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OPERACIONES PRINCIPALES, CONTROL ADMINISTRATIVO Y REGISTRO

CONTABLE

HOSPEDAJE:

La operación de hospedaje se inicia cuando se recibe en el hotel una reservación.


Los datos del futuro huésped se anotan en la Hoja de Reservaciones, una vez que
previamente se ha verificado si hay habitaciones disponibles en la fecha requerida.
Al finalizar el día las hojas de reservación se registran en la Concentración de
Reservaciones del Día. Es importante que una vez que el hotel ha aceptado la
reservación se exige un depósito correspondiente al importe de una noche.

REGISTRO:

Cuando el huésped se presenta en el hotel debe anotar sus datos en una tarjeta
de registro proporcionada en la recepción del hotel. Se deberán formular 4 copias,
para enviarlas a: al tablero de ocupación, conmutador telefónico, departamento de
ropería y al tablero de información.

El objeto de este registro es:

Conocer visualmente los cuartos que están ocupados y los vacantes.

Poseer los datos de los huéspedes y en caso necesario dar información a


terceros.

Atender llamadas recibidas o solicitadas por los huéspedes.

Para verificar la limpieza y orden de la habitación ocupada por medio de la ama de


llaves en sus revisiones diarias.

APERTURA DE ESTADO DE CUENTA.

Inmediatamente después del registro deberá abrirse el Estado de cuenta


correspondiente en la que se anotarán todos los servicios consumidos por el
huésped, día, costo, cuarto y el saldo que lleva; deberá estar foliado, siendo
deseable que coincida con el de la tarjeta de registro y que contenga los requisitos
fiscales.

LIMPIEZA Y SUPERVISIÓN DE CUARTOS.

INFORME DEL AMA DE LLAVES


Diario, el departamento de ropería deberá hacer una verificación física de los
cuartos ocupados para atender los servicios de aseo del cuarto, hacer camas,
poner toallas limpias, accesorios, checar el consumo del servi-bar, reportar alguna
falla en las instalaciones y será responsabilidad de camaristas y ama de llaves
elaborar un reporte.

Se deberá enviar el original a la oficina de recepción y la copia al departamento de


contabilidad.

INFORME DEL DE OCUPACIÓN DE CUARTOS.

La recepción elaborará un informe anotando el número de cuartos ocupados,


vacíos, fuera de servicio, de cortesía, el número de personas y costo de
habitación. Enviará el original a la gerencia y la copia junto con el informe del
auditor nocturno, el departamento de contabilidad para su verificación y registro.

ALIMENTOS Y BEBIDAS:

El servicio de restaurant que proporcionan los hoteles está constituido por dos
secciones: la cocina y el comedor.

LA COCINA.

Se controlan y se determinan los costos y gastos de la elaboración de alimentos.

EL COMEDOR.

Se controlan y cuantifican los ingresos por la venta de los alimentos.

GASTOS Y COSTOS DE ALIMENTOS.

Los gastos y costos de cocina más importantes están constituidos por los
alimentos, existen los de fácil descomposición o perecederos y los duraderos. Los
perecederos se cargan directamente al costo de ventas y los otros se llevan a un
almacén y después con vales de salida se llevan a la misma cuenta de costos.

INGRESOS.

LA COMANDA.

El control se efectúa por medio de una comanda, lista donde se escribe lo que se
consume por el huésped sin precios, foliada, que deberá ser emitida en 3 tantos,
la original se enviará al jefe de cocina para que se preparen los alimentos, la
siguiente al cajero para que formule la cuenta cheque y la otra para el checador,
quien supervisa que se preparen los alimentos formulados.
CUENTA CHEQUE.

Con la copia de la comanda el cajero formulará la cuenta cheque que es una nota
donde se escribe el consumo con importes y se anotará en el informe diario de
ventas.

El informe una vez totalizado se envía al departamento de contabilidad junto con el


sobre que contiene el corte de caja o reporte de cajeros.

OTROS SERVICIOS.

Los servicios secundarios como lavandería, tintorería, teléfonos, etc. deben


registrarse en notas especiales que se detallaran según su naturaleza. Estas
notas se concentran en un informe diario de cada servicio.

REGISTRO CONTABLE:

Existen diversos casos para el registro contable de las operaciones de hotelería, el


primer caso se deriva de la conformación de la tarifa de hospedaje; donde ésta se
conforma por: Renta de la habitación, el Impuesto al Valor Agregado
correspondiente y el Impuesto local al Hospedaje, de acuerdo a las tasas
marcadas en las Leyes de Ingresos de cada Entidad Federativa.

TARIFA AL PÚBLICO DE UN HOTEL

EN NAYARIT

TARIFA DIARIA

833.00

Renta de Habitación

700.00

I. V. A. (16%)

112.00

Impuesto al Hospedaje (3%)


21.00

Donde la renta de Habitación es cuenta de Resultados Acreedora, y las otras dos,


son de Pasivo Circulante.

Cuando se solicita un depósito en efectivo para garantizar la reservación,


interviene otra cuenta de Pasivo Circulante denominada “Saldo de Huéspedes”,
quedando el registro como sigue:

Registro del Depósito

Caja

500.00

Huéspedes

500.00

En todos los casos, es conveniente manejar como subcuentas los números de


habitación correspondiente.

Otra situación es que se realice una reservación vía telefónica, fax o Internet,
depositándonos en cuenta la tarifa correspondiente, quedando así:

Reservación con Pago Anticipado

Cuenta

Debe
Haber

Bancos

2,499.00

Renta de Habitación

2,100.00

I. V. A. (15%)

336.00

Impuesto al Hospedaje (3%)

63.00

Por último, es posible reservar a través de Agencias de Viajes, empresas a las que
se les paga una comisión por el servicio:

Reservación por Agencia de Viajes

Cuenta

Debe

Haber

Clientes

2,450.28
Renta de Habitación

2,100.00

I. V. A.

336.00

Impuesto al Hospedaje (3%)

63.00

Comisión Agencia

42.00

I.V.A. Acreditable (Por la comisión)

6.72

Sumas Iguales:

2,499.00

2,499.00

Cuando la Agencia de Viajes Paga

Cuenta

Debe
Haber

Bancos

2,450.28

Clientes

2,450.28

Sumas Iguales:

2,450.28

2,450.28

El Departamento de Ama de Llaves también genera movimientos contables


derivados de la función de Limpieza y Supervisión; éstos son generalmente por los
consumos del Servibar y eventualmente por faltantes de blancos atribuibles al
huésped.

Cargos por Ama de Llaves

Cuenta

Debe

Haber

Huéspedes

870.00

Consumo de Servibar
250.00

Blancos Faltantes

500.00

I. V. A Trasladado

120.00

Sumas Iguales:

870.00

870.00

También se realizan consumos en Restaurantes, bares y servicios adicionales


como lavandería, tintorería y servicios telefónicos; a los que es posible adicionar
propinas, que se deben distribuir según su naturaleza.

Cargos por Consumos Diversos

Cuenta

Debe

Haber

Huéspedes

1,378.80

Restaurant La Palapa
280.00

Bar El Trago

360.00

Tintorería

150.00

Servicio Telefónico

60.00

Café El Descanso

80.00

I. V. A Trasladado

148.80

Propinas

300.00

Sumas Iguales:

1,378.80

1,378.80

DOCUMENTOS DE SOPORTE Y CONTABILIZADORES

Los documentos de soporte son aquellos que sirven como base de comprobación
en la elaboración de un documento contabilizado, tales como: pedidos, notas de
remisión, facturas, recibos, vales, nomina, reporte diario de ocupación, resumen
diario de ventas de alimentos y bebidas, reporte diario de tintorería, reporte diario
de mercancías recibidas, fichas de depósitos bancarios, relación de cobradores,
relación de remesas de efectivo, avisos bancarios de cargos y abonos, informes
de cajeros departamentales, informes de cajeros de recepción, notas de salida o
requisiciones de almacén etc.

POLIZAS DE INGRESOS POR VENTAS

Este documento se formulara con base en lo siguientes reportes diarios:

De ocupación de cuartos

De ventas de alimentos y bebidas

Diario de tintorería

Teléfonos

Lavandería

De lectura para uso del auditor nocturno

POLIZAS DE COMPRAS

Se preparara en base con el reporte diario de entradas de almacén, el cual se


hará de acuerdo a las remisiones y facturas. Compras de alimentos y bebidas,
suministros generales y de otros artículos detallando los nombres de proveedores
por compras hechas a crédito y al contado, con objeto de hacer las anotaciones
correspondientes en los auxiliares

POLIZA DE INGRESOS POR DEPÓSITO DEL BANCO

Su base de preparación será el informe diario del cajero general, en el cual se


detallan todas las operaciones de entradas a caja ocurridas en un día.

POLIZA DE EGRESOS Y POLIZA DE CHEQUE

Se expedirá por pagos regularmente mayores, de acuerdo con la cantidad que


establezca cada empresa.

Se usara como documento contabilizador una copia de la llamada póliza-cheque,


la que se registra diariamente en estricto orden numerado en el diario de egresos
de cheques expedidos.
POLIZA DE OPERACIONES DIVERSAS

Se expedirá por provisión para pago de nominas, honorarios, sueldos, etc.

Provisión para pago de impuestos, derechos y servicios públicos etc.

Por ajustes, traspasos etcétera.

POLIZA DE CUENTA POR COBRAR

Se formulará para registrar las ventas a crédito. Su fuente de origen es la relación


de cuentas por cobrar que elabora el auditor nocturno, de acuerdo con la
documentación comprobatoria firmada por los clientes o huéspedes y demás
reportes que proporciona los diferentes departamentos productivos tales como
restaurantes, bares, teléfonos, lavandería tintorería y otros.

POLIZA DE AJUSTES Y DESCUENTOS

Se formulará cuando se hagan ajustes en cuartos por modificaciones de tarifas o


por descuentos en alimentos, bebidas, tintorería, lavandería, teléfonos, telégrafos,
estacionamiento etc.

POLIZA DE COSTO

Se prepara cada fin de mes con base en la determinación de los siguientes datos
de alimentos y bebidas.

Ventas totales

Ajustes y descuentos

Relación de cortesías a precio de venta

Relación de cheques de consumo de funcionario y empleados firmados a precio


de venta

Importe de inventarios iniciales

Importe de compras netas

Costo de ventas bruto

Costo de ventas aparentes

Relación de los inventarios finales debidamente valuados


Importe de las deducciones al costo de ventas bruto a empleados, ventas a
empleados, traspasos entre los restaurantes y bares, cortesías de huéspedes,
roturas y pérdidas al costo.

Costo de ventas neto

Factores de costo de venta neto, en relación con las ventas netas.

LIBROS Y REGISTROS

LOS PRINCIPALES SON:

Mayor

Diario general

Libro de actas

Diario de ingresos por ventas

Diario de cuentas por cobrar

Diario de compras

Diario de egresos o de cheques expedidos

Diario de ingresos o de depósitos al banco

Diario de operaciones diversas

Diario de salidas de almacén

OPERACIONES CARACTERÍSTICAS EN LA HOTELERIA

El sistema de contabilidad de los hoteles tiene características definidas en su


operación que las distingue de otros negocios, ya que en este tipo de industria el
control de los ingresos se ejerce principalmente por medio de:

Cajas registradoras de recepción

Cajas registradoras por departamento


Elaboración inmediata de notas a cargo por otros servicios que produzcan
ingresos

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