El Proceso Administrativo y la Organización de Eventos

CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN
Reyes Ponce define así a la Administración: "El conjunto sistemático de reglas para lograr
la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social".
La administración es la técnica de la coordinación.
Es la técnica que busca lograr resultados de máxima eficiencia en la coordinación de las
cosas y personas que integran una empresa.

Es un proceso que comprende actividades de planeación, organización, dirección y control

para alcanzar los objetivos establecidos utilizando para ello recursos económicos,
humanos, materiales y técnicos a través de herramientas y técnicas sistematizadas.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. El proceso de administración se
refiere a la ejecución de pasos y etapas básicas a través de las cuales se realiza la
administración.

FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Se compone por dos fases: mecánica y dinámica.
1. La mecánica administrativa: (teórica o estructural) es la fase donde se realiza la
estructura principal del organismo social. Comprende los siguientes elementos:
 Previsión: ¿Qué se puede hacer?
 Planeación: ¿Qué se va a hacer?
 Organización: ¿Cómo se va a hacer?

2. La dinámica administrativa: (práctica u operativa) es la fase donde se realiza la

ejecución con eficiencia y eficacia del organismo social. Comprende los siguientes
elementos:
 Integración: ¿Con qué y con quién se va a hacer?
 Dirección: Ver que se haga
 Control: ¿Cómo se hizo?

 PREVISIÓN
La previsión (de pre-ver; ver anticipadamente), implica la idea de cierta anticipación de
acontecimientos y situaciones futuras, necesarias para hacer planes. Responde a la
pregunta ¿qué se puede hacer?

Es "el elemento de la Administración en el que, con base en las condiciones futuras en que
una empresa habrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica, se
determinan los principales cursos de acción que permitirán realizar los objetivos de la
misma".

Etapas de la Previsión:
 Fijar los objetivos o fines que se persigan.
 Investigar los factores positivos y negativos que ayudan u obstaculizan la búsqueda de los
objetivos.
 Determinar los cursos alternativos de acción y elegir alguno como base de los planes
trazados.

Principios de la Previsión:
 Principio de la Previsibilidad: Ayuda a orientar acerca de la validez de las previsiones
hechas para poder realizarlas con la mayor confiabilidad posible. Se incluyen tres
situaciones básicas: La Certeza, la Incertidumbre y la Probabilidad.
 Principio de la Objetividad: Las previsiones deben apoyarse en hechos y no en opiniones
subjetivas.
 Principio de la Medición: Las previsiones serán confiables, si se aprecian de una manera
tanto cualitativa como cuantitativamente.

 PLANEACIÓN
Con base en las previsiones realizadas en la previsión, la planeación fija con precisión lo
que va a hacerse.

La planeación responde a la pregunta ¿qué se va a hacer? Es el elemento de la

administración que se enfoca en "fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para
realizarlo y la determinación de tiempos y de recursos, necesarios para su realización".

Etapas de la Planeación:
 Políticas: Criterios generales que tienen como objetivo orientar la acción, sirven para
formular, interpretar o suplir las normas concretas.
 Procedimientos: Planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente paras obtener
los mejores resultados en cada función concreta de una empresa. Los procedimientos
tienden a formar rutinas de actividades.
 Programas: Planes en los que no sólo se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones,
sino principalmente el tiempo requerido para llevar a cabo cada una de sus partes.
 Presupuestos: Modalidad especial de los programas, su principal característica es la
determinación cuantitativa de los elementos programados.

Principios de la Planeación:
 Principio de la Precisión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y
genéricas, sino con la mayor precisión posible.
 Principio de la Flexibilidad: Es dejar un margen para los posibles cambios que puedan
surgir.
 Principio de la Unidad: Todos los planes aplicados a la empresa, deben estar de tal
manera coordinados e integrados conformando un solo plan general.

 ORGANIZACIÓN
La organización responde a la pregunta ¿cómo se va a hacer? Se define como "la
estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y
actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de
lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados".

Etapas de la Organización:
 Jerarquías: Fijar la autoridad y responsabilidad correspondiente a cada nivel.
 Funciones: La determinación de cómo deben dividirse las grandes actividades
especializadas, necesarias para lograr el fin general.
 Obligaciones: Las que tiene en concreto cada unidad de trabajo, susceptible de ser
desempeñada por una persona.

Principios de la Organización:
 Principio de la Especialización: Se obtiene mayor eficiencia, precisión y destreza cuando
se desarrolla una actividad limitada y concreta.
 Principio de la unidad de mando: “para cada función debe existir un solo jefe.” Principio
fundamental para lograr el orden y la eficiencia dentro de la organización.
 Principio del equilibrio autoridad-responsabilidad: “debe precisarse el grado de
responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndose al
mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquella.” A cada grado de autoridad
conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha
responsabilidad.
 Principio del equilibrio de dirección-control: “a cada grado de delegación debe
corresponder el establecimiento de los controles adecuados, para asegurar la unidad de
mando.”
 INTEGRACIÓN
Responde a la pregunta ¿con quién se va a hacer? "Es el obtener y articular los elementos
materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para
el adecuado funcionamiento de un organismo social".

Elementos de la Integración:
 Reclutamiento: Hacer de personas extrañas a la empresa, candidatos a ocupar un puesto.
 Selección: Escoger entre los distintos candidatos, aquellos que para cada puesto concreto
sean los más aptos.
 Introducción: Articular y armonizar de forma rápida y adecuada, al nuevo elemento al
grupo social del que formará parte.
 Desarrollo: Desenvolver las cualidades innatas que las personas poseen, para lograr su
máxima realización, dentro de la empresa.

Principios de la Integración de personas:

 De la adecuación de hombres y funciones: Adaptar los hombres a las funciones y no las
funciones a los hombres. Buscar los recursos humanos que reúnan los requisitos mínimos
para desempeñar la actividad o función adecuadamente.
 De la provisión de elementos administrativos: Proveer a los miembros de la empresa de
los elementos administrativos necesarios para el desarrollo eficiente de las funciones del
puesto.

Principios de la Integración de cosas:

 Del carácter administrativo de la integración: Dentro de todas las funciones técnicas, se
encuentran elementos esencialmente administrativos, que se fundan en la coordinación,
como la simplificación de métodos, distribución de áreas, mantenimiento preventivo, etc.
 Del abastecimiento oportuno: Disponer de todos los elementos materiales necesarios, en
cantidad y tiempo.
 De la instalación y mantenimiento: Conducir tales actividades de manera que pueda
evitarse que los espacios y elementos materiales permanezcan improductivos un tiempo
considerable.
 De la delegación y control: A toda delegación debe corresponder un sistema fijo y estable
de control, con el propósito de mantener informado al delegante de los resultados de
conjunto.

 DIRECCIÓN
Contesta a la pregunta ¿se está haciendo? Se define como "el elemento de la
Administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de
la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones tomadas directamente, y con
frecuencia delegando dicha autoridad, vigilando simultáneamente que se cumplan en la
forma adecuada todas las órdenes emitidas".

Etapas de la Dirección:
 Mando o autoridad: Facultad para tomar decisiones que produzcan efectos. El mando es
el ejercicio de la autoridad. “La autoridad puesta en acción.”
 Comunicación: Proceso a través del cual se transmiten y reciben las órdenes de acción
necesarias, debidamente coordinadas.
 Supervisión: Ver si las cosas se están realizando tal y como se habían planeado y
mandado.

Principios de la Dirección:
 El principio de la coordinación de intereses: “El logro del fin común se hará más fácil,
cuanto mejor se logre coordinar los intereses de grupo y aun los individuales.”
 El principio de la impersonalidad de mando: “Se refiere a que la autoridad debe
ejercerse, más como producto de una necesidad de toda la organización que como
resultado exclusivo de la voluntad del que manda.”
 Principio de la vía jerárquica: Al transmitirse una orden, deben seguirse los conductos
previamente establecidos. Deben respetarse los niveles jerárquicos correspondientes.
 Principio de la resolución de conflicto: Resolver los problemas que surjan lo más pronto
posible, de modo que, sin lesionar la disciplina, pueda producir el menor disgusto a las
partes.
 Principio del aprovechamiento del conflicto: Aprovechar el conflicto para forzar el
encuentro de soluciones.

 CONTROL
La etapa de control responde a la pregunta ¿qué se hizo? pues es el análisis de
resultados. "Consiste en el establecimiento de sistemas que nos permitan medir resultados
actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de saber si se han obtenido
los que se esperaba, corregir, mejorar y formular planes"

Etapas del Control:

 Establecimiento de normas: Son la base de todo control y las que permitirán realizar las
comparaciones.
 Operación de los controles: Es medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación
de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. Función
propia de los técnicos especialistas en cada uno de ellos.
 Interpretación de resultados: Función administrativa que vuelve a constituir un medio de
planeación.

Principios del Control:

 Del carácter administrativo del control: Distinguir las operaciones de control de la función
de control. La función es de carácter administrativo y la operación de carácter técnico.
 De los estándares: El control es imposible si no existen estándares prefijados, será mejor
cuanto más precisos y cuantitativos sean dichos estándares.
 Del carácter medial del control: Un control sólo deberá usarse si el trabajo, gasto, etc.,
que impone, se justifica ante los beneficios que de él se espera.
 Del principio de excepción: El control administrativo es más eficaz y rápido cuando se
concentra en los casos en que no se logró lo previsto, más bien que en los resultados que
se obtuvieron como se había planeado.[1][2]

[1] Reyes Ponce, Agustín. Administración de Empresas Teoría y práctica. Primera parte.
Edit. Limusa. México 1982
[2] Reyes Ponce, Agustín. Administración de Empresas Teoría y práctica. Segunda parte.
Edit. Limusa. México 1982

Publicado 12th February 2013 por Lic. EGuzmán

Etiquetas: administración control dirección fases proceso
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