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En cualquier proceso documental de operación comercial vamos a tener que guardar documentos de
tres tipos:
Comerciales
es
Financieros y
u.
Medios de Pago
d
.e
Aquí vamos a centrarnos en la documentación comercial tal y como nos indica el epígrafe de este
tema.
va
no
Los documentos comerciales son los representativos de los productos o servicios exportados. Los
presentación, orden de compra en firme (lo gestiona el importador), oferta en firme (formalizado por
ro
Otros documentos comerciales son los que hacen referencia al transporte de la mercancía, tales
fletamento, etc.
pu
Los documentos relativos al seguro de la mercancía, pueden ser pólizas específicas o que cubran en
m
Documentos propios de los productos son los distintos certificados de origen, sanidad, peso,
fabricación, etc., lista de precios, lista de contenidos, licencias previas a la importación, licencias
arancelarias y demás documentos específicos de las mercancías que deban tramitar tanto el
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[AFO005758] MF0242_3 Gestión Administrativa del Comercio Internacional
[MOD005900] MF0242_3 Gestión Administrativa del Comercio Internacional
[UFO000278] UF1757 Información y Gestión Operativa de la Compraventa Internacional
[UDI010451] Gestión de pedidos y facturación para el comercio internacional
2. Orden de pedido
manifiestan estar de acuerdo sobre el objeto y el precio de la venta, en aquellos casos en los
Un acuerdo sobre estos dos elementos, el objeto y el precio de la venta, es suficiente para que una
es
El hecho de que el pago y la entrega se produzcan más tarde no cambia nada. Por lo tanto, el
u.
documento en el que consta la orden de pedido es una prueba de la venta realizada.
d
Ahora bien, la legislación no prevé la posibilidad de cancelar la orden de pedido, salvo
.e
algunas excepciones: por ejemplo, si se lleva a cabo a distancia o fuera de los establecimientos
va
comerciales (por ejemplo, en una feria, un salón o una exposición). En consecuencia, una vez
no
firmada la orden de pedido, la venta existe y ambas partes quedan sometidas a este contrato.
in
2.1 Contenido
ro
eu
El nombre y/o la denominación social del vendedor y sus datos (dirección, número de
pu
la descripción del producto o del servicio (modelo, color, material, accesorios, dimensiones...);
ca
el precio unitario, la cantidad y el precio total, así como el tipo de IVA a aplicar, especificando
los gastos que, en su caso, tengan que repercutirse al comprador (transporte, desplazamiento,
etc.)
el importe entregado como pago a cuenta, si lo hay, y el importe que queda pendiente de
pagar;
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[MOD005900] MF0242_3 Gestión Administrativa del Comercio Internacional
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2.2 Revisión
La revisión es el procedimiento que se inicia una vez que se ha realizado una inicial orden de
pedido, para ver si todos los componentes incluidos en un documento de orden de pedido son
En este momento se realiza un seguimiento y un control estricto de los pasos que se van a dar
es
una orden de pedido en firme que determinará formalmente las condiciones establecidas en el
acuerdo.
d u.
.e
2.3 Pedido en firme
va
El pedido en firme es el pedido oral o escrito que se confirma y que no podrá ser cancelado en casi
no
ningún caso.
in
Es decir, es la propuesta de pedido definitiva que se envía una vez que ha quedado claro cuales son
las necesidades de una de las partes ante la oferta producida en el proceso comercial.
ro
eu
el momento en el que aparecen una serie de pasos que darán una mayor conformidad al proceso
m
comercial.
ca
Se asigna un número o una clave a cada pedido, de forma que ambas partes tengan un número
Hay un nuevo procedimiento de revisión que transcurre a lo largo del seguimiento del pedido,
esto permite que si tenemos alguna modificación a lo largo del proceso pueda ser gestionada.
Fecha. Vamos a tener diferentes tipos de fechas, en primer lugar, hablaremos de una fecha en
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fecha de entrega en el pedido del cliente. Se trata de una fecha provisional que cambiará
momento de generación del pedido. En muchas ocasiones tendremos una fecha provisional
Se pueden incluir otros datos como código y descripción del artículo, la cantidad de unidades que se
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figura la relación de bultos numerados y el contenido de cada uno de ellos, esto facilita la labor de
destino.
Debe contener:
es
Indicación de la factura a la que corresponde, fecha, nombre y razón social del vendedor y
u.
comprador,
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la cantidad,
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denominación precisa y tipo de embalaje de la mercancía,
la numeración de bultos,
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no
contenido así como de peso y ubicación de cada uno de ellos.
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4. Factura proforma
4.1 Elaboración
La factura proforma se utiliza para plasmar la información sobre una posible operación y es habitual
utilizarla para plasmar una oferta por lo cual deberá de ser completa e incluir todos los elementos de
es
En algunos casos el importador necesita la factura proforma para realizar los trámites de
u.
importación en la aduana o bien para la apertura de un crédito documentario, etc.
d
También se utiliza la factura proforma para acompañar el envío de muestras sin valor comercial bien
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sea con ocasión de una feria o para un determinado cliente.
va
no
4.2 Contenido
in
Los datos a consignar en una factura comercial son básicamente los que se especifican en la factura
ro
comercial:
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Tipo de embalaje.
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del 2010).
Estos datos serán los que posteriormente se consignen en la factura comercial una vez
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4.3 Presentación
documento denominado Factura Proforma que contiene los elementos que configurarán la factura
definitiva, en el caso de que la oferta se materialice en pedido o contrato y no hayan cambiado los
es
las condiciones en las que el mismo estaría dispuesto a vender una mercadería. Hace, también, las
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mercadería, sirviendo asimismo de apoyo para solicitar determinados documentos administrativos.
d
.e
La Factura Proforma es un reflejo de los que será la factura definitiva (salvo contratiempos), y que
va
sirve al cliente para que al presentarla al banco en su país, formalizar la Apertura del Crédito
además, iniciar la tramitación administrativa para su información, así como la determinación del
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precio definitivo del producto tanto si lo adquiere para autoconsumo como para reventa.
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5. Factura comercial
5.1 Función
Se realiza en los mismos términos que la factura proforma. La emite el vendedor. Tiene una función
comercial es necesaria para que el importador pueda realizar los trámites en la aduana de destino.
es
Una característica importante en las facturas de exportación es que el importe de la venta no está
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sujeto a IVA, al no considerarse, según la Ley del IVA, hecho imponible las entregas de bienes fuera
d
.e
La finalidad que tiene este documento es que es un documento administrativo de carácter contable
va
que podría servir de contrato de compraventa y de forma de cobro incluyendo las cláusulas
correspondientes.
no
in
5.2 Elaboración
ro
La estructura de una Factura Comercial no está sujeta a ningún formato y las condiciones que debe
eu
cumplir se reflejan en el BOE nº 2983 del 13 de Diciembre de 1985 y el Reglamento CEE 2454/93.
s.
Salvo dispensa por el administrador de la aduana, vendrán reflejados los siguientes datos:
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Tipo de embalaje;
los INCOTERMS;
certificados, etc.)
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5.3 Contenido
Dentro del contenido que ya hemos tocado en el punto anterior, es importante saber que la factura
Número de identificación a efectos del IVA del vendedor y del comprador (en operaciones
intracomunitarias);
es
Origen de la mercancía y medio de transporte.
u.
Los datos que aparezcan en la Factura Comercial deberán coincidir con los reflejados en los demás
d
.e
documentos necesarios en una misma operación de compraventa y con los términos expresados en la
va
En ocasiones será exigencia de las autoridades aduaneras del país importador la presentación en su
no
lengua oficial.
in
ro
5.4 Presentación
eu
La factura comercial deber imprimirse en papel con el membrete de la empresa que realiza la
s.
exportación. Al igual que en la factura pro forma, en el Real Decreto que hemos indicado más arriba
pu
Hay situaciones en las que si puede ser obligatoria la firma y el sello, por ello debemos indicarlo
expresamente.
ca
Es conveniente emitir tantas copias como sea necesario para que cubra con todos los trámites
Los ejemplares pactados entre comprado y vendedor que resumen todos los datos de la operación se
redactarán en castellano (países de habla hispana), y en inglés o francés sin perjuicio de que en
ocasiones se redacte por las autoridades correspondientes en la lengua oficial del país.
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Recuerda
Orden de pedido: documento escrito por el cual el vendedor y el consumidor manifiestan estar
Revisión: procedimiento que se inicia una vez que se ha realizado una inicial orden de pedido,
para ver si todos los componentes incluidos en un documento de orden de pedido son correctos
es
y están ajustados a lo acordado por las partes.
Pedido en firme: pedido oral o escrito que se confirma y que no podrá ser cancelado en casi
u.
ningún caso.
d
Confirmación del pedido: momento en el que aparecen una serie de pasos que darán una mayor
.e
conformidad al proceso comercial.
va
Preparación del pedido: documento que completa y acompaña a la factura comercial.
Factura pro forma: se utiliza para plasmar la información sobre una posible operación y es
no
habitual utilizarla para plasmar una oferta por lo cual deberá de ser completa e incluir todos
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Autoevaluación
es
Comerciales, financieros y medios de pago.
d u.
Comerciales, financieros y garantías.
.e
va
no
Indica si es verdadero o falso el siguiente enunciado:
“La factura proforma se utiliza para plasmar la información sobre una posible
in
operación y es habitual utilizarla para plasmar una oferta por lo cual deberá de
ro
ser completa e incluir todos los elementos de la oferta que se han detallado
anteriormente”.
eu
s.
Verdadero.
pu
Falso.
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es
Número de bultos.
u.
Denominación precisa y tipo de embalaje de la mercancía.
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.e
Importe total de la compra.
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no
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Verdadero.
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Falso.
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