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1 Alcance
El OFERENTE debe garantizar las condiciones técnicas de la infraestructura (Servidores,
enrutadores, enlaces internos, etc.) que emplea para poder soportar los servicios, tales como: CTI,
IVR, Fax Server, Llamadas abandonadas, Llamadas caídas, Encuesta de servicio al finalizar la
llamada, Colas preferenciales, Clientes Autorizados, Seguridad informática, Grabación de llamadas,
Mensajes emergentes, Reportes y todos aquellos que queden definidos en el alcance del presente
documento.
EL OFERENTE debe responder por la calidad del diseño de la red que empleará para garantizar una
alta disponibilidad de la solución ofrecida.
Es responsabilidad del OFERENTE mantener, controlar y supervisar en todo momento la
infraestructura y los servicios ofertados. Así mismo, es responsabilidad del OFERENTE gestionar
todos los terceros que emplee para prestar los servicios ofertados a AVANTEL.
Así mismo, EL OFERENTE debe proporcionar a AVANTEL el diagrama de conectividad que soporta
los servicios definidos en el alcance del presente documento.
Todas las llamadas y todo el tráfico de datos usados para soportar la operación de AVANTEL o para
comunicarse con sus clientes deben ir exclusivamente por los canales disponibles definidos en el
presente contrato. Así mismo, los canales de datos y de voz dispuestos para uso del presente
contrato no pueden ser usados para ningún otro alcance diferente o para otro tipo de tráfico que no
esté definido por AVANTEL.
En caso de requerirse habilitar alguna contingencia, por medios diferentes a los descritos por el
presente contrato, se podrá realizar únicamente en el caso que dichos problemas sean atribuibles a
AVANTEL previa autorización por correo electrónico del administrador del contrato definido por
AVANTEL.
Esta contingencia solo será válida por el tiempo de la duración de la falla. Cualquier costo adicional
generado por dicha contingencia que no cuente con la aprobación por escrito del administrador del
contrato o por tiempos superiores a los de la duración de la falla no será reconocido por AVANTEL.
EL OFERENTE debe proveer el primer nivel de atención de fallas ante cualquiera de los servicios
ofertados para esto debe contar con un Centro de Soporte (Help Desk) a través del cual se reciben,
atienden y solucionen, todos los requerimientos relacionados con el soporte técnico, éste Centro de
Soporte estará a disposición de AVANTEL como punto inicial de contacto para problemas técnicos.
Este Centro de Soporte debe operar las 24 horas del día, los 365 días del año y se puede acceder a
través de los siguientes medios de contacto:
a. Líneas telefónicas de atención (Ver Tabla de escalamiento OFERENTE)
b. Email para escalar solicitudes de soporte técnico: (Ver Tabla de escalamiento
OFERENTE)
El Help Desk de EL OFERENTE debe operar veinticuatro (24) horas al día, trescientos sesenta y
cinco (365) días al año. Una vez recibida una llamada de AVANTEL notificándole a EL OFERENTE,
que está presentando fallas en el Servicio, un operador del Help Desk deberá generar un “Trouble
Ticket”, como mínimo con la siguiente información:
EL OFERENTE entregará a AVANTEL un ticket identificador del incidente. La falla del servicio
tendrá actualizaciones periódicas para las partes involucradas como mínimo cada media hora, por
medio electrónico o contacto telefónico con la persona de AVANTEL que reportó el problema. EL
OFERENTE deberá entregará un reporte final de falla como tiempo máximo, doce (12) horas
después de solucionado el problema.
EL OFERENTE deberá proveer a AVANTEL o a un tercero que AVANTEL designe una herramienta
de seguimiento al ticket donde se garantice la aplicación del escalamiento acordado y el detalle de
seguimiento de casos. Los análisis de fallas deberán consistir en un reporte el cual incluya:
Causa raíz,
Detalle paso a paso de las actividades realizadas para la solución de las fallas,
Tiempo de atención de la falla,
Tiempo de solución de la falla,
Tiempo de duración de la indisponibilidad,
Y acciones de mejoras propuestas para minimizar futuras reincidencias de la falla.
Las alarmas y condiciones de falla de todos los elementos de red deberán gestionarse y atenderse
de forma inmediata por EL OFERENTE, registrando los avances en la solución mediante las
herramientas o módulos de gestión. Para las fallas en subsistemas EL OFERENTE deberá realizar
el escalamiento y la gestión necesaria de forma inmediata hasta que se restablezca el servicio,
activando los planes de contingencia que considere, previamente acordados con AVANTEL, para
mitigar el impacto.
El tiempo de solución o de restauración del sistema es el tiempo medido desde el momento en que
se presenta la falla hasta que la falla reportada es solucionada, este tiempo de solución incluye la
gestión DEL OFERENTE ante fallas que sus terceros como proveedores de servicio pudieran tener.
El tiempo máximo de solución de la falla es definida de acuerdo al impacto de la misma en el servicio,
así:
Cada uno de estos reportes debe generar un ticket que registre la información para su seguimiento.
Es responsabilidad del OFERENTE diseñar e implementar las contingencias que sean necesarias
para poder garantizar la continuidad del servicio confirme a los niveles de calidad requeridos por
AVANTEL.
Para poder gestionar los recursos de NOC compartimos la matriz de urgencia e impacto y a partir de
ésta se anexa la matriz de impacto/urgencia, a partir de la cual definiremos la criticidad de los
servicios:
Matriz de Impacto Urgencia
Impacto Urgencia Detalle
P1 Crítica Falla total de un servicio.
P2 Alta Falla parcial con afectación que puede ser del 30% del servicio.
P3 Mayor Falla parcial con afectación menor al 30%. Pérdida de redundancia sin
afectación de servicio pero con riesgo en caso de falla.
P4 Media Degradación del servicio. El servicio se presta, pero con algunos eventos
que degradan la calidad del mismo.
P5 Baja Alarmas sin afectación del servicio
El NOC abrirá un ticket con el prefijo AVA- y un consecutivo. El operador de turno, registra en el caso
los detalles entregados, bien sea por llamada o por correo. Una vez generen el ticket, de acuerdo al
impacto y a la prioridad de la falla, procederá a realizar una revisión de primer nivel, para establecer
un primer diagnóstico y evaluar si está en sus manos la solución o si deberá escalarlo al especialista,
según lo encontrado en el diagnóstico. En caso de no poderlo solucionar, se pondrá en contacto con
el especialista de turno, remitiendo en el caso y realizando la gestión correspondiente para conocer
los avances del caso. El especialista realizará las validaciones correspondientes y considerará si se
pondrá en contacto con su par en el proveedor u operador para realizar validaciones, capturas o
pruebas que permitan llegar a la solución.
En caso que el NOC no llegue a responder, o en los casos que la gravedad del caso no tenga
retroalimentación durante el tiempo de apertura del caso, definido en la matriz de
Atención/Solución/Escalamiento, o si el impacto se ha escalado o para buscar mayor gestión de
dicho caso, se podrá llamar al segundo nivel que corresponde a la coordinadora NOC quien cuenta
con disponibilidad de 7x24. De igual manera se anexan los siguientes niveles de escalamiento con
sus tiempos definidos en la matriz para hacer efectivo dicho escalamiento. Tercer Nivel, jefe de
NOC, Cuarto nivel director de operaciones y quinto nivel Gerente Técnica.
Cualquier cambio a realizar por cualquiera de las áreas que altere la configuración en operación
deba ser previamente notificado con al menos quince días hábiles (15), para luego ser socializado,
revisado y aprobado por los grupos técnicos por medio de conferencia o acta de cambio en dónde
se registre como mínimo:
1. Participantes de la reunión
2. Aprobador del cambio.
3. Descripción de la actividad.
4. Impacto esperado.
5. Mitigación del efecto: Contingencias, rutas alternas, desbordes, etc.
6. Horario propuesto
7. Duración de la actividad.
8. Pruebas requeridas.
9. En caso de posibles problemas durante la ventana las partes deben incluir un plan
de retorno a la configuración anterior con:
%TSF= (1- Suma (Tickets atendidos Oportunamente)/ Suma (Total de Tickets reportados))
Se entiendo que un ticket no fue atendido oportunamente cuando no cumple con el tiempo de
atención de falla o con el tiempo de solución de falla.
El OFERENTE deberá proporcionar un canal alterno a manera de contingencia con las mismas
especificaciones que proporciona AVANTEL y así mismo será el encargado de garantizar el correcto
desempeño de ese canal en las mismas condiciones definidas en el presente contrato.
5. Sistemas de Información
EL OFERENTE usará las aplicaciones y/o los sistemas de información que AVANTEL S.A.S tiene
para la atención de sus clientes, cumpliendo lo estipulado en el Anexo 7 - Seguridad de la
información.
AVANTEL S.A.S otorgará al OFERENTE accesos seguros con usuarios de consulta a vistas
requeridas en las bases de datos para el desarrollo de las opciones de IVR solicitadas por AVANTEL
S.A.S para la autogestión de sus clientes.
El diagrama lógico de los sistemas de información de AVANTEL S.A.S es la que se muestra a
continuación:
En caso de fallas atribuibles a los aplicativos o sistemas de información provistos por AVANTEL
S.A.S, el OFERENTE a través del funcionario designado por AVANTEL S.A.S como punto de
contacto deberá escalar la falla a través de la herramienta de ServiceDesk a la Gerencia de TI.
El funcionario de AVANTEL S.A.S deberá reportar la falla siguiendo procedimiento GSI-P002
GESTIÓN DE INCIDENTES DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN y teniendo en cuenta el siguiente
nivel de escalamiento:
NIVEL CARGO CONTACTO TELEFONO- CORREO
1 Ingeniero de Soporte de Ingeniero de turno 3503315000
Aplicaciones (7x24) soporteaplicacionesti@avantel.com.co
2 Jefe de Soporte Claudia Rocío 3506576824
Poveda cpoveda@avantel.com.co
3 Directora de Liliana Piñeros 3508340911
Operaciones TI Fernández lpineros@avantel.com.co
4 Gerente de TI Milena Castaño 350 7701115
mcastano@avantel.com.co
6. Acuerdos de Niveles de Servicios (ANS) y Descuentos
Todos los descuentos aplicaran únicamente en los casos en los cuales EL OFERENTE haya sido
responsable o no haya sido diligente en el tratamiento de las fallas en la red ofertada.
EL OFERENTE proporcionará un acceso remoto a los sistemas de gestión de red de las redes que
soporten los servicios o en su defecto un sitio web, para consultar el estado de los servicios
contratados. La arquitectura de la solución ofertada deberá estar conformada por un acceso remoto
a los sistemas que permitan ver los KPIs de la infraestructura que soporta los servicios. Este acceso
estará configurado para acceso remoto desde las instalaciones de AVANTEL y desde él se accederá
por medio de usuario y password a los gestores de elementos de red. Los perfiles de usuario que se
asignarán serán de lectura.
Los ANS se calcularán a partir de los reportes mensuales generados por el OFERENTE. Estos son:
Para el pago de la facturación mensual en la fase de Operación se tendrán en cuenta los indicadores
del presente documento, los cuales se medirán mensualmente e impactaran la facturación en un
porcentaje dado.
Para el cálculo del descuento total por incumplimiento en los ANS se sumará los descuentos
individuales de cada uno de los ANS mencionados (Calidad, Disponibilidad y TSF) y se aplicará
como descuento a la facturación total mensual de servicios. Para este cálculo sólo se usarán eventos
que sean atribuibles completamente al OFERENTE.
Descuento Total = Descuento por Disponibilidad + Descuento por Calidad + Descuento por
TSF