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ESTADO DE SITUACIÓN FINACIERA

Definición

Es un documento contable que refleja la situación financiera de un ente económico, ya sea

de una organización pública o privada, a una fecha determinada y que permite efectuar un

análisis comparativo de la misma; incluye el activo, el pasivo y el capital contable. Se

formula de acuerdo con un formato y un criterio estándar para que la información básica de

la empresa pueda obtenerse uniformemente como por ejemplo: posición financiera,

capacidad de lucro y fuentes de fondeo.

El Estado de Situación Financiera comúnmente denominado Balance General, es un

documento contable que refleja la situación financiera de un ente económico a una fecha

determinada. Su estructura la conforman cuentas de activo, pasivo y patrimonio o capital

contable. Su formulación está definida por medio de un formato, en cual en la mayoría de

los casos obedece a criterios personales en el uso de las cuentas, razón por el cual su forma

de presentación no es estándar. A criterio personal creo conveniente y oportuno que el

Comité de Normas Internacionales de Contabilidad (IASC), debería emitir un formato

general de catálogo de cuentas que permita la presentación de este estado financiero en una

estandarización global en su utilización.

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Objetivo

El objetivo de los estados financieros es suministrar información acerca de la situación

financiera, desempeño y cambios en la situación financiera de una empresa que sea útil a

una amplia gama de usuarios con el objeto de tomar decisiones económicas. Los estados

financieros deben ser comprensibles, relevantes, fiables y comparables.

Además, los estados financieros pueden ser utilizados por los usuarios para fines distintos:

Los propietarios y gerentes requieren de los estados financieros para tomar decisiones de

los negocios importantes que afectan a la continuidad de sus operaciones. El análisis

financiero se realiza a continuación sobre estos estados para proporcionar una mayor

comprensión de los datos. Estas declaraciones también se utilizan como parte del informe

anual para los accionistas.

Los empleados también necesitan estos informes en la toma de acuerdos en la negociación

colectiva, en la discusión de su remuneración, los ascensos y clasificaciones.

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Los inversionistas potenciales hacen uso de los estados financieros para evaluar la

viabilidad de invertir en un negocio. Los análisis financieros son a menudo utilizados por

los inversores y son preparadas por profesionales (analistas financieros), dándoles así la

base para tomar decisiones de inversión.

Las instituciones financieras (bancos y otras compañías de préstamo) los utilizan para

decidir si se le concede o no a una empresa un determinado préstamo para financiar la

expansión y otros gastos importantes.

Las entidades públicas (autoridades fiscales) necesitan los estados financieros para

determinar la idoneidad y la exactitud de los impuestos y otros derechos declarados y

pagados por una empresa. Son la base para el cálculo del impuesto sobre beneficios.

Los proveedores que le venden a crédito a una empresa requieren de los estados

financieros para evaluar la solvencia de la empresa.

Los medios de comunicación y el público en general también están interesados en los

estados financieros para una variedad de razones.

Características

1) Comprensivos: debe integrar todas las actividades u operaciones de la empresa.

2) Consistencia: la información contenida debe ser totalmente coherente y lógica para

efectos de información.
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3) Relevancia: debe ayudar a mostrar los aspectos principales del desempeño de la

empresa, esta característica ayudara a ejercer influencia sobre las decisiones

económicas de los que la utilizan, ayudándoles a evaluar hechos pasados, presentes o

futuros, o bien confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente.

4) Confiabilidad: Deben ser el reflejo fiel de la realidad financiera de la empresa.

5) Comparabilidad: es necesario que puedan compararse con otros periodos de la

misma empresa con el fin de identificar las tendencias de la situación financiera.

Presentación

Los Estados Financieros condensan la información económica relativa a la empresa. La

presentación de los estados financieros requiere la verificación de detalles básicos para el

correcto cumplimiento de sus fines, los cuales están contenidos en el encabezamiento y en

el cuerpo de los mismos.

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Estructura

Encabezado

1. Nombre de la empresa o nombre del propietario

2. Indicación de que se trata de un balance general o estado de situación financiera.

3. Fecha de formulación

Cuerpo

1. Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas que forman el activo

2. Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas que forman el pasivo

3. Importe del capital contable

Firmas

1. Del contador que hizo y autorizó

2. Del propietario o responsable legal del negocio.

Ya que su estructura la conforman las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, definiremos

cada uno de ellos de acuerdo a NIIF.

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ELEMENTO CONCEPTO
Es un recurso controlado por la empresa
como resultado de eventos pasados y
ACTIVOS
cuyos beneficios económicos futuros se
espera que fluyan a la empresa.
Es una obligación presente de la
empresa a raíz de sucesos pasados, al
vencimiento del cual y para poder
PASIVOS
cancelarla la entidad espera
desprenderse de recursos que incorporen
beneficios económicos.
Es el valor residual de los activos de la
PATRIMONIO CONTABLE entidad, una vez deducidos todos los
pasivos.

Información a presentar en el estado de situación financiera

Como mínimo, el estado de situación financiera incluirá partidas que presenten los

siguientes importes:

 Efectivo y equivalentes al efectivo.

 Deudores comerciales y otras cuentas por cobrar.

 Activos financieros [excluyendo los importes de efectivo, deudores comerciales,

inversiones en asociadas, inversiones en entidades controladas en forma conjunta).

 Inventarios.

 Propiedades, planta y equipo.

 Propiedades de inversión registradas al valor razonable con cambios en resultados.

 Activos intangibles.

 Activos biológicos registrados al costo menos la depreciación acumulada y el

deterioro del valor.

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 Activos biológicos registrados al valor razonable con cambios en resultados.

 Inversiones en asociadas.

 Inversiones en entidades controladas de forma conjunta.

 Acreedores comerciales y otras cuentas por pagar.

 Pasivos financieros (excluyendo los importes de acreedores comerciales y

provisiones )

 Pasivos y activos por impuestos corrientes.

 Pasivos por impuestos diferidos y activos por impuestos diferidos (éstos siempre se

clasificarán como no corrientes).

 Provisiones.

 Participaciones no controladoras, presentadas dentro del patrimonio de forma

separada al patrimonio atribuible a los propietarios de la controladora.

 Patrimonio atribuible a los propietarios de la controladora.

Importancia

La importancia de los estados financiero es porque en él se estipulan los ingresos, gastos y

ganancias que se tuvieron a lo largo de un periodo determinado, Para que se tome una

decisión de inversión y crédito, la empresa debe de estar en solvencia, rentabilidad.

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Cuentas y Documentos por Cobrar

Las Cuentas y Documentos por Cobrar constituyen los derechos que tiene una empresa por

las mercancías vendidas a crédito, servicios prestados, comisión de préstamos o por

cualquier otro concepto.

Para muchas empresas las partidas por cobrar son un reglón muy significativo y a menudo

representan una porción sustancial de los Activos Circulantes, por lo tanto, es importante

establecer políticas de créditos y procedimientos de cobros efectivos para asegurar la

cobranza oportuna y reducir al mínimo las pérdidas que surjan de la imposibilidad de

cobrar algunas cuentas.

La política de crédito de una empresa da la pauta para determinar si debe concederse

crédito a un cliente y el monto de éste. La empresa no solamente debe ocuparse de los

estándares de crédito que establece, sino también de la correcta utilización de estos

estándares al tomar decisiones. Deben desarrollarse fuentes adecuadas de información y

métodos de análisis de crédito. Cada uno de estos aspectos de la política de crédito es

importante para la administración exitosa de las Cuentas por Cobrar en las empresas.

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR:

Generalmente las cuentas por cobrar pueden clasificarse en tres grandes bloques, que son:

A- Cuentas por Cobrar Clientes;

B- Cuentas por Cobrar Funcionarios y Empleados; y

C- Otras Cuentas por Cobrar.

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Cuentas por Cobrar Clientes: Este renglón de las Cuentas está compuesto por los montos

que adeudan los clientes a la empresa, provenientes de las ventas a crédito.

Cuentas por Cobrar Funcionarios y Empleados: Son los importes que los funcionarios y

empleados adeudan a la empresa por concepto de ventas a crédito, anticipos a sueldos,

préstamos personales, entre otros, los cuales les serán descontados posteriormente en sumas

parciales.

Otras Cuentas por Cobrar: Estas pueden surgir por una variedad de transacciones tales

como: anticipos a accionistas, ejecutivos, directores, empleados y compañías afiliadas,

venta de valores o propiedades distintas de productos o servicios, depósitos con acreedores,

compañías de servicios públicos y otras agencias, pagos anticipados relacionados con

compras, reclamaciones por pérdidas o por daños y perjuicios, dividendos e intereses por

cobrar.

Los Documentos por Cobrar pueden exigirse también a otra clase de personas físicas o

morales, a quienes la entidad económica haya favorecido con su crédito, sin que éste esté

vinculado a una venta. El derecho que representa un documento por cobrar, se valúa de

conformidad con el pactado entre las partes al momento de efectuarse la operación.

El Pagaré

Un pagaré representa una promesa incondicional de pagar una suma de dinero a la vista, a

una fecha fija o en una fecha futura determinada.

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Letra de Cambio:

Son documentos representativos de deudas a corto plazo, generalmente entre 30 días y un

año; dichos documentos no tienen una garantía real y por consiguiente más bien

constituyen instrumentos de créditos basados en la confianza de la entidad emisora. El

propósito de la emisión de las Letras de Cambio es obtener fondos para mantener en

operación a las empresas comerciales e industriales, así como también para facilitar las

ventas a plazos con fines de consumo.

REGISTRO CONTABLE

XXXXX S.A

Balance General parcial

Al 1ro de Dic 20XX

(Valor en RD$)

ACTIVOS:

Activos Corrientes:

Efectivo en Caja y Banco 75,000.00

Cuentas por Cobrar 57,000.00

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Control Interno Documentos por Cobrar

Estos documentos deben ser aprobados por un funcionario capaz, antes de aceptarlos,

variarlos, renovarlos o darlos de baja.

Estos documentos deben ser registrados detalladamente.

Registrar el descuento de documentos.

Revisar periódicamente los pagos vencidos.

El control interno sobre las cuentas por cobrar se ve fortalecido por una división de

funciones, de manera que los diferentes departamentos o individuos son responsables por:

 Control de los pedidos de los clientes

 La aprobación del crédito

 La entrega de mercancía

 La función del despacho

 La función de facturación

 La verificación de la factura

 El manejo de cuentas control

 El manejo de los libros mayores de los clientes

 La aprobación de las devoluciones y las rebajas en ventas

 la autorización de castigos en cuentas incobrables

Control Interno de las Cuentas por Cobrar

El total de las cuentas individuales de ser conciliado periódicamente con la cuenta control

en el mayor general.

La antigüedad de los saldos debe ser revisada periódicamente por un Empleado.

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Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad todos los deudores.

Se debe contar con la aprobación de específica del funcionario para:

1. Otorgar descuentos especiales

2. Pagar saldos acreedores

Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independiente de:

1. Todas las funciones de efectivo.

2. Verificación de facturas y Notas de créditos.

3. Pases a cuentas control.

4. Autorización de bajas de cuentas de cobros dudosos.

5.

INVENTARIO

Definición

Los inventarios de una compañía están constituidos por sus materias primas, sus productos

en proceso, los suministros que utiliza en sus operaciones y los productos terminados. Un

inventario puede ser algo tan elemental como una botella de limpiador de vidrios empleada

como parte del programa de mantenimiento de un edificio, o algo más complejo, como una

combinación de materias primas y suben samblajes que forman parte de un proceso de

manufactura.

CLASIFICACION DE INVENTARIOS

Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, y varía ampliamente entre

los distintos grupos de industrias. La composición de esta parte del activo es una gran
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variedad de artículos, y es por eso que se han clasificado de acuerdo a su utilización en los

siguientes tipos:

Inventarios de Materias Primas: En toda actividad industrial concurren una variedad de

artículos (Materias Primas) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener

al final un artículo terminado o acabado.

Inventarios de Productos en Proceso: El inventario de productos en proceso consiste en

todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción.

Inventario de Productos Terminados: Comprenden estos, los artículos transferidos por el

departamento de producción al almacén de productos terminados por haber estos alcanzado

su grado de terminación total y que a la hora de la toma física de inventario se encuentren

aun en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos.

Inventario de Materiales y Suministros de fábrica o de fabricación: Este se distingue del

inventario de materiales, por que los materiales pueden asociarse directamente con el

producto terminado y llegar a convertirse en partes de él y son utilizados en cantidades

suficientes para sea práctico asignar el costo al producto.

Sistemas de contabilización de inventarios

Se tienen dos métodos o sistemas básicos de control de inventarios:

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1. Sistema de inventario periódico

Con este método la empresa no lleva un registro continuo de su stock, en cambio, realiza el

conteo de existencias al final del periodo o ejercicio y los resultados se plasman en los

informes financieros.

Como principales características de este sistema:

 Es costoso en cuanto se hace necesario paralizar la actividad de la empresa para

llevar a cabo el recuento físico de la mercancía lo que implica un importante

despilfarro de recursos.

 No se sabe con exactitud el volumen de existencias en cada momento y por tanto

no permite llevar a cabo un seguimiento adecuado ni una correcta política de

productos (mermas, roturas, rotaciones, rentabilidades, etc.)

2. Sistema de inventario permanente o perpetuo

Con este método la empresa mantiene un registro continuo de sus existencias y los costos

de los productos o mercancías que ha vendido.

Ventajas de este método sobre el periódico:

 Permite un mejor control de los artículos y la aplicación de técnicas de productos al

poseer una información en tiempo real de los niveles de inventarios, rotaciones,

evolución de precios, etc. Por tanto mejora la toma de decisiones.

 Facilita el recuento físico en el caso de que esto sea necesario para llevar a cabo una

verificación del inventario.

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 Permite reducir costes y ofrecer un mejor servicio a los clientes, etc.

CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS

Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista:

Control Operativo y Control Contable.

El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en

términos cuantitativos como cualitativos, de donde es lógico pensar que el control empieza

a ejercerse con antelación a las operaciones mimas, debido a que si compra si ningún

criterio, nunca se podrá controlar el nivel de los inventarios. A este control pre-operativo es

que se conoce como Control Preventivo.

El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita, evitando

acumulación excesiva.

La auditoría, el análisis de inventario y control contable, permiten conocer la eficiencia del

control preventivo y señala puntos débiles que merecen una acción correctiva. No hay que

olvidar que los registros y la técnica del control contable se utilizan como herramientas

valiosas en el control preventivo.

METODOS DE VALUACION DE INVENTARIOS

Independientemente del sistema de inventarios adoptado por una empresa, los costos de

los artículos individuales se deben determinar mediante un método de valuación de

inventarios. Existen tres métodos principales para la valuación de inventarios que han sido
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generalmente aceptados en las prácticas contables de diferentes países: PEPS, UEPS y

promedio ponderado.

PEPS: primeras en entrar, primeras en salir. Este método supone que el inventario

que se adquirió con anterioridad se vende (consume) primero, por tal razón, el inventario

final está compuesto por las ultimas unidades compradas. En economías en donde los

precios aumentan continuamente, PEPS, generalmente muestra la mayor utilidad bruta.

UEPS: ultimas en entrar, primeras en salir. Este método supone que el inventario

que se adquirió más recientemente es el que se vende (consume) primero, por tal razón, el

inventario final está compuesto por las primeras unidades compradas. En economías

donde los precios aumentan continuamente, UEPS, generalmente muestra la menor

utilidad bruta.

PROMEDIO PONDERADO: costo promedio de las mercancías compradas

disponibles para la venta. Este método calcula el costo de cada unidad del inventario final

dividiendo el costo total de adquisición de todas las mercancías disponibles para la venta

entre el número de unidades disponibles para la venta. En economías donde los

precios aumentan continuamente, el promedio ponderado, generalmente muestra una

utilidad bruta intermedia entre aquella calculada por el PEPS y la obtenida por el UEPS.

CARACTERISTICA

 Permite un control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad

que ingresa y sale del inventario.

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 En todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del

Costo de venta.

 Permite la determinación del costo al momento de hacer la venta, debido a que en

cada salida de un producto, se registra su cantidad y costo.

 Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en donde se lleva el

registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de

cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se

puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta.
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AJUSTE POR SOBRANTE DE INVENTARIOS

Establecido un sobrante en inventarios, se carga la cuenta de Inventarios por el valor

neto del sobrante, y se acredita una cuenta tal como otros ingresos (sobrantes de inventario)

por igual valor.

Los sobrantes se deben valorizar al último costo unitario promedio que regía el último

día del ejercicio o del día del ajuste.

Ejemplo:

Al comparar el inventario físico con el valor en libros de la cuenta de mercancías se

presenta un sobrante de $500.000

AJUSTE POR FALTANTE DE INVENTARIOS

Descubierto un faltante en inventarios (no imputable a ningún responsable), se procede a

cargar una cuenta de Costo de venta máximo hasta un 3% del valor del inventario que es

el valor que nos permiten las normas tributarias (Articulo 64 Estatuto Tributario), la
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diferencia de este 3% se registra en el Gasto de Provisión, por el valor neto de los faltantes

y a acreditar la cuenta de Inventarios, por igual valor.

La cuenta de Gasto que se propone, puede tener una subcuenta tal como "Faltante de

Inventario" y desde luego, será una cuenta de resultado imputable como pérdida del

ejercicio.

Ejemplo:

Al realizar el inventario físico de mercancías se presenta un faltante de $1.500.000

ocasionado por deshidratación de los artículos equivalente al 3% del total del inventario y

500.000 que sobrepasa el 3 % permitido llevar al costo.

Asiento de Ajuste:

Y por el excedente del 3 % permitido Perdida de Mercancías Por

Irresponsabilidad del Almacenista, en este caso el valor del faltante se carga a la cuenta del

empleado.
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ACTIVOS CORRIENTES

Los activos corrientes son bienes o derechos de propiedad de la empresa, ya sean efectivo o

se conviertan en efectivo a corto plazo._ Se considera corto plazo el periodo de un año.

Los activos corrientes se registran en el balance por orden de liquidez:

CAJA

Esta cuenta representa el dinero en efectivo o en cheques de propiedad de la entidad

disponible en forma inmediata.

CONTROL INTERNO

Algunos elementos de control recomendados serían los siguientes:

 Evitar en lo posible que las personas que reciban el efectivo sean las mismas que lo

contabilicen.

 Consigna diariamente los dineros recibidos.

 Verificar que los desembolsos sean aprobados por las personas autorizadas.

 Establecer por escrito políticas claras sobre las cuantías máximas autorizadas para

pagos en efectivos.
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 Efectuar arqueo de caja sorpresiva.

 Establecer póliza de manejo para la persona encargada de tesorería.

 Elaborar informes diarios del movimiento de ingreso y egreso del efectivo.

 Establecer fondos de caja menor para pagos de poca cuantía.

BANCOS

Esta cuenta registra el valor de los depósitos constituidos por el ente económico en

moneda nacional y extranjera en bancos del país o del exterior.

CONCILIACION BANCARIA

Los bancos envían a sus clientes el denominado extracto bancario indicando los

movimientos que han tenido durante el mes en lo referente a:

 Consignaciones

 Cheque pagados

 Notas debito

 Notas crédito

 Y el saldo de la cuenta corriente.

Por otra parte en la empresa se llevan libros auxiliares de banco donde se registra

detalladamente y en forma cronológica todos los movimientos de las cuentas bancarias

indicando:
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 Consignaciones

 Cheque pagados

 Notas debito

 Notas crédito

 Y el saldo en libros.

Nota debito: Disminuye el saldo de la cuenta corriente, por los siguientes conceptos:

 Comisión por transferencias de dinero.

 Intereses por préstamos.

 Cheques devueltos consignados.

 Pagos de servicios.

 Abono al préstamo del banco.

Nota crédito: Aumenta el saldo de la cuenta corriente; por los siguientes conceptos:

Intereses recibidos sobre inversiones.

Consignaciones de clientes.

Préstamos bancarios.

Una vez se reciban los extractos bancarios se procede hacer la conciliación.

1.) se verifica los saldos iniciales que muestra el extracto bancario, con los saldos del mes

anterior.
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2.) Se verifican todas las consignaciones efectuadas durante el mes en libros y extracto

bancario.

3.) Y algunas veces se presentan los siguientes casos:

 Consignaciones registradas en el libro que no han sido abonadas en el banco.

 Cheques girados por la empresa que no han sido pagados por el banco.

 Notas debito cargadas por el banco en la cuenta corriente que no han sido

registradas en los libros.

 Errores en los registros totales como: transposición de cifras, en consignación y

cheques girados.

EJEMPLO:

La empresa presenta la siguiente información

A) Saldo de la cuenta bancaria en el extracto al 30 de agosto de 2.008 por $ 15.000.000.

B) Saldo en libro al 31 de agosto de 2.008 $ 10.700.000

C) Una vez revisadas las consignaciones se encontró que la efectuada el 31 de agosto por

valor de $ 3.500.000 no ha sido abonada en la cuenta corriente por el banco.

D) Una vez comparado los cheques girados con los pagados por el banco se encuentran los

siguientes cheques sin pagar:

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Fecha Numero Valor Beneficiario

03 -08 / 08 451 $ 1.000.000 Juan Maquilon

05-08 / 08 462 2.300.000 Aquiles Parra

05- 08/ 08 463 1.000.000 Maria Caicedo

E) Al revisar las ND cargadas en la cuenta corriente por el banco y mostradas en el extracto,

se encontró una ND del 15 de agosto por un cheque devuelto por valor de $55.000

previamente consignado.

F) Una vez revisadas las notas crédito, se encontró que el banco había abonado en la cuenta

corriente y mostrado en el extracto una consignación efectuada por un cliente de la empresa

por valor de $ 3.500.000 que no se había registrado en el libro.

Saldo en el extracto bancario a llegar al saldo en libros

Saldo en el extracto 15.000.000

- Cheques pendientes de pago en el banco (4.300.000)

+ Consignaciones pendientes 3.500.000

- NC pendiente en libros registradas en extracto (3.500.000)

+ ND pendiente en libros registrados en extracto 55.000

Saldo en libros al 31 de agosto 10.755.000

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REGISTRO DE LA NC - Consignación del cliente

1110 Banco 3.500.000

1305 Cliente 3.500.000

REGISTRO DE LA ND - Cheque devuelto

130505 Cliente 55.000

111005 Banco 55.000

Control interno de activos corrientes: todos los bienes controlados por el ente económico,

deben ser objeto del control por parte de la auditoria o revisoría fiscal, y también como

autocontrol por parte de los funcionarios, con el fin de preservar su existencia al servicio

del objeto social, por esta razón se exige:

 Que las personas que manejan los valores de la empresa tengan pólizas de manejo de

efectivo.

 Separar las funciones de las personas que manejan el efectivo, no sean las mismas que

hacen los registros de contabilidad, consignan en el banco.

 Hacer apertura de cuentas corrientes para el manejo del efectivo.

 El efectivo se consigna siempre al día siguiente como medida de control.

 Establecer la política de autorización de cheques.

 Crear los fondos fijos de caja menor para las dependencias que lo requieran.
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 Establecer como política de control que los gastos pequeños se paguen por caja menor y

los grandes con cheques.

 Efectuar arqueos de caja sorpresivos por parte del auditor o revisor fiscal o cualquier

funcionario que tenga la responsabilidad del control.

PAGOS ANTICIPADOS

DEFINICION

Los pagos anticipados representan una erogación efectuada por servicios que se van a

recibir o por bienes que se van a consumir en el uso exclusivo del negocio y cuyo propósito

no es el de venderlos ni utilizarlos en el proceso productivo.

Registro

 Con cargo a una cuenta de ACTIVO

-x

Seguro pagado por anticipado xxxx

Bancos xxxx

 Y al transcurso del tiempo cargo a una cuenta de GASTO para el

reconocimiento de la parte ya devengada

-x-

Gasto Generales xxxx

Seguro pagado por anticipado xxxx

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CONTROL INTERNO

• Las medidas de control interno para los pagos anticipados fundamentalmente se centran

en las autorizaciones para la realización de tales erogaciones. (Se denomina erogación a

los gastos que realiza un determinado agente económico.)

Ejercicio

El día 15-Agto-2011 se adquiere una póliza de seguro contra incendio, con vigencia de

un año, por un monto de $ 200,000 pagada de contado.

ASIENTOS

Al momento de la adquisición de la póliza:

15-Agto-11 -1-

Seguros Pagados por anticipado 200,000

IVA Acreditable 32,000

Bancos 232,000

A la fecha del cierre 31-dic-11:

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Propiedad, planta y equipo

Son los activos tangibles que posee una empresa para su uso en la producción o suministro

de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos, y se

esperan usar durante más de un período económico.

Registro

Operaciones con activos fijos

Adquisición: Los activos fijos se registran por el costo de la factura mas todos los

desembolsos realizados para ponerlos operativos, realizando un debito a la cuenta del

activo y un crédito a la cuenta bancos u otra cuenta según sea la operación.

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-1-

Terreno 10.000

Banco Regional 10.000

P/r adquisición de un terreno

de contado

-2-

Vehículo 50.000

Crédito fiscal 4.500

Préstamo bancario 54.500

P/r adquisición de un vehículo

con financiamiento del banco

Control interno

 Se deben establecer políticas adecuadas para designar las personas encargadas de adquirir,

reemplazar, retirar o vender un activo fijo.

 Se deben establecer políticas bien definidas para la capitalización de activos fijos.

 Se deben mantener registros detallados, individuales y por tipo de activo, donde se asienten

los movimientos de los mismos (Adquisiciones, depreciaciones, mejores, adiciones, etc.)

 Se deben realizar inventarios periódicos de activos fijos para verificar el estado físico de los

mismos, así como su ubicación.

 Las personas encargadas de custodiar los activos fijos deben establecer mecanismos para

informar sobre cambios en los activos fijos que impliquen ajustes contables.
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 Los registros de activos fijos y su respectiva depreciación, deben ser revisados

periódicamente para efectuar los cuadres con el departamento de contabilidad.

Reglas de presentación

 Las propiedades, planta y equipos se presentan inmediatamente después del total de las

inversiones a largo plazo.

 Las propiedades, planta y equipos deben agruparse por activos homogéneos y de acuerdo a

las vidas útiles asignadas.

 Debe revelarse en las notas a los estados financieros, el método de depreciación utilizado y

las vidas útiles asignadas.

 Debe revelarse en las notas a los estados financieros las adiciones o retiros de activos.

 Deben mencionarse los activos fijos que se encuentren bajo la modalidad de arrendamiento

financiero.

 Deben segregarse los activos que no se encuentren en uso.

Clasificación y principales rubros: Se clasifican en: No depreciables, Depreciables y

Agotables. Sus principales rubros son:

No depreciables

Terreno

Activos en construcción

Depreciables:

Edificio

Instalaciones
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Inmuebles

Maquinarias

Equipos de oficina

Equipos de computación

Vehículo

Mobiliario

Aeronaves

Equipo de reparto

Embarcaciones,

Entre otros

Agotables:

Bosques Madereros

Pozos Petroleros

Minas y yacimientos

Canteras, entre otros

Características

Las propiedades, planta y equipos que se identifiquen como activos fijos, deben reunir las

siguientes características:

 Deben ser propiedad de la empresa

 Deben ser de naturaleza perdurable y permanente en el tiempo

 Deben estar destinados única y exclusivamente a las operaciones normales del negocio
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 La intención al adquirirlos, no es venderlos

Ejemplo

I-Partes Significativas.

Tren Ltda. compró un tren por $1.000.000 el 15 de enero de 2013, en efectivo. Se considera

que este tiene dos partes significativas, cuyos costos son determinados como sigue:

 Motor: $300.000

 Vagones: $500.000

El saldo del tren es constituido por varias partes móviles, partes no móviles y sillas en

algunos de los vagones. Estas partes restantes son individualmente no significativas:

Registro libro Diario:

15 de enero de 2013 Debe Haber

Motor de Tren (activo) 300.000

Vagones de Tren (activo) 500.000

Otras Partes de Tren (activo) 200.000

Banco 1.000.000

LOS ACTIVOS NO CORRIENTES

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Son los activos que corresponden a bienes y derechos que no son convertidos en efectivo

por una empresa en el año, y permanecen en ella durante más de un ejercicio.

Clasificación del activo no corriente

Dentro de los activos no corrientes tenemos:

 Inversiones financieras a largo plazo, como por ejemplo la adquisición de valores

de renta fija a largo plazo, acciones y aportes de capital.

 Elementos del inmovilizado, comprende los bienes inmuebles, bienes muebles y

útiles, equipos, maquinas, terrenos, intangibles, etc. Los inmuebles forman el activo

no corriente excepto si es una empresa inmobiliaria, que se dedica a comprar y

vender inmuebles. En ese caso, serían activo corriente.

 Activos intangibles, son aquellos que no se pueden cuantificar físicamente pero que

producen o pueden producir beneficios para la empresa, como por ejemplo los

derechos de uso de la propiedad industrial o intelectual, o una patente.

Cuentas por pagar

Son las cantidades en deuda de una compañía a los acreedores por los servicios o bienes

adquiridos. Si una tienda recibe bienes en adelanto sobre el pago, la compra se sitúa en el

archivo de cuentas por pagar. Las cuentas por pagar pueden corresponder a mercancía,

servicios privados o públicos.

Registro
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Control Interno

 Deben separarse las funciones de recepción en el almacén, de autorización del pago

y de firma del cheque para su liquidación.

 Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago

según controles contables, con los de los suministradores.

 Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores contentivos de cada

Factura, su correspondiente Informe de Recepción (cuando proceda) y el cheque o

referencia del pago, cancelándose las Facturas con el cuño de “Pagado”.

 Es preciso mantener al día los Submayores de Cuentas por Pagar, los de Cuentas

por Pagar Diversas y no presentar saldos envejecidos.

 Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por cada

Factura recibida y cada pago efectuado; así como por edades y analizarse por el

Consejo de Dirección.
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 Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben controlarse

para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido.

 Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los Submayores

de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control

correspondientes.

Ejercicio

1- El primero de Marzo se compra a creditopapeleria a el rayo s.a con la factura numero

420, articulos de escritorios diversos para el departamento de ventas por $9075 + IVA

CONCEPTO---------------PARCIAL----DEBE--------HABER

GASTO DE VENTA----------------------9075

PAPELERIA----------------9075

IVA X ACREDITAR----------------------1361.25

CUENTAS POR PAGAR ------------------------------10436.25

PAPELERIA EL RAYO-----10436.25
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Documento por pagar

Aquellos en que consta la promesa de pagar incondicionalmente a una fecha determinada,

cierta cantidad de dinero. No se incluyen bajo esta denominación las hipotecas, las cédulas

hipotecarias y los bonos u obligaciones en circulación. Término aplicado a un pagaré, con

referencia a su librador. El nombre de una cuenta del mayor o de una partida del balance

general, que muestra separadamente o en una sola cantidad, el pasivo con bancos, en

proveedores y con otros acreedores, representado por pagarés u otros compromisos a plazos

determinados.

Registro

Suponga que una entidad adquirió maquinaria por $1,000 más IVA y garantiza el pago con

un documento, el registro contable sería el siguiente:

Maquinaria y equipo $1,000

IVA por acreditar $160

Documentos por pagar $1,160

Control Interno

Deben segregarse las funciones de recepción de productos o mercancías, de las de

autorización de pagos y emisión de cheques.

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Deben archivarse, en expedientes de pago por cada proveedor, los documentos relativos a

cada operación: el original de la factura (que debe cancelarse, con el cuño de pagado, al

efectuarse su liquidación), una copia del informe de recepción y el cheque pagado o la

referencia a su fecha, numero e importe.

Las cuentas por pagar deben controlarse por sub-mayores, habilitados por suministradores,

y en cada uno, por cada recepción, y cada pago efectuado.

Las cuentas por pagar deben analizarse por rangos de edades, a fin de

tener conocimiento actualizado de las envejecidas y proceder a activar su pago.

El pasivo corriente

O pasivo circulante es la parte del pasivo que contiene las obligaciones a corto plazo de

una empresa, es decir, las deudas y obligaciones que tienen una duración menor a un año.

Por ello, también se le conoce como exigible a corto plazo

COBROS POR ANTICIPADO:

Corresponden a ingresos que la empresa cobra adelantadamente, por lo tanto, representan

para esta una obligación hasta que no se hagan efectiva la prestación del servicio por parte

de la empresa.

REGISTRO CONTABLE

Ej.: Cobro anticipado de arriendos, intereses, seguros, etc.

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El asiento por el cobro adelantado es:

Caja XXXX

Arriendo, intereses, etc...Cobrados anticipadamente XXXX

EJ: por el cobro anticipado de.......

Una vez que va transcurriendo el periodo por el cual nos han cancelado anticipadamente, se

realiza el asiento siguiente:

Arriendos, intereses, etc...Cobrados anticipadamente XXXX

Arriendo, intereses ganados XXXX

ej.: por la cuota efectiva de........

Los ejemplos de pagos anticipados más comunes son los siguientes:

• Rentas.

• Intereses.

• Primas de seguros y fianzas.

• Regalías.
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• Impuestos y derechos.

• Muestras y literatura médica.

• Papelería y artículos de oficina.

Reglas para su presentación en el Balance General:

a) Se presentan en el activo circulante, siempre y cuando el periodo de beneficio no

Sea mayor a un año; es decir, menor del ciclo financiero a corto plazo.

b) Los pagos anticipados mayores a un año o mayor al ciclo financiero a corto plazo

Se clasificaran como activo no circulante.

c) Los intereses pagados por anticipado se clasificaran contra el pasivo

Correspondiente.

Ejemplo
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El pasivo no corriente

también llamado pasivo fijo, está formado por todas aquellas deudas y obligaciones que

tiene una empresa a largo plazo, es decir, las deudas cuyo vencimiento es mayor a un año y

por lo tanto no deberán devolver el principal durante el año en curso, aunque si los

intereses.

Los elementos que constituyen el pasivo no corriente se puede diferenciar por su

naturaleza:

 Provisiones a largo plazo

 Deudas a largo plazo

 Deudas con empresas del grupo y asociados a largo plazo

 Pasivos por impuesto diferido:

 Personificaciones a largo plazo

Ejemplos de Pasivo No Corriente

Préstamos a largo plazo

Indemnizaciones

Bonos por pagar

Pagarés por pagar largo plazo

Pasivos por impuesto diferido

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Aspectos a considerar del control interno

Indagar sobre los controles que mitiguen el riesgo sobre los pasivos no registrados.

Probar la eficacia sobre los controles que mitiguen el riesgo sobre pasivos no registrados

CUENTAS DE PATRIMONIO

Son todas las obligaciones a cargo del ente económico y a favor de sus dueños, propietarios

o socios exigibles cuando se liquide el mismo. El concepto generalizado es que las cuentas

de patrimonio representan lo que queda después de deducir los pasivos, pero consideramos

que este es un concepto muy corto y que podría tener aplicación para conceptuar el

patrimonio de una persona natural, no el patrimonio de una empresa, pues en realidad la

actividad económica o empresa no posee nada en absoluto, ya que todo lo que tiene lo

adeuda a terceros o a sus dueños. "El patrimonio es el valor residual de los activos del ente

económico, después de deducir todos sus pasivos.”

Las cuentas de patrimonio de mayor uso están originadas en:

 Aporte inicial de recursos para el inicio de la empresa y sus posteriores aumentos

o capital

 Los mayores valores potenciales de los activos por el desarrollo del objeto social o

por un aumento de valor de los mismos o superávit de capital o superávit por

valorizaciones. .
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 Las separaciones de utilidades originadas en disposiciones legales, estatutarias o

voluntarias o reservas.

 La revalorización del patrimonio originado por la inflación.

 Los dividendos o participaciones decretadas en acciones, cuotas o aportes de interés

social.