MODELO BÁSICO DE UN SOFTWARE ERP

Anexo 1

MODELO BÁSICO DE UN
SOFTWARE E R P

Las funcionalidades varían y cada ERP tiene sus puntos fuertes y débiles, generalmente
condicionados por el origen del ERP. Así un fabricante que haya desarrollado un
producto sobre la base de un MRP o un MRP II destacará en los módulos de producción
y de planificación, en cambio un fabricante en el que su producto base hace unos años
era una solución enfocada a finanzas, su ERP tenderá a sobresalir en el módulo
financiero siendo la distribución y fabricación los menos avanzados y desarrollados.

La figura 1 relaciona las diferentes áreas con los empleados, los clientes y los
proveedores, como se puede comprobar el centro de un sistema de gestión integrada es
una base de datos central, todos los módulos comparten la misma información.

ANEXO: INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN EMPRESARIAL 1

MODELO BÁSICO DE UN SOFTWARE ERP

Figura 1: Estructura de un ERP.

1.1 GESTIÓN DE MATERIALES

La Gestión de Materiales es un sistema integrado, preciso y sin papeles,

que proporciona una gran productividad y que permite gestionar todos los
procesos vinculados a la gestión de materiales: pedidos, requisiciones,
envíos, reaprovisionamientos y pagos, racionalizando, de esta forma, el
flujo de trabajo.

La Gestión de Materiales optimiza el proceso de compras, que incluye peticiones de

compra, aprobaciones en línea, recepciones y suministros automáticos, coordina y
supervisa todas las transacciones.

Con el módulo Gestión de Materiales permite realizar un seguimiento de los detalles, lo

que permite ajustar los gastos y ser más productivo.

2 ANEXO: INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN EMPRESARIAL

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1.2 MANUFACTURA DE PROCESOS

El módulo Manufactura de Procesos pretende satisfacer todas las necesidades

estratégicas y de producción de una compañía. Este módulo permite obtener
información en tiempo real, racionalizar la producción, mejorar la rentabilidad y
mantener la conformidad con la reglamentación medioambiental.

La Manufactura de Procesos da soporte a la planificación, programación y a la prioridad

de las órdenes, verificación de fechas de disponibilidad, recepción de órdenes entrantes
EDI, determinación de los recursos faltantes, sustitución de artículos en la producción,
gestión de productos asociados y coproductos, evaluación de la calidad, hacer el
seguimiento de los costos de los ingredientes, trazabilidad por lotes, generación de
etiquetas en cualquier idioma, generación de informes regulatorios y control de los
factores de merma por adherencia y rendimiento.

Específicamente, para la industria de procesos, un sistema ERP debe ser dotado

originalmente de funciones y capacidades como:

• Gestión de ingredientes y sus cantidades, costes de los componentes,

instrucciones de producción y parámetros de control de calidad, necesarios para
certificar ISO 9000;

• Almacenar descripciones extensas y notas de las fórmulas, así como sinónimos que
permiten guardar una fórmula bajo múltiples nombres y acceder a ellas con
cualquiera de ellos;

• Trazabilidad del lote, concepto básico para industrias reguladas como Alimentación
o Farmacia;

• Gestión de coproductos, productos derivados, pérdidas y material reciclado;

• Conversión entre diferentes unidades de medida y distintos tipos de recipientes;

• Gestión de la obra en curso “WIP”, para materiales que deben pasar por un tiempo
de cuarentena o curación;

• Capacidad de manejar informes y datos regulatorios a nivel local e internacional;

• Posibilidad de emitir informes Intrastat; y,

• Seguimiento de fórmulas y recetas en los análisis de laboratorio.

ANEXO: INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN EMPRESARIAL 3

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1.3 VENTAS Y SERVICIOS

Comprende el control de la disponibilidad de almacén, el control de las condiciones y

precios, la entrada de pedidos, las órdenes de salida del almacén y distribución, el
control del transporte, la emisión de facturas, la gestión del crédito de clientes, el
soporte de ventas, las herramientas análisis y los informes.

Podemos desglosar el proceso comercial en varias fases:

1. Venta: Involucra desde el trámite y negociación de la venta hasta el momento

en que se procesa el pedido;
2. Entrega: De un sistema de expedición eficaz dependerá el éxito o no de los
procesos que siguen a continuación;
3. Facturación: Es un aspecto clave en el proceso de ingreso, reúne la información
sobre lo que se va a cobrar y cuando; y,
4. Cobro e Ingreso: Se debe controlar las fechas de vencimiento, las fechas de
recepciones de los cobros, las fechas de ingreso y abono del valor de los
cobros.

Para un desarrollo óptimo del proceso es necesario un control sobre los siguientes
aspectos:

• Las condiciones de venta generales y/o por cliente o tipo de cliente. Descuentos y/
o ráppels;
• Sistemas de entrega generales y/o por cliente o tipo de cliente;
• Sistemas de facturación;
• Las de crédito a clientes;
• Los sistemas de cobro y formas de ingreso, generales y por cliente; y,
• Descuentos a clientes por pronto pago. Otros descuentos y condiciones.

El sistema de información debe además proporcionar resultados por clientes, por

productos, análisis por grupos de clientes, el margen bruto, etc.

1.4 GESTIÓN FINANCIERA

Se compone de los módulos: Contabilidad General, Cartera de pagos, Cartera de

Cobros, Gestión de Divisas y Gestión de Impuestos.

4 ANEXO: INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN EMPRESARIAL

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Todos estos módulos dan solución completa a la Gestión Financiera de la empresa

incluyendo la solución a temas como: Euro, Gestión de Divisas, así como la adecuación
a la legislación española.

• Contabilidad general: Multicompañía, multidivisión, cuenta flexible, gestión

monetaria y estadística, gestión presupuestaria, exportación de datos a PC,
seguridad compacta, varios generadores de informes;
• Cartera de pagos: Gestión IVA, transacciones intercompañía, transacciones
recurrentes, grupos de distribución, gestión de facturas registradas (imputación fin
de mes, carátula y código de aprobación), retenciones, ciclos de pago flexibles
según criterios de selección), múltiples métodos de pago (transferencia, cheque,
giro, pagaré, letra, 'confirming', etc.), consultas potentes, consultas de
previsiones;
• Cartera de cobros: control impagados, control detallado del riesgo, gestión de IVA,
cobros parciales, proceso de apremio, proceso de demora (multidivisa,
multiidioma), cuantificación coste de demora, múltiples métodos de cobro, gestión
de efectos, conciliación flexible transacción-cobro;
• Gestión de divisas: Doble divisa (euro), infinitas divisas, infinitos tipos de cambio y
frecuencias, asientos de regularización automáticos, plena integración carteras; y,
• Gestión de impuestos: Libros registro del IVA, imputaciones manuales, múltiples
contadores, libertad de tipos y bases, deducible - no deducible, intracomunitario.

1.5 RECURSOS HUMANOS

Un sistema ERP proporciona una solución que satisface todos los temas relacionados
con la gestión de los Recursos Humanos: Gestión Integrada de los Salarios, formación
avanzada y otros. El sistema de Recursos Humanos se diseña considerando las
necesidades de las organizaciones que trabajan con múltiples plantas y multicompañía.
Este módulo aumenta el valor estratégico del departamento de Recursos Humanos
proporcionándole la administración de indemnizaciones, un análisis crítico de su fuerza
de trabajo y una gestión de registros exhaustiva.

Otra funcionalidad del módulo es la planificación de carreras, con la que puede

identificar rápidamente a los empleados con un elevado potencial, definir trayectorias
profesionales y desarrollar, realizar el seguimiento y gestionar registros para programas
de formación y educación. Como componentes estándar del modelaje de los recursos
humanos, el sistema también proporciona un análisis de la facturación y ofrece
pronósticos estratégicos de organización.

ANEXO: INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN EMPRESARIAL 5

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1.6 INTERNET/INTRANET

Una solución ERP competitiva debe utilizar herramientas para proporcionar acceso a la
Web para centralizar aplicaciones del negocio, proporcionar una plataforma segura y
firme, y permitir el trabajo en grupo y la cooperación entre los usuarios conectados con
el sistema, workflow y tecnologías relacionadas.

La utilización de estas herramientas implica que los usuarios pueden beneficiarse de las
características de administración y seguridad dentro de este entorno. Dichas
herramientas también deben ofrecer una sólida protección para evitar accesos no
autorizados a la información de la organización. Este módulo consigue que la
organización se comunique y comercie a través de la red, reduciendo costes y
obteniendo beneficios rápidamente.

El workflow integra las diversas partes de toda la organización con una asignación
flexible de tareas y responsabilidades a localizaciones, posiciones o grupos de
empleados o personas concretas. Toda la información que genera el workflow es
recibida por el empleado en un centro de trabajo que puede ser gestionado de forma
individual y que está integrado con el mismo ERP.

1.7 REFLEXIONES

Un sistema ERP tiene como objetivo el buen funcionamiento de la empresa. Las

aplicaciones comerciales cliente/servidor deben ser sencillas de utilizar y proporcionar
los elementos necesarios para que una organización siga funcionando con silenciosa
precisión. Una solución básica está compuesta por las áreas de Gestión de Materiales,
Manufactura de Procesos, Ventas y Servicios, Gestión Financiera y Recursos Humanos.

Es importante destacar que cada fabricante utiliza una estructura del sistema diferente,
al ser software estándar existen una serie de funcionalidades básicas que son
soportadas por todos los diferentes sistemas pero cada uno de ellos tienen sus
particularidades.

6 ANEXO: INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN EMPRESARIAL