Manual1 Access 2007 2010 PDF

Manual Prático
Microsoft ® Access
2007/2010
Manual Prático Microsoft® Access 2007/2010
2|Página
Este manual foi desenvolvido tendo em atenção

as novas regras do acordo ortográfico.
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INDICE
APRESENTAÇÃO ............................................................................................................................... 7
CONCEITOS BÁSICOS ........................................................................................................................ 8
O que são Registos e Campos? .................................................................................................... 8
O que é uma Tabela? ................................................................................................................... 9
O que é uma Chave Primária?...................................................................................................... 9
O AMBIENTE DE TRABALHO ........................................................................................................... 10
FERRAMENTAS ............................................................................................................................... 11
Frisos .......................................................................................................................................... 11
Friso Base ................................................................................................................................... 11
Friso Criar ................................................................................................................................... 12
Friso Dados Externos.................................................................................................................. 13
Friso Ferramentas da Base de Dados ......................................................................................... 14
Friso Folha de Dados .................................................................................................................. 15
OPERAÇÕES BÁSICAS ..................................................................................................................... 16
Aceder a uma base de dados ..................................................................................................... 16
Criar uma base de dados a partir de um modelo ...................................................................... 17
Criar uma base de dados vazia................................................................................................... 19
CRIAR TABELAS............................................................................................................................... 20
Criar uma tabela a partir de um modelo ................................................................................... 20
Criar uma tabela na Vista Estrutura ........................................................................................... 21
Tipo de dados ............................................................................................................................. 22
Criar campos de pesquisa .......................................................................................................... 22
PROPRIEDADES DOS CAMPOS DE UMA TABELA............................................................................ 23
Modificar as propriedades dos campos ..................................................................................... 23
Tamanho do campo ................................................................................................................... 23
Formatação ................................................................................................................................ 24
Máscara de Introdução .............................................................................................................. 26
Campos obrigatórios .................................................................................................................. 28
Valor predefinido ....................................................................................................................... 28
Permitir comprimento zero ....................................................................................................... 29
Indexação de campos................................................................................................................. 29
Validação de dados .................................................................................................................... 30
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Campos de pesquisa ................................................................................................................... 31

CHAVES EM TABELAS ...................................................................................................................... 34
Chaves primárias ........................................................................................................................ 34
Chaves externas ou secundárias ................................................................................................ 34
RELAÇÕES ENTRE TABELAS ............................................................................................................. 35
Definir uma relação .................................................................................................................... 36
Eliminar uma relação .................................................................................................................. 38
Adicionar tabelas à janela Relações ........................................................................................... 38
Eliminar tabelas da janela Relações ........................................................................................... 38
Gravar relações entre tabelas .................................................................................................... 38
OPERAÇÕES COM TABELAS ............................................................................................................ 39
Introduzir, alterar e eliminar dados numa tabela ...................................................................... 39
Consulta de dados numa tabela ................................................................................................. 40
Eliminar registos ......................................................................................................................... 40
Ordenar registos ......................................................................................................................... 41
Filtrar registos por seleção ......................................................................................................... 41
Imprimir uma tabela ................................................................................................................... 42
CONSULTAS .................................................................................................................................... 43
Criar uma consulta com o assistente.......................................................................................... 43
Criar uma consulta na Vista Estrutura ........................................................................................ 44
Alterar a posição dos campos..................................................................................................... 45
Visualizar e ordenar registos de tabelas..................................................................................... 45
Adicionar ou remover tabelas da consulta................................................................................. 45
Executar uma consulta ............................................................................................................... 46
Definir critérios ........................................................................................................................... 47
Cálculos nas consultas ................................................................................................................ 49
Cálculos de totais em grupos de registos ................................................................................... 50
Criar uma consulta com parâmetros .......................................................................................... 50
FORMULÁRIOS ................................................................................................................................ 51
Criar um formulário utilizando o assistente ............................................................................... 51
Criar um formulário na Vista Estrutura ...................................................................................... 53
Formatação automática ............................................................................................................. 54
Alterar um formulário ................................................................................................................ 54
Utilizar controlos ........................................................................................................................ 55
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Formulários com subformulários ............................................................................................... 56

RELATÓRIOS ................................................................................................................................... 59
Estrutura de um relatório .......................................................................................................... 59
Criar um relatório com o Assistente de relatórios ..................................................................... 60
Alterar a estrutura de um relatório ........................................................................................... 62
Gravar um relatório ................................................................................................................... 62
Imprimir um relatório ................................................................................................................ 62
Visualizar um relatório ............................................................................................................... 63
NOTAS ............................................................................................................................................ 64
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APRESENTAÇÃO:
O Microsoft® Access 2007 é um Sistema de Gestão de Base de Dados e define-se como
um conjunto de utilitários que fornece não só a possibilidade de gestão e armazenamen-
to de grandes quantidades de informação, mas também a interface entre os dados
guardados e as aplicações que lhes dão acesso. Por serem guardados de uma forma
estruturada, os dados podem, mais tarde, ser acedidos no formato que melhor se ade-
qua às necessidades do utilizador.
Um Sistema de Gestão de Base de Dados (SGBD) é algo que tem de ser muito bem dese-
nhado, estruturado e construído a pensar em quem o vai utilizar, como o vai utilizar e
que dados vão adicionar, consultar, etc., nesse sentido aconselho a leitura do artigo no
site da Microsoft®. Clique aqui.
http://office.microsoft.com/pt-pt/access-help/principios-basicos-da-estrutura-de-bases-
de-dados-HA001224247.aspx
NOTA: As ferramentas que serão mostradas neste manual estão igualmente disponíveis
na versão 2010 do Microsoft® Access, no entanto se quiser saber quais as novidades
e/ou diferenças entre versões, clique aqui.
http://office.microsoft.com/pt-pt/access-help/novidades-no-microsoft-access-
HA010342117.aspx
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CONCEITOS BÁSICOS
O que são Registos e Campos?
Ainda antes de começar a desenvolver a sua base de dados com a ajuda deste manual, é
necessário que tenha bem presente alguns conceitos básicos.
O Microsoft® Office Access 2007 organiza as informações em tabelas (ver página seguin-
te). Numa base de dados simples, poderá ter apenas uma tabela. Na maioria das vezes é
necessária mais do que uma. Por exemplo, poderá ter uma tabela que armazena infor-
mações sobre produtos, outra tabela que armazena informações sobre encomendas e
uma outra com informações sobre os clientes.
Cada linha é designada também por registo e cada coluna é também designada por
campo.
Um registo consiste numa forma útil e consistente de combinar informações sobre um

determinado tema.
Um campo consiste num item de informações individual: um tipo de item que aparece
em todos os registos. Na tabela Produtos, por exemplo, cada linha ou registo teria
informações sobre um produto. Cada coluna ou campo tem um tipo de informações
sobre esse produto como, por exemplo, o nome ou o preço.
8|Página
O que é uma Tabela?

Uma tabela contém dados sobre um determinado assunto, como, por exemplo, empre-
gados ou produtos. Cada registo numa tabela contém informações sobre um item como,
por exemplo, um determinado empregado. Um registo é composto por campos, tais
como nome, morada e número de telefone. Normalmente, um registo também é desig-
nado por linha e um campo é frequentemente denominado por coluna.
1. Registo ou linha
2. Campo ou coluna
Uma base de dados pode incluir várias tabelas, em que cada uma delas armazena infor-
mações sobre um assunto diferente. Cada tabela pode conter vários campos de tipos
diferentes, incluindo texto, números, datas e imagens.
A lista que se segue mostra alguns exemplos comuns de tabelas que poderá criar:
 Uma tabela de clientes que mostra os clientes e as respetivas moradas
 Um catálogo de produtos comercializados, incluindo preços e imagens de cada item
 Uma tabela de tarefas que regista as tarefas e as datas para conclusão
 Um inventário do equipamento ou do stock disponível
Deverá planear e estruturar a base de dados cuidadosamente, a fim de garantir a sua

exatidão e evitar vir a ter de efetuar muitas alterações posteriormente.
O que é uma Chave Primária?

A chave primária de uma tabela é composta por um ou mais campos que identificam
exclusivamente cada linha armazenada na tabela. Normalmente, um número de identifi-
cação exclusivo, como, por exemplo, um número de ID, um número de série ou código,
que funciona como chave primária. Por exemplo, poderá ter uma tabela Clientes, na
qual cada cliente tem um número de código de cliente exclusivo. O campo Código do
cliente é a chave primária da tabela.
Um bom candidato a chave primária apresenta várias características. Em primeiro lugar,

identifica de forma exclusiva cada linha. Em segundo lugar, nunca está vazio nem é nulo
(tem sempre um valor). Em terceiro lugar, raramente é alterado (idealmente, nunca). O
Access utiliza os campos de chave primária para associar rapidamente os dados prove-
nientes de várias tabelas.
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O AMBIENTE DE TRABALHO
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1. Barra de Titulo – Fornece o nome da aplicação e o nome da base de dados aberta (se
aplicável)
2. Categoria de modelo – Opções que permitem aceder a modelos já estruturados com
base em determinadas áreas de atividades.
3. Nova Base de Dados em Branco – Permite criar uma base de dados de raiz, se recur-
so a qualquer modelo.
4. Modelos Online Apresentados – Opções que permitem aceder a modelos já estrutu-
rados, baseados em determinadas áreas de atividades disponíveis no Microsoft®
Access Online. O acesso a estas opções requer uma ligação ativa à Internet.
5. Office Online – Opções que permitem aceder a vários recursos disponíveis no Micro-
soft® Access Online. O acesso a estas opções requer uma ligação ativa à Internet.
6. Abrir Base de Dados Recente – Esta área mostra as bases de dados previamente gra-
vadas e permite aceder-lhes diretamente sem recurso a menus.
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FERRAMENTAS
Frisos
O Microsoft® Office 2007 introduz uma nova forma de trabalhar com os programas nele
incluídos e o Access não é exceção. Ao invés de usar um sistema de menus, como o que
foi usado até à versão 2003, a versão 2007 junta os diferentes comandos em grupos
contextuais, que aparecem no topo da janela da aplicação e a que se dá o nome de fri-
sos. Aqui fica a descrição dos cinco principais frisos do Access 2007/2010.
Friso Base
Substituir / Ir Para / Selecionar
Localizar
Filtro por seleção / Opções avançadas para filtros / Ativar-Desativar Fil-

tro
Filtro
Ordenação Ascendente/Descendente
Totais / Ortografia / Outras opções de tabelas
Novo / Guardar / Eliminar
Atualizar
Orientação do texto da esquerda para a direita

Cor do realce do texto
Diminuir / Aumentar nível de lista / Numeração / Marcas
Alinhamento Esquerda / Centro / Direita
Linhas de Grelha / Cor de Fundo / Preenchimento Alternativo
Tamanho da Fonte / Fonte
Cor de Fundo / Preenchimento
Cor do Tipo de Letra
Negrito / Itálico / Sublinhado
Cortar / Copiar / Pincel de Formatação
Colar
Vista – Alternar entre as diferentes vistas de cada objeto do Access:

Folha de Dados; Tabela Dinâmica; Gráfico Dinâmico e Estrutura.
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Friso Criar
Criar Macros
Criar consulta de Vista “Estrutura”
Assistente de consultas
Criar Relatório na Vista “Estrutura”
Assistente de Relatórios
Relatórios em Branco
Etiquetas do relatório
Criar Relatório
Criar Formulários na Vista “Estrutura”
Outras Opções de Formulários

Criar Formulário em Branco
Criar Gráfico Dinâmico
Criar Formulário de múltiplos Itens
Criar Formulário dividido
Criar Formulário
Criar Tabela na Vista “Estrutura”
Listas do SharePoint
Criar Tabela a partir de um modelo
Criar Tabela
12 | P á g i n a
Friso Dados Externos
Mover para SharePoint
Religar Listas
Colocar dados da lista em cache
Rejeitar Alterações
Sincronizar
Trabalhar Online
Gerir respostas
Criar mensagens de correio eletrónico
Outras Exportações
Exportar para PDF ou XPS

Exportar para lista do SharePoint
Exportar para folha de cálculo Excel
Exportações guardadas
Outras Importações
Importar Lista do SharePoint
Importar folha de cálculo Excel
Importar base de dados Access
Importações Guardadas
P á g i n a | 13
Friso Ferramentas da Base de Dados
Criar ACCDE
Gestor de Painéis de Navegação
Encriptar com Palavra-Passe
Suplementos
Gestor de Tabelas ligadas
Dividir a base de dados em dois ficheiros: um para tabelas e outro para

os formulários e consultas
Migrar base de dados para SQL Server
Documentador da Base de Dados

Analisar desempenho
Analisar tabela
Folha de propriedades
Dependências do Objeto
Barra de Mensagens
Relações entre tabelas
Executar uma macro

Criar menu de atalho a partir de uma macro
Converter macros para Visual Basic
Iniciar Editor de Visual Basic
14 | P á g i n a
Friso Folha de Dados

Este friso só é mostrado quando uma tabela é visualizada no modo “Vista de Folha de
Dados”*
Dependências do objeto
Relações
Opções de Formatação
Formato
Tipo de dados
Inserir
Eliminar
Mudar o Nome
Coluna de Pesquisa
Adicionar campos existentes a um objecto
Novo campo
Vista* – Alternar entre as diferentes vistas de cada objeto do

Access: Folha de Dados, Tabela Dinâmica, Gráfico Dinâmico e
Estrutura
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OPERAÇÕES BÁSICAS
Aceder a uma base de dados
1. Clique sobre o nome da base de dados que pretende

abrir se o encontrar na área Abrir Base de Dados
Recente.
Caso o nome da base de dados que pretende abrir não se

encontrar na lista da área Abrir Base de Dados Recente,
terá de aceder ao menu do Office, localizado no canto
superior esquerdo do programa.
1. Selecione a opção Abrir
2. Na janela que irá surgir no ecrã, indique a localização

da base de dados que pretende abrir.
3. Clique sobre o
nome da Base
de Dados
4. Clique no botão
Abrir
16 | P á g i n a
Criar uma base de dados a partir de um modelo
1. Clique sobre a opção Modelos Locais
2. Na secção Modelos Locais, escolha o tipo de

base de dados que pretende criar
3. Na secção que surgiu à direita do ecrã, escreva o nome

que pretende dar à sua nova base de dados.
4. Clicar no botão Criar.
P á g i n a | 17
5. A sua base de dados foi criada, mas, por predefinição, o Access desativa algumas
opções. Para poder usar a base de dados em pleno, clique no botão Opções.
6. Selecione a opção Ativar este conteúdo.
7. Clique no botão OK
18 | P á g i n a
Criar uma base de dados vazia

Se não quiser usar um dos modelos disponibilizados pelo Access para criar a sua base de
dados, pode sempre optar por criar uma base de dados vazia e só depois começar a
preenche-la com tabelas, consultas e formulários. Este método é mais flexível do que o
apresentado anteriormente, mas é também mais complexo, porque implica definir
todos os elementos que compõem a base de dados.
1. Clique sobre a opção Base de

Dados Vazia.
Ou
No menu do Office, clique na opção Novo.
2. Na secção que surgiu à direita do

ecrã, introduza o nome que preten-
de dar à sua nova base de dados.
3. Clique no botão Criar.
P á g i n a | 19
CRIAR TABELAS
Se criou uma base de dados vazia, terá agora de criar tabelas para estruturar a informa-
ção que irá depois inserir. Numa tabela é um conjunto de dados sobre um determinado
assunto organizada por linhas (registos) e colunas (campos).
Criar uma tabela a partir de um modelo
1. No friso Criar, escolha a opção Modelos de Tabela.
2. Entre as opções que irão aparecer, escolha a mais

indicada para cada tipo de tabela que pretende criar.
3. O Access cria uma tabela predefinida com colunas cor-

respondentes ao tipo de tabela que escolheu. Para
gravar esta tabela, clique no botão Guardar.
4. Introduza um nome para a tabela.
5. Clique no botão OK.
Para adicionar uma coluna à tabela, clique com o

botão direito do rato em cima de uma coluna qual-
quer e escolha Inserir coluna.
Para eliminar uma coluna da tabela, clique com o

botão direito do rato em cima da coluna correspon-
dente e escolha Eliminar coluna.
Para mudar o nome de uma coluna, clique com o

botão direito do rato em cima da coluna correspon-
dente e escolha Mudar o nome da coluna.
20 | P á g i n a
Criar uma tabela na Vista Estrutura
1. No friso Criar,
escolha a opção
Tabela.
2. No friso Folha de Dados, clique na opção Vista

e depois em Vista de Estrutura.
3. Escreva um nome para a tabela.
4. Clique em OK.
5. Na secção Todas as Tabelas, clique

com o botão direito do rato no nome
da tabela que acabou de criar e esco-
lha a opção Vista de Estrutura.
6. Introduza o nome da
coluna
7. Selecione o Tipo de
dados adequado.
8. Insira um descritivo para

a coluna. Não é obriga-
tório, mas pode ajudar a
identificar a coluna no
futuro.
P á g i n a | 21
Tipo de dados
No Access 2007, existem vários tipos de dados que são associados a colunas de forma a
garantir que o conteúdo é inserido de forma consistente e no formato correto.
Tipo De Dados Descrição do conteúdo a inserir

Texto Letras e números com um máximo de 255 caracteres
Memo Letras e números com um máximo de 65536 caracteres
Número Valores numéricos inteiros ou fraccionários
Data/Hora Datas e horas
Moeda Quantias monetárias
Numeração Número sequencial ou aleatório atribuído automaticamente pelo
automática Access
Sim/Não Valor Sim/Não, Ativar/Desativar ou Verdadeiro/Falso
Objeto OLE Ficheiro ligado ou incorporado numa tabela (imagem, sons, docu-
mentos, etc.)
Hiperligação Ligação que abre um endereço web, localização ou ficheiro
Anexo Ficheiro ligado a uma tabela (imagem, sons, documentos, etc.)
Assistente de Lista de valores derivados de uma coluna, tabela ou consulta existen-
pesquisas te ou de uma lista introduzida diretamente.
Criar campos de pesquisa

O Access permite inserir um campo em que os dados são extraídos de uma coluna de
outra tabela ou inseridos diretamente através do tipo de dados Assistente de Pesquisas.
1. Selecione o campo de pesquisa. Escolha a

opção Assistente de Pesquisas na coluna Tipo
de dados.
2. Na janela Assistente de Pesquisas, esco-

lha uma das duas opções apresentadas.
3. Carregue no botão Seguinte e

siga as instruções que lhe são
dadas. No final clique em Con-
cluir.
22 | P á g i n a
PROPRIEDADES DOS CAMPOS DE UMA TABELA

Modificar as propriedades dos campos
Os campos constantes numa tabela de uma base de dados têm propriedades que
podem ser definidas e, mais tarde, modificadas. Estas propriedades variam consoante o
tipo de dados atribuído a cada campo. Para as modificar, siga os seguintes passos:
1. Selecione o campo correspondente

que pretende modificar.
2. Escolha a propriedade que preten-
de modificar.
3. Indique o novo valor pretendido.
Ou
Indique o valor a partir de uma lista
de propriedades indicadas pelo
programa.
Ou
Clique sobre o botão que encontra
quando clica na caixa de propriedades
ou no ícone Construtor de Expressões
situado no friso Estrutura.
Tamanho do campo
Esta propriedade diz respeito ao número de caracteres que um campo pode ter, inde-
pendentemente de se tratar de texto ou valores numéricos.
Em campos do tipo Número, deverá

escolher um dos itens apresentados
pelo programa, conforme indicado
na imagem ao lado.
P á g i n a | 23
Formatação
O formato define a forma como o conteúdo de um determinado campo será apresenta-
do. O Access tem formatos predefinidos para dados dos tipos Data/Hora, Textos e
Sim/Não. Independentemente do tipo de campo, é possível utilizar os símbolos abaixo
indicados para a sua formatação:
Símbolo Função
! Alinha o conteúdo do campo à esquerda
“texto” Mostra o texto do campo entre aspas
(espaço) Introduz um espaço em branco
\ Mostra o caractere seguinte exatamente como foi introduzido
* Substitui todos os espaços em branco pelo caractere indicado a
seguir ao *
[cor] Mostra o conteúdo do campo na cor escolhida
As instruções de formatação limitam-se a alterar a forma como os dados são visualiza-

dos e não altera a sua integridade.
Em campos de texto, podem usar-se os seguintes símbolos:

Símbolo Função
@ Obriga a inserir um caractere ou um espaço
< Coloca todas as letras em minúsculas
> Coloca todas as letras em maiúsculas
& Indica caractere não obrigatório
Os tipos de dados Número, Data/Hora e Sim/Não têm formatos predefinidos pelo

Access. No entanto, é possível criar novos formatos.
24 | P á g i n a
Os valores predefinidos para os campos do tipo Número são os seguintes:

Formato Descrição Exemplo
Valor Valor
Introduzido Visualizado
Número Geral Mostra os números tal como foram digi- 12345,6789 12345,6789
tados
Moeda São aplicadas as definições regionais para 12345 12 345,00€
que a visualização se adeque à moeda
introduzida.
Euro Coloca o símbolo € a seguir ao valor e 123 123,00€
aplica as definições regionais.
Fixo O número é visualizado com pelo menos 3,56645 4,00
uma casa decimal e são aplicadas as defi-
nições regionais.
Padrão O número é visualizado com pelo menos 3456,489 3457,00
uma casa decimal e o separador de milha-
res. São aplicadas as definições regionais.
Percentagem O número introduzido é multiplicado por 1 100%
100 e é acrescentado o símbolo %
Cientifico É aplicada a notação científica padrão 3456,123 3,46E+03
As definições regionais podem ser acedidas e alteradas no Painel de Controlo do seu

Windows e variam consoante o país e/ou linguagem do seu sistema operativo.
Exemplos:
Dados Introduzidos Formatação aplicada Dados visualizados
Nome: pedro jesus > PEDRO JESUS
Morada: ruA do NORte < rua do norte
Código Postal: 8400141 @@@@-@@@ 8400-141
Telemóvel: 961234567 @@ @@@@@@@ 96 1234567
Valor Unitário: 1500 #.## € 1.500 €
Valor Unitário: 1500 [Vermelho] #.##0,00 € 1.500,00€
Os seguintes símbolos podem ser usados para criar novos formatos:

Símbolo Função
. (ponto) Separador decimal
, (virgula) Separador dos milhares
0 Para visualizar um dígito ou 0
# Para visualizar um dígito, sinais de mais (+) ou menos(-) e espaços
$ Para visualizar o símbolo $
% O valor introduzido é multiplicado por 100 e é inserido o símbolo %
E- ou e- Notação científica
P á g i n a | 25
Máscara de Introdução
As máscaras de introdução caracterizam-se por modelos predefinidos para a inserção
de dados. São utilizados quando se pretende aplicar um tamanho e/ou formato.
É possível aplicar máscaras de introdução manualmente ou através do Assistente de
Máscaras de Introdução. No entanto, este assistente só funciona com os tipos de dados
Texto e Data/Hora. Para dados do tipo Moeda, é necessário inserir a máscara de intro-
dução manualmente.
Siga os seguintes passos para aplicar uma máscara de introdução com o assistente:
1. Selecione o campo em que pretende

aplicar uma máscara
2. Clique sobre o botão Compilar .
Assistente de Máscaras de Introdução

para campos do tipo Texto
3. Selecione a máscara que pretende

aplicar.
4. Introduza algum texto de exemplo

apenas para verificar que o resulta-
do será o previsto.
5. Clique sobre o botão Seguinte.
6. Clique sobre a lista para escolher

um carácter marcador de posição.
26 | P á g i n a
8. Escolha se deseja que os dados

sejam guardados com ou sem más-
cara.
9. Clique sobre o botão Concluir.
Assistente de Máscaras de Introdução

para campos do tipo Data/Hora
1. Repita os passos 1 e 2 da página
anterior
2. Selecione a máscara que pretende
aplicar
3. Introduza alguns valores de exem-
plo apenas para verificar que o
resultado será o previsto.
5. Clique sobre a lista para escolher o

carácter marcador de posição.
P á g i n a | 27
Os símbolos que se seguem podem ser usados para inserir uma Máscara de Introdução
manualmente.
Símbolo Função
0 Dígito obrigatório (de 0 a 9)
9 Digito não obrigatório (de 0 a 9)
# Qualquer dígito ou espaço
L Letra obrigatória (A a Z)
? Letra opcional (A a Z)
> Os caracteres seguintes aparecem em maiúsculas
< Os caracteres seguintes aparecem em minúsculas
A Carácter alfanumérico (0 a 9 ou A a Z) obrigatório
a Carácter alfanumérico (0 a 9 ou A a Z) opcional
& Carácter ou espaço obrigatório
C Carácter ou espaço opcional
Exemplo: O campo relativo ao Telemóvel pode ser definido com o tipo de dados Texto e
a Máscara de Introdução pode ser do tipo Telemóvel (00) 0000000
Campos obrigatórios
A importância de alguns campos pode fazer com que o seu preenchimento seja obriga-
tório.
Para fazer com que um campo seja de preen-

chimento obrigatório, selecione Sim na pro-
priedade Necessário. Esta indicação obriga
que o campo seja preenchido. Se isso não
acontecer, irá surgir uma mensagem de erro.
Valor predefinido
Se for previsível que o campo de uma tabela tenha sempre ou quase sempre o mesmo
conteúdo, é conveniente definir esse valor predefinido.
Numa base de dados dos distribuidores, por

exemplo, é previsível que o campo relativo à
Nacionalidade do distribuidor tenha o con-
teúdo PT (Portuguesa), na maioria dos casos.
Deste modo podemos definir os caracteres PT
como um valor predefinido, sendo possível
alterá-lo quando necessário.
28 | P á g i n a
Permitir comprimento zero

A propriedade Permitir comprimento zero aplica-se a tipos de dados Texto, Memo e
Hiperligação. A sua função é diferenciar um campo que não foi preenchido e um que,
intencionalmente, não tem qualquer conteúdo.
Para permitir que um campo seja intencio-

nalmente deixado em branco, selecione a
opção Sim na propriedade Permitir compri-
mento zero.
Para indicar que um determinado campo não
tem conteúdo intencionalmente, pode inserir
uma cadeia de comprimento zero introduzin-
do duas aspas (“”) sem espaços ou caracteres
entre elas.
Nota: Os campos com o tipo de dados Hiperligação servem para guardar endereços de
páginas Web.
Indexação de campos
A criação de um Índice numa tabela consiste em obrigar a que a ordenação dessa tabela
seja feita através de um determinado campo. Os índices são particularmente úteis para
facilitar o processo de pesquisa numa base de dados.
Para indexar um campo, clique na lista que encontra na propriedade Indexado e sele-
cione Sim.
Nota: A escolha dos índices numa tabela não deve ser feita ao acaso, pois, sempre que
existem modificações numa tabela, todos os índices são atualizados. Um excesso de
índices ou a indexação de campos referentes a ficheiros ou imagens pode tornar o pro-
cesso de inserção ou atualização de dados mais lento.
P á g i n a | 29
Validação de dados
Em algumas tabelas, podem existir campos em que a inserção de dados deve ser condi-
cionada a determinados parâmetros. Para especificar os critérios de um determinado
campo, introduza a regra pretendida na propriedade Regra de validação ou clique sobre
o botão Compilar para aceder ao Construtor de Expressões e criar a regra de valida-
ção pretendida.
Exemplo: Numa base de dados de alunos, o campo Nota, correspondente à classificação

do estudante, não pode ter valores inferiores a 0 ou superiores a 20. Para garantir esta
condição, é necessário criar uma Regra de validação.
Sempre que é introduzida uma

nota para o aluno, a Regra de
validação é verificada. Se forem
introduzidos valores que não satis-
façam a condição imposta, o utili-
zador receberá em forma de men-
sagem de erro o texto inserido na
propriedade Texto de validação.
É também possível criar uma regra

de validação através do Construtor de expressões. Para isso siga os seguintes passos:
1. Abra o Construtor de expressões clicando no botão Compilar na propriedade

Regra de validação.
2. Selecione a opção Funções,

Constantes ou Operadores.
3. Escolha um subgrupo para

ter acesso apenas às opções
que lhe estão associadas.
4. Selecione a função mais ade-

quada à sua regra de validação.
Estes botões correspondem a Funções,

Constantes e Operadores.
30 | P á g i n a
Campos de pesquisa
É possível que os dados que pretendemos inserir numa tabela já estejam presentes
numa outra. Se quisermos introduzir um campo para Código Postal numa tabela de Dis-
tribuidores, por exemplo, poderá ser útil irmos buscar essa informação a uma tabela de
Códigos Postais, onde estes dados já estão associados às respetivas localidades.
Para ter acesso a uma outra tabela num campo de introdução de dados, este campo
deve ser definido como Campo de Pesquisa.
1. Selecione o campo que pretende definir

como Campo de pesquisa.
2. Selecione a opção Assistente de

pesquisa.
3. Selecione a opção Quero que a coluna 5. Escolha a tabela ou consulta a partir da

de pesquisa pesquise os valores numa qual pretende extrair os dados.
tabela ou consulta.
4. Clique em Seguinte 6. Clique em Seguinte
P á g i n a | 31
7. Selecione os campos que pretende que 9. Escolha os campos pelos quais preten-
sejam visíveis no campo de pesquisa. de ordenar a informação
8. Clique em Seguinte 10. Clique em Seguinte
11. Defina a largura das colunas 13. Dê um nome ao seu campo de pesqui-
sa
12. Clique em Seguinte 14. Clique em Concluir
No caso exemplificado nas páginas anteriores, a informação adicionada ao campo de

pesquisas que criámos é extraída de uma outra tabela constante na base de dados. No
entanto, quando essa informação não está em nenhuma tabela mas, ainda assim, as
possibilidades de preenchimento do conteúdo são limitadas, podemos criar uma lista de
valores para associar ao campo pesquisa.
1. Selecione o campo que pretende definir

como Campo de Pesquisa.
2. Escolha a opção Assistente de Pesquisa.
32 | P á g i n a
3. Selecione a opção Eu escrevo os

valores que quero.
4. Clique em Seguinte.
5. Introduza os valores que preten-

de incluir na lista.
7. Dê um nome ao seu campo de

pesquisa.
8. Clique em Concluir
P á g i n a | 33
CHAVES EM TABELAS
Chaves primárias
O Access obriga a que todas as tabelas tenham pelo menos um campo que permite
identificar univocamente um e apenas um registo
O campo que satisfaça este requisito constitui a chave primária da tabela. Ao criarmos
um campo Código para um Distribuidor e ao definirmos esse campo como chave primá-
ria, estamos a tornar esse distribuidor único para a base de dados.
Para definir uma chave primária:

1. Selecione a linha correspondente ao
campo que pretende transformar
em chave primária. Se criar uma
chave primária com mais do que
um campo, carregue na tecla Ctrl ao
mesmo tempo que seleciona as
linhas correspondentes.
2. Clique com o botão direito do rato

numa das linhas selecionadas e
escolha a opção Chave Primária.
Chaves externas ou secundárias

Além da chave primária, uma tabela pode também ter uma ou mais chaves externas
que, normalmente, são as chaves primárias de tabelas que estamos a chamar através de
campos de pesquisa.
Na Tabela Códigos Postais, por exemplo, o campo Código Postal pode ser a chave pri-
mária, visto que não existem dois códigos postais iguais. Se criarmos, na tabela Distri-
buidores, um campo de pesquisa que vai extrair informação à tabela Códigos Postais,
esse campo será uma chave externa.
De referir que as características deste campo de pesquisa terão de ser iguais às do cam-
po Código Postal na tabela Códigos Postais. O nome do campo pode, no entanto, ser
diferente.
34 | P á g i n a
RELAÇÕES ENTRE TABELAS

Para relacionar uma tabela com outra, precisamos apenas que a chave primária de uma
esteja presente como chave externa na outra.
Relacionar tabelas pode ser muito útil, no sentido em que torna possível, por exemplo:
 saber a Localidade de um Distribuidor, mesmo sendo a Localidade um campo da
tabela Códigos Postais;
 saber o Preço Unitário de um artigo numa tabela de Faturas, mesmo sendo o Preço
Unitário um campo da tabela Artigos.
1. Clique no botão Relações no friso Ferramentas da Base de Dados.

2. Escolha a tabela a relacionar e clique em Adicionar.
3. Repita o segundo passo até que todas as tabelas

pretendidas estejam selecionadas.
4. Clique sobre o botão Fechar.
Todos os relacionamentos entre tabelas devem ser feitos antes da inserção de dados,
não só para evitar erros na consistência da informação, mas também para não haver
falhas na articulação dos dados.
P á g i n a | 35
Definir uma relação

Neste exemplo, iremos garantir que não é possível inserir um código postal na tabela de
Distribuidores que não esteja presente na tabela de Códigos Postais.
1. Clique sobre o campo da chave

primária na tabela de Códigos
Postais e arraste-o para o campo
Código Postal na tabela Distribui-
dores.
2. Clique na caixa de verificação

Impor integridade referencial.
3. Clique sobre o botão

Criar.
O resultado final será o que

pode ver na imagem ao
lado.
Repare que a ligação é de
Um-para-muitos, isto signi-
fica, neste caso, que o
mesmo código postal, pode
estar presente em vários
distribuidores.
Resumindo:
Na tabela Códigos Postais, cada código postal só pode existir uma vez
Na tabela Distribuidores, os códigos postais podem repetir-se, visto que pode haver
mais do que um distribuidor na mesma área.
Chama-se a este tipo de relacionamento uma relação de um-para-muitos.
36 | P á g i n a
Quando é criada uma relação entre duas tabelas, é importante garantir a consistência
dos dados em ambas as tabelas. Desta forma, quando se seleciona a opção Impor inte-
gridade referencial, há duas outras que ficam ativas e que também podem ser impor-
tantes.
Sempre que um valor é alterado na chave primária de uma tabela, o Access atualiza os
dados da chave externa de uma outra tabela relacionada. Se, por exemplo, alterarmos
um código postal na tabela Códigos Postais, o mesmo código postal será automatica-
mente alterado no campo Código Postal da tabela Distribuidores.
Se eliminarmos um código postal da Neste exemplo, estamos perante uma

tabela Códigos Postais, todos os regis- ligação de um-para-muitos. Isto signifi-
tos da tabela Distribuidores em que ca que, apesar de não poderem haver
esse código postal esteja presente dois códigos postais iguais na tabela
serão igualmente eliminados. Códigos Postais, o mesmo não acontece
na tabela Distribuidores.
Se eliminarmos um código postal da tabela Códigos Postais, todos os registos da tabela

Distribuidores em que esse código postal esteja presente serão igualmente eliminados.
P á g i n a | 37
Eliminar uma relação

Para eliminar uma relação entre duas tabelas:
1. Clique com o botão direito

do rato sobre a linha que
liga as duas tabelas.
2. Escolha a opção Eliminar.
Adicionar tabelas à janela Relações

Sempre que quiser, pode adicionar tabelas à janela Relações:
Abra a janela Relações e clique sobre o ícone Mostrar Tabela, presente no friso Estrutu-
ra. Depois disso, siga os passos indicados na página 31 sobre Relações entre tabelas.
Eliminar tabelas da janela Relações

Para eliminar uma tabela da janela Relações, selecione a tabela que deseja eliminar e
carregue na tecla Del.
Gravar relações entre tabelas

Depois de definir os relacionamentos entre
tabelas, deverá clicar com o botão direito
do rato no separador da janela Relações e
escolher a opção Guardar.
Se não o fizer, quando fechar a janela Relações aparecerá uma janela de diálogo que lhe
dá a possibilidade de guardar os relacionamentos.
38 | P á g i n a
OPERAÇÕES COM TABELAS

Introduzir, alterar e eliminar dados numa tabela
Antes de começar a introduzir dados numa tabela, é conveniente verificar se as forma-
tações, validações e relações estão concluídas e a funcionar corretamente, isto porque
alterações posteriores podem implicar a perda ou inconsistência de dados.
Para aceder à informação contida numa tabela:

1. Faça duplo clique sobre a tabela que
pretende abrir.
Ou
Selecione a tabela, carregue no botão

direito do rato e escolha a opção Abrir.
2. Insira dados na tabela ou altere

informação já existente.
Nota: Pode abrir e trabalhar em várias tabelas em simultâneo, sem ter de fechar a atual
e voltar a abrir outra. Basta clicar no separador com o nome da tabela que pretende.
Para se movimentar entre os vários registos de uma tabela, utilize o rato ou as teclas:
Tecla Função
Passa para o próximo campo. Caso o cursor se encontre no último
Enter ou Tab campo de um registo, este passa para o primeiro campo do registo
seguinte.
Passa para o campo anterior. Caso o cursor se encontre no primeiro
Shift + Tab campo de um registo, este passa para o último campo do registo ante-
rior
Teclas de Desloca o cursor no sentido indicado por cada uma das setas direcio-
direção nais.
Home Coloca o cursor no primeiro campo do registo que está a editar.
End Coloca o cursor no último campo do registo que está a editar
Page Up Coloca o cursor no primeiro campo da coluna onde se encontra
Page Down Coloca o cursor no último campo da coluna onde se encontra
P á g i n a | 39
Consulta de dados numa tabela

Além das teclas já indicadas para movimentação entre registos, o Access disponibiliza
também botões para o mesmo efeito.
N.º Total de Registos Registo Seguinte
Primeiro Registo Registo Último Novo

Registo Anterior Ativo Registo Registo
Eliminar registos
Para eliminar um registo:
1. Clique sobre o seletor de linha do registo a eliminar

2. Clique sobre o seletor de linha do registo que pretende eliminar com o botão
direito do rato e escolha a opção Eliminar.
Atenção:
A eliminação de registos no Access é irreversível. Se eliminar um registo, não o poderá
recuperar.
40 | P á g i n a
Ordenar registos
A inserção de dados não obedece, necessariamente, a uma determinada ordem. No
entanto é possível ordenar a informação tendo por base um u mais campos.
Para ordenar os registos numa tabela:

1. Clique sobre o campo pelo qual pretende ordenar os registos.
2. No friso Base, clique sobre
ou , conforme pre-
tenda que a ordenação seja
ascendente ou descendente,
respetivamente.
Ou
Clique com o botão direito do rato sobre o nome do

campo e escolha a opção Ordenar do Mais Pequeno
ao Maior ou Ordenar do Maior ao Mais Pequeno.
Filtrar registos por seleção

Aplicar um filtro a uma tabela significa fazer uma consulta que nos permita visualizar
apenas um subconjunto de registos mediante determinados critérios.
Para aplicar um filtro:
1. Clique no campo onde está o conteúdo que servirá de base ao filtro.

2. Clique sobre o ícone Seleção no friso Base e escolha uma das opções indicadas.
Quando aplica um filtro, desapare-

cem todos os registos que não satis-
fazem a condição imposta.
Para remover um filtro, basta clicar sobre o ícone Ativar/Desativar filtro que se encon-
tra no friso Base
P á g i n a | 41
Imprimir uma tabela

1. Faça duplo clique sobre a tabela que pretende imprimir
2. Aceda ao menu do Office e escolha Imprimir, seguido de Imprimir para imprimir os
registos todos.
3. Clique sobre o botão OK.
Para imprimir apenas registos selecionados:

1. Repita o passo 1.
2. Selecione os registos que pretende
imprimir.
3. Aceda ao menu do Office e selecio-
ne Imprimir.
4. Escolha a opção Registo(s) selecio-
nado(s).
5. Clique sobre o botão OK.
42 | P á g i n a
CONSULTAS
Uma consulta é um processo das bases de dados do Access que permite mostrar a
informação de uma tabela e relacioná-la com os dados contidos numa outra, mediante
determinados critérios
Criar uma consulta com o assistente

1. Clique sobre o ícone Assistente de Consultas no friso Criar.
2. Selecione Assistente de Consultas Simples

e clique no botão OK.
3. Clique sobre a lista para selecionar uma

tabela ou uma consulta já existente.
4. Indique os campos que pretende incluir

na consulta fazendo duplo clique em
cada um.
Ou
Selecione um campo, e use os botões
5. Clique sobre Seguinte.
6. Escolha a opção Detalhe (mostra todos os

campos para cada registo)
8. Atribua um nome à consulta

9. Selecione a opção pretendida.
P á g i n a | 43
Criar uma consulta na Vista Estrutura

1. Clique no ícone Estrutura da Consulta no friso Criar.
2. Selecione a(s) tabela(s) que pretende incluir na consulta.
3. Clique no botão Adicionar, e quando

tiver terminado clique em Fechar.
4. Clique no botão Guardar , e atribua
um nome à consulta.
5. Clique no botão OK.
A tabela que é mostrada abaixo é o local onde será construída a consulta. A primeira
linha corresponde aos campos a incluir, a segunda linha mostra a tabela de onde está a
ser extraído o campo.
Para incluir todos os campos de uma tabela numa
consulta, faça duplo clique sobre o asterisco (*) da
caixa que mostra a tabela.
Para remover um campo de uma consulta, selecio-

ne a coluna onde se encontra e pressione a tecla
Del.
Para incluir campos de mais do que uma tabela

numa consulta, é essencial que as tabelas estejam
ligadas entre si pelo menos por uma relação.
44 | P á g i n a
Alterar a posição dos campos

É possível alterar a ordem pela qual os campos aparecem na consulta.
Para tal, siga os seguintes passos:
1. Selecione a coluna do
campo que pretende
mover.
2. Clique com o botão
esquerdo do rato e arras-
te a coluna para a posição
pretendida.
Visualizar e ordenar registos de tabelas

Para ordenar os registos de uma tabela numa consulta, clique sobre a célula Ordenação
e indique o tipo de ordenação que pretende. A ordenação pode ser feita por um ou mais
campos
Se pretender que determi-

nado campo seja incluído na
consulta, mas não seja visí-
vel, clique na caixa de verifi-
cação na célula Mostrar.
Adicionar ou remover tabelas da consulta

Se existir uma ou mais tabelas em que
nenhum campo será incluído na consulta,
essa tabela deve ser removida. Para
remover uma tabela de uma consulta,
selecione a tabela e pressione a tecla Del
ou clique com o botão direito do rato e
escolha a opção Remover tabela.
Para adicionar, basta clicar em Mostrar
tabela no friso Estrutura e escolher a
tabela pretendida.
P á g i n a | 45
Executar uma consulta

Executar uma consulta significa visualizar os registos consoantes na base de dados que
correspondem aos critérios estabelecidos na consulta.
1. Faça duplo clique sobre a consulta que pretende abrir
Ou
Selecione a consulta, carregue no botão direito do rato e
escolha a opção Abrir.
Nota: Para executar a consulta enquanto está na Vista Estrutura, clique sobre o ícone
Executar no Friso Estrutura.
O aspeto das consultas depende dos critérios utilizados, mas deverá ser semelhante ao
da imagem que se apresenta mais abaixo.
As consultas são uma poderosa ferramenta para filtrar informação de uma base de
dados. Para complementar as consultas, é necessário usar critérios de seleção de infor-
mação que podem variar consoante o objetivo a atingir nessa consulta. Veja na página
seguinte como definir critérios numa consulta.
46 | P á g i n a
Definir critérios
A especificação de critérios numa consulta permite que só sejam visualizados alguns dos
registos incluídos. Por exemplo, podemos, a dados momento, só ter interesse em ver os
distribuidores correspondentes a um determinado código postal.
Para definir critérios numa consulta:
1. Clique na célula Critério correspondente ao campo que pretende aplicar um critério.
IMPORTANTE: Os critérios têm de ser definidos tendo em conta a forma como estes são
armazenados. Ou seja, definir um critério “8005-999” é diferente de “8005999”. Isto
porque na página 27 definimos que o código postal era armazenado sem o hífen “-“.
Ver Ponto 8 - Máscara de Introdução (página 26).
2. Introduza o critério pretendido.

3. Clique em Executar no Friso Estrutura.
Apenas serão visualizados os registos que correspondem ao critério inserido. Neste caso
códigos postais iguais a 8005999.
Para que o Access pesquise exatamente a cadeia de caracteres que pretende, essa
cadeia tem de ser inserida entre aspas.
Ou
Clique sobre o ícone Construtor no friso Estrutura para aceder à ferramen-
ta Construtor de expressões.
P á g i n a | 47
Caixa de Expressão
Local onde se escreve, diretamente ou com recurso a secções
inferiores, a expressão adequada à pesquisa.
Botões de Operador
Operadores que podem ser
incluídos na expressão
Lista de Pastas
Lista de objetos presentes na base Lista de Elementos Lista de Valores
de dados: tabelas, formulários e Lista de objetos cons- Valores relativos ao
relatórios, assim como diversas tantes na pasta selecio- elemento e à pasta
funções, constantes, operadores e nada selecionados
expressões frequentes.
Operadores Operadores Lógicos

< Menor Retorna verdadeiro se todos os
AND elementos da expressão forem
> Maior verdadeiros
A expressão retorna o falso.
<= Menor ou Igual NOT Exemplo: NOT “0”. Retorna todos
os valores à exceção de 0.
= Igual
Retorna verdadeiro se pelo
>= Maior ou Igual OR menos um dos elementos da
expressão for verdadeiro.
<> Diferente Retorna verdadeiro se apenas um
XOR dos elementos da expressão for
verdadeiro.
48 | P á g i n a
Cálculos nas consultas

É possível incluir numa consulta colunas que retornem o resultado de cálculos. Estas
colunas são designadas por campos calculados pois advêm do resultado de uma expres-
são e não de dados armazenados numa tabela.
1. Na linha Campo, posicione o cursor na coluna onde

pretende obter um valor calculado.
2. Clique sobre o ícone Construtor

no friso Estrutura para construir a expressão ou
escreva diretamente no campo.
3. Construa a expressão que irá devolver um valor calculado, neste caso, a idade dos
distribuidores.
4. Clique sobre OK.
5. Clique sobre o
ícone Executar no
friso Estrutura.
Informação Importante:
 A data de nascimento de cada distribuidor está registada na tabela Distribuidores.
 A função Agora() retorna a data atual
 A função Int() converte um valor decimal em inteiro
 A expressão inserida permite visualizar a idade dos distribuidores: (data atual – data
de nascimento) / numero de dias do ano
 Quando escrevemos Idade: antes desta expressão, estamos a dar um nome ao cam-
po calculado.
P á g i n a | 49
Cálculos de totais em grupos de registos

Existem outros cálculos que podem ser efetuados numa consulta. Podemos, por exem-
plo, obter informação relativa a totais, médias e número de registos, entre outros.
1. Selecione a consulta e com o botão direito do rato esco-
lha a opção Vista Estrutura.
2. Clique sobre o ícone Totais no friso Estrutura.
Irá aparecer uma nova linha (Total) na consulta.
3. Clique na célula Total correspondente à coluna
onde pretende efetuar um cálculo.
4. Clique sobre a opção Agrupar para os campos que
pretende agrupar
Criar uma consulta com parâmetros

É possível criar consultas em que o utilizador especifica os valores que serão utilizados
como critério.
1. Na linha Critério, escreva, entre parênteses retos [ ], o texto ou valor a ser pedido ao
utilizador.
2. Clique em Executar no friso
Estrutura.
3. Insira o valor a ser utilizado como critério de

consulta.
Irá obter como resultado uma listagem de todos os

registos que se enquadrem dentro do seu critério
de pesquisa
50 | P á g i n a
FORMULÁRIOS
Os formulários são objetos do Access que permitem criar uma interface de utilizador
para a inserção de dados nas tabelas. A partir dos formulários, é possível introduzir,
alterar, remover e consultar informação constante na base de dados. Pode-se comple-
mentar os formulários com menus, janelas de configuração e caixas de diálogo, entre
outros.
Um formulário é composto por informação variável, que provêm das tabelas da base de
dados, e informação constante, como o nome do formulário, as etiquetas, os botões de
navegação, etc.
Criar um formulário utilizando o assistente
1. Clique no ícone Mais formulários, no friso Criar,

seguido de Assistente de formulários.
2. Clique sobre a lista da área

Tabelas/Consultas para sele-
cionar a tabela ou consulta em
que o formulário será aplicado.
3. Selecione os campos que
pretende tornar visíveis no
formulário.
5. Selecione o esquema que pre-

tende usar no seu formulário.
6. Clique em Seguinte
P á g i n a | 51
7. Escolha o aspeto visual que

pretende para o formulário.
9. Introduza um nome que preten-

de dar ao formulário.
10. Clique em Concluir para ver o

resultado final.
Nota: As alterações que forem feitas aos dados num formulário terão efeito nas respeti-
vas tabelas.
52 | P á g i n a
Criar um formulário na Vista Estrutura

A Vista Estrutura, que já abordámos em outros objetos do Access, também permite
criar formulários vazios, onde podemos depois posicionar diversos elementos, como
botões, controlos, textos, campos, etc.
1. Clique sobre o ícone Estrutura de Formulário, no friso Criar.
2. Do lado direito do formulário vazio que acabou de criar, deverá surgir um painel de
Propriedades. Se isto não acontecer, clique sobre o ícone Folha de Propriedades, no
friso Estrutura.
3. Selecione o separa-
dor Dados
4. Em Origem dos regis-
tos, clique na lista
para aceder às tabe-
las e consultas da
5. Escolha a tabela em que deseja aplicar o formulário. base de dados.
6. Clique no ícone Adicionar campos existentes, localizado no friso Estrutura.
7. Arraste os campos pretendidos da caixa Lista de campos para o formulário.
8. Feche o formulário para aparecer a

caixa de diálogo Guardar como.
9. Introduza o nome a atribuir ao

formulário.
10. Clique sobre o botão OK para gravar o

formulário.
P á g i n a | 53
Formatação automática
É possível aplicar modelos aos formulários para melhorar o seu aspeto visual.
1. Com o formulário aberto e na Vista de Estrutura, clique sobre ícone Formatação
automática, localizado no friso Dispor, seguido de Assistente de Formatação Auto-
mática.
2. Selecione um dos modelos dispo-
níveis.
3. Clique sobre o botão Opções para
alterar a formatação de letras,
cores e limites.
4. Clique sobre o botão Personali-
zar para guardar ou atualizar a
formatação.
5. Clique no botão OK para aplicar a formatação
Alterar um formulário
Para alterar um formulário, deve usar a Vista Estrutura. Em seguida, pode inserir ou
eliminar campos, alterar a cor do fundo ou substituir caixas, entre outras opções.
Mover campos: clique sobre o campo que pretende mover e, quando o cursor assumir a
forma de quatro setas, arraste-o para a nova localização.
Repare que, quando arrasta uma caixa de texto, esta leva consigo a etiqueta. Se quiser
arrastar o campo, posicione o cursor em cima do ponto castanho no canto superior
esquerdo da caixa de texto.
Eliminar campos: clique sobre o campo e prima a tecla Del.
Alterar a cor das letras: selecione o(s) campo(s), carregue

no botão direito do rato e escolha a cor na opção Cor do
tipo de letra/Primeiro plano.
Alterar a cor de fundo dos campos: esta opção permite

mudar a cor de fundo do formulário. Coloque o cursor
numa zona do formulário, sem que nenhum objeto esteja
selecionado, e clique com o botão direito do rato. Escolha a
opção Cor de fundo/Preenchimento.
54 | P á g i n a
Utilizar controlos
1. Abra o formulário na Vista Estrutura.

2. No friso Estrutura, encontrará uma área chamada Controlos.
3. Clique no controlo que pretende incluir no formulário.
4. Defina a área que o controlo irá ocupar.
Alguns controlos mais utilizados:
Rótulo Texto que não está ligado a nenhum campo ou controlo
Caixa de
Conteúdo de um campo de uma tabela ou consultas
texto
Botão de
Botão que pode ser ativado ou desativado
alternar
Opção que representa um calor independente. Utiliza-se
Caixa de
quando, num conjunto de valores, só um pode ser sele-
seleção
cionado
Caixa de Utiliza-se quando, num conjunto de valores, podem ser
verificação selecionados vários
Caixa de
Lista de valores
listagem
Botão de Opção que executa instruções como abrir, fechar um for-
comando mulário, imprimir relatórios, fechar a aplicação, etc.
Imagem Inserir uma imagem
Linha Desenhar uma linha num formulário
Retângulo Desenhar um retângulo num formulário
Gráfico Inserir um gráfico
P á g i n a | 55
Formulários com subformulários

É possível criar formulários que permitam visualizar os dados de mais do que uma tabela
em simultâneo, usando uma área designada por Subformulário.
Antes de podermos exemplificar os subformulários, temos de ter pelo menos duas tabe-
las relacionadas. E com esse objetivo foi criada uma nova tabela, a tabela Artigos.
No exemplo que se segue usámos uma tabela Artigos apenas com os campos ID (como
chave primária do tipo numeração automática) e Tipo (com o tipo de texto)
Na tabela Distribuidores adi-

cionamos o registo Tipo Distri-
buidor (também como chave
primária e com o tipo Número)
Preenchemos alguns dados na

tabela Artigos e na tabela Dis-
tribuidores.
Relacionamos as tabelas como mostra a imagem que se segue:
Agora temos todas as condições para criar um formulário com subformulário.
56 | P á g i n a
1. Clique no ícone Mais formulários,

no friso Criar, seguido de Assistente
de formulário.
2. Selecione as tabelas e os dados

que pretende visualizar no formu-
lário e no subformulário.
Tabela Artigos: ID / Tipo

Tabela Distribuidores: ID / Nome /
Tipo / Morada / Código Postal / Tele-
fone / Activo
3. Selecione a tabela principal
4. Escolha a opção Formulário com

subformulário(s)
5. Clique em Seguinte
6. Selecione um modelo para a visua-

lização dos dados.
P á g i n a | 57
8. Escolha o estilo para o formulário.
9. Clique sobre Seguinte.
10. Dê um nome ao formulário e

outro ao subformulário.
11. Clique sobre Concluir
Formulário
Subformulário
Botões que permitem Botões que permitem

percorrer os registos percorrer os registos
do formulário do subformulário
58 | P á g i n a
RELATÓRIOS
Os relatórios permitem visualizar os dados de uma forma eficaz e sugestiva no formato
impresso. Tal como todos os objetos do Access, permitem criar etiquetas personaliza-
das.
A diferença entre os formulários e os relatórios é que estes últimos não permitem a
introdução, modificação ou eliminação de dados na base de dados. Permitem, no entan-
to, agregar dados de modo a obter totais, subtotais e sumários dos dados listados.
Estrutura de um relatório
1. Cabeçalho do Relatório: Secção não obrigatória. Se existir, aparece apenas uma

vez e corresponde a um título para o relatório.
2. Cabeçalho da página: Secção não obrigatória. Se existir, aparece uma vez em cada
página.
3. Detalhes: Secção obrigatória. Corresponde ao corpo principal dos dados.
4. Rodapé da página: Secção não obrigatória. Se existir aparece no fundo de cada
página.
5. Rodapé do relatório: Secção não obrigatória. Se existir, aparece uma vez no final
do relatório.
P á g i n a | 59
Criar um relatório com o Assistente de relatórios

1. Clique no ícone Assistente de relató-
rios, no friso Criar.
2. Clique na lista presente na área Tabelas /Consultas para selecionar a(s) tabela(s) a
incluir no relatório.
3. Para cada tabela ou consulta, indi-

que os campos a incluir no relató-
rio.
5. Escolha o campo pretende usar

para agrupar os dados.
6. Clique sobre o botão Seguinte
7. Clique sobre as listas de ordenação

para indicar os campos pelos quais
pretende ordenar o relatório.
60 | P á g i n a
9. Selecione o esquema pretendido.
10. Escolha a orientação da folha.
12. Selecione um estilo
13. Clique sobre Seguinte
14. Atribua um nome ao relatório
15. Selecione Pré-Visualizar o relató-

rio para executar o relatório
depois de concluído.
Ou
Selecione Modificar a estrutura
do relatório para alterar a sua
estrutura.
16. Clique sobre Concluir
Exemplo de relatório:
P á g i n a | 61
Alterar a estrutura de um relatório

O aspeto do relatório pode ser modificado em qualquer altura. Nenhuma alteração feita
a um relatório poderá ter efeito na informação constante na base de dados.
1. Clique com o botão direito do rato sobre o relatório

que pretende modificar e selecione a opção Vista
Estrutura.
Adicionar um campo: Clique no ícone Adicionar Campos Existentes no friso Estrutura.
Eliminar um campo: Selecione o campo que pretende eliminar e pressione a tecla Del.
Formatar um campo: Quando seleciona um campo, pode alterar aspetos como o estilo
de letra, o tamanho, a cor da fonte, cor de fundo, limites, etc.
Cada uma das secções do relatório pode também ser formatada. Clique com o botão
direito do rato numa área sem informação e selecione as opções disponíveis.
Gravar um relatório
Para gravar um relatório, clique com o botão direito no separador com o nome do rela-
tório e selecione a opção Guardar.
Imprimir um relatório
1. Abra o relatório que pretende imprimir
2. Aceda ao menu do Office e selecione a opção Imprimir, seguida de Imprimir.
62 | P á g i n a
Visualizar um relatório
1. Com o relatório aberto, clique sobre ele com o botão direito do rato e selecione Pré-
Visualizar. Volte a clicar com o botão direito do rato e terá opções de Zoom.
2. Se pretender ver mais do que uma página de cada vez, clique com o botão direito do
rato sobre o relatório e escolha a opção Múltiplas páginas, seguida da configuração
que pretende.
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Manual1 Access 2007 2010 PDF

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Manual Prático

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3. O Access cria uma tabela predefinida com colunas cor-

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