Administración

Definición: es la ciencia social que tiene por objeto el estudio de las organizaciones y la técnica
encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros,
materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener el máximo
beneficio posible; este beneficio puede ser social, económico, dependiendo de los fines perseguidos por
la organización.

Etapas de la administración:

 La planeación es la primera ficha de este rompecabezas, dentro de ella se siguen

los siguientes pasos: investigación del entorno e interna, planteamiento de
estrategias, políticas y propósitos, así como de acciones a ejecutar en el corto,
medio y largo plazo.
 La organización, la segunda ficha, es un conjunto de reglas, cargos,
comportamientos que han de respetar todas las personas que se encuentran
dentro de la empresa, la función principal de la organización es disponer y
coordinar todos los recursos disponibles como son humanos, materiales y
financieros.
 La dirección es la tercera ficha del rompecabezas, dentro de ella se encuentra la
ejecución de los planes, la motivación, la comunicación y la supervisión
para alcanzar las metas de la organización.
 El control, la ficha de cierre, es la función que se encarga de evaluar el desarrollo
general de una empresa.

Administración Dinámica: Como sabemos el proceso administrativo se divide en dos fases la mecánica
y dinámica; la fase mecánica se refiere a la estructura de la empresa donde la cual está conformada por:
planeación, organización.
Mientras que la dinámica se refiere la parte del proceso donde se realiza la ejecución de manera eficiente
y eficaz donde a su vez se divide en: Integración, dirección y control.

El Análisis Administrativo, a su vez, se puede practicar en dos niveles según su profundidad:

Microanálisis y Macroanálisis; además, se puede practicar en tres niveles según su alcance, a saber:
Acrónico, Sincrónico y Diacrónico.

 En el Microanálisis Administrativo se estudia en forma detallada una parte de un órgano

superior, desde sus aspectos más generales hasta los más específicos. El Macroanálisis
Administrativo realiza el examen en forma más global, es decir, el conjunto de órganos que
forman parte de un sistema superior.
 Si hablamos del nivel Acrónico observaremos solamente la endoestructura o estructura
interna en forma general, es decir, factores tales como procesos, estructuras, evaluaciones,
entre otros. En el nivel Sincrónico se analizan los factores endógenos, pero en forma más
específica, es decir descompone cada uno de los subsistemas y los interrelaciona con los
demás subsistemas de menor grado.
 En el nivel Diacrónico, puede que sea la tarea más difícil, puesto que aquí se analiza las
transacciones entre el Medio Ambiente o Entorno y la Organización, lo cual nos dará como
resultado las necesidades estratégicas que debe regular la organización para poder
sobrevivir en un mundo dinámico y competitivo como el actual.

Proceso administrativo funcional: La administración funcional consiste en dividir el trabajo de manera

que cada hombre, desde el asistente hasta el superintendente, tenga que ejecutar la menor variedad
posible de funciones. Cada obrero, en vez de estar en contacto directo con la administración en un único
punto, por intermedio de su jefe de grupo, recibe orientación y órdenes diarias de ocho encargados
diferentes, cada uno de los cuales desempeña su propia función particular. Es el proceso de diseñar y
mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupos alcancen con eficiencia y eficacia las
metas seleccionadas.
COMPONENTES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.
Planeacion: consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de surgir, estableciendo los
principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operación para su realización.

Planeacion: es la determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograr,
con base la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un
futuro.

IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN.: planeación es necesaria para lograr metas u objetivos

concretos obtenidos. Es necesario planificar para ejercer el control sobre los pasos y recursos
que han de utilizarse en el desarrollo de las operaciones propias de la empresa. Se planifica
para ponderar los resultados en corto, mediado y largo plazo, también para minimizar los
riesgos, reducir los costos y lograr un carácter de permanencia de la empresa, es decir carácter
de durabilidad en el tiempo.

PASOS DE LA PLANEACION.
 Definición de la oportunidad.
 Establecimiento de objetivos.
 Desarrollo de premisas.
 identificación de alternativas.
 comparación de alternativa a la luz de las metas deseada.
 Elección de una alternativa.
 Elaboración de planes de apoyo.
 Expresión numérica de los planes a través del presupuesto.
ORGANIZACIÓN: Organización: es la estructura de las relaciones que deben existir entre las
funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo
social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

Organización: es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a
cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisar y coordinar tanto en
sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACION.: Es de carácter continuo; jamás se puede decir que

ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes, lo que
obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.

 Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del
grupo social.
  Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente con un mínimo esfuerzo.
 Evitar la lentitud e eficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incremento de
la productividad.
 Reduce o elimina la duplicación de esfuerzos. delimita funciones y responsabilidades.

DIRECCIÓN: Dirección: es el aspecto interpersonal de la administración que implica guías a los

individuos que integran la organización para que unan sus esfuerzos a fin de que funcionen
efectivamente para el logro de los objetivos.

Dirección: Proceso de influir sobre las personas para lograr que contribuyan a los objetivos de
la organización.

IMPORTANCIA DE LA DIRECCIÓN.

La dirección es transcendental porque:

 Pone en marcha a todos los lineamientos establecidos durante la planeacion y la

organización.
 A través de ella se logra las formas de conducta más deseable en los de la estructura
organizacional.
 La dirección eficiente es determinada en la moral de los empleados y
consecuentemente, en la
productibilidad.
 Su calidad refleja el logro de los objetivos, la implementación de métodos de
organización y en la
eficacia de los sistemas de control.
 A través de ella se busca un mejor ambiente de trabajo para lograr mejores resultados.

CONTROL

Control: es una función administrativa que evalúa el desempeño aplicado si es necesario

medidas correctivas, de manera que el desempeño tenga lugar de acuerdo con los planes.

Control: Es la medición y la correlación del desempeño con el fin de asegurar que se cumplan
los objetivos de la empresa.

IMPORTANCIA DEL CONTROL

El control es esencial para llevar un buen desempeño del objetivo a las metas que se
persiguen. Este nunca debe considerarse como negativo en carácter, ya que a través dicha
función se logra lo planeado., el control nunca debe ser un obstáculo o impedimento, es una
necesidad administrativa.
 ESTRUCTURA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Estructura Lineal:

Esta forma de organización se conoce también como simple y se caracteriza por que es utilizada
por pequeñas empresas que se dedican a generar uno o pocos productos en un campo específico del
mercado. Es frecuente que en las empresas que utilizan este tipo de organización, el dueño y el gerente
son uno y el mismo.

Debido a su forma, ésta es rápida, flexible, de mantenimiento de bajo costo y su contabilidad es

clara; además la relación entre superiores y subordinados es cercana y la toma de decisiones se hace
ágil. De igual manera presenta desventajas como el hecho de la especialización, “se dificulta encontrar a
un buen gerente puesto que se requiere un conocimiento general de la empresa, y se le dedica muy poco
tiempo a la planeación, la investigación y el control”

Como la autoridad esta centrada en una sola persona esta toma las decisiones y asume el
control, los empleados están sujetos a las decisiones del gerente u propietario, llevando a cabo las
operaciones para cumplir las metas.

Estructura Matricial

Esta estructura consiste en la agrupación de los recursos humanos y materiales que son
asignados de forma temporal a los diferentes proyectos que se realizan, se crean así, equipos con
integrantes de varias áreas de la organización con un objetivo en común: El Proyecto, dejando de existir
con la conclusión del mismo.

Los empleados dentro de la matriz poseen dos jefes; un jefe de función: quien es la cabeza de la
función, es decir, al cual se le informa acerca de los asuntos relacionados con aspectos funcionales; y el
jefe de Proyectos que es el responsable de los proyectos individuales, todos los empleados que trabajan
en un equipo de proyectos se llaman gerentes de subproyectos y son responsables de manejar la
coordinación y comunicación entre las funciones y proyectos.

No todas las empresas son aptas para desarrollar este tipo de organización, por eso es
necesario tener en cuenta las siguientes condiciones:

1.) Capacidad de organización y coordinación y procesamiento de información.

2.) Se necesita contar con buen capital.

3.) Se necesita un equilibrio de poder entre los aspectos funcionales y proyectos de la

organización, además se requiere una estructura de autoridad doble para mantener ese equilibrio.

Estructura Híbrida: Esta estructura, reúne algunas de las características importantes de las
estructuras anteriormente vistas, la estructura de una organización puede ser de enfoque múltiple, ya que
utiliza al mismo tiempo criterios de productos y función o producto y geografía.

Este tipo de estructuración es utilizada mayormente cuando las empresas crecen y tienen varios
productos o mercados, es característico que las funciones principales para cada producto o mercado se
descentralicen y se organicen en unidades específicas., además algunas funciones también se
centralizan y localizan en oficinas centrales cuya función es relativamente estable y requiere economías
de escala y especialización profunda. Cuando se combinan características de las estructuras funcionales
y divisionales, las organizaciones pueden aprovechar las fortalezas de cada una y evitar alguna de sus
debilidades.

Estructuras Monofuncionales. Se caracteriza por la concentración de la

autoridad en una persona ó grupo de personas que son, en la mayoría de los casos,
fundadores de la empresa, que se ocupan de la totalidad de las decisiones y
funcionamiento de la estructura Organizacional; en el siguiente organigrama se
observa gráficamente esta clase de estructura.

Estructura jerárquica. También conocida como departamentalización

funcional, es la mas difundida y utilizada ya que representa a la organización
estructural. Esta estructura, se podía llamar tradicional ya que predomina en la mayor
parte de las organizaciones tanto privadas como públicas, se fundamenta en los
principios de la teoría clásica; un ejemplo gráfico de este tipo de estructura es el
siguiente:

Estructura descentralizada.: Este modelo es una evolución y una variación del

modelo jerárquico y funcional que se describió en el inciso anterior, entre sus
características propias se encuentra la toma de decisiones confiada a una pluralidad
de divisiones autónomas en base alineas de productos y/o territorios, quedando las
decisiones estratégicas a los altos niveles y las decisiones tácticas a las divisiones
autónomas, se incrementan los órganos de asesoría para los altos niveles.

Estructuras no piramidales.: Son estructuras surgidas de las limitaciones de las

estructuras piramidales ante los retos de organización de los grandes organismos,
estas estructuras están basadas en matrices las cuales se forman con las líneas
verticales de la autoridad y la línea horizontal de la responsabilidad sobre un proyecto
específico, en la intersección de las líneas se da una contribución o apoyo de carácter
funcional, ya que, por ejemplo el gerente de finanzas apoya, en esa área de
especialidad al responsable de un determinado proyecto, en cual conserva la
autoridad sobre todo el proceso. Por esta razón son también conocidos como
“matriciales, por equipos ó por proyectos”. La figura siguiente (Figura No.3)
corresponde a un “Organigrama de estructura no piramidal”.