“Año del Diálogo y la Reconciliación Nacional”

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍA

FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS

DPTO. DE GESTIÓN DE LA PRODUCCIÓN

“SISTEMA ADMINISTRATIVO DE MELAMINORTE E.I.R.L”

CURSO: ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIÓN – (GP123 U)

PROFESORA: DRA. ING. LUISA LLANCCE MONDRAGÓN

ALUMNOS: GRUPO 5

FECHA DE ENTREGA: MIERCOLES 20 DE JUNIO DEL 2018

2018- 1
 ÍNDICE

RESUMEN
INTRODUCCIÓN
CAPÍTULO I: GENERALIDADES DE LA EMPRESA

1.1 HISTORIA

1.2 MISIÓN

1.3 VISIÓN
1.4 VALORES
1.5 OBJETIVOS
1.6 PRODUCTO Y SERVICIOS
1.7 DISTRIBUCIÓN DE PLANTA

CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO

2.1. CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN

2.2. SISTEMA ADMINISTRATIVO
2.3. PROCESO ADMINISTRATIVO
2.4. SISTEMAS CLAVES
2.5. SISTEMAS OPERATIVOS
2.5.1. SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
2.5.2.SISTEMA DE CONVERSIÓN
2.5.3. SISTEMA DE FINANZAS
2.5.4. SISTEMA DE VENTAS
2.5.5. SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS

CAPÍTULO III: DIAGNÓSTIVO DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO

3.1. Proceso de Abastecimiento

3.2. Proceso de Conversión
3.3. Proceso de Ventas:
3.4. Proceso de Recursos Humanos
3.5. Sistema de Finanzas
3.6. Clima Organizacional
3.7. Cultura Organizacional
CAPÍTULO IV: DIAGNÓSTIVO DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO

4.1. ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

4.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

4.3. SERVICIO BRINDADO

4.4. SISTEMA ADMINISTRATIVO

4.5. SISTEMA OPERATIVO

4.5.1. SISTEMA de Abastecimiento

4.5.2. SISTEMA de Conversión

4.5.3. SISTEMA de Ventas:

4.5.4. SISTEMA de Recursos Humanos

4.5.5. Sistema de Finanzas

CAPÍTULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

BIBLIOGRAFÍA
ANEXOS
 RESUMEN

El presente trabajo monográfico tiene por objetivo analizar la empresa

Melaminorte E.I.R.L. Para lograr nuestro objetivo describiremos los procedimientos
que se realizan tanto en el sistema administrativo como en los respectivos
sistemas operativos, ya que estos dos sistemas se encuentran estrechamente
relacionados. En el primer capítulo se desarrollará los conceptos generales de la
empresa de acuerdo a su evolución histórica y el giro del negocio, en el segundo
capítulo abarcaremos el marco teórico con el objetivo de explicar conceptos
necesarios para desarrollar el trabajo, en el tercer capítulo haremos un diagnóstico
de la empresa con la finalidad de describir como se desenvuelve actualmente, en
el cuarto capítulo se desarrollará el análisis organizacional, estructura
organizacional, análisis administrativo y el análisis operativo de acuerdo al previo
diagnóstico realizado en el capítulo tres, en la última parte se concluirá y se hará
ciertas recomendaciones para mejorar a nivel administrativo la empresa.

INTRODUCCIÓN

El siguiente trabajo monográfico tiene la finalidad de realizar un estudio

administrativo y operativo de empresa Melaminorte E.I.R.L. Para este propósito
utilizaremos herramientas de la administración que nos permitan diagnosticar y
analizar objetivamente a la organización en su conjunto; Los distintos ejes de
estudio se plasmarán en los primeros cuatro capítulos de la investigación para
posteriormente poder realizar conclusiones y recomendaciones que permitan
mostrar sus deficiencias y en base a estas puedan elaborar mejoras para la
organización.

CAPITULO I

GENERALIDADES DE LA EMPRESA

1.1. HISTORIA

Según relata el administrador de la empresa, FORSA (empresa colombiana)

estaba interesado en invertir en Perú por ser un mercado atractivo debido al
auge del boom inmobiliario y la creciente construcción de viviendas. La
inversión se dio y es así como se funda el 25 de marzo de 2015
ARRENDADORA DE SISTEMAS CONSTRUCTIVOS S.A.C. empresa creada
para llenar la necesidad de los constructores de tener un servicio de alquiler
de formaletas Forsa Acero y el sistema de Andamios Multidireccional «Ring
Lock», para la construcción de obras de infraestructura, de edificaciones
residenciales pequeñas, institucionales, industriales y comerciales con el
propósito de garantizarles continuidad en sus obras, productividad y bajos
costos operacionales. Además ARRENDADORA DE SISTEMAS
CONSTRUCTIVOS S.A.C. apoya a tomar una mejor decisión , tanto en
términos tecnológicos como económicos.

Bastaron pocos meses para hacerse conocida por las diferentes empresas
constructoras en la capital, como una empresa pionera en el arrendamiento
sistemas constructivos de calidad. además apoya a tomar una mejor
decisión , tanto en términos tecnológicos como económicos.

(Fuente: Datos proporcionados por el asistente administrativo en la entrevista)

1.2. MISIÓN

Ofrecer soluciones constructivas, soportadas en un excelente servicio e innovación, para

desarrollar proyectos en menor tiempo, con alta rentabilidad, fundamentadas en una
estrecha relación con nuestro grupo de interés.
(Fuente: Datos proporcionados por el asistente administrativo en la entrevista)

1.3. VISIÓN

Continuar desarrollando y aportando soluciones eficientes para la construcción en los

mercados: Americano, Africano y Asiático; a través de nuestro reconocido liderazgo en
servicio e innovación.

(Fuente: Datos proporcionados por el asistente administrativo en la entrevista)

1.4. VALORES

La empresa trata de ser reconocido por cinco valores muy bien marcados:
 Respeto
 Honestidad
 Responsabilidad
 Humildad
 Servicio
(Fuente: Datos proporcionados por el asistente administrativo en la entrevista)

1.5. OBJETIVO

El objetivo es ser líder a nivel nacional y conseguir la certificación ISO.

(Fuente: Datos proporcionados por el asistente administrativo en la entrevista)
1.6. PRODUCTOS Y SERVICIOS

Esta empresa se dedica principalmente al alquiler de sistemas constructivos

y además vende accesorios y consumibles. Cuentan con un selecto
personal calificado en el área de operaciones y despacho, dedicados a
realizar un excelente servicio de matenimiento,
ejerciendo un compromiso permanente con sus clientes al preservar sus
productos libres de contaminación, y de entrega oportuna de sistema
constructivo versátil y ágil.

Esto, de acuerdo a la exigencia; cada vez más en aumento; por parte de los
clientes que también han desarrollado su esquema de demanda, con la cual
nos pone en iguales condiciones de competir con grandes empresas del
mismo rubro.

Entre sus principales productos de alquiler tenemos:

❏ Encofrado Forsa aceros

❏ Forsa andamios

Entre sus principales productos de venta tenemos:

 Fundas para corbatas

 Separadores de losa y muros

 Viruta de acero

 Pines y cuñas
 (Fuente: Datos proporcionados por el asistente administrativo en la
entrevista)

1.7. Distribución de Planta

ÁREA DE ALMACENAJE (300 m2)

ÁREA DE PRODUCCIÓN (400 m2)

ÁREA DE VENTAS (50 m2)

ENTRADA
Y SALIDA
ÁREA DE DESPACHO (150 m2)
Área total: 1000 m2

(Fuente: Datos proporcionados por el asistente administrativo en la

entrevista)
 CAPITULO II

MARCO TEÓRICO

2.1.CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN

La administración es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el

que los individuos trabajando en equipo de manera eficiente y alcancen
objetivos seleccionados.

Sea de manera personal, o en la organización, es fundamental que se

apliquen la administración y sus fundamentos. La administración es
aplicable en una pequeña y mediana empresa (pyme) o en una grande
empresa, un negocio formal o informal, con o sin fines de lucro, nacional o
multinacional.

Se podría dar una amplia definición previamente planteada con los

siguientes puntos:

 Los individuos al desempeñarse como administradores, deben

ejercer las funciones administrativas de planeamiento, organización,
dirección y control.
 La Administración se aplica a todo tipo de organizaciones
 Se aplica a administradores de todos los niveles organizacionales
(Fuente: Administración: Una perspectiva global, Koontz y Heinrich, 2004,
p6).
2.2. SISTEMA ADMINISTRATIVO

Organizaciones:

Según Hodge las organizaciones son entidades de dos o más personas que
trabajan con colaboración y en conjunto dentro de unos límites identificables
para alcanzar una meta u objetivo común. De igual manera George y Jones
conciben las organizaciones como como colectivos de personas que
trabajan juntas y coordinan sus acciones para llevar a cabo una amplia
variedad de metas y decidir futuros resultados.

(Fuente: Introducción a la administración de organizaciones, Cesar Bernal.

Primera edición, p23)

La empresa:

La empresa es un sistema construido por el hombre; sus elementos

internos trabajan juntos para alcanzar objetivos, y sus elementos externos
trabajan para lograr la interacción con el ambiente. La administración de
sistemas se apoya en el uso de la informática; a través del procesamiento
de datos se determinan las relaciones entre los diversos componentes.
Implica el análisis de la organización como un todo, así como el de la
interrelación entre todos sus componentes.

Seguramente con la evolución de la sociedad y de las empresas surgirán

nuevos enfoques de la administración tendientes a adaptarse a nuevas
formas de vida. Lo importante es capacitarse y actualizarse continuamente
para aplicar las escuelas administrativas y metodologías más adecuadas, y
para que las organizaciones se mantengan en el mercado y sean
competitivas. Podemos mencionar algunos tipos de Administración que nos
ayudaran en este proceso.
 • Administración por valores cuyo enfoque es el desarrollo y práctica de
valores organizacionales e individuales dirigidos hacia la misión de la
organización, con la finalidad de lograr una mayor productividad.

• Administración del cambio que propone una serie de estrategias para

desempeñarse en un entorno cambiante y que demanda retos.

• Administración del conocimiento cuyo objetivo es recopilar todas las

experiencias, habilidades y conocimientos del capital humano de la
empresa, con el propósito de que éstos perduren independientemente de la
rotación del personal y de los directivos.

• Administración virtual donde a través de sistemas informáticos, de la

automotivación y del autocontrol se disminuyen trámites burocráticos y
niveles jerárquicos, y se simplifican las estructuras y el tamaño de las
organizaciones.

(Fuente: Administración, Lourdes MÜnch. Primera edición, pg116)

2.3. PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo es una metodología que permite al administrador,

gerente, ejecutivo, empresario o cualquier otra persona, manejar
eficazmente una organización, y consiste en estudiar la administración
como un proceso integrado por varias etapas. Cada etapa responde a seis
preguntas fundamentales: ¿Qué? ¿Para qué? ¿Cómo? ¿Con quién?
¿Cuándo? Y ¿Dónde?; interrogantes que siempre deben plantearse durante
el ejercicio de la administración, y que son conocidas como las preguntas
clave de esta disciplina.

(Fuente: Administración, Lourdes MÜnch. Primera edición, pg36)

• Planeación. Se establece el qué del proyecto: la visión, la misión, los
objetivos, las estrategias, los presupuestos, los programas y las
restricciones del proyecto. En esta fase se define el alcance del proyecto y
se utilizan diferentes técnicas: la gráfica de Gantt, los presupuestos de
costos, los formatos de reporte, las listas de verificación de actividades, el
calendario de eventos y la matriz de riesgos. Se establecen estándares de
calidad y la tasa interna de retorno. El proceso administrativo se aplica en
las organizaciones para el logro de objetivos, y este proceso se llevará a
cabo mediante el flujo continuo e interrelacionado de las actividades de
Planeación, Organización, Dirección y Control.

• Organización. En esta etapa se define el cómo lograr los objetivos: la

estructura, los procesos, las funciones, los sistemas y los procedimientos
para lograrlo incluye por supuesto la división del trabajo, el establecimiento
de jerarquías, responsabilidades y funciones. Se diseñan los formatos de
reporte y el manual de www.FreeLibros.com funciones e instructivo del
puesto. Se establecen formatos para los entregables a lo largo del proyecto.

• Dirección. Se guían los esfuerzos y recursos para ejecutar todas las

acciones conforme a lo establecido. En esta etapa, la finalidad es realizar
eficientemente todo lo anteriormente establecido. Se elaboran reportes de
avances y resultados, se verifica la calidad de los trabajos, se constata la
fecha y calidad de los entregables, se efectúan juntas de información de
avances, se solucionan posibles problemas y se toman decisiones sobre
imprevistos.

• Control. Se compara lo realizado en relación con lo planeado para

detectar las desviaciones y corregir las posibles fallas. Incluye el cierre del
proyecto y la conservación de los informes de resultados, así como el
servicio de mantenimiento al usuario del proyecto. Se compara lo realizado
en relación con lo planeado, se establecen medidas correctivas y se elabora
el reporte final del proyecto.
 (Fuente: Administración, Lourdes MÜnch. Primera edición, pg117)

2.4. SISTEMAS CLAVE

 Sistema de Comunicación

La comunicación dentro de una organización se define como formal o

informal. La comunicación formal es aquella que tiene lugar por los
acuerdos de trabajo organizacionales prescritos. Por ejemplo, cuando un
gerente le pide a un empleado que complete una tarea, ésa es
comunicación formal; también lo es cuando un empleado le comunica un
problema a su gerente.
La comunicación informal es comunicación organizacional no definida por
la jerarquía estructural de la organización. Cuando los empleados hablan
entre sí en el comedor, caminan por los pasillos o se ejercitan en el
gimnasio de la empresa, están manteniendo una comunicación informal.
Los empleados forman amistades y se comunican unos con otros. El
sistema de comunicación informal cumple con dos propósitos en las
organizaciones: (1) permite que los empleados satisfagan su necesidad de
interacción social y (2) mejora el desempeño de una organización ya que
crea canales alternativos de comunicación que son, a menudo, más rápidos
y más eficientes.
(FUENTE: Administración, Robbins y Coulter, Decima edición, PEARSON,
Mexico, pg 323)

2.5. SISTEMAS OPERATIVOS

2.5.1 Sistema de Abastecimiento

El abastecimiento es una función orientada a proporcionar en forma
oportuna los bienes materiales y los servicios que requiere la organización
para el cumplimiento de sus fines, en tal sentido el abastecimiento cumple
un rol muy importante en el funcionamiento interno de una entidad dado
que, de su eficiencia dependerá el desarrollo de las actividades
institucionales en las mejores condiciones de calidad, celeridad y
productividad.

A continuación, se presenta un gráfico que representa las principales

entradas/salidas, procesos y formas usadas en un sistema
de abastecimiento, generalmente.

(Fuente: Sistemas Administrativos, Juan José Gilli y colab. Caps. 5-10. 3ed
Editorial Docencia, Buenos Aires 1998)

2.5.2 Sistema de Conversión

La conversión trata de que los insumos o recursos incorporados en el

sistema de abastecimiento se transforman en productos o servicios en el
sistema de conversión; la importancia de este sistema es que en este
sistema se controlan las variables fundamentales, como la calidad del
producto o del servicio con el objetivo de satisfacer al cliente.

A continuación, se presenta un gráfico que representa las principales

entradas/salidas, procesos y formas usadas en un sistema de conversión,
generalmente.

(Fuente: Sistemas Administrativos, Juan José Gilli y colab. Caps. 5-10. 3ed
Editorial Docencia, Buenos Aires 1998)

2.5.3 Sistema de Ventas

El proceso de venta es el encargado de la distribución, que es la actividad

que tiene por objetivo hacer llegar los productos terminados al consumidor y
recibir por estos ingresos que resulten beneficiosos para la organización.
Según Drucker, “la venta es una de las pocas actividades, si no es la única,
que generan ingresos a la empresa”.
A continuación, se presenta un gráfico que representa las principales
entradas/salidas, procesos y formas usadas en un sistema de venta,
generalmente.
(Fuente: Sistemas Administrativos, Juan José Gilli y colab. Caps. 5-10. 3ed
Editorial Docencia, Buenos Aires 1998)

2.5.4 Sistema de Recursos Humanos

Este sistema abarca las actividades necesarias para cumplir los

requerimientos de toda la organización en cuestión de talento humano;
cabe resaltar que esta disposición de personal se debe hacer en función a
los objetivos y políticas fijadas por la dirección de la organización.

A continuación, se presenta un gráfico que representa las principales

entradas/salidas, procesos y formas usadas en un sistema
de administración de personal, generalmente.
(Fuente: Sistemas Administrativos, Juan José Gilli y colab. Caps. 5-10. 3ed
Editorial Docencia, Buenos Aires 1998)

2.5.5 Sistema de Finanzas

El sistema financiero tiene por objetivo administrar el capital invertido por

los accionistas y los flujos de caja (ingresos y egresos) que se producen
por el desarrollo de las actividades de la organización, buscando obtener
un equilibrio entre ambos (capital y flujo de caja), para así lograr un
óptimo grado de liquidez y solvencia económica.

A continuación, se presenta un gráfico que representa las principales

entradas/salidas, procesos y formas usadas en un sistema financiero,
generalmente
(Fuente: Sistemas Administrativos, Juan José Gilli y colab. Caps. 5-10.
3ed Editorial Docencia, Buenos Aires 1998)
 CAPITULO III

DIÁGNOSTICO DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO

3.1. Proceso de Abastecimiento

En lo que respecta a la compra de materia prima, Melaminorte adquiere la

melamina al por mayor cotizando los precios que ofrecen los proveedores
en los contratos ofrecidos. Melaminorte cuenta con diversos proveedores,
entre los principales podemos mencionar a los proveedores de la melamina
como son: Novopan (Ecuador), Maciza (Chile), Maberda (Perú), Piso Pack
(Perú), Representadores Martín (Perú).

La empresa elabora un contrato de acuerdo al volumen de ventas con los

proveedores mensualmente para lo cual poseen un sistema donde dividen
los costos en 3 rangos de compra como al por mayor, medio y retail. En la
actualidad tienen como principal proveedor a Madecorp S.A.

Al final de este proceso todos estos contratos son archivados en el registro

del área de caja. (Forma KARDEX)

(Fuente: Entrevista al Asistente de Administración)

KARDEX
Melaminorte EIRL. Lima-Perú
telf. :(01) 2795370 KARDEX
valor entrada salida Saldo
FECHA descripción unitario cant valor cant valor cant valor

Proveedores: punto de pedido

ubicación: unidad
Artículo: min max

(Fuente: Elaboración propia)

 (Fuente: Elaboración propia)

3.2. Proceso de Conversión

Se comienza con la orden de producción que recibe el área de producción,

procedente del área de ventas en el que muestra el número de planchas y
los cortes a realizar obtenidos de utilizar un programa que optimiza el costo
(coolmaster).

Entonces de acuerdo al pedido, el encargado programa el tiempo que se

tomará en realizar el proceso. Este tiempo se determina por el número de
planchas y el número de cortes.

Luego, el operario busca en el almacén la plancha con las especificaciones

solicitadas (la marca y el color), luego se la muestra al encargado para que
verifique que sea el correcto.

Después si se ha solicitado cortes normales, se lleva a la cortadora a

realizar el corte normal, luego hacen un control del corte y si está bien el
corte, se lleva a la mesa de enchape a colocarle la bisagra, se hace otro
control del producto y si está todo en orden se lleva el producto en
parihuelas al área de despacho, ahí hacen un registro del producto y le
informan al cliente que lo recoja.

Pero si se ha solicitado cortes especiales, al momento de llevar a la

cortadora, se tiene que hacer configuraciones a la máquina de acuerdo a
las especificaciones del cliente (como se desea el canto grueso o delgado y
el boleado o curva), luego se hace el control de corte minucioso y si está
bien, se hace lo anterior mencionado (mesa de enchape, otro control de
producto, transportar en parihuelas al área de despacho, registro del
producto e informe al cliente).

La producción diaria meta que tienen es de 950 a 1000 cortes por máquina
y como tienen 3 sería como ideal 3000 cortes diarios. Cantidad de cortes no
es igual a cantidad de planchas porque también pueden vender planchas
enteras. En cuanto a enchapes la meta se da por metros para cada
enchapador la meta es 2000 metros. Corte especial no hay meta porque no
todos los clientes quieren ese corte. (Fuente: Datos proporcionados por el
asistente administrativo en la entrevista)

(Fuente: Entrevista al Asistente de Administración)

 (Fuente: Elaboración propia)

3.3. Proceso de Ventas

Con respecto al Sistema de ventas Melaminorte adquiere y vende al por

mayor tanto para corte y enchape.

En ventas usan el marketing digital que se divide en tres formas: Correo

Gmail, Facebook Melaminorte y Whatsapp por cada vendedor. Actualmente
no usan teléfono por problemas de cobertura con movistar. Las ventas se
hacen netamente en la tienda. Para mostrar el producto al cliente usan
como herramienta gameros (catalogo que muestra colores y marcas) en el
área de ventas.

Para su publicidad que usan son banners, impresión de folletos,

promociones dependiendo de la cantidad que compren por ejemplo una
promoción frecuentemente utilizada es por una cantidad de compra de
melamina puedes ganarte un taladro además usan promociones por
temporada.

Todos los pagos son al crédito, el cliente si quiere paga 50% al hacer la
compra y el otro 50% lo paga al recibir el producto. El proceso de ventas
consiste en que el cliente ingresa o se comunica por teléfono por alguna
promoción o por las tendencias por temporadas en colores y diseños
.Después el área de abastecimiento se comunican con el área de ventas
mediante un correo donde revisan el stock (control de cantidad de planchas
en el almacén) que es un formato en Excel que se realiza todos los días en
el área de ventas finalmente se comunica con el cliente y se pregunta si
desea el color de tendencia o el que siempre utiliza.

(Fuente: Entrevista al Asistente de Administración)

(Fuente: Elaboración propia)

Las promociones de venta se usan ni bien sale un banner de promoción
(marketing directo) además se crea un Gmail marketing que es un correo
masivo en la cual se envían correos con la publicidad para que el cliente lo
pueda observar ya sea por su correo o también por su red social que es el
Whatsapp). Además, tienen un servicio de postventa en el que ofrecen
productos después de vender mediante asesores.

El tiempo de entrega depende del número de planchas si es máximo 3

planchas de melamina se demora 24 horas, pero si son de 4 a más es de
acuerdo al programa del día, máximo se demoran 36 horas, pero lo ideal es
en un promedio de 24 horas. Si se habla de 50 o 60 o 100 planchas se
realiza en un cronograma de acuerdo al número de cortes (si es de 1 o 2
cortes no requiere mucho tiempo, pero si son de 50 cortes se coordina una
programación con el área de corte) aproximadamente cada plancha se
corta en un lapso de 10 a 20 minutos, pero depende del número de cortes.

(Fuente: Entrevista al jefe de Área de Finanzas)

(Fuente: Elaboración propia)

 (Fuente: Elaboración propia)

3.4. Proceso de Recursos Humanos

Con respecto al Sistema operativo de Recursos Humanos se puede

mencionar sobre el clima laboral de la empresa la cual consideran que es
buena debido a que organizan diversos tipos de eventos y organizan
competencias de fútbol. La relación que sienten los trabajadores de las
diferentes categorías es como una familia, se respeta, si algún trabajador
tiene alguna sugerencia para mejorar el servicio para mejorar el servicio
toman en cuenta su opinión.

Además, se realizan capacitaciones con los proveedores por ejemplo se

abordan los temas de Medida estandarizada, Fuerzas de ventas dos veces
al mes. Existe un sistema de comunicación mediante un megáfono para ser
más eficientes al momento de realizar el despacho. También anotan en una
pizarra los pedidos esto a su vez se registra en caja con su boleta de
factura respectiva. En el área de ventas se realizan capacitaciones a las
chicas en estrategia de venta y postventa para ofrecer modelos adicionales
al mercado, así como también accesorios.

La empresa realiza un registro de control de asistencia por huella digital o

DNI únicamente Además Melaminorte cuenta con licencia de permiso por la
municipalidad y todos los trabajos se encuentran en planilla en recursos
humanos.

Para la obtención de personal colocan anuncios en la parte delantera de la

empresa mediante algún anuncio no usan anuncios de internet porque es
un poco caro aun no tienen la capacidad para pagar. En el proceso de
selección de personal se solicita antecedentes policiales, Curriculum Vitae,
si es posible registro de recibos de agua y luz, carta de recomendación,
contactos directos con jefes donde hayan estado trabajando, DNI con copia
por si tiene carga familiar (esposa y/o hijos). La empresa da seguro a sus
trabajadores debido a que es una empresa dedicada al área de producción
por lo que dan seguro SCTR que es un seguro contra riesgos o accidentes
de todo tipo en una área de producción a favor del trabajador, también dan
la planilla donde dan todos los beneficios AFP o ONP, sueldo, CTS, en julio
y diciembre te dan gratificación, se emite mensualmente la boleta de cada
trabajador, de acuerdo a su desenvolvimiento se da la renovación de
contrato, generalmente por primera vez le dan 3 meses de ahí analizan si
subirle a 6 meses o si se queda como estaba, de acuerdo al perfil de la
persona.

El asistente es el encargado de revisar el almacén, para casi todo el día en

la empresa y es el que ayuda a los trabajadores cuando tienen algún
problema. Y también todas las planchas están rotuladas para facilitar el
trabajo así que es bien difícil que haya problemas con el color de plancha y
por la marca.
Con relación al personal, el personal trabaja a un solo turno la empresa
cuenta con los siguientes puestos:

 Gerente general: Está al mando de las actividades de la empresa, está

presente en los contratos con los proveedores y demás actividades de
la empresa.

 Administrador: Realiza la parte financiera de la empresa como

contratos con los proveedores, realiza el balance de la empresa y se
involucra en la inspección de las diferentes áreas de la empresa.

 Asistente de Administración: Elabora los controles en el área de

abastecimiento al final del día, se encarga de la sección y de
programar las actividades de capacitación del nuevo personal. Realiza
las inspecciones de cada área junto al gerente general y al
Administrador.

 Operarios de la sección de corte (6 personas): Se subdividen en grupo

de 2 personas por cada máquina. En la sección de cortes además
existe un operario responsable de todo el proceso.

 Operarios de la sección de enchape (6 personas): Se subdividen en

grupo de 2 personas por cada máquina. En la sección de cortes
además existe un operario responsable de todo el proceso.

 Operario de la sección de corte especial (1 persona)

 Operarios del área de Abastecimiento (4 personas): Se encargan de

recibir la materia prima, realizan el Kardex, se encargan de coordinar
con el área de ventas sobre el control del stock.

 Operario de la caja (1 persona)

 Operario del área de despacho

Operario del área de ventas (2 personas): Mantiene comunicación con el
área de abastecimiento, se encargan de realizar las promociones.

(Fuente: Entrevista al Asistente de Administración)

(Fuente: Elaboración propia)

 (Fuente: Elaboración propia)

3.5. Sistema de Finanzas

El Sistema de finanzas tiene como debilidad no cuentan con POS (lector de

tarjeta de crédito), toda transacción es por efectivo. Aún están evaluando el
uso de la tarjeta de crédito debido a la comisión de los bancos que es muy
fuerte. El asistente administrativo se encarga de pasar las planillas, la
boleta de ventas, recibir las compras (con el control adecuado); las ventas y
compras y todos los otros temas los realiza el administrador.

En cuanto al proceso administrativo tienen una política de ahorro de al

menos el 10% de sus ganancias, además frecuentemente están evaluando
que aspectos influyen en sus ganancias como un nuevo tipo de cambio, a
nivel político en que afecta un a cambio presidencial, la migración de
venezolanos fue muy importante porque debido al mercado informar se
produjo mano de obra barata. Luego de evaluar diversos puntos como los
anteriormente mencionados se elabora un reporte y se toman decisiones al
respecto. Todo esto se informa en las reuniones que tienen el Gerente
general, el Administrador y los respectivos encargados de cada área que se
realizan cada 15 días.

También realizan una evaluación de ventas y de acuerdo a eso toman

decisiones porque ejemplo que la empresa tiene un excesivo de mercadería
en el almacén (stock) hacen un ajuste en sus compras para comprar menos
y tratan de que sus ventas se mantengan o se eleven en el mejor de los
casos. Para lograr lo que sus ventas mejoren hacen un estudio de porque la
empresa está teniendo mucho stock.

Con respecto a su política de compra, mensualmente tienen un presupuesto

de pagos. Las finanzas la manejan en base ese presupuesto mensual
aparte de eso cada tres meses elaboran un balance situacional donde ven
como les está yendo estadísticamente y de acuerdo a esos resultados
positivos o negativos plantean estrategias.

(Fuente: Entrevista al Administrador)

 (Fuente: Elaboración propia)

3.6. Clima organizacional

Para la empresa Melaminorte es muy importante que el trabajador pueda

desarrollar sus actividades de manera segura y confortable, ya que

considera que un trabajador motivado, integrado a la empresa puede

incrementar su productividad y con una adecuada capacitación se

desarrollar trabajadores talentosos.

Por ejemplo: De manera de integración la empresa Melaminorte realiza

partidos de futbol y gincana entre sus trabajadores y jefes.

(Fuente: Entrevista al Administrador)

 Fuente: Facebook Oficial “Melaminorte”

3.7. Cultura organizacional

La cultura organizacional de la empresa preserva un principio primordial

para el desarrollo de las ventas que es: Calidad en el producto y su rapidez

de envío.

Este principio propicia que el trabajo en melamina se desarrolle con la mejor

atención posible fomentando así el trabajo en equipo para mejorar la

calidad y diferenciarse de su competencia. Tomando siempre en

consideración las ideas de los trabajadores para la innovación nueva

producción y mejora de la empresa.

 CAPITULO IV

ANALISIS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO

4.1. ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

En la organización se presenta turbulencias e incertidumbre de regular

intensidad, ya que en esta organización abierta recibe influencias de su
entorno tanto de la competencia que cada vez intentan mejorar sus
productos y servicios (rivalidad de promociones y precios), los cambios
tecnológicos que hay (como por ejemplo, las ventas por internet) además
que van cambiando las preferencias del cliente (exija nuevos modelos de
corte o enchape) y por último que van aumentando competidores que
saturan el mercado y/o puedan ofrecer algún sustituto (aparición de algún
otro tipo de madera de mejor calidad y/o menor precio). Esto pone a prueba
la capacidad del gerente y al administrador para tomar decisiones y realizar
ajustes que les permitan como mínimo no ver disminuidos sus ingresos.

En el caso de esta empresa que se encarga del servicio de corte y enchape

de melamina, el proceso es algo que otras empresas del campo de la
madera pueden hacer, por ello en base a un monitoreo del entorno que
realizaron decidieron centrarse en la calidad de entrega del producto. Con
la finalidad de alcanzar este objetivo los empleados reciben capacitaciones
y se compra maquinaria cada vez más sofisticada para los procesos que
realiza (corte, enchape y corte especial), gracias a estos dos principales
factores es que la empresa es líder en el cono norte en la venta de
 melamina, sin embargo, a habido ocasiones en las que tuvieron problemas
por coordinaciones con los proveedores y por ende hubo demoras con
respecto a las piezas.

Con respecto a la gestión dentro de la organización cabe mencionar que las

personas que se encuentran al mando realizan procedimientos bien
establecidos y estructurados. Presentan planes estratégicos de mejora ya
que a corto plazo quieren dominar el mercado en el país y a largo plazo se
proyectan a competir internacionalmente.

4.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Si analizamos la estructura organizacional de la empresa Melaminorte cada

día realiza un listado de actividades de manera tradicional (en una pizarra),
no posee marco formal si bien es cierto las actividades son aprobadas por
la gerencia no posee documentos escritos y digitales que puedan certificar
el responsable que aprobó dichas actividades y en qué fecha fueron
designadas.

La empresa Melaminorte no posee una alta centralización, ya que varias

personas participan en la toma de mandos y tiene consideración a las ideas
de los trabajadores. Respecto a la formalización aparte de lo ya
mencionado, las funciones y responsabilidades están claramente
establecidas para cada trabajador. Su estructura organizativa posee una
forma compleja.

La empresa Melaminorte posee una estructura horizontal y tramo amplio,

entre sus principales determinantes de tramo de control se destaca: la
capacitación a su personal y con ello puede delegar responsabilidad, existe
claridad de la delegación de la autoridad y consideran que una cultura de
dependencia reduciría su productividad, la claridad de los planes se aprecia
diariamente en las reuniones de inicio de trabajo, efectúan el uso de
estándares objetivos reconociendo el avance en los planes propuestos y
por ultimo respecto a las técnicas de comunicación, se comunican con sus
trabajadores mediante megáfonos preocupándose por no reducir su tiempo
dedicado a sus trabajadores.

 ORGANIGRAMA DE MELAMINORTE

De acuerdo con lo descrito en el capítulo anterior se puede elaborar el

siguiente organigrama de la empresa.

(Fuente: Elaboración propia)

4.3. SERVICIO BRINDADO

Para poder calificar el servicio que brinda Melaminorte es necesario tomar

algunos factores que nos permitan evaluar objetivamente lo requerido.

El primero por analizar en esta lista de factores será el tiempo que tardan
en brindar el servicio. Como lo mencionamos anteriormente este factor es el
que lo diferencia de sus competidores, ya que el gerente al hacer el
monitoreo del ambiente determinó que los competidores como promedio se
demoraban 72 horas máximo de tiempo de entrega, por ende, la empresa
actualmente se demora como máximo 24 horas en la entrega.

El segundo factor es evaluar la atención al cliente. En el área de caja (1

persona) y ventas (3 personas) se puede observar el compromiso que
tienen las empleadas en brindar un buen servicio al momento de brindar el
trato a los clientes, además de una atención rápida y eficiente. También
brindan facilidades de comunicación ya sea por correo, Facebook o
Whatsapp para responder cualquier duda o reclamo del cliente y poder
solucionar lo más rápido posible.

El tercer factor son las instalaciones. Actualmente, la empresa está bien

distribuida para el espacio que posee (1000 m 2), sin embargo, conforme va
pasando el tiempo cuando necesite más trabajadores y equipos será un
problema ya que sería muy angosto y generaría muchas interrupciones
para trasladar la melamina, además que necesitará un área de
abastecimiento más grande y quizás crear otras áreas.

4.4. SISTEMA ADMINISTRATIVO

4.4.1. PLANEACION

Uno de los puntos que se analiza en las reuniones que se realizan

cada 15 días en la empresa es acerca de los planes a realizar tanto
en corto como a largo plazo, verificar los avances.
 Cada jefe de área explica mediante un informe como va el progreso
en su área bajo su mando, para que el gerente general y el
administrador vean los puntos buenos y malos y de acuerdo a eso
tomar decisiones y elaborar planes lo más rápido posible. Con esto
se crean las estrategias a seguir.

Actualmente están cumpliendo con sus propósitos a corto plazo.

4.4.2. ORGANIZACIÓN

Hay buena comunicación en todos los niveles de la organización,

cada área tiene definida claramente sus funciones a realizar,
decisiones adecuadas del gerente general, lo que generan que la
organización avance rápido.

A pesar de haber una gran competencia la organización, los

problemas con respecto a la economía, variaciones en la mano de
obra, etc., la organización puede mantenerse como líder en el cono
norte.

4.4.3. DIRECCIÓN

Tanto el gerente general como el administrador son responsables

directamente en las decisiones que tome la empresa. En cuanto a los
planes por el momento los están cumpliendo los que tienen a corto
plazo, además brindan motivación a todos sus trabajadores, brindan
apoyo en las dudas de los trabajadores.

Las ordenes que realizan a los trabajadores son de una manera

cordial, para que el trabajador no se sienta presionado.
 4.4.4. CONTROL

Cada jefe de área diariamente hace un análisis de como fue la

situación con sus subordinados revisando sus avances, si tienen
algún problema rápidamente lo mandan con el asistente
administrativo y este les brinda una capacitación o le brinda la ayuda
necesaria para que pueda mejorar en su función. Además, que en el
caso de los trabajadores nuevos si a los 6 meses de su contrato no
rinden bien, se procede a su despido e inmediatamente se hace la
búsqueda de nuevo personal.

También respecto a las estrategias en las reuniones que se hacen

cada 15 días van comprobando los resultados esperados y de
acuerdo a eso hacer o no una retroalimentación al respecto.

4.5. SISTEMA OPERATIVO

4.5.1. SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

Sigue un sistema correcto en su abastecimiento con sus proveedores.
Sobre todo, por el control de los abastecimientos que realiza, ya que al
momento de colocarlos al almacén los organizan por etiquetas para ser
fácilmente identificados los colores y la marca de la melamina. Además,
como usan la forma de Kardex permite el fácil y rápido envío para los
registros que luego analizarán el área de finanzas. Aunque según la
entrevista con el asistente administrativo, nos indica que hay ocasiones
en que hay problemas de coordinación con la entrega de la melamina,
además del problema evidente por el espacio cuando hay mucho
material que ingresar al almacén.

4.5.2. SISTEMA DE CONVERSIÓN

En este sistema es el que más se preocupan ya que con esto se
diferencian de la competencia con los tiempos cortos de entrega.
 Además, esto es gracias a sus máquinas que las mantienen en el mejor
estado posible para que realicen su meta diaria con normalidad y
gracias a la buena capacitación que reciben sus trabajadores para hacer
el trabajo de manera rápida y manteniendo la calidad. Sin embargo, el
único problema podría ser cuando hay mucha cantidad de productos
terminados el espacio del almacén se les hace corto, pero esto es
momentáneo ya que su estrategia es apenas acaban un pedido lo
envían al cliente o bien lo llaman para que lo recoja lo más rápido
posible.

4.5.3. SISTEMA DE VENTAS

Su estrategia de ventas es buena, ya que utilizan los medios
tecnológicos para informar de lo nuevo de sus productos y las ofertas a
los clientes y aparte brindan un buen trato al momento de ofrecer sus
servicios. También está bien el ofrecer regalos cada cierto tiempo para
atraerlos.
Aunque el sistema que usen para archivar los registros en la
computadora sea algo antiguo sigue siendo eficiente y luego sus
archivos en el stock son rápidos debido a la capacitación a sus
empleadas, lo que facilita a rellenar los registros.

4.5.4. SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS

Según la entrevista realizada a los trabajadores de la empresa
observamos que la mayoría del personal a adquirido el puesto por
afinidad y recomendación. Sin embargo, la capacitación fue eficiente
debido a que se acostumbraron rápidamente a definir sus
responsabilidades y funciones.
En cuanto a la integración de los trabajadores fue buena y rápida ya que
cada cierto tiempo (2 veces por mes) hacen eventos en donde pueden
relajarse. Además, que el jefe de cada área junto con el administrador
sabe como tratar a sus trabajadores, saben reconocerlos si hay la
ocasión y eso genera que el trabajador se sienta bien en el trabajo.
 Además, que cada 15 días hay reuniones entre los jefes de área en la
que analizan la situación por la que pasa la empresa y hacer
coordinaciones por si hay alguna estrategia que tomar o ir creando
planes a futuro.

4.5.5. SISTEMA DE FINANZAS

Según la entrevista con el administrador, actualmente la empresa no
pasa por problemas financieros, al contrario, tiene buena cantidad de
ganancia. Y el sistema que manejan para hacer los pagos es eficiente,
además que se dan los pagos a tiempo sin demora, también dan bonos
a los trabajadores.
Lo malo es que como el mercado está muy cambiante en cada reunión
que hay entre los jefes de área se debe de hacer un adecuado informe
acerca de esos cambios para que se puedan tomar decisiones rápidas y
eficientes. Además, que la empresa solo maneja pagos por efectivo
debido a los altos impuestos que piden los bancos.
 CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES