CP 07 RS 71 2016 Sgen Reniec

BASES ESTÁNDAR DE CONCURSO PÚBLICO
PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS EN

GENERAL
Aprobado mediante Directiva N° 001-201 6-0SCE/CD
ps E
SUB DIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD - DIRECCIÓN TÉCNICO NORMATIVA

ORGANISMO SUPERVISOR DE LAS CONTRATACIONES DEL ESTADO - OSCE
REGISTRO NACIONAL DE IDENTIFICACIÓN Y ESTADO CIVIL - RENIEC
CONCURSO PÚBLICO N° 07-2016-RENIEC
SIMBOLOGÍA UTILIZADA:
N° Símbolo Descripción
La información solicitada dentro de los corchetes sombreados debe ser
1 [ABC] / [ .] completada por la Entidad durante la elaboración de las bases.
Es una indicación, o información que deberá ser completada por la
Entidad con posterioridad al otorgamiento de la buena pro para el caso
2 [ABC] / [ ] específico de la elaboración de la PROFORMA DEL CONTRATO; o por
los proveedores, en el caso de los ANEXOS y en la rotulación del sobre
de la oferta.
Importante Se refiere a consideraciones importantes a tener en cuenta por el comité
• Abc de selección y por los proveedores.
Importante para la Entidad Se refiere a consideraciones importantes a tener en cuenta por el comité
4 de selección y deben ser eliminadas una vez culminada la elaboración
• Xyz de las bases.
CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO:
Las bases estándar deben ser elaboradas en formato WORD, y deben tener las siguientes características:
N° Características Parámetros
Superior : 2.5 cm Inferior: 2.5 cm
1 Márgenes
Izquierda: 2.5 cm Derecha: 2.5 cm
2 Fuente Arial
Normal: Para el contenido en general

3 Estilo de Fuente Cursiva: Para el encabezado y pie de página
Para las Consideraciones importantes (Ítem 3 del cuadro anterior)
Automático: Para el contenido en general

4 Color de Fuente
Azul : Para las Consideraciones importantes (Ítem 3 del cuadro anterior)
16 : Para las dos primeras hojas de las Secciones General y Específica

11 : Para el nombre de los Capítulos.
10 : Para el cuerpo del documento en general
5 Tamaño de Letra
9 : Para el encabezado y pie de página
Para el contenido de los cuadros, pudiendo variar, según la necesidad
8 : Para las Notas al pie
Justificada: Para el contenido en general y notas al pie.

6 Alineación Centrada : Para la primera página, los títulos de las Secciones y nombres
de los Capítulos)
7 Interlineado Sencillo
Anterior : O
8 Espaciado
Posterior : O
Para los nombres de las Secciones y para resaltar o hacer hincapié en algún
9 Subrayado
concepto
INSTRUCCIONES DE USO:
1. Una vez registrada la información solicitada dentro de los corchetes sombreados en gris, el texto deberá
quedar en letra tamaño 10, con estilo normal, sin formato de negrita y sin sombrear.
2. La nota IMPORTANTE no puede ser modificada ni eliminada en la Sección General. En el caso de la Sección
Específica debe seguirse la instrucción que se indica en dicha nota.
Elaboradas en enero de 2016

Modificadas en agosto de 2016
CONCURSO PÚBLICO N' 07-2016-RENIEC
BASES ESTÁNDAR DE CONCURSO PÚBLICO PARA LA

CONTRATACIÓN DE SERVICIOS EN GENERAL
CONTRATACIÓN DE SERVICIO DE
PROCESAMIENTO DE ACTAS REGISTRALES DE LAS OFICINAS DE REGISTROS
DEL ESTADO CIVIL (OREC) DEL DEPARTAMENTO DE TUMBES
DEBER DE COLABORACIÓN
La Entidad y todo proveedor que se someta a las presentes Bases, sea como participante,
postor y/o contratista, deben conducir su actuación conforme a los principios previstos en
la Ley de Contrataciones del Estado.
En este contexto, se encuentran obligados a prestar su colaboración al OSCE y al

Consejo Multisectorial de Monitoreo de las Contrataciones Públicas, en todo momento
según corresponda a sus competencias, a fin de comunicar presuntos casos de fraude,
colusión y corrupción por parte de los funcionarios y servidores de la Entidad, así como
los proveedores y demás actores que participan en el proceso de contratación.
De igual forma, deben poner en conocimiento del OSCE y a la Comisión de Defensa de la

Libre Competencia del INDECOPI los indicios de conductas anticompetitivas que se
presenten durante el proceso de contratación, en los términos del Decreto Legislativo N°
1034, "Ley de Represión de Conductas Anticompetitivas", o norma que la sustituya, así
como las demás normas de la materia.
La Entidad y todo proveedor que se someta a las presentes Bases, sea como
participante, postor y/o contratista del proceso de contratación deben permitir al OSCE o
al Consejo Multisectorial de Monitoreo de las Contrataciones Públicas el acceso a la
información referida a las contrataciones del Estado que sea requerida, prestar testimonio
o absolución de posiciones que se requieran, entre otras formas de colaboración.
REGISTRO NACIONAL DE IDENTIFICACIÓN Y ESTADO CIVIL - REN1EC
SECCIÓN GENERAL
DISPOSICIONES COMUNES DEL PROCEDIMIENTO

DE SELECCIÓN
(ESTA SECCIÓN NO DEBE SER MODIFICADA EN NINGÚN EXTREMO, BAJO SANCIÓN DE NULIDAD)
CAPÍTULO I
ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN
1.1. BASE LEGAL
Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado, en adelante la Ley.

Decreto Supremo N° 350-2015-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del
Estado, en adelante el Reglamento.
Directivas del OSCE.
Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
Ley N° 27806, Ley de Transparencia y de Acceso a la Información Pública.
Decreto Supremo N° 304-2012-EF, TUO de la Ley General del Sistema Nacional
del Presupuesto.
Decreto Supremo N° 008-2008-TR, Reglamento de la Ley MYPE.
Decreto Supremo N° 013-2013-PRODUCE - Texto Único Ordenado de la Ley de
Impulso al Desarrollo Productivo y al Crecimiento Empresarial.
- Código Civil.
Las referidas normas incluyen sus respectivas modificaciones, de ser el caso.
Para la aplicación del derecho deberá considerarse la especialidad de las normas

previstas en las presentes bases.
1.2. CONVOCATORIA
Se realiza a través de su publicación en el SEACE de conformidad con lo señalado en

el artículo 33 del Reglamento, en la fecha señalada en el calendario del procedimiento
de selección, debiendo adjuntar las bases y resumen ejecutivo.
1.3. REGISTRO DE PARTICIPANTES
El registro de participantes se lleva a cabo desde el día siguiente de la convocatoria

hasta antes del inicio de la presentación de ofertas, de forma ininterrumpida. En el caso
de un consorcio, basta que se registre uno (1) de sus integrantes.
El registro de participantes es gratuito y electrónico a través del SEACE.
El proveedor que desee participar en el presente procedimiento de selección debe

registrarse como participante, debiendo contar para ello con inscripción vigente en el
RNP, conforme al objeto de la contratación.
Importante
• Para registrarse como participante en un procedimiento de selección convocado por
las Entidades del Estado Peruano, es necesario que los proveedores cuenten con
inscripción vigente y estar habilitados ante el Registro Nacional de Proveedores
(RNP) que administra el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado
(OSCE). Para obtener mayor información, se puede ingresar a la siguiente dirección
electrónica: www.rnp.gob.pe.
• Los proveedores que deseen registrar su participación deben ingresar al SEACE

utilizando su Certificado SEACE (usuario y contraseña). Asimismo, deben observar
las instrucciones señaladas en el documento de orientación "Guía para el registro de
participantes electrónico" publicado en www.seace.gob.pe.
6
• En caso los proveedores no cuenten con inscripción vigente en el RNP y/o se

encuentren inhabilitados o suspendidos para ser participantes, postores y/o
contratistas, el SEACE restringirá su registro, quedando a potestad de estos íntentar
nuevamente registrar su participación en el procedimiento de selección en cualquier
otro momento, dentro del plazo establecido para dicha etapa, siempre que haya
obtenido la vigencia de su inscripción o quedado sin efecto la sanción que le impuso
el Tribunal de Contrataciones del Estado.
1.4. FORMULACIÓN DE CONSULTAS Y OBSERVACIONES A LAS BASES
Todo participante puede formular consultas y observaciones a las bases, en el plazo

señalado en el calendario del procedimiento de selección, que no puede ser menor a
diez (10) días hábiles contados desde el día siguiente de la convocatoria, de
conformidad con lo establecido en el artículo 51 del Reglamento.
Las observaciones a las bases, se realizan de manera fundamentada, por supuestas

vulneraciones a la normativa de contrataciones u otra normativa que tenga relación con
el objeto de contratación.
Para formular consultas y observaciones se debe emplear el formato incluido en el

Anexo N° 1 de la Directiva N° 023-2016-OSCE/CD "Disposiciones sobre la formulación
y absolución de consultas y observaciones".
1.5. ABSOLUCIÓN DE CONSULTAS Y OBSERVACIONES A LAS BASES
La absolución simultánea de las consultas y observaciones por parte del comité de

selección mediante pliego absolutorio se notifica a través del SEACE en la fecha
señalada en el calendario del procedimiento de selección, en un plazo que no puede
exceder de siete (7) días hábiles contados desde el vencimiento del plazo para recibir
consultas y observaciones.
La absolución se realiza de manera motivada, debiendo emplearse el formato incluido

en el Anexo N° 2 de la Directiva N° 023-2016-OSCE/CD "Disposiciones sobre la
formulación y absolución de consultas y observaciones". Cabe precisar que en el caso
de las observaciones se debe indicar si estas se acogen, se acogen parcialmente o no
se acogen.
Importante
No se absolverán consultas y observaciones a las bases que se presenten

extemporáneamente, en un lugar distinto al señalado en las bases o que sean formuladas
por quienes no se han registrado como participantes.
1.6. ELEVACIÓN AL OSCE DEL PLIEGO DE ABSOLUCIÓN DE CONSULTAS Y

OBSERVACIONES
En el plazo de tres (3) días hábiles siguientes a la notificación del pliego absolutorio a
través del SEACE, los participantes pueden solicitar la elevación de los
cuestionamientos al pliego de absolución de consultas y observaciones, a fin que el
OSCE emita el pronunciamiento correspondiente, en los siguientes supuestos:
a) Cuando la absolución a una consulta por parte del Comité de Selección se

considere contraria a la normativa de contratación pública u otras normas
complementarias o conexas que tengan relación con el procedimiento de selección
o con el objeto de la contratación.
7
b) Cuando la absolución de observaciones por parte del Comité de Selección se

considere contraria a la normativa de contratación pública u otras normas
complementarias o conexas que tengan relación con el procedimiento de selección
o con el objeto de la contratación.
El pronunciamiento emitido por el OSCE se notifica a través del SEACE, dentro de los
diez (10) días hábiles, computados desde el día siguiente de recepción del expediente
completo por el OSCE.
1.7. INTEGRACIÓN DE LAS BASES
Las bases integradas constituyen las reglas definitivas del procedimiento de selección.
Estas incorporan obligatoriamente, las modificaciones que se hayan producido como
consecuencia de las consultas, observaciones, la implementación del pronunciamiento
emitido por el OSCE, así como las modificaciones requeridas por el OSCE en el marco
de sus acciones de supervisión, y se publican en el SEACE en la fecha establecida en
el calendario del procedimiento.
Las bases integradas no pueden ser cuestionadas en ninguna otra vía ni modificadas
por autoridad administrativa alguna, bajo responsabilidad del Titular de la Entidad,
salvo las acciones de supervisión a cargo del OSCE. Esta restricción no afecta la
competencia del Tribunal para declarar la nulidad del procedimiento por deficiencias en
las bases.
El comité de selección no puede continuar con la tramitación del procedimiento de

selección si no ha publicado las bases integradas en el SEACE, bajo sanción de
nulidad de todo lo actuado posteriormente, conforme lo establece el artículo 52 del
Reglamento.
Importante
...
• En caso el OSCE haya emitido pronunciamiento, dentro de los cuatro (4) días hábiles
siguientes a la publicación de la integración de las bases, los participantes pueden
solicitar al OSCE, la emisión de Dictamen sobre implementación del Pronunciamiento,
según lo previsto en el numeral 8.2 de la Directiva N° 009-2016-OSCE/CD "Acciones de
Supervisión a Pedido de Parte".
En caso el OSCE no haya emitido pronunciamiento, los participantes pueden solicitar

al OSCE en cualquier momento la emisión de Dictamen sobre Cuestionamientos,
cuando consideren de manera sustentada que las bases integradas no recojan
aquello que ha sido materia de aclaración y/o precisión en el pliego de absolución de
consultas y observaciones, según lo previsto en el numeral 8.8 de la Directiva N° 009-
2016-OSCE/CD "Acciones de Supervisión a Pedido de Parte", en el plazo previsto en
la misma.
1.8. FORMA DE PRESENTACIÓN DE OFERTAS
Los documentos que acompañan las ofertas, se presentan en idioma castellano o, en

su defecto, acompañados de traducción oficial o sin valor oficial efectuada por traductor
público juramentado o traducción certificada efectuada por traductor colegiado
certificado, salvo el caso de la información técnica complementaria contenida en
folletos, instructivos, catálogos o similares, que puede ser presentada en el idioma
original. El postor es responsable de la exactitud y veracidad de dichos documentos.
Las ofertas se presentan por escrito, debidamente foliadas y en un (1) único sobre
cerrado.
8
Las declaraciones juradas, formatos o formularios previstos en las bases que

conforman la oferta deben estar debidamente firmados por el postor. Los demás
documentos deben ser rubricados (visados) por el postor. En el caso de persona
jurídica, por su representante legal, apoderado o mandatario designado para dicho fin
y, en el caso de persona natural, por este o su apoderado.
El precio de la oferta debe incluir todos los tributos, seguros, transporte, inspecciones,
pruebas y, de ser el caso, los costos laborales conforme la legislación vigente, así
como cualquier otro concepto que pueda tener incidencia sobre el costo del servicio a
contratar, excepto la de aquellos postores que gocen de alguna exoneración legal, no
incluirán en el precio de su oferta los tributos respectivos.
El precio total de la oferta y los subtotales que lo componen deben ser expresados con
dos decimales. Los precios unitarios pueden ser expresados con más de dos
decimales.
1.9. PRESENTACIÓN Y APERTURA DE OFERTAS
La presentación de ofertas se realiza en acto público en presencia de notario o juez

de paz en el lugar indicado en las bases, en la fecha y hora establecidas en la
convocatoria.
La presentación puede realizarse por el mismo proveedor o a través de un tercero, sin

que se exija formalidad alguna para ello.
Importante
Los integrantes de un consorcio no pueden presentar ofertas individuales ni conformar

más de un consorcio en un procedimiento de selección, o en un determinado ítem
cuando se trate de procedimientos de selección según relación de ítems.
El acto público se inicia cuando el comité de selección empieza a llamar a los

participantes en el orden en que se registraron en el procedimiento, para que entreguen
sus ofertas. Si al momento de ser llamado el participante no se encuentra presente, se
tiene por desistido.
En la apertura del sobre que contiene la oferta, el comité de selección debe anunciar el
nombre de cada participante y el precio de la misma. Asimismo, verifica la presentación
de los documentos requeridos en la sección específica de las bases de conformidad
con el artículo 53 del Reglamento. De no cumplir con lo requerido la oferta se considera
no admitida. Esta información debe consignarse en acta, con lo cual se da por
finalizado el acto público.
En caso el comité de selección no admita la oferta el postor puede solicitar que se

anote tal circunstancia en el acta, debiendo el notario o juez de paz mantenerla en
custodia hasta el consentimiento de la buena pro, salvo que en el acto de presentación
de ofertas o en fecha posterior el postor solicite su devolución.
Después de abierto cada sobre que contiene la oferta, el notario o juez de paz
procederá a sellar y firmar cada hoja de los documentos de la oferta.
Al terminar el acto público, se levantará un acta, la cual será suscrita por el notario o
juez de paz, los miembros del comité de selección, el veedor y los postores que lo
deseen.
9
De acuerdo a lo previsto en el artículo 53 del Reglamento, en el acto de presentación

de ofertas se puede contar con un representante del Sistema Nacional de Control,
quien participa como veedor y debe suscribir el acta correspondiente.
1.10. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS
Previo a la evaluación, el comité de selección determina si las ofertas responden a las

características y/o requisitos y condiciones de los Términos de Referencia, detallados
en la sección específica de las bases. De no cumplir con lo requerido, la oferta se
considera no admitida.
La evaluación de las ofertas que cumplan con lo señalado en el párrafo anterior tiene
por objeto determinar la oferta con el mejor puntaje y el orden de prelación de las
ofertas, según los factores y el procedimiento de evaluación enunciados en la sección
específica de las bases.
El comité de selección puede rechazar una oferta cuando el precio ofertado sea
sustancialmente inferior al valor estimado y, de la revisión de sus elementos
constitutivos, se advierta que algunas de las prestaciones no se encuentren previstas o
suficientemente presupuestadas, existiendo riesgo de incumplimiento por parte del
postor.
Para estos efectos, el comité de selección debe solicitar al postor la descripción a

detalle de todos los elementos constitutivos de su oferta, otorgándole un plazo mínimo
de dos (2) días hábiles de recibida la comunicación respectiva; así como contar con
información adicional que resulte pertinente para determinar si rechaza la oferta,
decisión que debe ser fundamentada.
En el supuesto de ofertas que superen el valor estimado de la convocatoria, para

efectos que el comité de selección considere válida la oferta económica debe contar
con la certificación de crédito presupuestario correspondiente y la aprobación del Titular
de la Entidad, que no puede exceder de cinco (5) días hábiles, contados desde la fecha
prevista en el calendario para el otorgamiento de la buena pro, bajo responsabilidad.
En caso no se cuente con la certificación de crédito presupuestario se rechaza la

oferta.
La evaluación se realiza sobre la base de cien (100) puntos, considerando lo siguiente:
Precio 50 a 100
Otros factores O a 50
Para determinar la oferta con el mejor puntaje, se toma en cuenta lo siguiente:
a) Cuando la evaluación del precio sea el único factor, se le otorga el máximo puntaje
a la oferta de precio más bajo y otorga a las demás ofertas puntajes inversamente
proporcionales a sus respectivos precios, según la siguiente fórmula:
Pi = Om x PMP
0;
Donde:
i = Oferta.
Pi = Puntaje de la oferta a evaluar.
O; = Precio i.
0,„ = Precio de la oferta más baja.
PMP = Puntaje máximo del precio.
b) Cuando existan otros factores de evaluación además del precio, aquella que
10
resulte con el mejor puntaje, en función de los criterios y procedimientos de

evaluación enunciados en la sección específica de las bases.
En el supuesto de que dos (2) o más ofertas empaten, la determinación del orden de
prelación de las ofertas empatadas se realiza a través de sorteo. Para la aplicación de
este criterio de desempate se requiere la participación de notario o juez de paz y la
citación oportuna a los postores que hayan empatado, pudiendo participar en calidad
de veedor un representante del Sistema Nacional de Control.
Importante
En el caso de procedimientos de selección por relación de ítems cuando la contratación
del servicio en general va a ser prestado fuera de la provincia de Lima y Callao y el
monto del valor estimado del ítem no supere los doscientos mil Soles (S/. 200,000.00), a
solicitud del postor se asigna una bonificación equivalente al diez por ciento (10%) sobre
el puntaje total obtenido en dicho ítem por los postores con domicilio en la provincia
donde prestará el servicio, o en las provincias colindantes, sean o no pertenecientes al
mismo departamento o región. El domicilio es el consignado en la constancia de
inscripción ante el RNP 1 .
1.11. CALIFICACIÓN DE OFERTAS
Luego de culminada la evaluación, el comité de selección debe determinar si el postor

que obtuvo el primer lugar según el orden de prelación cumple con los requisitos de
calificación detallados en la sección específica de las bases. Si dicho postor no cumple
con los requisitos de calificación su oferta debe ser descalificada. En tal caso, el comité
de selección debe verificar los requisitos de calificación respecto del postor cuya oferta
quedó en segundo lugar, y así sucesivamente en el orden de prelación de ofertas.
1.12. SUBSANACIÓN DE LAS OFERTAS
La subsanación de las ofertas se sujeta a los supuestos establecidos en el artículo 39

del Reglamento.
Cuando se requiera subsanación, la oferta continua vigente para todo efecto, a

condición de la efectiva subsanación dentro del plazo otorgado, el que no puede
exceder de tres (3) días hábiles. La presentación de las subsanaciones se realiza a
través de la Unidad de Tramite Documentario de la Entidad. La subsanación
corresponde realizarla al mismo postor, su representante legal o apoderado acreditado.
1.13. OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO
Luego de la calificación de las ofertas, el comité de selección otorga la buena pro en la

fecha señalada en el calendario de las bases mediante su publicación en el SEACE.
El otorgamiento de la buena pro en acto privado se publica y se entiende notificado a

través del SEACE, el mismo día de su realización, debiendo incluir el acta de
otorgamiento de la buena pro y el cuadro comparativo, detallando los resultados de la
evaluación y calificación.
Importante
La constancia de inscripción electrónica se visualizará en el portal web del Registro Nacional de Proveedores:
www.mb.gob.pe
11
Las Entidades someten a fiscalización posterior, conforme a lo previsto en el artículo 32

de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General la documentación,
declaraciones y traducciones presentadas por el ganador de la buena pro.
1.14. CONSENTIMIENTO DE LA BUENA PRO
Cuando se hayan presentado dos (2) o más ofertas, el consentimiento de la buena pro
se produce a los ocho (8) días hábiles de la notificación de su otorgamiento en el
SEACE, sin que los postores hayan ejercido el derecho de interponer el recurso de
apelación.
En caso que se haya presentado una sola oferta, el consentimiento de la buena pro se
produce el mismo día de la notificación de su otorgamiento.
El consentimiento del otorgamiento de la buena pro se publica en el SEACE al día hábil

siguiente de producido.
1.15. CONSTANCIA DE NO ESTAR INHABILITADO O SUSPENDIDO PARA CONTRATAR

CON EL ESTADO
De acuerdo con el artículo 245 del Reglamento, a partir del día hábil siguiente al
registro en el SEACE del consentimiento de la buena pro o de que esta haya quedado
administrativamente firme, el postor ganador de la buena pro puede solicitar ante el
OSCE la expedición de la constancia de no estar inhabilitado o suspendido para
contratar con el Estado.
No procede la emisión de constancias cuando el procedimiento de selección se

encuentre bloqueado como consecuencia del procesamiento de una acción de
supervisión.
12
CAPÍTULO II
SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS DURANTE EL PROCEDIMIENTO DE
SELECCIÓN
2.1. RECURSO DE APELACIÓN
A través del recurso de apelación se pueden impugnar los actos dictados durante el
desarrollo del procedimiento de selección hasta antes del perfeccionamiento del
contrato.
El recurso de apelación se presenta ante y es resuelto por el Tribunal de

Contrataciones del Estado.
Los actos que declaren la nulidad de oficio y otros actos emitidos por el Titular de la
Entidad que afecten la continuidad del procedimiento de selección, pueden impugnarse
ante el Tribunal de Contrataciones del Estado.
2.2. PLAZOS DE INTERPOSICIÓN DEL RECURSO DE APELACIÓN
La apelación contra el otorgamiento de la buena pro o contra los actos dictados con
anterioridad a ella debe interponerse dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes de
haberse notificado el otorgamiento de la buena pro.
La apelación contra los actos dictados con posterioridad al otorgamiento de la buena

pro, contra la declaración de nulidad, cancelación y declaratoria de desierto del
procedimiento, debe interponerse dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes de
haberse tomado conocimiento del acto que se desea impugnar.
CAPÍTULO III
DEL CONTRATO
3.1. PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO
Dentro del plazo de ocho (8) días hábiles siguientes al registro en el SEACE del
consentimiento de la buena pro o de que esta haya quedado administrativamente firme, el
postor ganador de la buena pro debe presentar la totalidad de los requisitos para
perfeccionar el contrato. En un plazo que no puede exceder de los tres (3) días hábiles
siguientes de presentados los documentos la Entidad debe suscribir el contrato, u otorgar
un plazo adicional para subsanar los requisitos, el que no puede exceder de cinco (5) días
hábiles contados desde el día siguiente de la notificación de la Entidad. Al día siguiente de
subsanadas las observaciones, las partes suscriben el contrato.
Para perfeccionar el contrato, el postor ganador de la buena pro debe presentar los
documentos señalados en el artículo 117 del Reglamento y los previstos en la sección
específica de las bases.
3.2. PLAZO DE EJECUCIÓN CONTRACTUAL
En aplicación de lo dispuesto en el artículo 120 del Reglamento, el plazo de ejecución

contractual se inicia el día siguiente del perfeccionamiento del contrato, desde la fecha que
se establezca en el contrato o desde la fecha en que se cumplan las condiciones previstas
en el contrato, según sea el caso.
3.3. GARANTÍAS
Las garantías que deben otorgar los postores y/o contratistas, según corresponda, son las
de fiel cumplimiento del contrato y por los adelantos.
3.3.1. GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO
Como requisito indispensable para perfeccionar el contrato, el postor ganador

debe entregar a la Entidad la garantía de fiel cumplimiento del mismo por una
suma equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato original. Esta
debe mantenerse vigente hasta la conformidad de la recepción de la prestación a
cargo del contratista.
Importante
En los contratos periódicos de prestación de servicios en general que celebren las
Entidades con las micro y pequeñas empresas, estas últimas pueden otorgar como
garantía de fiel cumplimiento el diez por ciento (10%) del monto del contrato original,
porcentaje que es retenido por la Entidad durante la primera mitad del número total
de pagos a realizarse, de forma prorrateada en cada pago, con cargo a ser devuelto
a la finalización del mismo, conforme lo establece e! artículo 126 del Reglamento.
3.3.2. GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO POR PRESTACIONES ACCESORIAS
En las contrataciones que conllevan la ejecución de prestaciones accesorias, tales

como mantenimiento, reparación o actividades afines, se debe otorgar una
14
garantía adicional por este concepto, la misma que debe ser renovada
periódicamente hasta el cumplimiento total de las obligaciones garantizadas, no
pudiendo eximirse su presentación en ningún caso.
Importante
En los contratos derivados de procedimientos de selección por relación de ítems,
cuando el monto del ítem adjudicado o la sumatoria de los montos de los ítems
adjudicados sea igual o menor a cien mil Soles (S/. 100,000.00), no corresponde
presentar garantía de fiel cumplimiento de contrato ni garantía de fiel cumplimiento
por prestaciones accesorias, conforme a lo dispuesto en el numeral 1 del artículo
128 del Reglamento.
3.3.3. GARANTÍA POR ADELANTO
En caso se haya previsto en la sección específica de las bases la entrega de

adelantos, el contratista debe presentar una garantía emitida por idéntico monto
conforme a lo estipulado en el artículo 129 del Reglamento. La presentación de
esta garantía no puede ser exceptuada en ningún caso.
3.4. REQUISITOS DE LAS GARANTÍAS
Las garantías que se presenten deben ser incondicionales, solidarias, irrevocables y de

realización automática en el país, al solo requerimiento de la Entidad. Asimismo, deben
ser emitidas por empresas que se encuentren bajo la supervisión directa de la
Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de
Pensiones, y deben estar autorizadas para emitir garantías; o estar consideradas en la
última lista de bancos extranjeros de primera categoría que periódicamente publica el
Banco Central de Reserva del Perú.
Importante
Corresponde a la Entidad verificar que las garantías presentadas por el postor ganador de la
buena pro y/o contratista cumplan con los requisitos y condiciones necesarios para su
aceptación y eventual ejecución, sin perjuicio de la determinación de las responsabilidades
funcionales que correspondan.
ADVERTENCIA
LOS FUNCIONARIOS DE LAS ENTIDADES NO DEBEN ACEPTAR GARANTÍAS EMITIDAS

BAJO CONDICIONES DISTINTAS A LAS ESTABLECIDAS EN EL PRESENTE NUMERAL.
3.5. EJECUCIÓN DE GARANTÍAS
La Entidad puede solicitar la ejecución de las garantías conforme a los supuestos

contemplados en el artículo 131 del Reglamento.
3.6. ADELANTOS
La Entidad puede entregar adelantos directos al contratista, los que en ningún caso
exceden en conjunto del treinta por ciento (30%) del monto del contrato original, siempre
que ello haya sido previsto en la sección específica de las bases.
13
3.7. PENALIDADES
3.7.1. PENALIDAD POR MORA EN LA EJECUCIÓN DE LA PRESTACIÓN
En caso de retraso injustificado del contratista en la ejecución de las prestaciones

objeto del contrato, la Entidad le aplica automáticamente una penalidad por mora
por cada día de atraso, de conformidad con en el artículo 133 del Reglamento.
3.7.2. OTRAS PENALIDADES
La Entidad puede establecer penalidades distintas a la mencionada en el numeral

precedente, siempre y cuando sean objetivas, razonables, congruentes y
proporcionales con el objeto de la contratación. Para estos efectos, se deben
incluir en la sección específica de las bases los supuestos de aplicación de
penalidad, la forma de cálculo de la penalidad para cada supuesto y el
procedimiento mediante el cual se verifica el supuesto a penalizar.
Estos dos tipos de penalidades se calculan en forma independiente y pueden alcanzar

cada una un monto máximo equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato
vigente, o de ser el caso, del ítem que debió ejecutarse.
3.8. INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATO
Las causales para la resolución del contrato, serán aplicadas de conformidad con el
artículo 36 de la Ley y 135 del Reglamento.
3.9. PAGOS
El pago se realiza después de ejecutada la respectiva prestación, pudiendo contemplarse

pagos a cuenta, según la forma establecida en la sección específica de las bases o en el
contrato.
La Entidad debe pagar las contraprestaciones pactadas a favor del contratista dentro de
los quince (15) días calendarios siguientes a la conformidad de los servicios, siempre que
se verifiquen las condiciones establecidas en el contrato para ello. La conformidad se
emite en un plazo máximo de diez (10) días de producida la recepción.
En el caso que se haya suscrito contrato con un consorcio, el pago se realizará de

acuerdo a lo que se indique en el contrato de consorcio.
En caso de retraso en el pago por parte de la Entidad, salvo que se deba a caso fortuito o
fuerza mayor, el contratista tendrá derecho al reconocimiento de los intereses legales
correspondientes conforme a lo establecido en el artículo 39 de la Ley y en el artículo 149
del Reglamento.
3.10. DISPOSICIONES FINALES
Todos los demás aspectos del presente procedimiento no contemplados en las bases se
regirán supletoriamente por la Ley y su Reglamento, así como por las disposiciones
legales vigentes.
16
2
SECCIÓN ESPECÍFICA
CONDICIONES ESPECIALES DEL PROCEDIMIENTO DE

SELECCIÓN
(EN ESTA SECCIÓN LA ENTIDAD DEBERÁ COMPLETAR LA INFORMACIÓN EXIGIDA, DE ACUERDO A LAS
INSTRUCCIONES INDICADAS)
17
CAPÍTULO I
GENERALIDADES
1.1. ENTIDAD CONVOCANTE
Nombre : Registro Nacional de Identificacion y Estado Civil-RENIEC
RUC N° : 20295613620
Domicilio legal : Jr Bolivia N° 109, Torre de Centro Civico, Distrito, Provincia y

Departamento de Lima.
Teléfono: 3145-4000-3152700
Correo electrónico: amendoza@reniec.gob.pe / ezapata@reniec.gob.pe /

jcedron@reniec.gob.pe
1.2. OBJETO DE LA CONVOCATORIA
El presente procedimiento de selección tiene por objeto la contratación del servicio de

"Procesamiento de Actas Registrales de las Oficinas de Registros del Estado
Civil (OREO) del Departamento de Tumbes"
1.3. EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
El expediente de contratación fue aprobado mediante Memorando N° 003729-

2016/GAD/RENIEC (07NOV2016)
1.4. FUENTE DE FINANCIAMIENTO
Recursos Directamente Recaudados - RDR
Importante
La fuente de financiamiento debe corresponder a aquella prevista en la Ley de Equilibrio

Financiero del Presupuesto del Sector Público del año fiscal en el cual se convoca el
procedimiento de selección.
1.5. SISTEMA DE CONTRATACIÓN
El presente procedimiento se rige por el sistema de Precios Unitarios, de acuerdo con lo

establecido en el expediente de contratación respectivo.
1.6. ALCANCES DEL REQUERIMIENTO
El alcance de la prestación está definido en el Capítulo III de la presente sección de las

bases.
1.7. PLAZO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Los servicios materia de la presente convocatoria se prestarán en el plazo de ciento cinco

(105) días calendario, en concordancia con lo establecido en los Términos de Referencia
18
de las Bases.
Este plazo comprende las siguientes etapas:
Nro. Servicio l* lazo Etapas

Servicio de Procesamiento de Actas 15 días Pre Operativa
Registrales de las Oficinas de Registros
1 del Estado Civil (OREC) del departamento 75 días Operativa
de Tumbes.
* Transferencia y
15 días
Cierre
Total Días Calendario 105 días
1.8. COSTO DE REPRODUCCIÓN Y ENTREGA DE BASES
Los participantes registrados tienen el derecho de recabar un ejemplar de las Bases, para
cuyo efecto deben cancelar S/ 5.00 (Cinco y 00/100 Soles), cuyo pago deberá ser
efectuado en la cuenta del Banco de la Nación N° 0000-282936.
La copia de las Bases será recabada en la Sub Gerencia de Tesorería — RENIEC, sitio en
Jr. Bolivia N° 109 Cercado de Lima, 7mo Piso (Centro Cívico), en las fechas señaladas
en el cronograma, en el horario de 08:30hrs a 17:00hrs.
Importante
El costo de entrega de un ejemplar de las bases no puede exceder el costo de su
reproducción.
1.9. BASE LEGAL
TUO de la Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, aprobado
por Decreto Supremo N° 304-2012-EF
Ley N° 30372 Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2016.
Ley N° 30373 Ley de Equilibrio Financiero del Presupuesto del Sector Público del año
fiscal 2016.
Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado, en adelante la Ley.
- Decreto Supremo N° 350-2015-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del
Estado, en adelante el Reglamento.
- Directivas del OSCE.
- Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
- Ley N° 27806, Ley de Transparencia y de Acceso a la Información Pública.
Decreto Supremo N° 304-2012-EF, TUO de la Ley General del Sistema Nacional del
Presupuesto.
Decreto Supremo N° 008-2008-TR, Reglamento de la Ley MYPE.
Decreto Supremo N° 013-2013-PRODUCE - Texto Único Ordenado de la Ley de
Impulso al Desarrollo Productivo y al Crecimiento Empresarial.
Código Civil.
Las referidas normas incluyen sus respectivas modificaciones, de ser el caso.
19
CAPÍTULO II
DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN
2.1. CALENDARIO DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN2
Etapa Fecha, hora y lugar

Convocatoria : 16/11/2016
Registro de participantes` : Desde las: 00:01 horas del 21/11/2016
A través del SEACE Hasta las: 11:59 horas del 21/12/2016
Formulación de consultas y : Del: 21/11/2016
observaciones a las Bases Al: 02/12/2016
En Mesa de Partes o la que haga : Jr. Bolivia 109 — Torre Centro Cívico — Cercado de Lima —
sus veces en la Entidad en Mesa de partes de la Entidad en el horario4 de 08:30 a
16:30 horas
Adicionalmente, de ser el caso, : amendoza@reniec.gob.pe
enviar a la siguiente dirección dtello@reniec.gob.pe
electrónica
Absolución de consultas y : 07/12/2016
observaciones a las Bases
Integración de Bases : 09/12/2016
Presentación de ofertas : 21/12/2016
El acto público se realizará en : Jr. Bolivia 109 — Torre Centro Cívico — Cercado de Lima,
Sala de Reuniones de la GAD piso 6, a las 12:09hrs.
Evaluación de ofertas : Del 22/12/2016 al 23/12/2016
Calificación de ofertas : 26/12/2016
Otorgamiento de la buena pro : 27/12/2016
A través del SEACE
Importante
Los proveedores que deseen registrar su participación deben ingresar al SEACE utilizando su
Certificado SEACE (usuario y contraseña). Asimismo, deben observar las instrucciones
señaladas en el documento de orientación "Guía para el registro de participantes electrónico"
publicado en www.seace.qob.pe, pestaña 1. Inicio, opción Documentos y Publicaciones, página
Manuales y Otros (Proveedores).
2.2. CONTENIDO DE LAS OFERTAS
La oferta se presenta en un (1) sobre cerrado en original, dirigido al Comité de Selección

del Concurso Público N° 07-2016-RENIEC, conforme al siguiente detalle:
2 La información del calendario indicado en las bases no debe diferir de la información consignada en la ficha del
procedimiento en el SEACE. No obstante, en caso de existir contradicción primará el calendario indicado en la
ficha del procedimiento en el SEACE.
3 El registro de participantes se lleva a cabo desde el día siguiente de la convocatoria hasta antes del inicio de la
presentación de ofertas, según lo dispuesto en el artículo 34 del Reglamento.
4 Al consignar el horario de atención, debe tenerse en cuenta que el horario de atención no podrá ser menor a ocho
(8) horas.
20
Señores
Registro Nacional de Identificación y Estado Civil
Jr. Bolivia N° 109- Torre Centro Cívico — Cercado de Lima
Att.: Comité de selección

Procesamiento de Actas
Denominación de la convocatoria:
Registrales de las Oficinas de Registros del Estado Civil
(OREC) del Departamento de Tumbes
OFERTA
[NOMBRE / DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL DEL POSTOR]
La oferta contendrá, además de un índice de documentos, la siguiente documentación:
2.2.1. Documentación de presentación obligatoria
2.2.1.1. Documentos para la admisión de la oferta

a) Declaración jurada de datos del postor.
Cuando se trate de consorcio, esta declaración jurada debe ser
presentada por cada uno de los integrantes del consorcio. (Anexo N° 1)
b) Declaración jurada de acuerdo con el numeral 1 del artículo 31 del

Reglamento. (Anexo N° 2).
En el caso de consorcios, cada integrante debe presentar esta declaración

jurada, salvo que sea presentada por el representante común del
consorcio.
c) Declaración jurada de cumplimiento de los Términos de Referencia

contenidos en el numeral 3.1 del Capítulo III de la presente sección5.
(Anexo N° 3).
d) Declaración jurada de plazo de prestación del servicio. (Anexo N° 4)6
e) El precio de la oferta en Soles y el detalle de precios unitarios, cuando

dicho sistema haya sido establecido en las bases. (Anexo N° 5)
El precio total de la oferta y los subtotales que lo componen deben ser

expresados con dos decimales. Los precios unitarios pueden ser
expresados con más de dos decimales.
f) Certificación de idoneidad técnica para la digitalización con valor legal

según la NTP 392.030 2:2005 o NTP 392.030-2:2015, el mismo que debe
-
estar vigente a la fecha de presentación de la oferta y durante la vigencia

del servicio.
g) El postor debe presentar declaración jurada del cumplimiento de los

perfiles del personal indicados en el numeral 5.3 de los Términos de
5
El comité de selección debe determinar al elaborar las bases si solo bastará la presentación de una declaración
jurada para acreditar el cumplimiento de los Términos de Referencia o, de lo contrario, si será necesario que lo
declarado se encuentre respaldado con la presentación de algún otro documento.
6 En caso de considerar como factor de evaluación la mejora del plazo de prestación del servicio, el plazo ofertado
en dicho anexo servirá también para acreditar este factor.
21
Referencia. (Anexo N° 7)
h) Presentación de dos (02) proyectos de digitalización con valor legal, por un
total mínimo de 2 000,000 imágenes durante los últimos cinco (05) años.
Esta debe acreditarse con las copias simples de los contratos y su
respectiva conformidad de culminación de la prestación de servicio o
comprobantes de pago cuya cancelación se acredite documental y
fehacientemente, de acuerdo a lo requerido en los Términos de Referencia
de las Bases.
i) Presentación de un (01) CD con dos (02) archivos PDF/A firmados

digitalmente que cumplan con las especificaciones técnicas y estándares
definidos en el presente documento. Ambos archivos deben incluir al
menos una imagen y un texto, un archivo debe contener dos firmas
digitales embebidas en el mismo documento. Los archivos serán
codificados y analizados posteriormente por el RENIEC a través de la Sub
Gerencia de Procesamiento de Registros Civiles a fin de determinar si
cumple con lo solicitado, cabe indicar que los CD serán evaluados según
lo descrito en el punto 5.1.2.2.3 de los Términos de Referencia.
Importante
El comité de selección verifica la presentación de los documentos requeridos. De

no cumplir con lo requerido, la oferta se considera no admitida.
2.2.1.2. Documentos para acreditar los requisitos de calificación
a) Capacidad legal:
• Tratándose de persona jurídica, copia del certificado de vigencia de

poder del representante legal, apoderado o mandatario designado
para tal efecto, expedido por registros públicos con una antigüedad no
mayor de treinta (30) días calendario a la presentación de ofertas,
computada desde la fecha de emisión
• En caso de persona natural, copia del documento nacional de

identidad o documento análogo, o del certificado de vigencia de poder
otorgado por persona natural, del apoderado o mandatario, según
corresponda, expedido por registros públicos con una antigüedad no
mayor de treinta (30) días calendario a la presentación de ofertas,
computada desde la fecha de emisión.
Cuando se trate de consorcio, estos documentos deben ser

presentados por cada uno de los integrantes del consorcio que
suscriba la promesa de consorcio, según corresponda.
• De ser el caso, promesa de consorcio con firmas legalizadas en la que

se consigne los integrantes, el representante común, el domicilio
común y las obligaciones a las que se compromete cada uno de los
integrantes del consorcio así como el porcentaje equivalente a dichas
obligaciones. (Anexo N° 8)
La promesa de consorcio debe ser suscrita por cada uno de sus

integrantes.
El representante común del consorcio se encuentra facultado para

actuar en nombre y representación del mismo en todos los actos
referidos al procedimiento de selección, suscripción y ejecución del
contrato, con amplias y suficientes facultades.
22
b) Experiencia del postor:
El postor debe acreditar un monto facturado acumulado equivalente a

S/. 9'029,556.00 (Nueve millones veintinueve mil quinientos
cincuenta y seis y 00/100 soles), por la contratación de servicios
similares al objeto de la convocatoria y/o en la actividad, durante un
periodo de octubre del 2010 a la fecha de la presentación de ofertas.
Se consideran similares a los servicios de producción de microformas

con valor legal.
2.2.2. Documentación de presentación facultativa:
Certificado de inscripción en el registro de la Micro y Pequeña Empresa —

REMYPE, de ser el caso'. En el caso de consorcios, todos los integrantes
deben acreditar la condición de micro o pequeña empresa.
Importante
Cabe subsanación de las ofertas, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 39 del

Reglamento. La legalización de las firmas en la promesa de consorcio y en la carta de
compromiso del personal clave, son subsanables.
2.3. DETERMINACIÓN DEL PUNTAJE TOTAL DE LAS OFERTAS
La evaluación se realiza sobre la base de cien (100) puntos.
Para determinar la oferta con el mejor puntaje y el orden de prelación de las ofertas, se
considera lo siguiente:
Plazo de Entregables = 30 puntos

Precio = 70 puntos
Importante
Luego de culminada la evaluación según los factores de evaluación señalados en el
Capítulo IV de esta sección, el comité de selección debe determínar si el postor que
obtuvo el primer lugar según el orden de prelación cumple con los requisitos de
calificación especificados en el numeral 3.2 del capítulo III de la sección específica de las
bases. Si dicho postor no cumple con los requisitos de calificación su oferta será
descalificada.
2.4. REQUISITOS PARA PERFECCIONAR EL CONTRATO
El postor ganador de la buena pro debe presentar los siguientes documentos para
perfeccionar el contrato:
a) Constancia vigente de no estar inhabilitado o suspendido para contratar con el

Estado.
7
Dicho documento se tendrá en consideración, en caso el postor ganador de la buena pro solicite la retención del
diez por ciento (10%) del monto del contrato original, en calidad de garantía de fiel cumplimiento, según lo señalado
en el artículo 126 del Reglamento.
23
b) Garantía de fiel cumplimiento del contrato. CARTA FIANZA

c) Garantía de fiel cumplimiento por prestaciones accesorias, de ser el caso. CARTA
FIANZA
d) Contrato de consorcio con firmas legalizadas de cada uno de los integrantes, de ser
el caso.
e) Código de cuenta interbancaria (CCI).
f) Copia de la vigencia del poder del representante legal de la empresa que acredite que
cuenta con facultades para perfeccionar el contrato, cuando corresponda.
g) Copia de DNI del postor en caso de persona natural, o de su representante legal en
caso de persona jurídica.
h) Domicilio, correo electrónico y teléfono a efectos de la notificación durante la
ejecución del contrato.
i) Copia de la constitución de la empresa y sus modificatorias debidamente actualizado.
j) Póliza contra pérdida o robo a nombre del RENIEC, la cual será por un monto total
de S/ 3'890,041.33 (Tres millones ochocientos noventa mil cuarenta y uno y 33/100
Soles). Esta póliza debe estar vigente desde antes del traslado y durante toda la
ejecución del servicio y debe ser presentada a la Sub Gerencia de Integración de
Registros Civiles.
k) Póliza de Seguro contra accidentes personales o Seguro Complementario de
Accidente de Trabajo de Riesgo para todo su personal el cual debe estar vigente de
inicio a fin del servicio.
I) Presentar perfiles del personal con sustento documentario correspondiente: Jefe de
Proyecto, Inventariador, Calificador de Procesos y Fedatario Informático
Juramentado.
m) Los Entregables correspondiente a la Etapa Pre Operativa (según Declaración Jurada
de Oferta de la Propuesta).
Importante
• En caso que el postor ganador de la buena pro sea un consorcio, las garantías que
presente este para el perfeccionamiento del contrato, así como durante la ejecución
contractual, de ser el caso, además de cumplir con las condiciones establecidas en el
artículo 33 de la Ley, deben consignar expresamente el nombre completo o la
denominación o razón social de los integrantes del consorcio, en calidad de
garantizados, de lo contrario no podrán ser aceptadas por las Entidades. No se
cumple el requisito antes indicado si se consigna únicamente la denominación del
consorcio, conforme lo dispuesto en el numeral 7.5.3. de la Directiva N' 002-2016-
OSCE/CD "Participación de Proveedores en Consorcio en las Contrataciones del
Estado".
• Corresponde a la Entidad verificar que las garantías presentadas por el postor

ganador de la buena pro cumplan con los requisitos y condiciones necesarios para su
aceptación y eventual ejecución, sin perjuicio de la determinación de las
responsabilidades funcionales que correspondan.
• En los contratos periódicos de prestación de servicios en general que celebren las

Entidades con las micro y pequeñas empresas, estas últimas pueden otorgar como
garantía de fiel cumplimiento el diez por ciento (10%) del monto del contrato original,
porcentaje que es retenido por la Entidad durante la primera mitad del número total de
pagos a realizarse, de forma prorrateada en cada pago, con cargo a ser devuelto a la
finalización del mismo, conforme lo establece el artículo 126 del Reglamento. En caso
que el postor ganador de la buena pro no haya presentado el certificado de
inscripción en el REMYPE en su oferta, puede presentarlo con los documentos para el
perfeccionamiento del contrato.
• En los contratos derivados de procedimientos de selección por relación de ítems,

cuando el monto del ítem adjudicado o la sumatoria de los montos de los ítems
24
adjudicados sea igual o menor a cien mil Soles (S/. 100,000.00), no corresponde
presentar garantía de fiel cumplimiento de contrato ni garantía de fiel cumplimiento
por prestaciones accesorias, conforme a lo dispuesto en el numeral 1 del artículo 128
del Reglamento.
• De conformidad con la Décima Séptima Disposición Complementaria Final del

Reglamento, dentro del supuesto de hecho de la infracción establecida en el literal h)
del artículo 50.1 de la Ley, referida a la presentación de información inexacta, se
encuentra comprendida la presentación de garantías que no hayan sido emitidas por
las empresas indicadas en el segundo párrafo del artículo 33 de la Ley.
Importante
La Entidad no puede exigir documentación o información adicional a la consignada en el

presente numeral para el perfeccionamiento del contrato.
2.5. PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO
El contrato se perfecciona con la suscripción del documento que lo contiene. Para dicho
efecto el postor ganador de la buena pro, dentro del plazo previsto en el numeral 3.1 de la
sección general de las bases, debe presentar la documentación requerida en Jr. Bolivia N°
109- Lima — Torre del Centro Cívico.
Importante
En el caso de procedimientos de selección por relación de ítems, se puede perfeccionar el

contrato con la suscripción del documento o con la recepción de una orden de servicios,
cuando el monto del valor estimado del ítem no supere los cien mil Soles (S/ 100,000.00).
2.6. FORMA DE PAGO
La Entidad realizará el pago de la contraprestación pactada a favor del contratista en forma

mensual.
Para efectos del pago de las contraprestaciones ejecutadas por el contratista, la Entidad
debe contar con la siguiente documentación:
- La conformidad del servicio será emitida mensualmente por la Gerencia de Procesos

de Registros Civiles (o la que haga sus veces), previos informes de cumplimiento de
los entregables por parte de la Sub Gerencia de Procesamiento de Registros Civiles y
Sub Gerencia de Integración de Registros Civiles, quienes verificarán el cumplimiento
del servicio de acuerdo a lo solicitado en los Términos de Referencia. Adicionalmente,
al tercer mes debe contar con el informe de conformidad elaborado por la Gerencia de
Tecnología de la Información, respecto a software, hardware y prueba de esfuerzo de
la línea de producción de 2,500 actas registrales entregadas por el proveedor.
Comprobante de pago.
- Los entregables establecidos en el numeral 7 de los términos de referencia.
Cantidad de actas procesadas con testimonios según el detalle señalado en el acápite I
del numeral 5.1.1.
2.7. PLAZO PARA EL PAGO
La Entidad debe pagar las contraprestaciones pactadas a favor del contratista dentro de los
quince (15) días calendario siguiente a la conformidad de los servicios, siempre que se
verifiquen las condiciones establecidas en el contrato para ello.
9,
CAPÍTULO III
REQUERIMIENTO
TÉRMINOS DE REFERENCIA
1. DENOMINACIÓN DE LA CONTRATACIÓN
Servicio de Procesamiento de Actas Registrales de las Oficinas de Registros del
Estado Civil (OREC) del departamento de Tumbes
2. FINALIDAD PÚBLICA
Disponer del acervo documentario registral con valor permanente, custodiado por las
Oficinas de Registros del Estado Civil (OREC) de las Municipalidades Provinciales y
Distritales del departamento de Tumbes, para su digitalización, conversión a imágenes
digitales con valor legal (Microformas) y digitación, para mejorar de forma sostenida
los servicios brindados por RENIEC. permitiendo a los ciudadanos obtener la copia
certificada de su acta registral en cualquier Oficina Registral del RENIEC a nivel
nacional.
3. ANTECEDENTES
Desde el 2005 a la fecha, RENIEC viene realizando el procesamiento de actas
registrales de las OREC a nivel nacional, habiéndose incorporado al mes de setiembre
2016, la cantidad de sesenta y ocho (68) OREC.
Hasta la fecha, el acervo documentario registral de las OREC de las Municipalidades

no incorporadas permanece en sus locales, por lo que es importante trasladar dicho
acervo al RENIEC y proceder con la digitalización y digitación e integrarlos a la
plataforma de Registros Civiles del RENIEC.
4. OBJETIVOS DE LA CONTRATACIÓN
Objetivo General: El RENIEC disponga del acervo documentario registral con valor
permanente, custodiado por las Oficinas de Registros de Estado Civil (OREC) de las
Municipalidades, a fin de permitir que los ciudadanos que realizaron registros en
dichas oficinas, puedan obtener copia certificada de su acta en cualquier Oficina
Registral del RENIEC a nivel nacional.
Objetivo Específico: Procesamiento de la información que obra en las actas

registrales custodiadas por las Oficinas de Registros de Estado Civil (OREC) a fin de
preservar, mantener y disponer de la información ante posibles contingencias de
deterioro y/o destrucción, a través de las imágenes digitalizadas con valor legal.
5. ALCANCES Y DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO

El servicio está conformado por lo siguiente:
Nro. Servicio Plazo Etapas

Servicio de Procesamiento de Actas
15 días * Pre Operativa
1
del Estado Civil (OREC) del departamento
de Tumbes. 75 días * Operativa
16
* Transferencia y
15 días
Cierre
El Servicio antes indicado comprende el procesamiento del siguiente material registra!:
CANTIDAD CANTIDAD
CANTIDAD
APROX. APROX.
DEPARTAMENTO PROVINCIA DISTRITO TIPO OREC APROX.
SUSTENTOS
SUSTENTOS
LIBROS
REGISTRALES REGISTRALES
CONTRALMIRANTE
TUMBES CANOAS DE PUNTA SAL DISTRITO 120 26,400 47,520
VILLAR
CONTRALMIRANTE
TUMBES CASITAS DISTRITO 128 7,182 12,927
VILLAR
CONTRALMIRANTE
TUMBES ZORRITOS PROVINCIA 231 17,285 31,113
VILLAR
TUMBES TUMBES CORRALES DISTRITO 302 54,460 98,028
TUMBES TUMBES LA CRUZ DISTRITO 152 10,025 18,045
TUMBES TUMBES PAMPAS DE HOSPITAL DISTRITO 150 33,000 59,400
TUMBES TUMBES SAN JACINTO DISTRITO 202 14,693 26,447
SAN JUAN DE LA
TUMBES TUMBES DISTRITO 369 29,050 52,290
VIRGEN
TUMBES TUMBES TUMBES PROVINCIA 720 223,315 401,967
TUMBES ZARUMILLA AGUAS VERDES DISTRITO 99 6,646 11,962
TUMBES ZARUMILLA MATAPALO DISTRITO 100 22,000 39,600
TUMBES ZARUMILLA PAPAYAL DISTRITO 203 7,030 12,654
TUMBES ZARUMILLA ZARUMILLA PROVINCIA 302 50,556 91,000
TOTAL 3,078 501,642 902,953
Como parte de la oferta técnica se debe presentar lo siguiente:
i. Debe presentar un CD con dos (02) archivos PDF/A firmados digitalmente que
cumplan con las especificaciones técnicas y estándares definidos en el presente
documento. Ambos archivos deben incluir al menos una imagen y un texto, un
archivo debe contener dos firmas digitales embebidas en el mismo documento. Los
archivos serán analizados por el RENIEC a través de la Sub Gerencia de
Procesamiento de Registros Civiles a fin de determinar si cumple con lo solicitado,
cabe indicar que los CD serán evaluados según lo descrito en el punto 5.1.2.2.3
respecto a la Fase de Micrograbación.
ii. Debe contar con la Certificación de idoneidad técnica de producción de

Microformas según la NTP 392.030-2:2005 o NTP 392.030-2:2015.
iii. El postor debe presentar declaración jurada del cumplimiento de los perfiles del
personal indicados en el numeral 5.3.
iv. El postor debe presentar declaración jurada de compromiso de no afectar la

integridad, disponibilidad y confidencialidad del acervo documentario registral
(actas, libros, expedientes registrales, certificados y otros documentos de sustento)
e información procesada
Se detalla a continuación la descripción de cada una de las etapas:
27
Etapa Pre Operativa:
Una vez suscrito el contrato el proveedor del servicio debe presentar lo siguiente:
1) Metodología de Gestión de Proyectos

2) Plan de producción estableciendo objetivos mensuales
3) Procedimiento de Recepción, Devolución y Traslado
4) Procedimiento de Control de calidad de Imágenes y Digito Verificación
5) Procedimiento de atención de solicitudes
6) Procedimiento en caso de desastre natural o hecho fortuito que afecte la integridad
de las actas registrales
7) Procedimiento en caso de desastre natural o hecho fortuito que afecte la
información de las actas registrales en la base de datos del proveedor
8) Procedimiento de transferencia de información a la plataforma del RENIEC
9) El proveedor usará su propio software para el inventario y procesamiento de
digitalización y digitación, información que debe ser almacenada en los servidores
proporcionados por el RENIEC.
10) El sistema del proveedor deber incluir un módulo de reportes y consultas a ser
entregados al RENIEC para el monitoreo correspondiente de las fases de
preparación, ejecución y micrograbación de la etapa operativa.
11) El proveedor debe entregar al momento de inicio del servicio los programas
fuentes y compilados de todos los sistemas a ser usados. El proveedor debe
entregar al RENIEC los componentes, librerías, SDK de desarrollo así como sus
licencias correspondientes y vigentes a 3 años, a partir del inicio del servicio. Las
aplicaciones entregadas debe estar acompañadas del Manual del Sistema (Análisis
Funcional, Arquitectura, Modelo Lógico y Físico de Base de Datos, Diccionario de
Datos, Descripción de Módulos e Interfaces), Manual de Instalación y los Manuales
de Usuario. El RENIEC no utilizara los códigos fuentes para fines distintos al marco
del Servicio.
Etapa Operativa
En esta etapa, el proveedor debe ejecutar el procesamiento de las actas registrales:
preparación, indización, digito verificación, control de calidad, firma del fedatario
informático, grabado en microformas con valor legal, emitir y suscribir las actas de
apertura, cierre y conformidad de la producción de microformas, así como sus
testimonios correspondientes. Para ello deberá contar con todos sus equipos
nuevos (terminales de cómputo, escáneres, servidores).
Etapa de Transferencia y Cierre

Durante esta etapa el proveedor debe realizar lo siguiente:
1. Transferencia del acervo documentario a la Sub Gerencia de Archivo Registra!
Físico del RENIEC (SGARF) en Av. Manuel de la Torre Ugarte 180 — Santa Anita.
2. Entrega de los medios portadores finales a la Sub Gerencia de Soporte Técnico
Operativo (SGSOT) en Jr. Cusco 653 - Cercado de Lima, previa aprobación de la
Sub Gerencia de Procesamiento de Registros Civiles.
3. De ser el caso realizara la devolución de los documentos suministrados por
RENIEC.
4. Las modificaciones y/o actualizaciones de los sistemas (los programas fuentes y
compilados con las nuevas versiones) de acuerdo a los alcances y cumplimiento de
las necesidades del presente servicio serán entregados a la semana siguiente de
su implementación y actualización.
28
5. El equipamiento (hardware) utilizado por el proveedor para la prestación del

servicio, pasará a propiedad del RENIEC, una vez culminada dicha prestación; las
computadoras deberán contar con licenciamiento OEM del sistema operativo o
similar.
5.1. Actividades
5.1.1 CARACTERÍSTICAS DEL ACERVO DOCUMENTARIO
I. Las Actas Registrales están distribuidas de la siguiente manera:
CANTIDAD CANTIDAD
CANTIDAD
APROX. APROX.
DEPARTAMENTO PROVINCIA DISTRITO TIPO OREC APROX.
ACTAS SUSTENTOS
LIBROS
REGISTRALES REGISTRALES
CONTRALMIRANTE
TUMBES CANOAS DE PUNTA SAL DISTRITO 120 26,400 47,520
VILLAR
CONTRALMIRANTE
TUMBES CASITAS DISTRITO 128 7,182 12,927
VILLAR
CONTRALMIRANTE
TUMBES ZORRITOS PROVINCIA 231 17,285 31,113
VILLAR
TUMBES TUMBES CORRALES DISTRITO 302 54,460 98,028
TUMBES TUMBES LA CRUZ DISTRITO 152 10,025 18,045
TUMBES TUMBES PAMPAS DE HOSPITAL DISTRITO 150 33,000 59,400
TUMBES TUMBES SAN JACINTO DISTRITO 202 14,693 26,447
SAN JUAN DE LA
TUMBES TUMBES DISTRITO 369 29,050 52,290
VIRGEN
TUMBES TUMBES TUMBES PROVINCIA 720 223,315 401,967
TUMBES ZARUMILLA AGUAS VERDES DISTRITO 99 6,646 11,962
TUMBES ZARUMILLA MATAPALO DISTRITO 100 22,000 39,600
TUMBES ZARUMILLA PAPAYAL DISTRITO 203 7,030 12,654
TUMBES ZARUMILLA ZARUMILLA PROVINCIA 302 50,556 91,000
TOTAL 3,078 501,642 902,953
II. El proveedor debe generar un archivo PDF/A por cada imagen. Las
características técnicas y funcionales de la conversión de los
documentos en imágenes con valor legal, se describen en la NAI-431-
GPRC/SGPRC/016 "Criterios para la digitalización y calidad de las
imágenes de los documentos de archivos de la SGPRC", Primera
Versión.
III. Los tamaños de las actas registrales a ser procesadas varían desde A2
hasta A4; asimismo se debe considerar, que durante el desarrollo del
Servicio se pueden encontrar actas registrales de mayor o menor
tamaño.
IV. El tipo de papel de las actas registrales a ser procesadas podrá ser en
papel bond, papel block, papel satinado, papel cebolla, u otros;
asimismo, se debe considerar, que durante el desarrollo del Servicio se
pueden encontrar actas registrales con otros tipos de papel.
?9
V. Las actas que serán digitalizadas en una sola cara serán

aproximadamente el 70% y digitalizadas en dos caras (anverso y
reverso) aproximadamente el 30%; asimismo, se debe considerar que
durante el desarrollo del Servicio se pueden encontrar que los
porcentajes antes mencionados pueden variar.
VI. A continuación se presenta la distribución de la documentación registral
según etapa:
ETAPA FASE TIPO CANTIDAD APROXIMADA
LIBROS 3,078
FASE DE PREPARACIÓN
SUSTENTOS REGISTRALES 902,953
ETAPA OPERATIVA
FASE DE EJECUCION ACTAS REGISTRALES 501,642
5.1.2 DETALLE DEL SERVICIO POR ETAPAS
Cabe indicar que los documentos señalados en el presente documento

(Directivas, Guías de Procedimiento, etc.) serán proporcionados por el
RENIEC cuando sea requerido.
5.1.2.1 Etapa Pre Operativa:
Consideraciones generales:
Durante la etapa Pre operativa, el proveedor podrá hacer

adaptaciones adicionales que el RENIEC considere necesarias a
las metodologías entregadas con la oferta técnica.
5.1.2.1.1 A continuación se presenta los entregables de la etapa Pre

Operativa:
Metodología de Gestión de Proyectos

La Metodología de Gestión por Proyectos que presentará el
postor debe estar alineada a la DI-344-GCl/001
"METODOLOGÍA PARA LA GESTIÓN POR PROYECTOS
INSTITUCIONALES DEL RENIEC", incluyendo como anexo
adicional un Plan de Gestión de la Calidad que será propuesta
por el postor y en donde el RENIEC podrá hacer las
adaptaciones adicionales que considere necesarias a fin de
adecuarlas a las necesidades del servicio.
El Plan de Gestión de la Calidad debe considerar lo siguiente:
I. Que la calidad del servicio debe ser evaluada en todos sus

estados y fases, tanto en nuevos procesos como en los
existentes, considerando al Aseguramiento de la Calidad
como medida preventiva a la detección de defectos y al
Control de la Calidad para subsanar los errores
presentados.
II. Debe indicar los objetivos, políticas, procedimientos,

formatos e indicadores que se implementarán durante el
servicio y que garanticen la calidad del servicio.
III. Debe especificar las acciones de Control y Aseguramiento
de Calidad que tomará el postor para enfrentar los
siguientes eventos no deseados:
Captura de imágenes recortadas.
- Pérdida o deterioro del documento físico de los
documentos en alguna etapa del servicio.
Procesamiento de documentos que necesitan ser
restaurados.
Devolución de documentos en estado de conservación
inferior al recibido.
- Datos mal ingresados.
Entre otros que el proveedor considere necesarios para asegurar

la calidad del servicio.
Plan de producción estableciendo objetivos mensuales

El proveedor debe establecer un Plan de producción para cada
una de las fases consideradas en la Etapa Operativa,
estableciendo plazos, cantidades (diario, semanal y mensual) y
relación de personal.

Procedimiento de Recepción, Devolución y Traslado

El proveedor debe indicar en el procedimiento cómo recibirá,
trasladará y devolverá los documentos a las instalaciones
fijadas, según el servicio, qué medios de protección empleará
para asegurar la conservación de la documentación recibida,
cuáles serán los mecanismos de control empleados, como serán
las coordinaciones con las áreas de RENIEC, considerando
entre otros parámetros, lo señalado en la tarea 3- "Transferencia
y entrega de Acervo Documentario para la fase de ejecución" y
en el numeral 5.1.2.2.1.4.

Procedimiento de Control de calidad de Imágenes y Digito

Verificación
El proveedor desarrollará un procedimiento para el control de
calidad de imágenes y la digito verificación de las actas
detallando el tratamiento de los productos no conformes y sus
reprocesos.

Procedimiento de atención de solicitudes

El proveedor debe desarrollar un procedimiento para la atención

de las solicitudes descritas en la tarea 5 de la Fase de Ejecución.

Procedimiento en caso de desastre natural o hecho fortuito

que afecte la integridad de las actas registrales
El proveedor debe desarrollar un procedimiento que considere
las acciones a adoptar en caso de desastre natural o hecho
fortuito que afecte la integridad de las actas registrales,
considerando entre otros parámetros, lo señalado en la tarea 3-
Transferencia y entrega de Acervo Documentario para la fase de
ejecución.
Dicho procedimiento debe garantizar la continuidad del servicio.

Procedimiento en caso de desastre natural o hecho fortuito

que afecte la información de las actas registrales en la base
de datos del proveedor
El proveedor debe desarrollar un procedimiento que considere
las acciones a adoptar en caso de desastre natural o hecho
fortuito que afecte la información de las actas registrales en la
base de datos del proveedor.
Dicho procedimiento debe garantizar la continuidad del servicio.

5.1.2.2 Etapa Operativa:
Consideraciones generales:
El proveedor debe utilizar su sistema de procesamiento de actas
registrales.
El proveedor debe realizar la transferencia de la información
procesada a la plataforma del RENIEC conforme a la estructura
de las tablas que utiliza el Sistema Integrado de Registros Civiles
y Microformas (SIRCM) y el Registro Único de Identidad de
Personas Naturales (RUIPN), revisando la compatibilidad y
validación de la información tanto de imágenes como datos
ingresados, asimismo, la subsanación de las incompatibilidades
en coordinación con el RENIEC.
El servicio debe desarrollar una solución informática que facilite la
generación de reportes y/o consultas de los contenedores
inventariados y actas procesadas en su línea de producción, esta
herramienta debe ser entregada para el monitoreo
correspondiente de la línea de procesamiento del proveedor.
3? j
Se aplicaran penalidades por la perdida, destrucción, mutilación o

cualquier hecho que afecte la integridad de las actas registrales y
documentación registra! las cuales son detalladas según el
numeral 11 y 12 del presente.
El proveedor deberá considerar un SEGURO

COMPLEMENTARIO DE ACCIDENTES DE TRABAJO DE
RIESGO para todo su personal el cual debe estar vigente de inicio
a fin del Servicio.
5.1.2.2.1 Fase de Preparación

Consideraciones generales para la Fase de Preparación
1. RENIEC coordinará con las Municipalidades para la
autorización del inicio de inventario en sus OREC, y la
transferencia posterior.
2. El proveedor comunicará con 5 días hábiles al RENIEC el
término del proceso de inventario en cada OREC.
3. El RENIEC coordinará las acciones necesarias y
supervisiones periódicas, de acuerdo al Plan de Producción
del proveedor y de acuerdo a los criterios señalados en el
Anexo N° 13.
4. El personal que realice las actividades de inventario debe
contar con los materiales de protección necesarios como
son: guardapolvos, guantes, mascarillas, lentes de
protección. Las características técnicas mínimas se señalan
en el Anexo N° 8.
5. El RENIEC brindará al proveedor los alcances respecto a los
procedimientos operativos que debe realizar como parte del
presente servicio, en la ciudad de Lima.
6. La transferencia y entrega de acervo documentario contará
con la presencia de un Notario Público, cuya presencia será
gestionada por RENIEC, de acuerdo a las fechas
establecidas en el Plan de Producción elaborado por el
proveedor.
7. Para el desarrollo de las actividades que comprende las 3
tareas de la fase de preparación debe tomarse como
referencia la GP-347-GPRC/SGIRC/004 "Integración de
Registros Civiles".
La Fase de Preparación debe considerar las siguientes tareas:

• Tarea 1 - Inventario del acervo documentario
• Tarea 2: Transferencia y entrega de Acervo Documentario de
la OREC
• Tarea 3: Transferencia y entrega de Acervo Documentario
para la fase de ejecución
Tarea 1 - Inventario del acervo documentario
33
1. El proveedor con un mínimo de cinco días hábiles de

anticipación, debe comunicar por escrito al RENIEC, la relación
de personal que se apersonará a cada OREC, considerando
los siguientes datos: Apellidos y Nombres, número de DNI,
Edad. En caso haya cambio de personal que asistirá a una
OREC, el proveedor remitirá el listado actualizado al RENIEC,
comunicando que persona está ingresando y a quien está
remplazando. El RENIEC en base a esta información
comunicará a las respectivas Municipalidades. En caso de
requerir el ingreso de equipos portátiles, debe comunicar al
RENIEC, para la gestión correspondiente con la Municipalidad.
II. La Municipalidad determinará los ambientes en los cuales el
personal designado por el proveedor, desarrollará sus labores
de inventario. Por ningún motivo el personal del proveedor
podrá retirar fuera de esos ambientes los libros registrales, o
sustentos (Expedientes, Certificados de nacido vivo —CNV,
Certificado de Defunción-CDEF-, u otro documento).
III. El proveedor realiza la limpieza, clasificación y ordenamiento (en
forma cronológica) de:
a. Libros matrices de actas registrales de Nacimiento,
Matrimonio y Defunción, utilizados y no utilizados, en caso
hubiere.
b. Libros reserva de actas registrales de Nacimiento,
Matrimonio y Defunción, utilizados y no utilizados, en caso
hubiere.
c. Expedientes concluidos y expedientes en trámite
d. Certificado de nacido vivo y/o de defunción
e. Otros documentos registrales (Resoluciones, Sentencias,
Cancelaciones, Reconstituciones).
IV. Coloca una numeración manual en los libros de actas
registrales, grupos de expedientes, grupos de certificados y
otros documentos que lo conforman y registra el avance en el
Reporte de Producción (Ver Anexo N° 1), al cual se le
denominará contenedor.
V. Realiza el inventario de libros registrales, en el Formato
Inventario-Registro de Incorporación (Anexo N° 3), para lo cual
debe consignar en el mismo:
a) Serie documental (libros registrales),
b) OREC de procedencia (Municipalidad),
c) Ubigeo, nombre de la Municipalidad,
d) N° de envoltorio,
e) N° de contenedor, (Libro matriz o reserva),
f) Cantidad de actas (es la cantidad exacta del conteo de
actas de cada libro),
g) fechas extremas (se consigna la fecha de registro del
evento),
h) El campo de observaciones debe considerar el siguiente
detalle:
1) Si el libro corresponde a inscripciones
extemporáneas, judiciales, ordinarias, hospitales, etc.,
2) El rango de folios de las actas del libro identificando

adicionalmente los folios faltantes.
3) Si el libro es formato identidad (sin código de barras).
4) Se consigna las cantidades de las actas anuladas, en
blanco, actas con anotaciones marginales, actas con
sustento, en caso las hubiese.
5) Los libros usados como matriz, en caso corresponda.
6) El estado físico del libro (deteriorado, quemado,
restaurado, etc.),
7) Las actas anteriores al año 1900.
El volumen estimado de libros a inventariar se detalla en el
Anexo N° 9.
VI. En caso que las actas registrales se encuentren sueltas, se
procede a agrupar las mismas por hecho vital y rango
cronológico, formando un contenedor.
VII. En el campo observaciones, se colocará la cantidad de actas
observadas (actas en blanco, actas con anotaciones
marginales, actas con sustento, actas anuladas, actas rotas,
deterioradas, libros judiciales, libros de leyes: 19987, 20223,
25025, 26102, 26497).
VIII. En caso de encontrarse el acervo documentario afectado por la
humedad, se procederá a colocar papel bulky (o material
similar que permita absorber la humedad) en forma intercalada
entre cada documento (acta, expediente y/o certificado),
cambiándose el referido papel en un período de 2 a veces al
día, dependiendo del nivel de afectación de la humedad; u otro
procedimiento de conservación que establezca el proveedor, el
mismo que deberá ser previamente coordinado con la
Municipalidad y el RENIEC.
IX.Registra en el Formato Inventario Manual de Expedientes
Concluidos (Anexo N° 2) el inventario de cada uno de los
expedientes, donde se consigna: Municipalidad, el tipo de
expediente, mes, año y número del contenedor; número del
expediente, titular del expediente y las observaciones que
hubieren.
X. En base al inventario de cada expediente concluido señalado en
el punto anterior, realiza el inventario resumen de los mismos,
en el Formato Inventario-Registro de Incorporación (Anexo N°
3), para lo cual debe consignar: Serie documental, OREC de
procedencia (Municipalidad), ubigeo, nombre de la
Municipalidad, N° de envoltorio (se llena solo para el proceso
de transferencia), N° de contenedor, Descripción (es la serie
documental, ejemplo Expedientes de Nacimiento, Matrimonio o
Defunción), número de actas (es la cantidad exacta del conteo
de certificados o expedientes), fechas extremas (se consigna la
fecha del expediente), las observaciones que hubieren (si los
expedientes corresponden a inscripciones extemporáneas
(colocar el tipo de ley: 19987, 20223, 25025, 26102, 26497),
judicial, lugar de ocurrencia: hospital, maternidad, etc.).
Xl. En caso de encontrarse expedientes en trámite, el proveedor
realizará el inventario de los mismos en el Anexo N° 16,
35
inventario que será verificado al 100% por el personal del

RENIEC, los mismos que quedarán en poder de la OREC de la
Municipalidad, con excepción de la OREC de la Municipalidad
Provincial de Tumbes, cuyos expedientes en trámite serán
entregados a la Oficina Registral RENIEC Tumbes, sito en Jr.
Abad Puell N° 841 - Plazuela Bolognesi, ciudad de Tumbes,
provincia y departamento de Tumbes, para lo cual se utilizará
el Anexo N° 17.
XII. Realiza el conteo de los Certificados de Nacido Vivo y/o de
Defunción, para lo cual utilizará el Formato Inventario-Registro
de Incorporación (Anexo N° 3).
XIII. En el Anexo N° 9 se señala el volumen estimado de libros, actas
registrales, expedientes y certificados (sustentos registrales) a
inventariar.
XIV. Al concluir el proceso de inventario de libros registrales,
expedientes registrales, certificados y otros documentos
registrales, el proveedor debe adherir una etiqueta de poliéster
(impresa previamente con un código de barras) a cada
contenedor, verificando que las etiquetas se encuentren en
correcto orden y buena calidad, y procediendo a registrar en el
Formato Inventario-Registro de Incorporación correspondiente,
el número de etiqueta asignado a cada contenedor (libro,
conjunto de expedientes, CNV / CDEF).
XV. RENIEC proporcionará el rango de numeración para las
etiquetas con código de barras a ser impresas por el
proveedor.
Características técnicas de las etiquetas de

códigos de barras:
a. Debe contener 10 dígitos.

b. Material poliéster.
c. El adhesivo de la etiqueta que no debe destruir el papel y a
su vez garantizar su adherencia mínimo unos 20 años.
d. Sus dimensiones son: Ancho 38mm x Alto 19mm
e. El tipo de código de barras a ser utilizado es 128C.
XVI. La etiqueta es impresa con la siguiente información: logotipo

RENIEC (ubicado en esquina superior izquierda), Texto: "Libro"
ó "Contenedor de Expedientes" ó "Contenedor de Certificados",
según corresponda (ubicado en la parte superior central), en el
centro va impreso el código de barras, en la parte inferior
central va impreso el número del contenedor verificando que
sea legible.
XVII. El proveedor coloca la etiqueta en una zona del Contenedor
(cada libro registral o el conjunto de expedientes registrales o
certificados — agrupados según tipo-) donde no cubra
información, de preferencia en la esquina superior izquierda.
XVIII. Concluido el etiquetado, el proveedor procederá a realizar la
digitación de contenedores en su software respectivo, tomando
como referencia los lineamientos establecidos en la GP-347-
36
GPRC/SGIRC/004 "Integración de Registros Civiles", que se

encuentre vigente.
XIX. Culminado el proceso de digitación de contenedores, el
proveedor enviará vía correo electrónico al RENIEC (Sub
Gerencia de Integración de Registros Civiles) el Anexo N° 3
(Inventario-Registro de Incorporación), generado a través del
software informático, para la verificación correspondiente,
previa coordinación.
Tarea 2: Transferencia y entrega de Acervo Documentario de la
OREC
De acuerdo al Plan de Producción, el proveedor debe realizar las
siguientes tareas:
I Imprime tres (03) ejemplares del Formato Inventario-Registro de
Incorporación (Anexo N° 3) con sus respectivos Formatos
Consolidados de Inventario-Registro de Incorporación (Anexo N° 4)
y lo entrega al personal de RENIEC responsable de la transferencia
del acervo documentario.
II. Colocar los contenedores, previa verificación, en repositorios que
aseguren su integridad y permitan su fácil manipulación, así como
su trazabilidad en todo su recorrido. Asimismo, lo referido a la
identificación de libros deteriorados, verificación de acervo
documentario y embalado de repositorios, debe tomar como
referencia los lineamientos establecidos en la GP-347-
GPRC/SGI RC/004 sobre "Integración de Registros Civiles" vigente.
III. Los libros registrales reserva inventariados y digitados, serán
colocados en repositorios diferentes a los libros matriz y a los
sustentos registrales (expedientes, certificados).
IV. RENIEC firmará con la Comisión de Transferencia de la
Municipalidad el Acta de Transferencia del acervo documentario
registral (Anexo N° 5), en tres ejemplares. En caso no se conforme
oportunamente la referida comisión firmará la respectiva Acta de
Transferencia con el Alcalde de la Municipalidad. En caso hubiera
información sistematizada, firma el Anexo N° 6 en tres ejemplares.
V. El personal del proveedor realizará la carga del total de los
repositorios que contienen los contenedores con el acervo
documentario de la OREC, desde el local de la OREC, al transporte
correspondiente para el traslado del acervo. Dicho transporte será
brindado por el proveedor. Los repositorios conteniendo los libros
registrales reserva serán colocados en una unidad de transporte
diferente a la que contiene los repositorios con los libros registrales
matriz, expedientes y certificados, para el traslado correspondiente.
El estimado de libros registrales reserva que serán transportados en
otra unidad de transporte, se detalla en el siguiente cuadro:
CANT.LIBROS TOTAL LIBROS

CANT. LIBROS.
RESERVA (APROX.)
RESERVA
ITEM DEPARTAMENTO PROVINCIA DISTRITO HISTORICOS
RENIEC
(NO RENIEC)-
(APROX.)
APROX.
CONTRALMIRANTE 50
1 TUMBES CASITAS
VILLAR 0 50
NO SE NO SE NO SE
2 TUMBES ZARUMILLA MATAPALO DISPONE DE DISPONE DE DISPONE DE
INFORMACION INFORMACION INFORMACION
NO SE NO SE NO SE
3 TUMBES ZARUMILLA PAPAYAL DISPONE DE DISPONE DE DISPONE DE
SAN JUAN 50
4 TUMBES TUMBES DE LA
VIRGEN 0 50
CONTRALMIRANTE CANOAS DE
5 TUMBES
VILLAR PUNTAL SAL
O O
NO SE NO SE NO SE
SAN
6 TUMBES TUMBES
JACINTO DISPONE DE DISPONE DE DISPONE DE
7 TUMBES TUMBES CORRALES 50
50
PAMPAS DE 20
8 TUMBES TUMBES
HOSPITAL 0 20
AGUAS 20
9 TUMBES ZARUMILLA
VERDES 0 20
10 TUMBES TUMBES LA CRUZ 0 75 75
11 TUMBES ZARUMILLA ZARUMILLA 21

1 20
CONTRALMIRANTE
12 TUMBES ZORRITOS
VILLAR O O
13 TUMBES TUMBES TUMBES O O O

TOTAL 1 285 286
VI. El personal del RENIEC y el personal designado por el proveedor,

firmarán el Acta de Entrega de Acervo Documentario (Anexo N° 12)
en 3 ejemplares; documento al cual se adjuntará un (01) ejemplar
de Acta de Transferencia de Documento (Anexo N° 5) y el
Consolidado de Inventario-Registro de Incorporación con su
respectivo Inventario-Registro de Incorporación.
Tarea 3: Transferencia y entrega de Acervo Documentario para
la fase de ejecución
De acuerdo al tipo de acervo documentario, realizará el traslado de
los repositorios que contiene dicho acervo, según detalle:
1. Repositorios conteniendo Libros Registrales
Son trasladados al local del RENIEC- Sede San Borja ubicada
en la Av. Javier Prado Este 2392, provincia de Lima.
departamento de Lima.
El proveedor deberá remitir una copia (original) debidamente
firmada del Acta de Entrega de Acervo Documentario (Anexo N°
38
12) a la Sub Gerencia de Integración de Registros Civiles,

situada en Av. Javier Prado Este N° 2392, San Borja, la misma
que deberá contar con la conformidad de recepción e ingreso al
local del RENIEC- Sede San Borja ubicada en la Av. Javier
Prado Este 2392, provincia de Lima, departamento de Lima.
II. Repositorios conteniendo Expedientes registrales,
certificados de defunción y nacimiento, otros
documentos registrales
Son trasladados al archivo de la Sub Gerencia de Archivo
Registral Físico, ubicado en la Av. Manuel de la Torre N° 180,
Urb. Los Ficus, distrito de Santa Anita, Lima.
Esta entrega, se realizará con el formato Acta de Entrega de
Acervo Documentario (Anexo N° 12), el cual una copia (original)
debidamente firmada, deberá ser enviado a Sub Gerencia de
Integración de Registros Civiles, situada en Av. Javier Prado
Este N° 2392, San Borja.
Para realizar el traslado del acervo documentario, el proveedor para
el transporte terrestre debe contar como mínimo con:
a. Vehículo(s) de su propiedad o alquilado(s) que sean de carga
con tolva cerrada.
b. La unidad vehicular debe contar con Seguro Obligatorio de
Accidentes de Tránsito (SOAT) y/o seguro particular.
c. Revisión técnica vigente.
d. El uso del vehículo utilizado para el traslado del acervo
documentario de cada OREC, debe ser de uso exclusivo del
material registral.
e. Los repositorios que son colocados dentro de la unidad de
transporte, deben estar distribuidos de forma que no se afecte
la integridad de los mismos.
f. Considerando la importancia de la documentación a trasladar, el
traslado debe realizarse en unidades de transporte que
aseguren que la documentación, durante su traslado, se
mantenga integra, que no sufra daño alguno o deterioro y que
llegue en las mismas condiciones en las cuales fueron
entregadas por RENIEC. Para tal fin personal de RENIEC
realizará los controles respectivos.
La ejecución de las transferencias del acervo documentario

registral, se realizarán de acuerdo al Plan de Producción
establecido por el proveedor. Para tal fin, el RENIEC dispondrá de
personal para el control de la ejecución de esta fase. En caso el
proveedor incumpla con las fechas programadas en su Plan de
Producción, por razones imputables a él, se aplicará la penalidad
respectiva señalada en el numeral 12.
El proveedor debe contar con una póliza contra pérdida o robo a

nombre del RENIEC la cual será por un monto total de
S/.3,890,041.33 soles. Cabe indicar que esta póliza debe estar
vigente desde antes del traslado y durante toda la ejecución del
servicio y debe ser presentada al RENIEC.
5.1.2.2.2 Fase de Ejecución
39
El proveedor para llevar a cabo esta fase debe tener en cuenta las
siguientes consideraciones generales:
I. Debe entregar reportes y/o consultas de las actas procesadas en
su línea de producción en el momento que el RENIEC lo
requiera.
II. El proveedor tomara como referencia para el procesamiento de
las actas registrales lo establecido en la Guía de Procedimientos
GP-340-GPRC/SGPRC/005 sobre "Procesamiento de Actas
Registrales de la SGPRC" y los lineamientos que el RENIEC
estime conveniente.
III. En los casos de presentarse una casuística nueva esta debe ser
consultada con el RENIEC previo a su procesamiento.
IV. El RENIEC dispondrá de personal para el control de la ejecución
de esta fase; en ese sentido, se deberá cumplir con lo siguiente:
✓ El proveedor deberá otorgar permisos totales para para el
control del servicio (físicos y de sistema). Asimismo, el
sistema a utilizar deberá contar con un módulo el cual
permita al RENIEC realizar el control de cada una de las
tareas de la presente fase.
✓ El control del servicio podrá realizarse las 24 horas del día de
forma inopinada.
✓ Se tomara como referencia lo establecido en la GP-340-
GPRC/SGPRC/005 sobre "Procesamiento de Actas
Registrales de la SGPRC" y lo establecido en la fase de
ejecución.
✓ Entre otros que el RENIEC considere necesarios para
asegurar la calidad del servicio.
Durante esta etapa se debe procesar las actas registrales
considerando lo siguiente:
Tarea 1: El acta registral debe ser etiquetada en forma física;
asimismo las etiquetas a ser utilizadas debe tener las siguientes
características:
I. Material poliéster.
II. El adhesivo de la etiqueta que no debe destruir el papel y a
su vez garantizar su adherencia mínimo unos 20 años.
III. Sus dimensiones son: Ancho 38mm x Alto 19mm
IV. El código de barras a ser utilizado es un tipo 128C.
V. Impresión variable por termo transferencia, sublimación o
tecnología superior,
VI. RENIEC brindara el rango de numeración de los códigos
de a ser impresos.
VII. El campo en la tabla es tipo número.
VIII. El código de barras debe contener 10 dígitos
IX. La etiqueta es impresa con la siguiente información:
logotipo RENIEC (ubicado en esquina superior izquierda),
Texto: "Acta" (ubicado en la parte superior central), en el
centro va impreso el código de barras, en la parte inferior
central va impreso el número en arábigos (legible por
humano).
40
X. Se debe considerar una zona donde no cubra información.

Xl. Si el acta registral no posee áreas donde pueda adherirse
la etiqueta, se adiciona al acta registral una franja de papel,
como extensión de acta registral; según los siguientes
criterios: el acta registral puede crecer a lo ancho y/o a lo
alto, en lo posible se elegirá el extremo que no supere las
dimensiones de un formato A-3 y las dimensiones del
papel adherido, podrá ser como máximo 1 cm. más que el
tamaño de la etiqueta.
XII. Cuando no es un acta registra! fija (copia gratuita o
fotocopia), éstas no serán etiquetadas ni procesadas.
XIII. Para las actas registrales con formato no RENIEC, la
adhesión de las etiquetas impresas con código de barras
debe considerar un espacio a partir de los márgenes; a fin
de no afectar la integridad del acta registral en la tarea de
desempaste.
XIV. En las actas registrales de formato RENIEC sin código de
barras o con código de barras oscurecido, se debe
considerar un espacio a partir de los márgenes, de
preferencia en la parte superior izquierda, sin perjudicar los
datos, pudiéndose hacer uso de una parte del logotipo
institucional.
Tarea 2: El proveedor debe considerar dentro del proceso

una tarea en la cual se proceda con el ingreso de la
información básica del titular o titulares del acta registral, a
fin de elaborar un índice que contenga de forma ordenada
dicha información y permita la búsqueda de forma rápida y
relevante del acta, para su ubicación física y poder brindar el
servicio de digitalización de actas registrales para la emisión
de copia certificada.
Ingresa el número de acta, de acuerdo al código de barras y

registra los datos principales según el tipo de acta:
DATOS A INGRESAR
NACIMIENTO MATRIMONIO DEFUNCION
PRIMER APELLIDO -SEGUNDO
PRIMER Y SEGUNDO
APELLIDO Y PRENOMBRES
APELLIDO
PRIMER Y DEL PRIMER CONTRAYENTE
SEGUNDO PRIMER APELLIDO -SEGUNDO
APELLIDO APELLIDO Y PRENOMBRES
PRENOMBRES
DEL SEGUNDO
CONTRAYENTE
FECHA DE
PRENOMBRES FECHA DE CELEBRACION
FALLECIMIENTO
ACTUALIZACION DE LOS DNI

FECHA DE SI SE UBICASE ACTUALIZACION DE
EVENTOS LOS DNI SI SE UBICASE
ESTADO CIVIL
Para el ingreso del estado civil de actas de matrimonio, se

tendrán las siguientes consideraciones:
I. Si presenta anotación de disolución del vínculo
matrimonial se registra el estado civil divorciado.
41
II. Si presenta anotación de nulidad o asientos incompletos

que implique que el acto no se ha concluido, se registra
el estado civil soltero.
Durante el desarrollo de esta tarea se debe hacer uso de
una Tabla de Observaciones de Actas Registrales según
Anexo N° 10, para señalar el motivo de la observación, la
cual debe formar parte de la herramienta informática del
proveedor.
Tarea 3: En caso de proceder a desencuadernar, descoser

y/o desengrapar los libros registrales producto de las
incorporaciones se debe tener el cuidado necesario para no
maltratar las actas registrales. En caso de detectar actas en
las cuales se encuentren documentos adjuntos estos no
deben ser retirados.
Para los libros registrales desencuadernados, descosidos

y/o desengrapados, estos deberán permanecer en sobres
físicos, debidamente identificados.
Cabe indicar que los libros de años anteriores a 1900 deben

procesarse sin desempastar.
Tarea 4: Debe considerarse dentro del proceso una etapa

de preparación de documentos previo a la digitalización en
la cual se debe considerar lo siguiente:
I. Retirar las grapas, clips u otros objetos adheridos a las
actas registrales.
II. Retirar la etiqueta inclinada, deteriorada y/o mal impresa
que se encuentre adherida a las actas registrales, por lo
que se debe proceder a reimprimirla y adherirla
correctamente.
III. Separar los sustentos adjuntos, siempre y cuando la
anotación dispuesta se encuentre asentada en el acta
registral (rectificación, reconocimiento, adopción, entre
otros). Cabe indicar que dichos documentos no son
digitalizados y deben ser colocados en un sobre
rotulando con lápiz señalando el número de libro y
numero de acta al que pertenecen y remitirlos a la Sub
Gerencia de Archivo Registral Físico del RENIEC
(SGARF) en Av. Manuel de la Torre Ugarte 180 — Santa
Anita mediante formato detallado en el Anexo N°18 .
IV. En los casos que exista sustentos adjuntos al acta pero
no se encuentre asentado en la misma esta debe
culminar su procesamiento hasta la tarea de digitación y
una vez culminado remitirlo a la SGPRC ubicado en Jirón
Comandante Montero Rosas N° 1438 — 1440,
Urbanización Santa Beatriz-Cercado de Lima, provincia y
departamento de Lima, mediante formato detallado en el
Anexo N°18.
V. Borrar las anotaciones con lápiz, excepto los datos que
son relacionados a la inscripción del acta registral; así
como desdoblar y reparar las actas deterioradas
asegurando mantener la integridad del acta, de ser

necesario. Cabe indicar que todo material que se utilice
para la reparación de las actas debe asegurar la
conservación e integridad del acta registral lo cual debe
ser demostrado técnicamente.
VI. Se debe verificar el acta registral en busca de
observaciones físicas como: enmendaduras, borrones,
encubiertos, raspados, lavados y/o deterioros, entre otros
a efectos que se compare los datos del acta y proceda al
cambio con el acta reserva, en caso lo amerite.
VII. En caso de proceder a desencuadernar, descoser y/o
desengrapar los libros registrales se debe colocar las
actas registrales en un contenedor físico (sobre manila
según el tamaño del acta) que permita la adecuada
conservación de las mismas de acuerdo al tamaño de
estas. Luego rotula la parte externa del sobre con la
siguiente información:
a. Tipo de Acta
b. Número de lote (cuyos rangos serán coordinados
con el RENIEC)
c. Total de Actas
d. Año de Registro de las Actas
e. OREC
f. El tipo de acta se definirá en función al siguiente
cuadro:
TIPO DESCRIPCIÓN
1. Tamaño
• Formato A-4 hasta A-3 (menor a 297 mm.
del acta
de ancho del acta registral).
registra!
2. Estado del • El estado de conservación del papel debe

acta registral ser óptimo.
OK
ROTATIVO • Las actas registrales deben contener
sellos y/o firmas de los intervinientes y
3. funcionarios autorizados.
Consideracio • Sin anotaciones marginales o textuales,
nes sin observaciones escritas en el formato
del acta y/o enmendaduras.
• Acta registra! con inscripción ordinaria.
1. Tamaño • Formato A-4, A-3, A-2 u otro formato,

del acta dependiendo del estado y contextura del
registra! acta.
OK PLANO • Estado de conservación del papel debe
ser óptimo.
2. Estado del
• Acta en formato A-4 o A-3 con etiqueta
acta registral
de acta adherida en franja de papel como
extensión de acta.
43
• Las actas registrales deben contener

sellos y/o firmas de los intervinientes y
3. funcionarios autorizados.
Consideracio • Sin anotaciones marginales o textuales,
nes sin observaciones escritas en el formato
del acta y/o enmendaduras.
• Acta registral con inscripción ordinaria.
1. Tamaño
• Formato A-4 hasta A-3 (menor a 297
del acta
mm. de ancho del acta registral)
registra!
2. Estado del • Estado de conservación del papel debe

acta registral ser óptimo.
• Inscripciones extemporáneas, por

mandato judicial, actas repuestas y actas
con observaciones de ley de inscripción,
OB indicadas en el formato o cuerpo del acta.
ROTATIVO • Con anotaciones marginales o textuales,
asentadas en el formato del acta.
3. • Enmendadas y/o con alteraciones en el
Consideracio formato del acta.
nes • Con omisiones de datos, sellos y/o firmas
de los intervinientes o funcionarios
autorizados.
• Inutilizada y/o en blanco.
• Con observaciones indicadas en el
campo respectivo de las actas.
• Acta que presente adjetivos inadecuados.
• Dependiendo del estado de conservación
1. Tamaño
del papel; Formato A-4, A-3, A-2 u otro
del acta
formato, dependiendo del estado y
registral
contextura del acta.
• Acta con deterioro físico total o parcial.
• Acta en formato A-2 (mayor a 297 mm.
de ancho del acta registral).
• Acta en formato A-4, A-3 o A-2 con
anotación marginal marginales o
2. Estado del textuales adherida al acta; sea en el
acta registral campo respectivo, extremo inferior
(extensión del acta) y/o al reverso.
• Acta que presenta observaciones en
formato A-4 o A-3 con etiqueta de acta
adherida en franja de papel como
OB PLANO extensión del acta.
• Inscripciones extemporáneas, por
mandato judicial, actas repuestas y actas
con anotación de ley de inscripción,
indicadas en el formato o cuerpo del acta.
• Enmendadas y/o con alteraciones en el
formato del acta.
3. • Con omisiones de datos, sellos y/o firmas
Consideracio de los intervinientes o funcionarios
nes autorizados.
• Inutilizadas y/o en blanco.
• Con observaciones indicadas en el
campo respectivo de las actas.
• Partidas Generales.
• Acta que presente adjetivos inadecuados.
• Que ameriten reconstitución.
Tarea 5: El proveedor debe considerar dentro de su proceso

lo siguiente:
44
I. Atención de solicitud de digitalización de actas registrales

para consulta o emisión de copia certificada la cual
consiste en la digitalización del acta registra! a fin de que el
RENIEC pueda emitir copia certificada de la misma.
II. Atención de solicitudes de culminación de línea de
procesamiento de actas registrales en la cual consiste en
la digitalización y la digitación de los datos del acta registral
a fin de que el RENIEC pueda realizar anotaciones
marginales en la misma.
III. Atención de reprocesos de imagen y data de las actas
registrales procesadas ya sea producto del control de
calidad de imágenes y data que realizara el proveedor o de
las observaciones que devengan de una actividad de
supervisión, control o área del RENIEC. Asimismo, todas
las actas registrales suministradas por el RENIEC al
proveedor deben ser devueltas al día siguiente de
culminado el reproceso.
A continuación se detalla los plazos para la atención de las

solicitudes antes descritas:
Atención de solicitudes de digitalización de actas registrales para
certificaciones
Ítem Literal Solicitud Plazo

Digitalización de actas registrales para
1 < 24 horas
certificación regular.
2 certificación regular que no se encuentran en 5 72 horas
A el sistema.
3 De constancia de negativa. 5 72 horas
4 certificaciones que requieran respuesta de 5 24 horas
otras Unidades Orgánicas.
Atención de solicitudes de culminación de línea de procesamiento de

actas registrales para anotaciones marginales

Atención de solicitudes de culminación de
1. línea de procesamiento de actas registrales 5 72 horas
para anotaciones textuales
B Atención de solicitudes de culminación de
linea de procesamiento de actas registrales
2. 5 72 horas
para anotaciones textuales: con intervención
de otras Unidades Orgánicas.
45
Solicitud para la atención de reprocesos para la linea de

procesamiento de registros civiles
Unidad
Orgánica
SGRP
1. Reproceso de data SGPI .r 30 Minutos
PVM
SGRP
2. Reproceso de Imagen SGPI "1" 60 minutos
PVIVI
3. Reproceso de data Otras Unidades <" 24 horas
4. Reproceso de Imagen Orgánicas 5 24 horas
Tarea 6: Debe considerar una tarea para la digitalización de

las actas registrales la cual comprende la captura en forma
digital, de la imagen del acta registral física; de manera que
los servicios de emisión de copias certificadas de actas
registrales (cuando corresponda) y búsqueda de información
registral sea eficiente.
Para la digitalización debe tener en cuenta lo señalado en la

NAI-431-GPRC/SGPRC/016 "Criterios para la digitalización y
calidad de las imágenes de los documentos de archivos de la
SGPRC", Primera Versión, la cual será entregada por el
RENIEC.
Cabe indicar que en esta etapa se debe adicionalmente

considerar el control de calidad al 100% de las actas
procesadas.
Tarea 7: Debe considerar una tarea de digitación que
comprende el ingreso de la información total del acta
registral a fin de elaborar de manera ordenada un índice de
data con imagen de la misma (Anexo N° 11). Asimismo,
debe registrar las observaciones de forma y fondo
detectadas en el acta, lo cual determinará la emisión del
extracto.
Cabe indicar que esta etapa debe adicionalmente considerar
una etapa de digito verificación la cual será realizada al
100% de las actas procesadas. Los datos a considerar para
la dígito verificación son los siguientes:
DATOS A INGRESAR
NACIMIENTO MATRIMONIO DEFUNCION
PRIMER APELLIDO -SEGUNDO

PRIMER Y SEGUNDO
APELLIDO Y PRENOMBRES DEL
APELLIDO
PRIMER Y SEGUNDO PRIMER CONTRAYENTE
APELLIDO PRIMER APELLIDO -SEGUNDO
APELLIDO Y PRENOMBRES DEL PRENOMBRES
SEGUNDO CONTRAYENTE
FECHA DE
PRENOMBRES FECHA DE CELEBRACION
FALLECIMIENTO
DNI
FECHA DE EVENTOS DNI
ESTADO CIVIL
46
Tarea 8: Luego de haber concluido la digitación este debe

ser despachado a la Subgerencia de Procesamiento de
Archivo Registral Físico (SGARF) del RENIEC (SGARF) en
Av. Manuel de la Torre Ugarte 180 — Santa Anita. Este
despacho se realizara utilizando el formato según Anexo N°
19, agrupando los lotes de un mismo tipo, detallando el
número de lote y la cantidad de actas registrales contenidas
en el mismo, el cual debe estar conforme al contenido físico
de las actas registrales. Es preciso indicar que el aplicativo
debe permitir una consulta de trazabilidad y numero de envío
de contenedores.
5.1.2.2.3 Fase de Micrograbación
Posterior a la etapa de control de calidad de imágenes el proveedor

debe generar Microformas del 100% de actas procesadas.
El proveedor debe presentar la metodología de trabajo que

realizará para el control de calidad a efectuar a las imágenes.
Cabe resaltar que el desarrollo de toda la fase de

micrograbación debe ser realizada conforme a lo establecido en
la NTP 392.030-2:2015.
El proveedor debe contar con lo siguiente:
1. Software de firma digital con las siguientes funcionalidades:
a. Generar un archivo separado que contenga solo la firma

digital en formato CMS (Cryptographic Message Sintax),
para luego ser migrado a la base de datos del RENIEC.
b. El archivo de la firma digital y el archivo de la imagen

deben tener el mismo nombre solo con distinta extensión:
1234567890.jpg — 1234567890.p7s.
c. En paralelo debe crear un archivo en formato PDF/A el

cual debe contener la imagen JPG; el archivo en formato
PDF/A también será firmado digitalmente por el
Representante de la Fe Pública. Para estos archivos la
firma digital debe ser embebida de manera no visible en el
formato PDF/A, de acuerdo al estándar PAdES-LTV (PDF
Advanced Electronic Signatures — Long-Term Validation).
Asimismo, debe incluir sello de tiempo (fecha y hora
firmado digitalmente) de un tercero de confianza que
cuente con su Acreditación ante el INDECOPI, de acuerdo
al estándar RFC 3161 "Internet X.509 Public Key
Infrastructure Time-Stamp Protocol (TSP)".
d. El documento PDF/A generado debe ser compatible con el

estándar ISO 19005-1:2005 Document management —
Electronic document file format for long-term preservation -
Pad 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1). Asimismo, debe tener
incrustado todas las TTF (True Type Font), así coma las
47
imágenes o iconos que contenga el documento al

momento de crearse, con la finalidad de asegurar su
reproducción en cualquier plataforma (Macintosh, Linux,
Windows). Tanto el documento PDF como el sello de
tiempo deben poder ser visualizados y verificados con el
Acrobat Reader® última versión liberada y vigente en el
mercado sin necesidad de requerir Plug-in o driver
adicional.
e. Debe cumplir con las normas establecidas por la IOFE, los

estándares internacionales y, de ser el caso, las normas
referidas a la generación de Microformas establecidas por
el INDECOPI.
f. Antes de realizar el proceso de firma, debe:
i.Constatar que el certificado sirva para el fin especificado,

en el caso del presente servicio el propósito es la firma
de documentos (certificado de no repudio).
ii. Constatar la validez del certificado —su vigencia- antes de
proceder a la firma digital (para el presente servicio
mediante el protocolo OCSP y/o CRL).
iii. Establecer la acreditación del certificado digital, esto es
que la EC emisora se encuentre acreditada ante la AAC
(mediante uso de la TSL ETSI TS102.231).
g. Debe almacenar los resultados de las constataciones a), b)

y c) en los campos respectivos e incluirlos como
extensiones del documento y firmarlos digitalmente como
parte del documento principal. Adicionalmente, la
aplicación de firma digital debe permitir lo siguiente:
i.Incorporar la razón por la que se firma el documento,

ii. Permitir la declaración de la ubicación física del firmante,
iii. Incorporar la información de contacto del firmante,
iv. Incorporar la rúbrica digitalizada de la firma manuscrita y
sellos correspondientes.
h. El software de firma digital y el servicio de sello de tiempo

deben estar acreditados ante la 10FE a cargo del
INDECOPI.
II. En caso el software de firma digital cuente con elementos de

software (librerías o componentes) `open source' o librerías
propietarias de terceros, el proveedor debe asegurar de no
vulnerar ninguna licencia ni derecho de autor; de ser necesario el
proveedor debe tener la autorización del uso de tales elementos
de manera declarativa a su nombre, o el propietario realice una
cesión de uso al proveedor, quedando bajo la total y absoluta
responsabilidad del proveedor. En todo caso, es recomendable
el uso de componentes de software de entera propiedad del
proveedor.
III. Los certificados digitales de los Fedatarios o Notarios asignados

al servicio, deben considerar las siguientes especificaciones:
a. Emisión por una Entidad de Registro con sede en Perú

para asegurar el proceso de verificación de la identidad.
b. Tamaño de clave 2048bits.
c. Propósito: Firma de documento (no repudio).
d. El certificado raíz tanto de los certificados digitales como
del sello de tiempo debe estar inscrito en la TSL publicada
por el INDECOPI.
IV. Para la grabación de los medios portadores definitivos se debe

realizar lo siguiente:
a. Utilizar discos Blu-Ray no regrabables de 25 GB.
b. Su contenido debe tener la siguiente secuencia:
i.Tarjeta patrón del escáner de inicio del proceso.

ii. Acta de Apertura del proceso.
iii. Archivos intermedios: Documentos electrónicos firmados
digitalmente, archivo índice de los documentos
electrónicos, diccionario de datos del archivo índice,
software visor y verificador de documentos electrónicos
firmados digitalmente.
iv. Acta de Cierre del medio portador.
v. Tarjeta patrón del escáner final del proceso.
c. Grabar dos (02) originales de cada ejemplar con contenido

idéntico, los cuales se rotulan como originales (Original 1 y
Original 2). Adicionalmente, se podrán producir medios
portadores de microformas duplicadas, destinados a las
consultas que se requiera por necesidad del servicio.
d. Se rotularán con la siguiente información:
i. El nombre del RENIEC, para indicar la propiedad de los

documentos de archivo originales.
Código de la serie documental, de acuerdo al Programa
de Control de Documentos (pcd).
iii. Acta de cierre, numeración asignada por el proceso de
micrograbación.
iv. Título de la serie documental, de acuerdo al Programa de
Control de Documentos (pcd).
v. Código del proceso, referido al proceso de
micrograbación.
vi. Número de serie, número de serie asignado por el
fabricante del medio portador físico.
vii. Ejemplar, pudiendo ser original 1 o 2.
viii. Medio portador, referido al número de disco grabado de
la cantidad total de discos comprendidos en el proceso
de micrograbación.
ix. Depositario de la Fe Pública, nombre del responsable del
proceso de micrograbación.
49
x. Código del Depositario de la Fe Pública, número de

registro conforme a ley.
xi. Fecha de Grabación.
5.1.2.3 ETAPA DE TRANSFERENCIA Y CIERRE

Se obtienen los indicadores y reportes, que permitan determinar
los niveles de desempeño y producción. Durante esta fase se
revisan todos los entregables, se aprueba el informe de cierre por
parte de RENIEC. La conformidad de software y hardware a ser
entregados por el proveedor será efectuada mediante un informe
técnico de la Gerencia de Tecnología de la Información del
RENIEC.
En esta fase se tienen las siguientes actividades:
I.Informe de cierre de producción de actas registrales.
II.Acta de conformidad del ciclo de producción.
III.Devolución de Documentos Registrales.
IV. Las modificaciones y/o actualizaciones de los sistemas (los
programas fuentes y compilados con las nuevas versiones) de
acuerdo a los alcances y cumplimiento de las necesidades del
presente servicio serán entregados a la semana siguiente de las
modificaciones o actualizaciones implementadas.
V. El equipamiento (hardware) utilizado por el proveedor para la
prestación del servicio, pasará a propiedad del RENIEC, una vez
culminada dicha prestación; las computadoras deberán contar
con licenciamiento OEM del sistema operativo o similar. Cabe
indicar que el proveedor deberá iniciar sus operaciones con
equipamiento totalmente nuevo, adquirido para la ejecución
del presente servicio.
5.2. Recursos a ser provistos por el proveedor
I.PERSONAL, MATERIALES, EQUIPOS Y SERVICIOS

El personal que realizará las diferentes etapas, así como los materiales y
equipos necesarios para el desarrollo de los mismos, el transporte para el
traslado del acervo a los locales de RENIEC, costo de seguros y otros
servicios señalados en los presentes términos de referencia, serán
provistos por el proveedor.
II.OFICINAS PARA LA EJECUCIÓN DEL SERVICIO
Etapa Operativa
a. Fase de Preparación
La digitación de contenedores, se realizará en:

i. Ambientes designados por la Municipalidad: cuando el
proveedor utilice computadoras personales portátiles (laptop) en
los ambientes de la Municipalidad) para realizar la digitación de
contenedores. Previamente el proveedor debe comunicar al
RENIEC los datos de las laptop (serie, modelo, marca, color,
accesorios, otros), para que a su vez el RENIEC gestione ante
la Municipalidad correspondiente, la autorización de ingreso de
dichas laptop a los ambientes correspondiente de la

Municipalidad, ó
ii. Ambientes provistos/designados por el proveedor: Realiza la
digitación de los inventarios manuales de contenedores en sus
propios ambientes o ambientes que designe.
En ambos casos, el proveedor no podrá retirar los libros, expedientes,
certificados de los ambientes de la Municipalidad, hasta que no se
ejecute la trasferencia del referido acervo en coordinación con el
RENIEC.
b. Fase de Ejecución
Debe realizarse en las instalaciones del RENIEC, para lo cual el

proveedor debe acondicionar dichas instalaciones con el equipamiento,
infraestructura y recursos necesarios para el cumplimiento de las
responsabilidades asumidas para el presente servicio. El plazo para el
acondicionamiento del local será de 15 días calendarios contados a
partir de la suscripción del contrato.
El proveedor dispondrá del espacio necesario para realizar sus labores

las 24 horas del día según lo establecido en su plan de producción;
asimismo, los servicios de luz, agua, vigilancia y limpieza serán
proporcionados por el RENIEC. Cabe indicar que la custodia del
material registral materia del servicio estará a cargo del proveedor.
La línea de producción de microformas debe encontrarse certificada o

en proceso de certificación al momento de la presentación de la oferta y
durante la ejecución del servicio, de acuerdo a lo indicado por la NTP
392.030-2:2015. Dicho certificado debe ser acreditado por un órgano
certificador debidamente autorizado por INDECOPI.
III.POLÍTICAS DE SEGURIDAD
El proveedor debe dar cumplimiento a las políticas y estándares de

RENIEC, así como la Firma de Compromiso de confidencialidad al inicio del
servicio: Todo el personal que trabaje para el proveedor debe firmar un
compromiso de confidencialidad de la información que manejará. Este
compromiso debe firmarlo todo nuevo trabajador que ingrese a prestar
servicios temporales o permanentes con el proveedor, en el marco del
servicio ofrecido al RENIEC.
5.3. Requerimientos del proveedor y de su personal
Contar con la Certificación de Idoneidad Técnica para la digitalización con valor

legal según la NTP 392.030-2:2005 o NTP 392.030-2:2015, el mismo que debe
estar vigente a la fecha de presentación de la oferta y durante la vigencia del
servicio. Para ese efecto, debe adjuntar en su propuesta una copia simple del
mismo.
El postor debe haber realizado por lo menos dos (02) proyectos de digitalización
con valor legal, por un total mínimo de 2'000,000 de imágenes durante los
últimos cinco (05) años. Debe acreditarse mediante la presentación de copia
simple de contratos y su respectiva conformidad de culminación de la prestación
del servicio o comprobantes de pago cuya cancelación se acredite documental y
fehacientemente. Asimismo, para demostrar la experiencia mínima deberán
s
haber sido ejecutados cumpliendo con la NTP 392.030-2:2005 o NTP 392.030-

2:2015.
PERFILES MINIMOS NECESARIOS DEL PERSONAL
ETAPA PRE — ETAPA OPERATIVA-FASE ETAPA OPERATIVA- ETAPA OPERATIVA-FASE

OPERATIVA DE PREPARACION FASE DE EJECUCION DE MICROGRABACION
Fedatario Informático
Jefe de proyecto Inventariador Calificador de Procesos
Juramentado
-Estar habilitados en el
Conocimientos:
Estudios: Registro Nacional de
-Gestión de Proyectos
-Estudios técnicos de archivo, Estudios: Fedatarios Juramentados con
(Certificado PMP)
mínimo (02) años -Técnico profesional Especialización en
6 últimos ciclos o estudiante Informática.
-MS Project
-Estudios superiores o universitario a partir del VI-Encontrarse Hábil para el
Professional.
universitarios mínimo de tres ciclo en Derecho o ejercicio de la profesión.
-Conocimiento en los
(03) años en Computación, Administración o
procesos que tiene
Informática, Historia. Economía o Contabilidad -Certificado de Idoneidad
relación con el
Economía, Contabilidad, o Educación o Técnica de Fedatario
proyecto,
Derecho, Administración o Computación o Ingenieria. Juramentado con
carreras afines. Especialización en
Habilidades:
EXPERIENCIA: Informática, el cual debe estar
- Liderazgo.
EXPERIENCIA: -Experiencia laboral hábil y vigente durante el
-Comunicación.
- Experiencia laboral mínima mínima de dos (02) años. periodo de tiempo en que se
- Trabajo en equipo.
de dos (02) años. ejecute el servicio.
-Motivación.
OTROS REQUISITOS -Contar con certificado digital
-Toma de decisiones.
OTROS REQUISITOS INDISPENSABLES: vigente.
-Gestión de conflictos.
INDISPENSABLES: -Conocimiento de
- Buen manejo de
-Conocimiento de computación a nivel de Con una experiencia no
relaciones
computación a nivel de usuario final menor de 4 años en
interpersonales.
usuario final fedatación informática.
Cabe indicar que la cantidad de personal será en función a la necesidad del

proveedor para el cumplimiento del plazo del presente servicio.
Asimismo, la validación del cumplimiento los perfiles deben ser realizadas por
el proveedor mediante declaración jurada en la oferta técnica.
6. Lugar y plazo de prestación del servicio

Lugar
La etapa operativa en su fase de preparación será desarrollada en cada OREC en los

ambientes que cada Municipalidad determine.
La etapa operativa en su fase de ejecución será desarrollada en la Sede San Borja
ubicada en la Av. Javier Prado Este 2392 y/o en el local ubicado en el Jr. Ucayali N°
245, Cercado de Lima.
Plazo
El servicio tendrá una duración máxima de ciento cinco (105) días calendario,
contados a partir del día siguiente de la suscripción del contrato.
Nro. Servicio Plazo Etapas

Servicio de Procesamiento de 15 días Pre Operativa
Actas Registrales de las Oficinas
1 de Registros del Estado Civil 75 días * Operativa
(OREC) del departamento de
Tumbes. * Transferencia y
15 días
Cierre
7. Resultados esperados
Durante la etapa Pre Operativa, se definirán los criterios mínimos de aceptación de
cada entregable con la finalidad que el proveedor cumpla con esos criterios antes de
presentar cualquier entregable.
La tarea del proveedor respecto al íntegro del servicio, concluye cuando haya
proporcionado todos los entregables correspondientes a estos Términos de
Referencia.
I. ETAPA PRE OPERATIVA
En esta etapa el proveedor debe entregar lo siguiente para revisión y aprobación

del RENIEC:
PERIODO DE
N@ ENTREGABLE
ENTREGA
1 Metodología de Gestión de Proyectos
2 Plan de producción estableciendo objetivos mensuales
3 Procedimiento de Recepción, Devolución y Traslado
4 Procedimiento de Control de calidad de Imágenes y Digito Verificación
5 Procedimiento de atención de solicitudes

El plazo de
Procedimiento en caso de desastre natural o hecho fortuito que afecte la
6 duración para
integridad de las actas registrales
los entregables
Procedimiento en caso de desastre natural o hecho fortuito que afecte la
7 es de diez (10)
información de las actas registrales en la base de datos del proveedor
días calendario,
contados a
8 Procedimiento de transferencia de información a la plataforma del RENIEC
partir del día
siguiente de la
El proveedor debe entregar al momento de inicio del servicio los programas suscripción del
fuentes y compilados de todos los sistemas a ser usados. El proveedor debe contrato.
entregar al RENIEC los componentes, librerías, SDK de desarrollo así como sus
licencias correspondientes y vigentes a 3 años, a partir del inicio del servicio. Las
9 aplicaciones entregadas deben estar acompañadas del Manual del Sistema
(Análisis Funcional, Arquitectura, Modelo Lógico y Físico de Base de Datos,
Diccionario de Datos, Descripción de Módulos e Interfaces), Manual de
Instalación y los Manuales de Usuario. El RENIEC no utilizara los códigos fuentes
para fines distintos al marco del Servicio.
Asimismo, se detalla a continuación el tratamiento del plazo de la etapa Pre

Operativa que consta de 15 días calendarios:
✓ El proveedor tendrá diez (10) días calendarios, contado a partir del día
siguiente de la suscripción del contrato para la presentación de los nueve (9)
entregables.
✓ El RENIEC dispondrá de un total de tres (03) días calendarios para la
evaluación.
✓ De presentarse observaciones el proveedor tendrá un (01) día calendario para
el levantamiento de la observación.
✓ El RENIEC dispondrá de un total de un (01) día calendario para la evaluación
del levantamiento de observaciones y de ser el caso la aprobación de los
entregables.
II. ETAPA OPERATIVA

del RENIEC.
PERIODO DE
Ng ENTREGABLE
ENTREGA
1 Avance del Plan de Producción
2 Informe de cantidad de actas procesadas
3 Cantidad de Solicitudes atendidas y no atendidas dentro de los plazos

Cada siete (7)
días calendario
4 Informe de cantidad de Productos no conformes el proveedor
entregara los
entregables
Informe de cantidad de Microformas generadas adjuntando los medios hasta culminar
5
portadores finales de dicha microforma los 75 días de
esta etapa
6 Entrega Física de actas y expedientes procesados a la SGARF
Transferencia al RENIEC de la base datos del proveedor conforme a la

estructura de las tablas que utiliza el Sistema Integrado de Registros
7
Civiles y Microformas (SIRCM) y el Registro Único de Identidad de
Personas Naturales (RUIPN)
Cada siete (7)
días calendario
el proveedor
Informe de contenedores inventariados y trasladados a los locales presentara el
6
RENIEC señalados en la tarea 3, ítem 1 y II de la fase de preparación. entrega ble
hasta culminar
la fase de
preparación
III. ETAPA DE TRANSFERENCIA Y CIERRE

del RENIEC:
PERIODO DE
Ng ENTREGABLE
ENTREGA
1 informe de cierre de producción de actas registrales.

15 días
2 Acta de conformidad del ciclo de producción.
calendario
3 Devolución de Documentos Registrales.
8. Otras obligaciones del contratista

El proveedor ejecutará el servicio a RENIEC, quedando entendido que la información
de las actas registrales que obran en las OREC, que utilice el proveedor para sus
operaciones, es propiedad de RENIEC, y su uso debe realizarse en estricto
cumplimiento conforme se establece en el Pacto de Confidencialidad. Por ningún
motivo el proveedor podrá hacer uso de dicho material para actividades distintas a las
señaladas en el presente documento o en el contrato.
9. Confidencialidad
Toda información del RENIEC a que tenga acceso el proveedor así como su personal,
es estrictamente confidencial. El proveedor y su personal deben comprometerse a
mantener las reservas del caso y no transmitirla a ninguna persona (natural o jurídica)
sin la autorización expresa y por escrito del RENIEC.
Sobre la inobservancia del párrafo anterior, esta se entenderá como un incumplimiento
que no puede ser revertido, por lo que se procederá a la resolución del contrato,
bastando para ello una comunicación notarial (artículo 136° del Reglamento).
10. Forma de pago

El pago se realizará en forma mensual en concordancia al artículo 149° del
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y a lo ejecutado por el proveedor
respecto a lo siguiente:
1. Cantidad de actas procesadas con testimonio según el detalle señalado en el

acápite I del numeral 5.1.1.
2. Los entregables establecidos en el numeral 7.
11. Penalidades
Se aplicarán las penalidades indicadas en el artículo 133° del RLCE el cual se
aplicará en función a lo indicado en los numerales 6 y 7.
12. Otras penalidades aplicables

Según el artículo 134° del RLCE se aplicarán las siguientes penalidades:
PROCEDIMIENTO DE SUPUESTOS
PROCEDIMIENTO DE
INCUMPLIMIENTO PENALIDAD PRESENTACION DE DE
VERIFICACION
RECLAMOS EXCEPCION
El proveedor tendrá 2
días calendarios para
El RENIEC dispondrá de efectuar el reclamo de
personal para el control los incumplimientos
del servicio efectuado observados.
por el proveedor, el
0.1% de la UIT mismo que se El Reniec dispondrá de 5
vigente a la apersonará a la OREC de días calendarios para la
Incumplimiento fecha x cada la Municipalidad en las evaluación del reclamo.
de fechas de contenedor fechas de transferencia
transferencia no transferido establecidas en el Plan De no ser fundado el
establecidas en el en la fecha de Producción del reclamo, el Reniec
plan de establecida en proveedor, verificando detallara en el acta de SIN
producción el Plan de que el proveedor efectúe conformidad un anexo EXCEPCIONES
correspondiente a Producción el traslado del acervo con la cantidad y
la tarea 3 de la (libro, documentario registral. relación de
fase de conjunto de incumplimientos.
preparación expediente, Producto del control
conjunto de antes indicado el Reniec De ser fundado el
certificados. emitirá una carta al reclamo el RENIEC no
proveedor de forma anexara dichos
mensual detallando la incumplimientos en el
cantidad y la relación de acta de conformidad.
incumplimientos.
Cabe indicar que los
1 periodos antes señalados
PROCEDIMIENTO DE
VERIFICACION
RECLAMOS EXCEPCION
no detendrán la
ejecución del servicio.
efectuar el reclamo de
los incumplimientos
observados.
El RENIEC dispondrá de
personal para el control
El Reniec dispondrá de 5
del servicio efectuado
días calendarios para la
di
por el proveedor, dicho
evaluación del reclamo.
personal realizara un
seguimiento detallado
De no ser fundado el
del cumplimiento de
Incumplimiento 0.15% de la , reclamo, el Reniec
plazos de atención
de plazos de UIT vigente a detallara en el acta de
contados desde la
atención la fecha en conformidad un anexo
recepción de la solicitud
señalados en la que deban , con la cantidad y
hasta su atención.
tarea 5 de la fase presentarse x relación de
de ejecución día de atraso. incumplimientos.
Producto del control
antes indicado el Reniec
De ser fundado el SIN
emitirá una carta al
reclamo el RENIEC no EXCEPCIONES
proveedor de forma
anexara dichos
mensual detallando la
incumplimientos en el
cantidad y la relación de
acta de conformidad.
incumplimientos.

periodos antes señalados
no detendrán la
El RENIEC dispondrá de El proveedor tendrá 2
personal para el control días calendarios para
del servicio efectuado efectuar el reclamo de
0.18% de la por el proveedor, dicho los incumplimientos
Perdida de cada UIT vigente a personal realizara un observados.
acta la fecha x cada seguimiento detallado
acta del cumplimiento de la El Reniec dispondrá de 5
cantidad de actas días calendarios para la
inventariadas, evaluación del reclamo.
procesadas y remitidas al
56
PROCEDIMIENTO DE
VERIFICACION
RECLAMOS EXCEPCION
archivo registra! físico. De no ser fundado el
reclamo, el Reniec
Producto del control detallara en el acta de
antes indicado el Reniec conformidad un anexo
emitirá una carta al con la cantidad y
proveedor de forma relación de
mensual detallando la incumplimientos.
incumplimientos. De ser fundado el
reclamo el RENIEC no
anexara dichos

no detendrán la
los incumplimientos
observados.
personal para el control El Reniec dispondrá de 5
del servicio efectuado días calendarios para la
por el proveedor, dicho evaluación del reclamo.
seguimiento detallado De no ser fundado el
del estado físico de actas reclamo, el Reniec
0.15% de la inventariadas, detallara en el acta de
Deterioro de cada UIT vigente a procesadas y remitidas al conformidad un anexo
acta la fecha x cada archivo registra! físico. con la cantidad y
acta relación de
Producto del control incumplimientos.
emitirá una carta al De ser fundado el
proveedor de forma reclamo el RENIEC no
mensual detallando la anexara dichos
cantidad y la relación de incumplimientos en el
incumplimientos. acta de conformidad.

no detendrán la
E
PROCEDIMIENTO DE
VERIFICACION
RECLAMOS EXCEPCION
e
los incumplimientos
personal para el control
observados.
del servicio efectuado
por el proveedor, dicho
El Reniec dispondrá de 5
d ías calendarios para la
control del
evaluación del reclamo.
procesamiento de las
actas tomando como
De no ser fundado el
referencia lo establecido
reclamo, el Reniec
en la GP-340-
0.9% de la UIT detallara en el acta de
Actas mal GPRC/SGPRC/005 sobre
vigente a la conformidad un anexo
procesadas ya sea "Procesamiento de Actas
fecha x cada con la cantidad y
en imagen o data Registrales de la SGPRC"
acta relación de
y lo establecido en la
incumplimientos.
fase de ejecución.
De ser fundado el
Producto del control
reclamo el RENIEC no
anexara dichos
emitirá una carta al .
proveedor de forma
mensual detallando la
incumplimientos.
no detendrán la
13. Responsabilidad por vicios ocultos

De acuerdo al artículo 40° de la Ley de Contrataciones del Estado y artículo 146° de
su Reglamento, el plazo máximo de responsabilidad del proveedor para esta
contratación será de tres (03) años, contado a partir de otorgada la conformidad.
14. Conformidad
La conformidad del servicio será emitida mensualmente por la Gerencia de Procesos
de Registros Civiles, previos informes de cumplimiento de los entregables por parte
de la Sub Gerencia de Procesamiento de Registros Civiles y Sub Gerencia de
Integración de Registros Civiles, en lo que corresponda a cada unidad orgánica de
acuerdo a su competencia funcional, quienes verificarán el cumplimiento del servicio
de acuerdo a lo solicitado en los presentes términos de referencia.
Adicionalmente, al tercer mes debe contar con el informe de conformidad elaborado

por la Gerencia de Tecnología de la Información, respecto a software y hardware.
TIPODE UNIDAD DE
CANTIDAD CANTIDA D FECHA DE
ACTIVIDAD/ S ERIE DOCUMENTAL FECHASEXTREMAS ARCHIVAMIENTO OBSERVACIONES
(U.A.) U.
A FOLIOS/EX P ELABORACIÓN
i
(
II
ficalsTROI~ Uti ~CM Y LVIAPO PVIL

DECENIO DE LAS PERSONAS CON DISCAPACIDAD EN EL PERÚ"

" AÑO DE LA DIVERSIFICACIÓN PRODUCTIVA Y DEL FORTALECIMIENTO DE LA EDUCACIÓN
ANEXO N° 2
GERENCIA DE PROCESOS DE REGISTROS CIVILES

SUS GERENCIA DE INTEGRACIÓN DE REGISTROS CIVILES
INVENTARIO MANUAL DE EXPEDIENTES CONCLUIDOS

MUNICIPALIDAD
TIPO DE EXPEDIENTE•
MES/AÑO: N° DE CONTENEDOR:
ORDEN
NOMBRE / OBSERVACIONES
EXPEDIENTE
P ag. de
Elaborado por:
DNI:
60
ANEXO N° 3
92
"t7)
-o
a)
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INVENTARIO - REGISTRODE INCORPORACIÓN
1 FECHAS EXTREMAS
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N °Contene dor Descrip c ión INIC IO: Acta/ FINAL: Acta/ OBSERVACIO NES
1,
< 2 .92
Cert ifica do/ Cert ificado/
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V> 1
Exp e d ie n te Expediente
cu
o
o
o
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o.
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t)
■
ANEXO N° 4
r=512=yrze=ra:2 ?"1 '

Sub Gerencia de Integración de Registros Civiles
CONSOLIDADO DE INVENTARIO — REGISTRO DE INCORPORACIÓN
INFORMACIÓN GENERAL DE LA MUNICIPALIDAD
1. Ubigeo (RENIEC)•
2. Municipalidad•
3. Oficina de Registros del Estado Civil (OREC)•
4. Descripción general de documentos a transferir:
Rango de Cantidad de Cantidad de

Tipo de Contenedor (*)
Años Contenedores Actas/Expedientes/
(1 Certificados
5. Cantidad Total de Contenedores

(•) Unidad de Archivamiento
6. Metros Lineales aproximado a transferirse:
7. Lugar y Fecha:
8. 9.
Municipalidad RENIEC
62
ANEXO N° 5
wrs.• '~ior elownrol~ .eporrm»..~.

ACTA DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS 20 -

MUNICIPALIDAD / RENIEC
A los días del mes de del 20 ., a horas; se reunieron en el

local de la Municipalidad de , sito en
( distrito ), por un lado el (os) representante (s) de la Municipalidad de
Sr. (es) , con DNI N°
designado (s) con .,de fecha ; y de otro lado el (os) representante
(s) de RENIEC, Sr. (es) con DNI , designado (s)
con ; con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en la
Resolución Jefatura! N° de fecha
Como parte de ello, el(los) representante(s) del RENIEC recibe(n) de el(los)

representante(s) del Municipio el Acervo Documentario, según el adjunto que contiene los
siguientes documentos:
Libros Expedientes/
Certificados
• Consolidado de Inventario Registro de Incorporación
• Inventario Registro de Incorporación
• Inventario Manual de Transferencia de

Expedientes en Trámite / Otros Documentos
• Inventario de libros de actas no utilizados
• Otros documentos
Observaciones:
En señal de conformidad, suscriben los representantes de ambas instituciones la

presente Acta de transferencia de Documentos por triplicado.
MUNICIPALIDAD RENIEC
Sello — Post Firma Sello — Post Firma
6 ->
ANEXO N° 6
GERENCIA DE
111711
ACTA DE ENTREGA DE INFORMACION SISTEMATIZADA
A los días del mes de del 20. a horas; se reunieron en

el local de la Municipalidad de , sito en
( distrito ), por un lado el (os) representante (s) de la Municipalidad de
Sr. (es) , con DNI N°
designado (s) con ........ ...........,de fecha .; y de otro lado el (os)
representante (s) de RENIEC, Sr. (es). con DNI
N° , designado (s) con ; con el fin de dar cumplimiento
a lo dispuesto en la Resolución Jefatural N' de fecha.
1. Como parte de ello, la Municipalidad ., cuenta con una Base de

Dltude Registros Civiles:
SI NO
a) Si la Municipalidad cuenta con Base de Datos:
a.1 Esta comprende los hechos vitales de:
Nacirnientcj1 Defunción Matrimonio
a.2. La Municipalidad. hace entrega de la Base

de Datos a los representantes del RENIEC:
SI NO l
1
Ls Municipalidad hace entrega de la siguiente La Municipalidad realizará la
información sistematizada contenida en un dispositivo entrega de la Base de Datos de
de almacenamiento, que co mprenden la Base de Datos Registros Civiles dentro de
de Registros Civiles, según siguiente detalle: los... días calendarios
posteriores la Incorporación.
Nacimientos - .. ...... _ con un total de ..... registros
Matrimonios - .._ con un total de .... ...... -registros
Defunciones - ... ..... con un total de registros
Realizada la verificación, suscriben los responsables de ambas instituciones la

presente Acta de Entrega por triplicado, en señal de conformidad.
64
ANEXO N° 7
11,011~ *41.4~.41•11~~11.19 ~a*~lo

ACTA DE ENTREGA DE ACERVO DOCUMENTARIO N° -20.... DE LA

MUNICIPALIDAD
SGIRC / (UNIDAD ORGANICA DE RENIEC)
En la ciudad de , el día del mes... de 20 , a las horas, en la sede

RENIEC — ubicado en — Distrito de
, el (os) representante (s) de la Sub Gerencia de Integración de Registros
Civiles del RENIEC Sr (es) con DNI , hace (n)
entrega al (a) Sr. (a) ,representante de
la - RENIEC, con DNI .; del
siguiente acervo documental contenido en los siguientes inventarios:
Tipo de Contenedor Cantidad de

(*)Unidad de Archivamiento Años Contenedores
(*)
Cantidad Total
Nota: Para realizar la entrega de libros no utilizados a SGTRC, en el caso de la revocatoria total o
incorporación (si hubiere), en el campo "Años" no se consignará datos.
Producto de la transferencia del mismo de la Municipalidad de

Provincia de . , Departamento de que se detalla en la copia del Acta
respectiva que se adjunta al presente.
Entregado Recibido
Sello-Post Firma Sello-Post Firma
65
ANEXO N° 8
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE EQUIPOS BÁSICOS DE PROTECCIÓN

PERSONAL
1. LENTES DE SEGURIDAD
✓ Diseño liviano con múltiples ajustes para mayor comodidad o ergonómica.

✓ Con protección IR para utilizar en zonas de alto flujo luminoso y radiación
óptica brillosa.
✓ Que cumpla la Norma ANSI Z 87.
✓ Grado de Protección IR 3,0
✓ Color oscuro
✓ Fabricación de preferencia americana.
2. MASCARILLA DESCARTABLES DE PROTECCIÓN RESPIRATORIA
✓ Debe ser ligera, efectiva, cómoda e higiénica contra partículas de polvo,

nieblas, humos y esporas de hongos.
✓ Debe ser de forma convexa y su diseño con dos bandas de ajuste, zona
nasal almohadillada y clip de aluminio para ajuste a la nariz le confieren un
buen ajuste facial.
✓ Debe tener baja resistencia a la respiración.
✓ Debe ser un producto homologado o certificado y cumplir los requisitos
básicos de seguridad.
✓ La resistencia al paso de un caudal de aire de 30 I/min y 95 1/min.
✓ No debe exceder los 0.6 mbar y 2.1 mbar de los respectivos caudales.
✓ Deben estar diseñadas para filtrar las partículas del aire, que son
básicamente polvo, neblina y emisiones de esporas de colonias de hongo.
✓ Deben estar comprendidos dentro de la clasificación NIOSH.

✓ Los filtros etiquetados como "95" pueden filtrar al menos un 95 por ciento;
los filtros "99", al menos un 99 por ciento; y los filtros "100", al menos un
99.97 por ciento.
41«
3. GUANTES DE LÁTEX PARA LA PROTECCIÓN DE LAS MANOS
✓ Largo: 250 mm
✓ Color: Blanco Natural
✓ Tamaños: Small, Medium, Large
✓ Empaque: 100 guantes/caja
✓ Material Primario de Fabricación: Látex Natural 100%
✓ Estándar de Calidad: AQL 1.5
✓ Grosor del guante: 0.16 mm +/- 3 mm
✓ Certificado por las Normas ISO 9002
✓ Diseño: Debe proveer un gran entalle y confort, con textura sedosa, gran
sensibilidad en las manos, ligera y cómoda para evitar toda sensación de
fatiga durante el uso, puño con borde enrollado para garantizar un buen
agarre.
67
ANEXO N° 9
CANTIDAD DE LIBROS, ACTAS Y SUSTENTOS REGISTRALES
CANT1DA D.
APROX.
PROYE SUSTENT E
DEPARTAMEN PROYECCI
PROVINCIA DISTRITO TIPO OREC CC1ON
TO ON ACTAS S
LIBROS
REGIST
ES
CONTRALMIRAN CANOAS DE PUNTA
TUMBES DISTRITO 120
TE VILLAR SAL 26,400 47,520
CONTRALMIRAN
TUMBES CASITAS DISTRITO 128
TE VILLAR 7,182 12,927
CONTRALMIRAN
TUMBES ZORRITOS PROVINCIA 231
TE VILLAR 17,285 31,113
TUMBES TUMBES CORRALES DISTRITO 302

54,460 98,028
TUMBES TUMBES LA CRUZ DISTRITO 152

10,025 18,045
PAMPAS DE
TUMBES TUMBES DISTRITO 150
HOSPITAL 33,000 59,400
TUMBES TUMBES SAN JACINTO DISTRITO 202

14,693 26,447
SAN JUAN DE LA
TUMBES TUMBES DISTRITO 369
VIRGEN 29,050 52,290
TUMBES TUMBES TUMBES PROVINCIA 720

401,967
223,315
TUMBES ZARUMILLA AGUAS VERDES DISTRITO 99 11,962

6,646
TUMBES ZARUMILLA MATAPALO DISTRITO 100
22,000 39,600
TUMBES ZARUMILLA PAPAYAL DISTRITO 203 12,654
7,030
TUMBES ZARUMILLA ZARUMILLA PROVINCIA 302
91,000
50,556
TOTAL 3,078 501,642 902,953
ANEXO N° 10
TABLA DE OBSERVACIONES DE ACTAS REGISTRALES
EMITE CONTENEDOR MATRIZ

CERTIFICACIÓN TIPO UTILIZADO EN LA
DESCRIPCIÓN
(con OBSERVACIÓN TAREA
autorización)
REGISTRO DIGITACION
ACTAS CON DETERIORO FISICO
En los casos de ilegibilidad, mutilación y/o destrucción

de los datos del registro o parte de ellos (cuerpo o
Deterioro Total SI X X
sumilla) siendo éstos relevantes en el acta registral. Así DEPURABLE
como las actas registrales con superposición de formato.
Daño o pérdida parcial que no afecte los datos

Deterioro Simple SI DEPURABLE X
relevantes consignados en el acta registral.
ACTAS EN BLANCO
Para aquellos casos de actas registrales que contengan

Actas sin dato solo
firma de los declarantes y/o firma del registrador civil, NO DEPURABLE X X
con firmas
de la época; sin embargo, carecen de datos del registro.
Para aquellos casos de actas registrales que no

Con anotaciones
contengan datos en el cuerpo del acta; siendo éstos
Marginales o SI DEPURABLE X X
consignados en el campo de anotaciones marginales o
Textuales
textuales.
Actas en blanco Para aquellos casos de actas registrales que se

(sin datos y visualicen totalmente en blanco y/o se encuentra NO DEPURABLE X X
anotaciones) inutilizado o anulado.
Para aquellos casos de actas registrales que cuenta con

Actas con data
datos; no obstante, se encuentra anulado, inutilizado, SI DEPURABLE X X
anulada
cancelada o nula.
ACTAS INVESTIGACIONES
Dos o más actas registrales en las que constan total o

parcialmente los datos, exactamente iguales, del titular
Posible Múltiple
(nacimiento y defunción) y/o contrayentes SI DEPURABLE X
Inscripción
(matrimonio); ameritando investigación por presunta
duplicidad.
Para aquellos casos de actas registrales que contengan

modificaciones, adiciones, enmendaduras en la totalidad
del acta y que conlleven a una presunción de falsedad o
posible fraude.
Posible
SI DEPURABLE X
Adulteración Respecto a las enmendaduras en las firmas asentadas,
se verifica la firma del declarante (nacimiento y
defunción) y de los contrayentes (matrimonio). Si de la
verificación en el RUIPN a través del SIO, las firmas no
coinciden se presume posible adulteración.
Inclusión o introducción de un formato o el mismo

Acta Inserta SI DEPURABLE X
formato con foliado diferente en un libro registra'.
69
Asientos provisionales regulados por los artículos 37° y

74° del ROFREC, siendo extendidas por el director y el
médico del establecimiento y podían constar en hojas
rayadas de libro de actas comerciales de pasta dura que
contenían entre cuatro y cinco anotaciones pre impresas
o manuscritas y/o en formato pre impreso, tipo planilla,
Partidas Generales con veinte a veinticinco líneas, correspondiendo una SI DEPURABLE X X
anotación por línea en el que constaba una información
restringida a nombre, día y hora de nacimiento, sexo,
raza, calidad de nacido, nombre, edad, ocupación y lugar
de nacimiento de padre y madre.
En el caso de actas registrales de nacimiento que

contengan partos múltiples, (gemelos, mellizos, entre
Actas con más de otros) estas deben ser individualizadas y registradas por
SI DEPURABLE X X
un asiento registral cada nacido.
Para aquellos casos de actas registrales de nacimiento y

Sin firma del
defunción ordinarias que no se encuentren suscritos por
Declarante (si lo SI DEPURABLE X
el (los) declarante (s) del acto registral.
amerita)
En el caso de actas de matrimonio que no se encuentren

suscritos por los contrayentes, serán observados;
excepto los matrimonios celebrados ante párroco o
Sin Firma de los
cualquier otro sacerdote, los que hayan sido registrados SI DEPURABLE X
Contrayentes
en formato RENIEC y los matrimonios celebrados en el
extranjero.
ADOPCIONES ( PRIMIGENIA)
Para aquellos casos de actas de nacimiento que

Por Mandato presentan anotación marginal o textual de adopción,
SI RESTRICCIÓN x x
Judicial emitido por un Juez.

Por Escritura presentan anotación marginal o textual de adopción,
SI RESTRICCIÓN x x
Publica emitido por un Notario.

presentan anotación marginal o textual de adopción,
Por Resolución del
emitido por una Resolución Administrativa del SI RESTRICCIÓN x x
MINDES
Ministerio
RECONOCIMIENTO

presentan anotación marginal o textual de
reconocimiento, el cual puede haber sido efectuada
DEL PADRE,
ante el funcionario autorizado (registrador civil, notario SI RESTRICCIÓN x x
MADRE O ABUELOS . .
público, consul o por Resolución Judicial firme.
Para aquellos casos de actas registrales de nacimiento

con reconocimiento efectuado por persona distinta a los
padres, abuelo o abuela de la respectiva línea (cuando
Reconocimiento
los padres hayan fallecido o no se encuentren
Por Persona no SI RESTRICCIÓN X
capacitados de realizar la inscripción).
Legitimada
ACTAS ENMENDADAS
Para aquellos casos de actas regístrales cuyo texto del

impreso se encuentra: borrado, raspado, tarjado, con
En el Formato del
corrector, en el cuerpo o sumilla del acta, en los campos SI DEPURABLE X
Acta
de fecha de evento, fecha de registro y ubigeo de
registro.
El borrado, raspado, tarjado, con corrector, que no se

encuentren salvados por el registrador civil, en los
siguientes campos:
En los Datos del

Nacimiento: Nombre del titular, sexo, día, mes, año,
Titular o SI DEPURABLE X
hora y ubigeo del hecho vital.
Contrayentes
Matrimonio: Nombre y DNI de los contrayentes, edad,
día, mes, año y ubigeo de celebración, estado civil.
Defunción: Nombre y DNI del titular, día, mes, año y
ubigeo del hecho vital, edad, sexo.
El borrado, raspado, tarjado, con corrector, que no se

encuentren salvados por el registrador civil, en los
siguientes campos:
Nacimiento: Nombres de los padres y/o declarante,

lugar, día, mes y año de inscripción, ley de inscripción,
fecha de registro de anotación marginal, anotación
Datos
marginal o textual, nombre y DNI del registrador civil.
Complementarios SI DEPURABLE X
Matrimonio: Nombre y DNI del registrador civil, lugar,
del Acta
día, mes y año de registro, fecha de registro de
anotación marginal, anotación marginal o textual,
nombre y DNI del registrador civil.
Defunción: Nombre del cónyuge, padres y/o declarante,
lugar, día, mes y año de inscripción, fecha de registro de
DATOS MAL CONSIGNADOS EN EL ASIENTO
Datos consignados en un rubro distinto al que

corresponde. Esta situación puede presentarse en los
campos siguientes:
Del Titular o Nacimiento: Nombre del titular, sexo, día, mes, año,
SI DEPURABLE X
Contrayentes hora y ubigeo del hecho vital.
Matrimonio: Nombre y DNI de los contrayentes, edad,
día, mes, año y ubigeo de celebración, estado civil.
Se entiende aquellos casos de actas registra les con las

Transposición de
firmas exigidas por ley o reglamento con datos distintos SI DEPURABLE X
Actas
a los participantes del acto registral.
71
Datos consignados en un rubro distinto al que

corresponde. Esta situación puede presentarse en los
campos siguientes:

anotación marginal o textual no corresponde, nombre y
Datos
DNI del registrador civil. SI DEPURABLE X
complementarios
día, mes y año de registro, anotación marginal o textual
no corresponde.
lugar, día, mes y año de inscripción, anotación marginal
o textual no corresponde, nombre y DNI del registrador
civil.
OMISIÓN DE DATOS
Aquellos casos en que no exista datos en los siguientes

campos:
Nacimiento: Nombre del titular, sexo, día, mes, año,
Del Titular o hora y ubigeo del hecho vital.
SI DEPURABLE X
Contrayentes Matrimonio: Nombre y DNI de los contrayentes, edad,
dia, mes, año y ubigeo de celebración, estado civil.
Aquellos casos en donde no se ha consignado ningún

dato, en los siguientes casos:

fecha de registro de anotación marginal o textual,
nombre y DNI del registrador civil, omisión de
Datos
archivamiento. SI DEPURABLE X X
complementarlos
día, mes y año de registro, fecha de registro de
anotación marginal o textual.
lugar, día, mes y año de inscripción, fecha de registro de
ADJETIVOS INADECUADOS
D. S. 006-91-JUS. Solo para el caso de actas registrales

Estado Civil de los de nacimiento. El registrador civil deberá realizar el
SI RESTRICCIÓN X x
Padres tramado en el adjetivo inadecuado, para la emisión del
compendioso o extracto.
D. S. 006-91-JUS. Solo para el caso de actas registrales

Filiación de los de nacimiento. El registrador civil deberá realizar el
SI RESTRICCIÓN X X
Hijos tramado en el adjetivo inadecuado, para la emisión del
compendioso o extracto.
ACTA DUPLICADA
Actas registrales que no fueron diferenciadas

Acta procesada
correctamente en las OREC, y se procesaron tanto el NO DEPURABLE X
como matriz
original o matriz y la copia o reserva.
ANEXO N 2 11
ACTIVIDAD DE DIGITACIÓN
1RA PANTALLA
CANTIDAD DE MÁXIMO DE
IT TIPO ACTA LISTA CAMPOS CARACTERES CARACTERES
(PROMEDIO) (SISTEMA)
FECHA DE
REGISTRO
DIA/MES/AÑO 8
PRIMER APELLIDO De 4 a 12 40
SEGUNDO APELLIDO De 4 a 12 40
PRENOMBRES DE 3 Al8 60
SE ELIGE DE UN COMBO
SEXO DE 02 OPCIONES
TITULAR
FECHA DE NACIMIENTO 8 8
HORA DE NACIMIENTO 8 6
LUGAR DE NACIMIENTO DE 07 OPCIONES
10 DIGITOS ( CODIGO
UBIGEO DE NACIMIENTO DE UBIGEO)
TIPO DE DOCUMENTO DE 16 OPCIONES
NUMERO DE DOCUMENTO 10 DIGITOS 15
MADRE
1 NACIMIENTO
PRENOMBRES DE 3 A 18 60
10 DIGITOS ( CODIGO
EDAD 2 3
PADRE
10 DIGITOS ( CODIGO
EDAD 2 3

DECLARANTE 1

DECLARANTE 2

REGISTRADOR
OBSERVACIONES
ESCRITAS SE ELIGE UN COMBO DE
ELEGIR DE UN COMBO DE OPCIONES 19 OPCIONES
FECHA DE
REGISTRO
8
PRIMER EDAD 2 3
CONTRAYENTE PRIMER APELLIDO De 4 a 12 40
10 DIGITOS ( CODIGO

2 MATRIMONIO EDAD 2 3
PRIMER
CONTRAYENTE PRIMER APELLIDO De 4 a 12 40
10 DIGITOS ( CODIGO

REGISTRADOR
OBSERVACIONES
19 OPCIONES
FECHA DE
3 DEFUNCIÓN
REGISTRO 8
71-
TITULAR
SEXO DE 02 OPCIONES
FECHA DE FALLECIMIENTO 8 8
10 DIGITOS ( CODIGO
UBIGEO DE FALLECIMIENTO DE UBIGEO)
10 DIGITOS ( CODIGO
EDAD 2 3
CONYUGE SEGUNDO APELLIDO De 4 a 12 40

MADRE

PADRE
PRENOMBRES DE 3A18 60

DECLARANTE
REGISTRADOR NUMERO DE DOCUMENTO 10 DIGITOS 15

CIVIL
PRENOMBRES DE 3 Al8 60
OBSERVACIONES
19 OPCIONES
75
TABLA DE OBSERVACION
CANTIDAD DE MÁXIMO DE
IT OBSERVACIONES CARACTERES CARACTERES
(PROMEDIO) (SISTEMA)
DETERIORO TOTAL.
1 ACTAS CON DETERIORO FÍSICO
DETERIORO SIMPLE
ACTA SIN DATO SOLO CON FIRMAS.
CON ANOTACIONES MARGINALES O

TEXTUALES.
2 ACTAS EN BLANCO
ACTAS EN BLANCO (SIN DATOS Y

ANOTACIONES).
ACTAS CON DATA ANULADA.
POSIBLE MÚLTIPLE INSCRIPCIÓN.
POSIBLE ADULTERACIÓN
ACTA INSERTA.
PARTIDAS GENERALES.
3 ACTAS A INVESTIGACIÓN
ACTAS CON MÁS DE UN ASIENTO REGISTRAL.
SIN FIRMA DEL DECLARANTE (SI LO

AMERITA).-
Se elige la opción del

Combo previa
SIN FIRMA DE LOS CONTRAYENTES.
evaluación del Acta
POR MANDATO JUDICIAL Registral.
4 ADOPCIONES (PRIMIGENIA) POR ESCRITURA PUBLICA
POR RESOLUCION DEL MINDES
DEL PADRE, MADRE O ABUELOS

5 RECONOCIMIENTO RECONOCIMIENTO POR PERSONA NO
LEGITIMADA
EN EL FORMATO DEL ACTA.
6 ACTAS ENMENDADAS EN LOS DATOS DEL TITULAR O

CONTRAYENTES
DATOS COMPLEMENTARIOS DEL ACTA
DEL TITULAR O CONTRAYENTES

DATOS MAL CONSIGNADOS EN EL
ASIENTO TRANSPOSICIÓN DE ACTAS
DATOS COMPLEMENTARIOS
DEL TITULAR O CONTRAYENTES

8 OMISION DE DATOS
DATOS COMPLEMENTARIOS.
ESTADO CIVIL DE LOS PADRES.

9 ADJETIVOS INADECUADOS
FILIACION DE LOS HIJOS ILEGITIMO, HIJO
EXTRAMATRIMONIAL
Se elige la opción del
Actas registrales que no fueron diferenciadas Combo previa
10 ACTA PROCESADA COMO MATRIZ
correctamente en las OREC, y se procesaron evaluación del Acta
tanto el original o matriz y la copia reserva Registral.
GLOSA DE 40 a 150
"SE REDACTA EL CAMPO OBSERVADO" 1C00

2DA PANTALLA
CANTIDAD DE CANTIDAD DE
IT ANOTACIONES MARGINALES
CARACTERES CARACTERES
FECHA DE REGISTRO DE
1
ANOTACIÓN Se redacta la información 8
2 TIPO DE PROCESO
Elegir de un Combo de 18 opciones.
3 SUB TIPO DE PROCESO Elegir de un Combo de opciones.(SEGÚN

PROCESO SELECIONADO)
4 N2 EXPEDIENTE 50
Se redacta la información DE 6 A 12
FECHA DEL DOCUMENTO DE
5
SUSTENTO Se redacta la información 8 8
6 MATERIA
Se redacta la información DE 20 A 100 1000
7 TRANSCRIPCIÓN
Se redacta la información DE 50 A 150 1500
77
11"1
=me= "

SUB GERENCIA DE INTEGRACION DE REGISTROS CIVILES
ANEXO N° 12
ACTA DE ENTREGA DE ACERVO DOCUMENTARIO
N° -20 DE LA MUNICIPALIDAD
(DE) (A)
En la ciudad de , provincia de , departamento de , el día

del mes de del 20 , a las horas, el (los) representante (s) de
Sr (es) con DNI
, hace (n) entrega al (a) Sr. (a)
representante de
, con DNI ; del siguiente
acervo documental contenido en los siguientes inventarios:
Tipo de Contenedor Cantidad de

Años
Contenedores (*)
(*)Unidad de Archivamiento
Cantidad total:
Nota: Para realizar la entrega de los libros no utilizados a la SGTRC, en el caso de la

revocatoria total o incorporación (si hubiere), en el campo "Años" no se consignará datos.
Producto de la transferencia del mismo de la Municipalidad de

Provincia de , Departamento de , que se detalla en la copia del
Acta respectiva que se adjunta al presente.
Entregado Recibido
Sello —Post Firma Sello —Post Firma
78
ANEXO N° 13
SUPERVISION DE LIBROS, EXPEDIENTES, CERTIFICADOS

INVENTARIADOS
Para la supervisión del inventario de libros, expedientes y certificados (inventario

realizado por el proveedor), la Sub Gerencia de Integración de Registros Civiles (SGIRC)
utilizará los siguientes criterios:
1. En base a la cantidad de libros registrales totales que hay en la OREC, se ubicará

dicha cantidad en la columna Tamaño de Lote de la Tabla A-1 de la Norma NTP-
IS0-2859-1: 2008: PROCEDIMIENTOS DE MUESTREO PARA INSPECCION
POR ATRIBUTOS. Parte I: Esquemas de muestreo clasificados por límite de
calidad aceptable (LCA) para inspección lote por lote.
2. Una vez ubicado el tamaño del lote (cantidad de libros), en la columna Niveles de
Inspección General, se elegirá el Nivel III. De la intersección del tamaño del lote
con el Nivel de Inspección General III, se ubica la letra respectiva, la misma que
determinará la cantidad de muestra a revisar:
TABLA 1- Letras código del tamaño de muestra (Véase el apartado 10.1 y 10.2)
Niveles de Inspección
Niveles de Inspección Especial
General
Tamaño de Lote
S-1 S-2 S-3 S•4 I II III
2a 8 A A A A A A B
9a 15 A A A A A B C
16a 25 A A B B B C D
26a 50 A B B C C D E
SI a 90 B 13 C C C E F
91a 150 B B C D D F G
151a 280 13 C D E E G 1-1
281 a 500 B C D E F Id J
501 a 1200 C C E F G 1 K
1201 a 3200 C D E G 15 K L
3 201 a 10000 C D F G .1 L M
10 001 a 35000 C D F H K M N
35 001 a 150000 D E G J L N P
150 061 a 500000 D E G J M P Q
500 001 y más D E H K N Q E
3. Con la letra determinada en la tabla anterior, se ubica la misma en la columna

Letra Código de Tamaño de Muestra de la Tabla 2-A- Planes de muestreo simple
para inspección normal (tabla general) de la Norma NTP-ISO-2859-1: 2008:
PROCEDIMIENTOS DE MUESTREO PARA INSPECCION POR ATRIBUTOS.
Parte I: Esquemas de muestreo clasificados por límite de calidad aceptable (LCA)
para inspección lote por lote, y se determina el tamaño de muestra respectivo en
la columna Tamaño de Muestra.
4. Para la aceptación o rechazo del lote se considerará los valores que se
encuentran bajo la columna 6,5 de la columna superior de la Tabla 2-A y que se
intersectan con el tamaño de la muestra determinado.
79
TABLA 2-A - Planes tle muestreo simple para inspección 1101211,11 (tolla groera»
. ...
14,4100•014040 •• taba. NAC. en $104.0014/, O* illramee noe.4010011. o no d., 06,00 .46. 4104900040 mr4,00
0 010 0016 0025 0 040 0065 070 OJO 020 040 0.06 1.0 1.6 2.6 4.0 6.5 10 16 33 40 46 , C,.., 150 260 400 060 1000
11114 1 • •
••• .- AL F05 AoRe Ac feo Ao. Ao Re A. R. ~Ro Ae Re Ao R4 6406 A6 «e Ae. A6 Re Mit* 64 /14 , ..> , Re Aa Re 0. fh, Ao R• /44 Re 6.4 R. Ao R4 44. A4146 AL 13.
A 2 n o 4, n o s 2 3 a 3 4 5 6 7 0 10 11 14 16 2 22 30 al
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oca lO ponlo( plan do 07005000 00 d'u de lo 114,4510
AC = número de 3Cepiáción
Re = Número de rechazo
5. La cantidad de libros que han sido seleccionados como muestra se contrasta con
el inventario respectivo realizado por el proveedor. En caso la cantidad de libros
que presenten observaciones sean iguales o mayores al grado de rechazo
correspondiente (Re), se coordinará con el proveedor para su revisión,
actualización inmediata y posterior supervisión por parte de la SGIRC.
6. Lo señalado en los numerales 1 al 6 se aplicará también para los contenedores de
expedientes y certificados (grupos de expedientes y certificados respectivamente).
80
ANEXO N° 14
GLOSARIO DE TERMINOS
GOR: Gerencia de Operaciones Registrales

GPRC: Gerencia de Procesos de Registros Civiles
GRC: Gerencia de Registros Civiles
GRI: Gerencia de Registros de Identificación
GTI: Gerencia de Tecnología de la información
SGIRC: Sub Gerencia de Integración de Registros Civiles
SGPRC: Sub Gerencia de Procesamiento de Registros Civiles
SGDRC: Sub Gerencia de Depuración de Registros Civiles
SGARF: Sub Gerencia de Archivo Registral Físico
SGTRC: Sub Gerencia Técnica de Registros Civiles
CNV: Certificado de Nacido Vivo
CDEF: Certificado de Defunción
Expedientes de Registros Civiles:
Conjunto de documentos y declaraciones referidas a un mismo asunto o procedimiento
(Por ejemplo: sustento de inscripción extemporánea de nacimiento, rectificaciones
administrativas y/o notariales y/o judiciales de hechos vitales etc).
Acervo Documentario de Registro Civil:
Conjunto de documentos admitidos y producidos por las Oficinas de Registros del Estado
Civil ubicadas en las Municipalidades y Comunidades Nativas, así como en las ORC u
otros autorizados por Ley en el país, en el ejercicio de las facultades delegadas por el
RENIEC, que tienen por objeto sustentar o acreditar la ocurrencia e inscripción de un
hecho vital o un acto modificatorio del estado civil, su modificación por disposición
judicial, notarial o administrativa, o la cancelación de todos o alguno de los asientos
contenidos en las actas.
Acta Registral:
Es el documento en el cual está contenido el registro del hecho vital o acto modificatorio
del estado civil y sus modificaciones, cumpliendo con las formalidades legales.
Acta Repuesta:
Es la remitida como resultado del procedimiento de reposición debiendo contener idéntica
información del acta original perdida o destruida. En la reposición de oficio esta
información es recogida de un acta duplicada o de reserva.
Acta de Reserva:
Es el acta que contiene la misma información que el Acta Matriz.
Actividad de Incorporación de Acervo Documentario:
81 1
Actividad mediante el cual se realiza el inventario del acervo documentario de las Oficinas
de Registros del Estado Civil de las Municipalidades (OREO) y posterior transferencia de
dicho acervo al RENIEC.
Contenedor:
Es la agrupación lógica de documentos a ser procesados; existen diferentes grupos de
contenedores: libros de actas registrales, expedientes, certificados, órdenes de
producción, actas electrónicas.
Etiqueta con código de barra:

Es el código numérico de barras, asignado a los contenedores en la actividad de
inventario que se desarrolla en las Oficinas de Registros del Estado Civil de las
Municipalidades.
Jefaturas Regionales:
Son los órganos de línea dependientes de la Gerencia de Operaciones Registrales que
operan a nivel nacional conforme a su jurisdicción territorial. Son los responsables de
ejecutar las acciones relacionadas con las actividades registrales correspondientes a
identificación y registros civiles.
Libros de Actas:
Son las unidades de archivamiento o contenedores físicos de las actas de registro de los
hechos vitales y actos modificatorios del estado civil: nacimiento, matrimonio y defunción,
en los cuales, se anota complementariamente, las rectificaciones y disposiciones
administrativas y judiciales.
Libro Duplicado o Reserva:
Es la resultante del Sistema de Partida Doble propia de los registros del estado civil,
destinada a conservarse en un repositorio físico como copia de respaldo o contingencia;
contiene la misma información del acta original o matriz.
Municipalidades:
Son los gobiernos locales ubicados dentro de una organización territorial del Estado,
creadas por Ley, que cuentan con personería jurídica de derecho público y autonomía
política, económica y administrativa en los asuntos de su competencia; constituyen
canales inmediatos de participación vecinal en los asuntos públicos.
Oficinas de Registros del Estado Civil — OREC:
Son aquellas dependencias, que por delegación de funciones, se encargan de la
ejecución de los procedimientos registrales a que hace referencia la Ley N° 26497 y el
Reglamento de Inscripciones del RENIEC aprobado por Decreto Supremo N° 015-98-
PCM.
Oficinas Regístrales RENIEC — OR RENIEC:
Son aquellas dependencias que están dentro de la comprensión territorial de una Jefatura
Regional y están encargadas de la inscripción y ejecución de los hechos vitales y demás
actos, referidos en la Ley N° 26497 y su Reglamento.
82
Orden de Producción (OP):

Es el número que se genera en el Sistema Integrado de Registros Civiles y Microformas
para facilitar el ingreso de las actas registrales, CNV o CDEF. Este número agrupa varias
unidades en un lote con la finalidad de poder distribuirlo de manera controlada.
Registrador:
Es aquel servidor público que se encarga de calificar y ejecutar los procedimientos
registrales señalados en la Ley N° 26497, su Reglamento, y demás documentos
normativos que lo regulan.
Revocatoria Total e Incorporación:
Proceso por el cual, en cumplimiento de la Primera Disposición Complementaria de la
Ley N° 26497, el RENIEC procede a incorporar en forma real, efectiva y progresiva, el
acervo documentario de las Oficinas de Registros de Estado Civil del país que conforman
el Sistema de Registros Civiles a cargo de la Entidad.
Revocatoria Parcial:
Procedimiento por el cual, el RENIEC, a través de la emisión de una Resolución Jefatural,
deja sin efecto la delegación a las Municipalidades del país, de algunas de las funciones
registrales previstas en los incisos a), b), c), e), y o) del artículo 44° de la Ley N° 26497 y
conferidas mediante la Resolución Jefatural N° 023-1996-JEF; para asumirlas de manera
directa.
Sistema Integrado de Registros Civiles y Microformas (SIRCM):
Es un aplicativo informático que permite el registro de datos (textos e imágenes)
correspondientes a los asientos de nacimiento, matrimonio y defunción; aplicable a la
inscripción, modificación, integración, procesamiento y depuración de actas registrales.
83
ANEXO N° 15
cc
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ANEXO N° 16
INVENTARIO MANUAL DE TRANSFERENCIA DE EXPEDIENTES EN TRÁMITE /OTROS DOCUMENTOS
MUNICIPALIDAD
TIPO DE DOCUMENTO:
MES/AÑO: N° DE PAQUETE:
N° FOLIOS
TITULAR / OBSERVACIONES
ORDEN EXPEDIENTE (Si Aplica)
Pag. de
Pág. 1 de 1
85
ANEXO N° 17
p
ele
tal~' ~Isitimirmacsom.
INVENTARIO MANUAL DE TRANSFERENCIA DE EXPEDIENTES EN TRÁMITE / OTROS DOCUMENTOS
MUNICIPALIDAD
TIPO DE DOCUMENTO:
MES/AÑO: N° DE PAQUETE:
N° FOLIOS
TITULAR / OBSERVACIONES
ORDEN EXPEDIENTE (Si Aplica)
Pag. de
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
DNI: DNI:
Pág. 1 de 1
86
ANEXO N° 18
CARGO DE ENVÍO DE DOCUMENTOS DE SUSTENTO

•0
Gerencia de Procesos de Registros Civiles

Sub Gerencia de Procesamiento de Registros Civiles
CARGO DE ENVIO DE DOCUMENTOS DE SUSTENTO
ORIGEN: FECHA:
DESTINO: HORA:
TIPO DE DESCRIPCIO N DE
ITEM N' ACTA TIPO DE ACTA OREC SOBRE OBSERVACION
SUSTENTO SUSTENTO
RESPONSABLE DE ENVIO RESPONSABLE DE TRASLADO

Nombre : Nombre :
DNI:
RESPONSABLE DE RECEPCION
Nombre :
Página 1 de 1
87
ANEXO N° 19
CARGO DE ENVIO DE CONTENEDORES Nro :

ORIGEN : RECEPCION DIGITACION Fecha : .
DESTINO : RECEPCION DE SGARF Hora :
Humano
ITEM TIPO CONT NRO rnmr CANT A('T FSTA110 ORS

PENDIENTE DE
PEC_:PRCION
USUARIO ENVIA
RESPONSABLE
RECEPCIONA
88
Importante
Para determinar que los postores cuentan con las capacidades necesarias para ejecutar el
contrato, las cuales deben ser acreditadas documentalmente, la Entidad incorpora los requisitos
de calificación que se extraen de los términos de referencia, no pudiendo incluirse requisitos
adicionales a los previstos en los mismos, los cuales son los siguientes:
3.1. REQUISITOS DE CALIFICACIÓN8
Importante para la Entidad
Los requisitos de calificación que la Entidad debe adoptar son los siguientes:
A CAPACIDAD LEGAL
A.1 REPRESENTACIÓN
Requisitos:
• Documento que acredite fehacientemente la representación de quien suscribe la oferta.
En el caso de consorcios, este documento debe ser presentado por cada uno de los integrantes
del consorcio que suscriba la promesa de consorcio, según corresponda.
• Promesa de consorcio con firmas legalizadas 9 , en la que se consigne los integrantes, el

representante común, el domicilio común y las obligaciones a las que se compromete cada uno
de los integrantes del consorcio así como el porcentaje equivalente a dichas obligaciones.
(Anexo N° 7)
La promesa de consorcio debe ser suscrita por cada uno de sus integrantes.
Acreditación:
• Tratándose de persona jurídica, copia del certificado de vigencia de poder del representante legal,
apoderado o mandatario designado para tal efecto, expedido por registros públicos con una
antigüedad no mayor de treinta (30) días calendario a la presentación de ofertas, computada
desde la fecha de emisión.
• En caso de persona natural, copia del documento nacional de identidad o documento análogo, o
del certificado de vigencia de poder otorgado por persona natural, del apoderado o mandatario,
según corresponda, expedido por registros públicos con una antigüedad no mayor de treinta (30)
días calendario a la presentación de ofertas, computada desde la fecha de emisión.
• Promesa de consorcio con firmas legalizadas.
B EXPERIENCIA DEL POSTOR

B.1 FACTURACIÓN
Requisitos:
El postor debe acreditar un monto facturado acumulado equivalente a S/. 9'029,556.00

(Nueve millones veitntinueve mil quinientos cincuenta y seis y 00/100 soles), por la
contratación de servicios similares al objeto de la convocatoria y/o en la actividad, durante
un periodo de octubre del 2010 a la fecha de la presentación de ofertas.
Se consideran similares a los servicios de producción de microformas con valor legal.
La Entidad puede adoptar solo los requisitos de calificación contenidos en el presente capítulo, de acuerdo al artículo 28
del Reglamento. Los requisitos de calificación son fijados por el área usuaria en el requerimiento.
9
En caso de presentarse en consorcio.
89
Acreditación:
Copia simple de contratos u órdenes de servicios, y su respectiva conformidad por la prestación

efectuada; o comprobantes de pago cuya cancelación se acredite documental y fehacientemente,
con VOUCHER DE DEPÓSITO, REPORTE DE ESTADO DE CUENTA, CANCELACIÓN EN EL
DOCUMENTO, correspondientes a un máximo de veinte (20) contrataciones.
En caso los postores presenten varios comprobantes de pago para acreditar una sola contratación,
se debe acreditar que corresponden a dicha contratación; de lo contrario, se asumirá que los
comprobantes acreditan contrataciones independientes, en cuyo caso solo se considerará, para la
evaluación, las veinte (20) primeras contrataciones indicadas en el Anexo N° 9 referido a la
Experiencia del Postor.
En el caso de servicios de ejecución periódica, solo se considera como experiencia la parte del
contrato que haya sido ejecutada a la fecha de presentación de ofertas, debiendo adjuntarse copia
de las conformidades correspondientes a tal parte o los respectivos comprobantes de pago
cancelados.
En los casos que se acredite experiencia adquirida en consorcio, debe presentarse la promesa de
consorcio o el contrato de consorcio del cual se desprenda fehacientemente el porcentaje de las
obligaciones que se asumió en el contrato presentado; de lo contrario, no se computará la
experiencia proveniente de dicho contrato.
Asimismo, cuando se presenten contratos derivados de procesos de selección convocados antes del
20.09.2012, la calificación se ceñirá al método descrito en la Directiva N° 002-2016-OSCE/CD,
debiendo presumirse que el porcentaje de las obligaciones equivale al porcentaje de participación de
la promesa de consorcio o del contrato de consorcio. En caso que en dichos documentos no se
consigne el porcentaje de participación se presumirá que las obligaciones se ejecutaron en partes
iguales.
Cuando en los contratos, órdenes de servicios o comprobantes de pago el monto facturado se

encuentre expresado en moneda extranjera, debe indicarse el tipo de cambio venta publicado por la
Superintendencia de Banca, Seguros y AFP correspondiente a la fecha de suscripción del contrato,
de emisión de la orden de servicios o de cancelación del comprobante de pago, según corresponda.
Sin perjuicio de lo anterior, los postores deben llenar y presentar el Anexo N° 9 referido a la
Experiencia del Postor.
Importante
En el caso de consorcios, solo se considera la experiencia de aquellos integrantes

que ejecutan conjuntamente el objeto materia de la convocatoria, previamente
ponderada, conforme a la Directiva N° 002-2016-OSCE/CD "Participación de
Proveedores en Consorcio en las Contrataciones del Estado".
Importante
Las consultas y observaciones no deben emplearse para formular pretensiones que
desnaturalicen la decisión de compra adoptada por la Entidad. Si con ocasión de las
consultas y observaciones el área usuaria autoriza la modificación del requerimiento, debe
ponerse en conocimiento de tal hecho a la dependencia que aprobó el expediente de
contratación para su aprobación, de conformidad con el artículo 8 del Reglamento.
Los requisitos de calificación determinan si los postores cuentan con las capacidades
necesarias para ejecutar el contrato, lo que debe ser acreditado documentalmente. Para ello,
las Entidades incorporan dichos requisitos de calificación así como los documentos que
deben presentar los postores para su acreditación en el numeral 2.2.1.2 concordante con el
numeral 3.2 de esta sección de las bases.
El cumplimiento de los Términos de Referencia se realiza mediante la presentación de una

declaración jurada. De ser el caso, adicionalmente la Entidad puede solicitar documentación
que acredite el cumplimiento del algún componente de estos. Para dicho efecto consignará
de manera detallada los documentos que debe presentar el postor en el literal d) del numeral
2.2.1.1 de esta sección de las bases.
90
CAPÍTULO IV
FACTORES DE EVALUACIÓN
Puntaje Total: 100 Puntos
Puntaje: 100 puntos
PUNTAJE / METODOLOGÍA PARA

FACTOR DE EVALUACIÓN
SU ASIGNACIÓN
PLAZO DE ENTREGABLES
A.
(plazo para los entregables en la etapa Pre Operativa)
Evaluación: Se otorgara el puntaje de treinta (30)
puntos al postor que se compromete a
Se evaluará en función al plazo de los entregables en la etapa efectuar los entregables de la Etapa
Pre Operativa, el cual debe mejorar el plazo de los diez (10) días Pre Operativa a la suscripción del
calendario a partir del día siguiente de la suscripción del contrato.
contrato, por la de efectuar los entregables al momento de
perfeccionar el contrato.
Acreditación:
Se acreditará mediante la presentación de declaración jurada de

plazo de entregables (Anexo N° 6)
30 puntos
B. PRECIO
Evaluación: La evaluación consistirá en otorgar el
máximo a la oferta de precio más bajo
Se evaluará considerando el precio ofertado por el postor. y otorgar a las demás ofertas puntajes
inversamente proporcionales a sus
Acreditación: respectivos precios, según la siguiente
fórmula:
Se acreditará mediante el documento que contiene el precio de
la oferta (Anexo N° 5) Pi = Om x PMP
Oi
i = Oferta
Pi = Puntaje de la oferta a evaluar
Oi = Precio i
Om = Precio de la oferta más baja
PMP = Puntaje máximo del precio
70 puntos
TOTAL 100 puntos
Importante
Los factores de evaluación elaborados por el comité de selección deben ser objetivos y deben
guardar vinculación, razonabilidad y proporcionalidad con el objeto de la contratación.
Asimismo, estos no pueden calificar con puntaje el cumplimiento de los Términos de Referencia
ni los requisitos de calificación.
91
CAPÍTULO V
PROFORMA DEL CONTRATO
Conste por el presente documento, la contratación del Servicio de Procesamiento de Actas

Registrales de las Oficinas de Registros del Estado Civil (OREO) del departamento de
Tumbes, que celebra de una parte Registro Nacional de Identificación Y estado Civil-RENIEC, en
adelante LA ENTIDAD, con RUC N° 20295613620, con domicilio legal en Jr. Bolivia 109 — Torre
Centro Cívico — Distrito, provincia y Departamento de Lima, representada por [ ],
identificado con DNI N° [ ], y de otra parte [ ], con RUC N° [ ],
con domicilio legal en [ ], inscrita en la Ficha N° [
Asiento N° [ ] del Registro de Personas Jurídicas de la ciudad de [ ],
debidamente representado por su Representante Legal, [ ], con DNI N°
], según poder inscrito en la Ficha N° [ . ], Asiento N° [ ] del Registro
de Personas Jurídicas de la ciudad de [ ], a quien en adelante se le denominará EL
CONTRATISTA en los términos y condiciones siguientes:
CLÁUSULA PRIMERA: ANTECEDENTES
Con fecha [ ], el comité de selección adjudicó la buena pro del CONCURSO

PÚBLICO N° [07-2016-RENIEC] para la contratación de Servicio de Procesamiento de Actas
Registrales de las Oficinas de Registros del Estado Civil (OREC) del departamento de
Tumbes, a [INDICAR NOMBRE DEL GANADOR DE LA BUENA PRO], cuyos detalles e importe
constan en los documentos integrantes del presente contrato.
CLÁUSULA SEGUNDA: OBJETO
El presente contrato tiene por objeto el Procesamiento de Actas Registrales de las Oficinas de
Registros del Estado Civil (OREC) del Departamento de Tumbes.
CLÁUSULA TERCERA: MONTO CONTRACTUAL
El monto total del presente contrato asciende a [CONSIGNAR MONEDA Y MONTO], que incluye
todos los impuestos de Ley.
Este monto comprende el costo del servicio, todos los tributos, seguros, transporte, inspecciones,
pruebas y, de ser el caso, los costos laborales conforme la legislación vigente, así como cualquier
otro concepto que pueda tener incidencia sobre la ejecución del servicio materia del presente
contrato.
CLÁUSULA CUARTA: DEL PAGO"

LA ENTIDAD se obliga a pagar la contraprestación a EL CONTRATISTA en (CONSIGNAR
MONEDA), luego de la recepción formal y completa de la documentación correspondiente, según
lo establecido en el artículo 149 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
Para tal efecto, el responsable de otorgar la conformidad de la prestación deberá hacerlo en un

plazo que no excederá de los diez (10) días de producida la recepción.
LA ENTIDAD debe efectuar el pago dentro de los quince (15) días calendario siguiente a la
conformidad de los servicios, siempre que se verifiquen las condiciones establecidas en el
contrato para ello.
En caso de retraso en el pago por parte de LA ENTIDAD, salvo que se deba a caso fortuito o
fuerza mayor, EL CONTRATISTA tendrá derecho al pago de intereses legales conforme a lo
establecido en el artículo 39 de la Ley de Contrataciones del Estado y en el artículo 149 de su
Reglamento, los que se computan desde la oportunidad en que el pago debió efectuarse.
lo En cada caso concreto, dependiendo de la naturaleza del contrato, podrá adicionarse la información que resulte pertinente
a efectos de generar el pago.
9
CLÁUSULA QUINTA: DEL PLAZO DE LA EJECUCIÓN DE LA PRESTACIÓN
El plazo de ejecución del presente contrato es de ciento cinco (105) días calendario, el mismo que
se computa a partir del día siguiente de la suscripción del contrato.
Servicio de Procesamiento de Actas * Pre Operativa

1 del Estado Civil (OREO) del departamento * Operativa
de Tumbes.
' Transferencia y
Cierre
Total Días Calendario
Importante
De preverse en los Términos de Referencia la ejecución de actividades de instalación,
implementación u otros que deban realizarse de manera previa al inicio del plazo de
ejecución, se debe consignar lo siguiente:
"El plazo para la [CONSIGNAR LAS ACTIVIDADES PREVIAS PREVISTAS EN LOS TÉRMINOS
DE REFERENCIA] es de [ 1 días calendario, el mismo que se computa desde [INDICAR
CONDICIÓN CON LA QUE DICHAS ACTIVIDADES SE INICIAN]."
CLÁUSULA SEXTA: PARTES INTEGRANTES DEL CONTRATO

El presente contrato está conformado por las bases integradas, la oferta ganadora, así como los
documentos derivados del procedimiento de selección que establezcan obligaciones para las
partes.
CLÁUSULA SÉTIMA: GARANTÍAS

EL CONTRATISTA entregó al perfeccionamiento del contrato la respectiva garantía incondicional,
solidaria, irrevocable, y de realización automática en el país al solo requerimiento, a favor de LA
ENTIDAD, por los conceptos, montos y vigencias siguientes:
• De fiel cumplimiento del contrato": CARTA FIANZA emitida por [SEÑALAR EMPRESA QUE
LA EMITE]. Monto que es equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato original,
la misma que debe mantenerse vigente hasta la conformidad de la recepción de la prestación.
Importante
Al amparo de lo dispuesto en el artículo 126 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del
Estado, en el caso de contratos periódicos de prestación de servicios en general, si el postor
ganador de la buena pro solicita la retención del diez por ciento (10%) del monto del contrato
original como garantía de fiel cumplimiento de contrato, debe consignarse lo siguiente:
"De fiel cumplimiento del contrato: [CONSIGNAR EL MONTO], a través de la retención que
debe efectuar LA ENTIDAD, durante la primera mitad del número total de pagos a realizarse,
de forma prorrateada, con cargo a ser devuelto a la finalización del mismo."
En el caso que corresponda, consignar lo siguiente:
• Garantía fiel cumplimiento por prestaciones accesorias 12 : [CONSIGNAR EL MONTO], a
11
En aplicación de lo dispuesto en el artículo 126 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, la garantía de fiel
cumplimiento debe ser emitida por una suma equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato original y
mantenerse vigente hasta la conformidad de la recepción de la prestación a cargo del contratista.
12
En aplicación de lo dispuesto en el artículo 127 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, en las
contrataciones de servicios que conllevan la ejecución de prestaciones accesorias, tales como mantenimiento, reparación o
actividades afines, se debe otorgar una garantía adicional por este concepto, la misma que debe ser renovada
93
través de la CARTA FIANZA emitida por [SEÑALAR EMPRESA QUE LA EMITE]. la misma
que debe mantenerse vigente hasta el cumplimiento total de las obligaciones garantizadas.
CLÁUSULA OCTAVA: EJECUCIÓN DE GARANTÍAS POR FALTA DE RENOVACIÓN

LA ENTIDAD puede solicitar la ejecución de las garantías cuando EL CONTRATISTA no las
hubiere renovado antes de la fecha de su vencimiento, conforme a lo dispuesto por el artículo 131
del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
CLÁUSULA DÉCIMA: CONFORMIDAD DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
La conformidad de la prestación del servicio se regula por lo dispuesto en el artículo 143 del
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. La conformidad será otorgada por la
Gerencia de Procesos de Registros Civiles (o la que haga sus veces), la Sub Gerencia de
Procesamiento de Registros Civiles y Sub Gerencia de Integración de Registros Civiles, quienes
verificarán el cumplimiento del servicio de acuerdo a lo solicitado en los presentes términos de
referencia.
Adicionalmente, al tercer mes debe contar con el informe de conformidad elaborado por la
Gerencia de Tecnología de la Información, respecto a software, hardware y prueba de esfuerzo de
la línea de producción de 2.500 actas registrales entregadas por el proveedor.
De existir observaciones, LA ENTIDAD debe comunicar las mismas a EL CONTRATISTA,

indicando claramente el sentido de estas, otorgándole un plazo para subsanar no menor de dos
(2) ni mayor de diez (10) días, dependiendo de la complejidad. Si pese al plazo otorgado, EL
CONTRATISTA no cumpliese a cabalidad con la subsanación, LA ENTIDAD puede resolver el
contrato, sin perjuicio de aplicar las penalidades que correspondan, desde el vencimiento del
plazo para subsanar.
Este procedimiento no resulta aplicable cuando los servicios manifiestamente no cumplan con las
características y condiciones ofrecidas, en cuyo caso LA ENTIDAD no otorga la conformidad,
según corresponda, debiendo considerarse como no ejecutada la prestación, aplicándose las
penalidades respectivas.
CLÁUSULA UNDÉCIMA: DECLARACIÓN JURADA DEL CONTRATISTA

EL CONTRATISTA declara bajo juramento que se compromete a cumplir las obligaciones
derivadas del presente contrato, bajo sanción de quedar inhabilitado para contratar con el Estado
en caso de incumplimiento.
CLÁUSULA DUODÉCIMA: RESPONSABILIDAD POR VICIOS OCULTOS

La conformidad del servicio por parte de LA ENTIDAD no enerva su derecho a reclamar
posteriormente por defectos o vicios ocultos, conforme a lo dispuesto por los artículos 40 de la
Ley de Contrataciones del Estado y 146 de su Reglamento.
El plazo máximo de responsabilidad del contratista es de tres (03) años, contado a partir de
otorgada la última conformidad.
CLÁUSULA DÉCIMO TERCERA: PENALIDADES

Si EL CONTRATISTA incurre en retraso injustificado en la ejecución de las prestaciones objeto
del contrato, LA ENTIDAD le aplica automáticamente una penalidad por mora por cada día de
atraso, de acuerdo a la siguiente fórmula:
0.10 x Monto
Penalidad Diaria =
F x Plazo en días
Donde:
periódicamente hasta el cumplimiento total de las obligaciones garantizadas, no pudiendo eximirse su presentación en
ningún caso.
F = 0.25 para plazos mayores a sesenta (60) días o;

F = 0.40 para plazos menores o iguales a sesenta (60) días.
Tanto el monto como el plazo se refieren, según corresponda, al contrato vigente o ítem que
debió ejecutarse o en caso que estos involucraran obligaciones de ejecución periódica, a la
prestación parcial que fuera materia de retraso.
Se considera justificado el retraso, cuando EL CONTRATISTA acredite, de modo objetivamente

sustentado, que el mayor tiempo transcurrido no le resulta imputable. Esta calificación del retraso
como justificado no da lugar al pago de gastos generales de ningún tipo, conforme el artículo 133
del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
Importante
De haberse previsto establecer penalidades distintas a la penalidad por mora, incluir dichas
penalidades, los supuestos de aplicación de penalidad, la forma de cálculo de la penalidad
para cada supuesto y el procedimiento mediante el cual se verifica el supuesto a penalizar,
I conforme el artículo 134 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. 1
Estas penalidades se deducen de los pagos a cuenta o del pago final, según corresponda; o si
fuera necesario, se cobra del monto resultante de la ejecución de la garantía de fiel cumplimiento.
Estos dos tipos de penalidades pueden alcanzar cada una un monto máximo equivalente al diez
por ciento (10%) del monto del contrato vigente, o de ser el caso, del ítem que debió ejecutarse.
Cuando se llegue a cubrir el monto máximo de la penalidad por mora o el monto máximo para
otras penalidades, de ser el caso, LA ENTIDAD puede resolver el contrato por incumplimiento.
CLÁUSULA DÉCIMO CUARTA: RESOLUCIÓN DEL CONTRATO

Cualquiera de las partes puede resolver el contrato, de conformidad con los artículos 32, inciso c),
y 36 de la Ley de Contrataciones del Estado, y el artículo 135 de su Reglamento. De darse el
caso, LA ENTIDAD procederá de acuerdo a lo establecido en el artículo 136 del Reglamento de la
Ley de Contrataciones del Estado.
CLÁUSULA DÉCIMO QUINTA: RESPONSABILIDAD DE LAS PARTES

Cuando se resuelva el contrato por causas imputables a algunas de las partes, se debe resarcir
los daños y perjuicios ocasionados, a través de la indemnización correspondiente. Ello no obsta la
aplicación de las sanciones administrativas, penales y pecuniarias a que dicho incumplimiento
diere lugar. en el caso que éstas correspondan.
Lo señalado precedentemente no exime a ninguna de las partes del cumplimiento de las demás
obligaciones previstas en el presente contrato.
CLÁUSULA DÉCIMO SEXTA: MARCO LEGAL DEL CONTRATO

Sólo en lo no previsto en este contrato, en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento,
en las directivas que emita el OSCE y demás normativa especial que resulte aplicable, serán de
aplicación supletoria las disposiciones pertinentes del Código Civil vigente, cuando corresponda, y
demás normas de derecho privado.
CLÁUSULA DÉCIMO SÉTIMA: SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS

Las controversias que surjan entre las partes durante la ejecución del contrato se resuelven
mediante conciliación o arbitraje, según el acuerdo de las partes.
Cualquiera de las partes tiene derecho a iniciar el arbitraje a fin de resolver dichas controversias
dentro del plazo de caducidad previsto en los artículos 122, 137, 140, 143, 146, 147 y 149 del
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado o, en su defecto, en el inciso 45.2 del artículo
45 de la Ley de Contrataciones del Estado. El arbitraje será de tipo [INDICAR INSTITUCIONAL O
AD HOC]13.
13 La entidad debe proponer el tipo de arbitraje mediante el cual resolverá las posibles controversias que surjan durante la
ejecución del contrato.
95
Facultativamente, cualquiera de las partes tiene el derecho a solicitar una conciliación dentro del
plazo de caducidad correspondiente, según lo señalado en el artículo 183 del Reglamento de la
Ley de Contrataciones del Estado, sin perjuicio de recurrir al arbitraje, en caso no se llegue a un
acuerdo entre ambas partes o se llegue a un acuerdo parcial. Las controversias sobre nulidad del
contrato solo pueden ser sometidas a arbitraje.
El Laudo arbitral emitido es inapelable, definitivo y obligatorio para las partes desde el momento
de su notificación, según lo previsto en el inciso 45.9 del artículo 45 de la Ley de Contrataciones
del Estado.
Importante
De conformidad con el artículo 185 del Reglamento para el perfeccionamiento del contrato y,
según el acuerdo de las partes se puede establecer que el arbitraje será institucional a cargo
de determinada institución arbitral, o un arbitraje ad-hoc, indicando si la controversia se
someterá ante un tribunal arbitral o ante un árbitro único. En caso se opte por un arbitraje
institucional, se puede incorporar en el contrato el convenio arbitral tipo de la institución
arbitral elegida.
CLÁUSULA DÉCIMO OCTAVA: FACULTAD DE ELEVAR A ESCRITURA PÚBLICA

Cualquiera de las partes puede elevar el presente contrato a Escritura Pública corriendo con
todos los gastos que demande esta formalidad.
CLÁUSULA DÉCIMO NOVENA: DOMICILIO PARA EFECTOS DE LA EJECUCIÓN

CONTRACTUAL
Las partes declaran el siguiente domicilio para efecto de las notificaciones que se realicen durante
la ejecución del presente contrato:
DOMICILIO DE LA ENTIDAD: Jr. Bolivia 109 — Torre Centro Cívico — Distrito, provincia y
Departamento de Lima.
DOMICILIO DEL CONTRATISTA: [CONSIGNAR EL DOMICILIO SEÑALADO POR EL POSTOR

GANADOR DE LA BUENA PRO AL PRESENTAR LOS REQUISITOS PARA EL
PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO]
La variación del domicilio aquí declarado de alguna de las partes debe ser comunicada a la otra
parte, formalmente y por escrito, con una anticipación no menor de quince (15) días calendario.
De acuerdo con las bases integradas, la oferta y las disposiciones del presente contrato, las
partes lo firman por duplicado en señal de conformidad en la ciudad de [ ] al
[CONSIGNAR FECHA].
"LA ENTIDAD'' "EL CONTRATISTA"
96
ANEXOS
97
ANEXO N° 1
DECLARACIÓN JURADA DE DATOS DEL POSTOR
Señores
COMITÉ DE SELECCIÓN
Presente.-
El que se suscribe, [ ], postor y/o Representante Legal de [CONSIGNAR EN CASO DE

SER PERSONA JURÍDICA], identificado con [CONSIGNAR TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD]
N° [CONSIGNAR NÚMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD], con poder inscrito en la localidad de
[CONSIGNAR EN CASO DE SER PERSONA JURÍDICA] en la Ficha N° [CONSIGNAR EN CASO DE
SER PERSONA JURÍDICA] Asiento N° [CONSIGNAR EN CASO DE SER PERSONA JURÍDICA],
DECLARO BAJO JURAMENTO que la siguiente información se sujeta a la verdad:
Nombre, Denominación o
Razón Social :
Domicilio Legal :
RUC : Teléfono(s) :
Correo electrónico :
Lima, de ..... de 2016
Firma, Nombres y Apellidos del postor o

Representante legal, según corresponda
1/4 Importante
---
Cuando se trate de consorcios, esta declaración jurada debe ser presentada por cada uno
de los integrantes del consorcio.
()S
ANEXO N° 2
DECLARACIÓN JURADA
(ART. 31 DEL REGLAMENTO DE LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO)
Señores
Presente.-
Mediante el presente el suscrito, [POSTOR Y/0 REPRESENTANTE LEGAL (CONSIGNAR EN CASO

DE SER PERSONA JURÍDICA)], declaro bajo juramento:
1.- No tener impedimento para postular en el procedimiento de selección ni para contratar con el
Estado, conforme al artículo 11 de la Ley de Contrataciones del Estado.
2.- Conocer, aceptar y someterme a las bases, condiciones y reglas del procedimiento de selección.
3.- Ser responsable de la veracidad de los documentos e información que presento en el presente
procedimiento de selección.
4.- Comprometerme a mantener la oferta presentada durante el procedimiento de selección y a

perfeccionar el contrato, en caso de resultar favorecido con la buena pro.
5.- Conocer las sanciones contenidas en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, así
como en la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
Lima, de ..... de 2016

Representante legal, según corresponda
Importante
En el caso de consorcios, cada integrante debe presentar esta declaración jurada, salvo
que sea presentada por el representante común de! consorcio.
99 1
ANEXO N° 3
DECLARACIÓN JURADA DE CUMPLIMIENTO DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
Señores
Presente.-
Es grato dirigirme a usted, para hacer de su conocimiento que luego de haber examinado las bases y
demás documentos del procedimiento de la referencia y, conociendo todos los alcances y las
condiciones existentes, el postor que suscribe ofrece el Servicio de Procesamiento de Actas
Registrales de las Oficinas de Registros del Estado Civil (OREC) del departamento de Tumbes,
de conformidad con los Términos de Referencia que se indican en el numeral 3.1 del Capítulo III de la
sección específica de las bases y los documentos del procedimiento.
Lima, de ..... de 2016

Representante legal o común, según corresponda
Importante
Adicionalmente, puede requerirse la presentación de documentación que acredite el
cumplimiento de los términos de referencia, conforme a lo indicado en el acápite
relacionado al contenido de las ofertas de la presente sección de las bases.
100 1
ANEXO N° 4
DECLARACIÓN JURADA DE PLAZO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Señores
Presente.-
Mediante el presente, con pleno conocimiento de las condiciones que se exigen en las bases del
procedimiento de la referencia, me comprometo a prestar el servicio objeto del presente
procedimiento de selección en el plazo de:
Servicio Plazo Etapas

* Pre Operativa
Servicio de Procesamiento de Actas
1 del Estado Civil (OREC) del departamento * Operativa
de Tumbes.
* Transferencia y
Cierre
Total Días Calendario
Lima, de ..... de 2016

101 1
ANEXO N° 5
PRECIO DE LA OFERTA
(MODELO)
Señores
Presente.-
Es grato dirigirme a usted, para hacer de su conocimiento que, de acuerdo con las bases, mi oferta es
la siguiente:
CONCEPTO PRECIO UNITARIO" PRECIO TOTAL [S/.
Procesamiento de Actas Registrales (aprox.

501,642)
TOTAL
El precio de la oferta incluye todos los tributos, seguros, transporte, inspecciones, pruebas y, de ser el
caso, los costos laborales conforme la legislación vigente, así como cualquier otro concepto que
pueda tener incidencia sobre el costo del servicio a contratar; excepto la de aquellos postores que
gocen de alguna exoneración legal, no incluirán en el precio de su oferta los tributos respectivos.
Lima, de de 2016

Importante para la Entidad
■ En caso de procedimientos según relación de ítems, consignar lo siguiente:

"El postor debe presentar el precio de su oferta en documentos independientes, en los
ítems que se presente".
• En caso de contrataciones que conllevan la ejecución de prestaciones accesorias,
consignar lo siguiente:
"El postor debe detallar en el precio de su oferta, el monto correspondiente a la
prestación principal y las prestaciones accesorias".
• En caso de una convocatoria bajo el sistema a precios unitarios, consignar lo siguiente:
"El postor debe consignar los precios unitarios y subtotales de su oferta".
• En caso de una convocatoria a suma alzada, consignar lo siguiente:
"El postor debe consignar el precio total de la oferta, sin perjuicio, que de resultar
favorecido con la buena pro, presente la estructura de costos o detalle de precios
unitarios para el perfeccionamiento del contrato, según lo previsto en el numeral 2.4 de
la sección específica de las bases".
Incluir las disposiciones, según corresponda. Una vez culminada la elaboración de las bases, las notas que no se
incorporen deben ser eliminadas.
14 Solo incluir esta columna en el caso de una convocatoria bajo el sistema a precios unitarios.
10)
ANEXO N° 6
DECLARACIÓN JURADA DE PLAZO DE ENTREGABLES
Señores
Presente.-

DE SER PERSONA JURÍDICA)], declaro bajo juramento que cumpliré con los entregables señalados
en la Etapa Pre Operativa al momento de perfeccionar el contrato, es decir para la suscripción del
contrato. De la misma manera acepto que verificado el cumplimiento de sus características por el
área técnica y de no cumplir con lo requerido, perderé automáticamente la buena pro.
Lima, de ..... de 2016

103
ANEXO N° 7
DECLARACIÓN JURADA DE CUMPLIMIENTO DE PERFILES
Señores
Presente.-

DE SER PERSONA JURÍDICA)], declaro bajo juramento que el personal:
1. Jefe de Proyecto
2. I nventariador
3. Calificador de Procesos
4. Fedatario Informático Juramentado
Cumplen con los perfiles necesarios establecidos en los Términos de Referencia de la Bases.
Lima, de ..... de 2016

104
ANEXO N° 8
PROMESA DE CONSORCIO
(Sólo para el caso en que un consorcio se presente como postor)
Señores
Presente.-
Los suscritos declaramos expresamente que hemos convenido en forma irrevocable, durante el lapso
que dure el procedimiento de selección, para presentar una oferta conjunta al CONCURSO PÚBLICO
N° 07-2016-RENIEC.
Asimismo, en caso de obtener la buena pro, nos comprometemos a formalizar el contrato de

consorcio, de conformidad con lo establecido por el artículo 118 del Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado, bajo las siguientes condiciones:
a) Integrantes del consorcio
1. [NOMBRE, DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL DEL CONSORCIADO 1].

2. [NOMBRE, DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL DEL CONSORCIADO 2].
b) Designamos a [CONSIGNAR NOMBRES Y APELLIDOS DEL REPRESENTANTE COMÚN],

identificado con [CONSIGNAR TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD] N° [CONSIGNAR
NÚMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD], como representante común del consorcio para
efectos de participar en todos los actos referidos al procedimiento de selección, suscripción y
ejecución del contrato correspondiente con [CONSIGNAR NOMBRE DE LA ENTIDAD].
Asimismo, declaramos que el representante común del consorcio no se encuentra impedido,

inhabilitado ni suspendido para contratar con el Estado.
c) Fijamos nuestro domicilio legal común en [
d) Las obligaciones que corresponden a cada uno de los integrantes del consorcio son las
siguientes:
OBLIGACIONES DE [NOMBRE, DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL DEL 0/01 15

1
CONSORCIADO 1]
[DESCRIBIR LAS OBLIGACIONES DEL CONSORCIADO 1]
' OBLIGACIONES DE [NOMBRE, DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL DEL 0/H 16

2
CONSORCIADO 2]
[DESCRIBIR LAS OBLIGACIONES DEL CONSORCIADO 2]
lb Consignar únicamente el porcentaje total de las obligaciones, el cual debe ser expresado en número entero, sin decimales.
16 Consignar únicamente el porcentaje total de las obligaciones, el cual debe ser expresado en número entero, sin decimales.
10 ;
TOTAL OBLIGACIONES 100%1 '
Lima, de de 2016
Consorciado 1 Consorciado 2
Nombres, apellidos y firma del Consorciado 1 Nombres, apellidos y firma del Consorciado 2
o de su Representante Legal o de su Representante Legal
Tipo y N° de Documento de Identidad Tipo y N° de Documento de Identidad
Importante
De conformidad con el artículo 31 del Reglamento, las firmas de los integrantes del
consorcio deben ser legalizadas.
17 Este porcentaje corresponde a la sumatoria de los porcentajes de las obligaciones de cada uno de los integrantes del
consorcio.
106
•••
▪• -•
TIPO DE CAMBIO MONTO FACTURA DO

ACUMULAD02°
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CP 07 RS 71 2016 Sgen Reniec

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BASES ESTÁNDAR DE CONCURSO PÚBLICO

PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS EN

Aprobado mediante Directiva N° 001-201 6-0SCE/CD

SUB DIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD - DIRECCIÓN TÉCNICO NORMATIVA

Importante Se refiere a consideraciones importantes a tener en cuenta por el comité

• Abc de selección y por los proveedores.

CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO:

Normal: Para el contenido en general

Automático: Para el contenido en general

16 : Para las dos primeras hojas de las Secciones General y Específica

Justificada: Para el contenido en general y notas al pie.

Elaboradas en enero de 2016

BASES ESTÁNDAR DE CONCURSO PÚBLICO PARA LA

CONCURSO PÚBLICO N° 07-2016-RENIEC

En este contexto, se encuentran obligados a prestar su colaboración al OSCE y al

De igual forma, deben poner en conocimiento del OSCE y a la Comisión de Defensa de la

DISPOSICIONES COMUNES DEL PROCEDIMIENTO

1.1. BASE LEGAL

Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado, en adelante la Ley.

Las referidas normas incluyen sus respectivas modificaciones, de ser el caso.

Para la aplicación del derecho deberá considerarse la especialidad de las normas

Se realiza a través de su publicación en el SEACE de conformidad con lo señalado en

1.3. REGISTRO DE PARTICIPANTES

El registro de participantes se lleva a cabo desde el día siguiente de la convocatoria

El registro de participantes es gratuito y electrónico a través del SEACE.

El proveedor que desee participar en el presente procedimiento de selección debe

• Los proveedores que deseen registrar su participación deben ingresar al SEACE

• En caso los proveedores no cuenten con inscripción vigente en el RNP y/o se

1.4. FORMULACIÓN DE CONSULTAS Y OBSERVACIONES A LAS BASES

Todo participante puede formular consultas y observaciones a las bases, en el plazo

Las observaciones a las bases, se realizan de manera fundamentada, por supuestas

Para formular consultas y observaciones se debe emplear el formato incluido en el

1.5. ABSOLUCIÓN DE CONSULTAS Y OBSERVACIONES A LAS BASES

La absolución simultánea de las consultas y observaciones por parte del comité de

La absolución se realiza de manera motivada, debiendo emplearse el formato incluido

No se absolverán consultas y observaciones a las bases que se presenten

1.6. ELEVACIÓN AL OSCE DEL PLIEGO DE ABSOLUCIÓN DE CONSULTAS Y

a) Cuando la absolución a una consulta por parte del Comité de Selección se

b) Cuando la absolución de observaciones por parte del Comité de Selección se

1.7. INTEGRACIÓN DE LAS BASES

El comité de selección no puede continuar con la tramitación del procedimiento de

En caso el OSCE no haya emitido pronunciamiento, los participantes pueden solicitar

1.8. FORMA DE PRESENTACIÓN DE OFERTAS

Los documentos que acompañan las ofertas, se presentan en idioma castellano o, en

Las declaraciones juradas, formatos o formularios previstos en las bases que

1.9. PRESENTACIÓN Y APERTURA DE OFERTAS

La presentación de ofertas se realiza en acto público en presencia de notario o juez

La presentación puede realizarse por el mismo proveedor o a través de un tercero, sin

Los integrantes de un consorcio no pueden presentar ofertas individuales ni conformar

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