Página 1

9 STEP GUIDE

Como construir um

caso convincente para

melhoria de processos

Seu guia de 9 passos para obter o buy-in das pessoas que importam
Página 29 STEP GUIDE

Como construir um caso convincente para a melhoria de processos

Seu guia de 9 passos para obter o buy-in das pessoas que importam

Melhoria contínua dos processos comerciais

os esforços são fundamentais para o longo prazo

sucesso e, de fato, a sobrevivência de

muitas organizações.

Quando bem gerenciado, os programas de melhoria de processos podem

eficiência de combustível, engajamento, rentabilidade, inovação e
crescimento. Mas como você se certifica de que você ganha o necessário
buy-in para iniciar seus esforços de melhoria de processo,
e então certifique-se de que eles são sustentados - não apenas um flash em
a panela?

Quando você faz uma melhoria contínua dos processos comerciais

parte do seu DNA, não apenas um projeto único, sua equipe,
Os clientes e a linha inferior da sua empresa se beneficiam.
Mas, de acordo com o líder global do pensamento de melhoria de processos
Craig Reid , é mais fácil dizer do que fazer.
Em um recente webinar,
Uma das partes mais difíceis de trazer o processo comercial Craig Reid compartilhou
A melhoria da vida está construindo um caso convincente para obter
seu guia de 9 passos para
A iniciativa está funcionando em primeiro lugar. Para tornar o
construindo um atraente
mudanças bem-sucedidas, é preciso uma abordagem estruturada para obter
funcionários em todos os níveis da sua organização envolvidos e motivados. caso para processo
melhoria.

Veja o
webinar agora

2 I Como construir um argumento convincente para a melhoria de processos

Página 3

1
Nenhuma surpresa aqui - para a melhoria do seu processo de negócios
iniciativa para ser bem sucedida, você precisa começar obtendo o
equipe executiva sênior a bordo.

A maneira mais fácil de fazer isso é demonstrar como a melhoria do processo ajudará
 Mostre o valor Eles conseguem sua visão geral, ou estratégia. Se você pode mostrar como o processo
Os esforços de melhoria ajudam a executar a estratégia global da organização (e
Link Business Process eles quase certamente irão), esse é um caminho certo para que ele possa ser notado - e suportado.
Melhoria no negócio Ao passar por suas iniciativas, ligue cada um dos processos que você está procurando
estratégia melhorar de volta a como ele irá agregar valor de um ponto de vista estratégico.
Também é poderoso mostrar um pouco de metodologia - use uma estrutura que mostre como
você conecta a tecnologia, os serviços e a estratégia com o cliente, e
Como você vai realmente cumprir isso com o gerenciamento de processos de negócios.

2
Seu objetivo deve ser identificar e entender o conteúdo crítico
questões organizacionais e problemas de processo, para que você possa
abordá-los no seu plano de gerenciamento de mudanças.

Isso permitirá que você realmente venda suas iniciativas de melhoria de processo mostrando
Entenda o exatamente o que você estará resolvendo e tocando nas coisas que realmente precisam
mudança. Você pode entender melhor a paisagem da sua organização
organizacional e plataformas de queima de várias maneiras:

panorama 1. Realizar entrevistas para um top-down &

abordagem ascendente
Identificar a queima
plataformas Fale com tantas pessoas quanto possível, realize entrevistas e descubra o que
seus problemas de queima são. Uma boa pergunta a perguntar é "O que está mantendo você
acordado à noite? Certifique-se de falar com pessoas em vários níveis dentro do seu
organização para que você possa descobrir qualquer descontaminação entre aqueles que fazem o
trabalho do dia-a-dia e da equipe executiva.

2. Ouça seus clientes

Se você tem um centro de contatos, ouça algumas chamadas para obter uma sensação melhor para sua
problemas dos clientes. Um resumo das dez principais reclamações dos clientes é também um
ótima maneira de identificar alguns dos processos problemáticos.

3. Identificar o nível de maturidade do processo

Identifique o nível de maturidade do processo para fornecer um instantâneo de onde o

A organização atualmente está sentada, e uma referência para medir o futuro
progresso. Isso é popular no nível executivo, porque lhes dá um alvo
e ajuda você a construir um roteiro para chegar lá.

3 I Como construir um caso convincente para a melhoria de processos

Página 4

3
Apenas obter inscrição no seu projeto não será suficiente -
Você também precisa obter buy-in, então as pessoas estão realmente motivadas
para participar e fazê-lo funcionar. E isso começa com o
influenciadores.

Recruta o Para os executivos, trata-se de sessões curtas e nítidas para explicar sua metodologia.
Em seguida, procure os campeões do processo em cada departamento ou equipe - eles devem
influenciadores ser 'process pirates', criadores 'doers' que vão desafiar o status quo
e identificar melhores maneiras de fazer as coisas.

Uma vez que você começa a obter o buy-in adequado desses dois grupos, você verá a mudança
Comece a ondular em toda a sua organização.

4
 Quando se trata
mensagens, canaldaSimon
definição e comunicação
Sinek de chave
e não se concentre em o que
você está fazendo, mas por quê.

Capture mensagens curtas e nítidas que dê exemplos de como a melhoria do processo

Definir e vai melhorar as coisas.

comunicar Tente encontrar algo novo para mencionar - coisas como reduzir custos ou melhorar
A experiência do cliente é muitas vezes utilizada em excesso e às vezes não é suficientemente específica
mensagens-chave para chamar a atenção.

Sempre seja honesto e realista. É tudo sobre transformação incremental - tomando

um passo de cada vez.

5
Para obter pessoal a bordo com sua melhoria de processo
esforços, você precisará comercializar sua iniciativa de mudança para
Eles da mesma forma que você comercializaria para seus clientes.
Aqui estão algumas dicas.

Sustentar 1. Escolha um gerente de mudanças responsável por supervisionar suas comunicações

planejamento e implementação.
comunicação
2. Use uma variedade de métodos como email, intranet, eventos, teleconferências e vídeo.
3. Mantenha lembrando as pessoas o que você está fazendo com mensagens curtas e regulares.

4. Faça as pessoas se sentirem especial.

5. Misture um pouco de diversão para torná-lo memorável.

6. Adapte sua mensagem ao seu público - o que se adequar aos seus executivos não se adequará
sua equipe no terreno.

7. Planeje as comunicações para evitar tropeçar com outras mensagens importantes - você
não quer se perder.

8. Conte uma história.

4 I Como construir um caso convincente para a melhoria de processos

Página 5

6
Isto é tudo sobre obter uma vitória no quadro, para que as pessoas
imediatamente ver benefício.

Volte para sua pesquisa de maturidade de processos para pistas - procure processos com alta
níveis de ineficiência, impacto negativo na experiência do cliente ou em alto risco
áreas. Pontos de bônus se você escolher um problema de nível executivo - isso provavelmente ajudará
Encontre um processo
Você ganha algum apoio e recursos muito necessários.
pepita e A melhoria do processo pode ser um pouco incompreendida, portanto, concentre-se em benefícios como:
foco no • Maior eficiência, consistência e rentabilidade

benefícios • Maiores níveis de satisfação, lealdade e recomendações do cliente

• Visibilidade interna mais clara e conformidade reforçada

• Maior agilidade e melhoria da competitividade do mercado

• Maior envolvimento e retenção de pessoal

7
Todo mundo quer que seus clientes sejam felizes, mas o
A equipe executiva precisará ver mais do que a promessa
de clientes mais felizes - a maioria desejará ver tangível
 Benefícios quantificados também.
Quantifique o Você pode quantificar benefícios comparando os processos de estado atuais com o futuro
Estado - mapeie-o e coloque timings contra isso. Isso permitirá identificar tarefas
benefícios da que foram eliminados ou melhorados (você também deve mostrar isso como um número
ou porcentagem) e as economias de custos resultantes (mostre os dólares!) e cliente
Estado futuro Experimente benefícios.

8
Isso pode parecer óbvio, mas lembre-se de que, para ganhar
continuação do buy-in para seus esforços de melhoria de processos,
você precisará continuar a entregar e demonstrar valor
em uma base contínua.

Faça mudanças Então, como você continua? A melhoria do processo de negócios não é um processo rápido,
Dieta da moda e moda - trata-se de transformar uma parte contínua e crítica de sua
parte de sua DNA da organização.
DNA Implementar análises periódicas para rastrear e reportar seu progresso, identificar novas
áreas de oportunidade e manter o impulso.

A melhoria do processo empresarial também deve se tornar parte integrante da sua

processos operacionais do dia-a-dia e revisões. Ao invés de ser visto como um
extra, coisa desnecessária a fazer, a melhoria do processo precisa se tornar normal
parte da metodologia do seu projeto e PMO.

5 I Como construir um caso convincente para a melhoria de processos

Página 6

9
Celebrando sucessos - e progresso - é fundamental para
manter o impulso da melhoria do processo.

1. Use placas de progresso físicas e digitais para exibir totais de poupança

e melhorias na experiência do cliente.
Comemore sua 2. Realizar uma pesquisa anual para mostrar seu progresso de maturidade.

sucesso 3. Divida grandes iniciativas em pequenos fragmentos - isso significa mais marcos e
mais vitórias para comemorar.

Simplifique as coisas para você

Para obter o seu esforço de melhoria de processo no pé direito e garantir que seja um sucesso, você precisará construir um caso sólido e
Obtenha a organização comprada e envolvida. Você não pode fazê-lo sozinho.

Embora a parte mais difícil seja começar, a boa notícia é que ficará mais fácil uma vez que você tenha começado a demonstrar benefícios
para clientes, funcionários e executivos, e obteve algumas vitórias no quadro.
Boa sorte e dê-nos um grito se você quiser ajuda para construir o seu caso para a melhoria de processos ou para ver exemplos de
como outras organizações criaram seus argumentos com sucesso.

Você pode visualizar a apresentação completa do webinar aqui .

Sobre o apresentador

Craig Reid, CEO, The Process Improvement Grou p

Craig é um orador principal e consultor internacional especializado em Processo de Negócios e Experiência do Cliente
Melhoria. Craig também se tornou mundialmente reconhecido como um líder de pensamento Business Process através do seu blog, 'The
Processo Ninja 'e foi nomeado várias vezes como um dos principais blogueiros do processo no mundo. Ele publicou recentemente
Seu livro: The Process Revolution: Transformando sua organização com a melhoria de processos de negócios. Obtenha sua cópia gratuita
do e-book aqui .
Sobre o Promapp

No Promapp , acreditamos que expressar e gerenciar o conhecimento do processo simplesmente é crucial para sustentar um processo contínuo
cultura de melhoria de processo. Com o software BPM intuitivo baseado na nuvem da Promapp, usado por centenas de organizações
em todo o mundo, qualquer pessoa pode criar, navegar e mudar os processos de negócios.

Inscreva-se para um Teste grátis de 30 dias ou participe de um webinar de introdução para ver o Promapp em ação e como processos simples e
inteligentes podem ser.
conecte-se conosco

https://twitter.com/promapp

https://www.linkedin.com/company/promapp-solutions

https://www.youtube.com/user/PromappVideo

6 I Como construir um caso convincente para a melhoria de processos