CASOS PRACTICOS DE AUDITORIA

SITUACIONES PRÁCTICAS
Las siguientes situaciones prácticas han sido tomadas del examen para "Auditores Internos
Certificados" del Instituto de Auditores Internos.

I. La situación práctica presentada a continuación señala seis hallazgos específicos de auditoria

indicando violaciones de principios gerenciales.

Tareas: Para cada hallazgo Ud. debe:

1. Identificar los principios gerenciales violados.

2. Señalar los efectos adversos en la efectividad organizativa que podrían resultar de dichas
violaciones.
3. Presentar una o más recomendaciones para mejoras.

Situación: Ud. es el auditor, jefe de la unidad de auditoria Interna de una fábrica grande que
tiene varias plantas. Ha efectuado un examen especial al pedido del nuevo Director de
Materiales, quien es responsable del área de materiales en todas las plantas. El propósito de su
examen fue evaluar el apego de las unidades bajo su dirección a principios sólidos gerenciales.

Al haber terminado el trabajo en el campo Ud, actualmente se encuentra preparando la

conferencia con el Director de Materiales en la cual informará a él sus hallazgos y
recomendaciones. Los siguientes resultados han sido tomados de sus papeles de trabajo:

A. Los empleados de la Unidad de Recepción de la Planta B han recibido instrucciones

conflictivas del Superintendente de Fabricación y del Jefe de Inspección de dicha planta. Son
confundidos e inciertos pero temen tomar cualquier
acción que podría someterlos a la crítica de uno u otro funcionario.

B. El Almacén de la Planta B es ineficiente. No hay suficientes materiales disponibles y los

pedidos se demoran. El nuevo jefe del almacén está preocupado y trabaja horas extras tratando
de subsanar la situación. De él dependen directamente 18 empleados.

C. Al principio del año el Gerente Principal de la Planta C ordenó a todos los jefes de
departamentos establecer un programa de "Gerencia por Objetivos" con fines de mejorar el
rendimiento de sus unidades. Cada Jefe debiera seleccionar sus objetivos específicos e informar
al Gerente Principal.

(1) El Jefe de Compras de la Planta C determinó que su objetivo principal. Seria reducir la
demora en el procesamiento de las órdenes de compra del promedio actual de 10 días
laborables a 7 días laborables; sin embargo, para asegurar éxito al lograr esa meta, el informó a
su personal que deben reducir el tiempo de procesamiento a 5 días laborables. A pesar de que
su personal le informó que fue "imposible", el insistió en mantener la meta de 5 días. Al fin de los
primeros seis meses él quedó decepcionado (?) observó que durante los dos meses iniciales el
tiempo promedio de procesamiento había trabajado a 7 1/2 días, pero posteriormente había
aumentado a un promedio de 8 días. Su reacción fue exhortar aún más al personal a "trabajar
más: rápido".
(2) El Jefe de Solicitudes de Materiales de la Pl
anta C determinó que su objetivo fue el reducir el número de errores en los documentos de
solicitudes de compras. Para lograr esto se dedicó a un programa de aprobar personalmente las
solicitudes y notificar de inmediato cualquier empleado responsable de un error.
La revisión efectuada por Ud. reveló poca mejora en el numero de solicitudes de compras
devueltas para ser corregidas.

D. El Jefe de Recepción de la Planta D había proporcionado al personal de recepción un Manual

comprensivo de procedimientos muy detallados, que en gran parte había sido copiado del
manual similar empleado en su puesto anterior con otra compañía. Su revisión reveló muchas
desviaciones de los procedimientos contenidos en el manual. El, capataz de recepción con
muchos años de experiencia en la Planta D y muy estimado por los trabajadores de recepción,
explicó que para él muchos de los procedimientos fueron imprácticos para la situación y que él,
los había modificado verbalmente. Sus pruebas de auditoria mostraron que el trabajo iba bien y
no se encontró ninguna evidencia de problemas relacionados en las unidades de compras,
fabricación o contabilidad. Sin embargo, cuando Ud. informó verbalmente al Jefe de Recepción
se molestó mucho. Iba a destituir o relevar al capataz, pero el. Jefe de Personal le convenció de
no hacerlo.

E. Cuando los capataces de producción en la Planta E., que siempre trabajan a lo máximo de su
capacidad, se encuent
ran sobrecargados de labores, solicitan a ciertas compañías de procesamiento ajenas a la
Planta a recoger los materiales y llevar a cabo porciones del trabajo, avisando a la División de
Compras y solicitando que se emitan las órdenes de compras correspondientes. Los capataces
justifican ésta práctica al citar la necesidad de rapidez y la responsabilidad primordial de lograr
las metas programadas de producción. El Jefe de Compras de la Planta E, opina que él podría
conseguir mejores términos de este procesamiento fuera de la Planta, pero indica que no puede
hacer nada porque el Superintendente de Fabricación apoya a los capataces.

F. Anualmente se evalúa el personal responsable de compras en la Planta A por su supervisor

en base de su opinión subjetiva sobre su rendimiento durante el año. El personal no conoce
dicha opinión durante el año, excepto cuando él critica su acción con respecto a una compra
específica. Las demás plantas no tienen tal sistema de evaluación.

II. Situación: Durante una auditoria de una fábrica se divulgó los siguientes hechos con respecto
al inventario de materia prima:

(a) La cantidad en inventario es igual a los requerimientos de producción de seis meses.

(b)Recientemente se hizo una compra de gran cantidad de materia prima resultando en la

disponibilidad suficiente para seis meses Anteriormente los inventarios fueron generalmente a
niveles suficientes para dos meses.

(c)
El almacén de la Planta únicamente tiene espacio para la materia prima para dos meses, por tal
motivo se contrató un almacén adicional para guardar el excedente.

(d) El Jefe de Compras admitió que varios proveedores habían entregado materia prima dentro
de 30 días de la orden, pero indicó que él aprovechó de una rebaja de precio especial si un
proveedor para la compra grande en una sola orden da suficiente material para seis meses.

TAREA: Explique el enfoque que Ud. tomarla en su auditoria con el fin de determinar si el Jefe
de Compras observó prácticas gerenciales adecuadas con respecto a la compra global de
materia prima.

III. Situación: Un auditor interno estaba revisando selectivamente los saldos de cuentas por
cobrar de clientes y observó una cuenta con un saldo de $680,000,00 sobre la cual el interés
acumulado por años previos había aumentado el saldo a $818,000, 00. Al indagar sobre el
asunto el auditor averiguó lo siguiente:

(a) Existía una orden de compra del cliente por maquinaria.

(b) La maquinaria ordenada habrá sido fabricada por la empresa pero nunca se le remitió.
Todavía estaba en el almacén de la empresa.

(c) La empresa había decidido solicitar el pago con anticipación del cliente antes de la entrega,
porque se consideró un riesgo de extender el crédito. El cliente nunca había pagado nada a
cuenta.

(d) El. Cliente había solicitado una factura por teléfono de la división de cuenta
s por cobrar. Se le había enviado la factura.

(e) El procedimiento normal, para iniciar la facturación es a través de un informe de la entrega

enviado a la División de Facturización para la Unidad-de entrega. En el presente caso como no
había entrega, no se elaboró el correspondiente informe.

(f) La factura elaborada al pedido del Cliente siguió el trámite normal de facturas, resultando en
un cargo a cuentas por cobrar y un abono a ventas.

(g) Las condiciones indicadas en la orden de compra estipulan que el derecho a la mercancía se
traspasa al comprador al momento de entregarlo a una compañía de transporte ("Libre a Bordo"
-LAB)

TAREAS:

(a) Discute la política crediticia aparentemente seguida por la empresa en ésta situación.
(b) Enumere cuatro de las desviaciones aparentes de un control interno sólido en la situación
descrita, y presente recomendaciones de acción correctiva.
(c) Cómo Ud, siendo el auditor interno enfocaría al informar sobre los hallazgos encontrados?

IV. Situación: El siguiente borrador de un informe fue entregado al gerente de auditoría por un
equipo de auditores internos como resultado del examen del Departamento de Ingeniería de la
Empresa. Dicho Departamento cuenta con 34 empleados y está ubicado a bastante distancia de
las Oficinas principales de la empresa:

Al Ing. Juan Enrique Chávez, Director Departamento de Ingeniería.

Del 14 de Junio al.26 de Julio de 1974 el Depa
rtamento de Auditoria Interna auditó el Departamento de Ingeniería. El Sr. José Ayala Álvarez
fue auditor encargado. Los Señores Jaime Delgado B. y Pablo Rodríguez Jiménez le asistieron.
Se pasó catorce días dentro del Departamento de Ingeniería.

El resto del tiempo fue pasado en la preparación, análisis y redacción del informe. La revisión
con respecto al cumplimiento con los procedimientos de la empresa reveló los siguientes ítems
de interés:

(a) No se archivó debidamente algunos de los planos de ingeniería.

(b) El Informe de Horas Extras de un dibujante fue elaborado incorrectamente.

(c) En la noche se cierra la puerta de entrada con llave dejando prendidas las luces.

(d) Parece que el Kilometraje de algunos de los autos oficiales fue excesivo en algunos casos.

(e) Al efectuar un muestreo estadístico de proyectos terminados empleando una tasa de error
anticipado de 2%, un nivel de confianza de 95%, y una precisión de más o menos 2%, resultó en
la conclusión de que había 46 errores en los informes de proyectos.
Este seria considerado excesivo de acuerdo a algunas normas porque no se cargó al proyecto
los montos correctos.

(f) Muchas de las facturas para suministros de los dibujantes habían sido modificados, sin
embargo, no se ajustó el cálculo de los descuentos con el resultado de no recibir el descuento
correcto para compras al contado.

Los auditores agradecen a la gerencia por su cooperaci

ón. Tenga la bondad de comunicarse con el suscrito al efectuar las acciones correctivas con
respecto a los asuntos mencionados arriba.

Copias al:

Gerente Ejecutivo Firmado: José Ayala Álvarez

Vice Presidente de Ingeniería Auditor Encargado

TAREAS:
(a) Critique la calidad del .Informe. Sea específico con respecto a ítems de estilo, contenido, etc.
(b) Qué conclusiones puede Ud. sacar con respecto al alcance y objetivo del examen,
asumiendo que los puntos informados son representativos de su alcance y conducta?
(c) Enumere técnicas y procedimientos específicos que podrían haber mejorado la calidad de la
auditoria en por lo menos cuatro de los seis ítems mencionados en el informe.

CASOS PRACTICOS
En los casos que a continuación se presentan determine los atributos del hallazgo:

1) La Empresa Estatal XYZ viene adquiriendo 300 unidades de escritorios por S/. 2 400 000,00
mediante la modalidad de compra directa; no obstante que la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado Ley 26850 para el sector público, establece que por montos superiores
a S/. 2 000 000,00 debe someterse a concurso de precios y debe existir un mínimo de cotización
de tres proveedores, decisión que no adoptó por la urgencia de implementar tres ambientes de
oficina del local que viene ocupando pese a que hacía tres meses atrás, la Gerencia General dio
la orden de efectuar la adquisición antes indicada; asimismo esta
aspiración ha conllevado a que la empresa asuma sobreprecios comparados con los de mercado
de esa fecha por S/. 800 000,00.

2) La Empresa Minera “X” en una de las fases del proceso productivo viene trasladando
materiales en (5) vehículos alquilados desde el yacimiento a un área denominada cancha que
sirve de almacén y está muy cerca de la máquina chancadora de mineral, para luego de esta
misma cancha trasladar el mismo mineral en otros 5 vehículos a la máquina chancadora,
proceso que ha originado desembolsos por alquileres de los vehículos en S/. 1 500 000,00 por
solo 15 días y en el pago de jornales para el personal a cargo de S/. 500 000,00 por este mismo
período.

3) El directorio de la empresa Editorial Peruana ha considerado como política de personal que la

asistencia de sus trabajadores a su centro laboral debe ser a las 8:00 a.m. concediendo 10
minutos de tolerancia; sin embargo, la Oficina de Personal por un desconocimiento de este
acuerdo, viene concediendo tolerancias de 15 y 20 minutos y en el caso de las insistencias del
personal no se le ha exigido documento justificatorio alguno, hecho que viene ocasionando
tiempo ociosos; es así que un mes llegaron a más de 1000 horas hombre y que su estimado
alcanza un importe de S/. 500 000,00 por solo un mes.

4) La facultad de Contabilidad tiene previsto en su planeamiento del semestre 2008-II que al

10% de los alumnos matriculados (3 000,00), por dificultad
es económicas y otros motivos serán desaprobados y repetirán el ciclo; sin embargo, al término
del semestre y luego de la revisión y evaluación del plan se tiene que este estimado se ha
incrementado en 5%, destacándose que esta tendencia de aumento, es por la falta de
infraestructura, oportunidad en la entrega de material didáctico, asignación de profesionales
contratados a determinadas aulas, etc. Hecho que al ser estimado en términos de resultados
económicos alcanzan a la cantidad de S/. 700 000,00 como pérdida para dichos alumnos.

5) La capacidad de las aulas 18 y 19 del VIII Ciclo, Facultad de Ciencias Financieras y Contables
es de 70 alumnos por aula, habiéndose previsto según presupuesto y programación estimada,
que para el curso de Auditoría se deben matricular 65 alumnos por aula como así se efectuó del
mismo modo que el promedio de aprobados alcanzaría al 10%, lo que daría lugar a la utilización
de 200 horas efectivas en el ciclo, pero es el caso que al término del ciclo sólo han aprobado
80% de los matriculados, existiendo por otro lado que de las horas previstas, solo se han dictado
150 horas por una serie de interrupciones extra programáticas que en término de las horas
perdidas por 50, han significado una pérdida por horas ociosas en S/. 10 000,00 y en cuanto a
los alumnos desaprobados han desperdiciado el monto aproximado de S/. 67 600,00 en los
cuatro meses de duración de ciclo por los 26 alumnos des
aprobados.