1 INTRODUÇÃO

Não há como não pensar na importância da informação no meio político, social e

cultural da sociedade. Os registros das informações nos documentos eram elementos de
memória social, e foram surgindo de modo significativo, tornando-se mais complexos,
principalmente a partir do século XIX por conta de alguns fatores históricos como: a explosão
bibliográfica, o progresso científico e o surgimento dos meios tecnológicos. Portanto, os
documentos tornavam-se objetos de valor que precisavam de ordenação por intermédio de
arquivos funcionais. Os arquivos, segundo Paes (2004), eram depósitos que não só guardavam
os tesouros culturais da época, mas também protegiam documentos que atestavam a
legalidade de patrimônios.
Tradicionalmente, compreende-se como arquivo todo o espaço que guarda um
conjunto de documentos, na maioria textuais, ordenado e preservado com a finalidade de
disponibilizar informações aos mais diversos usuários. O termo arquivo pode ser definido
como “um conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo,
organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus
sucessores para efeitos futuros (BUCK apud PAES, 2004, p. 19). Segundo Heloísa Bellotto
(2007) as funções de um arquivo concentram-se no recolhimento, custódia, preservação e
organização de fundos documentais. Percebe-se que o arquivo está voltado para o tratamento
e conservação funcional.

Os arquivos são instituições públicas ou privadas. O acesso ao arquivo público é

um direito de todo o cidadão, mas ainda é visto por muitos como um espaço tradicional pouco
visitado, útil apenas para historiadores ou para um pequeno público que procura documentos
mais específicos.

Um arquivo público guarda vários tipos de documentos que constroem a memória

nacional individual e coletiva de uma sociedade. É um lugar palpável da história brasileira
que pode e deve ser mais explorado. Sendo assim, deve-se estar atento para a sua função
social: ser um lugar cultural e educativo acessível, condizente com a real necessidade do
usuário e que contribuirá com o acesso a uma cultura democrática e interativa a fim de que se
possa resgatar a sensação de pertencimento da comunidade. E para que o indivíduo possa
usufruir com qualidade do espaço dos arquivos públicos, ele necessita conhecer o patrimônio
documental. Considerando tal questão, surge um ponto central: como e de que forma divulgar
o material conservado nos arquivos? Compreendemos que se deve refletir acerca de duas
ações estratégicas para a divulgação documental: a difusão e a ação cultural.

2 A DIFUSÃO DOS ARQUIVOS

Repensar no arquivo como uma nova possibilidade de relacionamento entre

profissionais da informação e usuários requer uma visão mais reformulada da função que os
arquivos têm dentro da própria instituição.

A difusão dos arquivos públicos é um elemento que, atualmente, considera a

preocupação com uma abordagem nova e dinâmica, que tem como pressuposto a divulgação do
acervo e do seu conteúdo ao público. Segundo o Dicionário Michaelis (p. 723), difusão
significa “dispersão, espalhamento”. Já no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
(2005, p. 72) não existe o termo difusão, mas sim o conceito de divulgação, que é definido por
“conjunto de atividades destinadas a aproximar o público dos arquivos por meio de publicações
e da promoção de eventos, como exposições e conferências”. Portanto, divulgar constitui uma
atividade essencial do arquivo quanto à disponibilização das informações do acervo
documental para todos que queiram tomar conhecimento do seu conteúdo.

Diante disso, tornam-se indispensáveis novas formas de promover a existência dos

materiais que os arquivos públicos guardam, facilitando o acesso físico e intelectual dos
documentos. É possível ser um mediador entre informação e sociedade. Mesmo sendo ainda
pouco explorados por promover a mediação cultural, alguns arquivos públicos abrem suas
portas para o público em geral, criando formas mais fáceis de acesso aos documentos não só
para historiadores e administradores, mas também para as comunidades.

Em Bellotto (2007?), a difusão pode ser feita de três formas: a editorial, que produz
publicações que demonstram os produtos e serviços do arquivo (manuais, catálogos seletivos,
edições comemorativas etc.) e que futuramente podem servir como instrumentos de pesquisa; a
cultural, que lança projetos culturais variados, concernentes com o público ao qual se destina; e
a educativa, que gera uma parceria com escolas por intermédio de visitas locais.

Entendemos que a difusão nos arquivos faz parte de uma gestão consciente que atue
no processo educativo do indivíduo. É importante lembrar que já na educação escolar formal,
processo pelo qual o indivíduo permanece por muitos anos em plena formação, adquirindo a
capacidade de refletir e formar idéias próprias, ele deve ter acesso ao patrimônio documental
dos arquivos públicos. Bellotto (2007???) comenta que os arquivos devem ter muito
claramente como objetivo ser uma fonte educativa didática em tempo integral, com programas
abrangentes e métodos inovadores que aflore a curiosidade do discente através da construção
de procedimentos pedagógicos adequados e eficientes. A autora complementa sua reflexão com
exemplos de várias atividades educativas que viabilizam a interação de mão dupla aluno-
arquivo dentro das escolas francesas: visitas, aula de história no arquivo, atendimento de alunos
isoladamente ou em grupo, Concurso Jovem Historiador, divulgação de reproduções de
documentos e publicações, exposições de originais no recinto do arquivo, além de outras
atividades. Essa inovação nos mostra como um arquivo pode ter uma função social
enriquecedora e diversificada para a população, deixando de ser um lugar direcionado apenas
para historiadores e eruditos.

O reconhecimento dos arquivos como divulgador abre possibilidades e fortalece a

valorização da cultura, da memória e da nossa trajetória como civilização. A difusão é algo
complexo que merece mais atenção e o envolvimento de vários profissionais. Requer um
planejamento mais apurado que leve em consideração o estudo dos usuários, do acervo, dos
recursos financeiros disponíveis e das tecnologias usadas, além das estratégias de marketing.

REFERÊNCIAS

BELLOTTO, Heloísa. Arquivos permanentes. Tratamento documental.

BRASIL. ARQUIVO NACIONAL. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística.

http://www.arquivonacional.gov.br/images/pdf/Dicion_Term_Arquiv.pdf

DICIONÁRIO MICHAELIS

PAES. Marilena Leite Paes. Arquivo: teoria e prática.