EL REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS

Los registros de entrada y salida de documentos, son oficinas públicas encargadas de

dar fe de los escritos y documentos que presentan los administrados, así como los de
salida de los que han sido despachados definitivamente.
Dichos registros existen en todos los departamentos ministeriales de la
Administración del Estado, en las unidades administrativas de las CC.AA y en las de las
entidades locales.

LOS REGISTROS ADMINISTRATIVOS

Los órganos administrativos llevarán un Registro General en el que se hará el

correspondiente asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado o que se
reciba en cualquier unidad administrativa propia. También se anotaran en el mismo, la
salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o particulares.
Los órganos administrativos podrán crear otros Registros con el fin de facilitar la
presentación de escritos y comunicaciones. Dichos Registros serán auxiliares del
Registro general, al que comunicaran toda anotación que efectúen.
Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de
los escritos y comunicaciones, e indicarán la fecha del DIA de la recepción o salida.
Concluido el trámite de registro, los escritos y comunicaciones serán cursadas sin
dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el
Registro en que hubieran sido recibidas. Los registros generales deben instalarse en
soporte informático.
El sistema garantizará la constancia de un número, epígrafe exclusivo de su
naturaleza, fecha de entrada, fecha y hora de su presentación, identificación del
interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano
administrativo al que se envía y, en su caso, referencia al contenido del escrito o
comunicación que se registra.
El sistema garantizará la integración informática en el registro general de las
anotaciones efectuadas en los restantes registros del órgano administrativo.
Los ciudadanos podrán acompañar una copia de los documentos que presenten
junto con sus solicitudes, escritos y comunicaciones.
Dicha copia, previo cotejo con el original, será remitida al órgano destinatario
devolviéndose el original al ciudadano. Cuando el original deba obrar en el
procedimiento, se entregará al ciudadano la copia sellada del mismo, una vez sellada
por los Registros y previa comprobación de su identidad con el original.
Las Administraciones Públicas deberán hacer pública y mantener actualizada una
relación de las oficinas de Registro propias o concertadas, sus sistemas de acceso y
comunicación, así como los horarios de funcionamiento.
EL REGISTRO GENERAL EN LAS ENTIDADES LOCALES

En todas las entidades locales habrá un Registro General para que conste con claridad la
entrada de los documentos que se reciban y la salida de los que hayan sido despachados
definitivamente.
Permanecerá abierto al público todos los días hábiles durante las horas previstas
en la legislación de procedimiento administrativo común.
La existencia de un Registro general se entenderá sin perjuicio de la organización
desconcentrada de las entidades locales, por lo que podrán existir tantos Registros
parciales o especiales como se estimen convenientes. Dichos registros serán auxiliares
del Registro General, al que comunicarán toda anotación que efectúen.
El Registro General estará establecido de modo que garantice la constancia de la entrada
y salida de documentos que tengan como destinatario o expida la entidad local. Los
libros del Registro no podrán salir bajo ningún pretexto dl edificio de la Corporación, ni
aun a requerimiento de autoridades de cualquier orden. El acceso a su contenido se
realizará mediante consulta de los mismos en el lugar en que se encuentren custodiados
o mediante la expedición de certificaciones o testimonios.
El encargado del Registro, hará la clasificación de los documentos ingresados y
procederá a distribuirlos entre las distintas oficinas, donde se anotarán en el Registro
parcial y se unirán a sus antecedentes, si los hubiere, o se abrirá o iniciará expediente en
su caso, dándole la pertinente tramitación.
Para la salida de documentos, cada Sección o Negociado enviará los que hayan de
expedirse al Registro, que los cursará devolviendo a la dependencia de origen las
minutas correspondientes después de estampar en ellas el sello en que conste la fecha de
salida y numero de asiento.
Los documentos originales sólo podrán salir de las oficinas por alguna de las siguientes
causas:
-Cuando lo soliciten, mediante escrito, quienes los hubieran presentado, una vez que
hayan surtido los efectos oportunos.
-Cuando hayan de enviarse a un organismo público en cumplimiento de trámites
reglamentarios o para que recaiga resolución definitiva.
-Cuando sean reclamados por los Tribunales de Justicia.

CONTENIDOS DE LOS ASIENTOS DEL REGISTRO

El Registro General comprenderá los libros de entrada y salida documentos.

En los asientos del Registro de entrada deberán constar los siguientes extremos:
º Número de orden correlativo
º Fecha del documento
º Fecha de ingreso del documento en las oficinas del Registro
º Procedencia del documento, con indicación de la Autoridad. Corporación o
persona que lo suscribe.
º Breve referencia del asunto comprendido en el cuerpo del escrito registrado.
º Negociado., Sección o dependencia a que corresponda su conocimiento.
º Resolución del asunto. Fecha y autoridad que las haya dictado.
º Observaciones para cualquier anotación que pudiera convenir.
En los asientos del Registro de salida se referirán los siguientes conceptos:
º Número de orden correlativo
º Fecha del documento
º Fecha de salida
 º Autoridad, Negociado, Sección o dependencia a de donde procede.
º Autoridad, Corporación o particular a quien se dirige.
º Extracto de su contenido
º Referencia, en su caso, al asiento de entrada.
º Observaciones

Tanto los asientos de entrada como los de salida habrán de practicarse de formas clara y
concisa, sin enmiendas ni raspaduras que, si existieran, serán salvadas.
En el Registro de salida se anotarán todos los oficios, notificaciones, órdenes,
comunicaciones, certificaciones, expedientes o resoluciones que emanen de las
Corporaciones, Autoridades o funcionarios locales.
Podrán expedirse, a instancia de parte interesada, certificaciones autorizadas por el
Secretario. Los asientos no podrán ser impugnados ante la jurisdicción contencioso-
administrativa.

REQUISITOS EN LA PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS

El funcionario encargado del Registro cuidará, bajo su exclusiva responsabilidad, de

que cuantos documentos se presenten lleven adheridos los reintegros que exija la
Ordenanza reguladora de la tasa local del mismo, si la hubiere, los cuales se inutilizarán
estampando sobre ellos la fecha de entrada.
Si el documento no reuniera los datos exigidos por la legislación, se requerirá al
interesado para que, en el plazo de 10 días, subsane la falta o acompañe los documentos
preceptivos, con indicación de que si así no lo hiciere, se le tendrá por desistido de su
petición y se archivará sin más trámite.
Los escritos podrán presentarse acompañados del documento, ya sean originales,
ya por testimonio o por copia del original que cotejará el encargado del Registro.
Registrado un documento, se estampará en el mismo nota expresiva de la fecha en que
se inscribe, entrada o salida, y número de orden que le haya correspondido.
Toda persona que presente un documento en el Registro podrá solicitar recibo gratuito.
Este recibo hará prueba respecto ala fecha en que el documento ingresó en el Registro.
En lugar de recibo, podrá entregarse copia sellada del documento.
La presentación de documentos puede realizarse por los interesados de forma directa o
indirecta. La directa supone la personación del interesado en la oficina correspondiente,
mientras que cabe la indirecta, mediante la presentación:
- En los registros de los órganos a que se dirijan
- En los registros de cualquier órgano administrativo, que pertenezca a la Admón..
General del Estado.
- En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.
- En las representaciones diplomáticas u consulados de España en el extranjero.
- En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.