EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Es un conjunto de fases o pasos a seguir para darle solución a un problema

administrativo, en él encontraremos asuntos de organización, dirección y control,
para resolverlos se debe contar con una buena planeación, un estudio previo y tener
los objetivos bien claros para poder hacer del proceso lo más fluido posible.

Para que el proceso administrativo llevado a cabo sea el más indicado se deben
tomar en cuenta una serie de pasos que no por ser una parte del todo son menos
importantes, por mencionar algunos están, las metas, estrategias, políticas.

La técnica de planeación y la organización son partes fundamentales en el proceso,

ya que ahí radica la complejidad del método que se utilice pues al ser los pasos con
más cantidad de deberes se vuelve un poco más complicado tener el control, pero
en estos pasos existen más sub-categorías que no deben permitir que el
procedimiento se salga de control, según lo que dice la lectura podemos decir que
el procedimiento se basa en un programa centralizado que delega funciones
conforme va bajando el nivel de autoridad, esto quiere decir que cada parte tiene
una función específica y que si hubiera alguna falla en cualquiera de estos pasos
sería difícil lograr un procedimiento limpio y eficiente.

FUNCIONES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo, implementado de forma sistemática, genera resultados
favorables en la gestión de empresas, dicho proceso considera a la administración
como la ejecutante de ciertas actividades llamadas funciones administrativas,
Previsión, Planeación, Organización, Integración, Dirección y Control.

Se considera proceso porque no se puede desarrollar la organización si no se ha

establecido la planificación, no se puede dirigir si anteriormente no se ha planificado
y organizado y así sucesivamente hasta que no se podrá controlar si antes no se
planifica, organiza y dirige las actividades, tareas, operaciones y acciones.

El proceso administrativo consiste en:

PREVISIÓN
LA PREVISIÓN COMO PARTE DE LA PLANEACIÓN
La previsión implica ver hacia el futuro y responde a la pregunta ¿qué puede
hacerse? es base necesaria para la planeación ya que fija el objetivo y plantea la
selección de cursos de acción. El principio de la previsión se da cuando un plan
revela tal consistencia que busca reducir al mínimo sus errores. Ello se logra cuando
se basan en experiencias y estudios anteriores.

CONCEPTO Y PROPÓSITO DE LA PREVISIÓN

La palabra previsión proviene de prever, lo que es “ver anticipadamente “o tratar de
ver en forma anticipada lo que va a ocurrir.

Entonces entenderemos por previsión como aquella etapa del proceso

administrativo donde se diagnostica a través de datos relevantes del pasado y del
futuro, de tal forma que se puedan construir contextos sociales, políticos,
económicos, tecnológicos, etc.

El propósito de la previsión es que todo administrador sea visionario, pero a la vez

previsor, ya que en la actualidad la única constante es el “cambio” y debemos estar
preparados para enfrentarlo.

La previsión implica ver anticipadamente, y responde a la pregunta ¿qué puede

hacerse?

Es base necesaria para la planeación ya que fija objetivos y plantea la selección de

cursos de acción.

ELEMENTOS
 Objetivos (fines que se persiguen)
 Investigación (factores, positivos y negativos, que nos ayudan u obstaculizan
en la búsqueda de esos objetivos)
 Cursos alternativos de acción, (nos permitan escoger alguno de ellos como
base de nuestros planes)
Podemos definir la previsión como la etapa de la administración en que se
determinan los principales cursos de acción que permiten realizar los objetivos
organizacionales.

La previsión administrativa descansa en una probabilidad seria, la que será tanto

mayor, cuanto más pueda apoyarse en experiencias pasadas, propias o ajenas, y
cuanto más puedan aplicarse a dichas experiencias, métodos estadísticos o de
cálculo de probabilidad.

En la previsión del futuro, encontramos tres situaciones básicas:

 Certeza: Seguridad de que ocurra o no, una cosa

 Incertidumbre: Carencia de elementos para predecir cómo se presentan los
acontecimientos del futuro
 Probabilidad: Existencia de motivos fundados para concluir que hay mayores
posibilidades de la ocurrencia de algo en un sentido o en otro.
PRINCIPIOS ORIENTADORES EN LA PREVISIÓN
El Principio de la objetividad, “las previsiones deben descansar en hechos más bien
que en opiniones subjetivas”

El principio de la medición, “las predicciones serán tanto más seguras cuanto más
podamos apreciarlas, no sólo cualitativamente, sino en forma cuantitativa o
susceptible de medirse”.

PLANEACIÓN
CONCEPTO
La planeación es muy importante para el adecuado funcionamiento de cualquier
grupo social, ya que mediante de este se minimizan riesgos.1

La Planeación es el proceso que permite la identificación de oportunidades de

mejoramiento para el establecimiento formal de planes o proyectos, para el

1 (Müch, ADMINISTRACIÓN, 2007,págs. 46-47)

aprovechamiento integral de dichas oportunidades con base en la investigación y
elaboración de un esquema detallado.

Aplicable a los administradores de todos los niveles de la empresa.

La administración se ocupa del rendimiento; esto implica eficacia y eficiencia.

CARACTERÍSTICAS
 Permanente y continuo: Se realiza continuamente en la empresa. Es más
una actitud de mentalidad orientada hacia el futuro que un conjunto de planes
y programas de acción.
 Orientada al futuro: Ligada a la previsión, aunque no se deben confundir.
Relación entre tareas por cumplir y el tiempo disponible para ello. El aspecto
de temporalidad y de futuro se encuentra implícito en el concepto de
planeación.
 Racionalidad en la toma de decisiones: Al establecer esquemas para el
futuro, la planeación funciona como un medio orientador del proceso
decisorio. Da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en
cualquier toma de decisión. La planeación limita las alternativas de decisión
y reduce gran parte de la libertad para decidir, pero en compensación infunde
mayor dosis de seguridad y consistencia en las elecciones realizadas.
 Selección en la toma de decisiones: Un curso de acción escogida entre varias
alternativas o caminos potenciales. Se dejan a un lado todas las alternativas
que fueron rechazadas por algún motivo o razón. Puede tener duración corto,
mediano o largo plazo Su elección debe estar siempre en función de las
consecuencias futuras y de las posibilidades de ejecución y realización.
 Selecciona entre varias alternativas: Un curso de acción escogida entre
varias alternativas o caminos potenciales. Se dejan a un lado todas las
alternativas que fueron rechazadas por algún motivo o razón. Puede tener
duración corto, mediano o largo plazo Su elección debe estar siempre en
función de las consecuencias futuras y de las posibilidades de ejecución y
realización.
 Sistémica: Debe tener en cuenta el sistema y los subsistemas que lo
conforman Debe abarcar:
• La organización como totalidad (si la planeación se elaboró en el nivel
organizacional)
• Una unidad como totalidad (si se elaboró en el nivel de ejecución).
• Sin omitir las relaciones externas e internas.
 Cíclica: Se convierte en realidad a medida que se ejecuta. Permite
condiciones de evaluación y medición para establecer nueva planeación
• Con información
• Perspectivas más seguras y correctas
• Reduce la incertidumbre
 Repetitiva: Incluye pasos o fases que se suceden. Forma parte del proceso
administrativo. Debe ser:
• Flexible para aceptar ajustes y correcciones, a medida que se vaya
ejecutando.
• Iterativa: supone avances y retrocesos, alteraciones y modificaciones, en
función de los eventos inesperados que ocurran en los ambientes interno o
externo.
 Interactúa con las demás etapas: Está estrechamente ligada a las demás
funciones
• Organización
• Integración
• Dirección
• Control
• Sobre las que influye y de las que recibe influencia en todo momento y en
todos los niveles de la organización.
 Coordina e integra: Permite la coordinación e integración de varias
actividades para conseguir los objetivos previos. La eficacia se haya ligado
al logro de los objetivos deseados
• Es necesario integrar, sincronizar y coordinar las diversas actividades de
los distintos órganos o unidades para conseguir los objetivos finales.
  Técnica de innovación: Mejores maneras deliberadas de introducir cambios
e innovaciones en una empresa,
• Definidos y seleccionados con anticipación
• Debidamente programados para el futuro

COMPONENTES DE LA PLANEACIÓN
 Propósito o misión.
 Investigación.
 Premisa.
 Objetivos.
 Estrategias.
 Políticas.
 Reglas.
 Procedimientos.
 Programas.
 Presupuesto

PROPÓSITO O MISIÓN
Las empresas tienen una función o tarea fundamental que la sociedad les asigna.

• Generalmente es la producción y distribución de bienes y servicios.

Son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y
carácter, de cualquier grupo social.

Aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo

• Que persigue en forma permanente o semipermanente

Proporcionan las pautas para el diseño de un plan estratégico.

• Se expresan genéricamente

• Su elaboración es una función reservada a los altos funcionarios de la empresa •

Se establecen en forma paralela al inicio de la misma

• No indican una limitante de duración en el futuro.

Tienden a existir durante todo el ciclo de vida de la empresa

• Algunos pueden sufrir modificaciones o alteraciones debido a los retos cambiantes

Toda organización debe establecer los propósitos como base para la formulación
de un plan.

Los propósitos son parte de la acción inicial de un organismo social

DIFERENCIA CON LOS OBJETIVOS

• Son básicos o trascendentales.

• Constituyen el fundamento de los demás elementos.

• Genéricos o cualitativos.

• No se expresan en términos numéricos.

• Semi – permanentes.

• Pueden abarcar un periodo determinado.

INVESTIGACIÓN
Mediante la aplicación del método científico, procura obtener información relevante
y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir la conducta de los fenómenos.
Es trascendental en la planeación

• Proporciona información para que se lleve a cabo racionalmente.

PREMISAS
Suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones
futuras que afectaran al curso en que va a desarrollarse el plan.

Las premisas de acuerdo a su naturaleza pueden ser:

• Internas: cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de

los propósitos (F y D).

• Externas: son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero

pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades (O y A).
OBJETIVOS
Representan los resultados que la empresa espera obtener, Son fines para
alcanzar, establecidos cuantitativamente Determinados para realizarse transcurrido
un tiempo específico.

CALIFICACIÓN DE ACUERDO A SU PERIODO

Corto Plazo: X <= 1 año

• Inmediatos: X < 6 meses

• Mediatos: 6 meses < X < 12 meses

Mediano Plazo: 1 año < X < 3 años

Largo Plazo: 3 años < X

CLASIFICACIÓN DE LOS OBJETIVOS

Estratégicos o generales: comprenden toda la empresa y se establecen a largo
plazo.

Tácticos o departamentales: se refieren a un área o departamento de la empresa,

se establecen a corto o mediano plazo.

Operacionales o específicos: se establecen en niveles o secciones más

específicas, son a corto plazo, se clasifican en dos rubros:

• Seccionales: cada una de las unidades de la organización.

• Individuales: cada persona de cada unidad o sección.

METAS
Estas consideran los puntos concretos, mesurables, establecidos en tiempos
determinados para el cumplimiento de los objetivos. Se establecen para periodos
cortos, (un trimestre o menos). Pueden dejar de ser significativas si se cambian con
demasiada frecuencia y no representan un resultado bien meditado y planeado
ESTRATEGIAS
Son rutas de acción que muestran la dirección y el empleo general de los recursos
y esfuerzos para lograr los objetivos. Nacen como unas respuestas para afrontar los
retos que implican la competencia, y la vida de la empresa en sí.

DEBE SER´
• Consistente

• Contribuyan al logro del objetivo.

• Claras No confundir las estrategias con las tácticas (combinan la acción con los
medios para alcanzar el objetivo).

• Considerar las experiencias pasadas

• Permitirá sugerir un mayor número de cursos de acción.

• Analizar las consecuencias

• Auxiliarse de técnicas de investigación y de planeación.

ORGANIZACIÓN
DEFINICIÓN
Se entiende por organización social a toda aquella agrupación de personas que se
establece a partir de elementos compartidos, ideas en común, formas similares de
ver al mundo. Además, es importante para que tal grupo de personas sea
considerado una organización social que exista un objetivo a realizar, sea este
solidario o particular. Esto es así ya que una organización social debe existir siempre
por una razón y no por espontáneas variables causales (en cuyo caso no estaríamos
hablando de organizaciones sociales sino más bien de expresiones comunes de
ciertos grupos sociales).

IMPORTANCIA
Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

1. Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que

la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión,
 contracción, nuevos productos, etc.), la que obviamente redunda en la
necesidad de efectuar cambios en la organización.
2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los
objetivos del grupo social.
3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e
incrementado la productividad.
5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.

Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones,
niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo
social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos
señalados.

En toda acción que llevamos a cabo tenemos un punto de partida, que puede ser
considerado como la Hipótesis de una problemática, teniendo posteriormente un
Método que consiste en el procedimiento o el conjunto de acciones que se llevan a
cabo para demostrar o refutar este punto de partida, y un Objetivo que presenta la
llegada a una Conclusión en particular.

Esta forma de trabajar y de poder desenvolvernos en toda actividad social es una

forma de Organización, siendo importante la aplicación de una estructura para poder
llegar en forma ordenada y no aleatoria a un objetivo, si bien no se descarta la
compañía de la suerte, no debemos depender exclusivamente de ella, sobre todo si
buscamos repetir la experiencia o que otros puedan realizarla.

Podemos definir como Organización a un sistema que se elige para poder lograr un
objetivo determinado a través de los Recursos Humanos, siendo derivado del
Talento del Individuo y contando a su vez con otras organizaciones derivadas de la
misma que permiten elaborar una Metodología de Trabajo para lograr un fin
específico, tomando un punto de partida y teniendo un Objeto de Trabajo por sobre
el cual elaboraremos y desarrollaremos las actividades.

De ello derivan justamente las Organizaciones, que consisten en numerosos

Grupos Sociales que persiguen una finalidad específica, distribuyendo las tareas y
actividades a realizar acorde a cada Habilidad Humana que se facilita para una
actividad, buscando en cada sector y con el trabajo colectivo la realización de una
finalidad propuesta.

Para una Organización no es necesario contar con un grupo numeroso, sino que
simplemente debe haber dos personas como mínimo, teniendo entre estos dos
individuos el principio fundamental de la Cooperación, esto es, que ambas personas
puedan lograr una división de los trabajos o bien un trabajo en conjunto para poder
lograr el Objetivo Final, pactando para ello distintas Normas de Convivencia y otra
clase de reglamentos que permitan dividir y organizar el trabajo o las actividades
sociales a realizar.

ORGANIZACIÓN INFORMAL
Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que
ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que
establecen entre sí como ocupantes de cargos.

Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento

de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro
documento formal.

La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre

las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal.
Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización formal
para el desempeño de los cargos.

La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no

han sido planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de los
participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la organización
formal.

DEPARTAMENTALIZACIÓN
Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades
específicas, con base en su similitud. Al departamentalizar, es conveniente observar
la siguiente secuencia:

• Listar todas las funciones de la empresa.

• Clasificarlas.

• Agruparlas según un orden jerárquico.

• Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.

• Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las

funciones y los puestos.

• Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.

• El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán

relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las
funciones involucradas.

De acuerdo con la situación específica de cada empresa, los tipos de

departamentalización más usuales son:

1. Funcional: Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las

actividades análogas según su función principal.
2. Por producto: Es característica de las empresas fabricantes de diversas
líneas de productos, la departamentalización se hace en base a un producto
o grupo de productos relacionados entre sí.

3. Geográfica o por Territorios: En este caso la departamentalización se realiza

en base a las zonas geográficas en las que se encuentra presente la empresa

4. Por clientes: Por lo general se aplica en empresas comerciales,

principalmente almacenes, y su función consiste en crear unidades cuyo
interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes.

5. Por Proceso o Equipo: En la industria, el agrupamiento de equipos en

distintos departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo; así como
también en una planta automotriz, la agrupación por proceso.
 6. Por Secuencia: Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin
interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando
se trate de labores que manejen una gran cantidad de números o letras.

LA AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
LA AUTORIDAD

La autoridad en una organización es el derecho propio de un puesto (y por lo tanto

de la persona que lo ocupe) a ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que
afectan a otras personas. Se trata, por supuesto, de un tipo de poder, pero de poder
en el marco de una organización.

Hoy día se ha tornado muy difícil el ejercicio de la autoridad; la desorientación

reinante es tal que se confunde el ejercicio de la autoridad con la manipulación, la
autoridad rectamente entendida con el autoritarismo, y la sana democracia con la
anarquía asamblearia. Los detractores de la autoridad olvidad una observación
sociológica básica: la universal necesidad de la autoridad como instrumento de
orden y de economía social. Donde quiera que veamos una realidad social –desde
una tribu primitiva hasta el consejo de administración de una empresa– allí nos
topamos con la observación de hombres y mujeres que ejercen su influencia y
toman iniciativas sobre los demás. Por supuesto, como toda obra humana, el
ejercicio de la autoridad está sujeto a la posibilidad de error y de corrupción, como
decía Aristóteles “el poder corrompe”, pero ello no invalida su carácter de auténtica
exigencia social.

Las dificultades por las que atraviesa el ejercicio de la autoridad en las

organizaciones modernas son el resultado de diversos factores concomitantes:

1. La elevación del nivel educativo, que confiere un mayor criterio e induce a

pedir más protagonismo en las decisiones.
2. La elevación del nivel de vida, que reduce la dependencia económica del
sujeto y que, consiguientemente, le confiere más poder frente a las
organizaciones (como observa Rostow, la difusión de bienes, fruto del
crecimiento económico, genera una difusión del poder).
3. La creciente complejidad del funcionamiento de las empresas; esta
complejidad exige una estrecha coordinación de esfuerzos entre
profesionales, que ha de asentarse más sobre la colaboración que sobre la
imposición.
4. El desarrollo de una más clara conciencia de la dignidad humana, que lleva
a pedir más participación.

INTEGRACIÓN
FUNCIÓN DE LA INTEGRACIÓN
La función de la integración es dotar a un organismo de los diversos recursos que
requiere para lograr la eficiencia en el desempeño al momento de planear y
organizar. Para ello debemos tener en cuenta los recursos con los que cuenta la
empresa (materiales, tecnológicos, financieros, humanos etc.).

PRINCIPIOS DE LA INTEGRACIÓN
LOS PRINCIPIOS DE LA INTEGRACIÓN DE PERSONAS SON:

1. Adecuación de personas y funciones:

"El personal adecuado para el puesto adecuado". El personal debe poseer las
características que la empresa establezca para desempeñar un puesto con la mejor
calidad.

Las personas que han de desempeñar cualquier función dentro de un organismo

social, deben buscarse siempre bajo un criterio establecido, es decir buscando que
reúnan los requisitos mínimos para desempeñarla adecuadamente.

2. Provisión de elementos administrativos.

A cada miembro de la empresa debe proporcionársele los elementos necesarios

para hacer frente eficientemente a las necesidades de su puesto.

Por ejemplo: Un trabajador debe conocer con precisión supuesto, pero para que lo
desarrolle adecuadamente debe poseer los materiales necesarios para desempeñar
eficientemente su trabajo.

3. Importancia de la introducción adecuada

El momento en el que el recurso humano ingresa a la empresa es trascendental,

pues de él depende su adaptación al ambiente de la empresa, su desenvolvimiento,
su desarrollo y su eficiencia dentro de la misma.

TÉCNICAS DE INTEGRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

La integración hace de personas externas a la empresa miembros debidamente

articulados en su jerarquía, para ello de requieren los 5 pasos, que son:

1. Reclutamiento

Tiene por objeto hacer de las personas ajenas a la empresa candidatos a ocupar un
puesto en ella.

2. Selección

Tiene por objeto escoger entre los distintos candidatos, aquellos que para cada
puesto sean aptos.

3. Introducción
Tiene por finalidad, articular y armonizar al nuevo elemento al grupo social del que
formara parte, en la forma más rápida y adecuada. (conocimiento de la empresa).

4. Entrenamiento

Es la enseñanza teórica-practica que se le da al trabajador en su puesto

5. Desarrollo

Busca desenvolver las cualidades innatas que cada persona tiene, para obtener su
máxima realización posible.

DIRECCIÓN
La dirección en el proceso administrativo es la fase más dinámica de todo el
proceso, debido a la interactividad que existe entre las personas miembros de un
equipo de trabajo y su gerente. Entender el concepto de la dirección en el proceso
administrativo y sus funciones es fundamental para avanzar en las otras fases del
proceso.

Para dirigir un conjunto de actividades se requiere que el gerente tenga capacidad

de persuasión y la habilidad de liderar. Un líder, además, debe tomar decisiones
lógicas, aunque también existirán algunas basadas en la intuición; por lo que su
experiencia es fundamental.

¿EN QUÉ CONSISTE?

Esta fase se lleva a cabo con la participación de un gerente quien es el encargado
de motivar al equipo de trabajo, así como velar por la coordinación del mismo e
instruir y ayudar a los miembros que lo necesiten. Sin embargo, sus funciones son
aún más amplias.

A lo largo del tiempo, los tipos de liderazgo empresarial han ido evolucionando
desde formas rígidas basadas en una dirección más estricta, hasta liderazgos en
los que la empatía y el conocimiento humano han adquirido mayor relevancia.
FUNCIÓN DE DIRECCIÓN EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Los objetivos de la dirección en el proceso administrativo pueden llegar a tener
distintas finalidades, en función de la estrategia de la propia empresa y las
herramientas de gestión empresarial de las que disponga.

¿Pero cuáles pueden llegar a ser sus funciones más importantes? Las indicamos a
continuación.

 Ejecutar los planes de acuerdo a lo establecido en las fases de planificación

y organización.
 Dirigir las acciones del equipo de trabajo de acuerdo al plan establecido.
 Delegar actividades en otros facilitando los recursos que se necesiten y
velando por la efectividad de su uso.
 Otra de las funciones es mantener a su equipo motivado en todo momento
ya que existen circunstancias que puede hacer caer el dinamismo.
 Comunicar a sus miembros cualquier tipo de información en el momento
oportuno y velar que se haga por los canales apropiados.
 Guiar la conducta y los esfuerzos de cada miembro del equipo de trabajo.
 Ayudar a cada miembro a descubrir su potencial y el lugar idóneo dentro de
la organización.
 Mantener al equipo enfocado en las metas de la organización.
 Recordar a cada instante y poner en práctica la misión, la visión y los valores
de la organización.
 Instaurar dentro de la filosofía de la organización la participación de todos los
miembros que serán afectados por alguna decisión.
 Ser puente o interfaz entre el alto mando directivo y el personal operario en
todo momento.

CONTROL
DEFINICIÓN
El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento.
Para Robbins (1996) el control puede definirse como “el proceso de regular
actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y
corrigiendo cualquier desviación significativa”.

Sin embargo, Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: “El control

administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se
ajusten a las actividades proyectadas”.

Mientras que, para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control “Consiste en
verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas
y a los principios administrativos…Tiene la finalidad de señalar las faltas y los
errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición”.

Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos
elementos que son básicos o esenciales:

• En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades

realizadas.

• En segundo lugar, deben existir estándares o patrones establecidos para

determinar posibles desviaciones de los resultados.

• En un tercer lugar, el control permite la corrección de errores, de posibles

desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas.

• Y, por último, a través del proceso de control se debe planificar las actividades y
objetivos a realizar, después de haber hecho las correcciones necesarias.

En conclusión, podemos definir el control como la función que permite la supervisión

y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados
originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo
de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura
organizacional.

EL CONTROL COMO FASE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de organizaciones,
ya sean formales o informales, que tienen como propósito alcanzar una meta en
común, a través de diversos planes establecidos y a través de los recursos que se
posean. Es en ese momento cuando nace el sentido de la administración, es decir,
aquel proceso que llevan a cabo los miembros de una organización para lograr
captar sus objetivos.

La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa.

Posee cuatros funciones específicas que son: la planificación, la organización, la
dirección y el control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo
y se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se
logren los objetivos con la óptima utilización de los recursos.

Este proceso se lleva a cabo de la siguiente manera:

Como se puede observar estos cuatros funciones no son independientes una de la

otra, sino que interactúan en conjunto para lograr que las organizaciones logren sus
metas.

IMPORTANCIA DEL CONTROL DENTRO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los
subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están
llevando a cabo.

De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a
través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo
planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir
dichos errores.

Sin embargo, es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori,
sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor
de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha
ocurrido y porque los estándares no han sido alcanzados; de esta manera se puede
adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del
pasado.
TIPOS DE CONTROL
Terry (1999) en su libro “Principios de Administración” expone que existen 3 tipos
de control que son: El control preliminar, el concurrente y el de retroalimentación. 2

Control preliminar.

Este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la
creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las
actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los
resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia
controladora limitando las actividades por adelantado.

Control concurrente.

Este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e
incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en
otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el
tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.

Control de retroalimentación.

Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados

anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.

ÁREAS DE DESEMPEÑO DEL CONTROL

El control tiene muchas áreas de desempeño, todos los departamentos en los que
se divide una organización necesitan ser controlados, por lo tanto, las áreas de
desempeño dependen de los departamentos existentes en la empresa.

Entre las áreas del control dentro de una organización se tienen:

• Dentro del área de producción se encuentra el control de calidad. Este consiste en

la verificación de la calidad (peso, resistencia, consistencia, color, sabor, entre otros)
para asegurar que cumplen con algunas normas preestablecidas. Es posible que
este sea necesario en uno o varios puntos, desde el inicio, proceso y todas las

2 George R Terry; Stephen G Franklin; Principios de la Administración

etapas hasta el producto final. La detección temprana de una parte o proceso
defectuoso puede ahorrar el costo de más trabajo en el producto.

• También existe el control de información. Para contribuir a la buena toma de

decisiones del administrador se debe tener una información precisa, oportuna y
completa. Para obtenerla de esta manera, la organización debe poseer sistemas
tecnológicamente actualizados y eficaces ya que estos pueden contribuir a corregir
un problema con mayor prontitud.

IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

“La importancia del proceso administrativo es el proceso que establece sus metas
en la organización, planificación para elegir los medios para alcanzar sus dichas
metas. El proceso administrativo es un conjunto de etapas sucesivas que a través
de esas etapas se consigue una administración que se puede interrelacionar y
formar un proceso integral, el proceso administrativo tiene etapas como la
planeación, que en la cual nos sirve para definir nuestros objetivos o metas de la
organización, la planeación nos sirve para formular estrategias, por lo cual este
proceso es de suma importancia. El control se convierte en un elemento muy útil en
la influencia de la planeación, ayuda mucho en aclarar los métodos para llevar un
buen proceso en la administración ya que está conformado con varias etapas como
la planeación, control, dirección y organización. El control sirve para verificar que
todas las funciones a ejecutar estén en orden y correctas, y sean llevados a cabo
cuando sea necesario. La dirección es uno de los pasos más importantes a seguir
en la administración de una organización, ya que su importancia a seguir es la de
poner en marcha todos los lineamientos que ya están establecidos ya en la
planeación de una organización y a través de ella se logran las conductas que
desean los miembros de la estructura organizacional de una empresa. La dirección
debe ser eficiente porque así ya podemos lograr nuestros objetivos generales de
una empresa. La dirección es la que ejecuta el mando, dirige y se encarga de
realizar las funciones de una organización. En cambio, la organización tiene una
estructura necesaria ya establecida y sistemática de todos los recursos que
tengamos en nuestro alcance mediante determinaciones de la empresa de las
disposiciones u objetivos que tenemos en mente para lograr. La planeación es
cuando establecemos una secuencia que debemos seguir con lo necesario para
realizar el objetivo o meta que tenemos para seguir permaneciendo en la empresa
y también que la empresa permanezca en buen estado administrativo para así poder
lograr todo lo que tenemos planteado para nuestra empresa”.3

FUNCIONES DE LA EMPRESA

RECURSOS HUMANOS (RR.HH.)

Toda empresa, independientemente de su tamaño, la actividad económica que
realice y su naturaleza requiere de una óptima gestión de sus recursos humanos.

En esta ocasión me enfocare en las principales funciones que desempeña el área

de Recursos Humanos dentro las empresas.

FUNCIÓN DE EMPLEO
Esta función tiene como objetivo proveer a la empresa de los recursos humanos
idóneos en base a una adecuada planeación, tanto en cantidad como en calidad,
para desarrollar todos los procesos del negocio.

Comprende la ejecución de los procesos siguientes:

1. Reclutamiento: consiste buscar y atraer solicitantes capaces para cubrir las

vacantes que se presenten.

2. Selección: Analizar las habilidades, aptitudes, capacidades y cualidades de los

solicitantes a fin de decidir, sobre bases objetivas, cuál tienen mayor potencial para
el desempeño de un puesto y posibilidades de un desarrollo futuro, tanto personal
como de la organización.

3 AGUILAR, ROSA (2011) http://www.buenastareas.com/ensayos/Importancia-Del- Proceso-

Administrativo-En-La/2537852.html
3. Contratación: Formalizar con apego a la Ley la futura relación de trabajo para
garantizar los intereses, derechos y deberes tanto del trabajador como de la
empresa.

4. Inducción: Proporcionar al empleado de nuevo ingreso información relativa a las

instalaciones de la empresa, puesto de trabajo y grupos sociales existentes a fin de
lograr una identificación con la organización.

5. Vencimiento de contrato de trabajo y despido: Gestionar la desvinculación del

empleado con su puesto de trabajo y la empresa.

FUNCIÓN ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL

Consiste en gestionar los trámites de carácter jurídico y administrativo relacionados
con el personal, se integran actividades entre las que destacan:

 Selección y formalización de los contratos que se suscriben con los

trabajadores.
 Tramitación de nóminas y seguros sociales.
 Control de los derechos y deberes de los trabajadores (permisos, vacaciones,
movilidad, salud laboral, seguridad e higiene en el trabajo, etc.).
 Control de asistencia
 Aspectos relativos a la disciplina del personal.
 Calificación de méritos.

Esta función persigue mantener y mejorar las buenas relaciones humanas y

laborales entre empleado y empleador.

FUNCIÓN DESARROLLO Y DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Tiene por objeto crear, mantener y desarrollar un recurso humano con habilidades,
motivación y satisfacción suficientes para conseguir los objetivos y metas de la
organización.

 El desarrollo de los recursos humanos comprende las siguientes actividades:

 Establecer planes de carrera
 Evaluar el potencial del personal, gestionar la motivación y controlar el
desempeño de tareas.
  Crear planes de formación y realizarlos.
 Estudiar el clima laboral
 Alcanzar eficiencia y eficacia con los empleados disponibles.

La formación de los trabajadores se realiza de cara a promocionarlos a puestos de

mayor responsabilidad.

FUNCIÓN RELACIONES LABORALES

La función de relaciones laborales está formada por las actividades que hacen
referencia al contacto con los representantes de los trabajadores (comités de
empresa, delegados de personal y secciones sindicales), así como a todo lo relativo
a las condiciones colectivas del trabajo (negociación de convenios colectivos, etc.),
a los conflictos colectivos que se pudieran originar y a sus vías de solución (huelgas,
mediación, arbitraje, etcétera).

FUNCIÓN DE RETRIBUCIÓN
A menudo, la función de retribución suele integrarse en la de administración de
personal, con la que se encuentra íntimamente ligada, a pesar de tener
sustantividad propia.

La finalidad de la función de retribución consiste en establecer las fórmulas

salariales (estructura de la nómina, componentes fijos y variables, pagos en
especie, etc.), la política de incentivos y los niveles salariales para las distintas
categorías. En definitiva, se trata de diseñar el sistema de retribución y de medir los
resultados obtenidos con el mismo.

FUNCIÓN DE SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO

Es el conjunto de conocimientos y técnicas dedicadas a reconocer, evaluar y
controlar aquellos factores del ambiente, psicológicos o tensionales, que provienen
del trabajo y pueden causar enfermedades, accidentes o deteriorar la salud.
Desarrollar y mantener instalaciones y procedimientos para prevenir accidentes de
trabajo y enfermedades profesionales.

A grandes rasgos estas representan las principales funciones que desempeña el

área de Recursos Humanos, sin embargo, existen otras más.
PRODUCCIÓN
El proceso de producción de una empresa es un conjunto de operaciones que son
necesarias para llevar a cabo la transformación y elaboración de un producto o el
diseño de un servicio.

El proceso de transformación de los materiales en productos finales es un proceso

que debe ser estudiado y planificado previamente, pues de él dependerá la calidad
final de nuestros productos, así como los recursos y costes precisos para su
realización.

IMPORTANCIA
El proceso de producción de una empresa es una de las fases más importantes por
las que pasa un producto. Es muy importante que calculemos los tiempos
necesarios y sepamos planificarlos de la manera adecuada. De esta forma,
podremos hacer buenas previsiones de producción, comercialización y distribución
del producto. Además, nos servirá para para realizar un mejor control del inventario,
puesto que iremos calculando en función de la demanda, la cantidad de producto
que necesitamos y, por ende, cuántas materias primas serán necesarias a lo largo
del tiempo.

ETAPAS DEL PROCESO DE PRODUCCIÓN

A continuación, detallamos las diferentes fases del proceso productivo de una
empresa:

Diseño del proceso.

Antes que nada, el equipo hace una sesión de brainstorming para definir cómo va a
presentarse y comercializarse el producto. Con todas las ideas sobre la mesa, se
van elaborando bocetos y diseños hasta que, finalmente, se consigue y decide el
definitivo, el que será ofertado en el mercado.

Producción.

En esta etapa se transforman las materias primas hasta que se obtiene el producto
o servicio final.
Distribución de productos.

Fase en la que se coloca el producto o servicio en el mercado. El método de

distribución de los productos puede hacerse de diversas maneras. La empresa
escogerá aquella que vaya más acorde a su filosofía y tipo de producto. Podrá
decidir, por ejemplo, entre distribuirla entre comercios mayoristas o minoristas, a
través de publicidad en los diferentes medios de comunicación, etc.

FINANCIACIÓN
Cuando se trata de crear una empresa, si no es existe una financiación en firme,
puede volverse una tarea prácticamente imposible. Esta situación se ha complicado
durante los últimos años y ahora es más difícil aún poder conseguir el ansiado
préstamo para una empresa o un crédito para emprendedores.

El financiamiento bancario tradicional se ha reducido exponencialmente desde la

llegada de la crisis y tener hoy en día una idea de negocio buena y competente, no
es suficiente para que los bancos contribuyan con su capital. La banca
proporcionaba hasta el 90% de la financiación a empresas, canalizando el dinero
de los ahorradores hacia ellas y administrando la rentabilidad de la mejor manera.

¿EN QUÉ CONSISTE LA FINANCIACIÓN?

La financiación de una empresa se basa en conseguir el dinero que te permita pagar
las inversiones necesarias para su correcto funcionamiento. Por supuesto, este
dinero no suele ofrecerse de forma gratuita, por lo que tiene un coste para la
empresa en el momento de su devolución. La financiación puede realizarse a corto
o largo plazo. La financiación a corto plazo es la que se debe devolver en un periodo
inferior a un año, mientras que la financiación a largo plazo se utiliza para mayores
inversiones y se devuelve en periodos superiores.

En este apartado podrás encontrar toda la información sobre cuál es el modo en

que se financian las empresas y algunos consejos para obtener inversores que
financien las inversiones de tu empresa, algo necesario para asegurar su viabilidad
económica.
FUENTES DE FINANCIACIÓN
Fuentes de financiación de la empresa interna.
Este tipo de financiación hace referencia a los recursos propios de la empresa
conformados por regla general por los beneficios obtenidos y no distribuidos y las
reservas de la empresa. Hay que tener en cuenta que, utilizar todos los recursos
propios supone quedarse sin fondos para las operaciones a corto plazo de la
empresa, lo cual empeora el ratio de liquidez de la empresa. Es aconsejable recurrir
a fuentes de financiación externas, al menos en parte

Fuentes de financiación de la empresa externa.

Supone recurrir a fuentes de financiación que no pertenecen a la empresa, lo cual
implica un coste que dependerá del tipo de financiación al que se acceda, por lo que
es importante realizar un estudio previo antes de decidirse por una u otra y elegir
las cantidades para cada una de ellas.

Normalmente, es complicado contar con recursos propios suficientes para llevar a

cabo desarrollar correctamente determinados proyectos, por lo que la mayoría de
las veces es necesario acudir a fuentes de financiación externas.

Si la empresa dispone de suficientes recursos propios, lo ideal sería combinar los

dos tipos de financiación, para no agotar todos los recursos de la empresa, pero
tampoco ser completamente dependiente de la financiación externa.

COMERCIALIZACIÓN
¿EN QUÉ CONSISTE LA COMERCIALIZACIÓN?
La comercialización de un producto o servicio, se centra en la acción de
comercializar, que consiste en poner a la venta un producto, darle las condiciones
comerciales necesarias para su venta y dotarla de las vías de distribución que
permitan que llegue al público final.

La comercialización se basa en todas las técnicas y decisiones enfocadas a vender

un producto en el mercado, con el objetivo de conseguir los mejores resultados
posibles.
TIPOS DE ESTRATEGIAS DE COMERCIALIZACIÓN
Las estrategias de comercialización o marketing suelen dividirse en 4 tipos. La
relativas al producto, las que afectan a precio, las estrategias de distribución y las
de comunicación. Es lo que se conoce como las 4 p del marketing empresarial, ya
que son los pilares básicos que debemos trabajar.

Estrategias De Distribución
Para que el producto se venda es necesario que sea accesible al consumidor. Y,
esta necesidad, está directamente relacionada con las estrategias de distribución
de productos. Pues, deberá determinarse sí es la empresa la que vende
directamente a sus clientes, a si en la totalidad o en determinadas zonas geográficas
va a actuar por medio de distribuidores. Además, será necesario prever todo lo
relativo al transporte, o, al menos, quién se va a encargar de contratarlo. Sin olvidar
los canales de distribución elegidos.

Estrategias De Comunicación
Las estrategias de comunicación se orientan a hacer llegar el mensaje al cliente,
destacando siempre los beneficios que para éste tiene el producto o servicio.

Al tratar las estrategias de comunicación, que utilizan a su vez herramientas como

la publicidad, la fuerza de ventas, la promoción de ventas, las relaciones públicas,
las redes sociales. Debe tenerse no sólo en cuenta el coste de la comunicación,
sino también la forma en que impacta en el público objetivo.

PLAN DE COMERCIALIZACIÓN
Se entiende por plan de comercialización un documento escrito en el cual se
desarrollan los planes o proyectos comerciales a realizar en una empresa durante
un periodo de tiempo determinado. Habitualmente se realiza un plan anual de
marketing en el que las empresas desarrollan las estrategias para ese ejercicio.

COMO REALIZAR UN PLAN DE COMERCIALIZACIÓN

Teniendo en cuenta lo que acabamos de decir, cómo realizar un plan de
comercialización va a depender de la empresa, de los productos o del sector en el
que se encuentre. No obstante, pueden darse unas pautas generales a la hora de
realizar el diseño de un plan de comercialización.

1. Visión General:
Llamamos visión general a una definición, lo más exhaustiva y breve posible, del
negocio y del mercado o grupo objetivo al que se quiere llegar.

En este sentido, resultan especialmente significativas la determinación del tamaño

total del público objetivo, así como la especificación de si la demanda del tipo de
productos o servicios que ofrecemos aumenta o disminuye.

2. Objetivos Del Plan De Comercialización:

Se trata de definir los objetivos a corto y largo plazo, tanto desde un punto de vista
cuantitativo como cualitativo.

Para evitar errores en las proyecciones, es recomendable realizarlas mes a mes.

Así, hasta dar con un presupuesto anual de ventas que tenga en cuenta, tanto el
histórico, como las distintas posibilidades de venta de los nuevos productos,
incluyendo su carácter estacional, en su caso.

3. Análisis De Los Clientes:

En cualquier plan de comercialización resulta fundamental el análisis del cliente, ya
que los clientes son quienes mantienen viva la empresa. Por ello, habrán de
especificarse los tipos de clientes o los nichos de mercado a los que se dirige cada
producto servicio.

Así, realizaremos una segmentación del mercado agrupando aquellos clientes con
gustos, necesidades y capacidad de pago similares. Planificando los productos o
servicios que se dirigen a cada uno de los grupos segmentados.

Pero, además, será necesario identificar aquellas necesidades que tienen los
clientes de cada segmento de mercado, al objeto de satisfacerlas, bien con nuestros
productos o servicios actuales, bien con la creación de nuevos productos.
La segmentación tiene en cuenta tanto la edad, como el sexo, la ocupación, la
ubicación geográfica, los gustos o preferencias, el estilo de vida, cómo piensan los
clientes o consumidores, incluso cómo actúan.

4. Producto O Servicio:
En relación al producto o servicio resulta fundamental el análisis FODA, que trata
determinar las debilidades, amenazas, fortalezas, y oportunidades que representan
cada uno de los productos o servicios de la empresa. Se analiza así, tanto el
contexto interno de la empresa, como el externo del mercado, y siempre para
comparar los productos o servicios de la empresa con los de la competencia. Y así,
poder diferenciarlos.

También habrá que investigar el desarrollo y proyección del sector y definir las
estrategias para alcanzar las metas de venta.

5. La Competencia:
Para finalizar, el plan de comercialización ha de prestar una atención específica a
la competencia, para determinar las posibilidades de éxito de los productos o
servicios de la empresa en el mercado y el grado de diferenciación con los de los
competidores. Todo ello, al objeto de modificarlos, si fuere necesario. También será
preciso determinar dónde se encuentran los nichos no cubiertos en el mercado,
dónde las necesidades vacías y la forma de cubrirlas.

Para realizarlo, habrá de pasarse por una definición específica de quiénes son los
competidores a través de un análisis de la competencia, y qué productos o servicios
satisfacen las mismas necesidades que los productos o servicios de la empresa.
Puesto que esta tarea es más complicada de lo que parece, será necesaria la
utilización de todo tipo de fuentes de información.