EL MAPA DE PROCESOS COMO ELEMENTO FUNDAMENTAL PARA UNA

EMPRESA QUE DESEA ADAPTARSE RÁPIDAMENTE A LOS CAMBIOS QUE

PROPONE SU ENTORNO

DAVID RICARDO PEÑARANDA COTES

MÉDICO GENERAL

CAROLINA PELÁEZ BELTRÁN

TUTORA:

MÓDULO: MODELOS DE GESTIÓN

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

ESPECIALIZACIÓN EN ALTA GERENCIA

2018

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 TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO DE APRENDIZAJE ................................................................................................ 3

2. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 4
3. ENSAYO ....................................................................................................................................... 5
4. CONCLUSIONES ........................................................................................................................ 9
5. BIBLIOGRAFÍA ......................................................................................................................... 10

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 1. OBJETIVO DE APRENDIZAJE

Analizar la importancia de implementar la gestión por procesos en una

organización que desafía el futuro asimilando el cambio de manera eficaz.

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 2. INTRODUCCIÓN

La construcción y aplicación de la gestión por procesos constituye un pilar

fundamental, en pro del éxito de cualquier compañía y la consecución de los
objetivos planteados. Por lo que debemos conocer cada una de sus características
centrados en los principios basados siempre en mejora continua. Entendiendo así
como resultan beneficiadas las empresas por su correcta aplicación al interior de
la misma. Con este ensayo se busca interpretar todo lo relacionado a la gestión
por procesos, entendiendo esta herramienta como un soporte eficaz y eficiente
que conlleva a las organizaciones al éxito, consecuente con la comprensión de
lograr comprender y llevar a conducta realizable las necesidades, expectativas,
soluciones y cualquier otra situación que pueda alterar en el presente y pueda
surgir en el diario quehacer organizacional.

El mapa de procesos y su elaboración es una faceta de la gestión de una

organización sumamente importante, el mapa de proceso contribuye a hacer
visible el trabajo que se lleva a cabo de una forma distinta a la que ordinariamente
se conoce, a través de él se puede percatar las tareas o procesos que a menudo
pasan desapercibidos en el día a día, y que sin embargo, afectan positiva o
negativamente el resultado final del trabajo. Cada proceso existente dentro de una
organización debe diseñarse bajo la premisa de satisfacer una necesidad o una
expectativa con los recursos existentes, (financieros, materiales, tecnológicos y
humanos); se podrán realizar las actividades de manera eficiente y eficaz,
asegurando el cumplimiento y el trabajo en mejorarlos de forma continua.

Por lo que, el conocimiento de toda la definición y aplicación de lo que conlleva

esta disciplina, y la consecución de un mapa de procesos, logrará las bases
necesarias en el cliente interno como el externo para saber entenderla y cómo
mejorarla, siendo toda el soporte principal de la plataforma estratégica
empresarial, donde se podrá observar diariamente su funcionamiento desde cada
uno de sus pasos, ver la secuencia de los procesos desde cualquier perspectiva,
facilitando así el trabajo llevado a cabo por las acciones de corrección y mejora.

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 3. ENSAYO

EL MAPA DE PROCESOS COMO ELEMENTO FUNDAMENTAL PARA UNA

EMPRESA QUE DESEA ADAPTARSE RÁPIDAMENTE A LOS CAMBIOS QUE
PROPONE SU ENTORNO

En la nueva versión de la Norma ISO 9001:2015 se promueve la adopción de un

enfoque a procesos al desarrollar, implementar y mejorar la eficacia de un sistema
de gestión de la calidad, para aumentar la satisfacción del cliente mediante el
cumplimiento de sus requisitos. En el apartado 4.4 de ISO 9001:2015 se incluyen
requisitos específicos considerados esenciales para la adopción de un enfoque a
procesos. La comprensión y gestión de los procesos interrelacionados como un
sistema contribuye a la eficacia y eficiencia de la organización en el logro de sus
resultados previstos. Este enfoque permite a la organización controlar las
interrelaciones e interdependencias entre los procesos del sistema, de modo que
se pueda mejorar el desempeño global de la organización. (González, H. 2015).

El mundo se ha globalizado, y las empresas sin importar el campo de acción no

son ajenas a esta situación, por lo que en los últimos años se ha evidenciado un
progreso abismal que a la par las han vuelto más complejas, debido a cambios a
través de la historia. Como por ejemplo, desde la Revolución Industrial hasta los
tiempos actuales con el uso masivo de las herramientas tecnológicas que han
hecho a nuestro mundo cada vez más pequeño. Dicho de otra manera, pasamos
de una estructura basada en jerarquías, representada en una mano de obra, solo
capaz de cumplir los mandatos ejercidos desde una clase privilegiada
desconociendo el valor como persona de cada empleado, siendo importante solo
desempeñar lo requerido desde los mandos principales a compañías
estructuradas y soportadas en un flujo de decisiones y acciones que propenden
por lograr los objetivos trazados, teniendo en cuenta a todos los elementos,
internos o externos, que según su tipo de conocimientos, cada vez más
específicos, logren facilitar las prioridades en la toma de decisiones permitiendo
fomentar el avance de la empresa, sus trabajadores y directivas.

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Salvo en ciertas circunstancias, una empresa está formada por al menos unas
áreas básicas (dirección general, administración y recursos humanos, producción,
finanzas, mercadotecnia e informática), pero en algunas ocasiones puede estar
integrada por muchas más. Cada una de estas, como elemento organizacional, es
sumamente importante para el desarrollo, crecimiento y consecución de los
objetivos, trabajo diario en las correcciones y mejora continua, ratificando los
planes y precisando los mecanismos preventivos que reconozcan el
descubrimiento y corrección de deslices en los métodos efectuados, comprobando
que estos cumplan con la normatividad propia de cada organización.

Es primordial que todas las personas que forman parte de la organización tengan
como parte de sus objetivos la mejora continua de cada uno de los procesos que
ejecutan y de los cuales forman parte, los colaboradores forman parte esencial del
éxito en la mejora de los procesos pues ellos diariamente con la ejecución de los
procesos, con la recepción de reclamos, con el comportamiento de los
indicadores pueden identificar que procesos requieren mejora y proponer los
cambios a realizar o ejecutarlos si esto se encuentra dentro de su alcance. (Berna,
M. 2015).

Toda empresa requiere de unos objetivos claros, ejecutivos, dinámicos y

emprendedores, capacitados y solidarios; además de una relación fluida y
constante con su entorno, a lo interno y externo de sus límites de funcionamiento,
propiciando un entendimiento eficaz en el plano vertical entre ejecutivos o
dirigentes y horizontal, con los iguales en el plano empresarial. Esto es necesario
para garantizar que la empresa pueda adaptarse al difícil engranaje del sistema de
intereses y competencias que se establecen entre las múltiples corporaciones:
productivas, de servicios, de apoyo gerencial, de desarrollo técnico y tecnológico,
comunicacionales, publicitarias, de mercadeo, etc, que conforman la telaraña de
conexiones e interrelaciones corporativas. Una empresa no puede verse como una
isla en medio del océano de oportunidades. Una empresa es una alternativa de
desarrollo personal, grupal y social, en la cual intervienen innumerables intereses

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que se entrecruzan en una madeja de movimientos que comprometen muchos
factores. (EPUNTO Interim Management. 2016).

En la temática que está siendo objeto de estudio e interpretación, se hace

obligatorio como empresa hacer uso de la gestión por procesos, porque así se le
puede agregar valor a un producto o actividad propia que será ofrecido a un
cliente interno o externo., cumpliendo una secuencia por la cual se desarrolla el
fruto, pasando por cada uno de los departamentos de la compañía sea su función
establecida e identificando cada una de las actividades por realizar y las llevadas a
cabo dirigidas al mismo destino.

Para adoptar un enfoque basado en procesos, la organización debe identificar

todas y cada una de las actividades que realiza. A la representación gráfica,
ordenada y secuencial de todas las actividades o grupos de actividades se le
llama mapa de procesos y sirve para tener una visión clara de las actividades que
aportan valor al producto/servicio recibido finalmente por el cliente. En su
elaboración debería intervenir toda la organización, a través de un equipo
multidisciplinar con presencia de personas conocedoras de los diferentes
procesos. Una característica importante de los procesos, que queda de manifiesto
en cuanto se elabora el mapa de procesos, es que las actividades que lo
constituyen no pueden ser ordenadas de una manera predeterminada, atendiendo
a criterios sólo de jerarquía o de adscripción departamental. Se puede decir que el
proceso cruza transversalmente el organigrama de la organización y se orienta al
resultado, alineando los objetivos de la organización con las necesidades y
expectativas de los clientes, sin atender en sentido estricto a las relaciones
funcionales clásicas (Ministerio de Fomento. 2005).

Es aquí donde cobra importancia nuestro enfoque de procesos, si por ejemplo

para producir y vender de manera exitosa un producto como el “jabón de baño” al
interior de la empresa deben realizarse procesos como la planificación y desarrollo
del producto, la compra de insumos y materias primas, la administración y
mantenimiento de oficinas, plantas, bodegas, maquinaria, la gestión de logística, la
labor de mercadeo, las ventas, la facturación, la contabilidad de la empresa entre

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muchos más procesos necesarios para el mantenimiento de la empresa. (Berna,
M. 2015).

Los procesos constituyen para muchas empresas la base de su misión, esto se

debe por la flexibilidad que ofrece este tipo de organización y de gestión por
procesos para adaptarse a los frecuentes cambios de entorno y de mercado, lo
que ocasiona que centren su atención en las técnicas como la palanca más
potente para actuar sobre los resultados con carácter efectivo y sostenido a lo
largo del tiempo. Mantienen esta idea dentro de la política y la estrategia
empresarial adaptando a los miembros pertenecientes a las necesidades
cambiantes de la misma, y preparados cuando cualquier circunstancia obligue a
una orientación completamente nueva. Se hace necesario el uso y aplicación del
mapa de procesos debido a su capacidad de adaptación al entorno cambiante,
diariamente que obliga a afinar el rendimiento de las técnicas empleadas, cuando
éstas constituyen un elemento primordial en la misión integrada de la empresa, de
forma que toda medida y/o precepto se despliega y ejecuta por intermedio de la
red de conocimientos que conforman sus actividades.

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 4. CONCLUSIONES

Al momento de diseñar y aplicar la gestión por procesos, deberá existir un

equilibrio entre todos los elementos de la organización (trabajadores, directivos,
proveedores, clientes), buscando como premisa mantener la eficiencia y eficacia
de la empresa, evidenciando si se está logrando a través de la medición con
indicadores de gestión, por lo que estas deben centrar sus esfuerzos en entender
las necesidades actuales y futuras que puedan incidir en el normal desarrollo de la
hoja de ruta trazada, mostrando así la importancia de la implementación de esta
herramienta.

La responsabilidad de la mejora de un proceso corresponde a sus integrantes

directos, pero siempre con la ayuda de toda la organización, manteniendo un lugar
especial los conceptos de actividad y de métodos. El éxito de toda organización
depende cada vez más, de que sus técnicas empresariales respondan a su
estrategia, misión y objetivos, es por ello que el trascendental punto de
investigación lo constituye la gestión de la empresa basada en los recursos y los
sujetos que la componen, propiciando el estudio de manera detallada de cada uno
de los elementos estructurales y sus posibles deficiencias.

Por consiguiente, un resultado deseado se alcanza con más validez cuando sus
actividades y recursos relacionados son manejados con el pensamiento rápido y
sincero de caracterizar los errores o fallas, igualmente, como la expedita solución
de los mismos, la que se puede cumplir individualmente sin la necesidad de
entorpecer el resto de los procesos.

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 5. BIBLIOGRAFÍA

Berna, M. (2015). Gestión por procesos y mejora continua, puntos clave para la
satisfacción del cliente. Bogotá.

EPUNTO Interim Management. (2016). La empresa y su entorno. España.

González, H. (2015). ISO 9001:2015. Elaboración de mapas de procesos.

Ministerio de Fomento. (2005). Principios de la gestión de la calidad. Capítulo IV.

La gestión por procesos. España.

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