CÓDIGO:

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ACTIVIDADES DE COMUNICACIONES VIGENCIA:
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1. OBJETIVO:

Mejorar y definir los mecanismos de comunicación interna y externa de la institución con el fin
de cumplir las normativas de la Universidad y el correcto uso de los canales de comunicación.

2. ALCANCE:

Este Procedimiento tiene su alcance para todo el personal que labora en las sedes de la
Universidad. Tiene como finalidad el promover y fortalecer una adecuada comunicación que
contribuya a la mejora del clima laboral, para lograr alcanzar los objetivos estratégicos de la
institución.

3. DEFINICIONES:

Cliente: Persona que utiliza con asiduidad los servicios de profesionales de la facultad. Se
clasifica en clientes internos y externos.

Comunicación: Acción y efecto de comunicar o comunicarse mediante un código común que

comparten el emisor y el receptor.

Comunicación interna: Es la comunicación dirigida al cliente interno.

Comunicación externa: Es la comunicación dirigida al cliente externo.

Imagen institucional: Es el concepto que el consumidor tiene sobre la empresa y será

adquirida a través de toda la información que perciba al respecto.

Elaborado Por: J. Santos Revisado Por: A. Castro Aprobado Por: E. Zapata

ORIGINAL FIRMADO REPOSA ORIGINAL FIRMADO REPOSA ORIGINAL FIRMADO REPOSA
EN OFICINA DE CALIDAD EN OFICINA DE CALIDAD EN OFICINA DE CALIDAD

Cargo: Asesor Responsable del Cargo: Vicerrector Académico -

Sistema de Gestión de Calidad. Representante de la Dirección. Cargo: Rector.
Fecha: 9/10/2018 Fecha: 9/10/2018 Fecha: 9/10/2018
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Medios de comunicación: Son instrumentos utilizados para informar y comunicar mensajes en

versión textual, sonora, visual o audiovisual.

4. CLASIFICACIÓN:

Comunicación oral: Es aquella que usa el canal auditivo para lograr su fin, ya que las personas
pueden percibir las palabras a través del oído, escuchándose los diferentes fonemas de un modo
lineal. En caso de ser necesario, el emisor se puede retractar de lo que ha dicho, es uno de los
mejores métodos ya que permite la interacción entre ambos, la existencia de un feedback y una
retroalimentación entre los parlantes.

Comunicación escrita: Es un tipo de comunicación que se percibe con el sentido de la visión, ya

que es necesario leer las palabras para poder interpretarlas. Para ello es necesario que el lector
tenga una mayor concentración en lo que hace, así podrá entender la idea que se le plantea.

Comunicación no verbal: Es uno de los más complejos, ya que al no poseer ninguna interacción
verbal se realiza a través de una multitud de signos muy variados, como lo son las imágenes
sensoriales, ya sean visuales, auditivas u olfativas, también por medio de gestos o movimientos
corporales.

Comunicación intrapersonal: Son esas conversaciones que se tienen consigo mismo, es decir el
dialogo interno, esta parte es totalmente íntima con cada persona, muchos psicólogos consideran
este tipo de comunicación bastante saludable, pues permite decir cosas que normalmente no se
le dirían a nadie más.

Comunicación interpersonal: Es la comunicación que se da cuando dos personas se encuentran

bastante próximas físicamente. Se producen mensajes por parte de una de estas, que son las
respuestas a una duda implicada en la conversación por alguien más.

Comunicación pública: Para que esta se pueda dar, es necesario que no se celebre dentro de un
ámbito doméstico, más bien son los actos a los cuales la pluralidad tiene fácil acceso sin que sea
necesaria una distribución individual entre ellas.

Comunicación grupal: Ocurre en el momento en que un conjunto de personas se juntan y forman

una unidad bastante identificable, y realizan entre ellos transacciones de mensajes.
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5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN O CONDICIONES GENERALES:

Toda organización es una serie de articulaciones y movimientos, que sin el intercambio de
información no podría mantenerse, desarrollarse y trasladarse a otros estadios de intención y
relación.
El medio ambiente informativo de las instituciones puede ser tan estable como la propia
organización sea o se lo permita. La producción de datos es una constante, la manera de
administrarlos, explicarlos, compartirlos y asumirlos, generará una organización que facilite los
equilibrios y controle las contingencias hasta donde esto sea posible.
La comunicación se entiende como la posibilidad de participación desde un gran entramado de
relaciones donde se intercambiarán vivencias, experiencias y objetivos comunes, para la
construcción de sociedades horizontales, con más opciones de vida y libertad.
Deberá compartir o poner en común una situación, esto es entrar en un proceso en donde
existe la intención de generar marcos de referencias similares, entre el o los que emiten un
mensajes y entre el o los que reciben. La intención de compartir una misma visión y modelo de
gestión es la finalidad de la comunicación.
La comunicación debe centrarse en los principios de interacción, de entendimiento
participativo, de diálogo y retroalimentación y debe ser aplicada en todos los niveles y tipos de
comunicación existentes en La Universidad del Pacifico, para hacerla funcionar
operativamente.
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6. DESARROLLO

DESCRIPCIÓN DE LA Documentos y/o

ÍTEM ACTIVIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD registros

INICIO
Documento de
Funcionarios dueños de solicitud de
Enviar por medio de proceso del ITSA, envían por comunicacione
1 correo electrónico Líder del Proceso.
medio de correo electrónico s
necesidades de necesidades de comunicación (interna y
comunicación. externa)

Asesor de Documento
Revisión de la Sistema de Revisa miento de la solicitud
2
solicitud. Gestión de enviada.
solicitud de
Calidad. comunicación

Verificación si la información
Asesor de
suministrada es suficiente. En Documento
Sistema de
caso contrario, solicita al
3 Gestión de
funcionario que realizó la
solicitud de
¿Si la Calidad. comunicación
necesidad, ampliación de la
información
información.
suministrada es No
suficiente?

Si 1
4 Documento
solicitud de
comunicación
Líder del proceso.
1 Ampliación de la
información.

A
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Asesor de Se establece el tiempo de Documento

Establecimiento del Sistema de respuesta a la solicitud, la
solicitud de
tiempo de respuesta, la Gestión de vigencia de la publicación, el
Calidad. alcance. comunicación
vigencia de la
publicación.

Asesor de Se envía respuesta correo Documento

Envió de correo Sistema de electrónico y/o se acuerda de
5
Gestión de manera verbal con el líder del
solicitud de
electrónico. Calidad. proceso que hace la solicitud. comunicación

Asesor de Documento
Publicación del Sistema de Se publica el comunicado en
6 solicitud de
comunicado en los Gestión de los medios requeridos.
comunicación
Calidad.
medios requeridos.

Semestralmente se aplica la
Se aplica la encuesta
encuesta de satisfacción del Formato
7
de satisfacción Directiva. cliente por los servicios ENCU- TR
semestral por los prestados por el proceso de
servicios. Comunicaciones Estratégicas.

Líder del Proceso.

Se toman las acciones de

mejora necesarias para DOC.
8 aumentar la eficacia, Aprobación de
eficiencia y efectividad del propuesta
Se toman las acciones proceso.
de mejora necesarias
para aumentar la
eficacia, eficiencia y
efectividad del proceso.

FIN
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7. CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE LOS CAMBIOS

Se aprueba el documento de procedimiento de la comunicación externa e
1 09/10/2018 interna.

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

No Aplica.