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POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
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Grupo: Administración de Activos Fijos
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Proceso: Activos Fijos en Operación
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Índice

1. Propósito del Documento ...................................................................................... 4


2. Objetivo del Proceso .............................................................................................. 4
3. Alcance .................................................................................................................... 4
4. Terminología y Definiciones .................................................................................. 4
5. Responsabilidades ................................................................................................. 5
6. Políticas ................................................................................................................... 6
7. Procedimiento ....................................................................................................... 12
8. Inventario de Entradas - Salidas y Aplicaciones Tecnológicas ........................ 18
9. Referencias ........................................................................................................... 19
10. Difusión ................................................................................................................. 19
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1. Propósito del Documento

1.1 Establecer las políticas que regulan el proceso de Activos Fijos en Operación.

1.2 Definir los procedimientos bajo los cuales se llevan a cabo las actividades relacionadas con el
proceso de Activos Fijos en Operación.

2. Objetivo del Proceso

2.1 Garantizar que los activos que construye la Unidad de Negocio para su utilización en el curso
normal de sus operaciones se encuentren adecuadamente controlados, registrados y
valorados en todas sus etapas como son su liquidación y activación.

3. Alcance

3.1 Las políticas y procedimientos contenidos en este documento abarcan las actividades
relacionadas con los subprocesos de:

 Control de construcciones en proceso


 Liquidación y registro de obras
 Transferencia de unidades de propiedad y elementos entre locaciones
 Traspaso a bodega para baja
 Erogaciones posteriores
 Depreciación
 Determinación de ajustes y revaluaciones

3.2 Las políticas y procedimientos contenidos en este documento son de aplicación para todas las
locaciones geográficas de la Unidad de Negocio.

3.3 Las excepciones no contempladas en este documento deben ser consultadas y aprobadas por el
Gerente de la Unidad de Negocio.

4. Terminología y Definiciones

Corresponde a la propiedad, planta y equipo tangible que posea una


entidad para su uso en producción o suministro de servicios, para
 Activo fijo
arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos; y, que se espere
usar durante más de un ejercicio económico.
Corresponde al término utilizado por la Unidad de Negocio para aquellos
 Activo fijo en activos fijos que se utilizan directamente en la transmisión de energía y
operación actividades derivadas. En esta categoría se encuentran la siguiente clase
de activos: terrenos y servidumbres, edificios y estructuras, equipos y
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subestaciones, postes, torres y accesorios, conductores y accesorios


aéreos de transmisión, conductores y accesorios subterráneos de
transmisión, equipos de telecomunicaciones y fibra óptica, edificios y
estructuras, equipos de laboratorio e ingeniería.
Corresponde al Departamento o Sección de la Unidad de Negocio que
 Área Requirente
solicita el inicio de una actividad a un tercero.
Es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un
 Depreciación
bien por el uso que se haga de él durante su vida útil.

 Política Criterio o directriz elegida que regula un proceso.

 Procedimiento Forma especificada para llevar a cabo un proceso.

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las


 Proceso
cuales transforman elementos de entrada en resultados.

 Responsable Corresponde al funcionario que realiza la actividad.


Corresponde al funcionario diferente a aquel que realizó la actividad y está
 Revisor
designado a revisar su resultado.
Corresponde al Subgerente; y, en el caso de que el Departamento dependa
 Titular del Área directamente de la Gerencia de la Unidad de Negocio, el Titular
corresponderá al Jefe del Departamento.
 Transferencia Es una acción por la cual un activo es cambiado de ubicación geográfica.
Corresponde al conjunto de activos de similares características,
 Unidades de debidamente identificados dentro de un proyecto. La unidad de propiedad
propiedad es tratada como un elemento individual o un conjunto de elementos dentro
de los Activos Fijos en Operación de la Unidad de Negocio.
Es el importe por el cual podría ser intercambiado un activo, o cancelado
 Valor razonable un pasivo, entre partes interesadas y debidamente informadas, en una
transacción realizada en condiciones de independencia mutua.
Corresponde al periodo durante el cual se espera utilizar el activo
 Vida útil
depreciable por parte de la entidad.

5. Responsabilidades

5.1 Es responsabilidad de los servidores involucrados en el proceso realizar sus actividades


relacionadas de acuerdo a lo que se detalla en el presente documento.

5.2 Es responsabilidad del Titular del Área involucrado en el proceso establecer y notificar al
Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad cualquier cambio al presente
documento.

5.3 Es responsabilidad del Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad aplicar los


cambios al presente documento y socializarlo a los involucrados.
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6. Políticas

6.1 Generales

6.1.1 Reconocimiento de Activos Fijos en Operación


Una partida debe ser reconocida como un activo fijo cuando:

 Es probable que fluyan hacia la Unidad de Negocio beneficios económicos


futuros asociados con el activo; y
 El costo del activo para la Unidad de Negocio puede ser cuantificado
confiablemente.

Una partida de activo fijo constituye todos los bienes tangibles o derechos de
propiedad que dispone la entidad, susceptibles de contabilizarse y reflejarse como
tales en los estados financieros, siempre y cuando cumplan si y solo sí las siguientes
condiciones:

 Constituir propiedad de la entidad


 Utilizarse en las actividades de la entidad o estar entregados en comodato y no
estar destinados para la venta
 Tener una vida útil superior a un año

6.1.2 Valoración en el momento del reconocimiento de Activos Fijos en Operación


Una partida de activo fijo que califica para reconocimiento debe ser cuantificada
inicialmente a su costo.

El costo de los elementos para su reconocimiento comprende:

 El precio de adquisición, incluidos los aranceles de importación y los impuestos


indirectos no recuperables que recaigan sobre la adquisición, después de
deducir cualquier descuento comercial o rebaja del precio;
 Cualquier coste directamente relacionado con la ubicación del activo en el lugar
y en las condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por
la dirección;
 La estimación inicial de los costes de desmantelamiento o retiro del elemento,
así como la rehabilitación del lugar sobre el que se asienta, cuando constituyan
obligaciones en las que incurra la entidad como consecuencia de utilizar el
elemento durante un determinado periodo, con propósitos distintos del de la
producción de existencias durante tal periodo.

Algunos elementos de activo fijo pueden haber sido adquiridos a cambio de uno o
varios activos no monetarios, o de una combinación de activos monetarios y no
monetarios. El costo de dicho elemento de activo fijo se medirá por su valor
razonable.
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6.1.3 Mantenimiento de documentación soporte


Es obligación del Responsable de Activos Fijos en Operación mantener la
documentación soporte de todas las construcciones liquidadas y en general cualquier
documentación soporte que haya dado origen a cualquier movimiento de Activos Fijos
en Operación.

6.1.4 Responsabilidad sobre Activos Fijos en Operación


Conforme a lo establecido en el Reglamento General de Bienes del Sector Público, es
obligación de la máxima autoridad de la Unidad de Negocio, el orientar y dirigir la
correcta conservación y cuidado de los bienes públicos que han sido adquiridos o
asignados para uso y que se hallen en poder de la entidad a cualquier título. El
Reglamento General de Bienes del Sector Público establece que el daño, pérdida o
destrucción de un bien, por negligencia comprobada o su mal uso, no imputable al
deterioro normal de las cosas, será de responsabilidad del servidor que lo tiene a su
cargo, y de los servidores que de cualquier manera tienen acceso al bien, cuando
realicen acciones de mantenimiento o reparación por requerimiento propio o del
usuario; salvo que se conozca o compruebe la identidad de la persona causante de la
afectación al bien.

6.1.5 Bajas por obsolescencia, pérdida, robo o hurto


Acorde a normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector
Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que dispongan de recursos
públicos los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o
hayan sido motivo de pérdida, robo o hurto, serán dados de baja de manera oportuna.

Esta actividad se efectuará una vez cumplidas las diligencias y procesos


administrativos que señalen las disposiciones legales vigentes, dejando evidencia
clara de las justificaciones, autorizaciones y su destino final.

Para proceder a la baja de bienes por su mal estado de conservación, obsolescencia,


pérdida, robo o hurto, se observarán las disposiciones del Reglamento General
Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público, del Manual
General de Administración y Control de los Activos Fijos del Sector Público, la
normativa de contabilidad emitida por el Ministerio de Finanzas y demás
reglamentación interna emitida por la entidad.

Si la pérdida de un bien, que fue debidamente denunciada, es declarada por el Juez


competente como hurto o robo en sentencia ejecutoriada se levantará el acta de baja
correspondiente y se procederá a la exclusión de los registros contables
disminuyendo de la cuenta respectiva.

Si la baja procediere de una pérdida o destrucción injustificada, al servidor


responsable se le aplicará la sanción administrativa que corresponda y cuando el
caso lo amerite, se le exigirá además la restitución del bien con otro de igual
naturaleza o la reposición de su valor a precio de mercado.
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6.1.6 Protección de Activos Fijos en Operación


Todo activo fijo que adquiera o construya la Unidad de Negocio deberá ser
asegurado, la Subgerencia Administrativa por medio del Departamento de Seguros
anualmente deberá verificar que las pólizas de seguro de activos fijos se encuentran
vigentes y sean suficientes para cubrir el valor del activo contra riesgos previstos.

6.2 Control de construcciones en proceso

6.2.1 Líder del Proyecto


Cada proyecto tendrá un Líder de Proyecto que será responsable de todos los
movimientos que se realicen durante su construcción. Adicionalmente, será
responsable de liquidar la obra en todos sus componentes y firmar el acta de
liquidación de obra final para su posterior activación.

6.2.2 Administrador de Contrato


Cada contrato que se celebre durante la obra en construcción, tendrá un
Administrador de Contrato que será el responsable de verificar que las cláusulas
establecidas en el contrato se cumplan de acuerdo a lo acordado con el proveedor.
Adicionalmente, será responsable de la liquidación del contrato.

6.2.3 Etapa de construcción de activos fijos


Todos los costos incurridos durante la etapa de construcción de un proyecto deberán
ser registrados en las cuentas construcción en proceso designadas para el efecto.

6.2.4 Reconocimiento de avance de obra


El avance de obra por servicios contratados será reconocido en libros contables
mensualmente.

Cada mes antes del cierre de estados financieros, el Líder del Proyecto enviará un
informe revisado por la Subgerencia a cargo del proyecto al Jefe de Contabilidad y en
base a esta información el Responsable de Activos Fijos en Operación registrará el
avance de obra.

6.2.5 Costos excluidos


Los costos de administración y otros costos generales indirectos no son un
componente del activo a menos que puedan ser directamente atribuidos a la
adquisición del activo o que puedan poner el activo en condición de operar.

Costos de arranque y costos similares de pre-producción no forman parte del costo


de un activo, a no ser que sean necesarios para poner el activo en condiciones de
operar.

6.2.6 Otros costos


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Los otros costos cargados a los proyectos en construcción deberán cumplir


estrictamente con los criterios para reconocimiento de costos para Activos Fijos en
Operación. Estos costos deberán ser aprobados por el Líder del Proyecto.

6.3 Liquidación y registro de obras

6.3.1 Liquidación y activación de proyectos


Una vez que los proyectos han sido culminados, el Subgerente a cargo del proyecto y
el Líder de Proyecto notificarán al Jefe de Contabilidad la fecha en la que el proyecto
ha iniciado sus operaciones conforme a lo establecido por la Gerencia de la Unidad
de Negocio. El Jefe de Contabilidad en conjunto con el Responsable de Activos Fijos
en Operación organizará la documentación soporte correspondiente para realizar la
liquidación del proyecto que será revisada con el Líder de Proyecto. Por esta
liquidación se firmará un acta final de liquidación de proyecto por parte de todos los
responsables.

6.3.2 Activación de proyectos


Los proyectos en operación y liquidados serán activados contablemente posterior a la
firma del acta final de liquidación de proyecto desde la fecha de operación del
proyecto.

6.4 Transferencia de unidades de propiedad y elementos entre locaciones

6.4.1 Notificación de transferencias de Activos Fijos en Operación


Sin excepción, toda transferencia de unidades de propiedad o sus elementos que se
realice y que altere la ubicación o naturaleza de estos serán notificados al
Responsable de Activos Fijos en Operación por parte de la Subgerencia responsable
de la realización de la transferencia.

La Subgerencia responsable de la realización de la transferencia notificará al


Departamento de Contabilidad de la Unidad de Negocio, todas aquellas
transferencias realizadas entre locaciones de forma quincenal de forma que los
registros de Activos Fijos en Operación puedas ser actualizados de forma oportuna.

6.5 Traspaso a bodega para baja

6.5.1 Baja de Activos Fijos en Operación


Sin excepción, toda baja deberá ser comunicada al Responsable de Activos Fijos en
Operación mediante informe técnico emitido por la Subgerencia Requirente.

6.5.2 Retiros y bajas de Activos Fijos en Operación


Una partida de activo fijo debe ser eliminada de los estados financieros a su
disposición o cuando el activo es retirado permanentemente del uso y no se esperan
futuros beneficios económicos por disponer del activo fijo.
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6.6 Erogaciones posteriores

6.6.1 Erogaciones posteriores y sustitución de partes


Las erogaciones subsecuentes relacionadas con una partida de activo fijo en
operación que ha sido ya reconocida deben ser añadidas al valor en libros del activo
cuando es probable que fluyan hacia la Unidad de Negocio beneficios económicos
futuros en exceso del estándar de comportamiento originalmente valorado del activo
existente, de lo contrario todas las erogaciones subsecuentes deben ser reconocidas
como un gasto en el período en que son incurridas.

Sin excepción, toda erogación deberá ser comunicada al Responsable de Activos


Fijos en Operación para su activación.

Si la Unidad de Negocio sustituye un bien de sus Activos Fijos en Operación,


entonces dará de baja el importe en libros de la parte sustituida, con independencia
de si esta parte se hubiera depreciado de forma separada. Si no fuera practicable
para la entidad determinar el importe en libros del elemento sustituido, podrá utilizar el
costo de la sustitución como indicativo de cuál era el costo del elemento sustituido en
el momento en el que fue adquirido o construido.

6.7 Depreciación

6.7.1 Depreciación de Activos Fijos en Operación


Se depreciará de forma independiente cada elemento por clase de activo fijo en
operación que tenga un costo significativo con relación al costo total. El cargo por
depreciación de cada ejercicio se reconocerá en el resultado del ejercicio.

6.7.2 Método de depreciación de Activos Fijos en Operación


Los activos se depreciarán en línea recta. El método de depreciación aplicado a
Activos Fijos en Operación debe ser revisado anualmente y, en el caso de existir un
cambio significativo en el patrón esperado de beneficios económicos por ese activo,
el método debe ser cambiado para reflejar este patrón.

Cuando es necesario un cambio en el método de depreciación, éste debe ser


contabilizado como un cambio en el estimado contable. El cargo por depreciación
para el período actual y futuros deberá ser ajustado.

6.7.3 Importe depreciable y período de depreciación para Activos Fijos en Operación


El importe depreciable de un activo se distribuirá de forma sistemática a lo largo de su
vida útil.

La vida útil determinada por clase de activo fijo en operación de la Unidad de Negocio
se muestra en la siguiente tabla:
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% de depreciación
Clase de Activos Fijos en Operación Años anual
Terrenos - -
Edificios y estructuras 20 5%
Equipos y subestaciones 30 3,33%
Postes, Torres y Accesorios 45 2,22%
Conductores y accesorios aéreos de transmisión 45 2,22%
Conductores y accesorios subterráneos de
transmisión 30 3,33%
Equipos de Telecomunicaciones y Fibra óptica 10 10%
Carreteras, caminos y puentes 20 5%
Equipos de subestaciones 30 3,33%
Terrenos y servidumbres - -
Edificios y estructuras 20 3,33%
Equipos de laboratorio e ingeniería 10 10%

6.7.4 Revisión de vida útil de Activos Fijos en Operación


La vida útil de una partida de activo fijo en operación debe ser revisada anualmente y,
si las expectativas son significativamente diferentes de los estimados previos, el
cargo por depreciación para el período actual y futuros debe ser ajustado.

6.8 Determinación de ajustes y revaluaciones

6.8.1 Ajustes por deterioro y revaluaciones para Activos Fijos en Operación


El análisis para determinación de ajustes por deterioro o revaluaciones de Activos
Fijos en Operación se realizará anualmente y estará a cargo del Jefe de Contabilidad
y Subgerencia Financiera.

6.8.2 Valoración posterior al reconocimiento de Activos Fijos en Operación


La entidad elegirá como política contable el modelo de revalorización, y aplicará esa
política a todos los elementos que compongan una clase de activo fijo. Este modelo
consiste en que con posterioridad al reconocimiento de un bien como activo, un
elemento de activo fijo cuyo valor razonable pueda medirse con fiabilidad, se
contabilizará por su valor revalorizado, que es su valor razonable, en el momento de
la revalorización, menos la depreciación acumulada y el importe acumulado de las
pérdidas por deterioro de valor que haya sufrido.

Las revalorizaciones se harán con suficiente regularidad, para asegurar que el


importe en libros, en todo momento, no difiera significativamente del que podría
determinarse utilizando el valor razonable en la fecha del balance.
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7. Procedimiento

7.1 Control de construcciones en proceso


Involucrados: Subgerencia Requirente (Subgerencia de Proyectos de Expansión,
Subgerencia de Servicios del Sistema Nacional Interconectado SNI o Subgerencia de
Operación y Mantenimiento, Subgerencia de 500KV), Jefe de Contabilidad, Líder del
Proyecto, Responsable de Construcciones en Procesos en Contabilidad y Responsable de
Activos Fijos en Operación.

7.1.1Solicitar apertura de centro de costo y número de proyecto: Ante el inicio de un


proyecto, el Titular de la Subgerencia requirente sea esta Subgerencia de Proyectos
de Expansión, Subgerencia de Servicios del Sistema Nacional Interconectado o
Subgerencia de Operación de Mantenimiento, solicita al Jefe de Contabilidad
mediante memorándum la apertura en el sistema de un nuevo centro de costo y
número de proyecto en el que se imputarán los costos del nuevo proyecto en
construcción.

7.1.2Crear y notificar nuevo centro de costo y número de proyecto: El Jefe de


Contabilidad recibe el memorándum y solicita al Responsable de Construcciones en
Procesos en Contabilidad proceda con la creación del centro de costo y número de
proyecto en el sistema contable.

Una vez creado el centro de costo y número de proyecto, el Jefe de Contabilidad


emite memorándum con detalle del número de centro de costo y número de proyecto
creados y lo envía a la Subgerencia requirente.

7.1.3Notificar apertura de centro de costo y número de proyecto: La Subgerencia


requirente notifica a cada uno de los departamentos involucrados la apertura de
centro de costo y número de proyecto a fin de que todos los rubros incurridos durante
la ejecución del proyecto sean registrados en los mismos.

7.1.4Registrar costos a cuentas de obras en construcción: Conforme el progreso del


avance de obra de un proyecto, la Subgerencia requirente envía los costos incurridos
por concepto de prestación de servicios y otros costos al Departamento de
Contabilidad junto con las planillas y solicitudes de pago respectivas. El
Departamento de Contabilidad realiza el registro de facturas conforme lo establecido
en el subproceso: Procesamiento de Solicitudes de Pago. (Ver subproceso:
Procesamiento de Solicitudes de Pago)

Al momento de realizar el registro en el sistema los costos incurridos son cargados a


la cuenta de obras en construcción para su posterior liquidación en el subproceso:
Liquidación y registro de obras. (Ver subproceso: Liquidación y registro de obras)
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7.2 Liquidación y registro de obras


Involucrados: Subgerencia requirente (Subgerencia Financiera, Subgerencia de Proyectos
de Expansión, Subgerencia de Servicio del Sistema Nacional Interconectado SIN o
Subgerencia de Operación de Mantenimiento), Jefe de Contabilidad, Líder de Proyecto,
Responsable de Activos Fijos en Operación, Responsable de Subgerencia de Operación y
Mantenimiento, Responsable de Construcciones en Proceso en Contabilidad, Responsable
de Inventarios y Bodegas

7.2.1Notificar proyectos en operación y solicitar cierre de cuenta: Una vez que un


proyecto es entregado por parte de la Subgerencia requirente a la Subgerencia de
Operación y Mantenimiento, se suscribe documento Acta Entrega-Recepción
indicando que el proyecto se encuentra listo para iniciar su operación conforme a los
lineamientos establecidos por la Gerencia. El acta suscrita es comunicada mediante
memorándum al Jefe de Contabilidad de tal forma que se da inicio a la liquidación y
registro de obra.

Una vez notificado el inicio de operación de la obra, el Jefe de Contabilidad realiza el


cierre de la cuenta del proyecto en construcción en el sistema.

7.2.2Liquidar materiales cargados al proyecto: El Responsable de Construcciones en


Proceso en Contabilidad obtiene desde el sistema contable el detalle de los
materiales registrados al proyecto en libro mayor, el detalle es conciliado entre el
Responsable de Inventario y Bodegas, Líder del Proyecto, Administrador del Contrato
y Responsable de Construcciones en Proceso en Contabilidad con el reporte de
egresos y reingresos de inventarios a cargo del Responsable de Inventarios y
Bodegas. Adicionalmente, el Líder del Proyecto verifica que los montos producto de
esta conciliación de materiales son conformes. En el caso de que los rubros por
materiales no concilien, se procede a revisar inconsistencias y de ser necesario se
imputan los materiales en el proyecto adecuado.

El Responsable de Inventarios y Bodegas elabora el acta de liquidación de materiales


utilizados en el proyecto, la cual incluye anexo y respaldos (de egresos de materiales
y reingresos de materiales sobrantes de obra). El acta de liquidación de materiales
utilizados en el proyecto es revisada y firmada por el Líder del Proyecto, Responsable
de Construcciones en Proceso en Contabilidad y Responsable de Inventarios y
Bodegas.

7.2.3Liquidar costos por contratos de servicio al proyecto: El Responsable de


Construcciones en Proceso en Contabilidad obtiene un detalle de los costos cargados
al proyecto contablemente por concepto de contratos de servicio. Adicionalmente, el
Líder del Proyecto entrega las planillas de los contratos de servicios del proyecto y las
actas finales de entrega - recepción. Si los costos concilian continua el proceso de
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liquidación. En el caso de que no concilien se revisan e imputan los costos por


contratos de servicios en el proyecto adecuado.

7.2.4Liquidar otros costos atribuibles al proyecto: El Responsable de Construcciones en


Proceso en Contabilidad obtiene un detalle de todos los costos cargados al proyecto
contablemente por concepto de otros costos. Adicionalmente, el Líder del Proyecto
verifica otros costos cargados en el proyecto. Si los costos concilian continua el
proceso de liquidación. En el caso de que estos no concilien se revisan e imputan los
otros costos en el proyecto adecuado.

7.2.5Asignar unidades de propiedad en base a caracterización técnica: Una vez que la


liquidación de materiales ha sido suscrita, el Líder del Proyecto asigna las unidades
de propiedad sobre la base de la caracterización técnica disponible en el sistema.

El Responsable de Activo Fijos en Operación solicita al Departamento de Seguros la


clasificación de los bienes en las pólizas de seguros correspondientes.

7.2.6Prorratear costos por contratos de servicios y otros costos: Una vez que se
encuentran establecidas las Unidades de Propiedad, el Responsable de Activos Fijos
en Operación elabora un documento que incluye el total del costo de materiales por
Unidades de Propiedad y el porcentaje de cada una en relación al costo total del
proyecto. En base al porcentaje establecido los costos de contratos de servicios y
otros costos son prorrateados a fin de obtener el costo de cada unidad de propiedad.

7.2.7Certificación de existencia de unidad de propiedad del proyecto: Una vez que los
costos se encuentran distribuidos en Unidades de Propiedad, el Líder del Proyecto
junto con el Responsable de Activos Fijos en Operación realizan la verificación física
in situ del proyecto, certificando la existencia de unidades de propiedad del proyecto.

7.2.8Registrar activo fijo en operación: El Jefe de Contabilidad aprueba la activación del


proyecto como activo fijo dentro del sistema integrado.

El Responsable de Activos Fijos en Operación registra en el sistema el proyecto con


las Unidades de Propiedad, vida útil y cuentas contables respectivas. Adicionalmente,
el Responsable de Activos Fijos en Operación genera desde el sistema el reporte de
alta del proyecto.

El Responsable de Construcciones y Procesos en Contabilidad valida los ingresos al


activo fijo en operación a las cuentas contables y liquida el proyecto en el sistema
para que este se refleje en el módulo contable de la Unidad de Negocio.

7.2.9Elaborar acta final de liquidación del proyecto: Una vez cerrado y activado el
proyecto, el Responsable de Activos Fijos en Operación elabora el documento Acta
final de liquidación del proyecto con el detalle de antecedentes y valor total incurrido
en el proyecto.
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Posteriormente, el documento Acta final de liquidación del proyecto es firmado por el


Subgerente requirente, Líder del Proyecto, Jefe de Contabilidad.

7.2.10 Notificar activación del bien al Departamento de Seguros: El Jefe de Contabilidad


mediante memorándum notifica al Departamento de Seguros la activación final de un
bien en operación, de tal forma que el mismo pueda ser incluido en póliza de seguro
respectiva conforme a los lineamientos establecidos por la Subgerencia
Administrativa.

7.3 Transferencia de unidades de propiedad y elementos entre locaciones


Involucrados: Jefe de Inventarios y Bodegas, Responsable del movimiento del bien,
Responsable de Activos Fijos en Operación, Revisor de Contabilidad y Jefe de Contabilidad

7.3.1Notificar transferencia entre instalaciones en operación: Una vez transferido


cualquier tipo de bien que se encuentre en operación, el Subgerente requirente
elabora memorándum de transferencia de bienes dirigido al Jefe de Contabilidad, la
cual incluye detalle de características técnicas del activo a ser transferido, estado del
activo motivo de la transferencia, lugar de transferencia y firma de responsabilidad.
La solicitud es enviada al Departamento de Contabilidad.

7.3.2Ingresar bienes a bodegas: En caso de que el bien transferido deba ser ingresado a la
bodega, se notifica mediante memorándum dirigido al Jefe de Contabilidad y Jefe de
Inventarios y Bodegas el ingreso a inventarios para su control y uso posterior. (Ver
subproceso: Reingreso a bodega).

7.3.3Actualizar módulo de Activos Fijos en Operación: En base al memorándum enviado


por el Responsable de la transferencia, el Responsable de Activos Fijos en Operación
actualiza la información en el módulo de Activos Fijos en Operación.

7.3.4Generar reporte de transferencias de bienes: Mensualmente, el Responsable de


Activos Fijos en Operación genera el reporte de bienes. Dicho reporte y
documentación soporte es enviado al Revisor de Contabilidad para su revisión.

7.3.5Revisar transferencias de bienes: El Revisor de Contabilidad revisa el reporte


generado por el Responsable de Activos Fijos en Operación

7.4 Traspaso a bodega para baja


Involucrados: Subgerencia de Operación y Mantenimiento, Jefe de Contabilidad,
Responsable de la baja, Responsable de Activos Fijos en Operación y Responsable de
Inventarios y Bodegas.

7.4.1Notificar Activos Fijos en Operación a ser considerados para baja: La Subgerencia


Requirente notifica por medio del reporte técnico, el estado del bien a la Subgerencia
Financiera aquellos bienes que se encuentran inservibles, obsoletos o hubiesen
dejado de usarse y si estos son susceptibles de baja o como reingreso a bodega.
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Grupo: Administración de Activos Fijos
Fecha: 31/01/2013
Proceso: Activos Fijos en Operación
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7.4.2Verificar informe técnico de baja de activos: El Responsable de Activos Fijos en


Operación valida que el Reporte Técnico de Estados de Bienes contenga toda la
información que permita identificar a la Unidad de Propiedad a ser dada de baja. Una
vez que se identifica el ítem en el Módulo de Activos Fijos el informe es enviado para
revisión al Jefe de Contabilidad.

El Responsable de Activo Fijo en Operación verifica la Unidad de Propiedad en el


módulo de Activos Fijos, en donde se determina el costo en libros a la fecha.

7.4.3Autorizar baja de bienes: El Jefe de Contabilidad autoriza la baja del bien en el sistema
de activos fijos.

Así mismo el Revisor de Contabilidad regulariza en el sistema contable los valores


residuales de los bienes dados de baja si existieran.

7.4.4Registrar baja de bienes: El Responsable de Activos Fijos en Operación registra en el


sistema la baja de bienes autorizada por el Jefe de Contabilidad conforme a lo
indicado en el Reporte Técnico de Estados de Bienes. El Responsable de Activos
Fijos en Operación emite el documento de baja de bienes incluyendo la información
del estado de los bienes.

7.4.5Recibir bienes en bodega: Una vez que los bienes son enviados a bodega, el
Responsable de Inventario y Bodega firma el documento de baja como constancia de
recepción de bienes. Los bienes son colocados y clasificados como “bienes para la
baja” en la bodega.

Posteriormente, los bienes clasificados para la baja definitiva se dispondrán de


acuerdo a las políticas correspondientes por el Departamento de Inventarios y
Bodegas. (Ver subproceso: Disposición de bienes para enajenación o baja).

7.4.6Elaborar anexo de activos fijos: Mensualmente, el Responsable de Activos Fijos en


Operación elabora un anexo de activos fijos que es enviado al Revisor de
Contabilidad en conjunto con la documentación soporte correspondiente de las bajas
realizadas para la conciliación en el proceso de cierre contable.

Para detalles de conciliación, dirigirse al subproceso Conciliación de cuentas y


pruebas departamentales. (Ver subproceso: Conciliación de cuentas y pruebas
departamentales)

7.5 Erogaciones posteriores


Involucrados: Jefe de Contabilidad, Responsable de la custodia y Responsable de Activos
Fijos en Operación.

7.5.1Notificar erogaciones posteriores: El Responsable de la erogación del bien notifica


por medio de un informe al Jefe de Contabilidad erogaciones realizadas en un bien. El
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informe debe incluir el bien afectado, el costo, las características técnicas y fecha de
instalación de la erogación.

7.5.2Revisar erogación posterior: El Jefe de Contabilidad revisa el informe de erogación e


identifica la partida que debe ser activada. Posteriormente, el Jefe de Contabilidad
aprueba la activación en sistema de la erogación realizada.

7.5.3Activar erogación posterior: El Responsable de Activos Fijos en Operación realiza la


activación en el módulo de Activos Fijos en Operación.

7.5.4Notificar al Departamento de Seguros: El Responsable de Activos Fijos en Operación


notifica vía correo electrónico al Departamento de Seguros la erogación realizada
para su respectiva gestión.

7.5.5Elaborar anexo de activos fijos: Mensualmente, el Responsable de Activos Fijos en


Operación elabora un anexo de activos fijos, el mismo es enviado al Revisor de
Contabilidad en conjunto con la documentación soporte correspondiente de
erogaciones para su conciliación en el proceso de cierre contable. Para detalles de
conciliación dirigirse al subproceso Conciliación de cuentas y pruebas
departamentales. (Ver subproceso: Conciliación de cuentas y pruebas
departamentales)

7.6 Depreciación
Involucrados: Revisor de Contabilidad y Responsable de Activos Fijos en Operación.

7.6.1Calcular automáticamente depreciación de activos fijos: El sistema calcula


mensualmente y de manera automática la depreciación de los bienes registrados en
el módulo de activos fijos en base a los porcentajes establecidos por el Departamento
Contable por clase de activo. El sistema genera automáticamente el asiento contable
de depreciación.

7.6.2Elaborar anexo de activos fijos: Mensualmente, el Responsable de Activos Fijos en


Operación elabora un anexo de activos fijos, el mismo es enviado al Revisor de
Contabilidad en conjunto con la documentación soporte correspondiente de los
movimientos para su conciliación en el proceso de cierre contable. Para detalles de
conciliación dirigirse al subproceso Conciliación de cuentas y pruebas
departamentales. (Ver subproceso: Conciliación de cuentas y pruebas
departamentales)

7.7 Determinación de ajustes por deterioro y revaluaciones


Involucrados: Subgerencia Financiera y Jefe de Contabilidad.

7.7.1Solicitar análisis de deterioro y revaluaciones: Anualmente, el Jefe de Contabilidad


analiza partidas de activos fijos para determinar posibles ajustes por deterioro o
revaluaciones de activos fijos según las Normas Contables vigentes. Para ello solicita
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a la Subgerencia Financiera la realización de una evaluación técnica que permita


determinar si el costo de los activos fijos en libros es razonable a la fecha de análisis.

7.7.2Autorizar análisis de deterioro y revaluaciones: El Subgerente Financiero autoriza la


realización de una evaluación técnica y financiera que permita determinar si el costo
de los activos fijos en libros es razonable a la fecha de análisis.

Si la Unidad de Negocio no cuenta con los recursos necesarios para realizar una
evaluación técnica y financiera se acudirá a un proveedor externo el cual cumpla los
requerimientos establecidos para este servicio. (Ver proceso: Aprobación del Proceso
y Elaboración de Pliegos).

7.7.3Solicitar evaluación al área pertinente: En caso de que el personal de la Unidad de


Negocio cuenten con las habilidades y experiencia necesaria para medir fiablemente
si el costo en libros de los Activos fijos es razonable, El Jefe de Contabilidad solicita la
realización de una evaluación técnica y financiera al personal pertinente de la Unidad.

7.7.4Recibir resultados y aprobar ajustes identificados: El Subgerente Financiero recibe


resultados técnicos y financieros de la evaluación de deterioro y revaluaciones
realizada. En caso de requerir realizar ajustes a los registros contables se procederán
a registrar asientos manuales conforme a lo establecido en el subproceso Registro de
asientos manuales. (Ver subproceso: Registro de asientos manuales)

8. Inventario de Entradas - Salidas y Aplicaciones Tecnológicas

Cód. Subproceso Entradas Salidas Aplicación


 Solicitud de
 Registro de
Control de apertura de
costos en centro
7.1 construcciones en centro de costo y  IFS
de costo y
proceso número de
proyecto
proyecto
 Notificación de
 Reconocimiento
Liquidación y registro de proyectos
7.2 de Activos Fijos  IFS
obras concluidos en
en Operación
operación
Transferencia de  Notificación de  Actualización de
unidades de propiedad y Activos Fijos en información en
7.3  IFS
elementos entre Operación a módulo de
locaciones transferirse activos fijos
 Notificar Activos
Traspaso a bodega para  Elaborar anexo
7.4 Fijos en  IFS
baja de activos fijos
Operación a ser
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considerados
para baja
 Notificación de
 Reconocimiento
erogación
de erogaciones
7.5 Erogaciones posteriores posterior de  IFS
posteriores de
activos fijos
activos fijos

 Utilización de  Reconocimiento
activos fijos de la
7.6 Depreciación  IFS
durante su vida depreciación de
útil activos fijos
 Evaluación  Ajustes por
Determinación de técnica de la deterioro o
7.7  IFS
ajustes y revaluación valoración de revaluación de
activos fijos activos fijos

9. Referencias

9.1 Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público.

9.2 Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Control Público y de las Personas
Jurídicas de Derecho Privado que dispongan de Recursos Públicos.

9.3 Acuerdo N° 012 CG (Manual General de Administración y Control de los Activos Fijos del Sector
Público).

9.4 Norma Internacional de Contabilidad (NIC) 16, Propiedad, Planta y Equipo.

9.5 Resolución No. CELC EP-GUN-TRA-007-2012

9.6 Memorando No. CELEC EP-TRANS-VAF-dfi-10726-11

10. Difusión

10.1 Este procedimiento será distribuido por el Departamento de Programación, Seguimiento y


Calidad a través de la intranet de CELEC EP – Unidad de Negocio Transelectric.

10.2 El original de este procedimiento permanecerá en el Departamento de Programación,


Seguimiento y Calidad. Procedimiento sin restricción de acceso.

10.3 La última versión de este procedimiento se encuentra en la Intranet o la copia del mismo
puede ser obtenida a través del Responsable de Programación, Seguimiento y Calidad, quién
administra las versiones impresas originales de los documentos.