CÓDIGO FR- GE-AI-02

VERSIÓN 01
INFORME DE AUDITORIA INTERNA 24
FECHA
24/07/2015
HOJA 1/5

PROCESO O ÁREA AUDITADA: FECHA DE ELABORACIÓN: 28 de Julio de

Administrativa y Financiera(Caja Menor ) 2015
RESPONSABLE: DESTINATARIO:
Dra. Inés Margarita Ospino Rodríguez. DR. Rubén Darío Sierra Rodríguez

ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO DE AUDITORIA

OBJETIVO: Verificar y efectuar seguimiento al cumplimiento de la normatividad vigente

relacionada con la Caja Menor así como los procedimientos y controles establecidos para el
funcionamiento, manejo y ejecución de los recursos de la caja menor, con el fin de examinar
los documentos que soportan dichos gastos.

ALCANCE:
El arqueo de caja se realizó el 24 de julio de 2015. El dinero existente en caja, como los
respectivos soportes, se encuentran con la debida autorización y cumplimiento de
acuerdo con la resolución 001/ del 02 de enero del 2015.

Determinar mediante el análisis documental, como es el comportamiento del funcionario

responsable del manejo de la caja menor en la ejecución y desarrollo del procedimiento, y
que los dineros destinados para la constitución de la caja menor sean utilizados para
sufragar los gastos definidos en el presupuesto que tengan el carácter de urgentes,
necesarios, e imprescindibles que contribuyan a la correcta y buena prestación del servicio
en salud del hospital.

METODOLOGÍA:

 Verificación física
 Verificación verbal indagación.
 Verificación escrita revisión
 Verificación Ocular observación
 Verificación documental comprobación

Se procedió a solicitar los actos administrativos por la cual se reglamenta la constitución y

funcionamiento de la caja menor de la E.S.E. Hospital Rosario Pumarejo de López, la
póliza de seguro de manejo empleados públicos, luego se aplico la lista de chequeo con el
fin de obtener la información requerida del procedimiento que ejecuta y desarrolla el
funcionario que maneja dicha caja menor verificándose que dicho procedimiento se ejecute
acorde con lo establecido en el Decreto 2768 del 28 de diciembre de 2012 y la Resolución
0001 del 2 de Enero de 2015 acto administrativo interno de la E.S.E.
PROCEDIMIENTOS EFECTUADO:

Se verifico la constitución de la caja menor, encontrándose la expedición de la resolución

No 001/2015, donde se le fijó una suma de VEINTICINCO MILLONES SETECIENTOS
SETENTA Y CUATRO MIL PESOS, ($25.774.000) como cuantía máxima de
funcionamiento de caja menor, la cual se utilizara para sufragar gastos urgentes,
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imprevistos y necesarios que contribuyan a la oportuna prestación de los servicios

hospitalarios y eficientes.

Para la constitución y reembolso de las Cajas Menores, se contó con el respectivo

certificado de disponibilidad presupuestal.

Una vez verificada la póliza de seguro de manejo, empleados públicos No 47-42101000062,

vigencia desde 1 de enero de 2015, hasta 01/10 de 2016 donde se especifica el cargo y
el nombre de los funcionario afianzado para el manejo de la caja menor acorde con lo
estipulado en el decreto 2768 del 28 de Diciembre de 2012 que establece en uno de sus
apartes que los recursos de la caja menor serán administrados por el funcionario facultado,
se encontró que en efecto aparecen tanto la subgerente financiera y auxiliar administrativos
debidamente afianzado

Se abrió cuenta de ahorro No 494-09324-8 del Banco de Bogotá, donde se manejan los
recursos de caja menor a nombre de la institución.

No se evidencia acto administrativo de encargo de caja menor a la auxiliar administrativo,

por ausencia de la subgerente financiera cuando se encontraba en comisión de servicio los
días 9 y 10 de junio en la ciudad de Bucaramanga y del 15 al 18 de julio en la ciudad de
Cartagena, tal y como lo demanda el parágrafo único del artículo quinto de la resolución
número 001 del 2 de enero de 2015, por medio de la cual se reglamenta la constitución y
funcionamiento de la caja menor en la entidad; como también entrega de fondos y
documentos mediante arqueo y no consta en el libro respectivo. Para estos días en
comisión de servicio de la responsable del manejo de los dineros de caja menor, se
hicieron gastos en las apropiaciones presupuestales autorizadas como gastos de caja
menor en dicha resolución.
Por los hechos anteriores, se evidencia un hallazgo de no conformidad con respecto al
Artículo 34 numeral 1 de la ley 734 de 2002, y parágrafo único del artículo quinto de la
resolución 001 de enero 2 de 2015 por medio de la cual se reglamenta la constitución y
funcionamiento de la caja menor en la entidad.

Se Emite El Resultado De La Evaluación:

Se evaluaron los documentos físicos y las facturas, recibos provisionales existentes, los
gastos de caja menor y el dinero en efectivo, realizando el respectivo arqueo que se
determinó con el siguiente conteo:
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HOJA 3/5

BILLETES DENOMINACION CANTIDAD

96 50.000,00 4.800.000
8 20.000,00 160.000
1 5.000,00 5.000
1 2.000,00 2.000
TOTAL 4.967.000
BILLETES DENOMINACION CANTIDAD
3 500 1.500
2 100 200
1 50 50
TOTAL 1.750
GRAN TOTAL 4.968.750

El total de efectivo a corte 24 de julio de 2015 fue de $ 4.968.750, también se verifico

que se estuviera cumpliendo con el artículos noveno de la resolución No 001/2015 de
Legalización y reembolso de caja menor, para que la información sea oportuna y
adecuada. El saldo en libro de banco fue por $12.273.515, para el corte hasta el 24
de julio de 2015 los gastos de caja menor fue por valor de $8.210.977 donde los
gastos que tuvieron más representación fueron gasolina, impresos y comunicaciones,
mantenimiento hospitalario, hubo incremento en un 28,11% en el mes de julio.

Los responsable de la caja menor es la Subgerente Financiera y en caso de

encontrarse en vacaciones, licencia, o comisión se encargara a la Asistente Administrativa,
mediante resolución de gerencia debidamente afianzadas en la póliza de manejo vigente
para el año 2015.

El auditor de apoyo solicito los recibos donde se registran los gastos que fueron
ocasionanados por la caja menor identificando que el dinero gastado fue utilizado para
sufragar y para atender las necesidades de Carácter urgentes, necesarios, imprescindibles
y otros gastos realizados como suministro de refrigerios, todos de menor cuantía inferior o
a $500.000 por cada bien o servicios.

Luego se procedió a realizar el arqueo de la caja menor dando un resultado como se

muestra en el anexo No o1 que hace parte integral del presente informe.

CONCLUSIONES:

El manejo de la caja menor en términos generales se hace de manera organizada, se

observa que se atienden gastos que son necesarios cubrirlos para que la función publica se
realice en el contexto de los principios constitucionales de la eficiencia, la eficacia y la
economía, además se nota que los dineros se utilizan para sufragar gastos identificados y
definidos en los conceptos de presupuesto que en su mayoría tienen el carácter de
Urgentes.
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Se constituyó la caja menor de la ESE Hospital Rosario Pumarejo de López para la

vigencia 2015 por valor de $ 25.774.000 cuantía Máxima de 40 salarios mínimos legales
vigentes, tal como lo indica el artículo 4 del decreto 2768 de 2012.

No se evidencio gastos por caja menor para alimentación para reuniones de trabajo, la
legalización de los gastos de la caja menor se efectuó antes de los 5 días a su
realización, dándole cumplimento al artículo 7 del Decreto 2768 de 2012.

Los comprobantes recibos de caja van desde el No 3066 al No 3340 del 1 al 30 de junio
2015 los gastos totales fueron por valor de $ 6.777.234, y para el periodo comprendido
entre el 1 de julio al 24 de julio de 2015 los comprobantes recibos de caja van desde
3341-3548 gastos de caja menor hasta esta fecha por valor de $ 8.210.977, observando
en el mes de julio un incremento de caja menor de 28.11%.

No se contó con acto administrativo de encargo de caja menor a la auxiliar administrativa,

por ausencia de la subgerente financiera cuando se encontraba en comisión de servicio, así
mismo no se contó con la entrega de fondos y documentos mediante arqueo y no consta en
el libro respectivo.

El libro de banco de la ESE se maneja de una manera adecuada no se evidencian

tachaduras ni enmendaduras

No se cuenta con caja de seguridad para guardar el dinero

La información de caja menor se encuentra en medio físico y electrónico y es de fácil

acceso

Las facturas recibidas se encuentran firmadas

Los gastos por caja menor no exceden el valor máximo a pagar

No existe cruce movimiento cuenta bancaria-libro

No se evidencia de fraccionamiento de compra de un mismo elemento o servicio

No existen políticas financieras

RECOMENDACIONES:
Se recomienda guardar el dinero en una cajilla de seguridad, o caja fuerte, para que
este se encuentre más seguro, en este momento se encuentra en el escritorio del
responsable.

Los reembolsos de caja menor deben hacerse sin exceder el monto previsto en el
respectivo rubro presupuestal, en forma mensual o cuando se haya consumido más de un
setenta por ciento (70%),
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Es de señalar que las recomendaciones realizadas del arqueo de caja con fecha 04
de marzo de 2015 fueron subsanadas, ya que para este corte de caja menor no se
evidencias gastos de almuerzos de trabajos cuando no esté presente el gerente, como
también fue subsanada el gasto por mantenimiento que se le hacía a la señora de
almacén, le realizaron su contrato como prestación de servicio como en realidad debería
hacerse.
ACCIONES DE MEJORAMIENTO PROPUESTA:

- Tener muy presente que todos los gastos que se hagan por caja menor deben tener el
carácter de Urgentes, Necesarios e Imprescindibles.

- En caso que haya lugar a solicitar almuerzo de trabajo, SE DEBE solicitar por escrito
la autorización del Gerente.

-No sobrepasar la Cuantía Máxima autorizada por cada bien o servicios

correspondiente al valor de $ 500.000 (quinientos Mil pesos)

FIRMA:

Elaborado Revisado Aprobado

Nombre: ARIMIS CHURIO ISIDRO LUIS GOMEZ R. ISIDRO LUIS GOMEZ R.

Profesional
JEFE DE CONTROL JEFE CONTROL
Cargo: Universitario-Control
INTERNOP INTERNO
Interno

Firma:

ANEXOS:
1) Formato arqueo de caja menor legalización