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Archivística - Alternativas y propuestas de organización de los documentos públicos
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Archivística - Alternativas y propuestas de organización de los documentos públicos

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Archivística, alternativas y propuestas de organización de los documentos públicos, nos muestra

propuestas concretas para la preservación de documentos históricos en el gobierno de Puebla y la Universidad Iberoamericana Puebla, que facilitan el acceso a archivos a cualquier ciudadano con conexión a internet, así mismo, agilizando el proceso y disminuyendo el tiempo drásticamente. Al igual que promover la transparencia en el Gobierno.

Archivística también, propone el rescate de las bibliotecas nacionales, proponiendo un sistema comprensivo para archivar y conservar obras literarias.

LanguageEspañol
Release dateNov 12, 2021
ISBN9798201749293
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    Archivística - Alternativas y propuestas de organización de los documentos públicos - Oscar Alberto Irala Álvarez

    Introducción.

    Mucho he escrito sobre la importancia de los archivos públicos al igual que los de los documentos públicos buscando que las autoridades gubernamentales entiendan de la importancia y trascendencia que tiene contar con una organización archivística adecuada como medio válido para que sus funciones sustantivas administrativas tengan el soporte lógico con documentos ordenados y archivados adecuadamente, parece que no entienden todo lo que digo.

    Seguiré insistiendo en la importancia de la organización archivística de los archivos públicos, considero que en algún momento tomarán las medidas necesarias para que ningún archivo público se encuentre desordenado y abandonado, es tiempo que Puebla cuente con un sistema de archivos públicos que permita a la administración pública ser eficiente, al final los funcionarios y funcionarias sólo están de paso y dejan a las instituciones a veces peor de lo que la encontraron.

    Una vez que los documentos públicos se han inventariado y se han ubicado en los legajos de archivo lo que sigue es que el archivo público establezca su cuadro de clasificación y realice los catálogos de los documentos que poseen en archivo para darlo a conocer y que sirva como medio de recuperar los documentos cuando haya necesidad de consultarlo, luego se establecerá la página web del archivo y este medio permitirá a todo interesado o interesada en enterarse qué documentos están en archivo y que podrán consultarlo.

    Actualmente la tecnología permite escanear algunos originales y preservarlos para evitar el deterioro de aquellos documentos con valor histórico que debe conservarse indefinidamente, así desde cualquier computadora conectada a Internet se podrá tener la información de los documentos públicos, aquí ya hablaríamos que contamos con una organización archivística adecuada.

    También destaca en un archivo público que cuando está organizado los tiempos de conservación son dinámicos y van marcando a aquellos que deben desafectarse de los depósitos de archivo y conservarse sólo los documentos que ameriten su conservación permanente, aquí resalta la conservación de los documentos que permita que el tiempo de vida del papel soporte del documento pueda permanecer más tiempo en condiciones adecuadas, así tenemos que el clima y el ambiente debe ser adecuado para los papeles al igual que la humidificación para que el equilibrio de la estructura del papel no se rompa y se pierda el documentos público.

    Aquí es grave la situación de los archivos públicos en Puebla, como no tienen organización archivística los climas y ambientes no son adecuados, en principio por estar en edificios antiguos que conservan humedad y también los efectos de los roedores de papel terminarán haciendo desparecer documentos importantes para la historia de Puebla. Es urgente que las autoridades establezcan políticas archivísticas adecuadas para preservar en condiciones óptimas a todos los documentos públicos y hacer de los espacios de los archivos públicos no sólo adecuado para los papeles sino para todo el personal involucrado.

    Archivos Públicos.

    La concepción de la sociedad de información y el conocimiento impone progresivamente la organización de los archivos de la administración pública, con la finalidad, de transparentar la información, este trabajo presenta el diagnóstico para el rescate de los archivos de las diferentes áreas que conforman las diversas dependencias del gobierno del Estado de Puebla, también se presenta la propuesta de implementar la digitalización de los documentos para la organización, desarrollo, manejo y control de la documentación que se genera en el que permita transparentar la información y brindar un mejor servicio a los usuarios internos y externos.

    Nos dedicamos, tanto en el Sector Público como en el Privado, a la gestión de unidades de administración de información, en el campo de la Archivonomía:

    Practicamos estudios de congruencia normativa,

    Diseñamos estructuras organizativas,

    Realizamos inventarios físicos documentales,

    Organizamos, depuramos y expurgamos archivos,

    Preparamos expedientes físicos para su conversión en documentos electrónicos,

    Digitalizamos expedientes,

    Llevamos a cabo la operación diaria de los archivos por cuenta y orden del cliente.

    1. FINALIDAD DEL PROYECTO.

    Este proyecto fundamentalmente se enfocará en la organización de los documentos de archivo público, aplicando la ciencia archivística y los lineamientos de las leyes de transparencia federal y local y sus reglamentos en conjunto con las leyes de archivos federal y local con sus reglamentos, con la finalidad de proporcionar la información lo más rápido posible en los cuatro meses con dos etapas, la primera es sobre la selección, clasificación, descripción y organización del archivo y la segunda etapa, la digitalización. Logrando el diseño y desarrollo de los instrumentos archivísticos para dar respuesta e informando a las autoridades el período, el desarrollo, los objetivos planteados, las etapas y los informes de los responsables en la organización del archivo.

    2. OBJETIVOS ESPECIFICOS.

    Establecer el estado actual en materia archivística y de conservación, de la documentación del archivo público.

    Determinar los factores que afectan la conservación de los soportes documentales y la preservación de la información a largo plazo de la dependencia pública, de acuerdo al Ciclo Vital del Documento: Archivos de Trámite, Concentración e Histórico.

    Presentar los resultados de los Instrumentos Archivísticos que se aplicarán en los diferentes tipos de Archivos Públicos.

    Presentar una matriz de acciones de mejora y ruta de acción para solucionar los problemas identificados previamente, con base en el levantamiento de datos.

    3. RESULTADOS.

    Las tareas específicas para la organización de los archivos públicos son las siguientes:

    Separar la documentación en orden cronológico

    Quitar clips, plásticos, broches y carpetas en mal estado

    Al organizar por años va saliendo las primeras áreas que se fundaron y esto permite colocar la documentación por áreas

    Separar por series y subseries.

    Elaborar el Cuadro de Clasificación Archivística e identificar las Funciones Comunes y Funciones Sustantivas.

    Definir la forma en la que debe elaborarse el Cuadro General de Clasificación Archivística estableciendo los criterios para su formación.

    Para la elaboración del cuadro de clasificación se requiere de los Reglamentos, Manual de Organización, Manual de Procedimientos, el Decreto de creación de la dependencia pública.

    En el ciclo vital de los documentos se establecen los tiempos de conservación y el lugar en que deben estar los documentos desde que se crearon o se recibieron en función de las actividades y acciones institucionales.

    El ciclo vital de los documentos se refiere a cada momento del documento, es decir, cuando se crea o recibe un documento está en el primer momento o archivo administrativo, cuando ya se completa el trámite ya se encuentra en el segundo momento, archivo intermedio, aquí estará hasta que el documento adquiera la característica de documento histórico y deba conservarse permanentemente y entonces estará en el tercer momento, archivo histórico.

    El orden original establece el criterio archivístico adonde se ubicará al documento en el archivo y así junto al ciclo vital del documento podremos organizar cualquier tipo de archivo, lo principal es ubicar al documento en el lugar que le corresponde. En el primer momento el documento lo tiene la secretaria o asistente y se ubica en el escritorio o archivero vertical, el documento se encuentra cerca de los funcionarios o funcionarias, el documento está actuando, está vivo.

    En el segundo momento, el documento se encuentra más lejos, en el archivo intermedio y está disponible para la consulta cuando se necesite y con el paso del tiempo este documento podrá transformarse en documento histórico y así estará en el tercer momento, archivo histórico. El ciclo vital del documento es una parte de la archivística que nos permitirá distinguir en qué momento se encuentra el documento y así ubicarlo más cerca o más lejos de la toma de decisiones de las autoridades administrativas.

    Archivo Administrativo

    Archivo de

    Concentración

    Archivo

    Histórico

    Ahora es importante que los documentos que se encuentran en formato papel se conserven debidamente y para ello es importante el clima del área de archivo, es decir, deben conservarse a temperatura ideal y no deben estar expuestos a los efectos del sol pues se resecan los papeles y se deterioran y desaparecerán más rápido, imagínense que los documentos históricos que se conservan en los archivos históricos son de hace aproximadamente seiscientos años en que fueron creados y se conservan en perfectas condiciones. En la actualidad los papeles están contaminados con exceso de químicos y el porcentaje de celulosa es mínima y ello hace a un papel poco resistente y que no podrá durar quinientos años.

    Por ello es importante manejar papeles de mejor calidad a efectos de que en el tiempo puedan permanecer más tiempo y así servirán como testimonio de la vida institucional en el futuro y así habrá archivos históricos que conservarán esos documentos históricos. Aunque en el momento no nos demos cuenta que conservamos documentos para la historia y como testimonio de lo que se vivió en este tiempo en el futuro serán importantes estos documentos históricos pues representarán lo que se vivía en este tiempo.

    La selección documental será el tercer elemento archivístico que nos permitirá una mejor organización de los documentos en el archivo, ésta se refiere a apartar los documentos de acuerdo a su valor intrínseco y administrativo lo cual permitirá una organización adecuada de los documentos. Además, permite quitar pasos o trámites innecesarios, agilizar los trámites y usar menos papel. Los valores documentos se refieren a los documentos con valor administrativo, valor informativo, valor legal, valor contable.

    Estos valores ubicarán a los documentos en el lugar de archivo que le corresponde, por ejemplo, los documentos de valor informativo nunca llegarán al archivo histórico, pues cuando la información deja de servir porque existe una nueva información pierde su valor y la nueva información desplaza a la anterior.

    Como ven estos aspectos archivísticos sólo podrán aplicarse por especialistas para la organización de los documentos en una oficina pública y en el archivo público, de otra manera cómo ubicarán a los documentos en el lugar de archivo que le corresponde.

    Atención aparte merecen los documentos en formato digital, es decir, aquellos que se reciben por correo electrónico o por las redes sociales o están guardados en el archivo de las computadoras de los funcionarios, funcionarias, secretarias ejecutivas, auxiliares ejecutivas o asistentes, poca atención le estamos dando a los documentos electrónicos y en un futuro serán un problema como lo son los documentos en soporte papel, porque se producen posiblemente hoy más documentos en soporte electrónico que en papel ya que se utilizan las computadoras en la mayoría de las oficinas del gobierno poblano.

    Entonces es oportuno mencionar que se necesita establecer políticas de conservación para los documentos electrónicos, quizás quemar un CD o DVD para resguardar este tipo de documentación será oportuna para preservarlas para el futuro y con el ciclo vital de los documentos establecer los criterios de conservación que deben tener. En principio hay que conservar los equipos de cómputo que tienen esos documentos para poder leerlos cuando sea requerido, de otro modo se perderán todos los documentos electrónicos.

    La importancia de los archivos radica en la información que conservan en sus documentos archivados, para las dependencias o instituciones públicas son clave para continuar la vida administrativa, pues en sus documentos está su propia historia y necesitan de ellos para continuar su vida administrativa. Aunque todavía la mayoría de los archivos públicos no cuentan con una organización archivística no se pierde el valor de los documentos conservados en sus depósitos de archivo.

    Sólo hace falta que el personal que labora en los archivos públicos se capacite en la ciencia archivística para que puedan organizar sus documentos y ponerlos a disposición de los interesados en la consulta de la información que allí resguardan. La realidad que viven los archivos públicos en Puebla es triste porque no cuentan con una organización adecuada, la archivística facilita la organización de los documentos, pero si no se toma en cuenta esta ciencia pues difícil será que los documentos se organicen.

    Aunque en Puebla no se oferta la licenciatura en archivística por ninguna universidad, seguramente a futuro se ofertará la licenciatura para que nuestros jóvenes se interesen en cursarla. Lo primero que debe hacerse es que las autoridades valoren la importancia de los archivos públicos y luego que capaciten a su personal, así podríamos contar con un sistema de archivos adecuada que permita que todos los documentos públicos estén ordenados y acomodados en su lugar de archivo.

    Puebla fue uno de los primeros estados en México que contó con su ley de sistema de archivos, lamentablemente en el paso del tiempo no se continuo con la labor de organizar los archivos públicos, nunca se reglamentó la ley citada.

    Hace falta que las autoridades se interesen por sus archivos públicos e inviertan presupuestos para que los archivos públicos se organicen y puedan brindar un servicio archivístico acorde a la importancia de la información que conservan sus documentos públicos.

    Ya existe una ley federal de archivos públicos, en puebla hace falta que se legisle localmente para proteger los documentos públicos y que estos permanezcan más allá de las gestiones de los funcionarios y funcionarias públicos pues todavía sucede que cuando acaban sus gestiones se llevan los documentos públicos ocasionando grandes lagunas en los archivos públicos, que, aunque no se note todavía cuando se organicen los documentos públicos se notarán los faltantes de documentos.

    Esperemos que las autoridades gubernamentales tomen conciencia de la importancia de los archivos públicos y hagan lo necesario para que los documentos públicos se organicen debidamente. Desde la Razón de los archivos he tratado de destacar que es importante la organización de los archivos públicos como medio para la transparencia y así tener dispuestos los documentos para la consulta de los interesados. Con las leyes federales se hace posible que todos los archivos públicos se organicen, aunque hay que tomar en cuenta las normativas vigentes también es importante la capacitación del personal que labora en los archivos públicos.

    En algún momento todos los servicios archivísticos en Puebla contarán con especialistas a cargo de los servicios de archivos públicos, aunque tal vez por ahora hay que esperar un poco sería bueno que alguna universidad oferte la licenciatura en archivística a efectos de ir dotando a los archivos públicos de archivistas capacitados para organizar los documentos públicos.

    Con tantas universidades en Puebla es un contrasentido que no exista la oferta educativa de la licenciatura en archivística, cuando existen saturados la mayoría de profesionistas en áreas clásicas del conocimiento. Será oportuno ofertar la licenciatura en archivística para que nuestros jóvenes lo estudien y así los archivos públicos tengan personal capacitado y los documentos puedan objetivamente ser organizados.

    Acompaño a este artículo una foto de documentos desorganizados y botados en el piso de un archivo público, ésta realidad es la que hay que abatir con la organización de los documentos públicos a efecto de que ningún documento público se encuentre desorganizado.

    Si se ofertara la licenciatura en archivística habría salida laboral inmediata pues son muchos archivos públicos que necesitan a los archivistas capacitados para trabajar en el desorden de sus documentos públicos. Seguramente en algún momento se ofertará la licenciatura en archivística, existimos algunos especialistas que podrían dar las clases necesarias para que jóvenes cursen la carrera de archivista.

    Foto tomada por Oscar Irala en la década de los años 90.

    La realidad que muestra esta foto es terrible pues todavía existen este tipo de documentos desorganizados y botados en el piso de los archivos públicos, aunque el archivo de la foto se organizó y se ubicaron sus documentos públicos en legajos de archivos, todavía persisten las desorganizaciones de los archivos públicos. A partir de la licenciatura en archivística será posible abatir la desorganización ilustrada en la foto.

    Si ninguna universidad oferta la licenciatura en archivística, tal vez el propio Archivo General del Estado de Puebla podría conformar un Centro de Capacitación Archivística para formar los cuadros de personal calificado, es increíble que en tantos años no tengan un centro de capacitación con estas características, denota la poca importancia que se tiene a sí misma como institución pública.

    Una vez que los documentos están inventariados y ubicados en el depósito del archivo público en sus respectivos legajos, lo que sigue es promocionar los documentos que se tienen archivados para que los consulten los interesados, en la mayoría de los archivos públicos no todos los documentos se pueden consultar, pues es necesario tener el derecho para hacerlo o solamente podrán consultar aquellos documentos que están concluidos completamente en su trámite.

    Los archivos públicos deben realizar actividades que promuevan la riqueza informativa y cultural que poseen sus documentos archivados, ello permitirá que la población en su conjunto pueda conocer la historia de la región o estado. Es bueno facilitar las visitas guiadas a los niños y niñas de las escuelas primarias y secundarias para que conozcan el servicio archivístico que se brinda. También son importantes las actividades culturales, como la presentación de las investigaciones que se realizan en el archivo público, con motivo de las festividades patrias presentar los documentos alusivos a ese magno acontecimiento.

    Por ejemplo, el Archivo Histórico Municipal de Puebla contiene documentos valiosos de la historia de Puebla y de México, en las fiestas patrias de septiembre presentan documentos relacionados a la Revolución Mexicana, actividad que llama mucho la atención de toda la población y suele ser exitosa la actividad que presentan. En algunos archivos públicos podría ser importante que den cursos de paleografía para poder leer los documentos históricos que contienen escrituras a mano encadenadas y sólo a través de la paleografía es como se pueden leer esos documentos valiosos.

    En estos tiempos los servicios de los archivos públicos buscan

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