La administración

Administración

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Introducción a la
administración
“Donde hay una empresa de éxito, alguien tomó alguna vez una decisión
valiente” (“Peter Drucker”, s. f., https://goo.gl/O5Xcge).

La administración

La administración aparece desde que el hombre comienza a trabajar en

sociedad. El surgimiento de la administración es un acontecimiento de
primera importancia en la historia social. En pocos casos, si los hay, una
institución básicamente nueva o algún nuevo grupo dirigente han surgido
tan rápido como la administración desde el principio del siglo XX. “Pocas
veces en la historia de la humanidad una institución se ha manifestado
indispensable con tanta rapidez” (Ortiz, 2001, https://goo.gl/QzBq6u).

Una de las actividades más importantes de las personas es la administración.

Desde que la gente comenzó a agruparse para lograr objetivos que
individualmente no podía lograr, aparece este concepto. La administración
fue esencial para garantizar la coordinación de los esfuerzos individuales. El
papel de la administración ha crecido cada vez más a medida que los grupos
organizados fueron evolucionando y el papel del administrador ha requerido
mayor importancia con el paso del tiempo.

“La administración tiene que ver con coordinar y supervisar las actividades
laborales de otras personas, de forma tal que sean realizadas de forma
eficiente y eficaz” (Robbins, y Coulter, 2014, p. 7).

Existen muchas definiciones del concepto administración, a continuación,

veremos algunas de ellas.

“La administración es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el

que los individuos, trabajando conjuntamente en grupos, logran
eficientemente los objetivos elegidos” (Koontz, Weihrich, y Cannice, 2008,
p. 4). Aquí resulta necesario aclarar, siguiendo a estos autores, que:

 La administración está centrada en la productividad, en la eficacia y

en la eficiencia.

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  La persona encargada de la administración lleva a cabo cinco
funciones administrativas fundamentales: la planeación, la
organización, la integración de personal, la dirección y el control.
 Aplica a los administradores en todos sus niveles.
 El objetivo de todos los administradores es lograr un excedente.
 Dicho excedente dependerá del tipo de organización.
 En las organizaciones de negocios, el excedente constituye ganancias
económicas; en organizaciones no lucrativas (caridad), será la
satisfacción de las necesidades; en las universidades o colegios, el
excedente será la creación e incorporación de conocimientos, como
también cumplir una función social.
 Los administradores tienen la responsabilidad de tomar decisiones
que propicien que cada persona aporte sus mejores contribuciones
para alcanzar los objetivos grupales.
 De esta manera, la administración se aplica a cualquier tipo de
organización, sea pequeña, mediana o grande, con o sin fines de
lucro.

La organización

Las organizaciones son estructuras formadas por las personas, en donde se

realizan ciertas actividades de forma tal que se puedan vincular para lograr
objetivos. Estas estructuras son consideradas como un fenómeno social.

¿Qué es una organización? Si te realizáramos esta pregunta, seguramente

contestarías: es un grupo de personas que busca obtener un fin común. Este
concepto se aplica a todo tipo de organización social.

Pero si hablamos de una organización en la que el administrador debe logar

un superávit (diferencia entre los recursos necesarios para desarrollar algo
y el resultado obtenido), entonces a este concepto lo podemos reformular
con una visión sistémica y decir que “una organización está formada por un
conjunto de personas que deben desarrollar un rol o papel para lograr el fin
común” (Koontz et al., 2008, p. 4).

Se considera patrón sinergético al conjunto de conductas observables entre

los roles, es decir que es el esquema de relaciones entre las personas que
desempeñan los roles.

Entonces, ¿cuándo existe una organización? Cuando tenemos un patrón

sinergético que la explique. Por ejemplo, en una familia existen roles: papá,
mamá, hijo, abuelos, tíos, etcétera, y existe un conjunto de conductas
observables entre sus miembros.

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Esta familia puede tener una buena o mala organización: depende de cómo
se la analice y de la forma en que se la interprete desde un punto de vista
lógico y ético. Mientras tanto, es una organización. Si cambia alguno de los
integrantes de la familia, ¿cambia la organización? No. Pero si cambia el
patrón sinergético, ¿qué sucede? Cambia la organización. Tú te preguntarás
por qué: resulta que se modificó el conjunto de relaciones y ello provocó la
modificación de la organización.

Cada organización necesita una masa crítica para funcionar como tal y es la
cantidad mínima de roles que se deben interrelacionar para lograr un
objetivo.

Figura 1: La organización

Fuente: elaboración propia.

Dentro del estudio de las organizaciones está el estudio de las empresas.

Posiblemente, si la pregunta fuera ¿qué es una empresa?, tú responderías
que es una organización con fines de lucro. Pero la respuesta más adecuada,
luego de lo que hemos visto, es la siguiente: una empresa es una
interrelación de roles (puestos de trabajo, áreas o departamentos) que
desempeñan individuos (administradores o gerentes) que buscan obtener
un superávit, que, por lo general, es económico. También podemos decir
que una empresa es un conjunto de roles que desempeñan personas que se
interrelacionan para obtener un fin común.

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El administrador es la persona que hace que los individuos ejecuten los roles
dentro de una estructura determinada, en este caso, dentro de una empresa
(organización que combina entradas de recursos: materias primas, capital,
mano de obra, habilidades administrativas, etcétera), para obtener
resultados (por lo general, beneficios económicos).

Figura 2: Los niveles jerárquicos en una organización

Fuente: elaboración propia.

En la figura anterior, es posible identificar diferentes niveles jerárquicos que

responden al concepto de un orden preestablecido por quien estructura la
organización. En el nivel superior, encontramos, por lo general, a los
propietarios, dueños, accionistas, socios o a un tercero como gerente
general; en el nivel medio, comúnmente, se encuentran los gerentes o jefes
de área; en el nivel operativo, los equipos o grupos de trabajo específicos
que llevan a cabo tareas operativas.

Las organizaciones y los individuos continuamente realizan ciertos acuerdos

con el objetivo de mantener un equilibrio dinámico con su medio. Para el
proceso de la toma de decisiones, el flujo de la información es esencial.
Dicho proceso implica el conocimiento del pasado, estimaciones a futuro y
la retroalimentación periódica relacionada con la actividad actual. “La tarea
de la administración es instrumentar este sistema de información-decisión
para coordinar los esfuerzos y mantener un equilibrio dinámico” (Cabrera,
2013, https://goo.gl/SPPAcR).

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Funciones administrativas

Los administradores son individuos que ocupan un puesto o un rol en la

organización, independientemente del nivel jerárquico que ocupen. Son los
responsables de que los recursos, los insumos o las entradas se transformen
en productos, resultados o salidas. Además, deben lograr que los resultados
sean superiores a los insumos.

Dentro de las organizaciones, quien ejecuta o ejerce un rol debe

desempeñar todas las funciones administrativas. Cabe aclarar que el tiempo
que le dedicará a cada una de ellas será diferente en relación directa con el
puesto que ocupe dentro de la organización.

 Las cualidades del administrador:

Todo administrador o gerente es un tomador de decisiones.

Sin lugar a dudas, existen ciertas cualidades que hacen que
los tomadores de decisiones sean buenos o malos.

Se pueden destacar cuatro cualidades que tienen mayor

importancia a la hora de analizar al tomador de decisiones:
experiencia, buen juicio, creatividad y habilidades
cuantitativas...

Experiencia: Es lógico suponer que la habilidad de un

mando para tomar decisiones crece con la experiencia. El
concepto de antigüedad en una organización se relaciona con
aquellos individuos que tienen el mayor tiempo de servicio,
se funda en el valor de la experiencia y por lo tanto reciben
un mayor salario.

Cuando se selecciona a un candidato a algún puesto de la

organización, la experiencia es un capítulo de gran
importancia a la hora de la decisión. Los éxitos o errores
pasados conforman la base para la acción futura, se supone
que los errores previos son potencial de menores errores
futuros. Los éxitos logrados en épocas anteriores serán
repetidos.

La experiencia tiene un importantísimo papel en la toma

de decisiones. Cuando un mando se enfrenta a un problema,
recurre a su experiencia para poder resolverlo de la forma
que sabe los solucionó con anterioridad.

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 Para situaciones mal estructuradas o nuevas, la
experiencia puede acarrear ventajas y desventajas. La
principal desventaja es que las lecciones de experiencia
puedan ser inadecuadas por completo para el nuevo
problema, resultando una decisión errónea. Pero también
puede ser una gran ventaja, pues da elementos para
diferenciar entre situaciones bien o mal estructuradas. Las
habilidades conceptuales se van construyendo con la
experiencia.

Buen Juicio: Se utiliza el término juicio para referirnos a la

habilidad de evaluar la información de forma inteligente. Está
constituido por el sentido común, la madurez, la habilidad de
razonamiento y la experiencia del tomador de decisiones. Por
lo tanto, se supone que el juicio mejora con la edad y la
experiencia.

El buen juicio se demuestra a través de ciertas habilidades

para percibir información importante, sopesar su
importancia y evaluarla. El juicio es más valioso en el manejo
de problemas mal estructurados o nuevos, porque
precisamente de ese juicio el tomador de decisiones sacará
determinaciones y aplicará criterios, para entender el
problema y simplificarlo, sin distorsionarlo con la realidad.

Un juicio se desarrolla de la siguiente manera: basado en

la información disponible y en su propia experiencia anterior,
el tomador de decisiones establece parámetros conformados
por los hechos, las opiniones y el conocimiento en general.

Creatividad: designa la habilidad del tomador de

decisiones para combinar o asociar ideas de manera única
para lograr un resultado nuevo y útil. El tomador de
decisiones creativo es capaz de captar y entender el
problema de manera más amplia, aún de ver las
consecuencias que otros pasan por alto. Sin embargo…
pueden generar suficientes ideas para encontrar el camino
más corto y efectivo al problema.

Habilidades cuantitativas: esta es la habilidad de emplear

técnicas presentadas como métodos cuantitativos o
investigación de operaciones, como pueden ser: la
programación lineal, teoría de líneas de espera y modelos de
inventarios. Estas herramientas ayudan a los mandos a tomar
decisiones efectivas. Pero es muy importante no olvidar que

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 las habilidades cuantitativas no deben ni pueden reemplazar
al buen juicio en el proceso de toma de decisiones. (Pico,
2011, https://goo.gl/RHeaqI).

Se han realizado otros estudios que aportan herramientas para analizar las
características de los administradores en cualquier nivel jerárquico y en
cualquier tipo de organización.

A fines década de los años 60, Henry Mintzberg realizó un

cuidadoso estudio sobre las labores de cinco principales
funcionarios ejecutivos. Lo que descubrió, desafió varias
nociones sostenidas durante largo tiempo acerca de las
funciones de un administrador. Por ejemplo, a diferencia de
los puntos de vista predominantes en aquel tiempo de que
los administradores eran pensadores reflexivos que de
manera cuidadosa y sistemática procesaban la información
antes de tomar decisiones, Mintzberg encontró que los
administradores que estudió se ocupaban de gran número de
actividades diversas, sin patrones de atención fijos y de corta
duración. Había poco tiempo para pensar en forma reflexiva
porque los administradores sufrían constantes
interrupciones. La mitad de las actividades de estos
administradores duraban menos de nueve minutos. (Cabrera,
2013, https://goo.gl/SPPAcR).

Las habilidades y funciones de los administradores

Los administradores, en cualquier puesto o rol dentro de una organización

(empresarial o no), deben desarrollar habilidades y ejecutar funciones.

Habilidades administrativas

Los administradores deben desarrollar ciertas habilidades en todos y cada

uno de los puestos dentro de una organización.

Habilidad técnica: es el conocimiento y la pericia para realizar

actividades que incluyen métodos, proceso y procedimiento.
Por lo tanto, representa trabajar con determinadas
herramientas y técnicas, por ejemplo, los mecánicos trabajan
con herramientas y sus supervisores deben tener la

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 capacidad de enseñarle cómo usarla. (Cabrera, 2013,
https://goo.gl/SPPAcR).

 Habilidad humana: estas habilidades se adquieren en la vida, a

medida que el individuo va creciendo y se va relacionando con otros
seres humanos, es decir, mientras va construyendo una forma de
vincularse con los demás. Representan “la capacidad para trabajar
con personas: es el esfuerzo cooperativo [o mejor dicho] el trabajo
en equipo” (Cabrera, 2013, https://goo.gl/SPPAcR), a partir del cual
se trata de crear de un ambiente en que las personas se sientan
confiadas y libres para expresar sus opiniones.

 Habilidad conceptual: es la capacidad de utilizar las herramientas

conceptuales y aplicarlas a la realidad. Es, por lo tanto, “la capacidad
de ver la imagen del conjunto [para] reconocer los elementos
importantes en una situación y comprender las relaciones entre
ellos” (Cabrera, 2013, https://goo.gl/SPPAcR). Tú, en tu desarrollo
laboral o bien en el estudio de esta carrera, has aprendido o estás
aprendiendo a utilizar herramientas de gestión, a analizar la realidad
de tu entorno y ver cómo puedes usar lo adquirido. Esta habilidad se
aprende con experiencia y con la aplicación del buen juicio.

 Habilidad de diseño: representa el proceso de toma de decisiones.

“Es la capacidad para solucionar problemas de forma tal que la
empresa se beneficie” (Cabrera, 2013, https://goo.gl/SPPAcR), tanto
a nivel personal como organizacional. Los gerentes deben tener la
habilidad de ir más allá de la simple detección del problema, deben
estar preparados para resolverlo. “Necesitan tener más la habilidad
de un buen ingeniero de diseño para encontrar una solución práctica
para él” (Cabrera, 2013, https://goo.gl/SPPAcR). Esta habilidad con
creatividad permite que se realicen innovaciones en todos los niveles
de la organización.

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Figura 3: Las habilidades del administrador

Fuente: adaptado de Mintzberg, 1991.

Figura 4: Las habilidades administrativas y los niveles jerárquicos

Habilidades
conceptuales
Nivel superior y de diseño

Nivel medio Habilidades

humanas

Nivel operativo
Habilidades
técnicas

Fuente: adaptado de Mintzberg, 1991.

A partir de la Figura 4, podemos colegir que las habilidades preponderantes

de los administradores variarán según el nivel jerárquico que estos ocupen
en la organización. En el nivel superior, las habilidades que estarán más
presentes en el administrador serán las conceptuales y de diseño, mientras
que las habilidades humanas son necesarias en todos los niveles en igual
grado, ya que son indispensables para trabajar con otras personas. Las
habilidades técnicas estarán también presentes en todos los niveles de la
organización y variarán de índole y contenido de acuerdo con cada función
en particular.

Los administradores o gerentes tienen las siguientes funciones:

 planificar significa definir adónde se desea llegar (objetivo o

resultado esperado) y la forma para alcanzarlo;

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  organizar es identificar la estructura intencional de los roles
necesarios para lograr de forma eficiente los resultados esperados a
través del camino seleccionado;
 integrar el personal implica llenar y mantener ocupados los puestos
en la estructura organizacional;
 dirigir consiste en influir sobre las personas para que contribuyan en
la obtención de las metas u objetivos organizacionales e individuales,
es decir que se refiere a la interrelación de las personas;
 controlar “implica medir y corregir el desempeño individual y
organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes”
(Carreto, 2007, http://goo.gl/OsY7NU).

Figura 5: Las funciones administrativas y los niveles jerárquicos

Fuente: adaptado de Koontz et al., 2008.

De la figura anterior se desprende que las funciones administrativas se

aplicarán en una medida proporcional según los niveles jerárquicos que
ocupe la persona en la organización.

Las funciones de planificar, organizar y controlar están más presentes en los

niveles superiores de la estructura, mientras que la función de dirigir está
relacionada con todos los niveles, con mayor importancia en los mandos
medios y operativos.

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Tabla 1: Los administradores: cualidades, roles, habilidades y funciones

Cualidades Roles Habilidades Funciones

Experiencia Ceremonial Técnicas Planificar
Buen juicio Simbólico Humanas Organizar
Creatividad De enlace De diseño Dirigir
Habilidades Seguimiento Conceptuales Controlar
cuantitativas
Discernir
Voceros
Emprendedor
Manejo de
disturbios
Asignador de
recursos
Negociador

Fuente: elaboración propia.

Las metas de los administradores

La administración busca el logro de objetivos a través de las personas,

mediante la utilización de herramientas de gestión dentro de una
organización:

 “Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo

social…
 Permitirle a la empresa tener una perspectiva más amplia del medio
en el cual se desarrolla.
 Asegurar que la organización produzca o preste sus servicios”
(Cabrera, 2013, https://goo.gl/SPPAcR).

El administrador debe lograr superávit, es decir, una diferencia positiva

entre los insumos o recursos necesarios y los resultados esperados. Muchas
empresas obtienen esta diferencia al ser productivas.

El administrador deberá definir los parámetros que permitan medir su

trabajo profesional, también determinar indicadores de gestión que le
permitan realizar su tarea de forma tal que pueda hacerlo con el menor
esfuerzo y logrando el mayor resultado posible.

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Productividad, eficacia y eficiencia
Los administradores deberán desarrollar y aprender a medir los indicadores
de:

 Eficacia: es lograr un buen resultado, hacer las cosas bien; “es la

capacidad para determinar los objetivos apropiados, es decir, cuando se
consiguen las metas que se habían definido” (Cabrera, 2013,
https://goo.gl/SPPAcR).

 Eficiencia: “es la capacidad de reducir al mínimo la cantidad de recursos

usados para alcanzar los objetivos o fines de la organización, es decir,
hacer correctamente las cosas. Es un concepto que se refiere a 'insumo-
productos'” (Cabrera, 2013, https://goo.gl/SPPAcR).

“Se puede hacer aumento de la eficiencia cuando:

 Logramos incrementar la cantidad de productos obtenidos
manteniendo constante el volumen de recursos empleados.
 Mantenemos constante la cantidad de productos obtenidos
disminuyendo la cantidad de recurso empleado” (Cabrera, 2013,
https://goo.gl/SPPAcR).

Estos dos conceptos, eficiencia y eficacia, están muy interrelacionados. El

ideal del desempeño del administrador debe centrarse en ser eficaz de la
forma más eficiente posible. Sin embargo, se puede ser eficaz sin ser
eficiente y esto se produce cuando se logran resultados sin medir los
recursos necesarios para llevarlos a cabo. Ahora bien ¿se puede ser eficiente
sin ser eficaz? La respuesta es afirmativa, se puede ser eficiente sin lograr el
objetivo propuesto (Cabrera, 2013).

 Productividad: es fabricar más productos. Hacer más pantalones en

menos tiempo. Es la relación entre resultado (producto, en este caso,
pantalones) e insumo (tela, hilo, horas hombre, etcétera) dentro de un
periodo, con la debida consideración de la calidad.

Se puede aumentar la productividad de diversas maneras:

 al acrecentar la producción con el mismo insumo;
 al disminuir los insumos manteniendo la misma producción;
 al aumentar la producción y disminuir los insumos.

Existen varias clases de insumos, como lo son el trabajador,

los materiales y el capital; sin embargo, sin duda alguna, la
mayor oportunidad para aumentar la productividad se

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 encuentra en el propio trabajo, en el conocimiento y, en
especial, en la administración.

La productividad implica eficacia y eficiencia en el

desempeño individual y organizacional. (Cabrera, 2013,
https://goo.gl/SPPAcR).

 Competitividad: en el mundo actual, se define como la capacidad de

generar una mayor producción al menor costo posible, tratando de
construir y mantener una ventaja competitiva con respecto a la
competencia.

 Rentabilidad: es el logro que obtiene el empresario por ser eficaz y

eficiente en su empresa. Si este resultado es positivo, la empresa
gana dinero y ha cumplido su objetivo. Si este resultado es negativo,
el producto en cuestión está dando pérdida, por lo que es necesario
revisar las estrategias. La rentabilidad es la relación que existe entre
la utilidad y la inversión necesaria para lograrla.

 Calidad: es la capacidad de producir productos o servicios que llenen

las expectativas de los consumidores. Por otro lado, también significa
realizar correctamente cada paso del proceso de producción, para
satisfacer a los clientes internos de la organización y evitar
satisfactores defectuosos. Su importancia se basa en que el cliente
satisfecho nos vuelve a comprar (Manosalva, 2008).

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Referencias
Cabrera, E. (2013). Administración de empresas. Recuperado de
http://www.monografias.com/trabajos14/administracion-
empresas/administracion-empresas2.shtml

Carreto, J. (2007). El control [Entrada de blog]. Recuperado de

http://docenciamanagementymkt.blogspot.com.ar/2007/03/el-
control.html

Koontz, H., Weihrich, H., y Cannice, M. (2008). Administración: Una

perspectiva global y empresarial. Distrito Federal, MX: McGraw-Hill.

Manosalva, J. J. (2008). La administración. Recuperado de

http://www.monografias.com/trabajos62/administracion/administracion3.
shtml

Mintzberg H. (1991). Diseño de organizaciones eficientes. Buenos Aires, AR:

El Ateneo.

Ortiz, J. A. (2001). Historia de la administración. Recuperado de

http://www.monografias.com/trabajos7/admi/admi.shtml-17/06/16

Peter Drucker. (s. f.). En Wikiquote. Recuperado de

https://es.wikiquote.org/wiki/Peter_Drucker

Pico, M. A. (2011). Cualidades personales para la toma de decisiones

[Entrada de blog]. Recuperado de
https://miguelangelpico.wordpress.com/cualidades-personales-para-la-
toma-de-decisiones/

Robbins, S., y Coulter, M. (2014). Administración (12.a ed.). Naucalpan de

Juárez, MX: Pearson.

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