El texto administrativo

La escritura administrativa tiene como unidad fundamental el texto administrativo, que

es el medio habitual a partir del cual se comunican la mayor parte de los miembros de
las sociedades contemporáneas, integradas a partir de procesos de estandarización y
normativización del modo en que la información debe ser transmitida.

En cuanto que texto, rigen en el documento administrativo las mismas “obligaciones”

para el enunciador que las que rigen en otros ámbitos de producción textual: este debe
ser coherente a la hora de expresarse, sus frases tienen que ser cohesivas, y el producto
de su discurso tiene que adecuarse a la situación comunicativa dada. Es posible pensar,
con todo, que la escritura administrativa está mucho más sujeta a normas –es,
marcadamente, menos “libre” y “espontánea”– que otras y, por ello, requiere de un
saber específico que permita al usuario de la lengua tenerlas en cuenta y respetarlas en
el proceso de producción textual.

En términos generales, el texto administrativo tiene como objetivo informar acerca de

un estado de cosas o inquirir acerca del mismo. También, puede tener como meta llevar
a cabo una solicitud, reclamar o darle un marco legal a una determinada situación, etc.
Es decir, cada tipo de texto administrativo (nota, informe, solicitud, acta, resolución,
etc.) persigue uno o varios objetivos específicos. Es importante retener la idea de que,
dado un determinado objetivo, existen tipos de textos más o menos adecuados para
llegar a conseguirlo.

Desde un punto de vista pragmático, los escritos administrativos son aquellos

destinados a los múltiples trámites relacionados con la dirección o el gobierno de las
cosas públicas (municipios, ámbitos gubernamentales, escuelas, universidades,
hospitales, etc.).

En un sentido extensivo, suelen denominarse burocráticos. Tienen, generalmente,

carácter oficial, pues responden a leyes o reglamentos emanados de instituciones
públicas. El administrativo es el sector de escritos que está en mayor modo encasillado
en normas rígidas, en cuanto al ordenamiento y el formulismo expresivo. Aquí, en
general, la originalidad y la adecuación al destinatario no encuentran campo de
aplicación. Antes bien, tienen distintas denominaciones, según la intención o destino del
documento:

– Notas: esta denominación abarca una cantidad de escritos dirigidos a autoridades de

los diversos sectores, con el objeto de pedir o comunicar algo, o bien realizar actos de
cortesía (agradecer, invitar, felicitar, condolerse, adherirse, etcétera). Difieren de las
cartas en que son menos personales, más formulistas y “frías”. Están destinadas a ser
leídas o interpretadas por personas ajenas al destinatario y a ser archivadas en
expedientes o carpetas.

– Informes: son escritos cuyo fin es hacer conocer algo. Generalmente, “se elevan” de
inferior a superior, en las jerarquías administrativas. Responden a exigencias formales
establecidas para los distintos casos.
– Documentos públicos: las leyes, los reglamentos, los estatutos, los decretos, las
ordenanzas, los comunicados, las disposiciones emanadas de los poderes públicos,
tienen una conformación expresiva ya establecida y clásica —anticuada en algunos
aspectos—, que reduce en gran parte a una reproducción rutinaria la tarea del redactor.

– Escritos técnicos: cada especialidad tiene sus requerimientos formales en cuanto a los
escritos que utiliza. Tanto el vocabulario como el ordenamiento y hasta la construcción
de los párrafos están supeditados a las características de la materia tratada.

– Escritos en formularios: por razones prácticas, son muy utilizados los textos
impresos (formularios) para consignar listas, recibos, solicitudes, constancias,
certificados, declaraciones, cuestionarios y otras expresiones del quehacer
administrativo, cuando la cantidad de usuarios lo justifica. En este caso, la redacción
resulta sumamente sencilla por su mecanismo, ya que solo deben consignarse, en
general, datos concretos cuya expresión no requiere mayor elección de formas. El texto
impreso debe ser completo e inequívoco.
 Clasificación de textos administrativos

La carta.

Es un medio de comunicación escrita enviada, desde un emisor a través de un

canal físico (correo o mensajería), a un receptor, dicho documento debe ser breve y
especificar de manera clara el mensaje que está plasmado en ella.

Entre los tipos de cartas están:

 Formales o de solicitud.
 Coloquiales o informales.
 Familiares.

1. Cartas coloquiales o informales: son todas aquellas que van dirigidas a

personas conocidas y con las que se tiene una relación más intima o
personal y por lo tanto puede ser redactada de manera simple y no
estar sujeta a lenguaje formal.
2. Cartas familiares: como su nombre lo especifica estas van dirigidas a
miembros de nuestra familia y pueden ser formales e informales
dependiendo de la relación que tengamos con nuestros parientes.
3. Cartas formales o de solicitud: son todas aquellas que van dirigidas a
una empresa, el presidente o personas con las cuales no tenemos
relación alguna, estas cartas son utilizadas para solicitar un favor, y
demuestran nuestro interés con respecto a lo que necesitamos obtener
de esta persona o entidad; estas cartas deben ser redactadas de
manera formal y respetuosa debido a que no conocemos a la persona a
quien le estamos dirigiendo nuestra carta.

En esta ocasión solamente haremos un ejercicio con una carta y será de

carácter formal o de solicitud y para el caso será de solicitud de empleo.
 Memorándum.

Proviene del latín “memorándum” y significa “para recordar”; son documentos

que tienen como finalidad hacer recordar sobre algo a la persona a la cual va dirigido,
para su fácil memorización debe ser breve y claro, al igual que todo texto posee
macroestructura y superestructura.

Su superestructura consta de:

 Destinatario.
 Emisor.
 Asunto.
 Fecha de elaboración.
 Mensaje.
 Curriculum vitae.

Su significado proviene del latín, que se lee igual, y significa “camino seguido” ó
“camino recorrido”. Por lo tanto es un documento en el que se plasma de manera clara
y breve todo lo que una persona ha aprendido a hacer, estudio, o trabajo en relación
con su desarrollo personal y laboral.

Existen dos tipos de Curriculum los cuales son:

 Cronológico: detalla de manera cronológica cada uno de los logros que una
persona ha ido adquiriendo en el transcurso de su vida.
 Funcional: distribuye la información por temas, por lo que facilita el
conocimiento de las áreas en las cuales el individuo es apto.

Como es de esperarse posee:

1. Macroestructura: es un tipo de texto jerarquizado y deben ser frases cortas y

muy puntuales.
2. Superestructura: especifica que debe posees al menos 5 partes esenciales en
las que se detalla: I. Generalidades. II. Estudios realizados. III. Otros estudios.
IV. Experiencia laboral. V. Habilidades. VI. Referencias laborales y/o
personales.
 El acta.

Es un documento de carácter administrativo con efectos legales, que deja

constancia de lo sucedido, tratado y acordado, en una situación determinada; a todo el
contenido de la constancia se le llama pormenores.

Como todo texto posee:

1. Macroestructura: no se debe dejar espacios en blanco, no debe haber punto y

aparte, solamente punto y seguido, no se deben escribir datos en números,
sino en letras, siempre va escrita o anexada en un libro de actas.
2. Superestructura: en esta se especifican puntos como localización, fecha,
participantes, objeto, agenda, pormenores, acuerdos, cierre, firmas.

Existen varios tipos de actas entre las cuales están: eclesiásticas, declaraciones
de imputados, militares, administrativas entre otras.
 El informe

Es un documento cuya finalidad es exponer la información objetiva de manera

clara, ordenada y pormenorizada, de acontecimientos pasados o presentes, de
carácter privado o público, dicho documento cuenta con las interpretaciones del
autor. Su intención es hacer ver a los receptores el tipo de investigación que se ha
realizado y los resultados a los cuales se ha llegado.

Hay varios tipos de informes: escritos, científicos, ambientales, de

recomendaciones, de error, académicos, etc. Y pueden ser cortos o extensos lo
cual dependerá del número de ideas que el emisor desea comunicar y del asunto
del cual trate el informe.