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de procedimientos
para contibuir a la
optimizacion del
departamento de
compras
1. Introducción ................................................................................................................ 4
2. Objetivo general.......................................................................................................... 6
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El uso de manuales de procedimientos para contibuir a la
1. Introducción
Venezuela no escapa a esa realidad, sin embargo hoy por hoy ser competitivo y alcanzar la
excelencia es mas que un reto, una necesidad. Hoy cuando el fenómeno de la inflación a
hecho estragos en muchas economías del mundo, cuando cada vez resulta más costoso crear
y formar para las instituciones productos de buena calidad, es cuando estas instituciones están
obligadas a optimizar sus procesos y a minimizar sus costos.
En estos momentos de crisis económica, es cuando las organizaciones tienen que poner en
marcha todas las habilidades técnicas para lograr soportar la resecion económica, que nos
afecta a todos. La Universidad De Carabobo no escapa a esta crisis, por lo que la gerencia
debe comprometerse a lograr cambios en la institución y revisar a fondo en que departamento
recae esta responsabilidad, es obvio que las compras afectan en grado sustancial los
presupuestos asignados, pero toda la comunidad universitaria tiene que velar por el
aprovechamiento máximo de los recursos.
Las necesidades han aumentado en los últimos años y es preciso lograr adecuar el
funcionamiento administrativo del Departamento de Compras y Suministros de la UC; para ello
es necesario evaluar el proceso actual, ya que desde hace algún tiempo no se adecuan a los
nuevos requerimientos, en consecuencia en la actualidad el departamento no cuenta con un
adecuado sistema de información, que logre agilizar los procesos para así disminuir los costos
de los equipos e insumos que allí se tramitan. Los proveedores tratando de proteger su
inversión, cotizan los artículos frecuentemente con un sobreprecio para proyectarlos a futuro y
no perder el valor del dinero en el tiempo. Cuando una institución u organización invierte es
para ganar no para perder utilidades o valores económicos, esto sólo hace que la compra no
sea ni atractiva ni ventajosa para ninguna de las partes que intervienen en ella.
Desde este punto de vista la Universidad de Carabobo pierde o agota el presupuesto pagando
mas por algo que vale menos, las compras deben representar un buen negocio para ambas
partes (ganar-ganar)
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Esto ha traído como consecuencia adicional por una parte, un proceso relativamente lento y
por otra, el deterioro del entusiasmo e iniciativa de los trabajadores, quienes representan uno
de los factores más importantes de nuestra Institución, dado que sirven de engranaje principal
con las relaciones externas de la Universidad de Carabobo.
Por lo anteriormente expuesto, nos encontramos con el hecho de que muchos de los
trabajadores tienen ideas para aportar en beneficio de la organización, las cuales en algunos
casos se desarrollan pero como no se cuenta con técnicas de información y documentación
adecuados y organizados, pueden terminar al cabo del tiempo no aplicándose correctamente o
sencillamente olvidándose, lo cual es perjudicial para la institución, causando mas retraso y
esfuerzos en lograr metas o soluciones que alguien en alguna oportunidad ya las había
observado y criticado e incluso hasta propuesto soluciones.
En estos momentos el mismo personal se da cuenta que es necesario un cambio para adecuar
los procesos a los nuevos tiempos, y así lograr el propósito de la institución que es el de servir
de pilar fundamental en la formación de profesionales universitarios, en virtud de un mejor
aprovechamiento de los recursos y servir de ejemplo a otras instituciones y organizaciones
tanto publicas como privadas. Todo esto nos lleva a plantearnos la siguiente pregunta de
investigación.
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2. Objetivo general
Objetivos específicos:
-Determinar el posible ahorro que implicaría la agilización del proceso de compras en la UC.
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3. Justificación de la investigación
Las compras representan un factor clave en el éxito de cualquier institución que quiere alcanzar
la excelencia. En estos tiempos de crisis, contar con un proceso de compras optimo, aumenta
la probabilidad de alcanzar el éxito; la intención de poder determinar como el uso de manuales
de procedimientos podrán hacer más eficiente el proceso de compras de la Universidad de
Carabobo, se ve motivado, básicamente por:
a)La UC, como institución requiere ser más competitiva; sobre todo considerando lo que
expresamente exponen su Misión, " formar profesionales altamente calificados... " Es
precisamente ahora, cuando es más costoso formar ese profesional de vanguardia que tiene
que ser más competitiva y servir de directriz para otras instituciones de su naturaleza,
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4. Marco teórico referencial.
Antecedentes
La profesora Garzón plantea que se debe comenzar por definir claramente la razón de ser del
departamento, para que su personal se familiarice con la misión que tiene dentro del
departamento y que papel cumplen dentro de la organización, para comenzar a crear lo que se
llama cultura organizacional esto la sustenta con la creación o definición de la misión y visión
del departamento de compras y suministros de la UC.
Visión
Misión
Con la finalidad de hacer propuestas concretas de cómo mejorar el proceso y lograr armonizar
las relaciones interpersonales del departamento, para tener un capital humano motivado y
altamente capacitado para lograr la meta principal de la institución que es el de servir de pilar
fundamental de la educación superior en nuestro país,adicionalmente propuso las siguientes
metas a corto plazo del departamento(SEPTIEMBRE 97 – ABRIL 98) Definir la visión, misión y
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objetivo general del Departamento. Analizar la estructura organizativa actual y modificarla para
orientarla hacia el cumplimiento de la misión. Definir las responsabilidades básicas del Jefe del
Departamento y encargados de las secciones. Actualizar el manual de políticas, normas y
procedimientos adaptándolo a la estructura organizativa propuesta.
Elaborar una guía para la evaluación de proveedores adaptada a las características de nuestra
institución.
Actualizar el registro de proveedores y hacer una evaluación de los mismos. Actualizar el
listado de proveedores.
Elaborar un catálogo de los diferentes equipos y mobiliarios que se adquieren con frecuencia,
que permita cierto grado de estandarización en las compras.
En estas metas se observa claramente la inquietud de la profesora Garzón, que tiene como
norte el mejorar el proceso de Compras y suministros de la UC que tanto a ella como nosotros
nos llama profundamente la atención.
El autor en esta investigación define la relación que existe entre los clientes y la prestación de
servicios, las compras en la UC representan un servicio que se le presta a las demás
dependencias y facultades. Este autor nos hace pensar que si a los manuales o sistemas de
información se les agrega la importancia de lo que significa prestar un buen servicio a nuestros
clientes (LAS DEPENDENCIAS), se lograría crear la conciencia de mantener estándares de
optimización de procesos para con ello prestar el mejor servicio posible; Los autores Figuero y
Bonifaz nos explican esta importancia de la siguiente manera.
A menudo cuando nos referimos a los clientes, todos pensamos en aquellos que vienen de la
calle a comprar o consumir nuestros bienes y servicios, y por ende aquellos que nos dejan
algún dividendo. Sin embargo no solo a ellos se les debe denominar clientes.
Existen en las diferentes organizaciones, personas que forman parte de ella y que requieren
también de los servicios que a su vez ofrecen otros empleados o áreas. Este es el caso de un
Departamento de Sistemas, que al igual que el de mantenimiento, compras y muchos otros,
brindan servicios y soluciones a las demás áreas de la empresa, que requieren de ellos para su
buen funcionamiento.
Muchas veces los departamentos denominados como de servicios, no son considerados tan
importantes como los que generan divisas, los que tienen contacto directo con los clientes
consumidores, los que venden, etcétera, sin embargo son tan importantes como aquellos, ya
que sin los servicios que estos ofrecen, las compañías difícilmente serían lo que son.
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Alfredo López, Teoría General de los Sistemas.
El autor de este material se refiere al enfoque de los sistemas como una unificación de muchos
campos del conocimiento. Dicho enfoque ha sido usado por las ciencias físicas, biológicas y
sociales, como marco de referencia para la integración de la teoría organizacional moderna,
este análisis sugiere que consideremos una razón para que un sistema se mantenga en
funcionamiento, esto es a través del control interno que se le lleve al proceso y queda definido
por el autor de esta forma.
En este manual la directiva de la Universidad planteo un proyecto integral de compras para así
poder organizar mejor y más rápido los departamentos relacionados con las Compras y
Suministros, en el manual se tiene como finalidad:
El manual contiene la descripción de los tramites usuales así como los casos de excepción y
las formas y modelos que deberán usarse en cada caso dando como aporte a nuestro trabajo
de investigación las bases fundamentales por lo cual es necesario sistematizar un proceso tan
complejo como el de las compras y suministros UC.
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5. La necesidad de conocer todo y algo mas
Como un libro que contiene lo más elemental del tema, se sugiere como la definición de la
palabra "MANUAL" y en este sentido, los manuales son vitales para incrementar y aprovechar
el cúmulo de conocimientos y experiencias de personas y organizaciones.
Los manuales son unas de las herramientas más eficaces para transmitir conocimientos y
experiencias, porque ellos documentan la tecnología acumulada hasta un momento sobre un
tema, sin embargo su existencia en la organización no garantiza el trasmitir ese conocimiento
(un manual en desuso es como si no existiese), aquí cabe hacernos algunas preguntas, ¿cómo
crecemos? ¿Qué nos hace pensar que estamos haciéndolo bien? Como sentimos que somos
eficientes.
Debemos considerar el hecho que de una u otra forma el departamento de compras ha logrado
satisfacer gran parte de las necesidades de todo el complejo universitario, pero más que una
realidad es una necesidad el poder evaluar, indagar, conocer, como este proceso puede lograr
ser más eficiente.
Pensar en manuales y en la documentación de los procesos, pensar en el rol que tienen dentro
de lo que conocemos teóricamente como excelencia nos ha permitido dirigir nuestro estudio,
partiendo de un modo ideal, con la realidad, y algo mas que eso "nos ha ofrecido la oportunidad
de hacer ver a muchos o a todos los interesados un conocimiento que es fundamental para que
esa excelencia trascienda a todos los ámbitos de nuestra Universidad en el desarrollo
profesional de sus egresados.
Ahora bien, ¿el hecho de ser poco, mas o menos eficiente depende de los manuales?, ¿Y
hasta que punto?. No tendría sentido, responsabilizar a los manuales de todo el éxito o fracaso
de una organización, sobre todo considerando que existen empresas que a pesar de no poseer
manuales escritos son altamente excelentes, ¿ quizás estos negocios por grandes o pequeños
que sean no lo requieren?.
Claro que si, lo que sucede es que en muchos casos a pesar de no tenerlos escritos todos o la
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mayoría de los que allí trabajan conocen bien el proceso, saben lo que deberán hacer, es el
personal la clave de su éxito, pero ¿se trata de motivar? O ¿solo disciplina? .
La motivación y las buenas costumbres han sido unos de los temas más controversiales en las
ultimas décadas, sobre todo cuando las organizaciones comenzaron a ver que parte del éxito
de un proceso dependía en gran parte de sus recursos humanos, el cual dejo de estar en los
renglones más bajos para convertirse en el más importante a nivel corporativo, siendo
considerado hoy por hoy uno de los activos más importantes de una organización.
Al igual que para todas las organizaciones del mundo, para la Universidad de Carabobo, el
personal deber ser primordial, aun más siendo la Universidad un pilar fundamental en la
formación integral del hombre y de la sociedad.
(Manual de Políticas y Procedimientos. Martín Álvarez Torres Pág. 23, 24,año 1998.
El siguiente material nos expone de una manera clara y sencilla como funciona o debería
funcionar un departamento de compras de manera eficiente, y cual es su importancia en el
éxito o fracaso de una organización, de la siguiente manera.
...es indispensable que exista y se tenga claro su influencia en el éxito o fracaso de cualquier
empresa.
A nuestro parecer lo antes expuesto representa como debe ser un departamento de compras
ideal, el cual en el desarrollo de nuestro estudio podrá compararse con el proceso actual de
departamento de compras de la UC, que representa nuestra realidad de estudio.
Toda empresa u organización requiere en algún momento documentar el trabajo que realizan
los empleados para poder responder entre otras cosas las siguientes interrogantes: ¿quién?,
¿Como?, ¿Cuándo? ¿Con qué frecuencia?, O ¿por autorización de quien? Se llevan a cabo los
procesos. La necesidad de establecer manuales administrativos surge por distintas razones y
llevan a las organizaciones a detallar minuciosamente todos los procedimientos que se siguen
en el desarrollo del trabajo diario.
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(Sistemas y procedimientos Fernando Catacora Pág. 96 año 1999/2000.).
Esta debilidad es aun más critica cuando tal situación ocurre en los departamentos tales como
contabilidad, inventario, compras etc.
La necesidad de documentación surge como una respuesta para reflejar el trabajo realizado
por los empleados en algún tipo de instrumento organizacional. Mediante el proceso de
documentación, todas las actividades son plasmadas de tal forma que cualquier empleado
debidamente autorizado puede tener acceso y conocer dicha información
Estas dos ultimas revisten cierta importancia en consideración al objeto de estudio que aquí se
aborda; los manuales representan un medio de comunicar las decisiones de la administración
concerniente a organización. En la administración moderna el volumen y la frecuencia de
dichas decisiones van en aumento y en particular si se Trata De La Universidad De Carabobo.
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6. Marco conceptual
5. compradores: son los responsables de pedir cotizaciones a los proveedores del ramo y
vaciar los precios en actas de comité, controlar el seguimiento de las ordenes de compras y
efectuar el seguimiento de la entrega de las cotizaciones.
7. Sistemas Es un conjunto de componentes que interactúan para alcanzar algún objetivo. Los
sistemas, son de hecho todo lo que rodea al ser humano. Cuando se comienza a ver lo
abundante que son los sistemas, no sorprende darse cuenta que cada sistema del negocio
depende de una o más entidades abstractas llamadas sistemas de información. Por medio de
estos sistemas los datos pasan de una persona o departamento a otro y puede realizarse
cualquier cosa, desde comunicaciones entre oficinas y comunicaciones telefónicas, hasta un
sistema de computadora que genere informes periódicos para diferentes usuarios.
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Trabajo enviado y realizado por:
Fernando Guerrero
Juan Carlos Martínez
feranson@telcel.net.ve
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