Como optimizar el

tiempo
Módulo 3
Las bases de la efectividad

¿Qué es la efectividad? ¿Cómo alcanzarla? ¿Cuáles son las barreras que lo pueden impedir? Estas son
algunas de las nociones y conceptos que desarrollaremos en esta Unidad.

Apreciación del tiempo disponible.

"La mala noticia es que el tiempo vuela. La buena noticia es que tú eres el piloto"

Michael Altshuler1

Introducción

Dentro del marco de la administración del tiempo, el entorno adquiere una relevancia transcendental
debido a que es el marco que determina la forma en la que los individuos utilizan el tiempo. Algunos
factores del entorno pueden estar fuera de nuestro control, sin embargo, existen formas de vencer
casi todos los obstáculos.

Si somos capaces de identificar cómo influye la conducta de otras personas y nuestros propios
conflictos internos en nuestra capacidad de administrar el tiempo, conseguiremos hallar la manera de
cambiar dichas conductas o de moderar el impacto que éstas producen en nuestras vidas.

Según los psicólogos, la gente pospone sus tareas debido a algún conflicto o miedo oculto. Una persona
puede tener la obligación de lograr ciertas metas, sin embargo una serie de emociones opuestas se
pueden cruzar en su camino impidiendo que las alcance en un tiempo prudencial.

Expertos en administración del tiempo han identificado las ocho razones que se aducen con más
frecuencia para posponer las labores diarias. Cuatro de ellas son internas:

1
Michael Altshuler, psicoterapeuta norteamericano.

1. miedo al cambio.
2. miedo al fracaso.
3. dejarlo todo para el último momento.
4. tendencia a adquirir demasiados compromisos.

Y las otras 4 externas:

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 1. tareas desagradables.
2. tareas demasiado complicadas.
3. flujo de tareas difuso.
4. metas difusas.

Teniendo en cuenta esta información, identifique cuáles son las razones por las que deja para mañana el
trabajo que podría hacer hoy.

Si es por razones internas, la lucha que debe emprender es contra usted mismo. Si por el contrario se
trata de razones externas, tendrá que hacer todo lo posible por moldear el entorno en el que vive y
trabaja.

Un ejercicio interesante es hacer una lista de los deberes laborales, las responsabilidades personales y los
objetivos a largo plazo que ha dejado desatendidos, las tareas a corto plazo, llamadas telefónicas, unas
vacaciones, etc.: se sorprenderá de todas las cosas que ha dejado de hacer.

En primer lugar, si la tarea es desagradable le recomendamos que sea la primera que realice en el día,
que la noche antes la coloque en un lugar donde pueda verla, que se la pase a alguien que pueda
disfrutar haciéndola o que elabore una lista de ventajas y desventajas. Si la tarea le sobrepasa, le
proponemos que la divida para conquistarla, que encuentre un lugar tranquilo para hacerla y que una
vez la haya comenzado no se detenga. Si el flujo de tareas resulta poco claro o no está bien planeado le
recomendamos que realice un diagrama de flujos como se suele hacer en TQM (Total Quality
Management).

Por último, si las metas no están claras, lo mejor es volver a enunciarlas de forma explícita de forma
que no nos conformaremos con decir "las ventas aumentarán de forma significativa", sino que diremos
"nuestra meta es aumentar las ventas en un 12%".

Si demoramos las cosas porque estamos en un bache y tememos al cambio, existen tres soluciones
que podrían funcionar bastante bien: cambiar de entorno físico (puesto que las costumbres habitan en
los lugares habituales, si cambiamos de habitación cambiaremos nuestro punto de vista), cambiar
rutinas y patrones (por ejemplo, tome una ruta diferente para llegar al trabajo) o simplemente no
haga nada (se aburrirá tanto que sentirá la necesidad imperiosa de cambiar).

Si lo que tememos es al fracaso, debemos ser valientes y recordar las palabras de Roosevelt: "lo único a
lo que hay que temer es al propio temor". Si tendemos a aceptar más compromisos de los que
podemos cumplir porque somos incapaces de decir no, porque deseamos caer bien o simplemente
porque vivimos intensamente y tenemos intereses muy amplios, debemos ser conscientes de que
nadie puede hacer todo lo que desea todo el tiempo y poner limitaciones. Por último, si es adicto a
dejarlo todo para el final sepa que es un hábito peligroso, porque trabajando a última hora se
cometen más errores, no queda tiempo para corregirlos y si hubiese imprevistos faltará tiempo. Es
difícil superar este vicio, pero debe convencerse de que es dañino y debe planear su tiempo utilizando
alguna de las estrategias antes mencionadas: diagramas de flujo, dividir y conquistar, etc.

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Cuándo ocuparse de qué: discriminando lo decisivo

Lo urgente y lo importante

La antigua fábula de Esopo, "La Gallina de los Huevos de Oro", es un excelente ejemplo para
reconocer la ecuación que toda persona u organización debe resolver a cada momento, el equilibrio
entre lo "Urgente" y lo "Importante", entre el "Hoy" y el "Mañana".

La historia cuenta que un granjero un día va al corral donde tenía a sus gallinas y encuentra un brillante
huevo de oro. Aunque duda de su suerte, decide llevar el huevo a su casa donde comprueba que el
huevo es de oro auténtico. Desde ese día, todas las mañanas el granjero encuentra un huevo de oro
debajo de una de sus gallinas en el corral y pronto se hace rico. Mientras aumenta su riqueza, también
aumenta su impaciencia con los huevos que pone la gallina. En un intento por obtener todo el oro
de la gallina de una sola vez, la abre, pero no sólo no encuentra nada adentro sino que la mata. Con la
muerte de la gallina, sobreviene también la desaparición de su riqueza.

Esta antigua fábula, mantiene vigente el enorme desafío al que nos enfrentamos hoy las personas: La
cuestión de la sostenibilidad y el uso del tiempo.

Muchas veces, al igual que el granjero de la fábula priorizamos los resultados a corto plazo (los huevos
de oro) y ponemos en riesgo nuestro bienestar a largo plazo (la gallina).

Para responder a esta pregunta necesitamos pensar en una manera de manejar el tiempo que
desplace a los métodos tradicionales basados primordialmente en la Urgencia y la Eficiencia y alcanzar
un nuevo modelo que se asiente en la Importancia y la Efectividad.

La organización y su doble significado

Estas premisas también se adecuan a las organizaciones, más allá del tipo de organización que se
trate: empresas, instituciones sin fines de lucro u organismos estatales. Porque la noción de organización
presupone un doble significado: Primero, el que identifica a un grupo de personas que
voluntariamente se agrupan para desarrollar tareas a través de las cuales esperan transformar la
realidad. Segundo, la propia distribución y coordinación de esas tareas y actividades.

Considerando este doble significado, toda organización debe tomar decisiones sobre dos tipos de
aspectos a los que debe integrar en un permanente estado de equilibrio. Uno de esos aspectos es la
atención de lo Urgente.

Está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata. Podemos
definir a la atención de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad
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de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan. Esta capacidad se expresa a través de la
producción de resultados cotidianos de una organización.

El otro aspecto a integrar es la atención de lo Importante. Definimos así a las actividades que se
ocupan de atender lo que da le da sentido a la existencia a largo plazo a una organización: Lo que
constituye la razón de ser o Misión. Al igual de lo que pasaría en nuestro plano personal, la definición de
lo que resulta Importante para una organización, es lo que nos permite trascender nuestra realidad
actual proyectándonos hacia el futuro.

La atención de lo Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de

respuesta futura a los desafíos del entorno. Si asimilamos el manejo del tiempo a una balanza podríamos
decir que el equilibrio del sistema dependerá del balance que se logre entre la energía asignada a
atender lo Urgente y lo Importante.

Reflexión: ¿Es Ud. competente para diferenciar lo urgente de lo importante?

La matriz de administración del tiempo

Representar las variables en una matriz de doble entrada, facilitará no sólo la comprensión, sino que
además nos brindará una herramienta útil para luego "vivir" el modelo propuesto.

Gráfico de la Matriz de Manejo del Tiempo

Urgente No Urgente

Cuadrante 1: Cuadrante 2:

Crisis, Presión, "Apagar Incendios", Planificación, Visión, Valores,

Fechas Límites, Problemas Acuciantes. Preparación, Recreación verdadera.

Importante Cuadrante 3: Cuadrante 4:

Interrupciones Varias, Reuniones Actividades de Evasión, Trivialidades,

Imprevistas, Visitas Inesperadas. Pérdidas de Tiempo.

No Importante

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Cuadrante 1: Llamaremos a este cuadrante Lo Urgente e Importante. Caracterizado por ser
actividades que de no ser atendidas, veríamos amenazada nuestra existencia hoy: proyectos con
fechas de cierre y con tiempo límite, vencimientos, resolución de problemas inmediatos, etc. Toda
actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestión orientada a resolver problemas,
enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante.

Cuadrante 2: lo Importante, No Urgente. Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que, si bien
están más lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolución, son las que permiten
nuestro aprendizaje y mejora a futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente
nuestro bienestar actual en pos de una mejora futura. Ejemplos son: Planificar mejoras, capacitar,
prevenir riesgos, anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se transformen en crisis,
descanso y recuperación de energías personales, etc. Lo Importante, No urgente representa el
desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafíos futuros.

Pero además este cuadrante y lo que coloquemos en él, determina a todos los demás: Sin Importante, no
puede haber Urgente. Poner primero, lo primero (es decir lo Importante), será nuestra consigna. Como
estas cuestiones están más lejanas en el tiempo para su resolución, no presionan sobre nosotros. Si no,
que nosotros debemos presionar sobre ellas.

Los “Roba‐tiempos"

Pero también las personas invertimos tiempo en actividades y tareas que no corresponden a los
Cuadrantes 1 o 2.

Llamaremos Roba‐tiempos a estos verdaderos consumidores de nuestra energía. A los Roba-­­tiempos los
ubicaremos en nuestro esquema en:

Cuadrante 1: Lo Urgente, No Importante: componen a este cuadrante todas las interrupciones,

imprevistos, reuniones no planificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades de las demás
personas que se transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los
Cuadrantes 1 y 2. Ceder a estas solicitudes es una tentación constante ya que de ellas deriva muchas
veces nuestra popularidad y aceptación personal frente a las demás personas. Aunque podemos
comprobar que el costo de ceder, significa postergar nuestros deseos y aspiraciones. En mis cursos
ejemplifico este cuadrante con una frase habitual entre nosotros: "Me pasé todo el día ocupado, pero
siento que no hice nada de lo importante que tenía previsto".

Cuadrante 2: Lo No Urgente, No Importante: actividades de evasión, trivialidades, ocio no

planificado, pérdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante
puede acarrear una crisis por falta de previsión y preparación adecuada para enfrentar nuestros
problemas. La indiferencia o la culpa son subproductos emocionales resultantes de este cuadrante.
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Privilegiar lo Importante, sobre lo Urgente

Todas las personas -­­al igual que las organizaciones-­­, acabamos en mayor medida, transformándonos
en el objeto de nuestra atención, recorriendo un trayecto de profecía auto cumplidor: Si dedicamos la
mayor parte de nuestro tiempo a pilotear tormentas y manejar crisis, es probable que sólo por
azar podamos navegar en aguas calmas. Y esto es lo que habitualmente sucede cuando no
conseguimos superar la tendencia a atender sólo lo urgente y enfocarnos sobre todo, en planificar y
atender lo importante.

Para superar esta riesgosa tendencia, es necesario revisar primero algunos esquemas de interpretación
de la realidad. Particularmente, aquel que entiende que ocuparse de planificar el futuro es un
privilegio reservado a personas "exitosas" que atraviesan una circunstancia tal, que les permite
disponer de tiempo y recursos suficientes para hacerlo.

Pero en verdad, este razonamiento invierte peligrosamente los términos. Porque el éxito de una
persona u organización no deriva de su circunstancia actual, sino que más bien su circunstancia
actual, es el resultado de su comportamiento anterior. Y si observamos a quienes atraviesan hoy
circunstancias exitosas, veremos que dedicaron ayer un espacio central para ocuparse de lo
importante, además de atender lo urgente.

Por lo tanto, la prioridad de quien aspire a alcanzar efectividad, es responsabilizarse por construir
desde hoy, los pilares de su futuro.

Paradoja: "Lo que resulta verdaderamente urgente, es ocuparse de lo importante".

¿Podemos cambiar nuestros hábitos?

Los hábitos son patrones de conducta compuestos de tres componentes que se superponen:
Conocimiento (Saber), Actitud (Querer) y Habilidad (Poder). Debido a que son aprendidos y no
heredados, nuestros hábitos constituyen nuestra segunda naturaleza, no la primera.

Nuestros hábitos nos resultan muy útiles, porque nos evitan tener que empezar siempre "desde
cero". El problema radica cuando el hábito se transforma de "una manera" de hacer las cosas, en "la
única" manera de hacer las cosas.

La primera decisión que debemos tomar para cambiar un hábito es evitar definirnos a nosotros
mismos en términos de nuestros hábitos, características y tendencias actuales. Los hábitos de la
efectividad pueden ser aprendidos, los de la inefectividad desaprenderse. Como el éxito del cambio de
hábitos deriva inicialmente de la relación que establecemos con nosotros mismos, es vital mejorar
nuestras "conversaciones privadas".

Podemos decirnos a nosotros mismos: "No niego, ni reprimo mi estado emocional actual por más
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negativo que sea. Pero yo no soy mi emoción dominante, si me lo propongo puedo ejercitar mi
capacidad para impedir que este estado emocional negativo me controle o me paralice". Si bien
resulta obvio que conversaciones como estas no serán suficientes por si solas para sostener un
proceso de cambio, es un punto de partida indispensable para comenzarlo.

¿Cuánto tiempo dedicamos a lo Importante?

En programas de capacitación y procesos de coaching para líderes empresariales y sociales, he podido

comprobar que la administración del tiempo es uno de los factores clave para la superación personal, y
la mejora organizacional y comunitaria. Ya que las actividades del Cuadrante 2 (Importante, No
Urgente) nos proporcionan los aprendizajes más significativos del cual se deriva nuestro desempeño
como líderes, padres, maestros, etc. y del que en definitiva, dependerá nuestro bienestar y calidad de
vida a futuro.

Basado en esta comprobación he formulado a no menos de 500 personas en los últimos años preguntas
sobre sus hábitos en el uso del tiempo:

 ¿Cuánto tiempo por día dedican a la atención de lo importante?

 ¿Qué espacio de su agenda reservan a estas actividades?
 ¿Cuánto tiempo y esfuerzo están poniendo para alcanzar el bienestar y la mejora que desean?

Las respuestas son reveladoras para los participantes ya que resulta particularmente bajo el
porcentaje de esfuerzo personal que se dedica a la planificación del futuro. También perciben que
resulta insuficiente para sus propósitos el espacio reservado a mejorar procesos de trabajo o a
clarificar los valores compartidos. No sólo en comparación con la predisposición a ocuparse de
cuestiones urgentes, sino que muchas veces perciben que están equiparadas las actividades de
planificación, con los Roba tiempos.

Estas respuestas resultan preocupantes porque la gran mayoría de las personas que participa ejerce
funciones de responsabilidad en sus respectivas organizaciones, no son los menos instruidos, ni tampoco
los peor remunerados, en términos relativos. Tampoco reciben muchas órdenes y más bien dicen tener
suficiente libertad para planificar sus tiempos.

Puntos de partida para la mejora

Si esto sucede con personas bien intencionadas, productivas y predispuestas al cambio, seguramente
fuerzas poderosas y que operan bajo su nivel de conciencia y percepción deben actuar para generar
inefectividad en el manejo del tiempo. Por lo que es preciso conocer las variables que debemos
manejar para enfrentar con éxito cualquier proceso de cambio. En primer lugar, es preciso asumir que
como personas nos encontramos atravesando una situación dada, referida a nuestra propia
experiencia personal y que esa situación nos genera un nivel de insatisfacción que ya no nos resulta

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aceptable. Llamaremos a esta primer variable Conciencia.

El otro aspecto, es nuestro grado de dominio percibido sobre disciplinas o saberes que nos permitan
superar de manera satisfactoria esa situación dada. Llamaremos a esta segunda variable Competencia.

De la interrelación de estas 2 variables, podemos establecer 4 fases del ciclo de cambio que bien
manejados y en forma progresiva, pueden ampliar nuestra capacidad de acción.

Al primero de ellos lo llamaremos Ceguera, se caracteriza por combinar el mínimo nivel de conciencia y
de competencia respectiva. En este estadio ni siquiera somos capaces de percibir ningún problema y por
lo tanto tampoco podemos aportar soluciones: No sé, qué no sé es el enunciado que caracteriza a este
primer estadio. A menudo es la mirada de un observador diferente de nosotros el que nos ayuda a
reconocer y atravesar esta fase, hacia una evolución en nuestro nivel de conciencia. En otras
oportunidades es la recurrencia de haber pasado por repetidas situaciones de frustración la que
puede llevarnos a indagar acerca de lo que nos pasa y por qué nos pasa.

Más allá del camino que nos lleve hasta él, llamaremos Ignorancia a esta segunda fase. La declaración de
ignorancia representa un avance en la situación porque nos hace conscientes de nuestra
incompetencia. Perdemos el bienestar relativo del que disfrutábamos en la fase anterior pero se abre
ante nosotros la oportunidad de hacernos cargo de la situación y manejarla productivamente. La
ignorancia no nos hace aún competentes, pero representa una mejora en nuestro estado de
conciencia. Es preciso aprender a tolerar cierto grado de ansiedad e incomodidad para transitar este
cuadrante. Sé, qué no sé, es el enunciado que lo define.

Pero aún es indispensable adosarle competencia a este estado de conciencia. Llamaremos a este
cuadrante que maximiza tanto la conciencia como la competencia como del Principiante (Sé, qué sé). Es
el cuadrante que requiere la mayor dosis de esfuerzo, porque para poder instalar los nuevos
hábitos, es preciso primero desinstalar los anteriores. También es el espacio donde ejercitamos nuestra
mayor dosis de pensamiento creativo. La última fase del ciclo se alcanza con la competencia
inconsciente o la Expertise (No sé, qué sé). Los nuevos hábitos despliegan su efectividad, sin necesidad
de darnos cuenta que lo estamos haciendo. Así nuestra capacidad de aprendizaje queda en libre
disponibilidad para abarcar nuevas disciplinas o saberes.

Vamos a definir estos términos. Importante significa que se vincula a su misión, sus roles, sus metas. Es
eso lo importante. Ahora ¿qué es urgente? Urgente es aquello que le apremia. Que necesita
atención inmediata. Tiene que tomar acción cuando “suene el teléfono”. El “teléfono que suena” puede
que sea una pérdida total de su tiempo. No tiene nada que ver con su misión, sus roles y sus metas,
pero hay que contestarlo. Y al hacerlo, podemos fácilmente desviarnos y entrar en la administración
de cosas equivocadas (aunque lo hagamos de manera correcta).

Esta técnica que estoy explicando nos ayuda a enfocar las prioridades. Nos ayuda a prestar atención a
cómo pasar nuestro tiempo, a cómo actuar sobre las prioridades. Día tras días, momento a momento.

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(…) Se centra en el establecimiento de metas, objetivos a largo, medio o corto plazo hacia los cuales se
orientarán el tiempo y la energía, en armonía con los valores. (…) (Fragmento del libro).

2
El Dr. Stephen Covey ha formulado 4 dimensiones del tiempo, todas combinaciones de las 2 palabras
que acabamos de definir: importancia y urgencia. Para ayudarnos a comprender veamos el siguiente
esquema:

(Imagen original del libro)

Esto es una matriz tiempo-‐‐administración y los cuatro segmentos se llaman cuadrantes:

Cuadrante I: urgente e importante. Cuadrante II: no urgente, pero importante. Cuadrante III: urgente,
pero no importante. Cuadrante IV: no urgente y no importante.

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2 Dr. Stephen Covey, Licenciado en Adm. De Empresas norteamericano.

Refirámonos a dicho cuadrante:

El cuadrante I es importante y urgente. Generalmente lo que llamamos problemas, crisis, que

requieren atención para poder seguir adelante. O una reunión importante que se avecina; eso sería el
cuadrante I porque si no asiste a la reunión tendrá un problema serio.

(…) Las materias urgentes son por lo general muy visibles. Nos presionan; reclaman acción. A menudo
complacen a otros. Por lo general las tenemos ante nuestras propias narices.

El cuadrante I agota y consume a muchas personas. Son administradores de crisis, personas

orientadas hacia los problemas, productores que trabajan al borde de los plazos.

Algunas personas son literalmente acribilladas por los problemas todo el día y cada día. El único
alivio que tienen consiste en huir hacia las actividades no importantes ni urgentes del cuadrante IV.
De modo que en su matriz total, el 90 por ciento del tiempo está en el cuadrante I y la mayor parte del
restante 10 por ciento en el cuadrante IV; a los cuadrantes II y III sólo les prestan una atención mínima.
(…) (Fragmento del libro).

¿Qué es el cuadrante II? Importante pero no urgente. Esto significa algo ligado a nuestra misión,
nuestros roles y metas, pero que no conlleva el sentido del “ahora”.

¿Qué es el cuadrante III? Urgente pero no importante. Es urgente, es próximo, delante de nosotros, el
“teléfono que suena”, el correo sin contestar. Todas esas distracciones que son importantes para
otras personas (quizás), pero que realmente no se relacionan con nuestra misión global o con la
misión global de nuestra organización.

(…) Hay otras personas que dedican mucho tiempo al cuadrante III, «urgente, pero no importante»,
pensando que están en el cuadrante I. Continuamente reaccionan ante las cosas urgentes, suponiendo
que también son importantes. Pero la realidad es que la urgencia de esas cuestiones se basa a menudo en
las prioridades y expectativas de los otros. (…) (Fragmento del libro).

¿Qué es el cuadrante IV? Es la combinación de no urgente y no importante. Mucho tiempo perdido.

Cosas agradables. Discusiones y consejos después de los acontecimientos. Muchísima televisión.
Reuniones innecesarias o mal preparadas. Interrupciones que pueden consumir todo un día.

(…) Las personas que dedican su tiempo casi exclusivamente a los cuadrantes III y IV llevan vidas
básicamente irresponsables. (…) (Fragmento del libro).

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(…) ¿Qué puede hacer usted, que no esté haciendo ahora y qué, si lo hiciera regularmente,
representaría una tremenda diferencia positiva en su vida personal? ¿Qué produciría resultados
similares en su vida profesional o en su empresa? (…) (Fragmento del libro).

Ahora pensemos en una actividad de nuestras vidas que si la llevamos a cabo maravillosamente bien y
consistentemente, tenemos la absoluta certeza de que producirá resultados extraordinarios. El tipo de
resultados que deseamos. Pensemos en una actividad de nuestra vida personal, luego una actividad del
trabajo, de la vida pública… Quizás alguien diga: “si yo pasara más tiempo conversando individualmente
con las personas clave en el trabajo y con mis seres queridos en casa; estoy convencido de que dicha
actitud influiría mucho sobre el tipo de resultados que deseo” … bueno, ¿en qué cuadrante está esto?
Solo puede estar en un cuadrante, en el II.

Fíjese en la pregunta: Una actividad que usted sabe que si la realiza estupendamente bien y
consistentemente, tendrá resultados maravillosos. Es importante y también no es urgente, sino la
estaría haciendo. Está en el cuadrante II.

Al continuar con “los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, veremos que todos están en el
cuadrante II, importante pero no urgente. Y en los negocios, el Dr. Covey ha constatado que el
cuadrante II es la clave de la administración.

El gran filósofo italiano en el campo de la eficiencia, Pareto, formuló la regla del 80-20: el 80% de los
resultados resultan del 20% de las actividades, estas son todas actividades del cuadrante II, todas.

¿Qué le sucede al cuadrante I si se descuidan las actividades del cuadrante II? ¿Si se descuida la
prevención, que sucede con los problemas? Van a aumentar y aumentar hasta que casi no habrá
otros cuadrantes. Posiblemente consuma nuestra vida. A esto se llama, como comentaba antes,
administración por crisis. Y la administración por crisis nos agota y se hace enorme. ¿Qué pasara
del cuadrante I si nos ocupamos del cuadrante II? Se hará más y más pequeño. Nos quedará un poco.
Cosas que no habíamos anticipado para nada. Será manejable, será viable y sentiremos que
dedicamos más tiempo a la prevención y a la búsqueda de oportunidades.

Ahora, ¿de dónde vamos a sacar el tiempo y la atención para el cuadrante II? Tiene que venir de los
cuadrantes III y IV.

El cuadrante IV es totalmente inútil. ¿Puedes nombrar una sola cosa de valor en el cuadrante IV? ¡El
tiempo libre! ¿Es importante el tiempo libre? Si, por eso está en el cuadrante II. No hay nada de valor en
el cuadrante IV. El cuadrante III, básicamente tampoco tiene valor, salvo para otras personas.

De modo que el tiempo para el cuadrante II viene de los cuadrantes III y IV. ¡Sigamos haciéndolo,
robándole un poco a los cuadrantes III y IV! ¡Aprendamos a decir –no-­­, agradablemente,
sonrientemente, alegremente, pero digamos –no-­­! Porque al decir no al cuadrante III y IV, estamos
diciendo –sí-­­ al cuadrante II. Y cuando decimos –sí-­­ al cuadrante II el cuadrante I se hace cada vez
menor. Entonces estaremos trabajando sobre las cosas que más importan. No sobre las que importan
menos. Lo que importa más nunca debe estar a la merced de lo que importa menos.
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Como optimizar el tiempo

(…) Es casi imposible decir «No» a la popularidad del cuadrante III, o al placer de huir al
cuadrante IV cuando no se tiene un «Sí» más grande ardiendo adentro. Sólo cuando nuestra
autoconciencia nos permite examinar nuestro programa —y tenemos imaginación y conciencia moral
para crear un programa nuevo y singular centrado en principios al que se le puede decir

«Sí»—, sólo entonces tendremos una fuerza de voluntad independiente que nos permita decirle

«No», con una sonrisa auténtica, a lo que carece de importancia. (…) (Fragmento del libro).

Sin embargo, el problema es que se requieren ciertas capacidades para concentrarse en el cuadrante

II. ¿Cuál es la capacidad fundamental? Tenemos que ser proactivos. ¿Por qué? El cuadrante I nos
afecta a nosotros, el cuadrante I actúa sobre nosotros; ¡pero hay que actuar sobre el cuadrante II.

(…) Las cuestiones importantes que no son urgentes requieren más iniciativa, más proactividad. Tenemos
que actuar para no dejar pasar la oportunidad, para hacer que las cosas ocurran. (…) (Fragmento del
libro).

El aprender como centrarnos en las actividades del cuadrante II es reorganizar nuestra vida entorno a
nuestras metas y luego tener la disciplina de vivir la vida de acuerdo.

¿Cómo conseguimos definir el contenido del cuadrante II? Debemos: 1º-‐‐ Identificar nuestros roles.

2º-‐‐ Seleccionar varias metas para cada uno de ellos, que queramos realizar durante una semana.

3º-‐‐ Dibujar nuestro cuadrante tiempo administración.

4º-‐‐ Rellenar, según la programación temporal: una vez decidido los roles y metas adjudiquemos el
tiempo que creamos necesario para su realización (se puede trasladar cada meta a uno varios días
específicos a la semana o establecer una franja horaria diaria, etc.).

Recuerda robar tiempo de los cuadrantes III y IV para dárselo al cuadrante II – la clave del éxito en la
administración-­­. El cuadrante I, a su vez, se irá haciendo cada vez más pequeño.

Para terminar: con el uso de este sistema iremos comprendiendo su mejor utilización y lo que es más
importante: su potencial. Pero es cierto que necesitamos incorporar a nuestra forma de pensar el
resto de los hábitos. Además, en este concepto vamos más allá de la mera administración del tiempo,
administramos también nuestras vidas, ya que todo está basado en nuestro propio sistema de valores
tan necesario para conseguir el éxito en nuestros propósitos (ser ricos, conseguir dinero extra, éxito
en las finanzas, éxito en las inversiones en bolsa o inmobiliarias, emprender un negocio, convertirnos
en millonarios, rentabilidad para nuestra vida en general, etc.).

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El Sistema ABC

Este sistema es recomendado por casi todos los expertos en administración del tiempo y se trata de
asignar letras a las tareas según su importancia, así la A corresponde a tareas que se deben realizar
inmediatamente, las tareas B son aquellas que deberían hacerse rápido aunque no corren tanta prisa
como las tareas A, las tareas C se pueden posponer sin problema y las tareas D teóricamente ni
siquiera necesitan realizarse.

La ventaja de este sistema es que despoja a las tareas de carga emocional; por ejemplo, tal vez lo que
menos deseamos hacer son las cuentas del mes, pero si se trata de una tarea A no nos queda más
remedio que hacerlas primero. Aplique este sistema a su situación actual para tener una visión clara de
cómo funciona: por ejemplo, haga una lista de diez cosas que tenga que hacer mañana y ordénelas en
orden de importancia calificándolas con la letra correspondiente. El Sistema ABC tiene varias
aplicaciones prácticas, ya que podemos calificar las tareas que apuntemos en la agenda, las de la lista de
cosas para hacer e incluso crear un sistema de bandejas en el escritorio en el que clasifiquemos
documentos como A, B, C o D.

Ejercicio: Repase lo visto en este punto y elabora una “Agenda de Acciones” para mejorar su
competencia en establecer prioridades entre lo urgente y lo importante.

Causas más frecuentes por la que los empleados pierden tiempo

En una encuesta de productividad laboral realizada por Internet en 2009 por Microsoft, los
participantes estadounidenses que trabajaban un promedio de 45 horas semanales, consideraban a 16
de las mismas como improductivas.

Aunque el 61 por ciento de los encuestados relacionó directamente la productividad y los programas de
computación con los que trabajan, queda aún un 39 por ciento que calificó de improductiva más de la
tercera parte de su semana laboral.

A pesar de que esto, sin duda, molesta a algunos jefes, no es sorpresa para el trabajador promedio. Un
hecho que es especialmente cierto en la actualidad, cuando los trabajadores enfrentan más
distracciones que nunca, como los mensajes de texto, la Internet, el correo electrónico e incluso los
celulares.

Y todo esto puede contribuir en su conjunto a erosionar la productividad del trabajador.

Sin embargo, tampoco debe achacársele toda la culpa al empleado. En la encuesta citada, los
participantes aseguraron que dedican un promedio de 5,5 horas semanales a reuniones, mientras que
el 71 por ciento de los encuestados estimó que las mismas no eran productivas.

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Como optimizar el tiempo

Cada uno de estos factores, tanto las distracciones como las prácticas comerciales que podrían ser
obsoletas e inefectivas, pueden impedir que el trabajador supere la falta de energía en la jornada
laboral de la forma más productiva posible.

No obstante, hay algunos “trucos del oficio” que pueden ayudar a que el empleado sea más productivo y
disfrute el día en el trabajo.

Anote las tareas del día

Debido a la existencia de la Internet y el correo electrónico personal, resulta fácil olvidarse de todo lo
que necesitamos hacer en un día determinado.

Antes de salir de la oficina cada noche, haga una lista de las tareas que debe hacer al otro día. Esta lista
puede funcionar como un recordatorio a la mañana siguiente, y ayuda a que el trabajador se
concentre en las tareas asignadas.

No navegue por Internet

La Internet puede ser el principal causante de la pérdida de productividad laboral en la historia. Si

bien el acceso a la Internet puede ayudar a que el trabajador mantenga determinado nivel de
cordura durante la semana laboral, dedicarle demasiado tiempo no le hace bien a nadie (excepto a los
anunciantes de la Web, por supuesto).

Si tiene que navegar por la Internet todos los días, hágalo en intervalos establecidos como la hora del
almuerzo o al término de la jornada de trabajo.

Los que desayunan en la oficina pudieran usar ese tiempo mientras comen para visitar algunos sitios
Web favoritos, pero manteniendo al mínimo la navegación.

Sea organizado

El desorden en el escritorio o el área de trabajo de la computadora o de la oficina, es un factor

reconocido por gran parte de los trabajadores de la nación como perjudicial para su productividad.

Mantenga todo lo que necesita a mano, y cree un sistema mediante el cual pueda encontrar fácilmente
lo que busque.

Por ejemplo, guarde los documentos importantes en archivos mensuales o semanales, para poder
encontrarlos más fácilmente cuando los necesite.

La pérdida de tiempo buscando documentos puede socavar la productividad, y aumentar el estrés

relacionado con el trabajo.

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Funcional vs. No funcional

Muchas compañías han prestado atención a encuestas como la realizada por Microsoft, y adaptado su
política de acuerdo a los resultados de las mismas.

Si más del 70 por ciento de los participantes en una reunión la consideran improductiva, considere
cancelar todas las reuniones. Podría ser más eficiente analizar simplemente los asuntos por correo
electrónico o individualmente.

Sin embargo, si su oficina no hace reuniones, y la comunicación interdepartamental es problemática o

inexistente, considere entonces las reuniones semanales. Cada compañía es diferente, y cada
semana, mes o año también lo es.

Para que las cosas se mantengan frescas y productivas, siga buscando maneras de aumentar la
productividad, y de hacerle el día laboral más agradable a todos.

La tiranía del teléfono

Es indudable el avance que los medios de comunicación han tenido en los últimos años; todavía en
tiempos relativamente recientes era de llamar la atención el gran número de aparatos telefónicos
instalados en la oficina de todo Ejecutivo de Empresa de nivel medio o alto, al grado de despertar la
morbosa curiosidad de preguntarse cómo le haría para usar tantas líneas al mismo tiempo. Se trataba de
un signo de status que en realidad era un despilfarro. Hoy, no hay tantos aparatos pero sigue
presente el signo de status con los teléfonos celulares, el correo electrónico, los bipers, etc. y atender
cuanta llamada llega sigue tomando una gran porción del tiempo disponible.

Es cierto que se viven épocas de apertura y democracia, sin embargo, siempre será más conveniente y
rentable contar con un filtro adecuado que permita la atención de llamadas recibidas de acuerdo a las
prioridades de quien las recibe, de ninguna manera se trata de negarse sino de organizarse para dar,
incluso, una mejor atención: es inaceptable que la utilización del tiempo nos sea impuesta…

El mito del hombre equipo: "Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto
mejor". Se regatea la delegación, y se pretende hacer las cosas uno mismo "para estar en todo":
invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.

El mito de la decisión aplazada: "Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos".
Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.

El mito del indispensable: "Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo
invertido, así que yo trabajo 15 hrs. diarias". Se centra el interés en trabajar más, en vez de trabajar
mejor.

El mito de ahorrar tiempo: "Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles". Se
regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de
15 | P á g i n a

Como optimizar el tiempo

modo que se está condenando a repetir lo que salió mal.

El mito de trabajar contra el tiempo: "El tiempo presiona al emprendedor: se le echa encima". El más
precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones.

Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede ser
constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensión; sin embargo, a veces esto puede ser algo
frustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se
podría estar haciendo.

El compromiso y el tiempo

En el entorno laboral, existen dos preguntas que debemos formularnos antes de decir que sí a algo
que no termina de convencernos. La primera es qué responsabilidades conllevará el compromiso y la
segunda es si consideraríamos que se trata de un buen uso de nuestro tiempo si el compromiso
comenzase mañana mismo.

En caso de que la respuesta sea negativa, los psicólogos han identificado un procedimiento en cuatro
pasos para que decir "no" sea seguro, diplomático y efectivo: dé una razón, sea diplomático, sugiera
una recompensa y no posponga la decisión.

Como ejercicio, el autor nos propone que realicemos una lista de nuestras responsabilidades actuales a
las que probablemente deberíamos haber dicho no y que reflexionemos sobre cómo actuaríamos en
situaciones futuras.

La sobrecarga de información es una de las cosas a las que tenemos que aprender a decir no. Para
evitarla el autor recomienda que, al leer un informe, leamos primero el resumen del comienzo y
ojeemos la información contenida en el informe, que nos subscribamos a publicaciones que
condensan la información, que evitemos ver la televisión en tiempo real y nos decantemos por grabar los
programas para evitar los anuncios, que marquemos las páginas web que más utilizamos para poder
acceder a ellas con rapidez y que nos hagamos con un contestador telefónico que limite los mensajes
a 60 segundos.

Las reuniones y comités son otro de los elementos que debemos manejar de forma más efectiva. El
directivo medio dedica media semana a reuniones y, de ese tiempo, según varios estudios, seis horas
son completamente innecesarias. Sin embargo, en muchas empresas las reuniones se han convertido en
un ritual obligatorio al que resulta casi imposible negarse. Su cometido es asegurarse de que las
reuniones a las que asiste hagan el mejor uso del tiempo de todos los asistentes.

Para ello, haga llegar por escrito a todos los participantes el orden del día con 24 horas de antelación,
asigne a la reunión una hora de comienzo y otra de finalización que sean claras, fije al menos una
meta para su reunión, cubra un número lógico de tópicos, invite solamente a las partes interesadas, no
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Como optimizar el tiempo

convoque nunca una reunión porque sea la costumbre, no solicite nunca a un equipo de trabajo que
realice una labor que podría realizar una sola persona, cree un entorno favorable a la productividad,
establezca una cesta de ideas, al terminar la reunión suma los acuerdos, asignaciones y decisiones y, por
último, mediante un resumen por escrito de la reunión, haga una lista de los pasos que deberán
tomarse en adelante para alcanzar las metas trazadas.

Por otra parte, si usted no es la persona que preside la reunión, siempre puede ofrecerse para realizar
tareas que potencien la eficiencia de la reunión, como son tomar actas o realizar el orden del día.

En un estudio realizado recientemente se han identificado seis causas por las que los empleados
pierden el tiempo de trabajo con más frecuencia: socializar, guardar las cosas en el sitio que no es,
olvidarse de las cosas, las oficinas "ambulantes", los malos hábitos de lectura y la gente que nos roba el
tiempo.

El hecho de que socializar sea la primera causa es indicativo de que muchos jefes consideran que las
relaciones sociales constituyen una pérdida de productividad y que, además, sus subordinados
socializan más de lo que deberían, mientras que estos por su parte probablemente se sienten culpables
de escabullirse de vez en cuando. Sin embargo, una jornada de trabajo sin contacto con otras
personas puede resultar triste. Un estudio Xerox Corporation llega a la conclusión de que los
empleados obtienen información más valiosa cuando salen a tomar café con sus compañeros que
estudiando el manual de operaciones de la empresa.

Socializar en cantidades razonables aumenta la satisfacción laboral y la moral de los empleados y,

consiguientemente, también su productividad. Existe una máxima que reza: "un sitio para cada cosa y
cada cosa en su sitio". Se calcula que la gente emplea tres horas a la semana intentando encontrar
cosas que ha perdido y la mayoría de las veces no es que estén perdidas, sino que están fuera de su
sitio. Independientemente del tipo con el que usted se identifique, para navegar en su mesa de
trabajo debe seguir un estilo que refleje su proceso de pensamiento, que se ajuste a la naturaleza de su
puesto y que le permita encontrar las cosas ágilmente y sin causarle estrés. Si su estilo responde a estos
criterios, manténgalo; pero si no lo hace es hora de comenzar a buscar una forma diferente de
organizar su espacio.

Hay algunos trucos simples y evidentes que le funcionan a todo el mundo: reserve la superficie de su
escritorio solamente para proyectos en activo y el material de oficina que utiliza con más frecuencia; en
el cajón superior guarde material de oficina, coloque el teléfono en el lado opuesto de la mano con la que
escribe (si es diestro a la izquierda) para no liarse con el cable al hablar y así poder tomar notas; cree un
archivo recordatorio en el cajón inferior e introduzca en él en carpetas separadas (una por cada día
del mes siguiente y once más para cada uno de los meses restantes) los documentos según su fecha;
fabrique en el cajón inferior un sistema archivador para los documentos más importantes; verifique
que su escritorio está bien iluminado y su silla es cómoda.

Independientemente de la especie a la que pertenezca, divida el escritorio en tres secciones y mantenga

vacía la central para trabajar, ponga bandejas ABC en su escritorio, saque de él todo lo que no necesite
de forma inmediata y al cabo de la jornada ordene y prepare el escritorio.
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Como optimizar el tiempo

Olvidarse de las cosas es otra de las causas por las que se pierde mucho tiempo en el trabajo. El 50% de
todas las noticias que escuchamos o leemos las olvidamos en el espacio de un minuto. Si no puede
acceder de nuevo a la información que necesita escríbala en su agenda o en algún otro sitio al que
pueda acceder con facilidad. Se tarda menos en escribir una nota que en buscar un pensamiento
perdido.

Si la oficina fuera el único lugar donde trabajamos, todo sería más simple. Sin embargo, hoy en día los
teléfonos son móviles, los ordenadores son portátiles y casi podríamos decir sin miedo a equivocarnos
que las oficinas son ambulantes. Allá donde lleguen las tecnologías de la información, hay una "oficina".

El tiempo y el lenguaje corporal

Cada vez resulta más común que la gente trabaje en los aviones, en el transporte público que les lleva al
trabajo y en las colas, ya sea porque están muy ocupados, porque tienen que cumplir con un plazo de
entrega o simplemente porque están aburridos. Muchos directivos se llevan alguna tarea cuando van
de vacaciones y según los expertos, no es una mala costumbre si lo que hacen les gusta y no
molesta a los demás.

Los directivos califican la lectura como una de las causas más importantes de pérdida de tiempo y, sin
embargo, leer es la única manera de adquirir información valiosa. Hasta que algún otro medio
tecnológico lo supere, la información escrita es la mejor forma de distribuir información. Como hemos
dicho anteriormente, el problema en realidad es la sobrecarga de información y las únicas maneras de
plantarle cara son ojear, subrayar o leer resúmenes.

Otro problema es la gente que se extiende en sus conversaciones por teléfono o en persona, o
ambos. A los que hablan demasiado por teléfono es aconsejable llamarlos cuando se sabe que no
tienen mucho tiempo, por ejemplo, cuando van a salir a almorzar, dejarles claro que no tenemos
tiempo desde el principio, simular que algo o alguien reclama nuestra atención y decirles "lo siento,
tengo que dejarte" e, incluso, localizar la llamada y luego responderles por e-­­mail o dejando un
mensaje en su buzón de voz.

A los que se extienden en exceso en persona contraatáqueles quedándose de pie cuando vienen a
visitarle al despacho, déjeles saber que no tiene tiempo, póngase en pie cuando esté listo para
terminar la conversación, incline el cuerpo hacia la otra persona utilizando una efectiva.

Táctica de lenguaje corporal o, como último recurso, utilice el contraataque más seguro: póngase en pie,
pida a la persona que le acompañe a hacer fotocopias, continúen la conversación mientras usted trabaja
y cuando termine simplemente dígale que se alegra de haber charlado con él o con ella, déjelo allí y
vuelva a su escritorio.

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Como optimizar el tiempo

Ejercicios:

1. Elabore una lista de tareas improductivas en su contexto de desempeño.

2. Si Ud. es gerente, jefe, supervisor o mando medio, elabore una propuesta para
mejorar la productividad del trabajo. Recuerde que con la misma no se vulneren los
derechos de los empleados a tener buenas condiciones de trabajo.

Métodos para administrar en forma eficaz el tiempo

Regla del 80/20 en el uso del tiempo.

Esta regla quiere decir que le dediquemos el 80% de nuestro tiempo a nuestras actividades más
importantes y el 20% a las actividades intrascendentes ya que hacer lo importante nos genera una
satisfacción y nos conduce al éxito y haciendo lo intrascendente o lo trivial nos deja una sensación de
culpa. Valore su actitud hacia el tiempo.

Nuestro horizonte de tiempo impacta nuestra conducta y decisiones, nos motiva y nos lleva
siempre hacia adelante. Anticipe las consecuencias del uso de su tiempo. Las personas que somos
ganadoras aprovechamos de la mejor manera nuestro tiempo y anticipamos los efectos de nuestras
acciones, y las personas perdedoras se les escapa y se les escurre el tiempo. Enfoque bien y no se
distraiga. Debemos de tener siempre en la mira y no quitar el dedo del renglón de lo queremos lograr.
Ajuste a un plan.

Esto quiere decir que debemos formularnos un plan para organizar nuestro tiempo y así no
trabajaremos en las fechas topes o límites. Prepárese, imagine, y después desarrolle sus actividades.
Esto quiere decir que debemos primero de organizarnos, prepararnos, y diseñar las actividades que
realizaremos y después ejecutarlas.

Piense diferente y siéntase exitoso

Para poder llegar a ser exitoso debemos pensar diferente a los demás sacar de nuestra mentalidad la
frase: “me siento incapaz y dejo las causas para después”. Identifíquese y desarrolle sus puntos
fuertes. Esto quiere decir que debemos desarrollar nuestras habilidades ya que imitar a personas nos
genera frustración y pérdida de tiempo ya que no tenemos nuestra personalidad definida. Su
autoestima sea optimista. Utilice el tiempo como aliado. Siguiendo estas propuestas nos sentiremos
satisfechos de haber aprovechado de manera útil nuestra vida.

Aclaradas algunas de las causas principales veamos parte de las soluciones factibles de aplicar.

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Como optimizar el tiempo

El mal manejo del tiempo se origina en la falta de objetivos de trabajo a nivel personal o de la
empresa. Cuando las metas de trabajo no son específicas y acotadas en el tiempo el trabajo se limita a
hacer las cosas lo mejor posible cada día y con eso sólo no alcanza porque las urgencias e imprevistos
nos llevan a postergar los temas realmente importantes.

Ponerse objetivos y metas a lograr en el largo, mediano y corto plazo es una primera forma de
organización de las cosas que esperamos lograr en un cierto período de tiempo. Un plan de acciones
concretas pasado en limpio a una agenda es un buen comienzo si se cumple, si no, es sólo un dibujo de
buenas intenciones.

El tiempo en el día a día se puede organizar con listas de tareas o temas por resolver, y es conveniente
tenerlas escritas y priorizadas. Un consejo útil adicional es no comenzar una tarea hasta haber terminado
por completo la tarea anterior.

Para las interrupciones telefónicas un contestador es un buen filtro de llamadas si uno no puede
darse el lujo de tener una secretaria sonriente y amable que diga "salió" o "está en una reunión". Para los
contactos que uno quiere hacer con otras personas, particularmente si son contactos comerciales, el fax
es una buena alternativa ya que más allá de que la persona esté o no, el mensaje entra y nos queda
luego esperar la respuesta.

El problema del escritorio desordenado y la acumulación de papeles exige un poco más de

autodisciplina. He llegado a la conclusión de que un papel o artículo técnico que no haya sido consultado
en los últimos tres años, en la mayoría de los casos puede tirarse al papelero.

Con respecto a las publicaciones y salvo que uno coleccione desde tiempos inmemoriales tal o cual
revista, arranque los artículos de interés y guárdelos en carpetas o cajas archivo por orden temático.
Verá que son mucho más fáciles de encontrar en un momento de necesidad.

Las interrupciones del personal se minimizan con capacitación y organización del trabajo, lo cual se
dice mucho más fácil de lo que se hace, pero no por ello debe dejar de ser tenido en cuenta.

Finalmente, y sin dar por agotado el tema, tome conciencia de que siempre es mejor organizarse y
planificar una tarea para hacerla bien la primera vez, que tener que desperdiciar tiempo y otros
recursos económicos corrigiendo trabajos improvisados o mal hechos.

Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos

Tratar de optimizar el uso del tiempo al llevar a cabo cada una de las actividades previamente
planeadas, organizadas y priorizadas, con flexibilidad, pero sin perder nunca de vista el grado de
avance hacia la consecución de los objetivos.

Es necesario que nunca olvidemos nuestros objetivos, pues si no los tenemos claros somos fácilmente
20 | P á g i n a

Como optimizar el tiempo

manejables por cualquier evento que se presente, en cambio, si no los descuidamos siempre sabremos
hacia dónde dirigirnos.

Sistema ABC

El siguiente sistema es una variación del anterior ABC y consiste en utilizar tarjetas o postit en las que
escribiremos las tareas que tenemos pendientes, las colocaremos todas ellas sobre la mesa y luego las
ordenaremos por orden de importancia o de necesidad de acción.

También podría utilizar un gran tablero magnético en el que pueda mover las tareas fácilmente. Este
sistema tiene la ventaja de que puede ser utilizado por varias personas a la vez y, además, es un
sistema visual que facilita una perspectiva general con un solo vistazo.

El Sistema de Inventario es otra variación del ABC que parte de la idea de que la mejor forma de
aprender es revisar lo que se ha hecho durante el día y aplicarlo al día siguiente, por lo cual es crucial
evaluar la productividad de cada día estableciendo cada mañana lo que se desea conseguir ese día.

Aunque este método no es en sí una medida que ahorre tiempo, genera cambios de conducta que
ahorran tiempo.

El Sistema de Recompensa

Este sistema parte de la pregunta que toda persona debería formularse cuando va a comenzar a
ordenar las tareas según su prioridad: "¿cuál es la recompensa?".

Las tareas se ordenan según sea alta, media o baja la recompensa que obtengamos de su realización.
Este sistema presenta la dificultad de que nuestras reacciones emocionales y el contexto de cada
acción influyen en la decisión. Una de las formas de medir el empleo del tiempo en este sistema es
averiguar cuánto dinero ganamos en una hora de trabajo y cada vez que estemos perdiendo el tiempo o
alguien nos esté haciendo perder el tiempo, pensemos cuánto dinero estamos desperdiciando.

Por último, según el Principio de Pareto, en cualquier orden de cosas el 80% del valor deriva del 20% de
las mismas. Por ejemplo, el 20% del correo que recibimos nos aporta el 80% de la información útil,
mientras que el otro 80% es inútil y el 80% de la ropa que nos ponemos habitualmente equivale al
20% de lo que tenemos en el armario. A la hora de ordenar prioridades mucha gente utiliza este
principio para sopesar la importancia relativa de ciertas actividades, ya que nos brinda una clave para
cambiar nuestra conducta y al mismo tiempo crear valor.

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Como optimizar el tiempo

Potenciar la administración del tiempo

Hoy en día aparecieron una amplia gama de herramientas que nos permiten administrar mejor el
tiempo. Algunas de ellas son un adelanto de lo que los avances tecnológicos traerán consigo en el
futuro, mientras que otras son curiosos inventos no tecnológicos como los post-it. Antes de elegir
cualquier instrumento que nos ayude a administrar mejor el tiempo, ya sea electrónico o en papel,
debemos responder a cinco interrogantes:

¿Lo necesito?

¿Necesito todas sus funciones?

¿Es fácil de usar?

¿Es seguro?

¿Quedará obsoleto con rapidez?

El correo electrónico es una de esas herramientas que ha resultado ser una maldición disfrazada de
bendición.

Cualquier ser humano que al volver de las vacaciones se haya encontrado varios centenares de
correos electrónicos esperándole en el buzón, comprenderá a la perfección a qué nos referimos. La
bendición es que nos permite comunicarnos de manera instantánea. Para equilibrar las ventajas y
desventajas del correo electrónico, le ofrecemos algunas ideas: para empezar, no lo utilice para
situaciones que requieren una cadena de envíos y respuestas como concertar una cita, para lo que
resulta más eficiente hacer una llamada; sea breve consignando un solo tema por correo; en la línea en
la que figura el asunto sea claro y escriba una frase que atraiga la atención; si se trata de algo
urgente, llame por teléfono primero y luego envíe un e-­­mail o fax para reconfirmar la conversación;
NO GRITE: escribir en mayúscula equivale a gritar, por tanto, evítelo; en lugar de reenviar el mensaje a
una gran cantidad de usuarios que no lo necesitan, envíe copias tan sólo a las partes interesadas;
envíe los mensajes largos como archivos adjuntos; revise su correo con regularidad pero no
constantemente, es decir, no se obsesione ni se empeñe en leer cada correo cuando llega, pues es
preferible hacerlo una vez cada hora o dos veces al día según la cantidad de correo que reciba.

Utilice programas de software que le libren del spam o publicidad no solicitada; imprima solamente la
información que resulte necesaria: por ejemplo, si se trata de una cita o un vuelo, simplemente
cópielo en su agenda; haga amistad con la tecla y el icono de suprimir, pues la mayoría de los
mensajes merece ir a la papelera y los que no, archívelos o reenvíelos; responda a las preguntas
insertando las respuestas en el cuerpo del mensaje pero advierta primero que lo va a hacer así; revise la
ortografía y la gramática de los mensajes que envíe ya que los errores hacen que parezca poco
profesional; comuníquese con la gente excesivamente habladora al teléfono por medio de correo
electrónico; cree una respuesta automática para notificar a quienes le escriban que está de
vacaciones o en viaje de negocios; por último, declare un día sin correo electrónico: los fines de
22 | P á g i n a

Como optimizar el tiempo

semana suelen ser los más adecuados.

Los PDA (Personal Digital Assistants), también conocidos en castellano como palm por alusión a una de
las marcas de PDA más conocidas (Palm Pilot), son ordenadores de mano y representan, según se dice,
el futuro de los actuales ordenadores personales tanto de sobremesas como portátiles. Para algunas
personas, los PDA ya se han convertido en herramienta indispensable y las razones para usarlos
que la gente aduce con más frecuencia son su tamaño compacto, su función de fijar citas y activar
alarmas para avisar de las mismas, su memoria para bases de datos y agenda de 7 direcciones, programas
de procesamiento de texto tipo Word, de hojas de cálculo tipo Excel e incluso de presentaciones tipo
PowerPoint, compatibilidad con Internet, música en MP3 y algunas otras funciones dependiendo del
modelo (y por tanto del precio). Los PDA también tienen sus desventajas y pueden llegar a consumir más
tiempo que una agenda tradicional en papel.

También es cierto que están evolucionando tan rápidamente que en algunos países como Japón ya
hay revistas especializadas en PDA, que se pueden consultar para comparar precios y propiedades, así
como para aprender funciones curiosas.

Por otra parte, existen otras herramientas sencillas en papel que siguen y seguirán siendo esenciales
para comunicarse y administrar el tiempo. Por ejemplo, a pesar de estar a la última en materia de
avances tecnológicos, en las

Fuerzas Armadas de Estados Unidos, para las comunicaciones internas se siguen utilizando tarjetas en
lugar de e­mail porque su pequeño tamaño requiere concisión, porque son fáciles de llevar, porque
mueven a la acción y porque al estar escritas a mano potencian una comunicación abierta y
compromiso.

Otro punto importante para una administración efectiva del tiempo es el de archivar, pues un sistema de
archivar bien organizado le permitirá guardar documentos y encontrarlos rápidamente cuando los
necesite ya se trate de un sistema electrónico, de archivos colgantes, un archivo de acordeón o
cualquier otro sistema de los muchos existentes.

El detalle más importante es que los archivos se subdividan alfabéticamente, numéricamente,

cronológicamente o por tema. Por último, la herramienta fundamental es su entorno: su escritorio, su
silla, sus archivadores, las estanterías, los muros. Un entorno eficiente le hará más productivo y, sin
embargo, pocos entornos se muestran tan inflexibles y difíciles de modificar como el entorno laboral.

Alguien se ha encargado ya de elegir los colores, el escritorio y el equipamiento, por lo que como
mucho puede poner alguna foto de sus seres queridos, traerse una lámpara o colgar un cuadro. Sin
embargo, cuanto más intenta cuidar su imagen corporativa una empresa, más estricta se vuelve con la
personalización del escritorio.

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Como optimizar el tiempo

El tiempo y la colaboración

Desde hace ya un tiempo, se sostiene que hoy hay tendencias económicas, tecnológicas o culturales
que están impulsando la colaboración en las empresas. El paisaje empresarial está cambiando. Las
empresas demandan cada vez más el trabajo en colaboración, basado en la comunicación. El experto
Evan Rosen sostiene en su último libro, titulado “The culture of collaboration”, que hay tendencias
tecnológicas, culturales y económicas que están impulsando estas prácticas.

Asimismo, asegura que el trabajo en equipo repercute directamente en la productividad y en el

compromiso por la empresa. Para abordar este tema, Rosen ha repasado casos de éxito de empresas de
sectores diversos en los que se usó la imaginación y las nuevas tecnologías para acabar con alguna
barrera de comunicación que impedía el trabajo en colaboración.

En su libro, Evan Rosen ha testeado cómo son las estrategias de comunicación y colaboración en las
empresas de la famosa lista Fortune 500. Partiendo de esa información ha escrito una “guía” para que
tanto directivos como trabajadores incrementen la cultura de colaboración en el marco de sus propias
empresas.

Para ello, se ha centrado en empresas de sectores muy diversos, desde Dow Chemical, pasando por
Boeing o la Clínica Mayo, sobre las que relata historias y casos específicos respecto a problemas de
productividad y comunicación que fueron resueltos por gente innovadora introduciendo prácticas de
colaboración en los estilos de trabajo cotidianos.

En este libro se explica exactamente cómo y por qué estas herramientas de colaboración pueden
motivar y ayudar a dirigir una empresa. Rosen no duda en utilizar ejemplos curiosos para ilustrar sus
ideas.

Así, usa el ejemplo de los fumadores para hablarnos de un método perfecto para echar por tierra
algunas barreras de comunicación. No es que anime a fumar dentro de las empresas, pero, tal y como
hacen los fumadores que se reúnen a las puertas de las oficinas y hablan de sus roles y sus actividades
dentro de la organización (con la camaradería que les da su condición de fumadores), hay
herramientas tecnológicas que podrían hacer la misma función que esas reuniones informales. La
mensajería instantánea, la videoconferencia, entre otras, potencian la unión de la gente en
intercambios rápidos y distendidos de información e ideas.

El miedo a las nuevas tecnologías

En este sentido, los directivos que tienen miedo de las nuevas tecnologías son catalogados por Rosen
como “de la vieja escuela” y defiende a estas herramientas de comunicación porque está convencido de
que tienen más beneficios que peligros, por lo que los resultados a los que se arribarán poniendo en
práctica estas herramientas serán sumamente gratificantes.

Según se resume en un artículo publicado por Knowlege W. P. Carey, el libro ha detectado tres
tendencias clave que están haciendo cambiar el paisaje empresarial y están aumentando la demanda de
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Como optimizar el tiempo

interacciones más ricas dentro de las organizaciones:

1. Tecnológica: convergencia de video, voz y datos sobre el protocolo de Internet.

2. Económica: sacando el máximo partido a los mejores talentos sin importar la zona geográfica.
3. Cultural: el deseo de una respuesta inmediata en la comunicación.

Estas tendencias están liberalizando el mercado laboral, permitiendo a los mejores trabajadores
acceder a buenos puestos. Además, las industrias están descubriendo que los trabajadores
principiantes pueden generar ideas que benefician a la compañía gracias a su habilidad para
comunicarse a todos los niveles.

El diseño del lugar de trabajo está abriendo su espacio físico. La tecnología que facilita la economía
global está permitiendo entender y conocer otras culturas y otros modos de pensar. Así, “es buen
momento para que las empresas abandonen su “status quo” y se adhieran a la flexibilidad y nuevos
métodos de trabajo en colaboración”.

Un ejemplo ilustrativo, la cultura de la Clínica Mayo

El Dr. William Worral y sus hijos fundaron esta clínica en 1883. Su misión desde el principio fue
proporcionar cuidados sanitarios en un contexto de colaboración entre enfermeras, doctores y todo el
staff. Los resultados saltan a la vista, ya que es uno de los sistemas sanitarios punteros y de más
prestigio del mundo. Mayo llama a su método “práctica clínica integrada”.

El chequeo completo de un paciente en esta clínica está totalmente coordinando y suele hacerse en un
día. Los equipos de especialistas y técnicos se reúnen en persona o a través de videoconferencia para
llegar a un acuerdo sobre el diagnóstico y la estrategia de tratamiento.

Cuando esta empresa impulsó su marca a mediados de los 80 abriendo clínicas en Florida y Arizona,
pareció que éstas estaban desconectadas geográfica y culturalmente de su matriz. Para continuar e
integrar su filosofía de empresa, se hizo necesario implementar mejores herramientas de comunicación.
Para empezar, adoptó un sistema de “buscas” que permitió a todos los empleados, sin importar dónde
se encontraran, comunicarse entre sí simplemente marcando cinco dígitos. Muy pronto, la
necesidad de comunicaciones urgentes visuales y de voz se hizo evidente. Hoy en día, la Clínica Mayo
usa videoconferencia sobre satélites y está disponible del mismo modo que pueda estarlo el agua o
la electricidad en sus instalaciones.

Finalmente, Rosen considera que hay diez elementos culturales que están presentes habitualmente en
los trabajos que se hacen en colaboración:

 Confianza: Para intercambiar ideas y crear algo con los demás, es necesario desarrollar la
confianza. Es un reto, sobre todo en culturas organizativas competitivas. En cualquier caso, dice el
libro, los directivos y empleados han de superar sus miedos para generar esa confianza y colaborar más
libremente.

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Como optimizar el tiempo

  Compartir: Acaparar información impide la libre circulación de las ideas y sabotea la
colaboración. Compartiendo lo que sabemos estamos mejorando la creación colectiva por un orden de
magnitud que hace que todo el mundo se sienta valioso.
 Fines: Darse un tiempo para consensuar los fines al inicio de un proyecto de colaboración
proporciona el ímpetu para compartir esa creación.
 Innovación: El deseo de innovar acrecienta la colaboración. Y, en el sentido contrario, la
colaboración aumenta la innovación, asegura Rosen en el libro.
 Ambiente: El diseño de los espacios físicos y virtuales tiene un impacto directo en la
innovación y la colaboración.
 Caos colaborativo: Mientras que toda la gente requiere cierto orden, la colaboración efectiva
necesita cierto grado de caos. Este “caos colaborativo” permite que surja lo inesperado, con lo que se
obtiene retornos muy ricos.
 Confrontación Constructiva: Las grandes colaboraciones necesitan un intercambio de puntos
de vista, lo que algunas veces significa una confrontación o una expresión de ideas candorosa. Quienes
colaboran tienen que confrontar sus ideas hasta limar sus diferencias y hacer que su creación sea mejor.
 Comunicación: La colaboración está íntimamente ligada a la comunicación, tanto
interpersonal como dentro de la organización.
 Comunidad: Sin un sentido de la comunidad perdemos confianza y comodidad. Por eso,
la comunidad debe estar presente para que se de una colaboración efectiva.
 Valor: La primera razón por la que colaboramos es para crear valor, reduciendo el ciclo o
el tiempo de desarrollo de un producto, creando un nuevo mercado, resolviendo un problema más
rápidamente o aumentando las ventas.

Ejercicio: Elabore una propuesta de mejora de la “administración del tiempo”, realizando

una síntesis de los métodos para administrarlo de la manera más eficaz.

En esta tercer Unidad Hemos tratado el concepto de efectividad.

En relación al tratamiento de este tema, podrán encontrar los siguientes Anexos, que profundizarán y
complementarán con distintas visiones y conceptos lo visto hasta ahora:

 Anexo: Cómo optimizar el uso del tiempo.

 Anexo: En busca del tiempo perdido.
 Anexo: Un mejor uso del tiempo.
 Anexo: La fobia a las vacaciones.

En la siguiente Unidad, veremos los pasos para la administración del tiempo, y nos adentraremos en la
importancia del disfrute del trabajo que realizamos, como una forma de optimización del tiempo
26 | P á g i n a

Como optimizar el tiempo

empleado en él. La creatividad como motor necesario para esto. Y las claves para no desperdiciar el
tiempo, la postergación y la delegación de tareas.

Bibliografía

 El Tiempo: un recurso crítico de Francisco H. Andrade //

www.tress.com.mx
 Lic. Alejandro Wald. Conferencista, capacitador y autor.
 www.waldweb.com.ar www.alejandroarrobawaldweb.com.ar
 Stephen R. Covey, “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”. Editorial Paidós.
 Time Management, por Marc Mancini, McGraw-­­Hill © 2003.

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Como optimizar el tiempo