PROCEDIMIENTO DE GESTION

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A Para Revision Interna 27/09/18

MTM RMV JGO

REV. DESCRIPCIÓN FECHA ELAB. REVISADO APROBADO

JGO CONEL SAC – CONSORCIO ELECTROMECANICO

CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD

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INDICE

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. REFERENCIAS NORMATIVAS

4. DEFINICIONES

5. RESPONSABILIDADES

6. DESARROLLO
6. 1 Emisión e identificación de registros
6. 2 Recolección, clasificación y almacenamiento de registros
6. 3 Protección, recuperación y entrega al cliente
6. 4 Requisitos de registros
6. 5 Configuración de archivos
6. 6 Tiempo de retención
6. 7 Eliminación de archivos

7. ANEXOS

8. HISTORIAL DE REVISIONES

* Toda copia impresa de este documento (Sin el Sello de COPIA CONTROLADA) es un documento NO
CONTROLADO y se debe consultar al encargado del Control Documentario de su vigencia.
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1. OBJETIVO
Establecer el método utilizado por JGO CONEL SAC para llevar a cabo el control de registros de su
Sistema de Gestión de Calidad (SGC).

2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica para controlar todos los registros relacionados con el SGC de JGO CONEL
SAC.

3. REFERENCIAS NORMATIVAS
 ISO 9001 VS 2015 Sistema de gestión de la calidad. Requisitos
 NTP ISO 9000:2007, Sistemas de Gestión de la Calidad: Fundamentos y vocabulario.5ta ed.
 MAN-JGO-SG-001, Manual de Calidad.
 PRO-JGO-SG-G002, Control de documentos.

4. DEFINICIONES
 Documento: Soporte material del conocimiento. Es todo escrito o fuente de información
materialmente susceptible de ser utilizada para consulta, estudio o prueba. Por ejemplo: registro,
especificación, plano, procedimiento, informe.
 Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
 Manual del SGC: Documento que especifica el sistema integrado de gestión de la calidad de una
entidad.
 Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor,
las cuales transforman elementos de entrada en salida (resultados).
 Procedimiento documentado: Documento establecido, documentado, y mantenido por el SGC de
JGO CONEL SAC.
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y
efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.
 Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que
está bajo consideración.
 Formato: Planilla o Formulario utilizado para documentar las actividades de control de un proceso
de gestión u operativo.
 Registro o protocolo: Es el formato con datos y resultados obtenidos, los cuales proporcionan
evidencia de las actividades realizadas.
 QC Índex: Índice de dossier que lista toda la documentación de calidad del proyecto, incluyendo
especificaciones, procedimientos, planos, registros de calidad, certificaciones manuales entre otros.

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 Archivo: Medio físico o magnético en el que se mantienen y conservan los documentos y registros.
 Dossier de Calidad: Archivo ordenado de toda la documentación de calidad del Proyecto, emitido
una vez concluido éste. En algunos proyectos es denominado por el Cliente como Turnover Package
(TOP) o Handover Package.
 Expediente de Obra: También denominado Turnover Package (TOP) o Handover Package, es el
expediente que compila los diferentes Dossiers del Proyecto, es decir el Dossier de Calidad, el de
Seguridad y Medio Ambiente, Oficina Técnica, Contratos, etc. En ocasiones por simplicidad se
denomina "Dossier".

5. RESPONSABILIDADES

5.1 Gestor de calidad

 Asegurar que el personal cuente con los formatos necesarios y vigentes
 Responsable de que se defina el ambiente o lugar donde se almacenara los registros.
 Asegurar el cumplimiento del presente procedimiento

5.2 Usuario
 Emplear solo formatos aprobados por el SGC
 Mantener y disponer de los registros en cuanto dure la obra, el proyecto o determinado proceso
de control.

6. DESARROLLO

6.1 Emisión e identificación de registros

a. Los formatos relacionados a una obra o proyecto en particular deben ser diseñados en base a la
data de formatos de JGO CONEL SAC, de existir adecuaciones, esta se realiza para cada obra.
b. Todo registro estará asociado a un formato debidamente codificado y de acuerdo a la estructura
de la documentación del SGC (ver procedimiento PRO-JGO-SG-G001, Codificación y formato de
documentos)
c. La emisión de registros en obra corresponde al área de construcción (civil, mecánico, eléctrico, u
otra área interesada de control), quien administra los registros es el Jefe de Calidad en obra
quien también verifica las firmas autorizadas.

6.2 Recolección, clasificación y almacenamiento de registros

a. Los registros son elaborados y mantenidos al pie de cada proceso o de estación de trabajo, su
emisión se ejecuta según se realicen los trabajos, los responsables del proceso mantienen el
control de los registros en tanto dure el proceso productivo.
b. Los registros se clasificarán de acuerdo a la organización documental del SGC o de acuerdo a las
condiciones establecidas en cada obra.
c. Los registros se mantendrán en archivos y en ambientes apropiados a fin de evitar daños por el
tiempo que dure el proyecto, luego deben ser entregados al cliente de acuerdo a lo convenido.

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6.3 Protección, recuperación y entrega al cliente

a. Los registros físicos se guardaran en forma ordenada en archivadores apropiados, los que
estarán disponibles en los puntos de uso.
b. Los archivos reunirán las condiciones mínimas de conservación de tal forma que se minimice las
pérdidas o deterioros por accidente, condiciones ambientales, etc.
c. Los registros electrónicos deben contar con un backup, el cual debe ser realizado semanalmente,
y conservado por los responsables de su custodia.
d. Los responsables de la custodia de los archivos de registros lo son también de su cuidado y
mantenimiento.
e. Cuando exista un acuerdo previo, o están establecidos los procedimientos de gestión del cliente
sobre la entrega de registros de la obra, estos serán entregados en original y a medida que se
completen. El Jefe de Calidad debe registrar el cargo de entrega de estos documentos.
f. El Jefe de Calidad organiza el dossier de Obra, al término de la obra (01) una copia del dossier
deberá ser remitido al Gestor de Calidad de la oficina central para su conservación por (02) dos
años con el propósito de respaldar el trabajo realizado en obra y como parte de la garantía del
servicio, salvo otra disposición.

6.4 Requisitos de registros

Todos los registros deben cumplir con:
a. Identificación de fecha de inicio de control.
b. Identificación del proceso o actividad controlada
c. Deben ser legibles
d. Deben tener las firmas completas de los responsables de control
e. No deben tener enmendaduras, borrones ni señalaciones fuera de control.
f. Deben mantenerse en archivos físicos y/o digitales a fin de ser recuperables.

6.5 Configuración de archivos

a. Los registros de datos pueden ser soportados en impreso, o archivo magnético manteniéndose
correctamente ordenados y claramente identificados.
b. Todo archivo magnético, debe mantener su trazabilidad tanto en el sistema como externamente
(en el impreso) debe estar señalada la ruta de acceso definido previamente por la unidad
organizativa.
c. La modificación de un archivo sólo puede ser hecha por el responsable de autoría.

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6.6 Tiempo de retención

Salvo acuerdo contractual con el cliente, los archivos se conservarán durante 02 años a partir de su
fecha de emisión, luego del cual serán eliminados.

6.7 Eliminación de archivos

La eliminación de los archivos estará controlada:
a. Los registros no se destruyen sin autorización previa del responsable del archivo del registro en
mención.
b. Dependiendo del medio en que se encuentre el registro se procederá a su eliminación. En el caso
de papel y microfilm estos pueden ser destruidos, para el caso de archivos informáticos se
procederá a su formateado.

7. ANEXOS

 No aplica

8. HISTORIAL DE REVISIONES

Rev. Fecha Revisión Descripción de Modificaciones

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