseada, se puede obtener el reporte estadístico mensual por centros de costo,
proveedores o insumos. La ventana que se despliega es la siguiente:
• Año/Mes: En este campo se introduce la fecha de corte en la que se hará

el reporte., es decir el último mes para el cual se desea obtener la
información.
• Parámetros: En la parte siguiente, se selecciona si el reporte se

presentará por:
I. Centros de Costos: Al seleccionar esta opción se activan los campos

Inicial y Final donde se define el rango dentro del cual se encuentran
los centros de costo de los que se desea conocer la información. Su

Septiembre 2012
REPORTES
búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra

de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas
rápidas Alt+F1
II. Proveedores: Al seleccionar esta opción se activan los campos

los proveedores de los que se desea conocer la información. Su
búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra
de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas
rápidas Alt+F1
III. Insumos(Importe): Al seleccionar esta opción se activan los campos

los insumos de los que se desea conocer la información proporcionada
en unidades monetarias. También con esta opción se activan los
campos Inicial y Final del parámetro Centros de Costo y su función
es la misma que la del punto I de este proceso. La búsqueda del
insumo es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de
Alt+F1.
IV. Insumos(Cantidad): Al seleccionar esta opción se activan los

campos Inicial y Final donde se define el rango dentro del cual se
encuentran los insumos de los que se desea conocer la información
proporcionada en sus unidades de medida correspondientes. También
con esta opción se activan los campos Inicial y Final del parámetro
Centros de Costo y su función es la misma que la del punto I de este
proceso. La búsqueda del insumo es sencilla, podemos usar el icono
que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú
Procesar Impresión..El sistema despliega la presentación preliminar del
reporte en una ventana similar a la siguiente, en la que la información
desplegada dependerá de los parámetros seleccionados:

Septiembre 2012
REPORTES
Este reporte muestra información sobre:
• Centro de Costos: Muestra el importe total comprado para cada CC en

cada uno de los meses correspondientes al periodo anual seleccionado.
• Proveedores: presenta las compras realizadas a cada proveedor y el

total acumulado.
• Insumos: presenta el importe o cantidad total de todos los insumos

comprados.


específico

dentro del reporte

por la impresión.

Septiembre 2012
REPORTES

centros de costos o insumos y Proveedores.
Si se desea generar un reporte bajo diferentes parámetros o rangos se repite

el proceso.

Septiembre 2012
REPORTES
Analítico de Compras por Insumo
Mediante esta opción el usuario podrá generar un reporte que contenga

información referente a todas las compras realizadas de cada insumo dentro de un
centro de costo específico, teniendo la opción de definir algunos parámetros para el
despliegue de la información deseada.
El reporte incluirá información de la orden de compra generada, el insumo

requerido, cantidad comprada, precio, importe y cantidad pendiente por recibir. La
• Centro de Costos: En estos campos se define el rango dentro del cual se

• Insumos: En estos campos se define el rango dentro del cual se

encuentran los insumos sobre los que se desea obtener la información. Su

Septiembre 2012
REPORTES

Alt+F1
• Fecha de Orden de Compra: En estos campos se define el rango dentro

del cual se encuentran las fechas de elaboración de las órdenes de compra
que contienen los insumos a reportar.
• Sólo Pendientes por Recibir: Este check box se selecciona si el usuario

desea que el reporte presente sólo aquellas órdenes de compra que
contienen cantidades pendientes por recibir.
• Corte por Tipo de Moneda: Este check box divide las compras de los
insumos según el tipo de moneda (dólares, pesos, etc.)
Procesar Impresión. El reporte despliega información sobre todos los
insumos registrados dentro del rango definido y las órdenes de compra
generadas para cada uno de ellos, presenta la fecha de elaboración, el
proveedor a quien se hizo el pedido, cantidad comprada, precio, importe y
cantidad por recibir, también presenta el importe total comprado de cada
insumo y el total acumulado para el centro de costo. El sistema despliega
la presentación preliminar del reporte en una ventana similar a la
siguiente:

Septiembre 2012
REPORTES


específico

dentro del reporte.

por la impresión.

insumos y Proveedores.

proceso.

Septiembre 2012
REPORTES
Estadístico de Últimos Precios

información referente al último precio en que los insumos fueron comprados dentro
de un centro de costos específico, presentando la fecha en que se compró por última
vez el insumo, la orden de compra generada y el proveedor a quien se realizó el
pedido. La ventana que se despliega es la siguiente:
• Centro de Costo: En estos campos se introduce el número del centro de

costo del que se quiere obtener la información. Su búsqueda es sencilla,
• Insumos: En estos campos se define el rango de insumos dentro del cual

deben encontrarse aquellos sobres los que se quiere saber el último precio
al que fueron comprados. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono

Septiembre 2012
REPORTES
• Fecha de Caducidad: En estos campos se introduce la fecha que el

sistema tomará como referencia para buscar la última compra antes de
esa fecha.
• Corte por Centro de Costo: Como su nombre lo indica al seleccionar

esta opción el sistema hace el Corte por CC de los datos definidos en la
ventana.
Procesar Impresión. El reporte despliega información sobre cada uno de
los insumos registrados dentro del rango definido, para cada insumo se
presenta el precio por unidad, la fecha en que se realizó la última compra
de ese insumo en el centro de costo indicado, la orden de compra
generada y el proveedor a quien se realizó el pedido. El sistema despliega
la presentación preliminar del reporte en una ventana similar a la
siguiente:


específico

dentro del reporte.

Septiembre 2012
REPORTES

por la impresión.

insumos y centros de costos.
Si se desea generar un reporte para otro rango de centro de costo, insumos o


Septiembre 2012
REPORTES
Relación de Insumos Recibidos

información referente a todos los insumos que han sido comprados y que se han
recibido por lo menos parcialmente, presentando el importe y la fecha en que fueron
recibidos. La ventana que se despliega es la siguiente:
• Centros de Costo: En este campo se define el rango dentro del cual se


deben encontrarse aquellos sobres los que se quiere obtener información.
Alt+F1
• Fechas de Movimiento: En estos campos se define el rango dentro del

cual se encuentran las fechas en que los insumos fueron recibidos.

Septiembre 2012
REPORTES
• Repetir Insumos: En este parámetro en caso de seleccionar la opción

No el sistema desplegará las partidas de cada insumo colocando solo una
vez el nombre del insumo del que se trate. En caso de seleccionar la
opción Si el sistema desplegará el nombre del insumo en cada una de las
líneas correspondientes a cada partida.
presenta la orden de compra generada y el proveedor al que se ordenó, la
cantidad total comprada y la cantidad recibida, la fecha y el importe de la
recepción del insumo el sistema despliega la presentación preliminar del
reporte.

nuevos iconos desplegados

específico

dentro del reporte.

Septiembre 2012
REPORTES

por la impresión.

Si se desea generar un reporte para otro rango de centro de costos, insumos o


Septiembre 2012
REPORTES
Reporte Global
Con esta opción le permite al usuario obtener un reporte que contenga

información referente a todos los insumos que han sido comprados y que se han
recibido, este reporte además tiene la información global del insumo, desde que se
elaboró la requisición, se continua con información de la O.C., la entrada al almacén,
la elaboración de la factura y por ultimo información de cuando se efectuó el pago.

deben encontrarse aquellos sobres los que se quiere obtener información.
Alt+F1
• Centros de Costo: En este campo se define el rango dentro del cual se

Septiembre 2012
REPORTES
• Fecha de Requisición Inicial y Final: En estos campos se define el rango

dentro del cual se encuentran las fechas de elaboración de las requisiciones
que contienen los insumos a reportar.
presenta la requisición de compra generada, la cantidad total comprada y
la cantidad recibida, la fecha y el importe de la recepción del insumo el
sistema despliega la presentación preliminar del reporte.


específico

Septiembre 2012
REPORTES

dentro del reporte.

por la impresión.

Si se desea generar un reporte para otro rango de centro de costo, insumos o


Septiembre 2012
REPORTES
Resumen de Compras

cada uno de los compradores de la empresa, el total de compras que han realizado
en un periodo de tiempo determinado. La ventana que se despliega es la siguiente:
• Fechas de Orden de Compra: En estos parámetros se definen los

rangos dentro del cual se encuentran las fechas de generación de las
órdenes de compra.
• Comprador: En estos campos se define el rango dentro del cual se

encuentran los compradores sobre los cuales se quiere obtener
• Proveedores: En estos campos se define el rango que contiene a los

proveedores para los que el comprador ha generado órdenes de compra,
se introduce el número del proveedor. Su búsqueda es sencilla, podemos

Septiembre 2012
REPORTES

• Centros de Costo: En estos campos se define el rango dentro del cual se

• Saldo a Moneda Nacional: Al seleccionar esta opción las compras

realizadas con proveedor de moneda extranjera las “convierte” en Moneda
Nacional”.
los compradores registrados dentro del rango definido, se presenta el
número total de órdenes de compra generadas por el comprador, el
porcentaje correspondiente a cada comprador del total de órdenes de
compra generadas en el centro de costo, el importe total comprado por el
comprador y el porcentaje correspondiente del importe total comprado en
el centro de costo. el sistema despliega la presentación preliminar del

Septiembre 2012
REPORTES

I. Exportar: Para mandar el documento a un archivo con formato

específico

dentro del reporte.

documento para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en el
tamaño del documento generado por esta última operación no es
considerado por la impresión.

Compradores, Proveedores y Centros de Costos.

proceso.

Septiembre 2012
REPORTES
Registro de Compras

cada uno de los compradores de la empresa, el total de compras que han realizado
en un periodo de tiempo determinado, presentando la información de una manera
desglosada para cada orden de compra generada por el comprador. La ventana que
• Fechas de Orden de Compra: En estos parámetros se define el rango

dentro del cual se encuentran las fechas de generación de las órdenes de
compra.



Septiembre 2012
REPORTES


proveedores para los que el comprador ha generado órdenes de compra.
Alt+F1
los compradores registrados dentro del rango definido, se presenta el total
de órdenes de compra generadas por el comprador, el proveedor para el
cual se generaron las órdenes de compra, el importe total comprado y los
días de retraso para recibir los insumos. El sistema despliega la
presentación preliminar del reporte en una ventana similar a la siguiente:


Septiembre 2012
REPORTES
específico

dentro del reporte.

por la impresión.


proceso.

Septiembre 2012
REPORTES
Relación de Compras Pendientes por Comprador

cada uno de los compradores de la empresa, y las compras pendientes que están por
realizar en un periodo de tiempo determinado, presentando la información de una
manera desglosada para cada orden de compra generada por el comprador y sus
días de atraso. La ventana que se despliega es la siguiente:
• Fechas de Orden de Compra: En estos parámetros se define el rango

dentro del cual se encuentran las fechas de generación de las órdenes de
compra.


Septiembre 2012
REPORTES

proveedores para los que el comprador ha generado órdenes de compra.
Alt+F1
los compradores registrados dentro del rango definido, se presentan las
órdenes de compra pendientes por el comprador y los días de atraso para
cada una de las O.C., el proveedor para el cual se generaron las órdenes
de compra, así como el importe pendiente.


Septiembre 2012
REPORTES

específico

dentro del reporte.

por la impresión.


proceso.

Septiembre 2012
REPORTES
Evaluación de Compradores

Septiembre 2012
CONFIGURA
MENU DE CONFIGURA
Dentro de este menú el sistema permite definir las características de acceso

que tendrán los usuarios a los diferentes procesos del módulo. Al dar un click en el
título del menú se despliegan las opciones que permitirán introducir la información,
las cuales se presentan a continuación:
Dependiendo de la opción que el usuario escoja, se habilitará una ventana

llamada: Reporte ó Edición con las siguientes opciones

Septiembre 2012
CONFIGURA
Impresora
En la opción Impresora, el usuario tiene la posibilidad de definir las

características propias de la impresora que utilizará para realizar la impresión de
documentos dentro del sistema. Esta es la única opción a la que el usuario podrá
tener libre acceso dentro de este menú.

Septiembre 2012
CONFIGURA
Usuarios
Dentro de esta opción se asigna al usuario su nivel de acceso al sistema

definido anteriormente, así como su clave de acceso al mismo. Al seleccionar la
opción Usuarios dentro del menú Configura se despliega la ventana siguiente:
El procedimiento para definir usuarios es el siguiente:
• Agregar: Se le da click al icono de la barra de herramientas ó se puede

hacer desde el menú Edición y seleccionas la opción Agregar Renglón y/o
con las teclas rápidas Ctrl+A.
• Usuario: Se asigna un número al usuario formado por siete dígitos como

máximo.
• Nombre: En este parámetro se escribe el nombre del usuario.

Septiembre 2012
CONFIGURA
• Password: En este parámetro se asigna la clave de acceso del usuario,

misma que puede ser alfanumérica. Cabe mencionar que al iniciar la
ejecución del sistema, éste solicitará al usuario su Password asignado en
este campo.
• Nivel: De este menú descendente se selecciona el nivel al cual será

asignado el usuario para su acceso al sistema.
• Nivel por Id CC: De este menú descendente se selecciona el nivel al cual

será asignado el usuario dentro de un centro de costos .
• Grabar: Se graba la información con el icono que se encuentra en la barra

de herramientas en forma de disco ó con las teclas rápidas Ctrl+G y/ó con
el menú descendente Edición en la opción Grabar.
Se repite el proceso las veces que sea necesario.

Septiembre 2012
CONFIGURA
Niveles Seguridad
Dentro de esta opción se realiza una ordenación de los usuarios, definiendo su

nivel de acceso al sistema, el cual permitirá identificar el tipo de procesos que puede
ejecutar un usuario dentro de ese nivel. Al seleccionar la opción Niveles Seguridad
dentro del menú Configura se despliega la siguiente ventana
El proceso para definir niveles es el siguiente:

con las teclas rápidas Ctrl+A.
• Nivel: En este parámetro se escribe el número (máximo dos dígitos) que

identificará al nivel.
• Descripción: En este parámetro registrar el nombre o concepto que hará

referencia al nivel, este campo acepta como máximo veinte caracteres

de herramientas en forma de diskette ó con las teclas rápidas Ctrl+G y/ó
con el menú descendente Edición en la opción Grabar.
Relación Prog/Nivel
Esta opción permite asignar los programas específicos que puede ejecutar un
usuario dentro de un nivel de seguridad determinado. Al seleccionar la opción

Septiembre 2012
CONFIGURA
Relación de Programas-Nivel del menú Configura se despliega la ventana

siguiente:
Esta ventana se divide en 2 opciones
1. Nivel: Como su nombre lo dice es el Nivel de Acceso al sistema
2. Árbol con menú completo del módulo de Compras: Programas

o ventanas a las que dicho nivel NO TIENE ACCESO. El Usuario
tiene accesos solo a las ventanas marcadas con un check box.
El proceso para relacionar niveles con programas es el siguiente:
• Seleccionar con el mouse el nivel,
• Si desea Seleccionar Todo: Marcar check box en Compras . Al

marcar un grupo se da acceso a todas las ventanas contenidas en esa
rama. Si desea eliminar una opción bastará con marcar nuevamente el
checkbox para deshabilitar el acceso.
• En el menú estarán visibles solo las opciones marcadas.

Septiembre 2012
CONFIGURA
• Se selecciona la opción Grabar. Si es necesario asignar varios programas a

un mismo nivel debe repetirse el proceso.

Septiembre 2012
CONFIGURA
Cambiar de Usuario (Administrador)
Esta opción permite cambiar de usuario sin salir del sistema adoptando las
características de acceso propias del nuevo usuario.
Para cambiar de usuario se realiza lo siguiente:
• Password: En este campo debemos teclear el password del nuevo

usuario.
• Aceptar: Una vez tecleado se le da click en este icono y el sistema

cambiara el nivel de acceso del nuevo usuario.

Septiembre 2012
CONFIGURA
Password en Procesos
Existen algunos procesos que requieren de una clave de acceso para poder
ejecutarse, esta opción permite modificar dichas claves para mantener la seguridad
del sistema. Para ello se debe seleccionar la opción Password en Procesos.
En la ventana que se despliega se selecciona el proceso al que se quiere

modificar la clave, en el campo Password se introduce la nueva clave (máximo
cuatro caracteres), se graba la información y de ser necesario se repite el proceso.
Para realizar el cambio de password hacemos lo siguiente:
• Te posicionas con el mouse en la ventana en la que se desea hacer el

cambio de password
• Modificar: Se le da click a este icono que se encuentra en la barra de

herramientas en forma de lápiz, esto también se puede hacer por medio
del menú Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl+M, el sistema pondrá el
cursor en el campo Password y el usuario podrá realizar el cambio.
• Grabar: Una vez realizado el cambio del password se le da click en el

botón que se encuentra en la barra de herramientas en forma de Disco
para grabar los cambios, esto también se puede hacer por medio del
menú Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl+G

Septiembre 2012
CONFIGURA
Actualiza Universal
Esta opción nos permite mantener actualizados los catálogos de Insumos,

Proveedores y Empleados cuando se tienen varias empresas y se desean catálogos
universales.
• Compañía Origen: Menú descendente donde seleccionas la compañía de

donde se tomaran los catálogos para la compañía destino. Al seleccionar
la compañía Origen aparecerá el listado de los catálogos
I. Proveedores
II. Insumos
III. Empleados
IV. Tipos de Movimientos.
Al lado de estas opciones parece el check box y al seleccionarlo aparecen los

campos Inicial y Final que contienen por default el rango mínimo y máximo de dicho
catalogo indicando que ese archivo será transferido a la empresa en la que estamos
posicionados.
• Procesar: Se le da click en el icono que se encuentra en la barra de

herramientas “palomita”

Septiembre 2012
CONFIGURA
Actualiza Universal Multicompañía
Esta ventana permite realizar el traspaso de catálogos de la compañía(s)

seleccionada (s). La ventana que se despliega es la siguiente:
• Compañía Destino: En este parámetro aparece el listado de las

compañías existentes y al lado derecho de cada compañía aparece una un
check box llamado COPIAR donde te permite seleccionar la(s)
compañía(s) a afectar.

Septiembre 2012
CONFIGURA
• Catálogos: : Listado de catálogos a actualizar en las nuevas compañías,

los catálogos son los siguientes:
I. Proveedores
II. Insumos
III. Empleados
IV. Clientes
V. Centro de Costos
VI. Cuentas Contables
VII. TM Clientes
VIII. Usuarios
IX. Niveles
X. Puestos
XI. Relación P/N
XII. Clasificadores de Centros de Costos
XIII. Clasificadores de Cuentas
Al lado de estas opciones parece el check box y al seleccionarlo aparecen los

campos Inicial y Final que contienen por default el rango mínimo y máximo de dicho
catalogo indicando que ese archivo será transferido a la(s) empresa(s) que tenemos
seleccionadas en la parte superior de la ventana.

Septiembre 2012
CONFIGURA
Leyenda Orden de Compra
Al seleccionar la opción de Leyenda Orden de Compra, se despliega una ventana

donde aparecen la compañía y la leyenda que llevarán impresas las Órdenes de
Compra, así como algunos parámetros importantes de la compañía.
La ventana descrita se presenta a continuación:

Septiembre 2012
CONFIGURA
Re-Generación Presupuesto
Esta ventana regenera la tabla de Explosión de Materiales. La ventana que se

• Procesar: Se le da click al icono que aparece en la barra de herramientas

“palomita” para iniciar el proceso de regeneración.

Septiembre 2012
CONFIGURA
Liberador de Instancias
Esta ventana muestra las conexiones de cada usuario, y permite realizar

desbloqueos sobre estas conexiones. La ventana que se despliega es la siguiente:
• Procesar: Se le da click al icono que aparece en la barra de herramientas

“palomita” para iniciar el proceso de desbloqueo.

Septiembre 2012
CONFIGURA
Configuración del Identificador
En esta ventana efectuamos la configuración de los identificadores, que

tenemos en el ABC de Identificadores.
Esta ventana solo permite modificar o borrar los niveles de identificador.
• Nivel: Este nivel ya está asignado desde el ABC de Identificadores.
• Long: Es el tamaño del campo que puede aceptar el nivel

correspondiente.
• Modificar/Borrar: Solo hay que seleccionarlo y en el menú Edición

elegir la opción Modif./Borrar, ó por medio del las teclas rápidas Alt+M
y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas en forma de
Lápiz.
• Grabar: Se guarda la información modificada por medio del icono en

• Borrar: Si el identificador seleccionado no cuenta con algún registro que

haga referencia a él, es posible borrarlo por completo seleccionando del
menú Edición la opción Borrar o las teclas rápidas Alt+B y/o dando un
click sobre el icono que se encuentra en la barra de herramientas en
forma de bote de basura.
El identificador ha quedado modificado, siguiendo el mismo procedimiento se

pueden modificar tantos identificadores como sean necesarios.

Septiembre 2012
CONFIGURA
Armado del Identificador
Esta ventana nos va mostrando cómo están configurados cada uno de los
identificadores existentes.
• Agregar: Se puede agregar un nuevo identificador de la siguiente manera

damos clic en el icono de agregar que se encuentra en la barra
de herramientas, y el sistema nos pide como primer campo a capturar el
nivel número 1 que es la región, en seguida nos pide el nivel numero 2,
correspondiente al estado y por último el nivel 3 correspondiente al
municipio. Cada componente se captura en el campo de Id Componente.


Septiembre 2012
CONFIGURA
Niveles Seguridad por Identificador de CC
Dentro de esta opción se realiza una ordenación de los usuarios, definiendo su

nivel de acceso al sistema por identificador y CC, el cual permitirá identificar el tipo
de procesos que puede ejecutar un usuario dentro de ese nivel. Al seleccionar la
opción Niveles Seguridad por Identificador de CC dentro del menú Configura se
despliega la siguiente ventana:
El proceso para definir niveles de identificadores es el siguiente:

con las teclas rápidas Ctrl+A
• Nivel: En este parámetro se escribe el número (máximo dos dígitos) que

identificará al nivel.
• Descripción: En este parámetro registrar el nombre o concepto que hará

referencia al nivel, este campo acepta como máximo veinte caracteres

de herramientas en forma de diskette ó con las teclas rápidas Ctrl+G y/ó
con el menú descendente Edición en la opción Grabar.

Septiembre 2012
CONFIGURA
Relación Identificador CC Nivel Identificador por CC
Esta opción permite asignar los identificadores por CC específicos que puede
tener permiso un usuario dentro de un nivel de seguridad determinado. Al
seleccionar la opción Relación Identificador CC Nivel Identificador por CC del
menú Configura se despliega la ventana siguiente:
Esta ventana se divide en 3 opciones
1. Nivel: Como su nombre lo dice es el Nivel de Acceso al sistema

2. Identificador: Identificador a las que dicho nivel NO TIENE ACCESO
3. Usuario tiene permiso solo a estos identificadores: Como su
nombre lo indica son los identificadores a los cuales se tiene acceso
el nivel definido con anterioridad. Todos los niveles tienen definido
como default un identificador “99-99-99-99”.
El proceso para relacionar niveles con los indicadores es el siguiente:
• Seleccionar con el mouse el nivel

Septiembre 2012
CONFIGURA
• Seleccionar Todo: Con este botón se seleccionan todos los

identificadores que aparecen a mano izquierda y a las cuales dicho nivel
NO TIENE ACCESO
• Una vez seleccionada se arrastran hacia la ventana que se encuentra a
mano derecha “usuario tiene accesos solo a estos indicadores” para que el
nivel pueda tener acceso.
• Se selecciona la opción Grabar. Si es necesario asignar varios programas
a un mismo nivel debe repetirse el proceso.

Septiembre 2012
VENTANA
MENU DE UTILERIAS
El menú que se presenta es el siguiente:
Grafica de Concurrencia de Usuarios.
Esta opción permite obtener un reporte de la concurrencia de usuarios por

minuto que están conectados al sistema en una fecha determinada.
• Fecha Inicial: En este campo se define la fecha dentro de la cual se

encuentra la concurrencia de los usuarios por minuto.
Procesar Impresión. La presentación preliminar del reporte es una
ventana similar a la siguiente:

Septiembre 2012
VENTANA

menú Reporte, misma operación se puede realizar dando un click sobre el

Septiembre 2012
VENTANA
Reporte de conexión de Usuarios.
Esta opción permite obtener un reporte de los usuarios que estan conectados al
sistema en un rango de fechas determinado .
• Fechas Inicial y Final: En estos campos se define el rango dentro del

cual se encuentran las fechas de las conexiones de usuario deseadas.
• Estatus: Se selecciona el estatus deseados.
• Usuarios: Definimos si deseamos uno o todos los usuarios a imprimir.
Procesar Impresión. La presentación preliminar del reporte es una
ventana similar a la siguiente:

Septiembre 2012
VENTANA

menú Reporte, misma operación se puede realizar dando un click sobre el

Septiembre 2012
VENTANA
CAMBIO DE ESTATUS O.C
Mediante esta ventana del sistema. Nos permite cambiar el estatus de las órdenes
de compra de ‘impresa’ a ‘no impresas’

Septiembre 2012
VENTANA
MENU AYUDA
El menú que se presenta es el siguiente
Al entrar en la opción se presenta la información de los Derechos Reservados e

información de la versión tal como se muestra en la ilustración:

Septiembre 2012
VENTANA
MENU DE VENTANA
Nos facilita la configuración en nuestra pantalla de las diferentes ventanas

desplegadas simultáneamente durante nuestra operación diaria, de tal manera que
podamos administrarlas y visualizarlas de la manera más adecuada. El menú es el
siguiente:

Septiembre 2012
SALIR
MENU SALIR
Mediante este menú puede salirse del sistema. Nos manda un aviso que se muestra
con la siguiente pantalla el botón Aceptar se sale del sistema y el botón de Cancelar
se queda dentro del sistema.

Septiembre 2012

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Manual Compras v9

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EnKOnTROL MODULO DE COMPRAS

INICIO DE SESIÓN ...........................................................................................................7

MENU PRINCIPAL ............................................................................................................8

MENU MAESTROS .........................................................................................................13

Versión 9.1.3 Página 1 de 343

IMPORTACIÓN DE PRECIOS REGIONALIZADOS PU..............................................................66

Versión 9.1.3 Página 2 de 343

AJUSTES / CANCELACIÓN O.C........................................................................................157

Versión 9.1.3 Página 3 de 343

COMPARATIVO DE PROVEEDORES ..................................................................................259

CAMBIO DE ESTATUS O.C..........................................................................................340

MENU DE VENTANA ....................................................................................................342

Versión 9.1.3 Página 4 de 343

Versión 9.1.3 Página 5 de 343

Sistema Integral de Ordenes de Compra

El módulo de compras se diseñó con el motivo de ser una herramienta

Este sistema se encuentra enlazado con los Sistemas de Precios Unitarios,

Es conveniente que el Sistema de Compras sea solamente utilizado por

Con este sistema el usuario manejará con oportunidad las requisiciones y

Versión 9.1.3 Página 6 de 343

Para iniciar la sesión en el módulo debemos dar doble click en el acceso

Inmediatamente aparecerá la pantalla de acceso del sistema en la cual nos

Estos datos son:

• Empresa: El sistema es multicompañía, debemos introducir el número

• Usuario: Corresponde al número del usuario, el cual debió haber sigo

• Password: Esta es la clave de acceso configurada por el administrador.

Al teclearlos correctamente será desplegada la pantalla principal que contiene

Versión 9.1.3 Página 7 de 343

Describiremos brevemente las opciones del menú principal:

Menú de Procesos Diarios

Versión 9.1.3 Página 8 de 343

Versión 9.1.3 Página 9 de 343

Los iconos de la barra de herramientas nos permiten realizar las siguientes

Configura la Impresora: Seleccionar y configurar las impresoras tanto

Debemos seleccionar la impresora que deseamos y presionar el botón OK. Si

Versión 9.1.3 Página 10 de 343

Si en verdad desea terminar su sesión de trabajo con esta aplicación presione

Otros iconos que se despliegan en la barra de herramientas durante las

Envía a Imprimir el reporte o catálogo seleccionado mostrándonos en la

Agrega un renglón en blanco que nos permite la introducción de datos para

Nos permite Modificar información de un registro grabado previamente en la

Grabar la información de la ventana activa en la base de datos. Por ejemplo

Cancela la información introducida hasta la última grabación en la base de

Borra el renglón de la base de datos. Se debe tener cuidado con el uso de

Busca información en la base de datos mostrándonos los catálogos,

Versión 9.1.3 Página 11 de 343

contenido antes de enviarlo a imprimir. Se encuentra a la derecha del botón

En la ejecución de reportes este botón nos facilita desplazarnos a la Siguiente

Exportar para mandar el documento a un archivo con formato específico

Versión 9.1.3 Página 12 de 343

Al momento de entrar en algunas de las opciones de este menú, se encenderá

Versión 9.1.3 Página 13 de 343

Se despliega una ventana donde aparecen el Nombre de la Compañía,

La ventana descrita se presenta a continuación:

En esta ventana se encuentran diversos campos que a continuación se explicaran.

• Leyenda de la orden de compra: Corresponde a una leyenda general

• Leyenda I.V.A.: Representa una leyenda que será incluida al imprimirse

• Sesión Única por Usuario: Al seleccionarlo esta opción el Sistema

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I. Hora, Nombre, Sistema, Dirección de red y Nombre del equipo de

• Valida Presupuesto Requerido: Al seleccionar esta opción el sistema

• Captura Precio Traspaso: Si se selecciona esta opción, al realizar los

• Validar tope de IVA: Si se selecciona esta opción, le estamos indicando

• Periodo del Tipo de Cambio: Al seleccionar esta opción empiezas a