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Produção apoiada pelo Programa Operacional Formação Profissional e Emprego, co-financiado pelo Estado Português e pela União Europeia, através do Fundo Social Europeu
Índice
Unidade Didáctica 3
Introdução 9
Objectivos 11
Pré-Requisitos 13
Perfil do Formador 15
Legislação 19
Unidade Didáctica 1
Evolução do Pensamento Administrativo 23
1. Primórdios da Administração 25
2. Antecedentes Históricos 26
3. Os Economistas 31
Unidade Didáctica 2
Teorias da Administração 33
Administração Científica 35
Teoria Clássica 36
Abordagem Humanística 37
Teoria Neoclássica 38
Abordagem Estruturalista 40
Abordagem Comportamental 41
Abordagem Sistémica 43
Teoria da Contingência 44
A Administração Hoje 45
O Administrador 47
As Organizações 49
Os Níveis Organizacionais 50
O Processo Administrativo 51
As Habilidades do Administrador 52
Os Papeis do Administrador 53
Unidade Didáctica4
Organização Administrativa 55
Tipos de Departamentalização 58
Princípios de Organização 61
Centralização e Descentralização 62
Estruturas Organizacionais 63
Tipos de Estruturas 64
Estrutura Matricial 67
Estrutura de Equipas 69
Estrutura em Rede 70
Organizações Híbridas 71
Determinantes Da Estrutura 72
Organização Informal 73
Comunicação Informação 75
Conceito de Comunicação 77
O Processo de Comunicação 78
Barreiras à Comunicação 79
Comunicações Organizacionais 80
Unidade Didáctica 7
O Cliente 93
Unidade Didáctica 8
Política da Qualidade, Processos e Melhoria Continua 97
Avaliação 105
Auto-Avaliação 109
Unidade Didáctica 11
A Reengenharia 127
Unidade Didáctica 12
A Organização que Aprende e Criadora de Conhecimentos 133
A Empresa Criadora de Saberes 136
Unidade Didáctica 13
O Empowerment 141
Unidade Didáctica 14
Especialização / Polivalência 147
Unidade Didáctica 15
Benchmarking 151
O Benchmarking 153
Unidade Didáctica 16
Ética na Administração 161
Unidade Didáctica 17
Impacto das Novas Tecnologias 167
Unidade Didática 18
As Novas Políticas na Administração Pública 173
Unidade Didáctica 19
Instrumentos de Avaliação 183
Bibliografia 195
Considerando que um dos meios pelos quais esta finalidade será alcança-
da é através da conclusão de acordos no domínio administrativo;
Ao longo do tempo a sua influência tem sido enorme nas teorias da admi-
nistração.
A organização linear, teve a sua origem na organização militar do exército
da Antiguidade e da época medieval. Os seguintes aspectos foram lega-
dos básicos e inspiradores de muitos teóricos da Administração; o princí-
pio da unidade de comando, fundamental para a função de direcção; a
escala hierárquica, com os níveis de comando relativos ao grau de autori-
dade e responsabilidade correspondentes; a autoridade delegada a níveis
mais baixos; o planeamento e o controle centralizados e as operações
descentralizadas, nas batalhas de maior porte, deu-nos a centralização de
comando e a descentralização de execução; o “estado-maior” (staff); o
princípio de direcção por meio do qual todo subordinado deve saber o que
se espera dele e aquilo que ele deve fazer; a disciplina.
O planeamento;
O preparo;
O controle;
a execução.
Tipos de Organização
divisão do trabalho;
especialização;
hierarquia;
distribuição de autoridade e responsabilidade;
racionalidade da organização formal.
Departamentalização
por objectivos; por processo (ou técnicas); por clientela; por área geográfica
(ou localização); por produto (ou serviço).
Cada tipo apresenta características peculiares com vantagens e desvanta-
gens que, após analisadas e pesadas, indicarão a melhor escolha a ser feita.
Teoria Estruturalista
Esta teoria surgiu por volta de 1950, fruto dos estudos de diversos autores.
Esses autores procuravam relacionar as organizações com seu ambiente
externo, com base no conceito de que a sociedade moderna é uma
“sociedade de organizações”, surgindo em consequência o homem orga-
nizacional.
Teoria Comportamental
Simon surge com a Teoria das Decisões, uma forma de explicar o compor-
tamento humano nas organizações. Essa teoria nada mais é do que o
processo de análise e escolha entre diversas alternativas.
A Teoria Comportamental enfatiza o homem administrativo, que busca ape-
nas a maneira satisfatória de fazer um trabalho. O comportamento organi-
zacional é o estudo do funcionamento e da dinâmica das organizações e
apresenta alguns aspectos importantes, como: a Teoria do Equilíbrio, os
tipos de participantes e a Teoria da Aceitação da Autoridade.
Por fim, as críticas são baseadas na fragilidade de alguns aspectos, como:
a abordagem mais descritiva e menos prescritiva, profunda reformulação
da filosofia administrativa, dimensões bipolares etc.
A Cibernética e a Administração
Ciência recente, a Cibernética influenciou intensamente a Administração
com seus os conceitos e ideias, e ainda com suas máquinas, computa-
dores etc.. Alguns dos seus conceitos venceram fronteiras incorporaram-
se na Teoria Administrativa. Vejamos: sistema, classificação de sistemas,
suas propriedades e a sua representação. E uma nova linguagem passou
a ser utilizada.
Teoria Matemática
Nível Institucional
Nível intermédio
Nível Operacional
Planeamento
O planeamento define o que a organização pretende fazer no futuro e como
deverá fazê-lo. Por essa razão, o planeamento é a primeira função adminis-
trativa definindo os objectivos para o futuro desempenho organizacional e
decidindo sobre os recursos e tarefas necessários para alcançá-los ade-
quadamente. Graças ao planeamento o administrador orienta-se através dos
objectivos visados e das acções e procedimentos para os alcançar ade-
quadamente. O planeamento, portanto, é o processo de estabelecer objec-
tivos e o curso da acção adequado para alcançar esses objectivos.
Organização
Direcção
A direcção representa a acção em marcha daquilo que foi planeado e orga-
nizado. Para tanto, a direcção é a função administrativa que envolve o uso
de influência para activar e motivar as pessoas a alcançar os objectivos orga-
nizacionais. Ela envolve influencia, comunicação e motivação das pessoas
para desempenhar tarefas essenciais.
Controle
Uma função corresponde a um tipo de actividade laboral que pode ser identi-
ficada e se distingue de qualquer outra. A função financeira, a função comer-
cial e a função produção são exemplos de actividades.
A departamentalização é o processo de agrupar funções semelhantes ou rela-
cionadas ou actividades principais em unidades de gestão.
A diferenciação, consiste em criar níveis hierárquicos adicionais, diferen-
ciação vertical, ou formar novos departamentos ao mesmo nível da hierar-
quia, diferenciação horizontal. Num e noutro caso, a necessidade de diferen-
ciação tem geralmente como causa fundamental o acréscimo do volume ou
da complexidade do trabalho.
A estratégia da empresa,
A tecnologia utilizada,
Comunicar significa tornar algo comum. Esse algo pode ser uma men-
sagem, uma notícia, uma informação, um significado qualquer. Assim, a
comunicação é uma ponte que transporta esse algo de uma pessoa a
outra ou de uma organização a outra.
Informação é um conjunto de dados com um determinado significado. O
conceito de informação envolve um processo de redução da incerteza. Bill
Gates diz que a informação é algo que alguém deseja saber e pelo qual
está disposto a pagar. A informação não é tangível nem mensurável, mas
é um produto valioso no mundo contemporâneo porque proporciona
poder. O controle da informação é alvo de governos, empresas e pessoas.
Drucker vai mais longe e argumenta que, na era da informação, o recurso
realmente controlador, o factor de produção absolutamente decisivo, não
é mais o capital ou a terra ou a mão-de-obra. É o conhecimento.
Comunicação é a transmissão de uma informação de uma pessoa a outra
ou de uma organização a outra. A comunicação é o fenómeno pelo qual
um emissor influencia e esclarece um receptor. Mais do que isso, comuni-
cação é o processo pelo qual a informação é trocada, compreendida e
partilhada por duas ou mais pessoas, geralmente com a intenção de
influenciar o comportamento. Assim, comunicação não significa apenas
enviar uma informação, mas torná-la comum entre as pessoas envolvidas.
Percepção Selectiva
Comunicações Descendentes
São os canais mais familiares que fluem comunicação dentro das organi-
zações. Comunicações descendentes referem-se às mensagens e infor-
mações enviadas do topo para os subordinados, isto é, de cima para
baixo, numa direcção descendente.
Comunicações Ascendentes
Comunicações Horizontais
Comunicação em Equipas
Reuniões
Traços físicos
Intelectuais
Sociais
Liderança autocrática
Liderança liberal
Liderança democrática
Modelo autocrático
Modelo Liberal
Modelo Democrático
Estas teorias consideram que não existe um estilo de liderança ideal, pois
o processo de liderança é função das três variáveis nele intervenientes:
lideres, seguidores, e contexto. Assim o estilo de liderança deve ser ajus-
tado a cada caso conforme mudam as variáveis.
O bom líder é aquele que em cada situação utilizará o comportamento e
as estratégias adequadas ao diagnóstico da situação.
Terá uma opção comportamental e de desempenho determinado pelas cir-
cunstâncias, podendo fazer apelo a atitudes variáveis desde a autocracia,
manipulação até à consulta, participação e delegação de poderes. O que
interessa é a qualidade das decisões e promover nos outros a aceitação
das decisões tomadas ponderadamente.
Fornecedores Externos
Estão englobados nesta categoria, entre outros, os fornecedores de
equipamento e material, todos os serviços de apoio à actividade.
Clientes Externos
Embora dependa do tipo de Missão da Organização, genericamente os
clientes externos são os clientes/ cidadãos utilizadores dos serviços e
outras Entidades.
Os clientes internos são os funcionários, os colaboradores e os departa-
mentos, que ao mesmo tempo são também os fornecedores internos.
A Qualidade está subjacente a um processo contínuo que pode falhar
numa das etapas da relação Cliente Fornecedor interno. Assim, uma parte
significativa da Gestão pela Qualidade está dedicada a assegurar que
todos, na Organização, contribuam para a eficácia da relação
Cliente/Fornecedor interno, com vista à maximização da eficácia da
relação Cliente/Fornecedor externo.
1ª Fase:
Identificação das necessidades e expectativas dos Clientes externos e a
sua tradução em requisitos quantificados, para que estes possam ser
sujeitos a uma avaliação através de indicadores pré-definidos.
2ª Fase:
Identificação das necessidades e expectativas da cadeia Cliente/Fornecedor
interno e estabelecimento dos respectivos requisitos quantificados para que,
no final desta cadeia, os objectivos da 1ª Fase sejam atingidos.
Por maior que a Organização seja, esta apenas terá que desdobrar a sua
Política da Qualidade a todos os níveis da estrutura até ao nível individual
alinhando e envolvendo todos na sua Missão, Visão, Valores e Objectivos.
Ao serem acordados os requisitos entre Cliente e Fornecedor internos
devem ser estabelecidos indicadores de medida da eficácia dessa relação
e os seus objectivos.
1º Identificá-los correctamente;
2º Conhecer e satisfazer as suas reais necessidades;
3º Fornecer-lhes a tempo as suas encomendas produtos/serviços;
4º Aceitar que procedam a um Controlo de recepção, quer qualitativo,
quer quantitativo;
5º Dar-lhes um apoio constante;
6º Ouvir as suas críticas;
7º Lançar acções correctivas.
O Tipo de informação;
4. Auto-avaliação da Organização
O que pensam os Clientes acerca da Organização e da prestação dos
serviços?
Planear (Plan)
Recolher factos e dados quantitativos;
Identificar soluções;
Preparar o plano de implementação da solução;
Desenvolver (Do)
Implementar a solução;
Verificar (Check)
Comparar se o desempenho do processo alterado está em con-
sonância com o planeado;
Agir (Act)
Modificar o processo de acordo com as alterações introduzidas;
Documentar o «novo» processo;
Informar os restantes intervenientes no processo;
Reflectir sobre nova melhoria.
Objectivos:
Exemplo:
Os processos de estratégia
Os processos operacionais
Os processos de suporte
Objectivo:
8. Tente percebê-los.
a) Focalização no cliente
As organizações dependem dos seus clientes e, consequentemente, con-
vém que compreendam as suas necessidades, actuais e futuras, satis-
façam os seus requisitos e se esforcem por exceder as suas expectativas.
f) Melhoria contínua
Convém que a melhoria contínua do desempenho global de uma orga-
nização seja um objectivo permanente dessa organização.
c) Utilizadores de produtos;
Um objectivo de ruptura
A inovação
A abordagem por processos.
4.Os papéis das pessoas deixam de ser moldados por regras e regulamen-
tos internos para a plena autonomia, liberdade e responsabilidade.
5.A preparação e desenvolvimento das pessoas deixa de ser feita por meio
do treino específico, com ênfase na posição e no cargo ocupado, para se
constituir numa educação integral e com ênfase na formação da pessoa e
nas suas habilidades pessoais.
Ao aumento da Qualidade;
À redução dos Custos e Aumento da Eficiência Operacional;
À melhoria dos Serviços e Retorno do Cliente;
A uma organização mais Competitiva.
1.Os indivíduos são fiéis à sua função, identificam-se com ela, mas não se
sentem responsáveis pelos resultados produzidos pelo esforço combinado
de todos;
1. Criar uma visão que ponha o acento no saber que valoriza a aquisição,
a criação e acumulação de saberes.
A organização que aprende foi definida por Peter Senge. Embora sendo
um conceito tratado de forma profusa na literatura anglo-saxónica, merece
ser completada através dos contributos de Nonaka e Takeuchi, Arie de
Geus e numerosos outros autores, o que nos leva a propor a seguinte
definição (Brilman, 2000):
Uma organização que aprende pode ser definida como uma organização
que:
3. Considerar a força dos modelos mentais que são os saberes, mas tam-
bém as prisões e questioná-los de forma permanente.
Obstáculos ao Empowerment
5.Implementação de acções
Porém, seja qual for a metodologia escolhida, existem várias etapas a que
deve obedecer um projecto de benchmarking, as quais são:
1. Decidir participar
Informar, formar.
3. Identificar os parceiros
4. Desenvolver indicadores
5. Recolher dados
6. Analisar e identificar
7. Integração de resultados
8. Avaliar melhorias
9. Repetir o exercício
Comparar novamente;
Avaliar desempenhos;
Mesmo com uma rede totalmente privativa é possível ter conexões remo-
tas por meio de linhas telefónicas dedicadas. Algumas organizações pref-
erem ligar as suas Intranets à Internet e, assim, aproveitar a estrutura de
comunicação da rede mundial. Essa abertura para o mundo externo possi-
bilita que os parceiros da organização tenham acesso a registos para obter
determinadas informações. Neste caso esta extensão da tecnologia,
recebe o nome de Extranet.
Neste ponto, a Intranet trás uma enorme facilidade nas deslocações, já que
os utilizadores podem ter acesso a todos os documentos da e organização
sem ter a necessidade de levar grandes arquivos.
As Intranets são cada vez mais vistas como projectos redutores de custos.
A organização precisa de conhecer a utilização que pretende dar à rede
com aplicações como publicação e circulação de documentos electrónicos,
trocas de mensagens, tarefas de workflow e trabalho em grupo.
Mas, que esforços tem a própria administração feito para evoluir e adaptar-
se às solicitações que lhe são feitas?
Desburocratização
Site:
www.umic.gov.pt
Uma visita ao site da UMIC dá-nos uma visão global de qual o sentido da
reforma, quais os pilares de actuação no âmbito do Plano de Acção para o
desenvolvimento da sociedade da informação. Quais os objectivos do
governo Electrónico em Portugal. Quais os eixos de actuação para o
desenvolvimento da estratégia do governo electrónico e ainda os projectos
emblemáticos a desenvolver no âmbito do Governo Electrónico. Bem
como a calendarização das metas a atingir para a concretização dos dife-
rentes objectivos.
Mas a melhor forma de perceber o que está a ser feito, e porque está ser
feito, é dar voz aos pilotos da reforma, a Secretaria de Estado da
Administração Publica.
A Reforma da Administração Pública incide, sobretudo, em áreas de
gestão abrangendo estruturas, dirigentes e gestão do desempenho.
Unidade Temática II
O que entende por unidade de comando?
Quais os aspectos referidos nas diferentes teorias da administração que
identifica com facilidade na sua organização?
Quais as funções do Administrador?
Relacione as habilidades do administrador com os níveis da adminis-
tração.
Em que nível se situa na organização a que pertence?
Defina as habilidades e os papéis do administrador.
Descreva o processo de organização e os vários tipos de departamenta-
lização usados na definição da estrutura organizacional das organizações.
Explique o processo administrativo e seus componentes.
Qual ou quais, os tipos de departamentalização que identifica no seu
local de trabalho?
Diferencie os conceitos de: Autoridade, responsabilidade, delegação,
centralização e descentralização.
Analise os princípios fundamentais de organização e diga quais os dife-
rentes tipos de estruturas que as organizações podem apresentar, suas
vantagens e desvantagens.
Que tipo de estrutura apresenta a organização onde trabalha?
Qual a importância da organização informal para o administrador?.
Descreva o processo de comunicação, quais os seus elementos essenciais.
Identificar canais de comunicação formais e informais presentes numa
organização. Dê exemplos.
Quais as barreiras à comunicação?
Qual a diferença entre comunicação e informação?
Explique as diferenças entre liderar e gerir.
Identifique as fontes de poder do líder.
Que são teorias contigenciais de liderança?
Qual o tipo de liderança na sua organização?
Identifique os seus clientes internos e externos.
Quais as etapas da implementação da gestão da qualidade numa orga-
nização?
Defina : Missão e Visão de uma organização.
Conhece a definição de missão da sua organização?
Defina processo.
Identifique um grande processo na organização onde trabalha.
O que entende por cartografia do processo?
O que é a auto-avaliação?
Defina melhoria continua.
APRENDIZAGEM
BENCHMARKING
Processo contínuo e analítico para comparar de forma sistemática activi-
dades, processos, operações e práticas da própria organização com organi-
zações reconhecidas como mais avançadas ou excelentes e aprender com
elas.
CRIATIVIDADE
Geração de ideias que proporcionem práticas de trabalho e ou produtos e
serviços novos ou melhorados.
COLABORADORES
Conjunto de funcionários de uma organização.
COMUNICAÇÃO ASCENDENTE
Fluxo de informação que circula dos níveis inferiores da hierarquia para o
topo.
COMUNICAÇÃO DESCENDENTE
Fluxo de informação que vai dos níveis de direcção da organização para os
níveis inferiores da hierarquia.
Implica a existência de intercâmbio. A comunicação descendente só existe
se houver a ascendente, caso contrário não haverá informação descendente.
COMUNICAÇÃO HORIZONTAL
Intercâmbio de informação entre pessoas situadas no mesmo nível da
hierarquia de uma organização.
COMUNIDADE
Conjunto formado pelas pessoas, entidades e ambiente externo, sobre as
quais incide a gestão municipal e o conjunto de acções levadas a cabo pelo
município.
CONCESSIONÁRIOS
Pessoa ou organização que, de acordo com a legislação aplicável à con-
tratação pública, administra bens e serviços para o município ou para o
munícipe.
CULTURA DA ORGANIZAÇÃO
Conjunto de comportamentos, princípios éticos e valores que os membros da
organização praticam, transmitem e reforçam.
Eficácia
Medida e grau em que os resultados conseguidos correspondem aos objec-
tivos previstos.
EFICIÊNCIA
EMPOWERMENT
Refere-se à relação existente entre a motivação e responsabilização dos
colaboradores e ao nível de participação que lhes é dado para a tomada de
decisões.
Compreende conceitos como habilitação, delegação, autonomia e responsa-
bilidade.
Equipa de melhoria da qualidade - Grupo de pessoas que se reúne para lidar
com um problema específico. A equipa identifica e analisa processos de tra-
balho relevantes, desenvolve soluções, faz recomendações para a sua
implementação e controla, na maioria das vezes, a mudança, revendo os
resultados que daí emergem. Estas equipes são por vezes referidas por out-
ros nomes tais como "equipa de acção de processo" ou "equipa de melhoria
de processo".
ESTRATÉGIA
Plano de acção que prescreve a alocação de recursos e outras actividades
do município para lidar com o ambiente e ajudar a organização a cumprir as
suas metas.
FEEDBACK
Termo anglo-saxónicos referente a processos de retroalimentação de infor-
mação útil para a melhoria.
FORNECEDORES
Aqueles que prestam serviços municipais à população ou fornecem bens ou
serviços ao município. Uma categoria específica de fornecedores são os con-
cessionários.
GRUPO DE FOCO
Reunião de um conjunto de pessoas, com a finalidade de obter a sua opinião
em relação a uma ou mais questões, conduzida de forma estruturada que
proporcione o debate e a troca de opiniões.
INDICADOR
Registo de medida que permite o seguimento e avaliação periódica das
variáveis chave de uma organização por meio da sua comparação com refer-
ências internas "objectivos" e ou externas "Benchmarking"
INOVAÇÃO
Transformação prática de ideias em novos produtos, serviços, processos e
sistemas.
Just-in-time - Procura que se produza apenas o necessário quando
necessário, eliminando os stocks. Exige simplificação de processos, grande
flexibilidade e uma relação duradoura com os fornecedores.
MISSÃO
Declaração que descreve o propósito ou razão de ser de uma organização.
OBJECTIVOS
Finalidades ou metas que a organização se propõe atingir através de uma
estratégia determinada.
PERCEPÇÃO
Opinião de um indivíduo ou grupo de pessoas.
PLANEAMENTO ESTRATÉGICO
Fixação de objectivos de longo prazo com a correspondente afectação de
recursos, calendário de realização, desenho de sistemas de decisão e cont-
role que permitam a sua efectivação e sejam compatíveis com o cumprimen-
to dos objectivos de curto prazo.
PLANEAMENTO DE PESSOAL
Planeamento específico relativo aos recursos humanos de uma organização.
PODER LOCAL
É constituído pela Assembleia Municipal "órgão deliberativo" e Câmara
Municipal "órgão executivo" ,
Assembleia de freguesia e junta de freguesia .
POLÍTICA
Orientação do programa do governo estabelecida pelos representantes
eleitos. Baliza o desenvolvimento da estratégia e do planeamento.
POLÍTICOS
Representantes eleitos que definem e controlam a política, coordenam e par-
ticipam na implementação das estratégias.
RECURSOS
RENDIMENTO
Grau em que os resultados conseguidos por um indivíduo, equipa ou orga-
nização é correspondente ao esperado ou ao possível.
TEMPO DE RESPOSTA
Tempo necessário para responder a uma solicitação de um cliente interno
ou externo.
VALORES
Conceitos e expectativas que descrevem a conduta dos colaboradores da
organização e determinam todas as suas relações "confiança, princípios,
etc.".
VISÃO
Declaração que descreve o que a organização deseja ser no futuro.
BILHIM, J. (2001); Gerir a Administração Pública como uma empresa. ln: Reforma do
Estado e Administração Pública Gestionária. Lisboa: Instituto Superior de Ciências Sociais
e Políticas.
BOYEIT, I., BOYEIT, I. (1999); O Guia dos Gurus: os melhores conceitos e práticas de
negócios. Rio de Janeiro: Editora Campus.
CAMP, Robert (1993); Benchmarking: O caminho da qualidade total, São Paulo, Pioneira.
CASAIS, Eduardo, Reinventar a Gestão, Competir & Ganhar, editora Lidel edições técni-
cas.
KATZ, Daniel e KAHN, Roberto L. (1970); Psicologia Social das Organizações, São
Paulo, Ed. Atlas.
NONAKA, Ikujiro & TAKEUCHI, Hirotaka (1995); The Knowledge Creating Company,
Oxford University Press.
PETERS, Tom (1994); O Seminário de Tom Peters – Tempos loucos pedem organi-
zações loucas, Bertrand Editora.