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Propuesta “Caso pio pio y más pio”.

Arnold Fabián Murillo Mora

Carlos Andrés Ruiz Giraldo
Luz Adriana Palacios Patiño
Yeisson Javier Rojas Rueda

Ficha 1667930

Instructor técnico
Oscar Carvajal

Sena formación titulada virtual

Centro De Gestión De Mercados, Logística Y Tecnologías De La Información
Regional Distrito Capital
BOGOTÁ D.C.
2018
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Tabla de contenido
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Introducción

En el presente trabajo se analiza el caso de la empresa pio pio y más pio y se realizó
un diagnóstico de las fallas que está presentando, además establecimos las posibles
soluciones según las dependencias y los procesos que llevan cada uno y se identificó
cuáles son los tiempo de respuesta según el cliente y cuáles son los costos asociados
a la operación y la afectación que tiene. También se recomienda las posibles
tecnologías que se deben utilizar para minimizar los errores al momento de realizar la
actividad dependiendo de la aérea en la cual se esté trabajando.
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Objetivos

General

● Analizar el caso de la empresa pio pio y más pio.

● Identificar cuáles son las fallas que esta presentan cada dependencia.
Específicos
● Conocer cuáles son los clientes internos y externos y cuáles son los tiempos
de respuesta que se debe de dar según el inconveniente presentado.
● Analizar cuáles son los posibles usos de la tecnología de la información que
se pueden implementar para mejorar el rendimiento de la empresa y a su vez
la comunicación entre los empleados y los clientes.
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Propuesta “Caso pio pio y más pio”.

Para la propuesta debe:

1. Efectuar un diagnóstico acerca de las fallas presentes en cada una de las áreas
mostradas en el caso propuesto para la evidencia.
Como primera medida el departamento de ventas tiene como falla que están vendiendo
por vender y no están verificando las existencia reales hay el empresa, además están
prometiendo tiempo de entregas a los clientes en los mismo horarios, lo cual no es
posible, para esto se debe tener horarios aproximados de entrega y tiempo que se
demora el cliente aproximadamente en recibir, esto depende de las políticas de recibo
que tiene cada cliente y cuales documentos de deben presentar al momento de realizar
la entrega, la empresa pio pio y más pio se debe acomodar a ellas, además se debe
tener en cuenta la cantidad de pedido, tipo de cliente( almacenes de grandes
superficies, supermercados o tiendas) tiempo de desplazamientos desde la bodega al
cliente final y la capacidad de los vehículos los cuales realizan a distribución.
En el departamento de inventario no tiene claro los procesos y no se está realizando
diariamente, el conteo de los productos que ingresan ni de los que salen por esto no se
tiene control y se le está incumpliendo a los clientes.
En la parte de servicio al cliente, no hay un personal a cargo el cual sea el directamente
responsable de esta área por tal motivo no se da respuesta oportuna ni a los clientes ni
a los vendedores.
En facturación no se está mirando con responsabilidad que el pedido este realizando
al cliente y sea el mismo que se está facturando, por lo que será omitiendo al
procedimiento lo cual está generando errores en el despacho.
En la parte de logística no se tiene rutas establecidas ni sectorizadas además no se
tiene claro la cantidad de vehículos según los pedidos ni se establece el tamaño de los
mismo para que se tenga la capacidad suficiente, dependiendo del peso de los
productos.
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En la bodega no tiene sitios específicos de almacenamiento según naturaleza del

producto, no se está verificando el tipo de cliente, tiempo aproximado que recibe ni el
sector al cual está dirigido, además no tienen en cuenta al momento del cargue los
auxiliares y conductores no están verificando que la remisión del pedido, sea la
correcta del producto y que las cantidades sean las correctas que están cargando.
Además cuando le asignan el cargue al vehículo no están verificando que el peso del
producto, el vehículo tenga la capacidad en tonelaje de llevarlo.
Al momento de la distribución el conductor no está teniendo en cuenta las rutas más
cortas para llegar al cliente y además al momento de la entrega no están verificando
que el pedido este entregando si es para ese cliente.

2. Establecer las posibles soluciones para los problemas identificados,

contemplando:
2.1 La descripción de los procesos.
En el departamento de ventas, los vendedores al momento de ofrecer el producto y las
cantidades debe verificar con el departamento de inventario que cantidades existen el
momento para tener un buen servicio y en cuanto a los horarios deben verificar con el
departamento de logística los horarios que están establecidos para la entrega según el
sector y el tiempo de cliente, además deben informar al departamento de logística
cuales son los documento que se exige al momento de recibir la mercancía y cuales
debe llevar la tripulación del vehículo para ingresar a sus instalaciones.
En la parte de inventario se debe contar con un sistema de información el cual en
tiempo real, de las cantidades existente del producto y cuanto al personal de esta área
debe realizar obligatoriamente, el conteo de los productos tanto los que ingresan como
los que salen para así poder tener el control de los productos que maneja la empresa.
Servicio al cliente debe tener un personal exclusivamente para esta labor, que
conozco a cabalidad todos los procesos de la empresa, para si poderle brindar una
respuesta efectiva y en tiempo corto, tanto a los clientes internos como externos.
La facturación capacitar los empelados los cuales manejan el sistema, para que antes
de imprimir la factura del cliente, verifique que sea el mismo pedido que realizo el
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cliente para ser entregado, además verificar que se entregue correctamente al

departamento que se encarga de separar el producto según el pedido.
La parte de logística tiene que tener demarcados los lugares donde están los
productos según sus condiciones y naturaleza, tener sectorizados la ciudad de Cali,
tener clasificadores los cuales se conocen la cuidad y así poder clasificar los pedidos
según las dirección para que así los vehículos no visiten los mismos lugares, además
tener un listados de los clientes los cuales son más demorados para recibir, para así
poder tomar acciones en la distribución y poder tomar los correctivo y cumplir según las
necesidades del cliente.
Tener vehículos de distintos tonelajes para no tener inconvenientes de peso al
momento de realizar la distribución.
Que la tripulación del vehículo (conductor y auxiliar) verifique al momento de cargar que
los pedidos sean los correctos y en las cantidades compradas por el cliente.
Para la distribución tener claro las rutas de acceso al cliente y cuáles son las vías que
son más congestionadas y en que horarios para así poder tomar vías alternas y poder
cumplirle al cliente.

2.2 Tiempos de respuesta requeridos por los clientes internos y externos.

Para los clientes internos el tiempo de respuesta debe de ser inmediato porque de esto
depende que la producción salga a tiempo y se pueda tener satisfecho al cliente
externo.
Para los clientes externo igual la respuesta debe ser inmediata en cuanto a los proceso
de venta y al momento de resolverle una duda, queja o reclamo, para el momento de la
distribución el tiempo de respuesta debe de ser un poco más prolongado por los
motivos que puede afectar la distribución los cuales pueden ser ajenos a la operación
del transporte, como congestión vehicular, reten policiales, alguna falla del vehículo
entre otros, al igual la respuesta será en la mayor brevedad del caso.

2.3 Costos asociados con la operación, que garanticen el flujo de bienes,

servicios y transacciones.
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Los costos no serán mayores, ya que se establecen precios lógicos los cuales se
mantienen con el buen funcionamiento de todos los departamentos de la empresa y no
incurren en sobre costos por el mal procedimiento de alguna dependencia, tanto el
envió contara con su respectiva verificación en donde se mantendrá la calidad del
producto y su distribución por lo que ayudara a tener un buen servicio. El personal
encargado de manejar la operación será monitoreada por personal que este
supervisando los movimientos de los costos que se presentara en la empresa que se
encargara de verificar que esta se mantenga el buen manejo de la parte de la
operación que se maneje en la empresa para así contar con la satisfacción de un buen
manejo del flujo que presente en la empresa donde los negocios tiene costos positivos
que no son sólo el resultado de los diferenciales de precios de compra y venta, sino de
garantizar el cumplimiento de acuerdos sobre precios, calidades y oportunidad.

2.4 Recomendar el uso de tecnologías de la información para actividades de

graficación, simulación y creación de sistemas de información, con la respectiva
descripción del software o sistemas empleados.
● En las empresas que hemos trabajado siempre ha existido un sistema de
cómputo que respalda todas las actividades y movimientos de la empresa,
conocemos el programa HELISA, ACCESS Y SAP. Aunque sean un poco
costoso, garantizan un excelente cometido a la hora de estar organizados
con nuestros productos en cuanto a el tiempo de producción, existencias,
devoluciones, averías, costos, proveedores, actualización de datos de
nuestros clientes, suministros, pagos de nuestros empleados y de nuestros
clientes.
Dentro de cada uno de estos programas veremos que están ligados y
entrelazados cada uno de ellos con el fin de demostrar en tiempo real que pasa
con nuestra mercancía, obviamente con un personal capacitado.
● Otras herramienta que nos parece muy útil seria la famosa
RADIOFRECUENCIA, y Picking elementos capaces de mostrarnos
funciones y actividades de nuestros inventarios, ingresos y salidas de
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mercancía y lo más importante lleva un seguimiento de nuestros inventarios

tanto cíclicos como Fiscales.
● En el caso de todo el personal que hace parte de nuestra nomina
implantaremos unos huelleros de acceso a la empresa con su respectivo
reloj, así mantendremos en orden los horarios de entradas, salidas y
descansos, esto también ayuda para el control de pagos de cada uno de
nuestros empleados.
● Es de vital importancia contar con diferentes aplicaciones que nos ayuden a
que los clientes estén más actualizados para la distribución de sus productos,
contando así con aplicaciones donde se puedan elaborar productos
automáticamente sabiendo así el punto exacto donde está su pedido como la
facturación, producción despacho y reparto ya que esto es de vital
importancia para los clientes así mismo para los clientes internos acceder a
nueves redes de conocimiento sobre los procesos de información e
inventario.
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Conclusiones

En este caso, lo mejor es mantener a los empleados motivados, ya sea con permisos o
alguna remuneración extra o el solo hecho de un buen trato, así ellos realizaran sus
actividades sin presiones y se mantendrán muy animados. Seguido de esto es
economizar al máximo nuestro capital; pero cumpliendo siempre al cliente, la
puntualidad y el buen servicio es fundamental para estar siempre activos con nuestros
clientes y que estos siempre se sientan bien atendidos y respaldados por nuestros
servicios.
Mantener nuestros activos ligados a un programa de cómputo, con el fin de saber todo
tipo de movimientos y saber en tiempo real como se encuentran nuestros inventarios y
así partir de ahí para la detallada atención de nuestros clientes y cuidar de nuestros
intereses.
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Referencias web

 López, A. (2008). Caso un día en pio pio y más pio. Universidad Icesi. Cali,
Colombia consultado el 05 de octubre del 2018.

 Sena Sofia Plus. (2017). Actividad de aprendizaje 7. Recuperado el 07 de

Octubre de 2018, de senaintro.blackboard.com:
https://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/pid-103492999-dt-content-rid-
194682631_4-
4/institution/SENA/Ventas/822202/Contenido/DocArtic/Evidencia_4_Propuesta_
Caso_pio_pio_y_mas_pio.pdf?version=4