Tercerización de una PMO en el sector

Gobierno: Caso de Éxito OSINERGMIN

21 de Agosto del 2009

José Díaz León Eco, MBA, MGTI

Capítulo Lima, Perú

 Tercerización de una PMO en el
sector Gobierno: Caso de Éxito
OSINERGMIN

SERVICIO PMO TERCERIZADO :

Frentes de acción- WBS

Objetivo y Alcance del servicio Gestión de Proyectos

Portafolio de proyectos y Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)

ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO: Niveles de comunicación

PROCESOS DEL SERVICIO EN LA GESTION DE PROYECTOS

SOPORTE DOCUMENTAL:
1.1 Seguimiento y Control de los Proyectos
1.2 Informe del progreso de los Proyectos
1.3 Administración de los Proyectos: calidad, alcance, riesgos
1.4 Creación y actualización del archivo del proyecto- doc. producida
1.5 Mantnmto/aseguramiento de estándares de gestión de proyectos

MONITOREO DEL SERVICIO TERCERIZADO PMO

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
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 SERVICIO PMO
TERCERIZADO

FRENTE 1:
PROYECTOS

SISTEMAS DATOS- DOCUMENTACION CONTENIDO WEB GESTION SERVICIO

WBS - FRENTES DE
ACCIÓN
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 FRENTE 1: SOPORTE Y GESTION DE LOS PROYECTOS GFHL

Objetivo del servicio

Soporte y gestión de los proyectos de la GFHL.

Alcance del servicio

Desarrollar las actividades correspondientes con el cumplimiento de
los objetivos del servicio, según el detalle siguiente:
Actividades comprendidas en el soporte y gestión de los proyectos de
la GFHL:
Seguimiento y control de los proyectos: Tiempos, recursos y costos.
Informes del progreso de los proyectos: Hitos, entregables y
actividades
Creación y actualización del archivo del proyecto con la
documentación producida
Soporte administrativo de todos los grupos de proyectos
Administración de los proyectos y control de calidad, cambios,
riesgos, incidencias y alcance
Mantenimiento/Aseguramiento de estándares de gestión de
proyectos.
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 PORTAFOLIO DE PROYECTOS

La GFHL es una organización intensiva en proyectos pero también en sus

actividades operativas del día a día; la buena cantidad de proyectos que
tiene anualmente en curso y el alto porcentaje de tiempo asignado de su
personal son prueba de ello.

La inversión en proyectos de la Gerencia de Fiscalización de Hidrocarburos

es muy importante y apreciable, lo cual significa que en general
OSINERGMIN tiene grandes inversiones que podrían estar expuestos a altos
riesgos en caso no se gestione los proyectos con una metodología estándar
de la organización.

En la Coordinación de Sistemas de la GFHL, se ha definido y desarrollado un

enfoque metodológico de gestión de proyectos alineado con las buenas
prácticas que ofrece el PMBOK del PMI; que es un estándar internacional.

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 GESTIÓN DE PROYECTOS (PMO)
OFICINA DE GESTIÓ
Una organización que maneja múltiples y variados proyectos, requiere centralizar y
coordinar la gestión de todos los proyectos; mediante una PMO que se caracteriza por
prestar los servicios siguientes:

• Estandarización: Proporcionando información y definición de políticas, procesos,

procedimientos y plantillas de proyectos; a fin de estandarizar los contenidos de la
documentación técnica del SFH de la GFHL, para su adecuación al Sistema de Control
de la Calidad (ISO 9001: 2000)
• Soporte Metodológico: Identificación y desarrollo de la metodología de gestión
de proyectos, de las mejores prácticas, normas y modelos de calidad.
• Repositorio: Ofreciendo un sistema de almacenamiento y recuperación de la
documentación técnica de los proyectos, de las lecciones aprendidas de cada proyecto
y, de todo lo que conforme activos organizaciones, muy útil para estimaciones de
tiempo, recursos y costos de futuros proyectos.
• Comunicaciones: La gestión de las comunicaciones entre proyectos es
centralizada.
• Supervisión: Centralizar la supervisión de todos los cronogramas y presupuestos
de los proyectos.
• Recursos: Optimiza el uso de recursos compartidos de la organización en todos los
proyectos.
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 ORGANIZACIÓN DEL
SERVICIO TERCERIZADO

Abreviatura Roles

JP 01 Jefe del Proyecto

Roles para la Gestión de Proyectos AJP 01 Asistente del Jefe de Proyecto
(Frente 1) ACC 03 Analista de Control de Calidad

CS Coordinador de Sistemas

SUP Supervisores CS-GFHL

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 PROCESOS DEL SERVICIO EN
LA GESTION DE PROYECTOS

T.R. Registro de Reg Estado de los proy

proyectos
Matriz de Asig.. roles

Seguimiento y
Informe progreso proy.
control
CONTRAT0S

Seguimiento proy. Activos

Avance Seguimiento Entregables

PLANTILLAS
CATALOGO DE
PROYECTOS (PMI)
Administración
Reporte de administración
REGISTROS
CS-GFHL
Y PROVEED
Actualización
Control Docum. producida
doc. producida

INFORME GERENCIAL:
Monitoreo
Avance, pendt, acciones
Serv.Operacional
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 SOPORTE DOCUMENTAL

(PLANTILLAS DE FORMATOS, PROCEDIMIENTOS)

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 1.1 Seguimiento y Control de los Proyectos

(*)

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 1.1 Seguimiento y Control de los Proyectos

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 1.2 Informe del progreso de los Proyectos

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 1.2 Informe del progreso de los Proyectos

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 Administración de los Proyectos y control de calidad, riesgos
1.3 Administració
e incidencias

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 Creación y actualizació
1.4 Creació actualización del archivo del proyecto-
proyecto- doc. producida

Plantilla: Documentación Producida por Proyecto

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 estándares de gestió
1.5 Mantenimiento/aseguramiento de está gestión de proyectos

Plantilla: Lista de verificación de Entregables- PMI

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 MONITOREO DEL SERVICIO PMO TERCERIZADO

Informe Gerencial

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 AVANCE PENDIENTES
• De 27 proyectos asignados para todo el servicio, se programó la
atención de 11 que han sido revisados (TR y contratos) : • Por verificar el proceso de cierre de proyectos:
09 Proyectos Activos, 1 Concluido y 1 Suspendido; elaborando el
Project Charter y los Planes de Gestión del proyecto.
• Soporte Documental: -MC sobre requerimientos urgentes de Pre-
- Seguimiento y control de los proyectos liquidación (02-Nov-2008).
Plantilla Registro de los Proyectos GFHL-Activos y,
Plantilla Matriz de asignación de personal- roles.
- Informe del progreso de los proyectos -Desarrollo de nuevas funcionalidades y mejoras
Plantilla Seguimiento de Proyectos Activos en el módulo de emergencia (NSFH y SCOP) y
- Administración de los proyectos y control de calidad, riesgos, alcance mejoras del SCOP GLP (04-Dic-2008).
Plantilla Administración de los Proyectos - Activos
- Creación y actualización del archivo del proyecto- doc. producida
Plantilla Matriz de Entregables

- Mantenimiento/aseguramiento de estándares de gestión de proyectos

Lista de verificación de Entregables- PMI
Plantilla Project Charter (entregada por CS)
Plantilla Plan de Gestión del Proyecto (entregada por CS)

ALERTAS
• El proyecto C.P. 030 sobre Implementar la base de información geográfica para ubicación de agentes que almacenan y
comercializan combustible-GFHL, TERMINA EL 23-ENERO-2009.

ACCIONES CORRECTIVAS
• Implementar un mecanismo de comunicación oportuna para informar sobre estado de los proyectos, vía directorio compartido
con acceso por VPn. En paralelo, comunicar vía email sobre información solicitada.

• Programar una reunión semanal para tratar requerimientos y coordinación de actividades. Fijar un día fijo de la semana y hora.

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 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
DEL SERVICIO PMO TERCERIZADO

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 CONCLUSIONES

C-1 La conformación del Catálogo de Proyectos conteniendo la

documentación producida por los proyectos, de acuerdo a la guía
Metodológica de Gestión del PMI, sientan las bases para la aplicación
sistemática de buenas prácticas- reconocidas internacionalmente para
asegurar el éxito de los proyectos en cuanto a plazos, presupuesto, calidad
de los procesos y consecuentemente de los productos.

C-2 Las plantillas sobre formatos, procedimientos y procesos definidos

y documentados durante el Servicio Operacional proporciona el soporte
documental necesario para estandarizar los elementos de trabajo de todos
los proyectos en la GFHL.

C-3 El esfuerzo colaborativo desarrollado durante el Servicio del PMO

Tercerizado con participación de los funcionarios y profesionales de la
GFHL y el equipo apertura el desarrollo de una cultura organizacional en
la GFHL de OSINERGMIN orientada a la mejora de procesos para lograr
productos de alta calidad.

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 RECOMENDACIONES

R-1 Es recomendable ampliar la cobertura del Servicio Operacional hacia

todos los proyectos de la GFHL para conformar el Portafolio de Proyectos
alineado con el Plan Estratégico de la GHFL de OSINERMIN.

R-2 Es recomendable institucionalizar el uso del soporte documental

(plantillas de los formatos y procedimientos) elaborados durante el Servicio
Operacional para incorporarlos en el Sistema de Gestión de la Calidad de la
GFHL-OSINERGMIN.

R-3 Es recomendable impulsar a todo nivel la capacitación y entrenamiento

en marcos metodológicos como la Guía de Dirección de Proyectos que
ofrece el PMI, para consolidar una cultura organizacional orientada a la
gestión por procesos y trabajo en equipo, que logre la excelencia en la
calidad del servicio.

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 REPOSITORIO DE PROYECTOS
ELABORADOS BAJO LA METODOLOGÍA DEL
PMI

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INGRESO AL REPOSITORIO VIA
INTRANET DE OSINERGMIN

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DIRECTORIO DE PROYECTOS

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RUTA DEL REPOSITORIO: \\srvapp01\CSHL-GFHL\DIRECTORIO DE PROYECTOS- PMI

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 METODOLOGÍA DEL PMI
PRINT DE UN PROYECTO DE LA CSHL DOCUMENTADO BAJO LA METODOLOGÍ

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 Metodología del PMI
PRINT de Proyectos de la CSHL documentados bajo la Metodologí
guardados en el Repositorio

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 Metodología del PMI
PRINT de Proyectos de la CSHL documentados bajo la Metodologí
guardados en el Repositorio

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 SERVICIO TERCERIZADO PARA IMPLEMENTACIÓN DE
PROYECTOS BAJO LA METODOLOGÍA PMI EN LA
GFHL

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 CULTURA DE GERENCIA DE PROYECTOS EN LA GERENCIA DE
FISCALIZACIÓN DE HIDROCARBUROS LÍQUIDOS

1. LO QUE MEJOR FUNCIONA EN LA GFHL RESPECTO DE LA

GERENCIA DE PROYECTOS

Con respecto al éxito actual de la GFHL en sus proyectos se debe a:

•El gran compromiso y espíritu de los equipos multidisciplinarios de
los proyectos.
•Las ganas perseverancia, comunicación y buena integración de los
participantes de los proyectos.
•La apertura en la propuesta de ideas y contribución del equipo.
•La capacidad, experiencia y conocimiento de los temas del negocio
y técnico de los equipos multidisciplinarlos.
•El Soporte de la Gerencia para el cumplimiento de los objetivos y
metas de cada Unidad.

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 2. NIVEL DE MADUREZ ACTUAL EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Las 12 mejores prácticas que cumple la GFHL se encuentran en un

nivel de madurez inicial como el estandarizado y el medido, los
cuales son dos de los primeros cuatro niveles de la madurez de
capacidades del modelo OPM3 del PMI.

Nivel Total Cumplidos %

Estandarizado 59 10 16.95 %
Medido 39 2 5.13 %
Controlado 25 0 0.00 %
En mejora 28 0 0.00 %

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 RECOMENDACIONES

•Crear una cultura de proyectos sostenible involucrando a las Gerencias,

Jefes de Área y Gerentes de Proyectos en la elaboración y/o aprobación de la
metodología de la Gerencia de Proyectos en la GFHL.
•Implementar un esquema de Gerencia de Portafolio básico, teniendo un
mecanismo para el seguimiento post-implementación de las inversiones
realizadas.
•Definir el rol y funciones del Project Manager y los demás roles que forman
parte del proyecto, en la GFHL. Asimismo definir tiempo de dedicación que
tendría este rol en los proyectos en las diferentes áreas y/o gerencias.
•Implementar un repositorio de conocimiento (KM) en donde se guarden los
documentos de los proyectos y las lecciones aprendidas de los mismos.
•Implementar una herramienta centralizada de Gestión de Proyectos que esté
alineada con la metodología de Gestión de Proyectos de la GFHL.

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