SISTEMA DE CONTROL DE PROYECTOS

MANUAL DE USUARIO

Fecha de redacción:
10/03/2018
Índice

Funcionamiento del sistema ........................................................................................................ 1

Estatus de cotizaciones: ............................................................................................................ 1
Primeros pasos ............................................................................................................................. 3
Login: ......................................................................................................................................... 3
Bitácora: .................................................................................................................................... 4
Cómo ingresar a la bitácora: ................................................................................................. 5
Registros: ................................................................................................................................... 6
Cómo ingresar a levantamiento: ............................................................................................... 7
Página de Inicio: ...................................................................................................................... 10
Agregar: ................................................................................................................................... 11
Ver trámite: ............................................................................................................................. 12
Usuario diseño ............................................................................................................................ 13
Ver diseño: .............................................................................................................................. 13
Ver asignación: ........................................................................................................................ 14
Ver colaboraciones:................................................................................................................. 15
Ver colaboraciones terminadas: ......................................................................................... 16
Entregadas a ventas: ............................................................................................................... 17
Ver cotizaciones autorizadas:.................................................................................................. 17
Ver cotizaciones rechazadas: .................................................................................................. 18
Ver entregadas al cliente: ....................................................................................................... 18
Usuario ventas ............................................................................................................................ 19
Ver diseño: .............................................................................................................................. 19
Ver asignación: ........................................................................................................................ 20
Ver colaboraciones:................................................................................................................. 20
Ver colaboraciones terminadas: ......................................................................................... 21
Autorizar:................................................................................................................................. 21
Ver cotizaciones corregidas: ............................................................................................... 22
Ver cotizaciones rechazadas: .............................................................................................. 23
Entregar al cliente: .................................................................................................................. 24
Agregar estatus final: .............................................................................................................. 24
Consulta de cotizaciones: ........................................................................................................... 26
Ver cotizaciones finales: .......................................................................................................... 26
 Ver todas las cotizaciones: ...................................................................................................... 27
Ver cotización por folio: .......................................................................................................... 28
Sección Consultas ....................................................................................................................... 29
Clientes: ................................................................................................................................... 29
Tipos: ....................................................................................................................................... 30
Usuarios:.................................................................................................................................. 31
Consultas (Cotizaciones finales): ............................................................................................. 31
Ver cotizaciones finales por tipo: ........................................................................................ 32
Tipos de cotizaciones vendidas: .......................................................................................... 34
Tipos de cotizaciones no vendidas: ..................................................................................... 35
Administración de usuarios........................................................................................................ 37
Usuarios activos: ..................................................................................................................... 38
Agregar nuevo usuario: ........................................................................................................... 38
Usuarios inactivos: .................................................................................................................. 39
Usuarios administradores: ...................................................................................................... 40
Funcionamiento del sistema

El objetivo del sistema es que se lleve a cabo el proceso de administración de

cotizaciones, guardándose cada transición que sufre una cotización, así como el
usuario que la realiza y la fecha en que se realiza. Además, el sistema ofrece la
posibilidad de consultar información rápida de las cotizaciones según su estatus,
así como de las cotizaciones finales, lo que facilitará al personal de la empresa la
toma de decisiones respecto a las ventas.

El sistema cuenta con 2 tipos de usuario, a los que a lo largo de este documento
se les denominará como:

 Diseñador o usuario diseño

 Usuario ventas

Estatus de cotizaciones:

Las cotizaciones tienen un estatus, el cuál mediante su modificación permite que

la cotización pase a otra etapa del proceso. Los estatus que se tienen son los
siguientes:

 En trámite: Es el primer estado de una cotización. Ocurre al agregar una

nueva cotización.

 En diseño: Indica que la cotización está lista para ser diseñada.

 Asignado a diseño: Indica que un diseñador ya se encuentra trabajando

en la cotización.

 En colaboración: Indica que algún usuario de ventas se encuentra

trabajando en una cotización. Se utiliza el término “Colaborar” debido a que
el usuario de ventas puede ayudar a diseñar cotizaciones, pero la
responsabilidad del diseño sigue siendo naturalmente del diseñador, por lo
tanto, una vez que el usuario de ventas indica que ha finalizado su
colaboración, el diseñador retoma dicha cotización y el proceso continúa
de manera normal.

 Colaboración terminada: Indica que el usuario de ventas concluyó la

colaboración.
 Entregado a ventas: Indica que el diseñador ha terminado el diseño de la
cotización y esta se encuentra en espera de la aprobación del usuario
ventas.

1
  Regresado por ventas: Se produce cuando el usuario ventas rechaza el
diseño de la cotización.

 Autorizado por ventas: Indica que el diseño de la cotización ha sido

autorizado por el usuario ventas.

 Entregado a cliente: Indica que la cotización ha sido entregada al cliente

en espera de alguna respuesta.

 Respuesta cliente: Es el estado final del proceso, indica que el cliente

tomó una decisión sobre la cotización:

o Vendida: Indica que el cliente compró el servicio.

o No vendida: Indica que el cliente no compró el servicio.
o Modificada: Indica que se requiere un servicio diferente al que ya
había sido cotizado.

En el siguiente diagrama de flujo podemos observar de manera más clara el

proceso que se lleva a cabo con cada cotización:

2
Primeros pasos

Login:

Esta es la primera pantalla del sistema, donde se pide que el usuario se identifique
con su nombre de usuario y su contraseña.

3
Bitácora:

Este apartado sirve para agregar y consultar comentarios que signifiquen cambios
o información extra en una cotización específica.

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Cómo ingresar a la bitácora:

Todas las páginas que muestran cotizaciones contienen la opción de ver bitácora.
Ingresamos a alguna de estas páginas y dentro de la tabla pulsamos la opción
“Seleccionar” del renglón perteneciente a la cotización que queremos, una vez
hecho esto nos aparece más información de la cotización que seleccionamos y
ahora podemos pulsar el botón “Ver bitácora” lo cual nos dirigirá a la bitácora de
dicha cotización. Es necesario realizar el proceso de esta manera incluso cuando
la tabla solo tenga una cotización.

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Registros:

Este apartado muestra el usuario y la fecha de cada transición por la que haya
pasado una cotización.

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En el caso de las cotizaciones que han sido rechazadas por ventas, podemos
ver que se encuentran 2 registros de entrega a ventas, esto ocurre porque se
registra la primera vez que el diseñador entrega a ventas, pero si se le rechaza
la cotización al volverla a entregar a ventas se guarda el registro de la nueva
entrega.

Cómo ingresar a levantamiento:

La información de levantamiento la podemos visualizar en la página “Ver

trámite”:

7
Sin embargo, también es posible consultar el levantamiento desde las páginas
“Todas las cotizaciones” y “Ver cotización por folio”.

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9
Página de Inicio:

El menú de inicio se divide en 3 partes para ambos tipos de usuario:

La primera tiene que ver con el proceso de realización de las cotizaciones. Cada
apartado ofrece información actualizada de las cotizaciones y ofrece la posibilidad
de modificar la etapa de cada una.

En la segunda parte encontramos opciones que nos permiten únicamente

consultar información sobre el mismo proceso de las cotizaciones.

La tercera parte nos ofrece los catálogos de clientes, tipos de cotización y

usuarios, así como la opción de “Consultas” que nos dirige hacia un menú donde
podemos buscar información más a detalle sobre las cotizaciones finales.

Inicio diseño:

Inicio ventas:

10
Agregar:

Es el primer paso de una cotización, en este se agrega información básica del

proyecto.

Se selecciona el cliente que pidió la cotización, si el cliente no se

encuentra tenemos la opción de agregarlo.

Se agrega un nombre o un título que identifique al proyecto.

Si es necesario se agrega una descripción del proyecto.

En este campo se indica si es necesario realizar

levantamiento del proyecto y se indican los datos de
contacto del cliente.

Se selecciona el tipo o los tipos de la cotización, es

necesario que la cotización tenga al menos un tipo.

*Los tipos se pueden modificar o agregar uno nuevo

desde Inicio en la parte de Consultas en la opción Tipos

11
Ver trámite:

Se muestran las cotizaciones que se encuentran en el primer paso de la cotización

y tenemos la opción de mandarlas a diseño.

Para mandar una cotización a diseño, es necesario seleccionarla al igual que

cuando queremos ver la bitácora, también observamos que nos aparece más
información de la cotización, seguido de esto damos clic en “Mandar a diseño”.

12
Nos aparece esta pantalla. Pulsamos en “Aceptar” y la cotización pasará a tener
un estatus “En diseño”.

Usuario diseño

Ver diseño:

En la página “Ver diseño” podemos visualizar información de las cotizaciones con

estatus “En diseño” y tenemos la opción de “auto-asignar” mediante la cual el
diseñador tiene la posibilidad de indicar en que cotización va a comenzar a
trabajar.

13
Ver asignación:

En esta página el diseñador puede ver las cotizaciones que se encuentran

asignadas a diseño y el diseñador asignado, también tiene la opción de
seleccionar alguna y entregarla a ventas.

Al seleccionar una cotización y pulsar la opción “Entregar cotización a ventas”

aparece la siguiente pantalla, donde se requiere ingresar el folio de la cotización.
Se ingresa el folio, debido a que, cuando el diseñador realiza la cotización le
asigna un folio que es con el que se identifica en las cotizaciones guardadas en el
servidor. Una vez que el diseñador entrega la cotización a ventas, el usuario
ventas a través de este folio puede buscar la cotización en el servidor y proceder
a revisarla.

14
Ver colaboraciones:

En esta página el diseñador puede consultar las cotizaciones que se encuentran

en colaboración y que usuarios de ventas se encuentran trabajando en ellas.

15
Ver colaboraciones terminadas:

El usuario diseño tiene la opción de visualizar las cotizaciones de tipo

“Colaboración terminada” y asignarse alguna al igual que en el apartado de “Ver
diseño”.

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Entregadas a ventas:

El diseñador puede ingresar a esta página para consultar las cotizaciones que han
sido entregadas a ventas en espera de autorización o rechazo.

Ver cotizaciones autorizadas:

En esta página el diseñador puede consultar las cotizaciones que han sido
autorizadas por ventas.

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Ver cotizaciones rechazadas:

El diseñador visualiza las cotizaciones que fueron rechazadas y al seleccionar

alguna puede consultar más información, así como la retroalimentación escrita por
el usuario de ventas.
En esta página el diseñador tiene la opción de re-enviar alguna cotización a
ventas, esto indica que la cotización ya ha sido corregida.

Podemos consultar las cotizaciones

corregidas

Ver entregadas al cliente:

El diseñador puede consultar las cotizaciones que han sido entregadas al cliente.

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Usuario ventas

Ver diseño:

Se muestran las cotizaciones con estatus “En diseño” y en esta página el usuario
de ventas tiene la opción de ver la bitácora y de colaborar con la cotización.

19
Ver asignación:

En esta página el usuario de ventas puede consultar información de las

cotizaciones asignadas a diseño, con el fin de estar monitoreando el proceso.

Ver colaboraciones:

En esta página se puede consultar la información referente a las cotizaciones que

se encuentran en colaboración, el usuario ventas tiene la opción de indicar cuando
haya finalizado alguna.

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Ver colaboraciones terminadas:

A través de esta página el usuario ventas puede consultar información de las

cotizaciones con estatus “Colaboración terminada”.

Autorizar:

El usuario de ventas visualiza las cotizaciones entregadas a ventas por diseño y

tiene la opción de seleccionar alguna para autorizarla o bien rechazarla,
agregando observaciones o recomendaciones que expliquen el motivo del
rechazo.

21
Autorizar:

Rechazar:

Ver cotizaciones corregidas:

El usuario de ventas visualiza las cotizaciones que fueron rechazadas y

posteriormente corregidas por el diseñador y nuevamente tiene la opción de
rechazar o autorizar.

22
Ver cotizaciones rechazadas:

A través de esta página el usuario ventas puede consultar las cotizaciones que
han sido rechazadas por ventas y que no han sido corregidas.

23
Entregar al cliente:

En esta página el usuario ventas puede visualizar las cotizaciones autorizadas y

tiene la posibilidad de indicar que cotización se entregó al cliente.

Agregar estatus final:

En esta página el usuario ventas puede visualizar las cotizaciones que fueron
entregadas al cliente y tiene la posibilidad de indicar si fueron vendidas, no
vendidas o bien modificadas.

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25
Consulta de cotizaciones:

Ver cotizaciones finales:

En esta página se puede consultar información de las cotizaciones con estatus

“Respuesta cliente”, es decir las cotizaciones que han finalizado la última etapa
de su proceso.

26
Ver todas las cotizaciones:

En esta página se muestran todas las cotizaciones independientemente del

estatus que tengan.

27
Ver cotización por folio:

Por medio de esta página podemos consultar la información de una cotización

específica ingresando su folio.

Al seleccionar la opción “Ver tipos” podemos visualizar todos los tipos de la

cotización y también se habilitan los botones de “Ver bitácora” y “Ver
levantamiento”.

28
Sección Consultas

Clientes:

En esta página se muestra la información de los clientes dados de alta, los cuales
se pueden editar. También es posible agregar un nuevo cliente.

29
Tipos:

En esta página se muestra la información de los tipos de cotización dados de alta,

los cuales se pueden editar. También es posible agregar un nuevo tipo.

30
Usuarios:

Esta página sirve para consultar los usuarios registrados en el sistema.

Consultas (Cotizaciones finales):

Este menú nos ofrece opciones de consulta de información de cotizaciones

finales.

31
Ver cotizaciones finales por tipo:

Para consultar todas las cotizaciones finales de un determinado tipo lo que

tenemos que hacer es seleccionar el tipo y oprimir el botón “Aceptar”.

32
Se muestran todas las cotizaciones que tengan el tipo seleccionado:

Si seleccionamos en la opción de “Ver tipos” de alguna cotización nos muestra

todos los tipos de esa cotización y se habilita el botón de “Ver bitácora”. Cabe
recordar que una cotización puede tener 1 o varios tipos.

33
Tipos de cotizaciones vendidas:

A través de esta página podemos consultar los tipos de cotización que se

vendieron en un rango determinado de fechas.
Se selecciona una fecha de inicio en el primer calendario y una segunda fecha en
el calendario posterior y se da clic en el botón “Ver tipos vendidos”.

A continuación, visualizamos los tipos de cotización que se vendieron en el rango

seleccionado de fechas y la cantidad de cotizaciones de cada tipo. Si
seleccionamos un tipo, podemos ir a la opción “Ver cotizaciones” que nos mostrará
dichas cotizaciones.

34
Tipos de cotizaciones no vendidas:

A través de esta página podemos consultar los tipos de cotización que fueron
rechazadas por el cliente en un rango determinado de fechas.
Se selecciona una fecha de inicio en el primer calendario y una segunda fecha en
el calendario posterior y se da clic en el botón “Ver tipos no vendidos”.

35
A continuación, visualizamos los tipos de cotización no vendidos en el rango
seleccionado de fechas y la cantidad de cotizaciones de cada tipo. Si
seleccionamos un tipo, podemos ir a la opción “Ver cotizaciones” que nos mostrará
dichas cotizaciones.

36
Administración de usuarios

Los usuarios administradores cuentan con el enlace “Opciones de

administrador” en la página de inicio, independientemente si es de tipo ventas o
diseño, se puede ser usuario de tipo administrador, el administrador por default
tiene la posibilidad de crear usuarios administradores o bien convertir usuarios
que ya existen en administradores, así como de dar de baja a usuarios.

37
Usuarios activos:

En este apartado el usuario administrador tiene la opción de visualizar los

usuarios que están dados de alta en el sistema, al seleccionar alguno tiene la
posibilidad de:

 Ver inicio de sesión del usuario (nombre de usuario y contraseña)

 Desactivar cuenta: Es la manera de dar de baja a un usuario del
sistema, la información del usuario no se elimina para que no se
modifiquen los datos de los movimientos en los que participó el usuario,
sin embargo, la cuenta del usuario queda sin la posibilidad de iniciar
sesión.
 Convertir en administrador: Esta opción permite darle al usuario la
capacidad de realizar movimientos referentes a la administración de
usuarios.

Agregar nuevo usuario:

El administrador tiene la opción de agregar un nuevo usuario. Para realizar el

registro de un usuario nuevo se requiere ingresar un nombre completo, que es con
el que se identificará cada transacción que el mismo realice. También se pide un
nombre de usuario y una contraseña necesarias para iniciar sesión y por último
se debe seleccionar el tipo de usuario del sistema, si el usuario será administrador
se selecciona la casilla “Usuario administrador” si no es el caso la casilla no se
selecciona.

38
Usuarios inactivos:

Esta página permite visualizar los usuarios que han sido dados de baja del
sistema y se tiene la opción de seleccionar alguno y reactivar su cuenta de
usuario.

39
Usuarios administradores:

Esta página permite visualizar los usuarios administradores del sistema y

permite seleccionar alguno y realizar las siguientes opciones:

 Ver inicio de sesión del usuario (nombre de usuario y contraseña).

 Desactivar cuenta: Se desactiva la cuenta del usuario y se desactiva el
modo administrador.
 Convertir en usuario normal: Esta opción permite quitarle al usuario la
capacidad de realizar movimientos referentes a la administración de
usuarios.

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