Ensayo sobre los Sistemas de Gestión de Calidad

Por: Alejandro Bohórquez

En la actualidad, a causa de que las exigencias del mercado son cada vez mayores y el
entorno empresarial es mucho más competitivo, las empresas se encuentran en la
necesidad de realizar seguimiento permanente de sus procesos para garantizar su
sostenibilidad. No basta sólo con producir; hay que analizar, revisar y hacer un especial
énfasis en mejorar. Para este propósito, se implementan los Sistemas de Gestión de
Calidad y los sistemas relacionados; que consisten de una serie de procesos, acciones y
tareas que involucran un conjunto de elementos; tales como personas, procedimientos,
recursos, estrategias, etc., para lograr el éxito sostenido en una organización.

Más que una ventaja competitiva, los Sistemas de Gestión de Calidad y los sistemas
relacionados en general, se deben considerar como una inversión que le permitirá a la
empresa disponer de la capacidad para satisfacer las necesidades y expectativas de todas
las partes interesadas. A continuación, se analizan por separado diferentes Sistemas de
Gestión de Calidad más representativos para los intereses, productos, servicios, clientes y
procesos de los diferentes tipos de organizaciones existentes; y se detallara en su
importancia y los pasos para su implementación.

Los Sistemas de Gestión que se desarrollaran son los siguientes:

 Sistema de Gestión de Calidad (ISO 9001)

 Sistema de Gestión Ambiental (ISO 14001)
 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (ISO 45001)
 Sistema de Gestión de la Seguridad Alimentaria (ISO 22001)
 Sistema de análisis de peligros y puntos de control críticos (HACCP)
 Sistema Integrado de Gestión (SIG)
 Sistema de Gestión de Calidad del Sector Público (NTCGP 1000)
Existen otros muchos Sistemas de Gestión como por ejemplo el Sistema de Gestión de
Seguridad de la Información (ISO 27001), Sistema de Gestión de Servicios de TI (ISO
20000-1), Sistema de Gestión de Riesgos (ISO 31000), Sistema de Gestión Energética (ISO
50001), Sistema de Gestión de la Continuidad de Negocio (ISO 22301), entre otros, que
tienen una estructura similar a los que se desarrollan en el presente ensayo, y que se
pueden integrar a ellos por medio de las SIG.
  Sistema de Gestión de Calidad (ISO 9001)

Como primera medida se debe precisar que el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) aplica
para cualquier tipo y tamaño de organización. Sin embargo, para el sector público en
específico se desarrolló la NTCGP 1000 que constituye una norma específica ese tipo de
organización. Esta Norma Técnica se desarrolla en ítems posteriores del ensayo.

El SGC es una herramienta perfecta para aquellas organizaciones que desean que sus
productos y servicios cumplan con los máximos estándares de calidad y así lograr y
mantener la satisfacción de sus clientes. Para la implementación de un SGC basado en ISO
9001:2015 se debe dar cumplimiento a los numerales de la norma:

1. Objeto y campo de aplicación

Numerales informativos 2. Referencias normativas
3. Términos y definiciones

4. Contexto de la organización
5. Liderazgo
Numerales con 6. Planificación
requerimientos 7. Apoyo
8. Operación
9. Evaluación del desempeño
10. Mejora.

De manera general, las etapas para una correcta implementación de este sistema son:

1. Diagnóstico de la situación actual.

2. Definir el Mapa de procesos; para visualizarlos mejor y analizar sus interrelaciones.
3. Documentar la Política y el Plan de Calidad
4. Establecer los procedimientos necesarios.
5. Elaborar el Manual de Calidad; donde se describe como la organización esta dando
aplicación a la norma en los diferentes procesos.
6. Capacitaciones para instaurar la filosofía de la norma ISO 9001:2015 y la
importancia de contar con un SGC.
7. Implementar el SGC.
8. Auditoría Interna; para detectar los posibles errores y corregirlos antes de la
auditoría de certificación.
9. Comprobación general; donde se revisa el funcionamiento del SGC, y se identifican
el comportamiento de las áreas tras la implementación del SGC.
10. Definir las acciones correctivas y acciones preventivas; para tratar las no
conformidades que se detecten.
11. Análisis con el objetivo de Mejora Continua; diferenciando entre observaciones que
son No conformidades y las que son Oportunidades de mejora.
12. Auditoría Externa; para obtener la certificación ISO 9001:20015.
  Sistema de Gestión Ambiental (ISO 14001)

En primera instancia, se debe recalcar que el Sistema de Gestión Ambiental (SGMA) aplica
para cualquier tipo y tamaño de organización. Básicamente, esté sistema gira en torno a
conseguir y demostrar una actuación ambiental correcta, en donde se trata de mejorar la
manera en que una empresa controla y reduce su impacto en el medio ambiente. Su
importancia radica en tres principales beneficios:

 Optimización de la gestión de recursos y residuos; por medio de la implementación

de estándares, y que a la final se traduce en una reducción de los costos.
 Reducción de los impactos ambientales negativos y riesgos asociados a la actividad;
por lo que se minimizan los incumplimientos a la norma ambiental y conflictos
ambientales vinculados a pagos directos o indirectos.
 Valiosa herramienta de marketing; diferenciación con respecto a los competidores
como empresa socialmente responsable, implementando marcas de certificación.

Para la implementación de un SGMA basado en ISO 14001:2015 se debe dar cumplimiento

a los numerales de la norma:

1. Alcance
Numerales informativos 2. Referencias normativas
3. Términos y definiciones

4. Contexto de la organización
5. Liderazgo
Numerales con 6. Planificación
requerimientos 7. Soporte
8. Operación
9. Evaluación del desempeño
10. Mejora.

De manera resumida se deben seguir los siguientes pasos:

1. Planificación: Definir la política ambiental, identificar los aspectos ambientales

significativos, tener en cuenta los requisitos legales y definir todos los objetivos y
metas ambiental que se desean conseguir, además de definir un programa de
gestión ambiental.
2. Implantación: Relacionado con la formación, competencia del personal,
documentación del sistema, control de la documentación, control operacional y
establecer los planes de emergencia.
3. Comprobación: Seguimiento y medición de los resultados, se evalúa el cumplimiento
legal. Analizar las no conformidades, aplicar acciones correctivas y preventivas,
registrar los documentos y realizar las auditorías necesarias.
4. Actuación: Se realiza la revisión por la dirección y la certificación del SGA.
  Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (ISO 45001)

La ISO 45001 es la nueva norma de Sistemas de Gestión de la Seguridad y la Salud en el

Trabajo (SG-SST), que sustituirá a la actual OHSAS 18001. Este sistema aplica para
cualquier tipo y tamaño de organización, y se centra en mejorar las condiciones laborales y
el ambiente en el trabajo, además de la salud en el trabajo, que conlleva la promoción del
mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los empleados. Su importancia
consiste en tres puntos:

 Cumplimiento de la legislación vigente; por medio de mecanismos para la

identificación de la normativa vigente, de manera que se evita publicidad
desfavorable y acarrear en consecuencias financieras.
 Protección de los trabajadores; debido a enfoque estructurado para la identificación
de peligros y la gestión de riesgos.
 Integración con otros sistemas de gestión como ISO 9001 e ISO 14001, dado que
incluyen una estructura común.

Para la implementación de un SG-SST basado en ISO 45001:2018 se debe dar

cumplimiento a los numerales de la norma:

1. Objeto y campo de aplicación

Numerales informativos 2. Referencias normativas
3. Términos y definiciones

4. Contexto de la organización
5. Liderazgo y participación de los trabajadores
Numerales con 6. Planificación
requerimientos 7. Apoyo
8. Operación
9. Evaluación del desempeño
10. Mejora.

De manera resumida se deben seguir la siguiente metodología:

1. Planificar: Determinar y evaluar los riesgos para la SST, las oportunidades para la
SST y otros riesgos y otras oportunidades, establecer los objetivos de la SST y los
procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con la política de la SST
de la organización.
2. Hacer: Implementar los procesos según los elementos planificados.
3. Verificar: Hacer el seguimiento y la medición de las actividades y los procesos
respecto a la política y los objetivos de la SST, e informar sobre los resultados.
4. Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de la SST para
alcanzar los resultados previstos.
  Sistema de Gestión de la Seguridad Alimentaria (ISO 22001)
La ISO 22001 aplica en los procesos y actividades desarrollados en el sector alimentario
hasta el consumo; es decir, incluye desde la planta de producción hasta el último eslabón
de la cadena de suministros. La intención final de un SGSA es conseguir una armonización
internacional en las muchas normas existentes y ser una herramienta para lograr mejora
continua de la seguridad alimentaria a lo largo de la cadena del suministro de los productos
alimenticios. Su importancia se centra en 3 puntos:

 Incrementa la confianza de los clientes y del mercado; mediante una herramienta

que garantiza el cumplimiento de las directrices internacionales del Codex
Alimentarius para la higiene e inocuidad de alimentos, por lo que aumentan las
oportunidades de exportación.
 Obtención de la certificación de análisis de peligros y puntos de control crítico
(HACCP) en la misma auditoría.
 Permite la integración con los requisitos de otros sistemas de gestión; e incrementa
las ventajas de cada uno de estos sistemas.
Para la implementación de un SGSA basado en ISO 22001:2005 se debe dar cumplimiento
a los numerales de la norma:

1. Alcance
Numerales informativos 2. Referencias normativas
3. Términos y definiciones

4. Sistema de Gestión de Inocuidad de los Alimentos

5. Responsabilidades de la dirección
Numerales con 6. Gestión de recursos
requerimientos 7. Planificación y obtención de productos inocuos
8. Validación, verificación y mejora del Sistema de
Gestión de Inocuidad de los Alimentos

De manera general, para implementar el sistema se deben seguir las siguientes fases:
1. Diagnóstico inicial: Realizar un análisis inicial de la organización, valorar la
idoneidad de implantar este sistema de gestión, determinar el alcance, realizar un
análisis de todos los procesos y recursos disponibles.
2. Planificación y realización de productos: Diseñar y planificar las estrategias que se
van a llevar a cabo. Esta fase tiene como objeto analizar los posibles peligros y
determinar aquellos que se necesitan controlar y las medidas de control más
apropiadas para este fin.
3. Validación: Validar las modificaciones efectuadas. Para ello, será preciso realizar
los controles que permitan verificar que las medidas adoptadas no solo garantizan
la inocuidad de los alimentos, sino que cumplen con los niveles esperados.
4. Verificación y mejora: ijar determinados momentos para realizar controles rutinarios
y auditorías internas que analicen y certifiquen la eficacia de los procesos. Detectar
necesidades e introducir mejoras continuas.
  Sistema de análisis de peligros y puntos de control críticos (HACCP)
Es un Sistema de Control de procesos, que identifica los lugares donde pueden ocurrir
peligros, en la elaboración de un Alimento y establece medidas estrictas para evitar que
esos peligros ocurran. Tanto con HACCP e ISO 22001 permiten obtener alimentos inocuos,
sin embargo, HACCP solo puede ser aplicado directamente en líneas de producción,
mientras que ISO 22001 engloba a toda la empresa y las cadenas de suministro. Su
importancia radica en cuatro puntos:

 Mayor confianza al consumidor sobre la higiene de los alimentos.

 Elimina las barreras para el comercio internacional.
 Promueve el cumplimiento con los requisitos de la legislación e inspección.
 Incrementa la competitividad de las organizaciones en el mercado general.
Para la implementación del HACCP o APPCC se debe dar cumplimiento a los numerales
de la Norma Técnica Colombiana NTC 5830:2010:

1. Objeto y campo de aplicación

Numerales informativos
2. Términos y definiciones

3.1. Planificación y obtención de productos inocuos

3.2. Programas prerrequisito (PPR)
3.3. Pasos preliminares para poder realizar el análisis
de peligros
3.4. Análisis de peligros
3.5. Establecimientos de los PPR operacionales
Numerales con 3.6. Establecimiento del Plan APPCC
requerimientos 3.7. Actualización de la información preliminar y los
documentos que especifican los PPR y el Plan
APPCC
3.8. Planificación de la verificación.
3.9. Sistema de trazabilidad
3.10. Control de no conformidad
3.11. Control de monitoreo y medición

De manera resumida se deben seguir los 7 principios:

1. Realizar un análisis de peligros.
2. Identificar los puntos de control críticos.
3. Establecer los límites críticos para las medidas preventivas.
4. Establecer los criterios para la vigencia de los PCC.
5. Establecer las acciones correctoras.
6. Establecer documentación para todos los procedimientos y registros apropiados a
esos principios y su aplicación.
7. Establecer procedimientos de verificación para confirmar si el sistema HACCP está
funcionando de manera eficaz.
  Sistema Integrado de Gestión (SIG)
El proceso de integración de sistemas de gestión puede verse facilitado por la norma UNE
66177 sobre Sistemas de gestión: Guía para la integración de los sistemas de gestión. Esta
norma no certificable ofrece directrices para la elaboración y ejecución de un Plan de
Integración enfocado a crear un SIG, con una serie de herramientas de autoevaluación y
selección de plan y método de integración ajustados al contexto organizativo. Este modelo
está fuertemente inspirado por la norma ISO 9004:2000. Su importancia se centra en:

 Los Sistemas Integrados de Gestión ayudan a las organizaciones a una mejora

permanente de la calidad de los productos y servicios ofrecidos.
 Alineación de los sistemas con la estrategia empresarial (objetivos, toma de
decisiones, cumplimiento de requisitos legales, mayor implicación del personal,
optimización de recursos y procesos, etc.)
 Permite conocer de una forma global los avances conseguidos por la empresa en
materia de los diferentes sistemas que integran el SIG (Calidad, Medio ambiente,
SST, Responsabilidad social, etc.)
 Se establecen sinergias entre los diferentes sistemas de gestión, al realizar una
unificación en las metodologías de comunicación, formación y control.
 Favorece una reducción en el tiempo de realización de las auditorías, en los costos
de certificación y en el de mantenimiento de los sistemas.
Para la integración de 2 o más Sistemas de Gestión basado en la Norma UNE 66177:2005,
se deben seguir los siguientes lineamientos:

1. Objeto y campo de aplicación

Numerales informativos 2. Normas para consulta
3. Términos y definiciones

4. Estructura del proceso de integración

Numerales con 5. Desarrollo del plan de integración
requerimientos 6. Implantación del plan de integración
7. Revisión y mejora del SIG

De manera resumida, las etapas del proceso de integración se reducen a:

1. Desarrollo del plan de integración: Incluye la documentación de los beneficios
esperados, el análisis del contexto y la selección del método de integración.
2. Implantación del plan de integración: Consiste en conformar el equipo del proyecto
de integración y realizar seguimiento al plan de integración.
3. Revisión y mejora del SIG: Implica una visión global de los hechos y resultados.
Realizar toma de decisiones coherentes a los resultados y determinar las
prioridades en el SIG.
  Sistema de Gestión de Calidad del Sector Público (NTCGP 1000)
La estructura de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000, es la
misma de la Norma Internacional ISO 9001, salvo por ciertos elementos que lo diferencian
debido al tipo de organización a la que se aplica. Algunos de estos elementos son:
Aplicación de control interno como medida para agregar valor a la gestión de las
organizaciones públicas, Proporcionar los parámetros por medio de los cuales el Estado
fortalece una legitimidad y a su vez las organizaciones logran imprimir una mayor
credibilidad en sus fines, Nacimiento de productos relacionados con lo que buscan y
necesitan los ciudadanos, etc. Su importancia se fundamente en tres puntos:

 Permite a las entidades del Estado de la Rama Ejecutiva del Poder Público evaluar
y dirigir el desempeño de las diferentes instituciones que lo componen en términos
de calidad y satisfacción social, de forma sistemática y transparente.
 Puede ser implementada de manera integrada con otros sistemas de gestión sin
generar conflictos.
Para la implementación del SGC del sector público se debe dar cumplimiento a los
numerales de la Norma Técnica Colombiana NTCGP 1000:2009:

1. Introducción
Numerales informativos 2. Objeto y campo de aplicación
3. Términos y definiciones

4. Sistema de gestión de la calidad

Numerales con 5. Responsabilidad de la dirección
6. Gestión de los recursos
requerimientos 7. Realización del producto o prestación del servicio
8. Medición, análisis y mejora