SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

“ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL”

GUIA DE APRENDIZAJE 1

3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXION GENERAL

ACTIVIDADES DE REFLEXION INICIAL

 SABE QUE ES ADMINISTRACION?

Administración es el proceso que realizamos para organizar definir y enrolar una empresa, personas o
acciones que tienen un fin o un objetivó definido.

 CONSIDERA QUE LOS DOCUEMNTOS TAMBIEN SE PUEDEN ADMINISTRAR, POR QUE?

Si se pueden administrar porque también se puede ejercer o gestionar un control sobre ellos y así mismo
conservarlos para su fin o su objetivo para el cual fueron creados.

 SABIA USTED QUE LOS ARCHIVOS SON OBJETO DE CLASIFICACION Y CATEGORIZACION?

Claro que si ya que cada archivo tiene una finalidad una importancia los internos los externos dependen de
su dependencia procedencia y desempeño.

 POR QUE CONSIDERA QUE LA PERSONA ENCARGADA DEL ARCHIVO DEBA TENER UN PERFIL ESPECIFICO Y
CUMPLIR CON UNOS REQUISITOS PARA DESEMPEÑARSE EN EL CARGO DE ARCHIVISTA?

Por qué este cargo tiene una importancia demasiado grande en la empresa o infraestructura en la que se
maneje ya que se debe manejar una discreción o confidencialidad demasiado grande, estos documentos
deben encontrarse en el mejor estado y en un lugar de rápido acceso al momento de la búsqueda del mismo
y para esto la persona que realice la tarea debe tener una máxima concentración y dedicación en su labor.
 ENSAYO

En todo el tiempo de nuestra vida trabajamos recolectando, leyendo y estudiando diferentes datos e
informes que después de un proceso nos ayudan a generar información útil , que en este caso sería como lo
que llaman un banco de datos el cual nos sirve como opción de consulta para diferentes fuentes ,
dependiendo su tema y finalidad.
Un archivo es un conjunto de documentos reunidos por una persona o empresa pública, privada o del estado
por lo cual son objeto de consulta de todas la ramas, los archivos son importantes ya que las personas o
entidades plasman o escriben todos los hechos o conocimientos para conservar una memora física y escrita
para que fuera convertida en lo que hoy en día llamamos archivos, escritos por razones específicas y con
fines específicos obviamente de una forma organizada y ordenada los cuales a su vez hicieron crecer la
archivista como ciencia .Hoy en día la administración documental permite que los documentos sean vistos
de manera fácil y oportuna , puesto que para eso esta es la encargada de mantener los archivos organizados
en lugares adecuados con el fin de presta un servicio preciso a usuarios que necesitan suministrar y acceder
a la información depositada brindando la posibilidad al público de conocer el contenido de los documentos y
así encontrar testimonios documentales que confirmen las acciones administrativas , políticas, legislativas
que construyen las sociedades , instituciones, compañías y el mundo en general. Por tal razón o motivo la
importancia de eta ciencia consiste en la buena administración, conservación y ubicación de los archivos; ya
que nos permite la toma de decisiones, fuente de historia y para la historia, además que nos da la posibilidad
de tener una identidad nacional ya definida y así mismo construir un patrimonio cultural.
En un proceso más afondo y claro podemos hablar de lo que se realiza en forma de mantenimiento puede
ser entendido como el cuidado, la actualización del documento en físico o del medio electrónico en el cual
ha sido guardada la información y el lugar en el cual se conserva la información documental. No solo se
refiere a la asistencia que se realiza del documento como tal, si no también las condiciones que hace que
este se preserve.
Dependiendo la clase de documentos pueden tener cierto tiempo según las reglas de cada empresa como en
este caso el consultorio maneja libros, copias, hojas de vida, vacaciones, primas, personal de nómina,
personal de contrato y la información en medios magnético.
Almacenamiento de los documentos esto consiste en recopilar los documentos debidamente clasificados y
organizados por su contenido y sus temas específicos los cuales deben ser ubicados en un lugar adecuado
según sus condiciones técnicas físicas , con el fin de que sus características no se pierden o se deterioren;
además de facilitar su consulta en la gestión administrativa , e incluso llegar a apoyar investigaciones de tipo
social, jurídico, político , histórico y cultural dependiendo el tipo de empresa que se maneje. Tal ciencia se
debe manejar de una manera reservada con ética profesional y respeto.
Una forma de identificar los documentos en este caso serían primordialmente los obsoletos o inservibles ya
que estos son los que deben ser desalojados del lugar en el cual se habían archivad y conservado, pero no se
puede proceder por intuición o por insinuación de la persona encargada sino que debe sujetarse a la
normatividad, según el tiempo que lleven en el lugar y la revisión de sus tablas de retención según el
acuerdo 006 de 1996 , sin embargo hay que tener en cuenta el tiempo estipulado , regularmente son 5 años,
pero esto es dependiendo su funcionalidad pueden durar en un archivo hasta 10 años. Esta información
debe ser guardada por lo general en habitaciones e inclusive edificios que se encargan de almacenar la
cantidad de datos en las condiciones más óptimas para su conservación.
CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS: Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una
de las etapas que presentan la tabla de retención documental como anteriormente había nombrado, es
decir, archivo de gestión, central y la disposición final ; según la organización : de acuerdo a la categorización
y composición de la entidad.
ARCHIVO CENTRALIZADO: Es cuando una sola dependencia maneja toda la documentación de la
organización.
ARCHIVO DESCENTRALIZADO: Son los que lleva cada una de las dependencia de la organización, esto quiere
decir que es independiente de todo el proceso archivístico
ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL DESCENTRALIZADO: Estos son los que llevan cada
dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina
ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL CENTRALIZADO: Este depósito de archivo se maneja de
acuerdo con las necesidades de las dependencias que maneja un archivo descentralizado, el cual se maneja y
depende del archivo central.
Según su uso los archivos se clasifican de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las etapas
documentales, según a los requerimientos de la organización.
ARCHIVO ACTIVO: Estos son los que se encuentran compuestos por documentos del año actual o años
anteriores que se encuentren en trámite.
ARCHIVO SEMI ACTIVO: Los cuales son los documentos que varían en su periodo de conservación y la
consulta es menor.
ARCHIVO INACTIVO: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de conservación, de
acuerdo con sus disposiciones leales, fiscales, comerciales o históricas. Según su uso en el área de urgencias
se maneja los archivos activos ya que los demás documentos los maneja el archivo central.
Según su ciclo vital son los que se clasifican de acuerdo al tiempo que se le dé a cada una de sus etapas.
ARCHIVO DE GESTION: es la documentación que se encuentra disponible para toda la organización.
ARCHIVO CENTRAL: son los documentos que han sido transferido por diferentes archivos de gestión de cada
dependencia respectiva cabe resaltar que su consulta no es tan continua pero aún siguen vigentes.
ARCHIVO HSTORICO: Son los documentos que fueron transferidos desde el archivo central al archivo de
conservación permanente.
Según su naturaleza son los que se determinan por su tipo de entidad la cual realiza el proceso de archivo
ARCHIVO PUBLICO: Son todos los archivos que pertenecen a una entidad pública
ARCHIVO PRIVADO EN INTERES PUBLICO: Son los cuales que tiene un valor histórico, investigativo, cultural
o científico son de interés público.
ARCHIVO PRIVADO: Son los que pertenecen a personas naturales o jurídicas.