MICROSOFT EXCEL 2016

HERRAMIENTAS PARA EL MANEJO DE

BASES DE DATOS

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Reconoce las operaciones para organizar la

Capacidad información de una base de datos para una
adecuada gestión y administración.

1. Filtros avanzados

Contenidos 2. Esquemas
3. Convertir texto en columnas
4. Validación de datos
14. Herramientas para el Manejo de Bases de Datos
14.1 Filtros avanzados

Definición

Los filtros avanzados son una herramienta que permite obtener la

información que se requiere de una base de datos, escribiendo los
criterios de búsqueda con los cuales se desea filtrar la información.

Los elementos de los filtros avanzados son:

Base de datos: Donde se encuentra la información que se le va a

realizar el filtro.

Rango de criterios: Es el lugar donde se especifican los criterios

por los cuales vas a filtrar la información.

Rango de extracción: es la celda donde Excel va a copiar la

información que se decide filtrar.

Pasos a seguir para realizar un filtro avanzado:

Paso 1: Tener una base de datos.

Figura 1: Paso 1 de filtros avanzados

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 2
Paso 2: crear una tabla de criterios

Figura 2: Paso 2 de filtros avanzados

Paso 3: clic en menú DATOS – FILTROS AVANZADAS.

Figura 3: Paso 3 de filtros avanzados

Paso 4: selecciona copiar a otro lugar, después seleccionas el rango de

la lista es decir seleccionamos nuestra base de datos, luego seguimos con
rango de criterios en el cual seleccionamos nuestra tabla de criterios,
damos clic en copiar a y seleccionamos la celda donde se va a colocar la
copia de los resultados.

Figura 4: Paso 4 de filtros avanzados

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 3
Paso 5: clic en el botón aceptar

Figura 5: Paso 5 de filtros avanzados

Ejemplos de filtros avanzados

Ejemplo N° 01 de filtro avanzado: Realizar el siguiente filtro avanzado

para obtener datos de todos los apellidos que inicien con la letra¨ M¨

Paso N° 1 y 2: Principalmente debemos contar con nuestra base de datos

asimismo crear nuestra tabla de criterios según lo que nos dice el
enunciado.

Figura 6: Ejemplo N° 1 de filtros avanzados paso 1 y 2

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 4
Paso 3: clic en menú DATOS – FILTROS AVANZADAS

Figura 7: Ejemplo N° 1 de filtros avanzados paso 3

Paso 4: selecciona copiar a otro lugar, después seleccionas el rango de

la lista es decir seleccionamos nuestra base de datos, luego seguimos con
rango de criterios en el cual seleccionamos nuestra tabla de criterios,
damos clic en copiar a y seleccionamos la celda donde se va a colocar la
copia de los resultados.

Figura 8: Ejemplo N° 1 de filtros avanzados paso 4

Paso 5: Y por último clic en el botón aceptar dando como resultados dos
alumnos que sus apellidos empiezan con M.

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 5
 Figura 9: Ejemplo N° 1 de filtros avanzados paso 5.

Ejemplo N° 02 de filtro avanzado: Mediante filtro avanzado obtener

los datos de los estudiantes que pertenecen a los ciclos 1 o 6.

Paso N° 1 y 2: Principalmente debemos contar con nuestra base de datos

asimismo crear nuestra tabla de criterios según lo que nos dice el
enunciado. En este ejemplo cuando el criterio es “o” se toman en filas
diferentes.

Figura 10: Ejemplo N° 2 de filtros avanzados paso 1 y 2.

Paso 3: clic en menú DATOS – FILTROS AVANZADAS

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 6
 Figura 11: Ejemplo N° 2 de filtros avanzados paso 3

Paso 4: selecciona copiar a otro lugar, después seleccionas el rango de

la lista es decir seleccionamos nuestra base de datos, luego seguimos con
rango de criterios en el cual seleccionamos nuestra tabla de criterios,
damos clic en copiar a y seleccionamos la celda donde se va a colocar la
copia de los resultados

Figura 12: Ejemplo N° 2 de filtros avanzados paso 4

Paso 5: Y por último clic en el botón aceptar dando como resultado tres
alumnos que cumplen con esta condición.

Figura 13: Ejemplo N° 2 de filtros avanzados paso 5

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 7
Ejemplo N° 03 de filtro avanzado: "Mediante filtro avanzado obtener
los datos de todos los nombres que inicien con la letra "E" Y que
estudie contabilidad."

Paso N° 1 y 2: Primero debemos contar con nuestra base de datos

asimismo crear nuestra tabla de criterios según lo que nos dice el
enunciado. En este ejemplo cuando el criterio es “y” se toman en la misma
fila, pero columnas distintas.

Figura 14: Ejemplo N° 3 de filtros avanzados paso 1 y 2

Paso 3: clic en menú DATOS – FILTROS AVANZADAS

Figura 15: Ejemplo N° 3 de filtros avanzados paso 3

Paso 4: selecciona copiar a otro lugar, después seleccionas el rango de

la lista es decir seleccionamos nuestra base de datos, luego seguimos con
rango de criterios en el cual seleccionamos nuestra tabla de criterios,

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 8
damos clic en copiar a y seleccionamos la celda donde se va a colocar la
copia de los resultados.

Figura 16: Ejemplo N° 3 de filtros avanzados paso 4

Paso 5: Y por último clic en el botón aceptar dando como resultado dos
alumnos que cumplen con esta condición.

Figura 17: Ejemplo N° 3 de filtros avanzados paso 5

Ejemplo N° 04 de filtro avanzado: "Mediante filtro avanzado obtener

los datos de los estudiantes, de tal manera que sus nombres
comiencen con M, E o L y que la edad sea mayor a 20 pero menor
que 25.

Paso N° 1 y 2: Primero debemos contar con nuestra base de datos

asimismo crear nuestra tabla de criterios según lo que nos dice el
enunciado. En este ejemplo utilizamos tanto el criterio “o”, “y” en un solo
ejercicio.

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 9
 Figura 18: Ejemplo N° 4 de filtros avanzados paso 1 y 2

Paso 3: clic en menú DATOS – FILTROS AVANZADAS

Figura 19: Ejemplo N° 4 de filtros avanzados paso 3

Paso 4: selecciona copiar a otro lugar, después seleccionas el rango de

la lista es decir seleccionamos nuestra base de datos, luego seguimos con
rango de criterios en el cual seleccionamos nuestra tabla de criterios,
damos clic en copiar a y seleccionamos la celda donde se va a colocar la
copia de los resultados.

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 10
 Figura 20: Ejemplo N° 4 de filtros avanzados paso 4

Paso 5: Y por último clic en el botón aceptar dando como resultado los
datos de cuatro alumnos que cumplen con esta condición.

Figura 21: Ejemplo N° 4 de filtros avanzados paso 5

14.2 Esquemas

Definición

Un esquema es un resumen preciso que refleja los conceptos más

importantes o de mayor trascendencia del documento esquematizado. En
Excel, los datos que se van a incluir en un esquema deben estar en un
rango, donde cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene
información similar, y no contiene filas ni columnas en blanco.

Los esquemas permiten expandir o contraer la apariencia de una hoja de

cálculo, de forma que la información se pueda ver con más o menos
detalle. Los símbolos necesarios para contraer o expandir los niveles de
un esquema son el más (+) y el menos (-), los cuales se presentan en
unas barras especiales en la parte superior izquierda de la hoja de cálculo.

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 11
Formas de crear un esquema en Excel

 Manual: Para crear un esquema manualmente debemos crear

grupos de filas o de columnas dependiendo del tipo de esquema que
queramos hacer.
 Automática: La mejor opción para crear esquemas es que lo haga
Excel automáticamente, puesto que tarda mucho menos tiempo que
haciéndolo manualmente.

Ejemplos esquemas

Ejemplo N° 1: utilizando un esquema automático.

Paso 1: tener una base de datos con la que se desea trabajar.

Figura 22: Ejemplo N° 1 de esquemas paso 1

Paso 2: Ir a DATOS – AGRUPAR – AUTOESQUEMA

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 12
 Figura 23: Ejemplo N° 1 de esquemas paso 2

Paso 3: Nuestro tercer paso es observar nuestra hoja de caculo y

comprobar si Excel ha generado niveles de esquema y si estos son los
adecuados para el tipo de información que nosotros tenemos.

Figura 24: Ejemplo N° 1 de esquemas paso 3

Paso 4: Luego de verificar que todo está bien podremos maximizar o

minimizar información dando clic en los símbolos (+) y (-)
respectivamente.

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 13
 Figura 25: Ejemplo N° 1 de esquemas paso 4

Paso 5: A modo de ejemplo e agrupado mi información con el criterio de

ventas trimestrales en cada sucursal de la empresa.

Figura 26: Ejemplo N° 1 de esquemas paso 5

Ejemplo N° 2: utilizando un esquema manual

Paso 1: Una vez escogida nuestra base de datos seleccionamos las

celdas que deseemos minimizar. En mi ejemplo he decidido minimizar un
grupo de fila que corresponden a productos vendidos e la primera sucursal
de una empresa

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 14
 Figura 27: Ejemplo N° 2 de esquemas paso 1

Paso 2: luego de seleccionar las filas nos vamos a DATOS- AGRUPAR -

AGRUPAR

Figura 28: Ejemplo N° 2 de esquemas paso 2

Paso 3: luego aparecerá un cuadro donde seleccionara filas o columnas,

en mi ejemplo seleccionare filas porque lo que minimizare son filas.

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 15
 Figura 29: Ejemplo N° 2 de esquemas paso 3

Paso 4: luego de aceptar lo que se desea agrupar, en nuestra hoja de

trabajo se ha agrupado donde se puede visualizar el signo menos para
minimizar.

Figura 30: Ejemplo N° 2 de esquemas paso 4

Paso 5: seleccionar y agrupara áreas adicionales si así los deseas. En mi

caso realice tres agrupaciones en filas y tres agrupaciones en columnas.

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 16
 Figura 31: Ejemplo N° 2 de esquemas paso 5

14.3 Convertir textos en columnas

Definición

Divide el contenido de una celda de Excel en varias columnas.

Por ejemplo, puede dividir una columna que contenga nombres y apellidos
en dos columnas distintas para los nombres y apellidos.

Existen tres métodos:

1. Trabajar con funciones de cadena. Son las que se encuentran dentro

de la categoría texto: EXTRAE, IZQUIERDA, DERECHA, LARGO,
VALOR, ETC.

2. Utilizar el asistente para convertir texto en columnas.

3. Crear una macro. Esta opción es adecuada para casos repetitivos en

los que la macro ha de adaptarse a las peculiaridades del texto que
nos llega de otra aplicación.

Ejemplos esquemas: Se utilizará el segundo método

Ejemplo N° 1: TEXO EN COLUMNA EN FUNCION DE UN

DELIMITADOR.

PASO 1: Principalmente se debe tener los datos en una sola celda como
se puede ver en la imagen, estos elementos están separados por guiones
y nosotros deseamos que no se encuentre en un solo casilla, sino que el

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 17
nombre este en una casilla y que el apellido en otro. Entonces para
realizar este proceso debemos iniciar seleccionando la celda o columna
que contiene el texto que se desea dividir.

Figura 32: Ejemplo N° 1 de esquemas paso 1

PASO 2: Después hacemos clic en DATOS – TEXTO DE COLUMNAS.

Figura 33: Ejemplo N° 1 de esquemas paso 2

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 18
PASO 3: después de realizar cli en texto en columnas aparecerá un
cuadro asistente que está formado por tres pasos los cuales se irán
mencionando uno a uno.

En la primera parte de este cuadro seleccionaremos DELIMITADOS y

luego clic en siguiente.

Figura 34: Ejemplo N° 1 de esquemas paso 3

PASO 4: Luego en la segunda parte del cuadro seleccionaremos un

separador el cual tiene que coincidir con el que contiene nuestro texto a
dividir. En mi ejemplo es un guion selecciono otros porque en las opciones
no hay lo escribo, después clic en siguiente.

Figura 35: Ejemplo N° 1 de esquemas paso 4

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 19
PASO 5: Luego en la tercera parte del cuadro seleccionaremos un formato
de datos (general, texto, fecha). A la ve hay que seleccionar un destino el
cual es lugar donde se va desea colocar los datos.

Figura 36: Ejemplo N° 1 de esquemas paso 5

PASO 6: Por ultimo finalizar y este es el resultado

Figura 37: Ejemplo N° 1 de esquemas paso 6

Ejemplo N° 2: TEXO EN COLUMNA EN FUNCION DE UN

DELIMITADOR y ANCHO FIJO.

Existe dos formas para convertir texto en columna una que ya vimos en el
ejemplo anterior que es mediante u delimitador la otra es mediante ancho
fijo en este ejemplo utilizaremos los dos.

Paso 1: tener principalmente los datos que se desean dividir seccionar la

celda o columna que contiene el texto que se desea dividir.

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 20
 Figura 38: Ejemplo N° 2 de esquemas paso 1

Pasos 2, 3, 4, y 5: Después de seleccionar nuestros datos hacemos clic

en datos – texto de columnas, en el cual aparecerá un cuadro asistente
en el cual en la primera parte daremos clic en delimita y clic siguiente, en
la segunda parte seleccionare un separador que en el caso de ejemplo es
el espacio después clic en siguiente y en su última parte de este asistente
selecciono formato y destino que es el lugar donde deseo copiar los datos
y para culminar clic en finalizar. Lo cual me dará como resultado lo
siguiente:

Figura 39: Ejemplo N° 2 de esquemas paso 2,3,4 y 5

La figura 39 no es la forma correcta de dar esa respuesta por lo tanto

realizaremos algunos pasos más los cuales detallaremos a continuación:

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 21
Pasos 6, 7, 8, 9, 10: En la figura 40 se detallan los cuatro pasos
adicionales que tendremos que realizar utilizando el ancho fijo.

Figura 40: Ejemplo N° 2 de esquemas paso 6, 7, 8, 9 y 10

Paso 11: Después de realizar todos los pasos mencionados nuestro

resultado será el siguiente:

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 22
 Figura 41: Ejemplo N° 2 de esquemas paso 11

14.4 Validación de datos

Definición

La validación de datos es una función de Excel que permite establecer

restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en
una celda. La validación de datos puede configurarse para impedir que los
usuarios escriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los
usuarios escriban datos no válidos en una celda y advertirles cuando
intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar qué
tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para
ayudar a los usuarios a corregir los errores.

¿Cómo hacer una validación de datos correctamente?

1°. SELECCIÓN DE CELDA O CELDAS.

Figura 42: paso 1 de validación de datos

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 23
2°BUSCAR LA OPCIÓN DE VALIDACIÓN DE DATOS

Figura 43: paso 2 de validación de datos

3° CONFIGURACIÓN:

Figura 44: paso 3 de validación de datos

4°MENSAJE DE ENTRADA

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 24
 Figura 45: paso 4 de validación de datos

5° MENSAJE DE ERROR

Figura 46: paso 5 de validación de datos

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 25
EJEMPLO N°1 DE VALIDACION DE DATOS: LOS CODIGOS DEBEN
SER NUMEROS ENTEROS ENTRE 1 Y 1000.

1°: SELECCIÓN DE CELDA O CELDAS

Figura 47: Ejemplo N° 1 de validación de datos paso 1

2°BUSCAR LA OPCIÓN DE VALIDACIÓN DE DATOS

Figura 48: Ejemplo N° 1 de validación de datos paso 2

3° CONFIGURACIÓN

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 26
 Figura 49: Ejemplo N° 1 de validación de datos paso 3

4°MENSAJE DE ENTRADA

Figura 50: Ejemplo N° 1 de validación de datos paso 4

5° MENSAJE DE ERROR

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 27
 Figura 51: Ejemplo N° 1 de validación de datos paso 5

6°: DIGITAR VALORES EN EL RANGO EN QUE SE VALIDO:

6. A DATOS VALIDOS:

Figura 52: Ejemplo N° 1 de validación de datos paso 6.A

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 28
6. B DATOS NO VALIDOS:

Figura 53: Ejemplo N° 1 de validación de datos paso 6.B

EJEMPLO N°2 DE VALIDACION DE DATOS:

1°: SELECCIÓN DE CELDA O CELDAS

Figura 54: Ejemplo N° 2 de validación de datos paso 1

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 29
2°BUSCAR LA OPCIÓN DE VALIDACIÓN DE DATOS

Figura 55: Ejemplo N° 2 de validación de datos paso 2

3° CONFIGURACIÓN

Figura 56: Ejemplo N° 2 de validación de datos paso 3

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 30
4°MENSAJE DE ENTRADA

Figura 57: Ejemplo N° 2 de validación de datos paso 4

5° MENSAJE DE ERROR

Figura 58: Ejemplo N° 2 de validación de datos paso 5

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 31
EJEMPLO N°3 DE VALIDACION DE DATOS

1°: SELECCIÓN DE CELDA O CELDAS

Figura 59: Ejemplo N° 3 de validación de datos paso 1

2°BUSCAR LA OPCIÓN DE VALIDACIÓN DE DATOS

Figura 60: Ejemplo N° 3 de validación de datos paso 2

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 32
3°CONFIGURACION:

Figura 61: Ejemplo N° 3 de validación de datos paso 3

4° FINALMENTE EL GENERO APARECERA EN LA LISTA

Figura 62: Ejemplo N° 3 de validación de datos paso 4

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 33
 Referencias Bibliográficas

Escuela de Ingeniería. (s.f.). Taller de Informática. Obtenido de Universidad de las Américas:

http://www.angelfire.com/planet/ici191/Excel_Clase14.pdf

Microsoft. (s.f.). Aplicar la validación de datos a celdas. Obtenido de Centro de Ayuda de Excel:
https://support.office.com/es-es/article/Aplicar-la-validaci%C3%B3n-de-datos-a-
celdas-29fecbcc-d1b9-42c1-9d76-eff3ce5f7249

Microsoft. (s.f.). Dividir texto en columnas diferentes mediante funciones. Obtenido de Centro
de Ayuda de Excel: https://support.office.com/es-es/article/dividir-texto-en-columnas-
diferentes-mediante-funciones-49ec57f9-3d5a-44b2-82da-50dded6e4a68?ui=es-
ES&rs=es-ES&ad=ES

Microsoft. (s.f.). Dividir texto en diferentes columnas con el Asistente para convertir texto en
columnas. Obtenido de Centro de Ayuda de Excel: https://support.office.com/es-
es/article/Dividir-texto-en-diferentes-columnas-con-el-Asistente-para-convertir-texto-
en-columnas-30B14928-5550-41F5-97CA-7A3E9C363ED7

Microsoft. (s.f.). Esquematizar (agrupar) datos en una hoja de cálculo. Obtenido de Centro de
Ayuda de Excel: https://support.office.com/es-es/article/Esquematizar-agrupar-datos-
en-una-hoja-de-c%C3%A1lculo-08ce98c4-0063-4d42-8ac7-8278c49e9aff

Microsoft. (s.f.). Más información sobre la validación de datos. Obtenido de Centro de Ayuda
de Excel: https://support.office.com/es-es/article/M%C3%A1s-informaci%C3%B3n-
sobre-la-validaci%C3%B3n-de-datos-f38dee73-9900-4ca6-9301-8a5f6e1f0c4c

Mircosoft. (s.f.). Filtrar utilizando criterios avanzados. Obtenido de Centro de Ayuda de Excel:
https://support.office.com/es-es/article/Filtrar-utilizando-criterios-avanzados-
4c9222fe-8529-4cd7-a898-3f16abdff32b#bkmk_overview

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 34
  Autoevaluación Tema 14

Nombres y apellidos: Haga clic aquí para escribir texto.

INDICACIONES:
Guarde en un libro de trabajo como APELLIDOS_TEMA14.XLSX en la carpeta
APELLIDOS_TEMA14 (Crearla).

Cree una hoja cuyo nombre sea Teorico_S14 y ahí desarrolle la Parte I y II.
Solo mencione Pregunta y Respuesta:

PARTE I: RESPUESTA ÚNICA

1. Es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a
los datos que se pueden o se deben escribir en una celda.
a) Esquema
b) Filtros avanzados
c) Validación de datos
d) N.A.

2. ¿Un esquema es un resumen preciso que refleja los conceptos más

importantes o de mayor trascendencia del documento esquematizado?
a) Verdadero
b) Falso

3. ¿Los filtros avanzados son una herramienta que permite obtener la

información que se requiere de una base de datos?
a) Verdadero
b) Falso

PARTE II: PREGUNTAS

4. Describa las formas de crear un esquema en Excel.

5. ¿Cuáles son los métodos de extraer los textos en columnas?

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 35
 PARTE III: CASO PRÁCTICO

En el mismo archivo, desarrolle lo siguiente:

A. Ejercicio 01: Ingresar la siguiente tabla en una nueva hoja, y luego aplicar
filtros avanzados con los proveedores que se hayan retrasado en más de 5
pedidos o que hayan tenido más de dos pedidos devueltos.

B. Ejercicio 02:
a. En una hoja nueva, en la celda A1, validar la celda con longitud de
texto igual a 13 caracteres
b. En la celda A1, mostrar el siguiente mensaje de entrada: Ingrese 13
caracteres.
c. Validar el rango de A3 a A19 con números enteros entre 1 y 20.
d. Valida el rango de B3 a B19 con números enteros entre 1 y 20. De tal
forma que permita el ingreso de otros valores bajo previa confirmación.
Aplica el estilo de Advertencia.
e. Validar la celda C3, en un período de tiempo entre la fecha actual y 4
días desde la fecha actual.

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 36