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GUÍA DE APRENDIZAJE:
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
_ Guía de aprendizaje 2
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Introducción ...................................................................................................................................................................... 3
Tema 1. Administración: naturaleza, propósito y relevancia en el contexto organizacional............................................ 4
1.1. Definición de administración: su naturaleza y propósito ....................................................................................... 4
1.1.1. Funciones de la administración ........................................................................................................................... 5
Tema 2. El proceso administrativo desde el enfoque sistémico ....................................................................................... 6
2.1. Entorno inmediato.................................................................................................................................................. 6
2.2. Entorno mediato..................................................................................................................................................... 7
2.3. Las organizaciones como sistemas abiertos ........................................................................................................... 8
2.4. Etapas de la administración: planificación, organización, dirección y control ..................................................... 10
2.4.1. Funciones gerenciales a diferentes niveles organizacionales ........................................................................... 10
2.4.2. Eficiencia, eficacia y productividad.................................................................................................................... 12
Ideas fuerza ..................................................................................................................................................................... 15
Referencias bibliográficas ................................................................................................................................................ 16
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Introducción
Administración y productividad es una asignatura cuyo propósito es que los(as) profesionales en formación,
independiente del área académica en que se encuentren adscritos(as), se introduzcan el mundo de las
organizaciones. De esta manera, se potenciará el desarrollo de sus conocimientos y habilidades para administrar
efectiva y eficientemente las actividades y recursos que son necesarios para el cumplimiento de metas y objetivos de
cualquier organización, desde una perspectiva global y sistémica de los procesos.
En esta oportunidad se presentan los contenidos del proceso administrativo, donde será posible encontrar la
definición de administración, así como el propósito y relevancia que tiene en el contexto organizacional. Además, se
explicará el proceso administrativo desde el enfoque sistémico, las tapas de la administración, y la definición de
eficiencia, eficacia y productividad.
Es importante enfatizar que el presente material se constituye como una herramienta de apoyo que guía el
desarrollo de la asignatura, de tal manera que su lectura se hace necesaria para una mayor comprensión y
asimilación de los contenidos a revisar en esta unidad.
REALIZACIÓN
MARKETING
PLANEAMIENTO
FINANCIAMIENTO ÉXITO
ESTRATEGIA
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Una de las actividades humanas más importantes es administrar, porque la hemos desarrollado desde los inicios de
los tiempos.
Independientemente de cuál sea la creencia del origen de este mundo, el hombre ha razonado sobre los
recursos/alimentos existentes en sus respectivas épocas.
Si bien esta definición resulta ser básica, es necesario poder ampliarla mejor:
• Como administradores o gerentes (de ahora en adelante gerentes), las personas realizan las funciones
gerenciales como planear, organizar, dirigir y controlar.
• La administración se aplica a cualquier tipo de organización.
• También se aplica a los gerentes de todos los niveles organizacionales.
• La meta de todos los gerentes es la misma: crear un superávit 1.
• La administración se ocupa de la productividad, lo que implica efectividad y eficiencia.
1
Diferencia favorable de los ingresos y los gastos, o del debe y el haber de una cuenta (Espasa-Calpe, 2005).
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La clasificación de las funciones gerenciales se ha utilizado y probado durante muchos años. Aun cuando hay
diferentes formas de organizar el conocimiento gerencial, la mayoría de la literatura y autores de hoy han adoptado
este marco referencial o uno similar, aun después de experimentar -en ocasiones- con alternativas para estructurar
el conocimiento.
Aunque la importancia está en las tareas de los gerentes, relativas a diseñar un ambiente interno para el desempeño
dentro de una organización, nunca hay que ignorar que ellos también deben operar en el ambiente externo de la
empresa. Es evidente que los gerentes no pueden realizar bien sus tareas a menos que comprendan y respondan a
los muchos elementos del ambiente externo como: factores económicos, tecnológicos, sociales, ecológicos,
políticos y éticos que afectan sus áreas de operación. Más aún, muchas organizaciones ahora operan en distintos
países, siendo éstas importantes para la economía de cada región.
El término empresa se refiere a un negocio, dependencia de gobierno (pública), hospital, universidad y cualquier otro
tipo de organización: de negocios y no de negocios.
La administración efectiva está a cargo del presidente de la corporación, el administrador del hospital, el supervisor
de primera línea del gobierno, el líder de los niños exploradores, el obispo de una iglesia, el director de un equipo de
béisbol y el rector de una universidad.
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En la teoría de las organizaciones, el medio ambiente o entorno es aquello que se encuentra fuera de la organización,
que la rodea y/o afecta. La organización interactúa con diferentes elementos del entorno (inmediato y mediato).
Estos elementos, de forma directa o indirecta, influyen sobre las organizaciones:
ENTORNO INMEDIATO
Organismos Organismos
Competidores Proveedores Clientes
oficiales laborales
a) Competidores: son organizaciones que ofrecen los mismos productos o servicios que la nuestra, y cuyo
comportamiento organizacional está dirigido por un objetivo que se enfrenta al mismo que perseguimos. Por
ejemplo, consideremos el caso de que siendo IBM competidora de Hewlett Packard, ambas busquen ser líderes en
ventas.
b) Proveedores: son aquellas organizaciones o personas que nos proveen de materiales e insumos necesarios para la
operatoria de nuestra organización. Por ejemplo, para una carnicería, un proveedor es el frigorífico al cual le compra
la carne.
c) Clientes: son aquellas personas que consumen el servicio o producto que brinda la organización. Por ejemplo, un
empresario podría tomar la decisión de invertir en un cyber con los mejores computadores para atraer al público.
Este empresario, por ejemplo, se ve afectado por las decisiones de los consumidores de dejar de ir a los cybers y
pasar a utilizar computadores propios desde sus casas.
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d) Organismos oficiales: son organismos gubernamentales, ya sean municipales, provinciales o nacionales. Por
ejemplo, una ley lanzada desde el gobierno nacional que imponga límites de horario para el ingreso a bares y
discotecas, afecta directamente a estos negocios.
e) Organizaciones laborales: se trata de los sindicatos a los cuales están asociados los empleados de una
organización, que pueden influir en nuestra organización directamente. Supongamos que deciden hacer una huelga
y, a raíz de ello, parar las operaciones por un día. Esto generará problemas que repercutirán directamente en el seno
de la administración de la empresa.
ENTORNO MEDIATO
Natural o medio
Demográfico Económico Político Tecnológico Cultural
ambiental
• El entorno demográfico: la cantidad de personas que habita una zona influye en el desempeño y
comportamiento de las organizaciones. Por ejemplo, si uno tiene un local de abarrotes en un pueblo
pequeño, no va a tener la misma cantidad de potenciales clientes que los que podría tener si el local
estuviera en el centro de una gran ciudad; así como tampoco se va a ver afectado por grandes competidores.
• El entorno económico: la situación económica de un país es importante y está incluida dentro del entorno
mediato de una organización. Por ejemplo, una crisis económica sin duda puede afectar a nuestros clientes,
que probablemente reduzcan el consumo de los artículos que nos compran; o, por ejemplo, un contexto
inflacionario lleva a la necesidad de actualizar constantemente los precios de venta para poder cubrir los
costos.
• El entorno político: las políticas, declaraciones, acciones y regulaciones del gobierno de turno en el país
donde estemos, pueden llegar a afectar a nuestro ambiente inmediato. Por ejemplo, una política de freno a
las importaciones, que se refleja en un alza arancelaria para productos que vienen del exterior del país,
podría afectar a nuestros proveedores, que podrían no estar en condiciones de suministrar los mismos
materiales o en las mismas condiciones que antes.
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• El entorno tecnológico: los avances tecnológicos generan muchos cambios en las organizaciones, que las
afectan de diferentes maneras. Por ejemplo, si la competencia adquiere una maquinaria de última tecnología
que permite producir un producto a menores costos que nuestra organización, va a tener una ventaja
competitiva con respecto a nosotros.
• El entorno natural o medio ambiente: en muchas ocasiones, las condiciones naturales llevan a afectar de
alguna manera a nuestro ambiente inmediato, ya sea positiva o negativamente, según el rubro al cuál se
dedique la empresa. Por ejemplo, los clientes de una aseguradora podrían verse afectados por una lluvia de
granizos que dañó sus autos y hacer los reclamos correspondientes, buscando hacer efectivos los seguros
contratados. Este acontecimiento no planificado podría afectar directamente a la aseguradora.
• El entorno cultural: la cultura de la sociedad en la que la organización está inmersa influye sobre las
organizaciones. La cultura de una sociedad genera diferentes comportamientos en los clientes, puesto que
los incita a consumir diferentes productos. Mientras que un argentino consume yerba mate, dulce de leche y
alfajores, porque son elementos que están inmersos en su cultura, un estadounidense suele consumir otros
productos como mantequilla de maní.
Ejemplo:
Un reloj es un conjunto de elementos que se relacionan entre sí, que terminan dando como resultado la
visualización de la hora. Su funcionamiento está programado, y opera con un muy pequeño intercambio de materia
y energía con el medio ambiente.
Un sistema abierto, en cambio, es aquel cuyos elementos se encuentran en interacción con el medio ambiente
externo. Muchos autores plantean la visión de las organizaciones desde el punto de vista de los sistemas, pero ellos
no están pensando en los sistemas cerrados, sino que están caracterizando el desenvolvimiento de las
organizaciones como sistemas abiertos.
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ENTRADAS SALIDAS
(INPUT) (OUTPUT)
Recursos financieros ORGANIZACIÓN Recursos financieros
Insumos Insumos
Información Procesamiento de inputs Información
Energía Energía
Materiales Materiales
RETROALIMENTACIÓN
Figura 3: Teoría de las organizaciones. Fuente: Eggers. (2012).
Ejemplo:
En una panadería existen diferentes aportes desde el contexto a la organización: harina de trigo, levadura, dinero,
etc. A su vez, hay un proceso de transformación de determinados elementos en lo que resulta el pan.
Pero no solo hay que rescatar al pan como salida de la panadería, sino que además hay que tener en cuenta que, por
ejemplo, los empleados se llevan frustraciones, satisfacciones, estrés, que también son productos de los sistemas
organizacionales. La retroalimentación se da por aquellos resultados que aporta la organización al contexto y que
influyen, de alguna manera, a las entradas.
En este ejemplo, hay una salida de la organización que es captada por quienes la administran (en el ejemplo, el
panadero) y toman decisiones que cambian el proceso en el interior de la organización.
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En este enfoque sistémico de las organizaciones hay una gran complejidad que todavía no se ha planteado. Se
mencionó que las organizaciones interactúan con el contexto, pero no se dijo lo dinámico y cambiante que es este.
La moda cambia, lo que piensan las personas cambian, los clientes rotan, la actualidad no es la misma, el clima no es
el mismo, la tecnología se renueva constantemente, los gustos de las personas cambian, entre miles de sorpresas
con que uno se puede encontrar.
Una organización que se enfrenta a un ambiente muy dinámico tiene que adaptarse al cambio continuamente. Si no
se adapta y no cambia, queda obsoleta y es superada por quienes sí lo hagan. El éxito del sistema depende de la
exitosa interacción que la organización logre establecer con su ambiente.
Más aún, la persona que desempeña un rol gerencial puede estar dirigiendo a personas del departamento de ventas,
ingeniería o finanzas, pero permanece el hecho de que, como gerentes, todos obtienen resultados al establecer un
ambiente que le permita desarrollarse de manera efectiva en equipo.
Todos los gerentes realizan funciones gerenciales. Sin embargo, el tiempo dedicado a cada función puede variar. La
siguiente figura ilustra una aproximación del tiempo relativo dedicado a cada función. Así, los gerentes de alto nivel
dedican más tiempo a planificar y organizar que los gerentes de menor nivel. Dirigir, por otra parte, ocupa más
tiempo de los supervisores de primera línea. La diferencia en el tiempo dedicado a controlar varía un poco para los
gerentes en diversos niveles.
Administradores
de alto nivel
CONTROL
Administradores de nivel
intermedio
Supervisores de primera
línea
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Planificar
Incluye seleccionar/determinar misiones y objetivos, así como las acciones para lograrlo. Requiere tomar decisiones, es
decir, elegir proyectos de acción futuros de entre posibles alternativas. Hay varios tipos de planes, desde propósitos y
objetivos generales, hasta las acciones más detalladas a cumplir.
No existe un plan verdadero hasta que se toma una decisión, sumado al compromiso de recursos humanos o materiales.
Antes de tomar una decisión, todo lo que existe es un estudio de planificación es un análisis, proyección o una propuesta. Es
decir, escenarios que podrían ocurrir bajo determinadas condiciones.
Organizar
Las personas que trabajan juntas en grupos para alcanzar una meta deben tener roles que desempeñar, ya sea que ellos
mismos los desarrollen, sean accidentales o fortuitos, o definidos y estructurados por alguien que quiere asegurarse de que
contribuyen de manera específica al esfuerzo de equipo.
El concepto de un rol implica que lo que las personas hacen tienen un propósito u objetivo definido; saben cómo su objetivo
de trabajo se ajusta al esfuerzo del grupo y tienen la autoridad, herramientas e información necesarias para realizar la tarea.
Dirigir
Es influenciar a las personas para que contribuyan a las metas organizacionales y de grupo; también tiene que ver
predominantemente con el aspecto interpersonal de administrar. Todos los gerentes estarán de acuerdo en que sus
problemas más importantes surgen de las personas, sus deseos y actitudes, así como su comportamiento individual y grupal.
Ya que el liderazgo implica capacidad de seguimiento y que las personas tienden a seguir a aquellos que ofrecen medios para
satisfacer sus necesidades, anhelos y deseos, resulta comprensible que dirigir incluya temas relacionados a motivación,
estilos y enfoques de liderazgo, y -por sobre todo- comunicación, las que son conocidas como habilidades blandas.
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Controlar
Es medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los sucesos se ajusten a la planificación.
Incluye medir el desempeño contra metas y planes, investigar y hacer ver dónde existen desviaciones de los estándares,
además de ayudar a corregir esas variaciones. En suma, controlar facilita el cumplimiento de la planificación.
Aun cuando planear debe preceder el control, los planes no se logran solos, estos guían a los gerentes en el uso de recursos
para alcanzar metas específicas; entonces, las actividades son examinadas en el tiempo para verificar si se ajustan a los
planes.
Las actividades de control generalmente se relacionan con la medición del logro. Algunos de los medios de
control, como el presupuesto de gastos, registros de inspección y el registro de horas de trabajo perdidas, son
bastante conocidos. Cada uno de ellos mide y muestra si los planes funcionan.
Eficacia
Eficiencia Valora el impacto de lo que
Grado en que se aprovechan los hacemos, o del producto o servicio
recursos utilizados para que prestamos. La eficacia es lograr
transformarlos en bienes o servicios. cumplir con la actividad requerida,
Es la relación entre la cantidad de sin importar otros antecedentes. El
recursos utilizados versus la cantidad poder ser eficaz tiene relación con
de recursos que estaban planificados la idea de lograr la meta “cueste lo
para la obtención final de productos que cueste”.
o servicios de un proceso.
Efectividad
Evalúa la relación entre los
resultados logrados y los
resultados propuestos, es decir,
nos permite medir el grado de
cumplimiento de los objetivos
planificados para un
determinado periodo.
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Estos tres indicadores, asociados a la productividad, no deben ser considerados de forma independiente, porque
cada uno brinda una medición parcial de los resultados:
• Medir solo la eficiencia nos llevaría al extremo de disminuir los costos, pudiendo afectar el resultado.
• Medir solo la efectividad nos llevaría a cumplir resultados, sin importar los costos.
• Medir solo la eficacia nos puede llevar a lograr resultados de calidad, pero poner en riesgo el funcionamiento
de la organización.
El desempeño organizacional puede ser entendido de múltiples formas, pero hablando de un concepto más
generalizado, se plantea que es: “la medida de la eficiencia y la eficacia de una organización; grado en que alcanza
los objetivos acertados” (Stoner, Freeman, Gilbert, 1996, p. 9).
Ahora bien, la eficiencia y la eficacia son dos conceptos desarrollados por Peter F. Drucker, uno de los autores más
prolíficos en administración, quien plantea que eficiencia significa “hacer correctamente las cosas y eficacia significa
hacer las cosas correctas (Stoner, Freeman, Gilbert, 1996, p. 9).
¿Qué es la eficiencia?
La eficiencia (capacidad para hacer correctamente
las cosas) es un concepto que se refiere a insumos y
productos. Una organización eficiente es la que
obtiene productos/servicios o resultados, medidos
en relación a los insumos (mano de obra, materiales
y tiempo) necesarios para lograrlos.
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Ejemplo:
En la década de 1970, cuando aumentó la demanda de autos pequeños que consumían poca gasolina, GM ignoró la
competencia de los japoneses y los alemanes, pensando que las tendencias eran una aberración y que los
estadounidenses, fieles a los productos nacionales, no comprarían autos extranjeros.
Por lo tanto, siguieron produciendo autos grandes que consumían mucha gasolina y con ello perdieron mucho
terreno ante la competencia de los nuevos rivales.
Ningún grado de eficiencia puede compensar la falta de eficacia. De hecho, Drucker afirma que la eficacia es la clave
del éxito de una organización (Stein, G., 1999, p. 119). Antes de dedicarnos a hacer algo en forma eficiente, tenemos
que estar seguros de que hemos encontrado algo acertado para hacer.
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Ideas fuerza
A continuación te presentamos un resumen de las ideas claves expuestas en la guía de aprendizaje:
• La administración es el proceso de diseñar y mantener un ambiente donde individuos que trabajan juntos en
grupos, cumplan metas específicas de manera eficiente.
• El ciclo de la administración está compuesto por cuatro funciones gerenciales: planear, organizar, dirigir y
controlar.
• Desde el punto de vista sistémico, la organización interactúa con diferentes elementos del entorno
(inmediato y mediato). Estos elementos, de forma directa o indirecta, influyen sobre las organizaciones.
• El entorno inmediato es aquel que interactúa con la organización y la afecta directamente: competidores,
proveedores, clientes, organismos oficiales, organizaciones laborales, etc.
• El entorno mediato es el entorno más amplio, produce efectos sobre los elementos del medio inmediato y
luego terminan afectando a la organización: entorno demográfico, económico, político, tecnológico, natural
o medioambiental, cultural, etc.
• Un sistema es un conjunto de objetos o elementos que se relacionan entre sí para llegar a determinado
objetivo o resultado.
• En un sistema cerrado, los límites son impenetrables. No tienen ninguna interacción con ningún elemento de
su entorno. Estos sistemas no reciben ninguna influencia del ambiente y, por otro lado, tampoco influyen en
él. Por ejemplo, los sistemas mecánicos.
• En un sistema abierto, sus elementos se encuentran en interacción con el medio ambiente externo. Las
organizaciones son vistas desde este punto de vista, por lo que reciben insumos e información (input) desde
el exterior, que elaboran internamente (procesamiento) para producir una salida hacia el exterior (outputs).
• Planear incluye seleccionar misiones y objetivos, así como las acciones para lograrlos; además, requiere
tomar decisiones, es decir, elegir proyectos de acción futuros de entre alternativas.
• Organizar corresponde al establecimiento de una estructura intencional de roles para que las personas se
desempeñen en una organización.
• Dirigir es influenciar a las personas para que contribuyan a las metas de grupo y organizacionales, y también
tiene que ver, predominantemente, con el aspecto interpersonal de administrar.
• Controlar es medir y corregir el desempeño individual y organizacional, para asegurar que este se ajuste a los
planes.
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• La eficiencia es la capacidad para hacer correctamente las cosas. Una organización eficiente es la que obtiene
productos o resultados, medidos con relación a los insumos (mano de obra, materiales y tiempo) usados
para lograrlos.
• La eficacia es la capacidad para determinar los objetivos apropiados: hacer lo que se debe hacer. Según
Drucker, es la clave del éxito de una organización (Stein, G., 1999, p. 119).
• La efectividad es la relación entre los resultados logrados y los resultados propuestos, nos permite medir el
grado de cumplimiento de los objetivos planificados.
Referencias bibliográficas
Espasa Calpe. (2005). Diccionario de la Lengua Española. España: Espasa Calpe.
Stein, G. (1999). Eficacia y liderazgo una propuesta de Peter Drucker. Revista Capital Humano. 119.
Stoner J., Freeman E., Gilbert, D. (1996). Administración. México: Prentice Hall Hispanoamérica S.A.
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