SESIÓN

CONSOLIDANDO PROYECTOS 06
PROYECTOS Y SUBPROYECTOS
Los proyectos por más simples que puedan ser se pueden escapárse de las manos rápidamente. Sin
darnos cuenta, un simple proyecto de construcción se puede convertir en un collage de proyectos más
pequeños, como diseño, excavación, cimientos y marketing. Es posible tener un mayor control sobre
un proyecto si se crea proyectos más pequeños en Microsoft Project y se les vincula en un único archivo
de Project para mostrar dónde encajan en el proyecto principal.
El Proyecto principal es un proyecto que contiene otros proyectos (que se denominan subproyectos).
Los subproyectos se utilizan como un medio de dividir proyectos complejos en partes más fáciles de
manejar. Los subproyectos pueden conservar los vínculos con sus proyectos originales, de modo que
todos los cambios que se realicen en los proyectos insertados en el archivo consolidado se reflejarán
en el archivo de origen.

Insertar Subproyectos en un Proyecto principal

Mediante la consolidación de archivos relacionados en un proyecto principal puede organizar y
administrar de forma más eficiente proyectos complejos o varios proyectos relacionados.
Por ejemplo, asumiendo fechas de inicio del proyecto el día 26/02/2018, calendario estándar y con
dependencias de tipo FC, elabora los siguientes 3 proyectos:

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Para consolidarlo en un proyecto al que llamaremos TOTAL, se siguen los siguientes pasos.
1. Crea un proyecto en blanco llamado TOTAL, de preferencia se debe definir el calendario laboral y
fecha de inicio del proyecto. En este caso, se utiliza el Calendario Estándar y como fecha de inicio
el 26/02/2018.
2. En la ficha Proyectos, grupo Insertar, se tiene la opción Subproyecto.

3. Clic en el botón Subproyecto y agrega uno a uno los proyectos que desee consolidar o, usando las
teclas Shift o Ctrl, selecciona los proyectos que se deseas añadir. Es conveniente que dichos
proyectos deben aparecer en el orden inverso en que se han de ejecutar en el proyecto principal,
así tenemos:

El resultado en el proyecto total, se muestra a continuación:

4. Una vez insertados en el proyecto de consolidación, cada uno de los proyectos puede ser tratado
como si fuera una subtarea, se puede:
a. Establecer dependencias entre los proyectos. Por ejemplo, para una dependencia de tipo
FC, seleccionamos los 3 subproyectos y damos clic en el botón Vincular las tareas
seleccionadas, así tenemos:

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 Al desplegar los subproyectos, tenemos:

b. Establecer dependencias entre las tareas de proyectos diferentes, etc.

Por ejemplo, activando Tarea de resumen del proyecto, anulando las dependencias entre
los proyectos y estableciendo dependencias del tipo FC entre las tareas T5 y A1; luego,
entre las tareas A4 y X1, tendríamos:

Las tareas entre los subproyectos se vinculan

creando dependencias con notaciones que
marcan la ruta de los subproyectos donde las
tareas se vinculan…

Sugerencias:
 Los subproyectos se tratan como tareas de resumen en el proyecto principal. Se pueden aplicar y
anular las sangrías de las tareas de resumen de un subproyecto en el esquema para cambiar su
orden en la jerarquía de tareas. Sin embargo, si se aplican o anulan las sangrías de las tareas en un
subproyecto, y éste está vinculado a su archivo de origen, los cambios efectuados también se
mostrarán en el archivo de proyecto original.
 Cuando se consolidan proyectos en un proyecto principal, los recursos permanecen en los archivos
de proyecto individuales. No se puede asignar un recurso de un subproyecto a otro subproyecto.
 Para insertar un archivo en formato de sólo lectura, seleccione el proyecto y haga clic en la flecha
del botón Insertar y, a continuación, en Insertar sólo lectura.

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 Si no desea que el subproyecto se actualice con los cambios del archivo de proyecto original, o que
los cambios del subproyecto se muestren en el archivo de proyecto original, desactive la casilla de
verificación Vincular al proyecto.
 Las tareas entre los subproyectos pueden vincularse utilizando los diferentes tipos de
dependencias. En el campo Predecesoras, Project incluye la ruta y la tarea que corresponde al
vínculo que se creado, así tenemos:

Compartir recursos usando un archivo de recursos

Si trabaja en un entorno en el cual varios administradores de proyectos usan el mismo grupo d recursos
en múltiples proyectos, un archivo de recursos es muy útil.
Un archivo de recursos es mucho más de lo que su nombre implica: es conjunto de recursos que están
disponibles para cualquier proyecto. Cuando se usa un archivo de recursos en Project, puede abrir y
ver las asignaciones de recursos en todos los proyectos.

Creación de un archivo de recursos

Para usar un archivo de recursos, se necesita un proyecto que contenga todos los recursos disponibles
que va a compartir. Para ser efectivo, se sugiere que se incluya todos los recursos disponibles en este
archivo de recursos, aun cuando solo use algunos de los recursos del archivo de recursos.
Al incluir todos los recursos en el archivo de recursos, elimina la necesidad de crear varios archivos de
recursos y luego usarlos en uno u otro proyecto.
Ud. crea un archivo de recursos simplemente indicando todos los recursos en la hoja de recursos de
un archivo de Project. El archivo de Project no contiene tareas, pero si es así, no afecta en nada su uso,
pero se recomienda que, para evitar alguna confusión, solo se especifique los recursos más no tareas.
Compartir Recursos
Si se va a usar el archivo de recursos, no indique ninguno en su proyecto, al contrario, conecte su
proyecto al archivo que contiene los recursos compartidos siguiendo los siguientes pasos:
1. Crea un nuevo proyecto para utilizarlo como archivo de recursos (o como en ingles de denomina
resource pool file). Por ejemplo, Archivo de recursos.mpp.
2. Añade los siguientes recursos al proyecto de recursos y, es necesario, mantenerlo abierto.

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3. Abre el proyecto que compartirá recursos (el proyecto que contendrá las tareas más no recursos
denominado también proyecto compartidor). En este caso, se utiliza el archivo P1.mpp.
4. En la ficha Recurso y en el grupo Asignaciones da un clic en Grupo de recursos y un clic más en
Recursos compartidos, Project muestra la ventana Compartir recursos, así tenemos:

5. En el cuadro Compartir recursos, haz clic en la opción Usar recursos (requiere al menos un grupo
de recursos abierto) y clic en el botón . Aparentemente no habrá ocurrido nada, pero al
pasarnos a la vista Hoja de recursos, tendremos la lista de recursos como si la hubiéramos escrito
manualmente.
NOTAS:
 Si hubiera varios archivos de recursos dependiendo el tipo de proyecto que realiza, en la lista
se debe seleccionar el adecuado para el proyecto actual.
 Si no se encuentra abierto el archivo que tiene los recursos, este proceso no puede realizarse.
 Para que no haya conflicto con la información de recursos o cómo manejar el calendario, se
selecciona El grupo de recursos tiene prioridad, el calendario de los recursos del archivo de
recursos tiene prioridad cuando aparece un conflicto. Si selecciona El proyecto compartidor
tiene prioridad, el calendario de recursos en el archivo que está compartiendo recursos tiene
prioridad cuando un conflicto aparece.
6. Repita este proceso para los proyectos P2.mpp y P3.mpp, al finalizar vaya al archivo de recursos,
ficha de recursos, grupo de recursos y recursos compartidos.

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NOTAS
- Si observa la hoja de recursos en la vista correspondiente en el archivo que ha compartido recursos
(archivo donde se encuentran las tareas – P1.mpp, P2.mpp y P3.mpp), se notará que aparecen
todos los recursos del archivo de recursos, y aunque parezca que se encuentran en su proyecto,
no lo están, hasta que realice asignaciones a las tareas.
- Si ha indicado recursos en el proyecto y después comparte recursos, el archivo de recursos aparece
junto a los recursos que ha definido, lo que podría causar confusión.
7. Ahora ya puede continuar su trabajo o simplemente cerrar ambos archivos. Por ejemplo, en el
proyecto P1.mpp, añade los siguientes recursos:

Abriendo un proyecto
Una vez implementado los proyectos con los recursos asignados, éstos se pueden guardar y cerrar
como de costumbre. Sin embargo, en la siguiente oportunidad de abrir los proyectos (por ejemplo, el
proyecto P1.mpp) que utilizan un mismo archivo de recursos, Project muestra el siguiente cuadro de
diálogo:

¿Qué opción escoger?

Cuando se elige la primera opción, Project abre su archivo y también el archivo de recursos, pero el
archivo de recursos se abre como de solo lectura.
El “Solo Lectura” aparece ya que el archivo puede estar siendo usado por varios usuarios a la vez. En
la ficha Vista, grupo Ventana, clic en el botón Cambiar ventana y tenemos:

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Si selecciona la segunda opción, Project solo abre su archivo (el que contienen las tareas). Si
previamente no ha asignado recursos y va a la vista hoja de recursos, no visualizara ningún recurso.
Cuando la hoja de recursos se encuentra en blanco, no puede hacer ningún tipo de cambios que
involucren recursos en su proyecto.

Abriendo el archivo de recursos

Cuando se abre en forma independiente el archivo de recursos observará que aparece el siguiente
cuadro solicitando que elija 1 de las 3 opciones:

 La opción Abrir el grupo de recursos como solo lectura para permitir a otras personas
trabajar en proyectos conectados a dicho grupo: hace que Project abre el archivo de recursos
para que pueda actualizarlo con los cambios hechos a su proyecto y las otras personas lo
puedan utilizar a la vez.
Si olvido actualizar el archivo de recursos después de hacer cambios en su proyecto que
afecten la información del archivo de recursos, Project muestra un mensaje solicitando que
actualice el archivo de recursos, al Aceptar, Project actualiza el archivo de recursos por Ud.
 La opción Abrir el grupo de recursos en modo de lectura-escritura para poder realizar
cambios en la información de los recursos (como tasas, etc.), aunque esto no permitirá que
otras personas actualizasen el grupo con nueva información, se puede utilizar cuando se
desea actualizar costos o disponibilidad de la información. Otros usuarios no podrán actualizar
el archivo de recursos con nueva información. Si Project le pregunta para guardar cualquier
archivo que comparte el archivo de recursos, guárdelos.
 La opción Abre el grupo de recursos en modo de lectura y escritura y el resto de archivos que
comparten en un nuevo archivo principal de proyecto. Se puede obtener acceso a este
archivo nuevo desde la pestaña Ver (Vista), comando Cambiar ventanas, hace que Project
abre el archivo de recursos y crea un proyecto consolidado que incluye todos los archivos que
están compartiendo el archivo de recursos.

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 Vaya al archivo consolidado. Puede hacer actualizaciones y los otros usuarios podrán trabajar
al mismo tiempo en los archivos que comparten el archivo de recursos, además de observar
las actualizaciones que realiza mientras trabaja. Así tenemos:

Eliminar vínculo con el archivo de recursos

Para eliminar el vínculo de un proyecto con el archivo de recursos se puede seguir cualquiera de los
siguientes pasos:
1. Abre el archivo de recursos usando la 2 opción: Abrir el grupo de recursos en modo de lectura-
escritura para poder realizar cambios en la información de los recursos (como tasas, etc.),
aunque esto no permitirá que otras personas actualizasen el grupo con nueva información.
2. Luego, abre el proyecto que tiene las tareas, en este caso, P1.mpp.
3. En la ficha Recurso, grupo Asignaciones, despliega las opciones de Grupo de recursos y elige la
opción Recursos compartidos. Project muestra el cuadro de diálogo:

4. Con la opción: Usar recursos propios, haz un clic en el botón para desvincular el proyecto
del archivo de recurso. Los recursos del archivo de recursos se copian al proyecto desvinculado y
se administra independientemente.

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 PRACTICA 06
Se va a construir una granja de cuyes, por lo cual se ha divido en tres Sub proyectos: Planificación,
Ejecución y Habilitar Granja. Se pide:
1. Crear un Proyecto principal llamado: Granja de Cuyes.mpp y un archivo de recursos Recursos.mpp,
que contenga la lista de recursos con los que cuenta la empresa.

2. Crear las Sub proyectos: Planificación, Ejecución y Habilitar Granja. Con sus respectivas tareas y
duraciones (no considerar los recursos), establezca las predecesoras en base del Diagrama de
Gantt

3. Los Sub proyectos deben compartir recursos con el Proyecto Recursos.mpp.

4. Asignar Recurso en los Sub Proyectos
5. Insertar los Sub proyectos en el Proyecto Principal: Granja de Cuyes.mpp.

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Inicio del Proyecto: 26/02/2018, Calendario Granja: de 08:00 am a 12:00 y 01:00 pm a 05:00 pm. De Lunes a Viernes.

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 PRÁCTICA CALIFICADA FINAL
DATOS
INICIO : 02/01/2018
EXCEPCIONES : 12/01/2018
26/01/2018
FRECUENCIA : Lun - Vie
HORARIO : 08:00 am – 12:00 m
01:00 pm – 05:00 pm
TIPO MONEDA : USD
NOTA: TODOS LOS PROYECTOS DEBEN TENER EL MISMO CALENDARIO Y FECHA DE INICIO
1 PLANIFICACION : ARCHIVO COMPARTIDOR
2 REMODELACION : ARCHIVO COMPARTIDOR
3 SALA DE SERVIDORES : ARCHIVO COMPARTIDOR
4 RECURSOS : GRUPO DE RECURSOS
Los proyectos 1-2-3 se relacionarán con recursos y usarán sus recursos. Uds. consolidarán los proyectos 1-2-3 en
el grupo de recursos y los relacionarán con dependencias del tipo FC.
Utilizar el tipo de tareas Duración fija.
SE PIDE
- FECHA FINAL DEL PROYECTO
- TRABAJO EN HORAS
- COSTO TOTAL
- NOMBRE LOS RECURSOS QUE ESTAN SOBREASIGNADOS Y EN QUE %
PROYECTO: PLANIFICACION

Nro Nombre de tarea Duración Predecesoras Recursos

1 Planificación
2 Escribir propuesta 3 días jefe operaciones,jefe oficina
3 Contratar arquitecto 2 días 2FF jefe oficina,vicepresidente
arquitecto,jefe oficina,agente
4 Localizar nueva ubicación 1 sem 3
inmobiliario
jefe de operaciones,sala
5 Presentar propuesta 2 días 4
conferencias,arquitecto
6 Aprobación de la directiva 0 días 5
vicepresidente,responsable de
7 Negociar nuevo alquiler 4 días 6
finanzas,agente inmobiliario
8 Terminar dibujos 2 sem. 7FC-2 días arquitecto
arquitecto,jefe de operaciones,jefe de
9 Seleccionar subcontratados 1.5 sem. 8FC-2 días
oficina
10 Contratar empresa de mudanzas 3 días 9FF jefe de operaciones[50%]
11 Enviar dibujos 1.5 sem. 10 arquitecto
12 Permisos recibidos 0 días 11

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 PROYECTO: REMODELACION

Nro Nombre de tarea Duración Predecesoras Recursos

1 Remodelación
2 Demolición del espacio existente 3 días empresa de demolición

3 Levantar tabiques 4 días 2 empresa constructora

4 Instalación eléctrica 6 días 3 electric

5 Instalación de líneas de voz y datos 3 días 4CC+1 día electric

6 Terminar paredes 2 sem. 4,5 pintor

7 Instalar puertas y ventanas 3 días 6FC-2 días carpint

8 Pintar 4 días 6FC-2 días pintor

9 Colocar moqueta: oficinas 3 días 8 empresa revest suelo

10 Colocar linóleo: sala del servidor 3 días 9CC empresa revest suelo

11 Ultimas reparaciones 1 sem 7,9,10 carpint

12 Probar sistemas 2 días 11 electric

13 Revisión de acabado 3 días 11,12FF carpint

14 Limpieza final 2 días 13 portero

15 Remodelación terminada 0 días 14

PROYECTO: SALA DE SERVIDORES

Nro Nombre de tarea Duración Predecesoras Recursos

1 Traslado
2 Oficinas
3 Desconectar computadoras/equipos 2 días téc informático 1
4 Desmontar mobiliario 2 días 3FC-1 día ordenanza
5 Trasladar mobiliario/equipo/cajas 4 hrs 4 ordenanza
6 Montar mobiliario 2 días 5 ordenanza
7 Conectar computadoras/equipos 2 días 6FC-1 día técnico informático 1[200%]
8 Oficinas terminadas 0 días 7
9 Sala del servidor 3
10 Hacer copia de seguridad del servid 15 hrs servidor
11 Desconectar servidor 2 días 10 téc informático 1
12 Trasladar servidor 4 hrs 11 ordenanza
13 Conectar servidor 2 días 12 téc informático 1
14 Probar servidor 1 día 13 técnico informático 1[200%]
15 Sala del servidor terminada 0 días 14
16 Traslado terminado 0 días 1,8

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 PROYECTO: RECURSOS

Calendario
Nombre del recurso Tipo Iniciales Grupo CMAX COSTO HEXT Acumular
base
Auxiliar Administrativo Trabajo aux admin personal oficina 0% 20.00 $/hr 30.00 $/hr Prorrateo Estándar

Arquitecto Trabajo arq contratado 100% 65.00 $/hr 85.00 $/hr Fin Estándar
Ayudante del Jefe de personal oficina
Trabajo ajop 100% 25.00 $/hr 38.00 $/hr Prorrateo Estándar
operaciones
Carpintero Trabajo carp mantenimien to 100% 35.00 $/hr 55.00 $/hr Prorrateo Estándar
Responsable de Finanzas 80,000.00
Trabajo resfin directiva 100% 0.00 $/hr Prorrateo Estándar
$/a
Técnico Informático 1 Trabajo téc1 técnicos 200% 33.00 $/hr 49.50 $/hr Prorrateo Estándar
Turno de
Técnico Informático 2 Trabajo téc2 técnicos 100% 26.00 $/hr 39.00 $/hr Prorrateo
noche
Sala de Conferencias Trabajo salcon espacios 100% 0.00 $/hr 0.00 $/hr Prorrateo Estándar

Empresa de Demolición Trabajo demol contratado 100% 0.00 $/hr 0.00 $/hr Fin Estándar

Electricista Trabajo e mantenimien to 100% 50.00 $/hr 75.00 $/hr Prorrateo Estándar
Empresa revestimiento
Trabajo ers contratado 100% 0.00 $/hr 0.00 $/hr Fin Estándar
suelo
Empresa constructora Trabajo const contratado 100% 50.00 $/hr 75.00 $/hr Fin Estándar
mantenimien to Turno de
Portero Trabajo port 100% 16.00 $/hr 24.00 $/hr Prorrateo
noche
Ordenanza Trabajo ord mantenimien to 200% 18.00 $/hr 27.00 $/hr Prorrateo Estándar
45,000.00
Jefe de Oficina Trabajo jo directiva 100% 0.00 $/hr Prorrateo Estándar
$/a
52,000.00
Jefe de Operaciones Trabajo jop directiva 100% 0.00 $/hr Prorrateo Estándar
$/a
Pintor Trabajo pint mantenimien to 100% 40.00 $/hr 60.00 $/hr Prorrateo Estándar
90,000.00
Presidente Trabajo pres directiva 100% 0.00 $/hr Prorrateo Estándar
$/a
Agente Inmobiliario Trabajo agin contratado 100% 50.00 $/hr 0.00 $/hr Fin Estándar

Camión Trabajo cam contratado 100% 30.00 $/hr 45.00 $/hr Fin Estándar
75,000.00
Vicepresidente Trabajo vice directiva 100% 0.00 $/hr Prorrateo Estándar
$/a
Servidor Trabajo s 100% 0.00 $/hr 0.00 $/hr Prorrateo Estándar

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