24/01/2016 How To Hold A Telephone Conversation In English - Inglês artigos para aprendizado - italki

Página inicial Aulas profissionais Tutoria informal Tutoria instantânea Artigos Comunidade

How To Hold A Telephone Conversation In English
 3176  20 6

Inglês
Outros artigos em destaque

Improve Your Word
Power: 6 Tips For
Building Vocabulary
Inglês
Learn a new language as fast as
possible with these effective

 8222  71  18

 Usha

Veja todos os english artigos

By Jack Davidson
quinta­feira Jan 14 2016
Pretty Amazing
Prepositions Of
Place: In, On, At,
 
And More!
Is the cat in the tree or is the cat
Speaking on the telephone can be a difficult skill to master in a foreign language. First of all,
on the tree? Try these fun
there are no visual clues (such as facial expressions or body language) to help us understand exercises to help you remember
what the person on the other end of the line is saying. We might also experience technical to use correct prepositions in
English.
issues (background noise, call quality) which would affect our ability to communicate well.
Lastly, telephone English has its own unique set of phrases and vocabulary that we need to be  9235  75

aware of when attempting a real telephone conversation.
 Rachel Boyce   
 
This article will look at each of these problems as well as ways of overcoming them using
useful vocabulary and phrases. These will make us sound much more confident and articulate For Music Lovers:
when making a call and will give us some language to rely on when things get difficult. Let’s 15 Useful Words
take a more detailed look at the types of problems English learners generally encounter: And Phrases For
  Talking About
Lack of visual clues Music In English
  British people have a real passion
for music and love to talk about
Non­verbal communication is the way we express our emotions and intentions through our the latest songs they have heard.
facial expressions and body language. For an English learner, this is enormously helpful. It As a result, there are many
helps us piece together the meaning of what someone is saying even if we don’t understand informal ways to talk about music
that are commonly used in
every word. When we see that they are frowning, we know it is something negative. When we everyday speech. This article will
see they are smiling, we know it is something positive. However, we can’t do this on a present and explain 15 informal

http://www.italki.com/article/640/how-to-hold-a-telephone-conversation-in-english?utm_source=internal&utm_medium=email&… 1/6
24/01/2016 How To Hold A Telephone Conversation In English - Inglês artigos para aprendizado - italki

telephone call. Instead, we must focus solely on the words they are using, along with any other words and phrases for describing
music which you are not likely to
audible clues, to ensure we are following the conversation accurately.
find in your English textbooks.
 
 7932  36
Technical issues/background noise
 mark_q   
 
Mobile phones are, of course, pretty ubiquitous these days. It is just as likely that we would be
speaking with someone as they walk down the street as it is that they would be in their office.
3 Must­Know
What this means is that we often have to contend with a lot of noise in the background. Cars
whizzing past, construction workers digging up roads, people laughing and talking in the
Language Learning
background; all of these sounds can make it more difficult to communicate over the phone.
Principles
Technical issues are also a problem. With a “bad line,” poor phone reception causes No matter where you are learning
a language (or what language
disruptions in the sound quality and can leave us only hearing a small amount of what someone you're learning), if you don’t know
is saying. these principles, you are at an
extreme disadvantage. These
 
three must­know language
Specific phone language learning principles are sure to
help you.
 
 5974  15
Speaking on the phone also has its own particular conventions in regards to language.
Essentially, we say things differently when we are making a phone call. The difference between  TonyMarshMethod   
opening a call with “Hi, I am Paul” and “Hi, this is Paul” is the difference between sounding like
an English learner and an English native. Learning a few phrases and some specific vocabulary
Veja todos os artigos para aprendizado
can make a world of difference to your confidence and your ability to communicate exactly what
you want to say on a phone call. Of course, it will also allow you to understand the other
speaker much better.
 
Levels of formality
 
To make this even harder, we may have to alter our level of formality depending on who is on
the other end of the line. When calling a friend or someone we know personally, we can be very
informal, but if the purpose of our call is professional (for example, a business contact we do
not know well) then we may have to use slightly different language. Being able to use this
language well can really make the difference in our English by making us sound professional,
polite and well­spoken. Conversely, using the wrong level of formality in certain situations can
make us appear rude or arrogant.
 

Useful language
 
We are going to focus on tackling each of the four issues above with some crucial telephone
language below. In addition to useful phrases for opening/closing a telephone call, we’ll look at
ways of overcoming problems such as asking the person on the other end of the line to repeat
themselves, or explaining that we haven’t understood something.
 
Opening a call
 
Formal:
 
Good morning/afternoon/evening, you’re through to Amtav Pharmaceuticals. How
may I direct your call? (British)
Good morning/afternoon/evening, you’ve reached Amtav Pharmaceuticals. How may I
direct your call? (American)
Good morning/afternoon/evening, this is Paul Hertford. Would I be able to speak to Ms
Houghton, please?

http://www.italki.com/article/640/how-to-hold-a-telephone-conversation-in-english?utm_source=internal&utm_medium=email&… 2/6
24/01/2016 How To Hold A Telephone Conversation In English - Inglês artigos para aprendizado - italki

 
Informal:
 
Hello, Sarah speaking.
Hi, this is Paul. Can I speak to Ms Houghton?
 
Asking for clarification/repetition
 
Formal:
 
I’m sorry, I didn’t catch that. Would you mind repeating it?
I’m afraid I didn’t get that last part. Could you say that again?
 
Informal:
 
Sorry, I didn’t catch that. Can you repeat it?
Sorry, I didn’t get that. One more time.
 
Talking about someone’s availability
 
Formal:
 
I’m afraid she’s currently out of the office.
I’m sorry but she’s not available at this moment.
 
Informal:
 
She’s popped out for a while, I’m afraid (British).
She’s stepped out for a while, I’m afraid (American).
She’s not here at the moment.
 

 
Leaving a message (offering)
 
Formal:
 
Would you like to leave a message?
Could I take a message for her?
 
Informal:
 
Do you want to leave a message?
Can I take a message?
 
Leaving a message (asking)
 
Formal:

http://www.italki.com/article/640/how-to-hold-a-telephone-conversation-in-english?utm_source=internal&utm_medium=email&… 3/6
24/01/2016 How To Hold A Telephone Conversation In English - Inglês artigos para aprendizado - italki

 
Would it be possible to leave a message?
Could I leave a message for her to call me back?
 
Informal:
 
Can you let her know I called?
Can you ask her to give me a ring? (British)
Can you ask her to give me a call? (American)
 
Closing a call
 
Formal:
 
Many thanks, goodbye.
Thank you for your help, goodbye.
 
Informal:
 
OK thanks, see you later.
Thanks for that, see you later.
 

Role­play conversations
 
We are going to look at two role­play telephone conversations that will test your ability to use
the phrases we have learnt above. One of them is formal and one of them is informal. Practice
the two conversations with a study partner, making sure to practice both parts A and B in order
to become familiar with all the target language.
 
Telephone conversation one (formal)
 
Paul Hertford (a pharmaceutical company salesman) is calling the managing director of a
different company to arrange the date and time of a business meeting. The managing director
(Ivonne Houghton) is currently out of the office taking her lunch. Her secretary (Susan Dowling)
answers the call.
 
Susan: Answer the phone.
Paul: Explain who you are and the reason for the call.
Susan: Explain that Ms Houghton is not currently available.
Paul: Ask for repetition because of problems with the telephone connection.
Susan: Repeat the information
Paul: Ask to leave a message.
Susan: Agree.
Paul: Leave a message with your name and telephone number.
Susan: Ask for repetition of the telephone number.
Paul: Repeat.
Susan: End the call using an appropriate goodbye.
Paul: Use an appropriate goodbye.
 
http://www.italki.com/article/640/how-to-hold-a-telephone-conversation-in-english?utm_source=internal&utm_medium=email&… 4/6
24/01/2016 How To Hold A Telephone Conversation In English - Inglês artigos para aprendizado - italki
Telephone conversation two (informal)
 
Paul Hertford (a pharmaceutical company salesman) is calling his supervisor to say he will be
late for the team meeting this afternoon because he is stuck in traffic. His supervisor (Andy
Rodriguez) is currently with a client and so is not available. His secretary (Charles Harriott)
answers the call.
 
Charles: Answer the phone.
Paul: Explain who you are and the reason for the call.
Charles: Explain that Andy is not currently available.
Paul: Ask for repetition because of background noise.
Charles: Repeat the information. Ask if Paul wants to leave a message.
Paul: Reply and leave a message explaining where you are and when you will arrive at the
office.
Charles: Ask for repetition of location and estimated arrival time.
Paul: Repeat information.
Charles: End the call using an appropriate goodbye.
Paul: Use an appropriate goodbye.

Image Sources
 
Hero Image by Jamie McCaffrey (CC BY 2.0)
 

Marcadores
SPEAKING   PHRASES  

Compartilhar
 3176  20 6

1 comentários sobre este artigo. Vá ao debate

By Jack Davidson Marcar aula
De Reino Unido
  Ensina Inglês 130 ­ 180 ITC
Português 
Hi, I'm British, 34 years old and a TEFL­qualified English­language
O QUE É O ITALKI? COMO O ITALKI FUNCIONA Cadastrar­se Entrar
teacher with more than five years' experience. I'm looking for
students who want fun and engaging sessions which help them
progress quickly. Let's talk!

Precisa de mais ajuda?
Ache um professor para ajudá­lo a melhorar.

Josh    Peacock (Kujaku) Kaitie   

De Estados Unidos   De Canadá
Idiomas: Inglês , De Romania Idiomas: Inglês ,
Francês , Gaelic Idiomas: Inglês , Japonês , Espanhol ,
(Irish) , Italiano Romanian , Francês , Francês , Chinês
Alemão , Italiano , (Mandarin) ,

http://www.italki.com/article/640/how-to-hold-a-telephone-conversation-in-english?utm_source=internal&utm_medium=email&… 5/6