ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

EVIDENCIA 2. Informe inventario documental

APRENDIZ:
Carlos Miguel López Ruiz
CÓDIGO: 3.836.698

INSTRUCTOR
ALEXANDER HERRERA PEREZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
OCTUBRE 26/2018

Ejercicio Práctico: Informe Inventario Documental. El aprendiz deberá realizar y

entregar como evidencia un inventario documental sea de la entidad donde labora o de una
que haya investigado o donde haya labora, explicar paso a paso cómo se fue diligenciando
el inventario único documental, entregar informe de los parámetros que se deben tener en
cuenta para la realización de la transferencia.

Los documentos y las comunicaciones oficiales que ingresen a las unidades policiales
deberán ser revisadas para verificar entre otros aspectos: competencia, anexos, destinatario,
datos de origen del ciudadano o apoderado (documento de identificación, fax, dirección
electrónica y objeto de la petición).
De igual manera si el peticionario realiza la solicitud verbal (en casos de usuarios con
discapacidad o adultos mayores) se procederá a prestar los medios para la elaboración de la
solicitud y se expedirá copia de la misma.

En ningún caso podrá ser rechazada la petición por motivos de fundamentación inadecuada
o incompleta.

Para la documentación que sea allegada en sobre sellado, se deberá activar el protocolo de
seguridad establecido por la unidad para la revisión y apertura de los documentos antes de
ser recibidos por la ventanilla de radicación; para el caso de los sobres sellados que se
identifiquen con la denominación de: Información pública, pública clasificada, pública
reservada, confidencial, secreto y ultrasecreto; se aplicará las medidas de seguridad
establecidas en el mismo protocolo y se procederá a su recepción sin realizar la apertura del
mismo.

Teniendo en cuenta la revisión de los documentos por motivos de seguridad; para el caso de
los sobres estos se recibirán abiertos igualmente la unidad deberá establecer el protocolo de
seguridad para la recepción de documentos.

Una vez recepcionado el documento, se escaneara en su totalidad; de igual manera para el

caso de
los documentos con carácter confidencial se escaneara la portada del sobre.
Posteriormente se deberá indexar la información en la plantilla solicitada por la herramienta
tecnológica, colocando la información de relevancia del documento a radicar, asignando al
documento un número de consecutivo en el aplicativo dispuesto para tal fin, entregando al
peticionario copia debidamente radicada y a su vez se remitirá a la dependencia
correspondiente. Si el asunto de la petición no es competencia de la institución, se le
informará verbalmente al peticionario orientándolo hacia la entidad radicadora competente.
En caso que haya sido recibida y radicada se remitirá de acuerdo a la competencia y se
enviará copia del oficio remisorio al peticionario dentro de los 5 cinco días siguientes a su
recepción.
Se clasifica la documentación de acuerdo a su competencia, contenido y prioridad para su
distribución y registró en los sistemas manuales o automatizados de correspondencia;
consignando datos tales como:
Nombre de la persona y/o entidad remitente, asunto o información relevante del
documento, nombre o sigla de la dependencia competente, número de radicación, anexos,
entre otros.

Diligenciar e imprimir las planillas control de comunicaciones oficiales recibidas para

sistemas manuales o planillas suministradas por el aplicativo utilizado para la radicación de
documentos y hacer la entrega de la documentación al responsable de cada dependencia,
quien a su vez la entrega al funcionario competente para que proceda con el trámite.

El responsable o jefe de la dependencia diligenciara la nota interna en el campo de

comentarios en la herramienta tecnológica disponible para ello. Para las unidades que no
cuenten con estos medios, deberán diligenciar la nota interna de forma manual, si se
requiere.

Ejecutar la totalidad de las actividades descritas en el procedimiento documentado.

El funcionario de la dependencia respetando el derecho de turno y los tiempos de respuesta,

analiza la solicitud, hace acopio de la información necesaria, proyecta la respuesta, y
entrega al jefe de la dependencia para su revisión y aprobación y trámite del competente.
La dependencia productora hace la entrega a la ventanilla única las comunicaciones
producidas en su respectivo soporte, sus anexos y sobre de manila con los datos del
destinatario para realizar el envío, escáner y radicar en el aplicativo o los medios
institucionales para tal fin.

Si la documentación es externa se realiza la verificación de datos de envió: número de

oficio, dirección, nombre del destinatario, oficina remitente y anexos (si los hay). Si no
cumple con los requisitos se devuelve a la dependencia de origen para su complemento.
Ingresar en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las
comunicaciones enviadas, registrando los datos correspondientes. Por último se diligencia y
firma la planilla control comunicaciones oficiales enviadas como soporte de entrega, El
responsable de radicación y correspondencia realiza la distribución y envió de la
documentación producida.

El responsable de radicación y correspondencia realiza las actividades de alistamiento

físico para él envió por los diferentes medios y pesaje por el radicador(a) o empresa de
mensajería.

Ingresar en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las

comunicaciones enviadas, registrando datos tales como: número de oficio, dirección,
nombre del destinatario, asunto, oficina remitente, anexos (si los hay). Por último se
diligencia y firma la planilla control comunicaciones oficiales enviadas como soporte de
entrega.