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FR-GED-05-V2

LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Vigencia: 1/02/2011


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itsa
Fecha ultima Actualización: 06/03/2016
DISPOSICIONES DE ALMACENAMIENTO PROTECCIÓN
IDENTIFICACIÓN CONSERVACIÓN
ESTADO ACCESO
SITIO DE ALMACENAMIENTO MODO DE ARCHIVO RECUPERACIÓN
FECHA DE
CÓDIGO NOMBRE DEL REGISTRO VERSIÓN PROCESO ASOCIADO Mágnetico Impreso Confidencial Restringido General Tiempo de Retención Disposición
VIGENCIA

Administración de Medios Carpeta Catálogo Unidad de


FR-AME- 01 Requisición de material bibliográfico - Eliminado 01.03.2011 2 Unidad de Servicios de Biblioteca Por fecha x x Durante la vigencia del SGC No aplica
Educativos Información

Administración de Medios D:\lesvia2007-E2\documentos


FR-AME- 02 Inventario bibliográfico 01.03.2011 2 Unidad de Servicios de Biblioteca Por consecutivo x x Durante la vigencia del SGC No aplica
Educativos Excel

Administración de Medios Carpeta Catálogo Unidad de


FR-AME- 03 Estadistica diaria fondo bibliografico 15.03.2011 2 Unidad de Servicios de Biblioteca Por fecha x x Durante la vigencia del SGC No aplica
Educativos Información

Administración de Medios Carpeta Catálogo Unidad de


FR-AME- 04 Estadistica diaria consulta programa 15.03.2011 2 Unidad de Servicios de Biblioteca Por fecha x x Durante la vigencia del SGC No aplica 1
Educativos Información

Administración de Medios Carpeta Catálogo Unidad de


FR-AME- 05 Estadística diaria consulta internet 15.03.2011 2 Unidad de Servicios de Biblioteca Por fecha x x Año vigente Eliminar 1
Educativos Información

Administración de Medios
FR-AME- 06 Autorización salida de libros 25.03.2011 3 Unidad de Servicios de Biblioteca Por fecha No aplica x x Año vigente Eliminar 1
Educativos

Administración de Medios Folder prestamos internos y


FR-AME- 07 Préstamo interno 25.03.2011 2 Unidad de Servicios de Biblioteca Por fecha x x Año vigente Eliminar 1
Educativos externos

Administración de Medios Folder prestamos internos y


FR-AME- 08 Préstamo externo 01.04.2011 2 Unidad de Servicios de Biblioteca Por fecha x x Año anterior mas año vigente Eliminar 1
Educativos externos

Administración de Medios
FR-AME- 10 Consulta internet 01.04.2011 2 Unidad de Servicios de Biblioteca Por fecha Folder consulta de internet x x Año anterior mas año vigente Eliminar 1
Educativos

Reporte de mantenimiento a equipos informáticos y acciones de soporte Administración de Medios Carpeta de registros Técnico
FR-AME- 11 15.07.2009 2 Almacén CRD Por fecha x x Durante la vigencia del SGC No aplica 1
técnico - Se unifico con el FR-AME-12 Educativos operativo

Reporte de mantenimiento a equipos informáticos en salas o laboratorios - Administración de Medios Carpeta de registros Técnico
FR-AME- 12 03.05.2011 2 Almacén CRD Por fecha x x Año vigente Eliminar 1
Eliminado Educativos operativo

Administración de Medios
FR-AME- 13 Programa de mantenimiento preventivo equipos para laboratorios 03.05.2011 2 Almacén CRD Por fecha C:\Juan Mosquera x x Año anterior mas año vigente Eliminar 1
Educativos

Carpeta reporte de
mantenimiento de equipos
Administración de Medios Almacén CRD Soledad, ITSA
FR-AME- 14 Préstamo de equipos y elementos de laboratorio - Eliminado 05.10.2011 3 Por fecha Almacén CRD / Carpeta de x x Año anterior mas año vigente Pasar a Archivo inactivo 1
Educativos Barranquilla, CERES
préstamo de equipos y
elementos de laboratorio

Administración de Medios Almacén CRD Soledad, ITSA Carpeta catalogo sala de Cuatrimestre anterior mas
FR-AME- 15 Reporte de entrega y recibo de espacios físicos 2.07.2012 5 Por fecha x x Eliminar 1
Educativos Barranquilla, CERES informática de la 1 a la 5 cuatrimestre vigente

Administración de Medios Almacén CRD Soledad, ITSA Carpeta préstamo equipos a


FR-AME- 16 Prestamos a docentes 05.10.2011 3 Por fecha x x Año anterior mas año vigente Eliminar 1
Educativos Barranquilla, CERES Docente

Administración de Medios Cuatrimestre anterior mas


FR-AME- 17 Préstamo de video beam - Eliminado 3.05.2011 2 Almacén CRD Por fecha Carpeta Video Beam x x Eliminar 1
Educativos cuatrimestre vigente

Administración de Medios Cuatrimestre anterior mas


FR-AME- 18 Reporte de fallas - Eliminado 03.05.2011 3 Almacén CRD Por fecha Carpeta reporte de fallas x x Eliminar 1
Educativos cuatrimestre vigente

Administración de Medios Almacén CRD Soledad, ITSA Carpeta Reporte de


FR-AME- 19 Reporte de mantenimiento - Eliminado 15.08.2013 4 Por fecha x x Año anterior mas año vigente Eliminar 1
Educativos Barranquilla, CERES Mantenimiento

Administración de Medios Carpeta registro copias de


FR-AME- 20 Programa de copias de seguridad - Eliminado 14.08.2008 1 Gestión y Sistemas Por fecha x x Año vigente Eliminar 1
Educativos seguridad

Administración de Medios Carpeta de programa de


FR-AME- 21 Programa de mantenimiento de computadores 21.01.2015 3 Oficina de Sistemas / Almacén CRD Por fecha x x Año anterior mas año vigente Eliminar 1
Educativos mantenimiento

Administración de Medios Carpeta Soporte Harward y Cuatrimestre anterior mas


FR-AME- 22 Planilla de atención a usuarios soporte a hardware y software - Eliminado 1.07.2011 3 Oficina de Sistemas / Almacén CRD Por fecha x x Eliminar 1
Educativos Software cuatrimestre vigente

Administración de Medios Carpeta Mantenimiento


FR-AME- 23 Control para el mantenimiento del material bibliográfico 3.05.2011 3 Unidad de Servicios de Biblioteca Por fecha x x Año vigente Eliminar 1
Educativos bibliográfico

Administración de Medios Almacén CRD Soledad, ITSA


FR-AME- 24 Hoja de vida de equipo 03.05.2011 3 Por fecha Carpeta hoja de vida de equipos x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo 1
Educativos Barranquilla, CERES

Autorización retiro de elementos del Instituto - Se paso a Gestión Administración de Medios Almacén CRD Soledad, ITSA Carpeta de Retiro de equipos
FR-AME- 25 09.09.2011 4 Por fecha x x Año vigente Eliminar 1
Administrativa. Educativos Barranquilla, CERES por dependencia

Administración de Medios Cuatrimestre anterior mas


FR-AME- 26 Programa de copias de seguridad - Eliminado 14.11.2008 1 Gestión y Sistemas Por fecha Carpeta copias de seguridad x x Eliminar
Educativos cuatrimestre vigente

Administración de Medios Cuatrimestre anterior mas


FR-AME- 27 Registro y verificación de copias de seguridad - Eliminado 14.11.2008 1 Gestión y Sistemas Por fecha Carpeta copias de seguridad x x Eliminar
Educativos cuatrimestre vigente

Administración de Medios
FR-AME- 28 Programa de mantenimiento red de datos 3.02.2015 3 Gestión y Sistemas Por fecha Carpeta copias de seguridad x x Año vigente Eliminar
Educativos

Administración de Medios
FR-AME- 29 Programa de verificación de rendimiento equipos servidores 3.05.2011 2 Gestión y Sistemas Por fecha J:\Mis Documentos\Calidad x x x Año anterior mas año vigente Eliminar 1
Educativos

Administración de Medios
FR-AME- 30 Reporte de realización y custodia de backup's - Eliminado 3.05.2011 2 Gestión y Sistemas Por fecha Carpeta Backup´s x x Durante el periodo académico Eliminar 1
Educativos

Administración de Medios Carpeta reporte de entrega y


FR-AME- 31 Registro de novedades - Eliminado 3.05.2011 2 Almacén CRD Por fecha x x Permanente No aplica 1
Educativos recibo de elementos de sala

Administración de Medios
FR-AME- 32 Solicitud de préstamo equipos para laboratorio de plc - Eliminado 3.05.2011 2 Almacén CRD Por fecha Carpeta Laboratorio PLC x x Mensual Pasar a Archivo inactivo
Educativos

Administración de Medios
FR-AME- 33 Reporte de entrega equipos del laboratorio de procesos mecánicos 3.05.2011 2 Almacén CRD Por fecha Carpeta Procesos mecánicos x x Mensual Pasar a Archivo inactivo
Educativos

Administración de Medios
FR-AME- 34 Reporte de entrega y recibo de elementos de laboratorio de plc - Eliminado 3.05.2011 2 Almacén CRD Por fecha Carpeta Laboratorio PLC x x Mensual Pasar a Archivo inactivo
Educativos
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LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Vigencia: 1/02/2011
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itsa
Fecha ultima Actualización: 06/03/2016
DISPOSICIONES DE ALMACENAMIENTO PROTECCIÓN
IDENTIFICACIÓN CONSERVACIÓN
ESTADO ACCESO
SITIO DE ALMACENAMIENTO MODO DE ARCHIVO RECUPERACIÓN
FECHA DE
CÓDIGO NOMBRE DEL REGISTRO VERSIÓN PROCESO ASOCIADO Mágnetico Impreso Confidencial Restringido General Tiempo de Retención Disposición
VIGENCIA

Administración de Medios
FR-AME- 35 Agenda para utilización de espacios físicos 3.05.2011 2 Almacén CRD Por fecha x x Mensual Pasar a Archivo inactivo
Educativos

Reporte de entrega de equipos laboratorio motores instalaciones eléctricas - Administración de Medios


FR-AME- 36 13.04.2012 3 Almacén CRD Por fecha Carpeta laboratorio de motores x x Mensual Pasar a Archivo inactivo
Eliminado Educativos

Solicitud de préstamo equipos para laboratorios de arquitectura y Administración de Medios Carpeta de prestamos
FR-AME- 37 3.05.2011 1 Almacén CRD Por fecha x x Mensual Pasar a Archivo inactivo
electrónica Educativos arquitectura u electrónica

Reporte de préstamo de equipos de laboratorio de redes de computadores - Administración de Medios Carpeta de prestamos
FR-AME- 38 3.05.2011 1 Almacén CRD Por fecha x x Mensual Pasar a Archivo inactivo
Eliminado Educativos arquitectura u electrónica

Administración de Medios
FR-AME- 39 Inventario almacén CRD - Eliminado 3.05.2011 1 Almacén CRD Por fecha Inventario almacén CRD x x Mensual Pasar a Archivo inactivo
Educativos

Administración de Medios
FR-AME- 40 Material Bibliográfico Prestado 7.01.2013 2 Unidad de Servicios de Biblioteca Por fecha Material bibliográfico prestado x x Mensual Pasar a Archivo inactivo
Educativos

Administración de Medios
FR-AME- 41 Actualización de datos - Eliminado 07.06.2011 1 Unidad de Servicios de Biblioteca Por fecha Actualización de datos x x Mensual Pasar a Archivo inactivo
Educativos

Administración de Medios
FR-AME- 42 Material Bibliográfico Devuelto 07.02.2013 2 Unidad de Servicios de Biblioteca Por fecha Material bibliográfico devuelto x x Mensual Pasar a Archivo inactivo
Educativos

Administración de Medios
FR-AME- 43 Inventario aleatorio - Eliminado 07.06.2011 1 Unidad de Servicios de Biblioteca Por fecha Inventario aleatorio x x semestral Pasar a Archivo inactivo
Educativos

Solicitud de préstamo de equipos para laboratorios de arquitectura y Administración de Medios Solicitud de préstamo de
FR-AME- 44 25.08.2011 1 Gestión y Sistemas Por fecha x x anual Pasar a Archivo inactivo
electrónica - Eliminado Educativos equipos para laboratorio

Administración de Medios Encuesta de satisfacción al


FR-AME- 45 Encuesta de satisfacción del cliente - gestión y sistemas 13.08.2013 2 Gestión y Sistemas Por fecha x x anual Pasar a Archivo inactivo
Educativos cliente - gestión y sistemas

Reporte de entrega y recibo de elementos de laboratorio de mecatrónica - Administración de Medios


FR-AME- 46 12.04.2012 1 Gestión y Sistemas Por fecha Carpeta laboratorio Mecatrónica x x anual Pasar a Archivo inactivo
Eliminado Educativos

Administración de Medios Carpeta Inventario Espacios


FR-AME- 47 Inventario Espacios físicos - Se paso a GRF 2.07.2012 1 Gestión y Sistemas Por fecha x x anual Pasar a Archivo inactivo
Educativos físicos

Administración de Medios Oficina de Sistemas Soledad, ITSA


FR-AME- 48 Préstamo de llaves a docente y/o funcionarios 11.11.2012 1 Por fecha Carpeta de Préstamo de llaves x x anual Pasar a Archivo inactivo
Educativos Barranquilla, CERES

Administración de Medios Carpeta de Indicadores de


FR-AME- 49 Encuesta de satisfacción del cliente - Unidad de servicios de Biblioteca 13.08.2013 4 Unidad de Servicios de Biblioteca Por fecha x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo
Educativos gestión

Administración de Medios Oficina de Sistemas Soledad, ITSA Carpeta de Préstamo de equipos


FR-AME- 50 Préstamo de equipos a estudiantes para trabajo independiente 2.08.2014 1 Por fecha x x anual Pasar a Archivo inactivo
Educativos Barranquilla, CERES trabajo independiente

Administración de Medios
FR-AME- 51 Fallas en sistemas informaticos 30.01.2015 1 Oficina de Sistemas Soledad, Por fecha Fallas en sistemas informaticos x x anual Pasar a Archivo inactivo
Educativos

Administración de Medios
FR-AME- 52 Registro de backups Servidores 30.05.2015 1 Gestión y Sistemas Por fecha Servidores / Cintas de backups x x Permanente No aplica
Educativos
Administración de Medios
FR-AME- Back up Gestión y Sistemas Por fecha Servidores x x Permanente No aplica
Educativos
Administración de Medios
FR-AME- Tarjeta de préstamo Unidad de Servicios de Biblioteca Por fecha Portada del libro x x Permanente No aplica
Educativos
Administración de Medios
FR-AME- Reporte de inventario Base de Datos SIABUC Unidad de Servicios de Biblioteca Por fecha Base de Datos Sistema SIABUC x x Durante el periodo académico Eliminar
Educativos
Administración de Medios
FR-AME- Novedades bibliográficas Unidad de Servicios de Biblioteca Por fecha Base de Datos Sistema SIABUC x x Permanente No aplica
Educativos
Administración de Medios
FR-AME- Servicio de préstamo interbibliotecario ASOUNIESCA Unidad de Servicios de Biblioteca Por fecha Carpeta ASOUNIESCA x x Permanente No aplica
Educativos

FR-ARA- 01 Solicitud de certificación 13.05.2014 7 Admisiones y Mercadeo Admisiones y Mercadeo Por fecha Revistero Solicitud Certificados x x Cuatrimestralmente Eliminar 1

Expediente académico del


FR-ARA- 02 Solicitud de transferencia interna - Eliminado 21.03.2011 3 Admisiones y Mercadeo Archivo Central Por fecha x x Permanente No aplica 1
estudiante
Expediente académico del
FR-ARA- 03 Solicitud de transferencia externa - Eliminado 21.03.2011 3 Admisiones y Mercadeo Archivo Central Por fecha x x Año vigente Eliminar
estudiante
Expediente académico del
FR-ARA- 04 Solicitud de reingreso - Eliminado 21.03.2011 3 Admisiones y Mercadeo Archivo Central Por fecha x x Permanente No aplica
estudiante

FR-ARA- 05 Actualización de datos 21.03.2011 2 Admisiones y Mercadeo Admisiones y Mercadeo Carpeta actualización de datos x x Permanente No aplica 1

Solicitud de cancelación del período académico - Se paso a Expediente académico del


FR-ARA- 06 13.08.2008 1 Admisiones y Mercadeo Archivo Central Por fecha x x Permanente No aplica 1
Direccionamiento estratégico estudiante
Expediente académico del
FR-ARA- 07 Solicitud de matricula extemporánea 28.10.2014 3 Admisiones y Mercadeo Archivo Central Por fecha x x Permanente No aplica 1
estudiante

FR-ARA- 08 Registro de novedades de notas fuera del periodo académico 19.08.2015 6 Admisiones y Mercadeo Admisiones y Mercadeo Por fecha A-Z Novedades de notas x x Permanente No aplica 1

Expediente académico del


FR-ARA- 09 Homologación y proyección de modulos 2.09.2014 4 Admisiones y Mercadeo Archivo Central Por fecha x x Permanente No aplica 1
estudiante
Solicitud Contenidos
FR-ARA- 10 Solicitud contenido programático 17.09.2012 4 Admisiones y Mercadeo Admisiones y Mercadeo Por fecha x x Permanente No aplica 1
Programáticos
Expediente académico del
FR-ARA- 11 Check list de inscripciones 21.03.2011 6 Admisiones y Mercadeo Archivo Central Por fecha x x Permanente No aplica 1
estudiante
Expediente académico del
FR-ARA- 12 Check list de inscripciones para grado 21.01.2015 5 Admisiones y Mercadeo Archivo Central Por fecha x x Permanente No aplica
estudiante

FR-ARA- 13 Certificado de contenido programático 21.03.2011 2 Admisiones y Mercadeo Archivo Central Por fecha No aplica x x Permanente No aplica

Expediente académico del


FR-ARA- 15 Solicitud de reclasificación 21.03.2011 4 Admisiones y Mercadeo Archivo Central Por fecha x x Permanente No aplica
estudiante
Expediente académico del
FR-ARA- 16 Solicitud de validación 21.03.2011 3 Admisiones y Mercadeo Archivo Central Por fecha x x Permanente No aplica
estudiante
FR-GED-05-V2
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Vigencia: 1/02/2011
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itsa
Fecha ultima Actualización: 06/03/2016
DISPOSICIONES DE ALMACENAMIENTO PROTECCIÓN
IDENTIFICACIÓN CONSERVACIÓN
ESTADO ACCESO
SITIO DE ALMACENAMIENTO MODO DE ARCHIVO RECUPERACIÓN
FECHA DE
CÓDIGO NOMBRE DEL REGISTRO VERSIÓN PROCESO ASOCIADO Mágnetico Impreso Confidencial Restringido General Tiempo de Retención Disposición
VIGENCIA
Expediente académico del
FR-ARA- 17 Formulario de inscripción ciclo tecnológico o profesional 21.03.2011 3 Admisiones y Mercadeo Archivo Central Por fecha x x Permanente No aplica
estudiante
Expediente académico del
FR-ARA- 18 Solicitud de cambio de sede 21.03.2011 1 Admisiones y Mercadeo Archivo Central Por fecha x x Permanente No aplica
estudiante
Expediente académico del
FR-ARA- 19 Listado de estudiantes aptos para grados 03.05.2011 1 Admisiones y Mercadeo Archivo Central Por fecha x x Permanente No aplica
estudiante

FR-ARA- 20 Encuesta de satisfacción de clientes - Admisiones y mercadeo 08.10.2014 4 Admisiones y Mercadeo Archivo Central Por fecha Carpeta de encuestas x x Año vigente Eliminar

Carpeta encuestas medios


FR-ARA- 21 Encuesta Medios de divulgación 17.03.2014 3 Admisiones y Mercadeo Archivo Central Por fecha x x Año anterior mas año vigente Eliminar
divulgación
Expediente académico del
FR-ARA- Hoja de vida del estudiante Admisiones y Mercadeo Archivo Central Por fecha x x Permanente No aplica 1
estudiante
Expediente académico del
FR-ARA- Volante de consignación de derechos de inscripción Admisiones y Mercadeo Admisiones y Mercadeo Por fecha x x Durante el periodo académico Eliminar 1
estudiante
Expediente académico del
FR-ARA- Fotocopia del documento de identidad Admisiones y Mercadeo Admisiones y Mercadeo Por fecha x x Durante el periodo académico Eliminar 1
estudiante
Expediente académico del
FR-ARA- Fotocopia de la libreta militar Admisiones y Mercadeo Admisiones y Mercadeo Por fecha
estudiante
Expediente académico del
FR-ARA- Fotocopia de dos recibos de servicios públicos del lugar de residencia del aspirante Admisiones y Mercadeo Admisiones y Mercadeo Por fecha x x Año anterior mas año vigente Eliminar 1
estudiante
Fotocopia del diploma de bachiller o acta de grado, o certificado de aprobación de la Expediente académico del
FR-ARA- Admisiones y Mercadeo Admisiones y Mercadeo Por fecha x x Año vigente Eliminar 1
educación básica secundaria. estudiante
Expediente académico del
FR-ARA- Volante de consignación de certificación cancelado Admisiones y Mercadeo Admisiones y Mercadeo Por fecha x x Permanente No aplica 1
estudiante

Expediente académico del


FR-ARA- Volante de pago de matrícula Admisiones y Mercadeo Admisiones y Mercadeo Por fecha x x Año vigente Eliminar 1
estudiante

Expediente académico del


FR-ARA- Matrícula del estudiante Admisiones y Mercadeo Admisiones y Mercadeo Por fecha x x Año vigente Eliminar 1
estudiante

Expediente académico del


FR-ARA- Reporte de paz y salvo de cartera Admisiones y Mercadeo Admisiones y Mercadeo Por fecha x x Año vigente Eliminar 1
estudiante

Encuesta Medios de divulgación - Se pasa para Admisiones y Carpeta encuestas medios


FR-COP- 01 12.05.2011 2 Comunicación Pública Archivo Central Por fecha x x Año anterior mas año vigente Eliminar 1
Mercadeo divulgación

Carpeta encuesta medios


FR-COP- 02 Encuesta de evaluación medios Itsa - medios internos - Eliminado 12.05.2011 3 Comunicación Pública Oficina de Comunicación Publica Por fecha x x Año anterior mas año vigente Eliminar
internos

Solicitud de aprobación de proyectos radiales - Se pasa al proceso de Carpeta de solicitud de


FR-COP- 03 15.06.2011 2 Comunicación Pública Oficina de Comunicación Publica Por fecha x x Año anterior mas año vigente Eliminar
GPR proyectos radiales

FR-COP- 04 Programación ITSA Radio - Se pasa al proceso GPR 12.05.2011 2 Comunicación Pública Oficina de Comunicación Publica Por fecha Programación ITSA Radio x x Año anterior mas año vigente Eliminar

FR-COP- 05 Seguimiento a proyectos radiales - Eliminado 12.05.2011 2 Comunicación Pública Oficina de Comunicación Publica Por Proyecto Proyectos radiales x x Año anterior mas año vigente Eliminar 1

Direccionamiento
Carpeta Catalogo "Planes de
FR-DER- 01 Plan de acción 15.01.2015 5 Estratégico y Revisión por Planificación y Proyectos Por procesos x x x Año anterior mas año vigente Pasar a archivo central
acción"
la Dirección
Direccionamiento
Carpeta Catalogo "Planes de
FR-DER- 02 Evaluación del plan de acción 15.01.2015 5 Estratégico y Revisión por Planificación y Proyectos Por procesos x x x Año anterior mas año vigente Pasar a archivo central
acción"
la Dirección
Direccionamiento Carpeta Revisión por la
FR-DER- 03 Revisión por la Dirección 7.07.2011 3 Estratégico y Revisión por Archivo Central Por fecha Dirección o PC Asesor x x x 3 años Pasar Archivo central 1
la Dirección responsable del SGC
Direccionamiento
Solicitud de cancelación, congelamiento del periodo académico o Por fecha o numero Carpeta de resoluciones o PC
FR-DER- 04 30.01.2015 6 Estratégico y Revisión por Archivo Central x x x Año anterior mas año vigente Pasar a archivo central
reembolso de resolución Archivo central
la Dirección
Direccionamiento
Carpeta Catalogo "Planes de
FR-DER- 05 Plan de acción desempeño individual 15.01.2015 1 Estratégico y Revisión por Planificación y Proyectos Por procesos x x x Año anterior mas año vigente Pasar a archivo central
acción"
la Dirección
Direccionamiento
Carpeta Catalogo "Planes de
FR-DER- 06 Evaluacion de plan de acción desempeño original 30.01.2015 1 Estratégico y Revisión por Planificación y Proyectos Por procesos x x x Año anterior mas año vigente Pasar a archivo central
acción"
la Dirección

Direccionamiento
Carpeta Informe de Gestión de Permanente en PC de
FR-DER- Informe de Gestión Estratégico y Revisión por Planificación y Proyectos Por fecha x x Permanente en Pagina web
la vigencia Planeación
la Dirección

Direccionamiento
Permanente en PC de Permanente en PC de
FR-DER- Anteproyecto de presupuesto Estratégico y Revisión por Planificación y Proyectos Por fecha Carpeta Catalogo “Presupuesto” x x 1
Planeaciòn y financiero Planeaciòn y financiero
la Dirección
Registro de auditores internos
FR-ECO- 01 Calificación de auditores internos 16.02.2011 2 Evaluación y Control Archivo Central Por fecha x x Actualizado Digitalizar y eliminar 1
de calidad

FR-ECO- 02 Encuesta de evaluación para auditores internos 16.02.2011 2 Evaluación y Control Archivo Central Por fecha Carpeta de auditorias internas x x 3 años Digitalizar y eliminar 1

FR-ECO- 03 Programa de auditorias internas 03.05.2011 2 Evaluación y Control Archivo Central Por fecha Carpeta de auditorias internas x x 3 años Digitalizar y eliminar 1

FR-ECO- 04 Plan de auditoria interna 03.05.2011 3 Evaluación y Control Archivo Central Por consecutivo Carpeta de auditorias internas x x 3 años Digitalizar y eliminar 1

FR-ECO- 05 Informe de auditoria interna 6.05.2011 2 Evaluación y Control Archivo Central Por consecutivo Carpeta de auditorias internas x x 3 años Digitalizar y eliminar 1
FR-GED-05-V2
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Vigencia: 1/02/2011
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itsa
Fecha ultima Actualización: 06/03/2016
DISPOSICIONES DE ALMACENAMIENTO PROTECCIÓN
IDENTIFICACIÓN CONSERVACIÓN
ESTADO ACCESO
SITIO DE ALMACENAMIENTO MODO DE ARCHIVO RECUPERACIÓN
FECHA DE
CÓDIGO NOMBRE DEL REGISTRO VERSIÓN PROCESO ASOCIADO Mágnetico Impreso Confidencial Restringido General Tiempo de Retención Disposición
VIGENCIA
Carpeta de acciones correctivas
FR-ECO- 06 Acción correctiva, preventiva o mejora 22.03.2011 5 Evaluación y Control Archivo del área involucrada Por fecha preventivas y mejora de cada x x 5 años Eliminar 1
proceso
Carpeta Medio Magnetico
FR-ECO- 07 Administración de no conformidades 06.05.2011 3 Evaluación y Control Responsable del SGC Por consecutivo x x Conservación permanente No aplica 1
Calidad
FR-ECO- 08 Programa para la aplicación de encuestas - Eliminado 06.05.2011 2 Evaluación y Control Área involucrada Por fecha Publicada en aréa involucrada x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo 1

FR-ECO- 09 Accion de mejora - Eliminado 22.04.2008 1 Evaluación y Control Área involucrada Por consecutivo Carpeta acciones de mejora x x Año anterior mas año vigente Pasar a Archivo inactivo 1

FR-ECO- 10 Prueba de auditoria - Eliminado 03.06.2008 1 Evaluación y Control Archivo Central Por fecha Carpeta de auditorias internas x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo 1

Encuesta de satisfaccion de clientes - Admisiones y mercadeo - Se


FR-ECO- 11 06.05.2011 2 Evaluación y Control Archivo Central Por fecha Carpeta de encuestas x x Año vigente Eliminar 1
paso a Admisiones y Mercadeo
Carpeta de no Conformidades
FR-ECO- 12 Control del servicio no conforme 12.08.2013 3 Evaluación y Control Área Involucrada Por fecha x x Conservación permanente No aplica 1
por proceso
Encuesta de satisfaccion de clientes - Bienestar Institucional- Se paso
FR-ECO- 13 13.08.2008 1 Evaluación y Control Archivo Central Por fecha Carpeta de encuestas x x Año anterior mas año vigente Pasar a archivo central 1
a Bienestar
FR-ECO- 14 Encuesta de satisfaccion de clientes - Investigacion - Paso a INV 06.05.2011 2 Evaluación y Control Archivo Central Por fecha Carpeta de encuestas Año vigente Pasar a Archivo inactivo 1

FR-ECO- 15 Lista de chequeo 06.05.2011 3 Evaluación y Control Archivo Central Por fecha Carpeta de auditorias internas x x 3 años Digitalizar y eliminar 1

FR-ECO- 16 Encuesta asamblea de programas - Eliminado 13.08.2008 1 Evaluación y Control Archivo Central Por fecha Carpeta de encuestas x x Año anterior mas año vigente Pasar a archivo central 1

Carpeta de Indicadores de
FR-ECO- 17 Reporte de medición, analisis y mejora 01.03.2011 4 Evaluación y Control Área Involucrada Por fecha x x 3 años Eliminar 1
gestión por proceso
Encuesta de satisfaccion de clientes - Unidad De Servicios De
FR-ECO- 18 01.03.2011 2 Evaluación y Control Archivo Central Por fecha Carpeta de encuestas x x Año vigente Eliminar 1
Biblioteca - Paso a AME
Evaluacion del nivel de satisfaccion en la atencion de las quejas, Carpeta nivel de satifacción
FR-ECO- 19 06.05.2011 2 Evaluación y Control Oficina de Control Interno Por fecha x x Año anterior mas año vigente Eliminar 1
reclamos y sujerencias Quejas y reclamos

FR-ECO- 20 Encuesta de satisfaccion de clientes - Archivo Central - Paso a GED 06.05.2011 2 Evaluación y Control Archivo Central Por fecha Carpeta de encuestas x x Año vigente Eliminar 1

Carpeta Administración de
FR-ECO- 21 Identificación de riesgos 06.05.2011 2 Evaluación y Control Oficina lideres de proceso Por fecha x x 3 años Digitalizar y eliminar
riesgo
Encuesta de satisfaccion de clientes - Proyectos de Investigacion -
FR-ECO- 22 06.05.2011 2 Evaluación y Control Centro de Investigaciones Por fecha Carpeta de encuestas
Paso a INV
Encuesta de satisfaccion de clientes - Practicas profesionales - Paso a
FR-ECO- 23 27.08.2011 3 Evaluación y Control Practicas Profesionales Por fecha Carpeta de encuestas x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo
EXT

FR-ECO- 24 Informe satisfaccion de clientes 12.08.2011 4 Evaluación y Control Área Involucrada Por fecha Carpeta satisfacción de clientes x x 3 años Digitalizar y eliminar 1

Carpeta Satisfacción Servicios


FR-ECO- 25 Encuesta de satisfaccion de clientes - Egresados - Paso a EXT 05.06.2011 2 Evaluación y Control Unidad del Egresado Por fecha x x Año anterior mas año vigente Eliminar
Unidad del Egresado

FR-ECO- 26 Plan de Mejoramiento 20.01.2015 3 Evaluación y Control Vicerrectoría Académica Por fecha Carpeta plan de mejoramiento x x Dos años anteriores Pasar a archivo central

FR-ECO- 30 Registro de servicio no conforme 12.08.2013 5 Evaluación y Control Dependencia que corresponda Por fecha Carpeta servicios no conformes x x 3 años Digitalizar y eliminar

FR-ECO- 31 Acta de Reunión 28.02.2011 1 Evaluación y Control Dependencia que corresponda Por fecha Carpeta de Actas de reunión x x 3 años Eliminar

Una vez diligenciado el formato e


Carpeta de actas del Comité de
FR-ECO- Acta de comité de calidad - Eliminado Evaluación y Control Coordinación de Calidad Por consecutivo x x ingresado a la Base de datos del Eliminar 1
Calidad
Sistema SIABUC

Carta, email recibido por parte del cliente de la queja, reclamo o


FR-ECO- Evaluación y Control Área Involucrada Por fecha Carpeta quejas y reclamos x x x Permanente No aplica 1
sugerencia

FR-ECO- Respuesta al cliente de la queja, reclamo o sugerencia. Evaluación y Control Área Involucrada Por fecha Carpeta quejas y reclamos x x x Permanente No aplica 1

Se conserva durante el
FR-GAD- 01 Acta de inicio 25.07.2014 3 Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Año vigente tiempo establecido en la 1
tabla de retención

Se conserva durante el
Informe de seguimiento de interventoría o supervision de proveedor o
FR-GAD- 02 8.08.2014 5 Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Año anterior mas año vigente tiempo establecido en la 1
contratista tabla de retención

Se conserva durante el
FR-GAD- 03 Acta de liquidación 24.04.2015 5 Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Año anterior mas año vigente tiempo establecido en la 1
tabla de retención

Se conserva durante el
FR-GAD- 04 Acta de recepción de bienes 6.06.2014 4 Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Año anterior mas año vigente tiempo establecido en la 1
tabla de retención

Se conserva durante el
FR-GAD- 05 Evaluación y selección de proveedores 13.04.2011 2 Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Año anterior mas año vigente tiempo establecido en la 1
tabla de retención

Se conserva durante el
Programa de mantenimiento infraestructura fisica - Se paso a Recursos
FR-GAD- 07 01.08.2008 1 Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha PC Coordinador Adminsitrativo x x Año anterior mas año vigente tiempo establecido en la 1
Financieros tabla de retención
FR-GED-05-V2
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DISPOSICIONES DE ALMACENAMIENTO PROTECCIÓN
IDENTIFICACIÓN CONSERVACIÓN
ESTADO ACCESO
SITIO DE ALMACENAMIENTO MODO DE ARCHIVO RECUPERACIÓN
FECHA DE
CÓDIGO NOMBRE DEL REGISTRO VERSIÓN PROCESO ASOCIADO Mágnetico Impreso Confidencial Restringido General Tiempo de Retención Disposición
VIGENCIA

Se conserva durante el
FR-GAD- 09 Verificacion del mantenimiento - Se paso a recursos financieros 14.08.2008 1 Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha PC Coordinador Adminsitrativo x x 5 años tiempo establecido en la 1
tabla de retención

Se conserva durante el
FR-GAD- 10 Acta de entrega de bienes o insumo 13.04.2011 2 Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Año vigente tiempo establecido en la 1
tabla de retención

Se conserva durante el
FR-GAD- 11 Insumo técnico de contratación - Se elimino 05.01.2010 3 Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Año vigente tiempo establecido en la 1
tabla de retención

Se conserva durante el
FR-GAD- 12 Justificacion de contratacion directa - Se elimino 22.10.2013 3 Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Año vigente tiempo establecido en la
tabla de retención

Carpeta de quejas de cada


FR-GAD- 13 Reporte de queja, reclamo, sugerencia o peticiòn 13.04.2011 2 Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha x x Año anterior mas año vigente Pasar a Archivo inactivo
proceso

Carpeta de quejas de cada


Queja, Reclamo o Sugerencia Archivo Central Por fecha x x Año anterior mas año vigente Pasar a Archivo inactivo
proceso

FR-GAD- 14 Estudio previao prestación de servicios profesionales - Eliminado 7.01.2014 3 Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Año anterior mas año vigente Pasar a Archivo inactivo

FR-GAD- 15 Acta de suspension 25.07.2014 3 Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Año anterior mas año vigente Pasar a Archivo inactivo

FR-GAD- 16 Control de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias 4.09.2013 1 Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha PC Archivo Central X X Durante la vigencia del SGC No aplica

Almacen CRD Soledad, ITSA Carpeta de Retiro o ingreso de


FR-GAD- 17 Autorización de ingreso o retiro de elementos del Instituto 12.11.2013 5 Gestión Administrativa Por fecha x x Año vigente Eliminar 1
Barranquilla, CERES equipos por dependencia

Estudio previo prestacion de servicios de apoyo a la gestión -


FR-GAD- 20 07.01.2014 1 Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Año anterior mas año vigente Pasar a Archivo inactivo
Eliminado

FR-GAD- 21 Estudio previo minima cuantia - Eliminado 07.01.2014 1 Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Año anterior mas año vigente Pasar a Archivo inactivo

FR-GAD- 22 Estudio previo 29.09.2015 3 Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Año anterior mas año vigente Pasar a Archivo inactivo

Acta de terminación anticipada por mutuo acuerdo y de liquidacion del


FR-GAD- 23 19.02.2014 1 Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Año anterior mas año vigente Pasar a Archivo inactivo
contrato

FR-GAD- 24 Acta de reinicio 25.07.2014 1 Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Año anterior mas año vigente Pasar a Archivo inactivo

FR-GAD- 25 Lista de verificacion de tipologias documentales en contratos 6.08.2014 1 Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Año anterior mas año vigente Pasar a Archivo inactivo

FR-GAD- 26 Estudio previo contratacion directa - Eliminado 11.09.2014 2 Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Año anterior mas año vigente Pasar a Archivo inactivo

FR-GAD- 27 Formato de solicitud de adicion u otrosí 23.09.2014 1 Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Año anterior mas año vigente Pasar a Archivo inactivo

FR-GAD- 28 Acta de modificacion de contratos o convenios 23.09.2014 1 Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Año anterior mas año vigente Pasar a Archivo inactivo

FR-GAD- 29 Notificacion personal 6.08.2015 1 Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta notificaciones x x Año anterior mas año vigente Pasar a Archivo inactivo

FR-GAD- 30 Check list vehiculos 17.06.2015 1 Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta de vehiculo x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo

Carpeta de prestamos de
FR-GAD- 31 Solicitud de prestamo de vehiculo institucional 17.06.2015 1 Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo
vehiculo
Mientras se diligencie el
FR-GAD- Bitacora Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Pasar a Archivo inactivo 1
formato

FR-GAD- Plan anual de compras Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Año vigente Eliminar 1

FR-GAD- Acuerdo de Consejo Directivo Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Año vigente Eliminar 1

FR-GAD- Informes de Ejecución del plan de compras Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x 5 años Pasar a Archivo inactivo 1

FR-GAD- Estudios de Factibilidad Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x 5 años Pasar a Archivo inactivo 1

FR-GAD- Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x 5 años Pasar a Archivo inactivo 1

FR-GAD- Contrato Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x 5 años Pasar a Archivo inactivo 1

FR-GAD- Registro presupuestal Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x 5 años Pasar a Archivo inactivo 1
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FECHA DE
CÓDIGO NOMBRE DEL REGISTRO VERSIÓN PROCESO ASOCIADO Mágnetico Impreso Confidencial Restringido General Tiempo de Retención Disposición
VIGENCIA

FR-GAD- Resolución de aprobación de polizas Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Año anterior mas año vigente Eliminar 1

FR-GAD- Publicación en el diario oficial Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Año anterior mas año vigente Eliminar 1

FR-GAD- Proyectos Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x 5 años Pasar a Archivo inactivo 1

FR-GAD- Pliego de condicioens Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x 5 años Pasar a Archivo inactivo 1

FR-GAD- E-mail de invitación. Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x 5 años Pasar a Archivo inactivo 1

FR-GAD- Pliegos de condiciones definitivos Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo 1

FR-GAD- Adendos Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo 1

FR-GAD- Acta de inscripción Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x 5 años Pasar a Archivo inactivo 1

FR-GAD- Acta de cierre Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x 5 años Pasar a Archivo inactivo 1

FR-GAD- Acta de evaluación Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x 5 años Pasar a Archivo inactivo 1

FR-GAD- Resolución de adjudicación Gestión Administrativa Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x 5 años Pasar a Archivo inactivo 1

Gestión de Bienestar
FR-GBI- 01 Historia Clínica 21.02.2011 4 Bienestar Institucional Por fecha Carpeta historia clinica x x Permanente No aplica 1
Institucional
Gestión de Bienestar Carpeta suministro de
FR-GBI- 02 Registro de atención medica y suministro de medicamentos 24.06.2013 5 Bienestar Institucional Por fecha x x Dos años anteriores Eliminar 1
Institucional medicamentos
Gestión de Bienestar Careta de incapacidades
FR-GBI- 03 Refrendacion medica 24.06.2013 5 Bienestar Institucional Por fecha x x Permanente No aplica 1
Institucional medicas
Gestión de Bienestar
FR-GBI- 04 Guia de caracterización de Estudiantes 15.05.2014 4 Bienestar Institucional Por fecha Carpeta guia de caracterización x x Cuatrimestralmente Pasar a archivo central 1
Institucional
Gestión de Bienestar Carpeta de Encuesta de
FR-GBI- 05 Encuesta de satisfacción de usuarios de bienestar institucional 13.08.2013 4 Bienestar Institucional Por fecha x x Año vigente Eliminar 1
Institucional satisfacción de bienestar
Gestión de Bienestar Carpeta de seguimiento
FR-GBI- 06 Seguimiento académico - Eliminado 08.03.2011 4 Bienestar Institucional Por fecha x x Año anterior mas año vigente Pasar a archivo central 1
Institucional academico
Gestión de Bienestar Carapeta remisión de bajo Cuantrimestre anterior mas
FR-GBI- 07 Remisión de estudiantes - Eliminado 2.05.2012 4 Bienestar Institucional Por fecha x x Pasar a Archivo inactivo 1
Institucional rendimiento cuatrimestre vigente
Gestión de Bienestar
FR-GBI- 08 Horario monitoria - Eliminado 25.05.2011 3 Bienestar Institucional En orden alfabetico Carpeta monitorias x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo 1
Institucional

Gestión de Bienestar
FR-GBI- 09 Formato integral para monitores academicos o administrativos 21.02.2011 2 Bienestar Institucional Por fecha Carpeta monitorias x x Año vigente Eliminar 1
Institucional

Entrevistas candidatos a monitores academicos o administrativos - Gestión de Bienestar


FR-GBI- 10 27.10.2009 2 Bienestar Institucional Por fecha Carpeta monitorias x x Año anterior mas año vigente Pasar a archivo central 1
Eliminado Institucional
Gestión de Bienestar
FR-GBI- 11 Asistencia de monitores 08.03.2011 2 Bienestar Institucional Por fecha Carpeta monitorias x x Año vigente Eliminar 1
Institucional
Gestión de Bienestar
FR-GBI- 12 Certificación de monitorias 08.03.2011 2 Bienestar Institucional Por fecha Carpeta monitorias x x Año anterior mas año vigente Eliminar 1
Institucional
Gestión de Bienestar
FR-GBI- 13 Lista de asistencia a monitorias academicas- Eliminado 2.05.2012 4 Bienestar Institucional Por fecha Carpeta monitorias x x Año vigente Eliminar 1
Institucional

Solicitud autorización carga de monitores en dependencia académica y Gestión de Bienestar


FR-GBI- 14 08.03.2011 2 Bienestar Institucional Por fecha Carpeta monitorias x x Año vigente Eliminar 1
administrativa Institucional
Gestión de Bienestar Cuantrimestre anterior mas
FR-GBI- 15 Inscripcion arte y deporte - Eliminado 04.09.2009 1 Bienestar Institucional Por fecha Carpeta Arte y Deporte x x Pasar a Archivo inactivo
Institucional cuatrimestre vigente
Gestión de Bienestar Cuantrimestre anterior mas
FR-GBI- 16 Programacion torneo interno - Eliminado 12.01.2010 1 Bienestar Institucional Por fecha Carpeta Arte y Deporte x x Pasar a Archivo inactivo
Institucional cuatrimestre vigente
Gestión de Bienestar Carpeta Registro de Atencion
FR-GBI- 17 Registro general de atención bienestar Institucional 09.03.2015 5 Bienestar Institucional Por fecha x x Año vigente Eliminar
Institucional Medica
Gestión de Bienestar Carpeta de Seguimiento
FR-GBI- 18 Seguimiento Psicologico 08.03.2011 2 Bienestar Institucional Por fecha x x Año anterior mas año vigente Pasar a archivo central
Institucional Psicologico
Gestión de Bienestar
FR-GBI- 19 Acta de compromiso e inicio de monitorias - Eliminado 27.10.2009 1 Bienestar Institucional Por fecha Carpeta monitorias x x Año anterior mas año vigente Pasar a Archivo inactivo
Institucional
Gestión de Bienestar Carpeta de Inscripcion a
FR-GBI- 20 Inscripcion a eventos - Eliminado 18.10.2010 1 Bienestar Institucional Por fecha x x Cuatrimestralmente Pasar a Archivo inactivo
Institucional Eventos
Gestión de Bienestar Cuantrimestre anterior mas
FR-GBI- 21 Reporte de notas arte y deporte - Eliminado 28.10.2009 1 Bienestar Institucional Por fecha Carpeta Arte y Deporte x x Pasar a Archivo inactivo
Institucional cuatrimestre vigente
Gestión de Bienestar Carpeta Resultado de
FR-GBI- 22 Resultado de evaluacion o prueba de admision - Eliminado 12.01.2010 1 Bienestar Institucional Por fecha x x Año vigente Pasar a archivo central
Institucional Evaluacion o Prueba de
Gestión de Bienestar Bienestar Carpeta Valoracion de
FR-GBI- 23 Valoracion de entrevistas y pruebas tecnicas - Eliminado 12.01.2010 1 Bienestar Institucional x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo
Institucional Institucional Entrevistas o Pruebas
Gestión de Bienestar
FR-GBI- 24 Notas de enfermeria y medicas 24.06.2013 3 Bienestar Institucional Por fecha Carpeta notas de enfermeria x x Año vigente Eliminar
Institucional
Gestión de Bienestar Cuantrimestre anterior mas
FR-GBI- 25 Evaluación a monitor - Eliminado 28.10.2009 1 Bienestar Institucional En orden alfabetico Carpeta Evaluacion a Monitor x x Pasar a Archivo inactivo
Institucional cuatrimestre vigente
Gestión de Bienestar Carpeta entrevista de aspirantes Cuantrimestre anterior mas
FR-GBI- 26 Entrevistas de aspirantes a becarios - Eliminado 23.11.2009 1 Bienestar Institucional Por fecha x x Pasar a Archivo inactivo
Institucional a becarios cuatrimestre vigente
Gestión de Bienestar Carpeta Entrevista de Ingreso a
FR-GBI- 27 Entrevista de ingreso a estudiantes regulares - Eliminado 23.11.2009 1 Admisiones y Mercadeo Por fecha x x Cuatrimestralmente Pasar a archivo central
Institucional Estudiantes Regulares
Gestión de Bienestar
FR-GBI- 28 Programación de arte, deporte y cultura - Eliminado 19.10.2010 1 Bienestar Institucional Por fecha xxxxxxxx x x Año vigente Pasar a archivo central
Institucional
Gestión de Bienestar
FR-GBI- 29 Inscripción a torneo interno - Eliminado 19.10.2010 1 Bienestar Institucional Por fecha xxxxxxxx x x Cuatrimestralmente Pasar a archivo central
Institucional
Gestión de Bienestar
FR-GBI- 30 Evolución medica 21.02.2011 1 Bienestar Institucional Por fecha Carpeta de Evolución medica x x Permanente No aplica
Institucional
Gestión de Bienestar Carpeta de Control de
FR-GBI- 31 Formato para el control de medicamentos 03.08.2012 2 Bienestar Institucional Por fecha x x Dos años anteriores Eliminar
Institucional Medicamentos
Gestión de Bienestar Cuantrimestre anterior mas
FR-GBI- Reporte de accidente, Poliza bienestar Universitaria Bienestar Institucional Por fecha Carpeta de pólizas x x Pasar a Archivo inactivo
Institucional cuatrimestre vigente
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FECHA DE
CÓDIGO NOMBRE DEL REGISTRO VERSIÓN PROCESO ASOCIADO Mágnetico Impreso Confidencial Restringido General Tiempo de Retención Disposición
VIGENCIA

Carpeta solicitud de
Solicitud de elaboración, actualización o anulación de documentos y elaboración, actualización o
FR-GED- 01 25.02.2011 3 Gestión Documental Coordinación de Calidad Por fecha x x Año anterior más año vigente Eliminar
formatos de registros- Eliminado anulación de documentos y
formatos de registros

C:\Documents and Settings\Luis


Miranda\Mis
FR-GED- 02 Listado maestro de documentos internos 01.02.2011 2 Gestión Documental Coordinación de Calidad Por fecha x x Año anterior mas año vigente Eliminar 1
documentos\ITSA\GP
1000\Registros

C:\Documents and Settings\Luis


Miranda\Mis
FR-GED- 03 Listado maestro de documentos externos -Normograma 24.02.2011 2 Gestión Documental Coordinación de Calidad Por fecha x x Año anterior mas año vigente Eliminar 1
documentos\ITSA\GP
1000\Registros

C:\Documents and Settings\Luis


Miranda\Mis
FR-GED- 05 Listado maestro de registros 01.02.2011 2 Gestión Documental Coordinación de Calidad Por consecutivo x x Año anterior mas año vigente Eliminar 1
documentos\ITSA\GP
1000\Registros

Carpeta "Listado de
FR-GED- 06 Listado de Distribución de documentos 24.02.2011 2 Gestión Documental Oficina de Coordinación de Calidad Por fecha x x Permanente No aplica 1
distribución"

ANOTAR DIRECCION
FR-GED- 07 Comunicaciones oficiales interna recibida - Eliminado 25.02.2011 2 Gestión Documental Archivo Central Por consecutivo x x Permanente No aplica 1
ELECTRONICA

ANOTAR DIRECCION
FR-GED- 08 Comunicaciones oficiales externa recibida - Eliminado 25.02.2010 2 Gestión Documental Archivo Central Por consecutivo x x 10 años Eliminar 1
ELECTRONICA

Carpeta de facturas y cuenta de


FR-GED- 09 Relación de facturas y cuentas de cobros recibidos 25.02.2011 2 Gestión Documental Archivo Central Por fecha x x 10 años Eliminar 1
cobros recibidas

Carpeta distribución interna de


FR-GED- 10 Distibucion interna de documentos 25.02.2010 2 Gestión Documental Archivo Central Por fecha x x 10 años Eliminar 1
documentos

ANOTAR DIRECCION
FR-GED- 11 Comunicaciones oficiales despachadas - Eliminado 25.02.2011 2 Gestión Documental Archivo Central Por fecha x x 10 años Eliminar 1
ELECTRONICA

FR-GED- 12 Inventario único documental 25.02.2011 2 Gestión Documental Archivo Central Por fecha Carpeta de inventario Unico x x Año anterior mas año vigente Eliminar 1

FR-GED- 13 Préstamo de documentos 11.06.2015 4 Gestión Documental Archivo Central Por fecha Carpeta de consulta y préstamo x x Permanente No aplica 1

FR-GED- 15 Orden para fotocopias - Eliminado 25.02.2011 2 Gestión Documental Archivo Central Por fecha Carpeta de Orden para fotocopia x x 10 años Eliminar 1

Carpeta seguimiento al control


FR-GED- 16 Evaluacion y seguimiento al control de los documentos 25.02.2011 2 Gestión Documental Oficina de Coordinación de Calidad Por fecha x x Permanente No aplica 1
de los documentos

Verificación de las condiciones mínimas para entrega de documentos -


FR-GED- 17 25.02.2011 2 Gestión Documental Archivo Central Por fecha x x Permanente No aplica 1
Eliminado

FR-GPR- 01 Reporte de horas individuales dedicadas a proyecto 15.06.2011 2 Gestión de Proyectos Área Involucrada Por fecha Carpeta de Proyecto x x Permanente No aplica 1

FR-GPR- 02 Seguimiento a proyectos de inversión 03.12.2013 4 Gestión de Proyectos Planificación y Proyectos Por fecha Carpeta de Proyecto x x Año vigente Eliminar

Evaluación final practicas profesionales - Se paso a Extensión e Gestión de Programas


FR-GPA- 01 14.06.2011 2 Archivo Central Por fecha Carpeta evaluación x x Permanente No aplica 1
Internacionalización Académico Regulares
Gestión de Programas
FR-GPA- 02 Evaluación Inicial - Se paso a Extensión e Internacionalización 14.06.2011 2 Archivo Central Por fecha Carpeta evaluación x x Permanente No aplica 1
Académico Regulares
Gestión de Programas
FR-GPA- 03 Evaluación docente totalizado - Eliminado 01.08.2008 1 Archivo Central Por fecha Carpeta evaluación x x Permanente No aplica 1
Académico Regulares
Gestión de Programas
FR-GPA- 04 itsa 16.10.2009 2 Archivo Central Por fecha Carpeta evaluación x x Permanente No aplica 1
Académico Regulares
Gestión de Programas
FR-GPA- 05 Evaluación docente por estudiantes - Paso a GTH 16.10.2009 2 Archivo Central Por fecha Carpeta evaluación x x Permanente No aplica 1
Académico Regulares
Gestión de Programas
FR-GPA- 06 Evaluación docente por coordinador - Paso a GTH 16.10.2009 2 Archivo Central Por fecha Carpeta evaluación x x Permanente No aplica 1
Académico Regulares
Gestión de Programas
FR-GPA- 07 Autoevaluación del docente - Paso a GTH 16.10.2009 2 Archivo Central Por fecha Carpeta evaluación x x Año vigente Pasar a archivo central 1
Académico Regulares
FR-GED-05-V2
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Fecha ultima Actualización: 06/03/2016
DISPOSICIONES DE ALMACENAMIENTO PROTECCIÓN
IDENTIFICACIÓN CONSERVACIÓN
ESTADO ACCESO
SITIO DE ALMACENAMIENTO MODO DE ARCHIVO RECUPERACIÓN
FECHA DE
CÓDIGO NOMBRE DEL REGISTRO VERSIÓN PROCESO ASOCIADO Mágnetico Impreso Confidencial Restringido General Tiempo de Retención Disposición
VIGENCIA
Validación de la experiencia profesional - Se paso a Extensión e Gestión de Programas Expediente académico del
FR-GPA- 08 28.07.2011 4 Archivo Central Por fecha x x Año vigente Pasar a archivo central 1
Internacionalización Académico Regulares estudiante
Soporte realización de visita - Se paso a Extensión e Gestión de Programas
FR-GPA- 09 14.06.2011 3 Archivo del área involucrada Por fecha Cartepa vistas x x Año vigente Pasar a archivo central 1
Internacionalización Académico Regulares
Gestión de Programas
FR-GPA- 11 Planificacion del diseño - Eliminado 08.06.2011 2 Vicerrectoria Académica Por fecha Diseño curricular x x Año vigente Pasar a archivo central 1
Académico Regulares
Gestión de Programas
FR-GPA- 12 Revision verificacion y cambios del diseño - Eliminado 08.06.2011 2 Vicerrectoria Académica Por fecha Diseño curricular x x Año vigente Pasar a archivo central 1
Académico Regulares
Gestión de Programas
FR-GPA- 13 Diseño de Programas - Eliminado 14.06.2011 3 Vicerrectoria Académica Por fecha Carpeta comité curricular x x Año anterior mas año vigente Pasar a Archivo inactivo 1
Académico Regulares
Gestión de Programas
FR-GPA- 14 Asistencia docentes - ELiminado 30.04.2012 5 Coordinación de Escuela Por fecha Carpeta de asistencia x x Año vigente Oficina Talento Humano 1
Académico Regulares
Gestión de Programas
FR-GPA- 15 Control de asistencia y desarrollo de clases 30.04.2012 6 Coordinación de Escuela Por fecha Carpeta control asistencia x x No aplica No aplica 1
Académico Regulares
Gestión de Programas
FR-GPA- 16 Consulta estudiantes 14.05.2014 5 Coordinación de Escuela Por fecha Carpeta consulta x x Año vigente Pasar a archivo central 1
Académico Regulares
Gestión de Programas
FR-GPA- 17 Calendario académico 14.12.2015 4 Vicerrectoria Académica Por fecha Sitio WEB x x Año vigente Eliminar 1
Académico Regulares
Gestión de Programas
FR-GPA- 18 Planeamiento Curricular 8.09.2014 7 Coordinación de Escuela Por fecha Contenidos Programaticos x x Actualizado Pasar a archivo central 1
Académico Regulares
Gestión de Programas Asignacion academica individual
FR-GPA- 19 Asignacion academica individual por docente - Eliminado 14.06.2013 4 Vicerrectoria Académica Por fecha x x Año vigente Pasar a archivo central 1
Académico Regulares por docente
Incripcion modalidad practica - empresarismo - Se paso a Extensión e Gestión de Programas Expediente académico del
FR-GPA- 20 14.06.2011 3 Practicas Profesionales Por fecha x x Permanente No aplica 1
Internacionalización Académico Regulares estudiante
Rechazo practicas profesionales - Se paso a Extensión e Gestión de Programas Expediente académico del
FR-GPA- 21 14.06.2011 2 Practicas Profesionales Por fecha x x Permanente No aplica 1
Internacionalización Académico Regulares estudiante
Validacion de los procesos de realizacion y prestacion del servicio Gestión de Programas Carpeta de validación del
FR-GPA- 22 14.06.2011 2 Vicerrectoria Académica Por fecha x x Permanente No aplica 1
Eliminado Académico Regulares proceso
Hoja de vida egresados - Se paso a Extensión e Gestión de Programas
FR-GPA- 23 14.06.2011 2 Unidad de Egresados Por fecha Carpeta Hoja de Vida Egresados x x Permanente No aplica
Internacionalización Académico Regulares
Gestión de Programas Durante la actualización de
FR-GPA- 24 Seguimiento a egresados - Se paso a Extensión e Internacionalización 14.06.2011 2 Unidad de Egresados Por fecha Seguimiento a Egresado x x Eliminar
Académico Regulares datos de egresados
Cambio modalidad de practicas - Se paso a Extensión e Gestión de Programas
FR-GPA- 25 14.06.2011 2 Practicas Profesionales Por fecha A-Z Cartas Año x x Permanente Pasar a archivo central
Internacionalización Académico Regulares
Inscripción de practicas profesionales - Se paso a Extensión e Gestión de Programas
FR-GPA- 26 28.07.2011 3 Practicas Profesionales Por fecha A-Z Cartas Año x x Permanente Pasar a archivo central
Internacionalización Académico Regulares
Programa de actividades Unidad de Egresados - Se paso a Extensión Gestión de Programas Carpeta programa de Cuatrimestre anterior mas
FR-GPA- 27 14.06.2011 2 Unidad de Egresados Por fecha x x Eliminar
e Internacionalización Académico Regulares actividades cuatrimestre vigente
Gestión de Programas
FR-GPA- 28 Solicitud de Apertura de Sistema - Eliminado 23.07.2012 5 Coordinación de Escuela Por consecutivo A-Z Solicitud apertura de notas x x Cuatrimestralmente Pasar a archivo central
Académico Regulares
Encuesta sobre el proceso de seguimiento de los egresados - Se paso Gestión de Programas
FR-GPA- 29 14.06.2011 2 Unidad del Egresado Por fecha A-Z Encuestas x x Año vigente Eliminar
a Extensión e Internacionalización Académico Regulares
Gestión de Programas
FR-GPA- 30 Encuesta para evaluar las competencias comunicativas - Eliminado 08.06.2011 2 Unidad del Egresado Por fecha A-Z Encuestas x x Año vigente Eliminar
Académico Regulares
Gestión de Programas
FR-GPA- 31 Encuesta para evaluar los mecanismos comunicativos - Eliminado 08.06.2011 2 Unidad del Egresado Por fecha A-Z Encuestas x x Año vigente Eliminar
Académico Regulares
Gestión de Programas Carpeta seguimiento al trabajo
FR-GPA- 33 Seguimiento al Trabajo Independiente 14.06.2011 2 Coordianción de Escuela Por fecha x x Cuatrimestralmente Pasar a archivo central
Académico Regulares independiente
Carpeta Encuesta de
Gestión de Programas Satisfacción
FR-GPA- 34 Encuesta de satisfacción de los servicios de programas académicos 22.10.2013 4 Vicerrectoria Académica Por Fecha X X X Año anterior mas año vigente Pasar a archivo central
Académico Regulares En articulación se aplicara en
medio magnetico
Gestión de Programas Carpeta de Solicitud de creditos
FR-GPA- 35 Solicitud de creditos adicionales 31.08.2012 2 Coordinación de Escuela Por Fecha X X Año anterior mas año vigente Pasar a archivo central
Académico Regulares adicionales
Gestión de Programas Expediente académico del
FR-GPA- Solicitud de Practica Coordinación de Escuela Por fecha x x Permanente No aplica 1
Académico Regulares estudiante
Gestión de Programas Expediente académico del
FR-GPA- Carta de presentación Coordinación de Escuela Por fecha x x Permanente No aplica 1
Académico Regulares estudiante
Gestión de Programas Expediente académico del
FR-GPA- Contrato de Aprendizaje Coordinación de Escuela Por fecha x x Permanente No aplica 1
Académico Regulares estudiante
Gestión de Programas Expediente académico del
FR-GPA- Convenio de Practica profesional Coordinación de Escuela Por fecha x x Permanente No aplica 1
Académico Regulares estudiante
Gestión de Programas Expediente académico del
FR-GPA- Carta de Aceptación de estudiantes Coordinación de Escuela Por fecha x x Permanente No aplica 1
Académico Regulares estudiante
Gestión de Programas Expediente académico del
FR-GPA- Carta de presentación Coordinación de Escuela Por fecha x x Permanente No aplica 1
Académico Regulares estudiante
Gestión de Programas Expediente académico del
FR-GPA- Contrato de Aprendizaje Coordinación de Escuela Por fecha x x Permanente No aplica 1
Académico Regulares estudiante
Gestión de Programas Expediente académico del
FR-GPA- Convenio de Practica profesional Coordinación de Escuela Por fecha x x Permanente No aplica 1
Académico Regulares estudiante
Gestión de Programas Expediente académico del
FR-GPA- Carta de Aceptación de estudiantes Coordinación de Escuela Por fecha x x Permanente No aplica 1
Académico Regulares estudiante
Gestión de Recursos Expediente académico del
FR-GRF- 01 Matricula con financiación 17.05.2011 2 Archivo Central Por fecha x x Permanente No aplica 1
Financieros estudiante
Gestión de Recursos
FR-GRF- 02 Solicitud de crédito directo - Eliminado 29.04.2010 3 Archivo Central Por fecha A-Z Crédito Directo x x Permanente No aplica 1
Financieros
Gestión de Recursos Expediente académico del
FR-GRF- 03 Relación de cheques post-fechado 17.05.2011 3 Archivo Central Por fecha x x Año vigente Pasar a archivo central 1
Financieros estudiante
Gestión de Recursos Expediente académico del
FR-GRF- 04 Autorización descuento de nomina 17.05.2011 5 Archivo Central Por fecha x x Permanente No aplica 1
Financieros estudiante
Gestión de Recursos
FR-GRF- 05 Cronograma de presentación de informes 17.02.2014 3 Contabilidad Por fecha Carpeta de indicadores x x Permanente No aplica 1
Financieros
Gestión de Recursos Expediente académico del Dos años anteriores mas año
FR-GRF- 06 Autorización de matricula - Eliminado 22.01.2009 1 Admisiones y Mercadeo Por fecha x x Pasar a Archivo inactivo 1
Financieros estudiante vigente
FR-GED-05-V2
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Vigencia: 1/02/2011
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DISPOSICIONES DE ALMACENAMIENTO PROTECCIÓN
IDENTIFICACIÓN CONSERVACIÓN
ESTADO ACCESO
SITIO DE ALMACENAMIENTO MODO DE ARCHIVO RECUPERACIÓN
FECHA DE
CÓDIGO NOMBRE DEL REGISTRO VERSIÓN PROCESO ASOCIADO Mágnetico Impreso Confidencial Restringido General Tiempo de Retención Disposición
VIGENCIA
Gestión de Recursos Expediente académico del Dos años anteriores mas año
FR-GRF- 07 Solicitud de Crédito 17.05.2011 3 Archivo Central Por fecha x x Pasar a Archivo inactivo 1
Financieros estudiante vigente
Se conserva durante el
Gestión de Recursos
FR-GRF- 08 Programa de mantenimiento 3.05.2012 3 Archivo Central Por fecha Archivo de mantenimiento x x Año anterior mas año vigente tiempo establecido en la
Financieros
tabla de retención
Se conserva durante el
Gestión de Recursos
FR-GRF- 09 Verificación del mantenimiento - Eliminado 17.05.2011 2 Archivo Central Por fecha Archivo de mantenimiento x x 5 años tiempo establecido en la
Financieros
tabla de retención
Archivo Central Por fecha
Gestión de Recursos
FR-GRF- 10 Paz y Salvo 23.08.2011 1 Pagaduría Por fecha Expediente laboral x x Año vigente Pasar a archivo central
Financieros
Gestión de Recursos
FR-GRF- 11 Reporte de Mantenimiento - Eliminado 3.05.2012 2 Reporte de Mantenimiento Por fecha Reporte de mantenimiento X X Año vigente Pasar a Archivo inactivo
Financieros
Gestión de Recursos Carpeta Encuesta de
FR-GRF- 12 ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DE CLIENTES - CARTERA 13.08.2013 1 Cartera Por Fecha x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo
Financieros satisfacción del cliente

ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DE CLIENTES - MANTENIMEINTO Gestión de Recursos Carpeta Encuesta de


FR-GRF- 13 13.08.2013 1 Mantenimiento Por Fecha x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo
DE INFRAESTRUCTURA FISICA Financieros satisfacción del cliente

Gestión de Recursos Carpeta Inventario Espacios


FR-GRF- 14 Inventario Espacios físicos 30.04.2015 2 Gestión y Sistemas Por fecha x x x anual Pasar a Archivo inactivo
Financieros físicos
Gestión de Recursos Expediente académico del
FR-GRF- Carta de autorización Archivo Central Por fecha x x Año anterior mas año vigente Eliminar 1
Financieros estudiante
Gestión de Recursos Carpeta de Novedades del
FR-GRF- Libranza Tesorería Por fecha x x 10 años No aplica 1
Financieros periodo
Gestión de Recursos Expediente académico del
FR-GRF- Copias de Cartas de cobro emitidas a los estudiantes. Archivo Central Por fecha x x 10 años No aplica 1
Financieros estudiante
Gestión de Recursos Expediente académico del
FR-GRF- Copias de Cartas de cobro emitidas a las instituciones. Archivo Central Por fecha x x 10 años No aplica 1
Financieros estudiante
Gestión de Recursos Expediente académico del
FR-GRF- Paz y Salvo Archivo Central Por fecha x x 10 años No aplica 1
Financieros estudiante
Gestión de Recursos
FR-GRF- Listado de propiedad planta y equipos Sistema GESTASOFT Contabilidad Por fecha Sistema Gestasoft x x 10 años No aplica 1
Financieros
Gestión de Recursos
FR-GRF- Registro de depreciación en el Sistema GESTASOFT Contabilidad Por fecha Sistema Gestasoft x x 10 años No aplica 1
Financieros
Ajuste contable Sistema GESTASOFT Gestión de Recursos
FR-GRF- Contabilidad Por fecha Sistema Gestasoft x x 10 años No aplica 1
Financieros
Gestión de Recursos
FR-GRF- Nomina Contabilidad Por fecha Sistema Gestasoft x x Año vigente Eliminar 1
Financieros
Gestión de Recursos
FR-GRF- Recibo de caja menor Contabilidad Por fecha Carpeta Caja Menor x x Año vigente Eliminar 1
Financieros
Gestión de Recursos
FR-GRF- Cuenta de cobro, factura Contabilidad Por fecha Carpeta de Egresos x x Permanente No aplica 1
Financieros
Gestión de Recursos
FR-GRF- Egreso Contabilidad Por fecha Carpeta de Egresos x x Año vigente Eliminar 1
Financieros
Gestión de Recursos
FR-GRF- Acta de arqueo de caja menor Contabilidad Por fecha carpeta de caja menor x x Año vigente Eliminar 1
Financieros
Gestión de Recursos
FR-GRF- Listado de deducciones Gestasoft Contabilidad Por fecha Sistema Gestasoft x x Año vigente Eliminar 1
Financieros
Gestión de Recursos
FR-GRF- Planillas de liquidación Contabilidad Por fecha Carpeta de impuestos x x Año vigente Eliminar 1
Financieros
Gestión de Recursos
FR-GRF- Formulario de pago firmado Contabilidad Por fecha Carpeta de impuestos x x Año vigente Eliminar 1
Financieros
Gestión de Recursos
FR-GRF- Solicitud de CDP dentro el aplicativo GESTASOFT Presupuesto Por fecha Sistema Gestasoft x x Año vigente Eliminar 1
Financieros
Gestión de Recursos
FR-GRF- Acto administrativo (Resolución o acuerdo) Presupuesto Por consecutivo carpeta de presupuesto x x Permanente Pasar a Archivo inactivo 1
Financieros
Gestión de Recursos
FR-GRF- Orden o causación de pago Presupuesto Por fecha Carpeta de impuestos x x Año vigente Eliminar 1
Financieros
Gestión de Recursos
FR-GRF- Reporte de ejecución presupuestal Presupuesto Por fecha Carpeta de impuestos x x Año vigente Eliminar 1
Financieros
Gestión de Recursos
FR-GRF- Informe de mensual de ejecución presupuestal de gastos. Presupuesto Por fecha carpeta de presupuesto x x Permanente No aplica 1
Financieros
Gestión de Recursos
FR-GRF- Informe mensual de ejecución presupuestal de ingresos Presupuesto Por fecha carpeta de presupuesto x x Permanente No aplica 1
Financieros
Gestión de Recursos
FR-GRF- Archivo plano de ingresos Presupuesto Por fecha Carpeta de impuestos x x Año vigente Eliminar 1
Financieros
Gestión de Recursos
FR-GRF- Constitución de reservas presupuestales vigencia anterior Presupuesto Por fecha carpeta de presupuesto x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo 1
Financieros

Gestión de Recursos
FR-GRF- Constitución de cuentas por pagar vigencia anterior Presupuesto Por fecha Carpeta de impuestos x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo 1
Financieros

Gestión de Recursos
FR-GRF- Informe de programación presupuestal de ingresos (Formato 20) Presupuesto Por fecha Carpeta de impuestos x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo 1
Financieros
Gestión de Recursos
FR-GRF- Comprobante de egreso Tesorería Por fecha A-Z Comprobantes de egreso x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo 1
Financieros
Gestión de Recursos A-Z Extractos Bancarios por
FR-GRF- Conciliación bancaria Archivo Central Por fecha x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo 1
Financieros meses
Gestión de Recursos A-Z Extractos Bancarios por
FR-GRF- Extractos bancarios Archivo Central Por fecha x x Permanente No aplica 1
Financieros meses
Gestión de Recursos Carpeta Aux. de Bancos por
FR-GRF- Libros auxiliares de banco Tesorería Por fecha x x Año vigente Pasar a archivo central 1
Financieros cuenta
Gestión de Recursos
FR-GRF- Recibo de consignación Archivo Central Por fecha A-Z Ingresos por mes x x Año vigente Pasar a archivo central 1
Financieros
Gestión de Recursos
FR-GRF- Novedades de nomina Tesorería Por fecha Sistema Gestasoft x x Año vigente Pasar a archivo central 1
Financieros
Gestión del Talento
FR-GTH- 01 Lista de asistencia 27.07.2011 2 Talento Humano Por fecha Donde se requiera x x Año vigente Pasar a archivo central 1
Humano
FR-GED-05-V2
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DISPOSICIONES DE ALMACENAMIENTO PROTECCIÓN
IDENTIFICACIÓN CONSERVACIÓN
ESTADO ACCESO
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FECHA DE
CÓDIGO NOMBRE DEL REGISTRO VERSIÓN PROCESO ASOCIADO Mágnetico Impreso Confidencial Restringido General Tiempo de Retención Disposición
VIGENCIA

Gestión del Talento


FR-GTH- 02 Información general - Eliminado 04.05.2011 2 Talento Humano Por fecha Expediente labora x x Año vigente Pasar a archivo central 1
Humano

Gestión del Talento


FR-GTH- 03 Acuerdo de compromisos laborales - Eliminado 13.05.2011 2 Talento Humano Por fecha Expediente labora x x Año vigente Pasar a archivo central 1
Humano

Gestión del Talento


FR-GTH- 04 Consolidación de resultados - Eliminado 13.05.2011 2 Talento Humano Por fecha Expediente labora x x Año vigente Pasar a archivo central 1
Humano

Gestión del Talento


FR-GTH- 05 Registro del portafolio de evidencias - Eliminado 13.05.2011 2 Talento Humano Por fecha Expediente labora x x Año vigente Pasar a archivo central
Humano

Gestión del Talento


FR-GTH- 06 Acuerdo de compromisos comporta mentales - Eliminado 13.05.2011 2 Talento Humano Por fecha Expediente labora x x Año vigente Pasar a archivo central
Humano

Gestión del Talento


FR-GTH- 07 Ajustes o modificaciones a los compromisos laborales - Eliminado 13.05.2011 2 Talento Humano Por fecha Expediente labora x x Año vigente Pasar a archivo central
Humano

Gestión del Talento


FR-GTH- 08 Evaluaciones parciales eventuales y extraordinarias - Eliminado 13.05.2011 2 Talento Humano Por fecha Expediente labora x x Año vigente Pasar a archivo central
Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- 09 Programa de capacitación 14.03.2013 3 Talento Humano Por fecha Carpeta de capacitación x x Año vigente Pasar a archivo central 1
Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- 10 Evaluación impacto de la capacitación - Eliminado 13.05.2011 2 Talento Humano Por fecha Carpeta de capacitación x x Año vigente Eliminar 1
Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- 12 Solicitud de personal 13.06.2013 4 Archivo Central Por fecha Expediente labora x x x Año vigente Pasar a archivo central 1
Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- 13 Evaluación de Capacitaciòn 26.11.2012 6 Talento Humano Por fecha Carpeta de capacitación x x Año vigente Pasar a archivo central 1
Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- 14 Diagnostico para identificar las necesidades de capacitación 13.06.2013 3 Talento Humano Por fecha Carpeta de capacitación x x x Año vigente Pasar a archivo central 1
Humano
Gestión del Talento Carpeta de encuestas Clima
FR-GTH- 15 Evaluación clima laboral 30.06.2011 3 Archivo Central Por fecha x x Año vigente Eliminar 1
Humano Organizacional
Gestión del Talento
FR-GTH- 16 Plan de inducción y re inducción - Eliminado 13.05.2011 3 Talento Humano Por fecha Carpeta de capacitación x x Año vigente Pasar a archivo central 1
Humano
Gestión del Talento Carpeta de Evaluación de
FR-GTH- 17 Evaluación de desempeño laboral - Eliminado 13.05.2011 2 Archivo Central Por fecha x x Año vigente Pasar a archivo central 1
Humano competencias
Gestión del Talento Carpeta de Evaluación de
FR-GTH- 18 Análisis de evaluación de competencias - Eliminado 13.08.2008 1 Archivo Central Por fecha x x Año vigente Pasar a archivo central 1
Humano competencias
Gestión del Talento
FR-GTH- 19 Evaluación del impacto de la capacitación externa - Eliminado 30.06.2011 3 Talento Humano Por fecha Carpeta de capacitación x x Año vigente Pasar a archivo central 1
Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- 20 Paz y Salvo - Se paso a GRF 25.07.2011 3 Talento Humano Por fecha Expediente labora x x Año vigente Pasar a archivo central 1
Humano
Gestión del Talento Carpeta de Evaluación de
FR-GTH- 21 Evaluación de competencias educación, formación y experiencia 30.07.2011 3 Archivo Central Por fecha x x Año vigente Pasar a archivo central 1
Humano competencias
Gestión del Talento Carpeta Panorama Factores de
FR-GTH- 22 Lista de verificación para inspección general - Eliminado 13.05.2011 2 Bienestar Universitario Por consecutivo x x Año vigente Pasar a archivo central 1
Humano Riesgos
Gestión del Talento Carpeta Panorama Factores de
FR-GTH- 23 Panorama factores de riesgos - Eliminado 13.05.2011 2 Bienestar Universitario Por fecha x x Durante el año vigente Eliminar 1
Humano Riesgos
Gestión del Talento
FR-GTH- 24 Selección de personal 25.07.2011 2 Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante el año vigente Eliminar 1
Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- 25 Evaluación hoja de vida 13.06.2013 4 Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante el año vigente Escanear / Eliminar 1
Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- 26 Propuesta proyecto de innovación o mejora 30.06.2011 2 Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante la vigencia del SGC Eliminar 1
Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- 27 Evaluación propuesta proyecto de innovación o mejora 30.06.2011 2 Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante la vigencia del SGC Eliminar 1
Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- 28 Valoración de entrevistas y pruebas técnicas 13.06.2013 3 Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante el año vigente Escanear / Eliminar 1
Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- 29 Valoración prueba psicotécnica 4.08.2015 4 Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante el año vigente Escanear / Eliminar 1
Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- 30 Evaluacion de la clase docente de planta 13.06.2013 4 Archivo Central Por fecha Carpeta evaluación de eventos x Año vigente Eliminar 1
Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- 31 Programa de induccion y reinduccion año XXXX 03.02.2011 2 Archivo Central Por fecha PC Jefe Talento Humano x x x Dos años anteriores Eliminar 1
Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- 32 Evaluación de proyectos de investigación 30.06.2011 2 Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante la vigencia del SGC Eliminar
Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- 33 Evaluación del jefe inmediato 30.06.2011 2 Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante la vigencia del SGC Eliminar
Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- 34 Consolidado evaluación docente en periodo de prueba 30.06.2011 2 Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante la vigencia del SGC Eliminar
Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- 35 Entrada y salida de funcionarios 28.07.2011 2 Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Dos años anteriores Eliminar
Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- 36 Plan de mejoramiento Individual 03.02.2011 1 Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante la vigencia del SGC Eliminar
Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- 39 Concertación de compromisos de mejora gerencial 08.02.2013 2 Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante la vigencia del SGC Eliminar
Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- 40 Evaluación de clase 13.06.2013 3 Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante el año vigente Escanear / Eliminar
Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- 41 Selección de personal docente 13.06.2013 2 Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante el año vigente Escanear / Eliminar
Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- 42 Autoevaluación del docente 22.11.2011 4 Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante el año vigente Eliminar
Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- 43 Evaluación de estudiantes a docentes 22.11.2011 4 Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante el año vigente Eliminar
Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- 44 Evaluación del Coordinador 22.11.2011 4 Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante el año vigente Eliminar
Humano
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SITIO DE ALMACENAMIENTO MODO DE ARCHIVO RECUPERACIÓN
FECHA DE
CÓDIGO NOMBRE DEL REGISTRO VERSIÓN PROCESO ASOCIADO Mágnetico Impreso Confidencial Restringido General Tiempo de Retención Disposición
VIGENCIA
Gestión del Talento
FR-GTH- 45 Evaluacion de compromisos contingentes o adicionales 08.02.2012 1 Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante la vigencia del SGC Eliminar
Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- 46 Evaluacion de compromisos de mejora gerencial 08.02.2012 1 Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante la vigencia del SGC Eliminar
Humano
Inscripcion de candidatos al comité paritario de seguridad de seguridad Gestión del Talento
FR-GTH- 47 30.01.2015 2 Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante la vigencia del SGC Eliminar
y salud en el trabajo - COPASST Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- 48 Inscripcion de candidatos a la comision de personal 08.07.2013 1 Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante la vigencia del SGC Eliminar
Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- 49 Inscripcion de candidatos al comité de convivencia laboral 13.11.2013 1 Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante la vigencia del SGC Eliminar
Humano
Gestión del Talento Programa de bienestar desde la
FR-GTH- 50 Programa de Bienestar desde la unidad d etalento humano 01.02.2013 1 Talento Humano Por fecha x x Durante la vigencia del SGC Eliminar
Humano oficina de talento humano
Gestión del Talento Expediente Registros de ingreso Durante la permanencia del
FR-GTH- 51 Registro de ingreso a la brigada de emergencia 26.08.2014 1 Talento Humano Por fecha x x Pasar a archivo inactivo
Humano a brigada de emergencia personal en la brigada
Gestión del Talento Secretario de comité de Expediente de comité de
FR-GTH- 52 Formato para interponer una queja por acoso laboral 2.10.2014 1 Por fecha x x Durante el año vigente Pasar a archivo inactivo
Humano convivencia convivencia
Gestión del Talento Secretario de comité de Expediente de comité de
FR-GTH- 53 Formato compromiso de confidencialidad de informacion 2.10.2014 1 Por fecha x x Durante el año vigente Pasar a archivo inactivo
Humano convivencia convivencia
Gestión del Talento Secretario de comité de Expediente de comité de
FR-GTH- 54 Informe investigación de incidentes 7.10.2014 1 Por fecha x x Durante el año vigente Pasar a archivo inactivo
Humano convivencia convivencia
Gestión del Talento
FR-GTH- 55 Hoja de vida 6.08.2015 1 Talento Humano Por fecha Expediente labora x x Durante la vigencia del SGC Escanear / Eliminar
Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- 56 Formato interno de reporte de accidente de trabajo 07.09.2015 1 Talento Humano Por fecha Reporte de accidente de trabajo x x Durante la vigencia del SGC Pasar a archivo inactivo
Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- 57 Concertacion de compromisos contingentes o adicionales 08.02.2013 1 Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante la vigencia del SGC Eliminar FR-GTH- 45
Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- Hoja de respuesta de la prueba Archivo Central Por fecha Expediente laboral x x Durante el año vigente Eliminar 1
Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- Informe de selección de personal Archivo Central Por fecha Expediente laboral x x Durante el año vigente Eliminar 1
Humano
Antecedentes disciplinarios, Certificado Judicial, Hoja de vida de la
Función Publica, Examen medico laboral de ingreso, Fotocopia de Gestión del Talento
FR-GTH- Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante el año vigente Eliminar 1
Cedula, Libreta Militar si se requiere, Certificado que soportan la hoja Humano
de vida.
Gestión del Talento
FR-GTH- Libro de actas de posesión Talento Humano Por fecha Libro de actas de posesión x x Durante el año vigente 80 años 1
Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- Lista de elegibles Archivo Central Por fecha Carpeta lista de elegibles x x Durante el año vigente Eliminar 1
Humano
Gestión del Talento
FR-GTH- Convenio de capacitación y formato de informe de capacitación Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante el año vigente Eliminar 1
Humano
Carpeta de actas de comité de
FR-INV- 01 Acta Comité de Investigación 17.06.2011 2 Investigación Centro de Investigaciones Por fecha x x Durante el año vigente Eliminar 1
investigación

FR-INV- 02 Apoyo financiero a Proyectos - Eliminado 31.05.2011 2 Investigación Centro de Investigaciones Por fecha Carpeta de Proyectos x x Durante el año vigente Eliminar 1

Carpeta semilleros de
FR-INV- 03 Ficha para la seleccion de semilleros de investigación - Eliminado 17.05.2011 2 Investigación Centro de Investigaciones En orden alfabético x x Durante el año vigente Eliminar 1
investigación

FR-INV- 04 Plan de acción grupo I+D y semilleros de investigación 31.05.2011 2 Investigación Centro de Investigaciones En orden alfabético Mis proyectos en el ITSA x x Durante el año vigente Eliminar 1

FR-INV- 05 Propuesta consultoría 17.06.2011 2 Investigación Centro de Investigaciones En orden alfabético Mis proyectos en el ITSA x x Durante el año vigente Eliminar 1

FR-INV- 06 Informe de actividades 17.06.2011 2 Investigación Centro de Investigaciones En orden alfabético Mis proyectos en el ITSA x x Durante el año vigente Eliminar 1

FR-INV- 07 Resolución premiación muestra - Eliminado 19.08.2008 1 Investigación Centro de Investigaciones En orden alfabético N/A x x Durante el año vigente Eliminar 1

FR-INV- 08 Préstamo sala de investigaciones - Eliminado 31.05.2011 2 Investigación Centro de Investigaciones En orden alfabético Mis proyectos en el ITSA x x Durante el año vigente Eliminar 1

FR-INV- 09 Agenda de actividades- Eliminado 31.05.2011 2 Investigación Centro de Investigaciones En orden alfabético Mis proyectos en el ITSA x x Durante el año vigente Eliminar 1

FR-INV- 10 Cesión de derechos patrimoniales 17.06.2011 2 Investigación Centro de Investigaciones En orden alfabético Mis proyectos en el ITSA x x Durante el año vigente Eliminar 1

FR-INV- 11 Proyectos ITSA 17.06.2011 5 Investigación Centro de Investigaciones En orden alfabético Mis proyectos en el ITSA x x Durante el año vigente Eliminar 1

FR-INV- 12 Inscripción modalidad de practica investigativa o por empresarismo 7.07.2015 6 Investigación Centro de Investigaciones En orden alfabético Mis proyectos en el ITSA x x Año anterior mas año vigente Eliminar 1

FR-INV- 13 Evaluación perfiles de proyectos de grado 17.06.2011 2 Investigación Centro de Investigaciones En orden alfabético Mis proyectos en el ITSA x x Cuatrimestralmente Pasar a archivo central 1

FR-INV- 14 Evaluación seguimiento proyectos de grado - Eliminado 19.08.2008 1 Investigación Centro de Investigaciones En orden alfabético Mis proyectos en el ITSA x x Cuatrimestralmente Pasar a archivo central 1

FR-INV- 15 Evaluación proyecto de grado 17.06.2011 2 Investigación Centro de Investigaciones En orden alfabético Mis proyectos en el ITSA x x Cuatrimestralmente Pasar a archivo central 1

FR-INV- 16 Presentación final de proyectos 18.09.2013 3 Investigación Centro de Investigaciones En orden alfabético Mis proyectos en el ITSA x x Cuatrimestralmente Pasar a archivo central 1

FR-INV- 17 Acuerdo de confidencialidad 17.06.2011 2 Investigación Centro de Investigaciones En orden alfabético Mis proyectos en el ITSA x x Cuatrimestralmente Pasar a archivo central

FR-INV- 18 Acuerdo de transferencia de material 17.06.2011 2 Investigación Centro de Investigaciones En orden alfabético Mis proyectos en el ITSA x x Cuatrimestralmente Pasar a archivo central

FR-INV- 19 Cesión de derechos patrimoniales - Eliminado 26.03.2009 1 Investigación Centro de Investigaciones En orden alfabético Mis proyectos en el ITSA x x Cuatrimestralmente Pasar a archivo central

FR-INV- 20 Contrato de apoyo tecnológico 17.06.2011 2 Investigación Centro de Investigaciones En orden alfabético Mis proyectos en el ITSA x x Cuatrimestralmente Pasar a archivo central

Contrato para proyecto de investigación y desarrollo solicitado por la


FR-INV- 21 17.06.2011 2 Investigación Centro de Investigaciones En orden alfabético Mis proyectos en el ITSA x x Cuatrimestralmente Pasar a archivo central
empresa
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FECHA DE
CÓDIGO NOMBRE DEL REGISTRO VERSIÓN PROCESO ASOCIADO Mágnetico Impreso Confidencial Restringido General Tiempo de Retención Disposición
VIGENCIA

FR-INV- 22 Convenio especifico de colaboración 17.06.2011 2 Investigación Centro de Investigaciones En orden alfabético Mis proyectos en el ITSA x x Cuatrimestralmente Pasar a archivo central

FR-INV- 23 Informe de Avance Proyecto de Investigacion o Por Empresarismo 7.07.2015 4 Investigación Centro de Investigaciones En orden alfabético Mis proyectos en el ITSA x x Cuatrimestralmente Pasar a archivo central

FR-INV- 24 Acta de liquidación 17.06.2011 2 Investigación Centro de Investigaciones En orden alfabético Mis proyectos en el ITSA x x Cuatrimestralmente Pasar a archivo central

FR-INV- 25 Acta de inicio 17.06.2011 2 Investigación Centro de Investigaciones En orden alfabético Mis proyectos en el ITSA x x Cuatrimestralmente Pasar a archivo central

FR-INV- 26 Acta de compromiso 17.06.2011 2 Investigación Centro de Investigaciones En orden alfabético Mis proyectos en el ITSA x x Cuatrimestralmente Pasar a archivo central

FR-INV- 27 Autorización para reproducción de artículos 17.06.2011 2 Investigación Centro de Investigaciones En orden alfabético Mis proyectos en el ITSA x x Cuatrimestralmente Pasar a archivo central

Formulario de inscripción muestra de proyectos y semana tecnológica -


FR-INV- 28 31.05.2011 2 Investigación Centro de Investigaciones En orden alfabético Mis proyectos en el ITSA x x Cuatrimestralmente Pasar a archivo central
Eliminado

FR-INV- 29 Propuesta Creación Grupos I+D+I 17.06.2011 2 Investigación Centro de Investigaciones En orden alfabético Mis proyectos en el ITSA X X Cuatrimestralmente Pasar a archivo central

FR-INV- 30 Formato de medición de la producción académica 23.09.2011 1 Investigación Centro de Investigaciones En orden alfabético Mis proyectos en el ITSA X X Cuatrimestralmente Pasar a archivo central

FR-INV- 31 Evaluación de imparto de proyectos de investigación 12.07.2011 1 Investigación Centro de Investigaciones Por fecha Mis proyectos en el ITSA X X Cuatrimestralmente Pasar a archivo central

Formato único de inscripción para ideas de negocio y proyectos de


FR-INV- 32 emprendimiento empresarial y plan de negocios muestra de proyectos y 16.11.2011 1 Investigación Centro de Investigaciones Por fecha Mis proyectos en el ITSA X X Cuatrimestralmente Pasar a archivo central
semana tecnológica

Formato único de inscripción para ideas de negocio y proyectos de


FR-INV- 33 emprendimiento empresarial y plan de negocios muestra de proyectos y 16.11.2011 1 Investigación Centro de Investigaciones Por fecha Mis proyectos en el ITSA X X Cuatrimestralmente Pasar a archivo central
semana tecnológica

FR-INV- 34 Solicitud para desarrollo de libros 17.04.2012 1 Investigación Centro de Investigaciones Por fecha Mis proyectos en el ITSA X X Cuatrimestralmente Pasar a archivo central

Formato de evaluación para ideas de negocio y proyectos de


FR-INV- 35 emprendimiento empresarial y plan de negocios muestra de proyectos y 07.07.2014 2 Investigación Centro de Investigaciones Por fecha Mis proyectos en el ITSA X X Cuatrimestralmente Pasar a archivo central
semana tecnológica

Formato de evaluación de proyectos de investigación muestras y


FR-INV- 36 22.11.2012 1 Investigación Centro de Investigaciones Por fecha Mis proyectos en el ITSA X X Cuatrimestralmente Pasar a archivo central
semana tecnológica

FR-INV- 37 Formato de Evaluación de Publicaciones - Editorial ITSA 14.03.2013 1 Investigación Centro de Investigaciones Por fecha Mis proyectos en el ITSA X X Cuatrimestralmente Pasar a archivo central

FR-INV- 38 Encuesta de satisfacción de clientes - Investigación 13.08.2013 3 Investigación Centro de Investigaciones Por fecha Carpeta de encuestas X X Año vigente Pasar a Archivo inactivo

Encuesta de satisfacción de clientes - Proyectos de Investigación -


FR-INV- 39 13.08.2013 3 Investigación Centro de Investigaciones Por fecha Carpeta de encuestas
Eliminado

Formato de evaluación para ideas de negocio y proyectos de


FR-INV- 40 07.07.2014 1 Investigación Centro de Investigaciones Por fecha Mis proyectos en el ITSA X X Cuatrimestralmente Pasar a archivo central
emprendimiento empresarial y plan de negocios

FR-INV- Carta de solicitud Investigación Archivo Central En orden alfabético Mis proyectos en el ITSA X X Cuatrimestralmente Pasar a archivo central 1

FR-INV- Convocatoria del Ente Externo Investigación Archivo Central En orden alfabético Mis proyectos en el ITSA x x Cuatrimestralmente Pasar a archivo central 1

FR-INV- Informe de avance de proyecto Investigación Archivo Central En orden alfabético Mis proyectos en el ITSA x x Año anterior mas año vigente Eliminar 1

Reporte de Versiones del Sistema SIIF Planificación y Proyectos Por fecha Carpeta Catalogo “Presupuesto” x x Año vigente Pasar a archivo central

Gestión de Programas Expediente académico del


CD registros calificados Coordinación de Escuela Por fecha x x 5 años Pasar a archivo central 1
Académicos Regulares estudiante

Formulario de inscripción de estudiantes - Extensión e Extensión e Coordinador de extensión e Carpeta de Educación


FR-EXT- 01 5.09.2014 4 Por programa x x 1 Año Pasar a archivo central
Internacionalización internacionalización internacionalización Continuada de Extensión (año)
249
Extensión e Coordinador de extensión e Carpeta de Educación
FR-EXT- 02 Estructura de costos para eventos - Eliminado 14.07.2011 3 Por programa x x 1 Año Pasar a archivo central
1 Formatos
internacionalización internacionalización Continuada de Extensión (año)
Extensión e Coordinador de extensión e Carpeta de programación de
FR-EXT- 03 Programación de cursos escuela de extensión y academia.- Eliminado 10.04.2011 2 Por curso x x 1 Año Pasar a archivo central
internacionalización internacionalización curso
Extensión e Coordinador de extensión e
FR-EXT- 04 Proyección de cursos - Eliminado 10.04.2011 2 Por curso Carpeta de proyección de cursos x x 1 Año Pasar a archivo central
internacionalización internacionalización
Planificación de la Oferta de
Extensión e Coordinador de extensión e
FR-EXT- 05 Proyección de crecimiento - Eliminado 20.04.2012 3 Por fecha Programas de Educación x x 1 Año Pasar a archivo central
internacionalización internacionalización
Continuada
Planificación de la Oferta de
Seguimiento a programas de educación continuada del proceso de Extensión e Coordinador de extensión e
FR-EXT- 06 20.04.2012 3 Por fecha Programas de Educación x x x 1 Año Pasar a archivo central
extensión - Eliminado internacionalización internacionalización
Continuada
FR-GED-05-V2
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Vigencia: 1/02/2011
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itsa
Fecha ultima Actualización: 06/03/2016
DISPOSICIONES DE ALMACENAMIENTO PROTECCIÓN
IDENTIFICACIÓN CONSERVACIÓN
ESTADO ACCESO
SITIO DE ALMACENAMIENTO MODO DE ARCHIVO RECUPERACIÓN
FECHA DE
CÓDIGO NOMBRE DEL REGISTRO VERSIÓN PROCESO ASOCIADO Mágnetico Impreso Confidencial Restringido General Tiempo de Retención Disposición
VIGENCIA
Extensión e Coordinador de extensión e
FR-EXT- 07 Control de la movilidad academica entrante y saliente 10.04.2011 1 N/A Red Interna x x Permanente No aplica
internacionalización internacionalización
Extensión e Coordinador de extensión e Carpeta de Educación
FR-EXT- 08 Evaluación del programa de educación continua 26.02.2016 3 Por programa x x 2 Años Pasar a archivo central
internacionalización internacionalización Continuada de Extensión (año)
Programación de actividades para proyectos de consultorías y Extensión e Coordinador de extensión e Por Consultoría y Carpeta de Servicios de
FR-EXT- 09 10.04.2011 2 x x 1 Año Pasar a archivo central
asesorías. - Eliminado internacionalización internacionalización Asesorías Consultoría y Asesorías
Carpeta en equipo de Encargado
Formato para la recepción de propuestas de programas de educación Extensión e Coordinador de extensión e
FR-EXT- 10 26.02.2015 5 Por fecha de Educación Continuada de x x Conservacion permanente No aplica
continua o formación del trabajo internacionalización internacionalización
Extensión
Extensión e Coordinador de extensión e Carpeta de Educación
FR-EXT- 11 Formato propuesta de programas de educación continuada - Eliminado 19.04.2012 3 Por programa x x x 1 Año Pasar a archivo central
internacionalización internacionalización Continuada de Extensión (año)
Carpeta de Actas de
Extensión e Coordinador de extensión e
FR-EXT- 12 Acta de certificaciones 26.02.2016 3 Por programa Certificaciones de programas de x x 3 años Pasar a archivo central
internacionalización internacionalización
educación continua
Carpeta de Actas de Inicio de
Formato de acta de inicio para programas de educación continua - Extensión e Coordinador de extensión e 1 Año despues de la
FR-EXT- 13 16.03.2015 3 Por fecha programas de educación x x 20 años
Eliminado internacionalización internacionalización liquidacion del contrato
continua
Extensión e Coordinador de extensión e Carpeta de convenios de
FR-EXT- 14 Formato evaluación de convenios - Eliminado 28.04.2014 4 Por Convenio x x 1 Año Pasar a archivo central
internacionalización internacionalización Extensión
Extensión e Coordinador de extensión e
FR-EXT- 15 Formato para la presentación de propuestas de convenios - Eliminado 22.11.2012 2 Por Convenio Carpeta del convenio x x 1 Año Pasar a archivo central
internacionalización internacionalización
Extensión e Coordinador de extensión e
FR-EXT- 16 Encuesta de satisfacción de convenios - Eliminado 3.05.2011 1 Por Convenio Carpeta del convenio x x 1 Año Pasar a archivo central
internacionalización internacionalización
Formato de presentación de ofertas de servicio de consultorías - Extensión e Coordinador de extensión e
FR-EXT- 17 3.05.2011 1 Por Consultoría Carpeta de consultorías x x 1 Año Pasar a archivo central
Eliminado internacionalización internacionalización
Extensión e Coordinador de extensión e Por Consultoría y Carpeta de Servicios de
FR-EXT- 19 Informe de seguimiento proyecto - Eliminado 14.07.2011 1 x x 1 Año Pasar a archivo central
internacionalización internacionalización Asesorías Consultoría y Asesorías
Extensión e Coordinador de extensión e Por Consultoría y Carpeta de Servicios de
FR-EXT- 20 Acta de cierre y /o liquidación de proyectos de consultorías - Eliminado 14.07.2011 1 x x 1 Año Pasar a archivo central
internacionalización internacionalización Asesorías Consultoría y Asesorías
Informe de visita técnica relacionada con proyectos de consultoría - Extensión e Coordinador de extensión e Por Consultoría y Carpeta de Servicios de
FR-EXT- 21 3.05.2011 1 x x 1 Año Pasar a archivo central
Eliminado internacionalización internacionalización Asesorías Consultoría y Asesorías

Resumen de solicitud para presentar ofertas de consultorías y Extensión e Coordinador de extensión e Por Consultoría y Carpeta de Servicios de
FR-EXT- 22 14.07.2011 1 x x 1 Año Pasar a archivo central
asesorías - Eliminado internacionalización internacionalización Asesorías Consultoría y Asesorías
Carpeta encuesta medios
FR-COP- 06 Formato de Encuesta de Comunicación Interna 05.11.2015 5 Comunicación Pública Oficina de Comunicación Publica Por fecha x x Año anterior mas año vigente Pasar a Archivo inactivo
internos
Formato para la información para la formulación de proyectos sociales - Extensión e Coordinador de extensión e
FR-EXT- 23 08.09.2011 1 Por Proyecto Carpeta de Proyectos Sociales x x 1 Año Pasar a archivo central
Eliminado internacionalización internacionalización
Extensión e Coordinador de extensión e
FR-EXT- 24 Formato de resultados proyectos sociales - Eliminado 08.09.2011 1 Por Proyecto Carpeta de Proyectos Sociales x x 1 Año Pasar a archivo central
internacionalización internacionalización
Extensión e Coordinador de extensión e
FR-EXT- 25 Formato de seguimiento proyectos sociales - Eliminado 08.09.2011 1 Por Proyecto Carpeta de Proyectos Sociales x x 1 Año Pasar a archivo central
internacionalización internacionalización
Formato de evaluación de la formulación de proyectos sociales - Extensión e Coordinador de extensión e
FR-EXT- 26 07.09.2011 1 Por Proyecto Carpeta de Proyectos Sociales x x 1 Año Pasar a archivo central
Eliminado internacionalización internacionalización
Extensión e Coordinador de extensión e
FR-EXT- 27 Formato de evaluación final de proyectos sociales - Eliminado 08.09.2011 1 Por proyecto Carpeta de Proyectos Sociales x x 1 Año Pasar a archivo central
internacionalización internacionalización
Extensión e Coordinador de extensión e
FR-EXT- 28 Formato de propuesta de convenios internacionales - Eliminado 8.09.2011 1 Por convenio Carpeta del convenio x x 1 Año Pasar a archivo central
internacionalización internacionalización
Extensión e Coordinador de extensión e
FR-EXT- 29 Formato de referencia de convenios internacionales - Eliminado 11.11.2011 1 Por convenio Carpeta del convenio x x 1 Año Pasar a archivo central
internacionalización internacionalización
Extensión e Coordinador de extensión e
FR-EXT- 30 Formato de seguimiento de convenios internacionales - Eliminado 20.04.2012 2 Por convenio Carpeta del convenio x x 1 Año Pasar a archivo central
internacionalización internacionalización
Extensión e Coordinador de extensión e
FR-EXT- 31 Formato de evaluación final de convenios internacionales - Eliminado 11.11.2011 1 Por convenio Carpeta del convenio x x 1 Año Pasar a archivo central
internacionalización internacionalización
Extensión e Coordinador de extensión e
FR-EXT- 32 Informe de seguimiento de convenios internacionales - Eliminado 20.04.2012 2 Por convenio Carpeta del convenio x x 1 Año Pasar a archivo central
internacionalización internacionalización
Extensión e Coordinador de extensión e
FR-EXT- 33 Informe de resultados de convenios internacionales - Eliminado 4.02.2012 3 Por convenio Carpeta del convenio x x 1 Año Pasar a archivo central
internacionalización internacionalización
Extensión e
FR-EXT- 34 Evaluación final practicas profesionales 26.03.2012 3 Archivo Central Por fecha Carpeta evaluación x x Permanente No aplica
internacionalización
Extensión e
FR-EXT- 35 Evaluación Inicial 26.03.2012 3 Archivo Central Por fecha Carpeta evaluación x x Permanente No aplica
internacionalización
Extensión e Expediente académico del
FR-EXT- 36 Validación de la experiencia profesional 6.08.2015 8 Archivo Central Por fecha X x Año vigente Pasar a archivo central
Internacionalización estudiante
Extensión e
FR-EXT- 37 Soporte realización de visita 26.03.2012 4 Archivo del área involucrada Por fecha Carpeta vistas X x Año vigente Pasar a archivo central
Internacionalización
Extensión e Expediente académico del
FR-EXT- 38 Inscripción modalidad practica - empresarismo - Eliminado 26.03.2012 4 Practicas Profesionales Por fecha x x Permanente No aplica
Internacionalización estudiante
Extensión e Expediente académico del
FR-EXT- 39 Rechazo practicas profesionales - Eliminado 26.03.2012 3 Practicas Profesionales Por fecha x x Permanente No aplica
Internacionalización estudiante
Extensión e
FR-EXT- 40 Hoja de vida egresados - Eliminado 26.03.2012 3 Unidad de Egresados Por fecha Carpeta Hoja de Vida Egresados x x Permanente No aplica
Internacionalización
Carpeta de Solicitud de
FR-GPR- 03 Solicitud de servicio - Eliminado 26.03.2012 3 Gestión de Proyectos Planificación y Proyectos Por fecha x x x Año vigente Eliminar
servicios
Extensión e
FR-EXT- 41 Hoja de Vida y seguimiento a Egresados 26.02.2016 4 Unidad de Egresados Por fecha Carpeta Hoja de Vida Egresados x x Permanente Eliminar
Internacionalización
Extensión e
FR-EXT- 42 Cambio modalidad de practicas 1.03.2016 5 Practicas Profesionales Por fecha Practicas profesionales x x Permanente Eliminar
Internacionalización
Extensión e Cuatrimestre anterior mas
FR-EXT- 43 Inscripción de practicas profesionales 28.01.2013 6 Practicas Profesionales Por fecha Practicas profesionales x x Pasar a archivo central
Internacionalización cuatrimestre vigente
Extensión e
FR-EXT- 44 Programa de actividades Unidad de Egresados 26.03.2012 3 Unidad de Egresados Por fecha Carpeta de actividades x x Año vigente Eliminar
Internacionalización
Encuesta de satisfaccion sobre el proceso de seguimiento de los Extensión e
FR-EXT- 45 26.02.2016 7 Unidad de Egresados Por programa A-Z Encuestas x x Dos años Eliminar
egresados Internacionalización
Extensión e
FR-EXT- 46 Relacion de inscritos y matriculados eextension e intrnacuonalizacion 26.02.2016 3 Practicas Profesionales Por programa Practicas profesionales x x Permanente Pasar a archivo central
Internacionalización
FR-GED-05-V2
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Vigencia: 1/02/2011
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itsa
Fecha ultima Actualización: 06/03/2016
DISPOSICIONES DE ALMACENAMIENTO PROTECCIÓN
IDENTIFICACIÓN CONSERVACIÓN
ESTADO ACCESO
SITIO DE ALMACENAMIENTO MODO DE ARCHIVO RECUPERACIÓN
FECHA DE
CÓDIGO NOMBRE DEL REGISTRO VERSIÓN PROCESO ASOCIADO Mágnetico Impreso Confidencial Restringido General Tiempo de Retención Disposición
VIGENCIA
Extensión e Coordinador de extensión e
FR-EXT- 47 Acta de certificado para el centro de idiomas - Eliminado 18.04.2012 1 Por programa Expediente de cada envento x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo
Internacionalización internacionalización
Extensión e
FR-EXT- 48 Inscripción extemporánea a practicas profesionales 26.07.2013 4 Practicas Profesionales Por programa Practicas profesionales x x Permanente Pasar a archivo central
Internacionalización
FR-GED-05-V2
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Vigencia: 1/02/2011
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Fecha ultima Actualización: 06/03/2016
DISPOSICIONES DE ALMACENAMIENTO PROTECCIÓN
IDENTIFICACIÓN CONSERVACIÓN
ESTADO ACCESO
SITIO DE ALMACENAMIENTO MODO DE ARCHIVO RECUPERACIÓN
FECHA DE
CÓDIGO NOMBRE DEL REGISTRO VERSIÓN PROCESO ASOCIADO Mágnetico Impreso Confidencial Restringido General Tiempo de Retención Disposición
VIGENCIA
Extensión e Coordinador de extensión e
FR-EXT- 50 Formato de Evaluación de Eventos 20.04.2012 1 Por fecha Expediente de cada envento x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo
Internacionalización internacionalización
Articulación de la
FR-AMS- 01 Consolidado de notas 23.02.2016 4 Educación Media con la Coordinación de Articulación Por fecha Carpeta Consolidado de Notas x x 1 Año Pasar a archivo central
superior
Articulación de la
FR-AMS- 02 Consolidado de Asistencia 23.02.2016 5 Educación Media con la Coordinación de Articulación Por fecha Carpeta Asistencia Docencia x x 1 Año Pasar a archivo central
superior
Articulación de la
Carpeta Diagnostico de la
FR-AMS- 05 Diagnostico de la institución educativa para el ingreso al proceso AMS 23.02.2016 6 Educación Media con la Coordinación de Articulación Por fecha x x 1 Año Pasar a archivo central
institución
superior
Articulación de la
FR-AMS- 07 Soporte de Actividades Extramuro 23.02.2016 3 Educación Media con la Coordinación de Articulación Por fecha Carpeta de soporte Extramuros x x 1 Año Pasar a archivo central
superior
Articulación de la
FR-AMS- 08 Asignación docentes y recursos 23.02.2016 3 Educación Media con la Coordinación de Articulación Por fecha Carpeta Asignación docentes x x 1 Año Pasar a archivo central
superior
Articulación de la
Carpeta Información general de
FR-AMS- 11 Información general de la institución - Eliminado 9.02.2015 3 Educación Media con la Coordinación de Articulación Por fecha x x 1 Año Pasar a archivo central
la institución
superior
Articulación de la
Carpeta de seguimiento a horas
FR-AMS- 12 Seguimiento a horas de clases en instituciones 23.02.2016 3 Educación Media con la Coordinación de Articulación Por fecha x x 1 Año Pasar a archivo central
de clases en instituciones
superior
Articulación de la
Verificación de la prestación del servicio de articulación de la educación Carpeta de verificación de la
FR-AMS- 15 15.02.2012 1 Educación Media con la Coordinación de Articulación Por fecha x x 1 Año Pasar a archivo central
media con la superior - Eliminado prestación del servicio de AMS
superior
Articulación de la
FR-AMS- 16 Asistencia docentes 23.02.2016 2 Educación Media con la Coordinación de Articulación Por fecha Carpeta de Asistencia Docentes x x 1 Año Pasar a archivo central
superior
Articulación de la
Carpeta de planeamiento
FR-AMS- 17 Planeamiento Curricular 23.02.2016 3 Educación Media con la Coordinación de Articulación Por fecha x x 1 Año Pasar a archivo central
curricular
superior
Articulación de la
Carpeta de Seguimiento al
FR-AMS- 18 Seguimiento al trabajo independiente 23.02.2016 2 Educación Media con la Unidad de Egresados Por fecha x x 1 Año Pasar a archivo central
trabajo independiente
superior
Extensión e
FR-EXT- 51 Solicitud y/o renovación del carné de egresado 14.09.2012 1 Unidad de Egresados Por fecha Expediente de cada envento x x Cuatrimestralmente Eliminar
Internacionalización
Extensión e Coordinador de extensión e
FR-EXT- 52 Asistencia Docentes de Extensiòn e Internacionalizaciòn 7.03.2016 2 Por fecha Carpeta Asistencia Docente x x Cuatrimestralmente Pasar a Archivo inactivo
Internacionalización internacionalización
Extensión e Coordinador de extensión e Carpeta de proyectos
FR-EXT- 53 Presupuesto interno del proyecto - Eliminado 22.11.2012 1 Por fecha x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo
Internacionalización internacionalización consultoria y asesoria
Extensión e Coordinador de extensión e Carpeta de Validación de
FR-EXT- 54 Validación Asignatura Prepractica 28.01.2013 1 Por fecha x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo
Internacionalización internacionalización Asignatura
Extensión e Coordinador de extensión e Carpeta de Relación de Entrega
FR-EXT- 55 Relación de Entrega de Certificaciones 26.02.2016 2 Por fecha x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo
Internacionalización internacionalización de diplomas
Articulación de la
Calendario académico articulación de la educación media con la
FR-AMS- 19 23.02.2016 2 Educación Media con la Coordinación de Articulación Por fecha Calendario académico x x 1 Año Pasar a Archivo inactivo
superior superior
Articulación de la
Control de asistencia y
FR-AMS- 20 Control de asistencia y desarrollo de clases 23.02.2016 2 Educación Media con la Coordinación de Articulación Por fecha x x 1 Año Pasar a Archivo inactivo
desarrollo de clase
superior

FR-GPR- 04 Seguimiento a convocatorias participadas - Eliminado 28.06.2013 2 Gestión de Proyectos Planificación y Proyectos Por fecha Carpeta de Proyecto x x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo

Carpeta de registro de
FR-COP- 07 Registro de información para publicaciones - Eliminado 26.09.2011 1 Comunicación Pública Oficina de Comunicaciòn Publica Por fecha x x Año anterior mas año vigente Eliminar
información publicaciones

FR-GED- 18 Encuesta de satisfaccion de clientes - Archivo Central 13.08.2013 3 Gestión Documental Archivo Central Por fecha Carpeta de encuestas x x Año vigente Eliminar 1

Extensión e Coordinador de extensión e


FR-EXT- 56 Ficha tecnica de proyectos 1.08.2013 1 Por fecha Carpeta de proyectos x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo
Internacionalización internacionalización
Extensión e
FR-EXT- 57 Encuesta de satisfaccion de clientes - Practicas profesionales 13.08.2013 4 Practicas Profesionales Por fecha Carpeta de encuestas x x Año anterior mas año vigente Eliminar
Internacionalización

Extensión e Carpeta Satisfacción Servicios


FR-EXT- 58 Encuesta de satisfaccion de clientes - Egresados - Eliminado 13.08.2013 3 Unidad del Egresado Por fecha x x Año anterior mas año vigente Eliminar
Internacionalización Unidad del Egresado

Extensión e Responsable de Carpeta de solicitud de


FR-EXT- 59 Formato solicitud de intercambio 6.11.2013 1 Por fecha x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo
Internacionalización Internacionalización intercambio

Carpeta de Registros de
Medición de temperatura y humedad 13.01.2014 1 Gestion documental Archivo Central Por fecha X x Año vigente Eliminar 1
temperatura y humedad

Lista de chequeo base documentación tecnica, admisnitrativa y juridica


FR-GPR- 05 30.05.2014 1 Gestión de Proyectos Planificación y Proyectos Por fecha Carpeta de Proyecto x x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo
general proyectos especiales - Eliminado
FR-GPR- 06 Registro de motivo de no elegibilidad proyectos presentados - Eliminado 30.05.2014 1 Gestión de Proyectos Planificación y Proyectos Por fecha Carpeta de Proyecto x x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo

Formato de evaluación para internacionalización del currículo nivel Extensión e Responsable de Carpeta de solicitud de
FR-EXT- 60 28.04.2014 1 Por fecha x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo
técnico, tecnológico y profesional universitario Internacionalización Internacionalización intercambio

Formato de evaluación para internacionalización del currículo para Extensión e Responsable de Carpeta de solicitud de
FR-EXT- 61 22.09.2014 1 Por fecha x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo
especialización técnica y tecnológica Internacionalización Internacionalización intercambio

Articulación de la Carpeta de estudiantes


FR-AMS- 21 Actualizacion de datos estudiantes de articulacion 23.02.2016 2 Educación Media con la Coordinación de Articulación Por fecha Articulacion d ela educacion x x 1 Año Pasar a Archivo inactivo
superior media con la superior

Articulación de la Carpeta de estudiantes


FR-AMS- 22 Seguimiento a convenios de Articulación 23.02.2016 2 Educación Media con la Coordinación de Articulación Por fecha Articulacion d ela educacion x x 1 Año Pasar a Archivo inactivo
superior media con la superior
FR-GED-05-V2
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Vigencia: 1/02/2011
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itsa
Fecha ultima Actualización: 06/03/2016
DISPOSICIONES DE ALMACENAMIENTO PROTECCIÓN
IDENTIFICACIÓN CONSERVACIÓN
ESTADO ACCESO
SITIO DE ALMACENAMIENTO MODO DE ARCHIVO RECUPERACIÓN
FECHA DE
CÓDIGO NOMBRE DEL REGISTRO VERSIÓN PROCESO ASOCIADO Mágnetico Impreso Confidencial Restringido General Tiempo de Retención Disposición
VIGENCIA

Gestión de Bienestar Carpeta de atencion monitorias Cuantrimestre anterior mas


FR-GBI- 32 Formato Atención monitorias academicas 21.05.2015 1 Bienestar Institucional Por fecha x x Pasar a archivo central
Institucional academicas cuatrimestre vigente

Articulación de la
Carpeta Satisfaccion del cliente
FR-AMS- 23 Encuesta de satisfacion de clientes - Padres - Articulacion 23.02.2016 2 Educación Media con la Coordinación de Articulación Por fecha x x 1 Año Pasar a Archivo inactivo
Articulacion
superior
Articulación de la
Carpeta Satisfaccion del cliente
FR-AMS- 24 Encuesta de satisfacion de clientes - Regulares - Articulacion 23.02.2016 2 Educación Media con la Coordinación de Articulación Por fecha x x 1 Año Pasar a Archivo inactivo
Articulacion
superior

Carpeta de solicitud de
FR-GPR- 03 Solicitud de aprobación de proyectos radiales 12.03.2015 1 Gestión de Proyectos Oficina de Planificación y proyectos Por fecha x x Año anterior mas año vigente Eliminar
proyectos radiales

FR-GPR- 04 Programación ITSA Radio 12.03.2015 1 Gestión de Proyectos Oficina de Planificación y proyectos Por fecha Programación ITSA Radio x x Año anterior mas año vigente Eliminar

Ficha tecnica para programas de educacion continua unidad de Extensión e Responsable de Carpeta de Educación
FR-EXT- 62 26.02.2016 1 Por fecha x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo
Extension e Internacionalización Internacionalización Internacionalización Continuada de Extensión (año)
CÓDIGO PROCESO MODO DE ARCHIVO TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN LUGAR DE ARCHIVO

En orden
x 10 años Eliminar Académia y Extensión
FR-GPA- Gestión de Programas Académico alfabetico
Regulares
Por
5 años No aplica Admisiones y Mercadeo
FR-GRF- Gestión de Recursos Financieros consecutivo

Por fecha Año anterior mas año vigente Pasar a archivo central Almacen CRD
FR-INV- Investigación
Por procesos Año vigente Pasar a archivo inactivo Almacén e Inventario
FR-AME- Administración de Medios Educativos
Cuatrimestre anterior mas
Archivo Central
FR-GPR- Gestión de Proyectos cuatrimestre vigente

Cuatrimestralmente Área Involucrada


FR-GED- Gestión Documental
Dos años anteriores Bienestar Institucional
FR-ARA- Admisiones y Mercadeo
Durante el funcionamiento de la
Cartera
FR-COP- Comunicación Pública Unidad de Información

Direccionamiento Estratégico y
Durante el período académico Centro de Investigaciones
FR-DER- Revisión por la Dirección

Durante la vigencia del SGC


FR-ECO- Evaluación y Control Contabilidad
No aplica Coordinación de Escuela
FR-GAD- Gestión Administrativa

Permanente Gestión y Sistemas


FR-GBI- Gestión de Bienestar Institucional

Una vez devuelto el material


Oficina de Control Interno
bibliográfico este es eliminado

FR-GTH- Gestión del Talento Humano


Una vez diligenciado el formato e
Oficina de Coordinación de
ingresado a la Base de datos del
FR-EXT- Extensión e Internacionalización Calidad
Sistema SIABUC
Articulación de la Educación Media con
Actualizado Planificación y Proyectos
FR-AMS- la Superior

Practicas Profesionales

Presupuesto

Rectoría

Secretaría General

Talento Humano

Tesorería

Unidad de Servicios de
Biblioteca

Unidad del Egresado

Vicerrectoría Académica

Dependencia que
corresponda
CÓDIGO PROCESO MODO DE ARCHIVO TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN LUGAR DE ARCHIVO
CÓDIGO PROCESO MODO DE ARCHIVO TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN LUGAR DE ARCHIVO
CÓDIGO PROCESO MODO DE ARCHIVO TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN LUGAR DE ARCHIVO
CÓDIGO PROCESO MODO DE ARCHIVO TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN LUGAR DE ARCHIVO

Vicerrectoria Académica
CÓDIGO PROCESO MODO DE ARCHIVO TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN LUGAR DE ARCHIVO
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Evaluacion
08.02.2012 1 ón Archivo Central Por fecha Expediente labora
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