Clase Semana 2

PROGRAMA DE FORMACION CONTINUA – OFIMATICA EMPRESARIAL
MODULO – WORD 2016

DOCENTE – ING. EDWIN EDUARDO REYES JIMENEZ
ORTOGRAFIA Y GRAMATICA
¿No tienes buena ortografía o te equivocas constantemente cuando estás escribiendo en el
computador? Word 2016 cuenta con una herramienta que te avisa cuando tienes un error
ortográfico o gramatical. Tienes dos formas para usar esta herramienta.
USAR LA CORRECCIÓN AUTOMÁTICA DE WORD:

Word automáticamente revisa la ortográfica y la gramática del documento en que estás
trabajando. Si encuentra algún error, Word lo marcará con una línea de color debajo de la
palabra. Si el error es ortográfico, la línea será roja. Si el error es gramatical, la línea será azul.
Para corregir automáticamente la palabra o frase que Word señala como error puedes hacer
esto:
PASO 1:
Haz clic derecho con el mouse sobre la palabra que Word haya subrayado con rojo o azul.
PASO 2:
Se abrirá un menú en donde verás las sugerencias de Word para cambiar o corregir el error. Allí,
haz clic en la opción correcta y se corregirá inmediatamente.
USAR EL COMANDO ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA:
PASO 1:
En la pestaña Revisar, haz clic en el comando Ortografía y gramática.
PASO 2:
Si tienes algún error ortográfico o gramatical, se abrirá un panel al lado derecho de la ventana
indicando el error y las diferentes opciones que tienes para cambiarlo u omitirlo.
PASO 3:
Word te mostrará uno por uno los errores que encuentre en tu documento hasta que no detecte
más.
OMITIR ERRORES
La función de corrector de ortografía y gramática de Word no es infalible. En ocasiones no detecta
todos los errores o marca palabras como errores ortográficos porque no las reconoce, como es
el caso de muchos apellidos. Cuando Word te marque una palabra o una frase como incorrecta,
tú puedes omitir o ignorar la sugerencia.
PARA OMITIR ERRORES DE ORTOGRAFÍA
OMITIR:
Con esta opción le indicas a Word que no quieres
cambiar la palabra que está señalando.
OMITIR TODO:
Esta opción te permite omitir todas las veces que
Word marque una misma palabra como
incorrecta.
AGREGAR:
Esta opción te permite agregar la palabra al
diccionario que maneja el sistema.
Asegúrate que la palabra esté perfectamente escrita antes de seleccionar esta opción.
PARA OMITIR ERRORES DE GRAMÁTICA
Puedes seleccionar la opción Omitir para que

Word deje de marcar ese fragmento como un
error gramatical.
En caso de que tengas dudas sobre el error
gramatical que Word señala, en la parte inferior
del panel encontrarás la explicación de por
qué Word considera que está mal. Esto te podrá
servir de guía para saber si hay o no un error.
ARRASTRA LOS VALORES DE DERECHA A IZQUIERDA PARA ASOCIAR LOS CONCEPTOS.

OMITIR.
Esta opción te permite omitir todo lo que Word marque como incorrecto.
OMITIR TODO.
Esta opción te permite agregar la palabra al diccionario que maneja el sistema.
AGREGAR.
Esta opción te permite desmarcar como incorrecta una palabra que word le está mostrando como
error.
¿CÓMO PUEDES CONFIGURAR ESTA FUNCIÓN?

Para configurar la manera en que funciona el corrector de
ortografía y gramática de Word 2016 puedes hacer lo
siguiente:
PASO 1:
Haz clic en la pestaña Archivo para dirigirte a la vista
Backstage.
PASO 2:
En el menú de Backstage, haz clic enOpciones.
PASO 3:
Aparecerá un cuadro de diálogo. En su panel izquierdo verás
un menú de opciones. Allí selecciona Revisión.
PASO 4:
Al lado derecho del menú se desplegará una serie de opciones que permitirán cambiar algunas
opciones como la corrección automática, que se marquen los errores de gramática o las palabras
con las que frecuentemente te confundes.
CÓMO ESCONDER LOS ERRORES PARA QUE NADIE LOS VEA
Word te permite esconder los errores de ortografía y gramática de un documento que vas a
compartir, de manera que no se marquen palabras como errores en otro computador que no sea
el tuyo. Esto puede serte muy útil a la hora de compartir un documento con algún amigo.
PASO 1:
Haz clic en la pestaña Archivo para ingresar a la vista Backstage.
PASO 2:
En el menú de Backstage, haz clic en Opciones.
PASO 3:
Saldrá un cuadro de diálogo. Allí haz clic en la opción Revisión que está en el menú del lado
izquierdo del cuadro.
PASO 4:
Verás que al lado derecho del menú se despliegan una serie de opciones. Marca las casillas de las
opciones Ocultar errores de ortografía solo en este documento y Ocultar errores de gramática solo
en este documento. Finalmente, haz clic en el botón Aceptar para guardar los cambios hechos.
Ahora puedes enviarle tu documento a quien quieras y no aparecerán líneas azules o rojas por
ningún lado.
USO DE TABLAS EN WORD 2016
Una tabla es un cuadro dividido en celdas, que están organizadas en dirección vertical y
horizontal. Es una buena herramienta para organizar información o presentar cifras.
Puedes crear una tabla en blanco, convertir texto en una tabla o aplicar cualquiera de las
variedades de estilos y formas de tablas que existen.
CÓMO INSERTAR UNA TABLA EN BLANCO:

PASO 1:
Ubica el punto de inserción en el lugar donde quieres ubicar la tabla.
PASO 2:
Selecciona la pestaña Insertar y allí haz clic en el comando Tabla.
PASO 3:
Se desplegará un menú donde verás una serie de cuadrículas. Pasa el mouse sobre las cuadrículas
para seleccionar el número de filas y columnas que tendrá la tabla.
PASO 4:
Al finalizar, haz clic para crear la tabla.
Paso 5:
Ubica el punto de inserción en cualquier parte de la tabla para añadir texto. Para saltar a la
siguiente celda, presiona la tecla Tab. Si haces esto desde la última celda, se creará una nueva
fila.
CÓMO CONVERTIR UN TEXTO EN UNA TABLA

En el ejemplo que vamos a usar, cada fila
contiene información sobre el nombre del
producto y el precio, y esto está separado
por tabulaciones. Para convertir este párrafo
en una tabla, Word se valdrá de las
tabulaciones para separar la información.
PASO 1:
Selecciona el texto que quieres convertir en
una tabla.
PASO 2:
En la pestaña Insertar, haz clic en el
comando Tabla.
PASO 3:
Se desplegará un menú en donde debes hacer clic en la opción Convertir texto en tabla.
PASO 4:
Se abrirá el cuadro de diálogo Convertir texto en tabla. Allí selecciona cuántas filas y columnas
tendrá la tabla y a partir de qué se separará el texto. En nuestro caso elegiremos la
opción Tabulaciones.
PASO 5:
Para finalizar, haz clic en el botón Aceptar. El texto que seleccionaste tomará el formato de tabla.
MODIFICAR UNA TABLA

Después de crear o insertar un tabla en Word, puedes modificarla fácilmente. Cuando seleccionas
una tabla en Word 2016, verás que en la Cinta de opciones aparecerá la pestaña Herramientas de
tabla, que a su vez está compuesta por otras dos pestañas que son Diseño y Presentación. En la
pestaña Diseño podrás modificar el estilo de la tabla o agregarle bordes. En la
pestaña Presentación podrás agregar o eliminar partes de la tabla, cambiar el tamaño de las
celdas y cambiar la dirección del texto entre otras cosas.
CÓMO AÑADIR UNA FILA O COLUMNA:
PASO 1:
Mueve el cursor del ratón cerca del sitio donde quieres añadir la fila o la columna.
PASO 2:
Aparecerá un símbolo (+) más en el que debes hacer clic.
PASO 3:
Una nueva fila o columna aparecerá en la tabla.
También podemos insertar una fila o una columna haciendo lo siguiente:
CÓMO BORRAR UNA FILA O COLUMNA:
PASO 1:
Selecciona la fila, columna o celda que quieras eliminar y haz clic derecho sobre ella.
PASO 2:
En el menú desplegable selecciona la opción Eliminar celdas.
PASO 3:
Se abrirá un cuadro de diálogo donde podrás seleccionar entre varias opciones, dependiendo que
es lo que quieres eliminar. En nuestro ejemplo seleccionaremos la opción Eliminar toda la
columna.
PASO 4:
Una vez que salecciones una opción, haz clic en botón Aceptar y la fila, columna o celda se
borrará.
APLICAR UN ESTILO A LAS TABLAS DE WORD 2016
PASO 1:
Haz clic en cualquier parte de la tabla.
PASO 2:
Haz clic en la pestaña Diseño de Herramientas de Tabla.
PASO 3:
Localiza el grupo Estilos de tablas en la Cinta de opciones. Allí haz clic en la flecha Máspara
desplegar el menú de estilos .
PASO 4:
Se desplegará un menú donde podrás buscar el estilo de tabla que prefieras. Haz clic en el estilo
que quieras usar y se aplicará inmediatamente.
MODIFICAR LAS OPCIONES DEL ESTILO DE LA TABLA
Una vez que hayas elegido el estilo de la tabla, puedes activar o desactivar varias opciones para
configurar su apariencia, haciendo clic en cualquier parte de la tabla y luego nos iremos a la
pestaña Diseño, de Herramientas de Tabla, haciendo clic en las opciones de las cintas de la
izquierda para activarlas o desactivarlas.
COMO AÑADIR BORDES A UNA TABLA

PASO 1:
Selecciona las celdas a las cuales les añadirás un borde.
PASO 2:
En la pestaña Diseño, de Herramientas de tabla, selecciona el tipo de línea, el grosor y el color del
borde.
PASO 3:
Después, haz clic en la botón en forma de flecha del comando Bordes.
PASO 4:
Se desplegará un menú donde debes seleccionar el tipo de borde que quieres agregar.
PASO 5:
El borde aparecerá alrededor de las celdas que seleccionaste.
←
COMO INSERTAR UNA HOJA DE CÁLCULO DE EXCEL

En ocasiones es necesario hacer documentos que deben ir acompañados de cuadros de cálculo
como los que solemos trabajar en Excel. Word 2016 te permite insertarlos de una manera muy
sencilla, solamente sigue estos pasos:
PASO 1:
Ubica el punto de inserción en el lugar donde quieres insertar el cuadro.
PASO 2:
En la pestaña Insertar, haz clic en el comando Tabla.
PASO 3:
En el menú que se desplegará, selecciona la opción Hoja de cálculo de Excel.
PASO 4:
El cuadro de Excel aparecerá en el lugar indicado.
Pero, ¿qué haríamos en un caso como este?

Creé un cuadro de datos en Excel y quiero insertarlo a mi documento en Word, ¿lo puedo hacer?
Por supuesto. Solo sigue estos sencillos pasos:
PASO 1:
Ubica el punto de inserción en lugar donde quieres insertar el cuadro.
PASO 2:
Desde Word, selecciona la pestaña Insertar y allí selecciona el comando Objeto.
PASO 3:
Aparecerá un cuadro de diálogo, en el que debes seleccionar la pestaña Crear desde un archivo y
hacer clic en el botón Examinar.
PASO 4:
Se abrirá el explorador de archivos. Busca el documento de Excel que quieres anexar a Word. Una
vez que los hayas encontrado, selecciónalo y haz clic en el botón Insertar.
PASO 5:
Volverá a aparecer el cuadro de diálogo. Verás que en el espacio Nombre de archivo te aparecerá
el enlace del documento que seleccionaste.
Allí podrás seleccionar la opción Vincular al archivo para que los cambios que le hagas al
documento original también se apliquen a la versión insertada en Word.
PASO 6:
Por último, haz clic en el botón Aceptar y el cuadro aparecerá en el documento Word.
Una vez que insertes el cuadro, ten cuidado de no borrar o mover el archivo original de Excel. Si
el documento no está en el mismo lugar, tendrás que insertar el cuadro nuevamente para que
funcione correctamente.
LOS GRÁFICOS EN WORD 2016

Un gráfico es una herramienta con la que puedes exponer datos o cifras de manera gráfica. Su
principal función es visibilizar el significado de las cifras que se trabajan en el documento y
comparar datos o mostrar tendencias.
CÓMO INSERTAR UN GRÁFICO EN WORD 2016
PASO 1:
Ubica el punto de inserción en el lugar donde quieres insertar el gráfico.
PASO 2:
Selecciona la pestaña Insertar, y haz clic en el comando Gráfico.
PASO 3:
Aparecerá un cuadro de diálogo. En la parte izquierda del cuadro podrás elegir el tipo de gráfico
que quieres usar. En la parte derecha del cuadro verás diferentes diseños del gráfico que
seleccionaste. Haz clic en el diseño que quieres usar.
PASO 4:
Haz clic en el botón Aceptar, que está en la esquina inferior derecha del cuadro de diálogo.
PASO 5:
El modelo de gráfico que elegiste aparecerá en el documento, acompañado por una hoja de
cálculo de Excel. El gráfico irá cambiando conforme cambies la información que aparecerá en la
hoja de cálculo de Excel. Para introducir los datos en la hoja de cálculo, haz clic en la celda en la
que quieras escribir.
Si lo necesitas, puedes hacer clic en la esquina inferior izquierda de la línea azul y arrastrarla hasta
donde quieras que crezca el cuadro.
PASO 6:
Una vez que termines de introducir los datos en la hoja de cálculo, haz clic en el botón Cerrar.
Puedes editar los datos del gráfico haciendo clic en el comando Modificar datos en la
pestaña Diseño, de Herramientas de gráfico.
DIVIDIR TEXTO EN COLUMNAS

En ocasiones querrás dividir el texto de un documento en más de una columna. Este tipo de
formato suele ser recurrente en artículos académicos, periódicos o folletos. Para aprender a crear
un documento con dos o más columnas sigue estos sencillos pasos:
PASO 1:
Selecciona el texto que quieres dividir en columnas.
PASO 2:
En la pestaña Diseño de página, haz clic en el comando Columnas.
PASO 3:
Verás que se desplegará un menú en donde debes seleccionar el número de columnas que
quieras crear. En nuestro ejemplo seleccionaremos la opción Dos.
En seguida verás que el texto que seleccionaste se organizará en el número de columnas que
elegiste.
En caso de que quieras crear un documento con más columnas de las que aparecen en el menú
de desplegable, puedes hacer clic en la opción Más columnas.
Se abrirá un cuadro. Allí, haz clic sobre las flechas del cajon Número de columnas para ajustar
cuantas columnas quieres crear.
Para volver al formato original de una sola columna haz clic en el comando Columnas, que está
en la pestaña Diseño de página, y en el menú desplegable selecciona la opción Uno.
IMÁGENES EN WORD 2016

Insertar una imagen en un documento de Word 2016 es muy fácil. Lo único que debes hacer es
seguir estos pasos:
PASO 1:
Ubica el punto de inserción en el lugar donde quieres insertar la imagen.
PASO 2:
En la pestaña Insertar, haz clic en el comando Imágenes.
PASO 3:
Se abrirá el cuadro de diálogo Insertar imagen. Allí podrás buscar en tu computador la imagen
que quieras usar y deberás seleccionarla.
PASO 4:
Al finalizar, haz clic en el botón Insertar.
GRAFICOS SMAR ART
Office presenta los diagramas SmartArt, una herramienta diseñada para simplificar el proceso de
creación de diseños gráficos de calidad. El objetivo de todo diagrama SmartArt consiste en
mejorar el atractivo estético de los documentos y en usar un gráfico para transmitir un mensaje.
Los diagramas SmartArt ajustan automáticamente el tamaño del texto y de todas las formas a
medida que se agrega o se quita contenido. También se puede cambiar el tamaño del gráfico
completo y todos los contenidos cambiarán su tamaño en consecuencia.
En Office se agregaron casi 50 diagramas nuevos, lo que suma un total de más de 130 diagramas
SmartArt. Esta inversión se realizó con un par de objetivos en mente. En primer lugar, se desea
complementar una oferta teniendo en cuenta escenarios adicionales que no se habían
considerado anteriormente.
¿CUÁNDO DEBO UTILIZAR UN GRÁFICO SMARTART?

Un gráfico SmartArt es una representación visual de información e ideas, y un diagrama es una
ilustración visual de valores numéricos o datos. En líneas generales, los gráficos SmartArt están
diseñados para texto y los diagramas están diseñados para números.
Utilice la información incluida a continuación para decidir cuándo utilizar un gráfico SmartArt y
cuándo usar un diagrama.
EJEMPLOS DE SMARTART
COMBINAR CORRESPONDENCIA
Mediante la opción Combinar correspondencia Word 2016 nos permite incluir en un
documento, datos almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas
distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el
texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargará de generar los datos variables (los
que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente
tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas o
recibos, la impresión de sobres, etc.
Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el
documento principal y el origen de datos.
Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del
origen de datos.
Origen de datos.
Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede
ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista
de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de
combinar.
COMO SE COMBINA UNA CORRESPONDENCIA

Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia. Allí
hacer clic en la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
Se mostrará el panel Combinar correspondencia. Observarás que se trata de un asistente porque
en la zona inferior indica que es el Paso 1 de 6 y hay una opción para pasar al siguiente paso.
Como la mayoría de asistentes, es muy sencillo e intuitivo.
En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas,
mensajes de correo electrónico, sobres, etc.) Nosotros vamos a seleccionar Cartas. Al hacer clic
en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.
En el paso 2 definimos el documento inicial, es decir, el documento que contiene la parte fija a
partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una
explicación de la opción seleccionada en este momento.
Dejaremos seleccionada la primera opción y haremos clic en Siguiente para continuar con el
asistente.

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USAR LA CORRECCIÓN AUTOMÁTICA DE WORD:

PARA OMITIR ERRORES DE ORTOGRAFÍA

PARA OMITIR ERRORES DE GRAMÁTICA

Puedes seleccionar la opción Omitir para que

ARRASTRA LOS VALORES DE DERECHA A IZQUIERDA PARA ASOCIAR LOS CONCEPTOS.

¿CÓMO PUEDES CONFIGURAR ESTA FUNCIÓN?

CÓMO INSERTAR UNA TABLA EN BLANCO:

CÓMO CONVERTIR UN TEXTO EN UNA TABLA

MODIFICAR UNA TABLA

CÓMO AÑADIR UNA FILA O COLUMNA:

CÓMO BORRAR UNA FILA O COLUMNA:

APLICAR UN ESTILO A LAS TABLAS DE WORD 2016

MODIFICAR LAS OPCIONES DEL ESTILO DE LA TABLA

COMO AÑADIR BORDES A UNA TABLA

COMO INSERTAR UNA HOJA DE CÁLCULO DE EXCEL

Pero, ¿qué haríamos en un caso como este?

LOS GRÁFICOS EN WORD 2016

DIVIDIR TEXTO EN COLUMNAS

IMÁGENES EN WORD 2016

¿CUÁNDO DEBO UTILIZAR UN GRÁFICO SMARTART?

COMO SE COMBINA UNA CORRESPONDENCIA

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