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Importancia de los archivos

El presente texto, sin pretender ser un documento riguroso de consulta obligada en la

materia, invita a pensar sobre la relevancia del manejo de la información y el conocimiento
mediante el uso de los recursos (aparte de nuestra propia memoria) con que los
preservamos y compartimos, recursos materiales que en términos generales se designan
como documentos y datos.

Se pretende, pues, mostrar sobre la base de información y conocimientos adquiridos,

gracias a la consulta de documentos, evidenciar la importancia de los archivos como
sistema empleado para salvaguardar y hacer uso de la información y el conocimiento, tanto
en asuntos muy puntuales como en todo aquello que compete al patrimonio de la
humanidad en términos generales, su capital intelectual. Entonces, el interrogante que se
plantea como punto de partida es qué es un archivo, y éste conduce a la pregunta que
motiva las indagaciones y los planteamientos aquí esbozados: ¿cuál es la importancia de los
archivos? A esta pregunta mayor, una respuesta inmediata puede ser porque los archivos
garantizan un almacenamiento y consulta eficiente y eficaz de la información y el
conocimiento, tanto para asuntos específicos y positivistas de tipo administrativo como para
intereses más románticos de tipo intelectual.

De tal manera que para entrar en materia, es decir lucubrar sobre la importancia del
archivo, lo primero será consignar la definición de la palabra archivo y lo que esta
definición conlleva. Se seguirá con un bosquejo de lo que serían la aparición y desarrollo de
la conformación de archivos y el presente de la actividad archivística, prestando atención
especial a las nuevas técnicas de almacenamiento y uso de la documentación surgidas con
el auge de las herramientas ofimáticas y de telecomunicaciones. Subsiguiente, se tratará
sobre características relevantes de los archivos. Para llevar a cabo lo propuesto, se ha
consultado en internet material bibliográfico que versa sobre la gestión documental,
presente en sitios de entidades estatales, enciclopedias virtuales y diccionarios.
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Orígenes y acepciones de la palabra archivo

La palabra archivo, según el Diccionario de la lengua española, vigesimotercera edición,

versión digital en internet, actualizado en el año 2.017, tiene ocho acepciones, de las cuales
para efectos de lo que interesa en este trabajo, sólo se transcriben las cinco primeras:

Del lat. archīvum, y este del gr. ἀρχεῖον archeîon.

1. m. Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una
institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.
2. m. Lugar donde se custodian uno o varios archivos.
3. m. Acción y efecto de archivar (‖ guardar documentos en un archivo). Entregó la
documentación para proceder a su archivo.
4. m. Acción y efecto de archivar (‖ dar por terminado un asunto). El juez ordenó el
archivo del caso.
5. m. Inform. Conjunto de datos almacenados en la memoria de una computadora
que puede manejarse con una instrucción única. (Real Academia Española,
Asociación de Academias de la Lengua Española, 2017)

Otra obra lexicográfica en internet, con gran cantidad de consultas, es Diccionario Español
en WordReference. Este sitio en la red ofrece el “Diccionario de la lengua española ©
2005 Espasa Calpe, un diccionario publicado por una de las editoriales más reconocidas del
mundo”. Allí encontramos que la palabra archivo se define de la siguiente manera:

1. m. Local en que se custodian documentos públicos o particulares: visité el

Archivo Histórico Provincial de Soria.
2. Conjunto de estos documentos: archivos policiales.
3. inform. Conjunto de datos grabados como una sola unidad de almacenamiento:
borré varios archivos de texto del disco duro. (WordReference.com, s.f.)
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En cuanto a la etimología de esta palabra, el sitio de internet elcastellano.org nos enseña a

través de un breve relato de la leyenda o historia de Atenas, que la palabra archivo proviene
de

un magistrado civil, al que llamaron arkhon, arconte en español (…) El edificio de

gobierno donde el arconte ejercía sus funciones era el arkheion, y el conjunto de los
documentos públicos allí albergados se llamaba ta arkheia, palabra que en latín
tardío dio lugar a archivum, que llegó al español como archivo. (elcastellano.org,
s.f.)

Desarrollo histórico de la actividad archivística

El atesoramiento de información y conocimiento para su uso práctico y por su propio valor

intrínseco, es una actividad que se remonta a etapas muy lejanas de la humanidad. Si
tenemos en cuenta que el individuo humano actúa desde los albores de la especie como ser
social, el conocimiento debía desde entonces de ser guardado en la memoria para luego ser
transmitido a los demás de su grupo particular, y en especial a las nuevas generaciones. De
tal modo debió surgir el lenguaje oral y posteriormente el lenguaje escrito.

Desde este punto de vista, la información y el conocimiento, el manejo que se les diera, su
importancia capital en el proceso evolutivo del homo sapiens no es algo nuevo, ni mucho
menos perteneciente en exclusiva a esta etapa de nuestra Historia que erróneamente se le
llama “era de la información y el conocimiento”, por más que los lineamientos teóricos, los
recursos técnicos y tecnológicos hayan alcanzado una sofisticación mucho mayor a la de
los sumerios, el hasta ahora primer pueblo con un lenguaje escrito conocido.

En el documento Objeto de aprendizaje. Conceptualización y Normativa Archivística para

la Organización Documental (Sena), dice:

Es muy probable que la historia de los archivos se remonte al origen de la escritura,

suceso que liga al hombre con la comunicación y el surgimiento de instituciones. El
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manejo de la información, entonces, tiene su punto de partida desde el comienzo de

la historia de la humanidad. (s.f., pág. 5).

Al revisar el documento de la cita inmediatamente anterior (Objeto de aprendizaje.

Conceptualización y Normativa Archivística para la Organización Documental, págs. 5, 6)
producido por el Sena, y entroncando su información con conocimientos obtenidos mucho
antes, se puede apreciar que la actividad archivística, aún sin ninguna teoría o lineamientos
técnicos regulares, estandarizados, toma impulso en su carácter económico en la Europa de
los Siglos XII y XII, época en la que florecieron algunas ciudades dedicadas al gran
comercio internacional, llegando incluso a tener tratos con territorios ubicados más allá de
la cuenca del Mediterráneo, como los que corresponden hoy a China y los países del
sudeste asiático, la isla de Madagascar en África e incluso el muy lejano reino que en la
actualidad se conoce como Japón. Era necesario contar con registros de las transacciones
comerciales, toda vez que se movían grandes cantidades de mercancías y dinero; es en
aquella época cuando surgen o se afianzan documentos del tipo letras de cambio y pagarés.
La fundación de archivos como espacio físico y entidad estatal cobra una mayor relevancia
con el auge del Imperio Español, a partir del Siglo XV, debido a la imperiosa tarea de
almacenar, organizar y hacer uso de toda la información, documentación relativa a la
administración peninsular y de las colonias y aprehender los nuevos conocimientos
obtenidos por las conquistas españolas. Hemos heredado los países latinoamericanos de
España no sólo su tradición archivística sino lo que, aunado a su archivística, tanto peso
tuvo en ese inmenso imperio: la burocracia y trámites en exceso. Pero es con el
advenimiento de la Ilustración cuando se reflexiona y teoriza sobre los archivos, llegándose
al punto de que se considere necesario no sólo la creación formal de entidades destinadas a
la compilación, cuidado, administración de los documentos sino también al estudio formal
y la profesionalización de las personas que se dedicarán a manejar los archivos.

A partir del Siglo XX y en lo que va corrido del XXI, la gestión documental se renueva
profundamente con los avances de la ciencia, la tecnología y en especial la informática. Ya
los archivos no constan sólo de tablillas, rollos, legajos y libros, todo esto conteniendo texto
e ilustraciones; aparecen otros métodos de almacenamiento como las fotografías en placas,
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las cintas cinematográficas, las grabaciones de audio en vinilos y cintas magnetofónicas, los
distintos sistemas de almacenamiento informáticos, la internet. Los muebles y espacios para
guardar e interactuar con los documentos y la misma información y conocimientos que
estos contienen ha variado; la gran biblioteca de Alejandría, que se dice atesoraba todo el
saber del mundo antiguo, ve hoy los inmuebles donde se instalan los servidores de
megacorporaciones como Google o Microsoft y quedaría impresionada.

Características relevantes de los archivos

El concepto de archivo puede admitir colecciones privadas de filatelistas o colecciones de

cartas de alguien que fue amante de poeta de gloria póstuma. En ambos casos puede ser que
estos archivos privados sean abiertos al público por ser de interés público, es decir un
archivo que, como su misma definición lo indica, es objeto de atención, consulta y difusión
por parte de personas interesadas en su contenido documental, aparte del poseedor y guarda
del archivo. Un libro es un documento, sin importar si se trata de un libro de teoría jurídica,
un libro de contabilidad o un libro de poesía lírica; La Ilíada es un documento que aparte de
su valor como obra literaria nos informa sobre la vida de la Grecia Antigua. Por ello las
bibliotecas especializadas en literatura también son archivos.

Los archivos son indispensables puesto que sirven para la administración de cualquier
entidad que necesite verificar información que le permita tomar las decisiones más
convenientes. Muestra de la importancia de los archivos es que Napoleón Bonaparte
pretendió establecer en París un archivo que guardara los documentos de todos los estados
europeos bajo su dominio (Fernández García, 2011). Ya Napoleón sabía que el
conocimiento es poder, lema muy en boga en esta “era de la información y el
conocimiento”, y por ello quiso concentrar los archivos de Europa bajo su dominio. Es
decir, un buen archivo debe contener documentos con valor práctico, de consulta frecuente,
pertinentes, que correspondan con las necesidades de sus usuarios, sean personales
naturales o jurídicas, así como tener en sus fondos documentación que sea menos
frecuentemente manejada e incluso mantener en custodia documentos cuyo valor va más
allá del uso cotidiano. Estos son los archivos de gestión, central y permanente, en su orden.
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En el ámbito colombiano, el Acuerdo No. 060 del 30 de octubre de 2.001 (“Por el cual se
establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades
públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”), considera, en su capítulo de
Considerando, párrafo 7, que

la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se

logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en
consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia
como parte integral de la gestión documental. (Archivo General de la Nación, 2001)

Los archivos son, en consecuencia, entes que deben estar equipados de manera idónea con
instalaciones, utensilios, aparatos y personal humano dedicado al almacenamiento,
preservación y usos correctos, eficaces y eficientes de los documentos. La información
contenida en los archivos debe ser catalogada de manera rigurosa, exacta, sistematizada,
para evitar errores en el manejo de los mismos, conforme a la naturaleza de éstos, ya que
existen archivos de uso restringido y archivos abiertos al público general.

La “era de la información y el conocimiento”, no comienza en los siglos XIX o XX; es todo

el tiempo que ha transcurrido desde que el humano es humano –y quizás antes, pues es un
proceso evolutivo el que ha creado al homo sapiens–, pues hitos tan importantes como el
manejo del fuego, la rueda, la domesticación de animales y la agricultura sólo han podido
adquirir su valor fundamental en el proceso evolutivo de la especie si tales conocimientos
se guardaban en la memoria y se difundían y enseñaban, es decir se informaban, a los
demás a miembros del conjunto.

El archivo, como el mismo ser humano, ha debido transitar un proceso evolutivo pasando
de la guarda en la memoria y difusión oral del conocimiento a los documentos escritos, o
sea el advenimiento de la literatura, con la consecuente creación de muebles e inmuebles
donde se guardarían y consultarían tales documentos. Sólo a finales del Siglo XIX en
adelante empiezan a surgir nuevas clases de documentos y métodos para la conservación y
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consulta de éstos: aparecen las primeras máquinas mecánicas, las electromecánicas y más
reciente en este proceso las electrónicas, con gran capacidad de almacenamiento y
funcionalidad en el uso de la información.

La ciencia, la técnica y la tecnología han sofisticado tanto la forma de almacenar en los

archivos como interactuar con los documentos que lo conforman. Protocolos para el
almacenamiento mediante códigos que permiten tanto eficiencia como eficacia han
brindado un tratamiento tal que hoy se habla de ciencia archivística. Se ha teorizado, como
toma de conciencia desde el Siglo XVII de la importancia de los archivos en diferentes
campos, sobre las cualidades propias de un buen archivo y de las personas encargadas de su
manejo. Entran en consideración términos como la accesibilidad y restricción,
permanencia, catalogación, calidad de la información, ágil obtención de los documentos
que se requieran… De toda esta abstracción enfocada a lo práctico, surge la gestión
documental como profesión con sus propios lineamientos.

Queda claro que la importancia de los archivos radica en que teniendo un buen archivo,
éstos permiten tener control y manejo de la información y el conocimiento para la toma de
decisiones en asuntos concretos tanto en lo personal como lo corporativo, la actividad
intelectual se beneficia mucho con la concentración de saberes en lugares de fácil
accesibilidad y siendo la información y el conocimiento parte inherente del proceso
evolutivo humano, no se puede desestimar que siendo cada vez mayores los saberes, es
imprescindible hacer un manejo adecuado de éstos para que el desarrollo de la humanidad
siga su curso.

Domingo José Bolívar Peralta

10/11/2.018