CAMBIOS DE VERSION 4.31 A VERSION 5.

MENU GENERAL

1. NUEVO MENU VERSION 5.1

Dentro de la nueva versión se presenta un nuevo menú para facilitar la navegación

de cada una de las opciones dentro de cada uno de los módulos el cual se presenta
de la siguiente forma.

2. Características del nuevo menu

1. Dentro de cada uno de los módulos se manejarán 3 opciones como son:

 Parametros
 Procesos
 Informes y Consultas
Se presentan todos los módulos independiente del tipo de empaquetamiento que
tenga el usuario, por tal motivo los módulos que tenga habilitados se presentarán en
color azul y los módulos desactivados en color gris. Es de aclarar, que en básico y
vendedor aquellos módulos que no aplican a nivel comercial los deben ofrecer en el
tipo de SIIGO que corresponda
Cuando se tiene instalado SIIGO estándar + modulo de recursos humanos al dar clic
sobre la opción del modulo de recursos humanos se activara el programa
SIIGOnom.exe para el ingreso.

Cuando se tiene instalado SIIGO inteligente al dar clic sobre la opción del módulo
Inteligente se activara el programa ejecutable correspondiente a este modulo para
su ingreso

Tiene la opción de manejar el menú explorador dando clic sobre la opción de SIIGO
WINDOWS ESTANDAR

Cuando se ha cambiado del menú nuevo a menú explorador es importante

tener en cuenta que no se puede cambiar de nuevo al menú inicial, para
esto es necesario salir del programa e ingresar de nuevo.

Los módulos complementarios como son : Seriales, Clasificaciones, Distribucion de

costos, Vehiculos, Vehiculos nueva Version, Lechero, Produccion, Bonos, Carga,
Distribuido, Propiedad Horizontal.

Según el modulo que tenga el usuario instalado se encontraran dentro de la opción

de Módulos complementarios, con un botón asignado para cada uno de ellos como se
puede ver a continuación.
Dentro de la barra de herramientas del nuevo menú se elimina la opción VER la cual
tiene el menú explorador debido a que para el nuevo menú estas opciones no
aplican, por no manejar iconos en las opciones del menú.

3. Inclusión unos informes de los modulo del gerente y auditor en SIIGO

estándar, vendedor y básico

Se incluye algunos informes del modulo del gerente y auditor sistema como parte del
genérico. Al momento de actualizar el programa a la nueva versión el sistema los
incluye en el menú ya instalados y con las opciones activas. Esto aplica para SIIGO
Estándar, SIIGO Vendedor y SIIGO Básico.
4. Enlace directo a preguntas frecuentes en el portal desde SIIGO

El sistema posee un enlace directo a la opción de Preguntas frecuentas del portal de

clientes de SIIGO. Esta opción aparece en la opción Ayuda de la barra de
herramientas de SIIGO.

5. Mapa de Informes

Se diseño en esta versión una herramienta que permite tener un repositorio de

informes dentro del sistema, facilitando al usuario su búsqueda y consulta,
brindando una breve descripción y vista preliminar, para conocer la información que
este despliega.

Para si visualización eN SIIGO Windows, en la ruta ayuda – mapa de informes o en

Administración – mapa de informes.

La búsqueda de los informes en esta opción se puede realizar de la siguiente manera

Numéricamente: Se ingresar el código asignado al informe y el mapa de informes

filtrara los informes por los dígitos digitados

Alfabéticamente: El mapa de informes filtrara los informes de acuerdo al nombre

digitado
Una vez filtrados los informes deseados, al oprimir doble click sobre el informe
deseado se desplegara una ventana con la información del informe seleccionado
Informe Indica el titulo del informe que se consulta

Ruta Menú Indica la ruta en donde se encuentra la opción que genera

el informe

Descripcion Indica en una breve descripción los datos que se generan

en este informe.

Estando en la ventana donde se despliega la información del informe seleccionado al

oprimir el botón se desplegara el Informe tal cual lo vera el

usuario en su ejecución
ASISTENTE DE CONFIGURACION

Se creó para esta nueva versión un asistente que guie al usuario en el proceso de
parametrizacion de su nueva empresa, llevándolo paso a paso en cada opción,
indicándole el porqué de cada una de ellas, de tal manera que los primeros
parámetros, que son secuenciales, se realicen en el orden requerido y que con ello
el usuario ahorre tiempo, garantizando además que todos los parámetros que el
sistema requiere para trabajar queden inicialmente configurados

Al ingresar por primera vez al sistema presentara los datos referentes al serial, tipo
de SIIGO, empresas instaladas, número de usuarios, módulos activos, número de
puntos distribuidos, número de cajas.
Paso siguiente presentara los datos de nombre de empresa junto con los datos
digitados en la instalación de la misma, además del nombre del responsable de la
información con su identificación y tarjeta profesional si se tiene. Esta ventana
permite modificar o ajustar los datos allí indicados, pero después de que por primera
vez se modifiquen el sistema no permitirá más cambios.
Después de esto el sistema guía al usuario en la creación de los siguientes
parámetros presentando un breve texto en el que se aclara para que y porque de
cada opción y además visualiza informes en donde presenta lo que se ha
parametrizado en cada opción, permitiendo reingresar para continuar la labor.

El sistema presenta la configuración de ciudades y países, zonas, centros de costo y

subcentros de costo, bodegas, y los datos del registro de control
PARAMETROS GENERALES / REGISTRO DE CONTROL

1. Reincorporación de los códigos de las ciudades del DANE e ICA

Se encuentra ahora en la ruta Parámetros – Códigos del DANE una nueva opción en
donde se puedan incluir los nombres de las ciudades con su respectivo código DANE.
Estos códigos quedan guardados en un archivo titulado ZDANE.
Cuando por la ruta parámetros – Catalogo de ciudades, se cree o se repase una
ciudad el sistema traerá automáticamente el código DANE de la misma. La única
condición es que la ciudad este escrita igual que como quedo escrita en la captura de
códigos DANE sin importar las mayúsculas o minúsculas.

De igual forma en la ruta parámetros – Códigos Actividades ICA, es posible crear los
códigos de actividades económicas con su respectiva tarifa. Estos códigos quedan
guardados en un archivo titulado ZICA
Cuando en el Registro de control se estén creando las Actividades económicas, el
sistema leer este archivo ZICA y automáticamente trae la descripción y la tarifa de
la actividad económica.

En el informe de Impresión de parámetros el sistema permite imprimir en el

informe de códigos DANE (Código y Nombre) y en Código actividades ICA (Código,
nombre, porcentaje).del ZDANE Y ZICA.

2. Permitir borrar claves de administrador

El sistema permite borrar claves de administrador e informar las existentes

En la ruta Parámetros – Registro de claves, aldigitar el ID usuario de una clave

administrador, se habilita la opción de eliminar dicha clave mediante el botón X.. La
única clave de administrador que no se habilita para borrarse es ADMON.

Y en la ruta Parámetros – Impresión de parámetros – Claves Asignadas se presenta

el informe de claves el ID del usuario, nombre e indicando que es administrador.

MODULO DE DOCUMENTOS

1. Manejo de Consecutivo de Cheques

A partir de esta nueva versión en la ruta Contabilidad – Admón. Cuentas contables –

Apertura de cuentas, se incluye en la ventana Datos para Bancos los nuevos campos
llamados ¨numero de cheque inicial¨ y ¨numero de cheque final¨. En esta opción se
indica el rango de cheques que la cuenta de banco utilizara.
Este campo se vera reflejado en la elaboración del Comprobante de egreso, por la
ruta: Documentos – Comprobante Egreso. Allí el sistema valida la cuenta que está en
ese momento asociada al egreso este marcada como cuenta de bancos y además
contenga un rango de consecutivo de cheques inicial y final.

Si se digita un numero que no está dentro del rango el sistema muestra el mensaje
“ El número digitado no se encuentra en el rango”. Sin embargo, al dar Enter
permite continuar con la elaboración del egreso.

Una vez se contabiliza el sistema aumenta en uno el consecutivo del cheque

Esta nueva opción está habilitada tanto en la elaboración de documentos como en
entrada de comprobantes.

Así mismo, cuando se tiene instalado el modulo de tesorería, por la ruta Tesorería-
Flujo de caja- Creación de bancos, al momento de la creación de los bancos el
sistema sugiere el consecutivo inicial del cheque que se digito en la apertura de la
cuentas

2. Devoluciones en compras

Se implemento un nuevo documento para hacer automáticamente Devoluciones en

Compras, de forma similar a su funcionalidad de Devoluciones de Facturas llamado
U- Devolución en compras.

Para esto en la ruta: contabilidad – definición de documentos – parámetros se

encuentra la posibilidad de definir el nuevo documento U-Devolución en compras
Al ingresar al nuevo documento solicita la misma información de un registro de
compra, como lo hace el documento devolución en ventas.
Así mismo en el menú de documentos tambien se encuentra ahora la opción para
acceder a la elaboración de dicho documento. También se puede crear desde la
entrada de comprobantes como cualquier otro documento. .
La devolución de compras se maneja con los mismos estándares del documento
Devolución de Ventas.

3. Consolidación de productos en factura de pedidos y remisiones –

únicamente para la impresión de la factura

En la definición del documento Factura de venta se encontrara ahora una nueva

pregunta llamada ¨ consolida productos de remisión/pedido en impresión¨.

Al marcar esta opción el sistema en la impresión del documento mostrara sumadas

las unidades de un mismo código de producto que se repitan en varias remisiones o
pedidos que se crucen en la factura de venta.

4. Confirmación impresora en previos

El sistema ahora permite escoger confirmar o no la impresora cuando se envía la

impresión de los documentos por la opción Documentos- Impresión de documentos
previos cuando se envía la impresión de varios documentos en bloque.
Para ello en la ruta Contabilidad – definición de documentos –parámetros en los
documentos Factura de Venta, Recibo de caja, Comprobante de Egreso, Registro de
Compra, Notas, Devolución de Ventas, Devolución de compras, Orden de Pedido,
Orden de Compra y Cotización se visualiza ahora una nueva opción llamada ¨No
solicita confirmación de Impresora por Previos¨

Cuando esta opción se marca, al realizar la impresión de estos documentos por la

opción Impresión de documentos previos y enviar más de 1, el sistema solicitara la
confirmación de la impresora una sola vez y con esta imprimirá todos los
documentos enviados. Esto aplica tanto en la impresión de los documentos en
formato estándar, o con generador de documento antiguo y nuevo.

5. Inhabilitar documentos para su elaboración

El sistema permite inhabilitar documentos no utilizados, para no ser utilizados en la

elaboración y por entrada de comprobantes

En la ruta Contabilidad – Definición de documentos se encuentra ahora habilitada la

opción ¨documento inactivo¨
Al elaborar el comprobante por documentos, entrada de comprobantes o por
comprobantes extracontables el sistema muestra únicamente los tipos de
documentos que están activos. Cuando encuentre un solo documento por cada tipo,
el programa valida si el documento está inactivo y si es así muestre mensaje
“Documento Inactivo” .

Esta misma validación se hará al asignar una clave de usuario y en el informe de

parámetros de documentos en donde indicara si el documento se encuentra activo o
no.

6. Creación de terceros desde la elaboración de documentos

Al elaborar documentos o por entrada de comprobantes se indica un NIT que no

existe creado en el catalogo de terceros, el sistema presentara ahora la pantalla
completa de la creación de terceros con el fin que se diligencien todos los datos del
tercero y no algunos como se hacía en las versiones anteriores

7. Cruce remisión con facturas de venta

El sistema en esta nueva versión permite cruzar la factura de venta con la remisión,
con lo que es posible elaborar varias facturas de venta y cruzarlas posteriormente
con una sola remisión.

En la ruta Contabilidad – Definición de Documentos el sistema habilita dos nuevos

campos tanto en el documento Factura de Venta como en el documento Remisión.
Para ello en la definición del documento Factura de venta se encuentra la opción ¨La
factura será cruzada por la Remisión¨
Y en el documento Remisión aparece la opción ¨cruza facturas por esta remisión¨

Cuando estas marcas están activas y se ingresa a elaborar la remisión, el sistema

realiza llamado al programa que despliega las facturas pendientes por cruzar tal
como lo hace actualmente con pedidos. Los estándares de cruces funcionan como en
los demás documentos.

En la ruta Inventarios se encuentran los informes que relacionan los cruces de las
facturas, llamado Control de Cruces de factura de venta.
INVENTARIOS

1. Clasificación de inventarios en los documentos extracontables

Se incluye en el sistema una nueva opción para que en los documentos

extracontables como Pedido, Compra y Cotización no se solicite la clasificación de
inventarios cuando se esté capturando algún producto que la maneje.

Para ello en el registro de control se incluyo la opción ¨No solicitar clasificación de

inventarios en documentos extracontables¨
Al marcar esta opción el sistema no capturara la clasificación ni la imprimirá. Esto
tanto en la elaboración como en el mantenimiento.

2. Imágenes en los catálogos de terceros, inventarios y activos.

El sistema permite incluir fotografías en los catalogo de productos, activos y

terceros.
Para ello el sistema al actualizar a la nueva versión 5.1 crea una carpeta adicional
llamada IMÁGENES, y en ella se habilitan 3 subcarpetas: Inventarios, Activos y
Terceros

En cada una de estas carpetas se podrán guardar las imágenes con formato BMP y
de tamaño 156 por 156 máximo en una resolución 800 * 600. Para que la imagen se
visualice en el catalogo respectivo el nombre de cada imagen debe ser construida de
la siguiente manera:

INVENTARIOS : cod moneda + codigo producto

TERCEROS : NIT + Sucursal. Si el Tercero no tiene sucursal deber colocar

los últimos tres dígitos como 000

ACTIVOS FIJOS: Código Moneda + Código del activo fijo. La moneda debe ser
00 por defecto.

Una vez este creada la imagen de acuerdo a la estructura de cada uno el sistema
automáticamente al ingresar mostrara la FOTO. Es de aclarar que esta foto
únicamente se podrá visualizar en el catalogo respectivo.
3. Campo peso de inventario a informes

El campo “PESO” dentro del catalogo de inventarios se refleja en algunos informes

de inventarios y en la Interface

En el listado General de productos y en Saldos totales la variable se enviara en el

informe en Excel y el nuevo informe Saldos por producto – peso visualizara la
variable tanto en pantalla como en Excel. Así mismo en la interface de productos es
posible enviar también esta variable.

El nuevo informe Saldos por producto – peso realiza filtro de rango de productos.
Este informe realiza rompimiento por Línea, grupo, producto, totalizando, las
calumas de cantidades y pesos, además realiza ordenamiento Alfabético, numérico,
referencia, marca, peso.

4. Descripción larga al nombre del código del producto

En la ruta inventarios – catálogos – apertura de productos se adiciona el botón ABC

donde permita digitar la descripción larga permitiendo digitar hasta 300 caracteres.

Al utilizar el generar nuevo la variable 653- descripción larga permite imprimir el

nombre largo del producto que previamente se parametrizo en el catalogo.

Al definir la variable y dar clic en el botón de detalles o F3 el sistema presentara la

cantidad de caracteres por línea que se pueden imprimir. Máximo se pueden imprimir
60 caracteres por línea y el sistema continuara imprimiendo el resto de la descripción
en las siguientes líneas.

También el sistema permite en esta misma edición parametrizar la impresión de la

descripción corta del producto
INTERFASES

1. Interfaces dinámicas catálogos

Se implementan interfaces dinámicas para los catálogos de Cuentas, Terceros, CXC,

Bodegas, Productos, Activos Fijos, Vendedores y Cobradores. Estas nuevas opciones
funcionan como lo hace actualmente la interface dinámica de movimiento contable.

Al ingresar a la ruta interfaces – exportaciones – contabilidad – movimiento contable

por modelos, se encontraran tres nuevas opciones: .

Al ingresar a la opción Creación de Interface se encontrara la posibilidad de

desarrollar interface dinámica a los siguientes catálogos
Estas interfases permiten seleccionar cada uno de los campos que esta guardado en
los siguientes archivos, permitiendo generar un plano y llevarlo a Excel, para análisis
de datos.

Catálogos de : Cuentas, terceros, productos, activos fijos.

Información guardada en Acumulados de nomina (Z10), Acumulados de terceros
(Z27), Detalle cruces de documentos (Z07), Pedidos(Z05), Bodegas (Z26), Centros
de Costo (Z28), Movimiento (Z09)

GENERALIDADES

1. Envió por correo electrónico

Se mejoran algunos informes en donde se incluye la funcionalidad de envío por

correo electrónico. Estos informes son:

Ruta: Nomina – Manejo de novedades -Informes de nomina – Planilla General

Ruta: Cuentas por cobrar – Circulares de cobro

Ruta: Distribuido – Envía: Permite enviar el informe de los puntos distribuidos.

Ruta: Tesorería – Programación de pagos – Impresión programación de pagos

2. Disminuir tiempo en los informes que se generan a un corte

Los informes de cartera y proveedores que se generan con la opción a un corte han
mejorado su proceso de generación, pues se modifico internamente la manera de
leer los archivos de detalle y además se controlan los inconvenientes que se
presentan cuando dos usuarios ingresan a la vez a la misma opción.