EJERCICIOS T.

5- DOCUMENTACIÓN GENERADA EN LA EMPRESA COMUNICACIÓN

TEMA 5:
LA DOCUMENTACIÓN
GENERADA EN LA EMPRESA
1- LA CARTA COMERCIAL

1.1- CONCEPTO Y CARACTERÍSTICAS DE LAS CARTAS COMERCIALES

1) a) ¿Qué es una carta comercial? ¿Entre quién se produce el intercambio de
información en las cartas comerciales?
b) ¿Para qué asuntos se suelen utilizar las cartas comerciales hoy en día?

2) a) ¿Qué cinco cosas debemos tener en cuenta a la hora de redactar una carta
comercial?

3) a) ¿Cómo debe ser el tono utilizado en las cartas comerciales?

b) ¿Qué debemos de tratar mantener en las cartas comerciales, especialmente en los
mensajes que son negativos?
c) ¿Qué debemos evitar en las cartas comerciales para mantener una buena relación
comunicativa?
d) En el caso de que se haga alguna crítica en una carta comercial, ¿cómo debe ser?

4) Lee el siguiente fragmento, perteneciente a una carta comercial

“Estamos hasta las narices de su falta de dedicación hacia nosotros, y nos va a dar
completamente igual que rompamos nuestra relación comercial. Pienso que si sigue
así, su empresa tendrá muchos problemas con otros clientes y acabarán cerrando por
incompetentes”
Ahora redáctalo con un tono amable, conciliador y con intención de arreglar la situación

1.2- REDACCIÓN DE LA CARTA COMERCIAL

5) Elabora un esquema con los pasos que se deben dar antes y durante la redacción de
una carta comercial

6) Di si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas, y en el caso de que sean

falsas explica por qué lo son
a) Es importante elaborar un esquema para concretar la idea básica de una carta
b) No importa repetir conceptos si así se refuerza la idea principal
c) La redacción de la carta comercial es el último paso en su elaboración
d) Todas las cartas comerciales deben ser iguales
e) Cada carta comercial requiere un proceso de análisis de la situación
f) Revisar significa corregir errores
g) Revisar significa mejorar el texto

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1.3- ESTRUCTURA DE LA CARTA COMERCIAL

7) ¿Cuáles son los tres bloques de los que constan las cartas comerciales?

8) Di un consejo a la hora de escribir una carta comercial sobre...

a) Los márgenes
b) Si el contenido ocupa poco espacio
c) La disposición de las ideas a desarrollar en la carta
d) La separación entre los párrafos
e) La alineación del texto
f) El tipo de letra
g) Las letras en cursiva
h) Las letras en mayúscula
i) El subrayado

1.4- CONTENIDO E LA CARTA COMERCIAL

ENCABEZAMIENTO

9) Enumera el contenido que debemos poner en el encabezamiento de la carta comercial

10) a) ¿Qué datos pondremos en el membrete del encabezamiento?

b) ¿En qué parte de la página debe alinearse el membrete? (pon la que le gusta a tu
querido profesor)

11) a) ¿Qué datos pondremos en el apartado del destinatario?

b) ¿Qué debemos hacer si la carta se dirige a una persona de la empresa en concreto?
c) ¿Debemos poner el cargo que tiene la persona a la que dirigimos la carta?
d) ¿Dónde alinearemos los datos del destinatario?

12) a) ¿Qué son las “referencias” del encabezamiento de las cartas comerciales?
b) ¿Qué se recomienda sobre las referencias?
c) ¿Qué significa N/Rfa.? ¿Cuándo se pone esto?
d) ¿Qué significa S/Rfa.? ¿Cuándo se pone esto?
e) ¿Qué significa S/Escrito? ¿Cuándo se pone esto?
f) ¿Qué significa N/escrito? ¿Cuándo se pone esto?

13) ¿Qué debemos poner en el “asunto” de la carta?

14) a) ¿Qué dos cosas debemos poner en la “fecha”?

b) ¿Dónde debe alinearse?
c) Pon dos ejemplos de cómo se puede poner la fecha

15) Pon cinco ejemplos de “saludos” para una carta comercial

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EL CUERPO

16) a) ¿Qué es el cuerpo de la carta comercial?

b) ¿Existe alguna estructura fija para esta parte de la carta comercial?
c) ¿Cuál suele ser el contenido del cuerpo?

17) Pon cuatro ejemplos de frases para introducir el cuerpo...

a) con un mensaje positivo
b) con un mensaje negativo

18) Pon cuatro ejemplos para introducir la conclusión del cuerpo

EL CIERRE, PIE O CONCLUSIÓN

19) Enumera el contenido que debemos poner en el cierre de la carta comercial

20) Di cinco formas de despedirse en una carta comercial

21) a) ¿Qué ocurre si una carta comercial no va firmada?

b) ¿Qué tres cosas deben aparecer en la firma de la carta comercial?
c) ¿Qué significan las siglas P.O, P.P y P.A?
d) ¿En qué casos se ponen las siglas del apartado anterior?

22) ¿Cuándo debemos poner el apartado de los “anexos”?

2- CARTAS RELACIONADAS CON EL CICLO COMERCIAL

2.1- EL PEDIDO

23) ¿Cuáles son las funciones del pedido cuándo se realiza mediante una carta
comercial?

24) ¿Qué debe hacer el proveedor o acreedor cuándo recibe una carta de pedido? ¿De
qué dos maneras puede contestar?

25) ¿Qué debemos hacer si queremos modificar algo de un pedido ya realizado?

26) a) ¿En qué consiste una carta de anulación?

b) ¿Por qué dos tipos de motivos se puede proceder a la anulación de un pedido?
c) ¿Cómo será el tono de la carta en función del motivo por el que se anula el pedido?

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2.2- CARTAS DE RECLAMACIÓN

27) a) ¿Crees que las reclamaciones son siempre negativas para la empresa? ¿Por qué
motivo?
b) ¿Qué tono debe utilizarse en la contestación de las reclamaciones?
c) ¿Cómo se debe contestar a la persona que recibe una reclamación?

2.3- CARTAS DE PRESENTACIÓN

28) a) ¿Para qué se utilizan las cartas de presentación?
b) ¿Qué tono debe utilizarse en la redacción de las cartas de presentación? ¿Por qué
motivo?
c) ¿Qué debe tratar de conseguirse con el mensaje?
d) ¿Deben describirse los productos ofrecidos por la empresa?

3- TEXTOS PARA COMUNICACIONES INTERNAS

29) a) Haz un listado con los 8 tipo de comunicaciones internas que vamos a ver en este
tema
b) ¿Qué pueden hacer las empresas para agilizar la redacción de las comunicaciones
internas?

30) a) ¿Qué son los avisos o anuncios?

b) ¿De qué maneras suelen enviarse?

31) a) ¿Qué medio suele utilizarse normalmente para las comunicaciones internas?
b) ¿Por qué motivo se realizan por escrito?
c) ¿Cómo debe ser el mensaje?
d) ¿Y cómo se debe enviar si el mensaje es muy complejo?

32) a) ¿Qué es un informe?

b) ¿Qué se puede añadir a la información principal de los informes?
c) ¿Qué estructura tienen los informes?

33) a) ¿Qué es una convocatoria?

b) ¿De qué se debe informar en la convocatoria?
c) ¿Qué se tiene que poner obligatoriamente en las convocatorias?
d) ¿Qué estructura tienen las convocatorias?

34) a) ¿Qué es un acta?

b) ¿Para qué es necesaria el acta?
c) ¿Quién se debe encargar de redactar el acta?
d) ¿Qué estructura tienen las actas?

35) a) ¿Qué es un certificado?

b) ¿Por qué motivo se emite un certificado?
c) ¿Quién elabora los certificados?
d) ¿Qué estructura tiene un certificado?

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36) ¿Qué suelen confirmar los certificados?

37) a) ¿Qué son los notas de recepción de llamadas y visitas?

b) ¿Qué estructura tienen las notas de recepción de llamadas o visitas?

38) a) ¿Qué es un texto protocolario?

b) ¿Qué formatos suelen usarse para enviar los textos protocolarios?
c) ¿Cuáles son los cuatro textos protocolarios más utilizados?

39) a) ¿Qué es un “saluda”?

b) ¿Cómo se suelen redactar los saludas?
c) ¿Los saludas se deben firmar?

40) a) ¿Qué es una “invitación”?

b) ¿Cómo debe ser la redacción de una invitación?

41) ¿Qué es una felicitación y por qué motivos se suelen enviar?

Redacción de cartas comerciales y

comunicados internos
A la hora de redactar los siguientes documentos, debes inventar todos los datos que
no se proporcionan para presentar los documentos completos

42) Redacta una carta, al estilo comercial, en la que solicites a un compañero, en tono
formal, información sobre los horarios de las clases de Comunicación Empresarial y
Atención al Cliente de tu centro

43) Redacta una carta comercial en la que un cliente reclama a una empresa por haberle
cobrado dos veces la misma factura. El hecho no es un suceso aislado, sino que es la
segunda vez que ocurre, por lo que el tono tiene que ser acorde con el enfado por la
reiteración de los hechos

44) Redacta una carta comercial a un cliente porque no había nadie en el domicilio a la
hora acordada para entregar unas mercaderías. Ya han tenido que pagar dos veces el
porte, y si volviera a suceder, les repercutirán el importe del mismo

45) Redacta una carta de respuesta positiva a la reclamación (justificada de un cliente),

ya que el envío de las mercaderías no coincide con lo solicitado, por lo que debes
plantearle algún tipo de solución y compensación por los perjuicios causados

46) Redacta una carta de presentación de una empresa de servicios de limpieza a un

particular

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47) La empresa en la que trabajas ofrece un nuevo servicio de mantenimiento de aire

acondicionado a empresas. Redacta una carta de presentación anunciándoselo a tus
clientes

48) En el departamento de compras en el que trabajas, advertís que habéis duplicado un

pedido a un proveedor. Redacta una carta de anulación

49) La Zaragozana, S.L convoca a todos sus socios para aprobar la distribución de
beneficios del ejercicio anterior. Redacta la convocatoria a la junta general
extraordinaria que tendrá lugar el próximo 30 de abril en la sede social de la empresa,
en la calle Ferrocarril, 22, Villajoyosa, a las 9:00 en primera convocatoria y a las 9:30
en segunda convocatoria.

50) La Administración de Fincas Villalba convoca a los vecinos del Residencial

Company II a la junta general ordinaria, que se celebrará el próximo 20 de abril, en la
Avenida Marina Baixa, 7, La Nucia a las 20:00 en primera convocatoria, y a las 20:30
en segunda convocatoria, y en la que se tratarán los siguientes puntos del día:
01- Lectura y, aprobación si procede, del acta de la sesión anterior
02- Verificación y, aprobación en su caso, de los gastos del ejercicio anterior
03- Propuesta de acción judicial en contra de los propietarios deudores. Liquidación de
las deudas a los efectos del art.21 de la Ley de propiedad horizontal
04- Estudio y aprobación del presupuesto de gastos ordinarios para el ejercicio en curso
05- Presentación de mejoras a realizar en la comunidad de propietarios. Acuerdos a
tomar
06- Elección o renovación de los cargos directivos de la comunidad de propietarios
07- Ruegos y preguntas

51) Redacta el acta correspondiente a la junta general extraordinaria que La Zaragozana,

S.L convocó para aprobar la distribución de beneficios del ejercicio anterior.

52) Redacta el acta correspondiente a la junta general ordinaria del Residencial

Company II.

53) Redacta una nota breve informando de la visita de un comercial a nuestra empresa
para entrevistarse con Mª José Arlanza, responsable del departamento de Marketing

54) Elabora un saluda no personalizado para invitar a todos los vecinos de un inmueble
a la inauguración de un restaurante en la planta baja del edificio. Será el día 30 de mayo.
Los datos del emisor son Restaurante Kabukiki, Avda. de Burgos, 8, 28036, Madrid.
Teléfono 915147258. www.kabukiki.com. Email: info@kabukiki.com

55) Redacta un aviso para todo el personal de la empresa, comunicando que el próximo
viernes 6 de mayo se cortará Internet por un cambio en todos los sistemas

56) Anuncia un cambio de los equipos de oficina del departamento de Administración

57) Redacta un comunicado interno para informar a todo el personal de la destitución

del jefe de personal y del nombre de la persona que desde ese momento ocupará el
cargo: Fernando Barrio Andrés

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58) Redacta un informe sobre el estado de unas mercaderías que han llegado
deterioradas y con un retraso de quince días. El informe lo solicita la Dirección
ejecutiva y es elaborado por el departamento de Logística. Las conclusiones giran en
torno a la idea de si es posible su utilización en el proceso de producción

59) Redacta el certificado para que un trabajador pueda demostrar en su empresa que se
ha presentado a un examen de la Escuela Oficial de Idiomas en Benidorm

60) Redacta una nota de recepción de llamadas telefónicas de D. Álvaro Pérez Blanco a
Dña. Ana María Jiménez. Volverá a llamar. No ha dejado ningún mensaje.

61) Redacta el saluda de Dña. Luisa Artero Núñez, dirigido a todos los colegiados en el
Colegio de Abogados de Alicante, comunicando la apertura de su despacho profesional
en la Calle Reyes Católicos, 30, Alicante.

62) María Ibáñez, responsable de clientes de la empresa Aires del Sur, S.L, escribe a los
clientes habituales para invitarlos a una fiesta que organiza la empresa con motivo de su
décimo aniversario
a) Escribe el modelo de carta que podría servir de manera general para todos los clientes
b) Personaliza la carta que María escribiría a Juan Mínguez Yuste, director general de
Telecomunicaciones de Riamar, S.A con domicilio en la calle Sierra Bernia, 3,
Villajoyosa.
c) Juan Mínguez contesta agradeciendo la invitación, pero comunicando que le resultará
imposible ir, ya que esa semana estará de viaje de negocios en Brasil.

63) Vas a preparar un cóctel para 80 personas en tu empresa, y necesitas contratar los
servicios de una empresa de catering. Redacta una carta solicitando un presupuesto a la
empresa de catering La buena vida, S.L, C/ General Campos, 35, Alicante, 03140.