EL ARCHIVISTA

El diccionario de terminología Archivística publicado por el Consejo Internacional de

Archivos, define al archivista como "una persona profesionalmente ocupada en la
administración de archivos y/o en el manejo de archivos. En el pasado, se consideraba
que las obligaciones del Archivista consistían simplemente en la preservación de las
fuentes históricas. En el mundo de hoy, las obligaciones de los archivistas se conciben en
un sentido más amplio. Se exigen que sepan de los documentos donde sea que ellos se
encuentren proporcionen información acerca de ellos y puedan extraerla para las
personas que tiene derecho a obtenerla. Cada vez más, el archivista trasciende el papel
tradicional de rescatador y preservador de documentos del pasado para involucrarse
profundamente en todos los procesos documentales asociados con la conducción de los
asuntos de la administración y con el procesamiento de información. En estas
circunstancias, los archivistas se enfrentan al reto de ayudar a la sociedad a encontrar
nuevos medios de conformar su patrimonio documental y hacerlo accesible. Un mundo sin
archivos sería un mundo sin memoria, cultura, derechos legales y faltos de comprensión
de las raíces históricas y científicas, es decir, carente de identidad colectiva. En
consecuencia, el archivista es el depositario de una gran responsabilidad de asegurar que
la sociedad tenga un conocimiento integral de sí misma, teniendo acceso a los archivos,
mediante la descripción de los fondos, los archivistas se ocupan de que los miembros de
las sociedades tengan acceso documental.

Perfil Ocupacional:

Profesional de la información debe planificar, diseñar y administrar sistemas de

información. Llevar adelante la dirección de una unidad de información. Analista y
organizador de información y sobre todo gestor de información.

Perfil Profesional:

El archivista debe tener los conocimientos, habilidades, destrezas y valores para planear,
analizar, diseñar, evaluar y poner en producción servicios y sistemas de información con
base en la utilización de tecnologías modernas especialmente las apoyadas en la
informática y las telecomunicaciones. Debe tener una formación ética y el conocimiento
científico - tecnológico tal que le permita determinar el tipo de información requerida para
la adecuada toma de decisiones. Debe tener la capacidad para planear, dirigir, coordinar y
organizar sistemas de información bibliotecas y servicios de documentación para el uso
de instituciones y personas. Debe poder utilizar tecnologías de procesamiento de
información y de comunicaciones en el análisis de diseño, almacenamiento, recuperación
y difusión de la información. Y por último liderar la creación de manejo y actualización de
la infraestructura de información para el acceso a las fuentes del conocimiento de las
instituciones y las personas
Buena noche profesora y compañeros.

Partiendo del planteamiento con que se diseña esta guía (NORMA GTC-185 ICONTEC),
cabe anotar que representa recomendaciones para elaborar diferentes tipos
de documentos en las organizaciones ya que tienen en cuentan los aspectos generales
de comunicación y presenta un
orden para las partes de cada documento con base en el estilo y la presentación.
Esta guía está dirigida a empresarios, directivos, instructores, asistes administrativos y
secretarios y todas personas aquellas personas que estén involucradas con el
documento.

La guía GTC185 se emplea en:

Cartas

Memorandos

Circulares

Actas

Informes

Certificados y constancia

Hoja de vida corporativa

Mensajes electrónicos

Ejemplos:

1. CARTAS

Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización y personas

naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En
algunas entidades se denomina oficio.

La expedición de cartas está a cargo de funcionarios autorizados mediante acto

administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Se recomienda elaborar las cartas
en formato carta, oficio oA4, con logo, membrete y pie de página.

PARTES DE LA CARTA

 Código
 Lugar de origen y fecha de elaboración
 Destinatario
 Denominación o título académico
 Nombre del destinatario
 Cargo
  Organización
 Dirección
 Nombre del lugar de origen
 País
 Asunto
 Saludo
 Texto

CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la

veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. MEMORANDO: Comunicación
escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos.

MEMORANDO:

Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos.
Características: - Utilizar formatos normalizados en los manuales de cada organización -
Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes - Distribuir el texto de acuerdo
con su extensión - Tratar un solo tema por memorando Algunas ocasiones en que se
debe utilizar un memorando son: - Informar sobre hecho breve, Expresar necesidades,
Hacer requerimientos, Aclarar una situación, corregir o impugnar una situación, llamados
de atención entre otras.

EJEMPLO DE UN MEMORAND