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Organizaciones
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Unidad I
1. Comunicación interna
A través de la estructura de la empresa u organización, facilita el proceso de
comunicación para el personal con el objeto de:
Promover la comunicación entre el personal.
Facilitar la integración entre el personal y la organización.
Fortalecer la cohesión del personal.
Contribuir y facilitar espacios para el intercambio de información.
2. Comunicación externa
Consiste en diseñar y transmitir información desde la empresa u organización
para el público, comunidad o sociedad, a través de los diferentes canales de
comunicación para mantener las relaciones externas o públicas.
Dan a conocer los bienes o servicios que se producen en la empresa a través
de publicidad, donaciones o patrocinio.
Se sostienen las relaciones con instituciones gubernamentales para llevar a
cabo pago de impuestos y estar constantemente actualizado ante las
responsabilidades legales a cumplir.
Se mantienen las relaciones interinstitucionales a fin de formalizar alianzas,
desarrollar proyectos o estrategias de mercado.
3. Comunicación escrita
Se caracteriza por transmitir mensajes concretos y claros. A su vez
proporciona un respaldo a la empresa porque queda un registro o referencia
de los que se comunica. Algunos ejemplos son los boletines internos,
convocatorias, encuestas o memorándum.
4. Comunicación oral
Este tipo de comunicación se caracteriza porque existe la probabilidad de
que la información no se entienda del todo bien y se generen dudas o malos
entendidos. Puede ser formal al realizarse una reunión, asamblea o
conferencia, o informal si es una conversación ocasional entre compañeros
de trabajo.
Por otra parte, los avisos, murales o señalizaciones forman parte de la
comunicación organizacional no verbal.
Flujos de comunicación
5. Comunicación descendente
La información se transmite desde las altas jerarquías hacia los demás
subordinados. Forma parte de la cultura organizacional de las empresas de
autoridad centralizada. Se comunican las tareas u obligaciones según el
orden de las demás dependencias y sus responsabilidades. Esta
comunicación se da a través de informes, memorándum, cartas, entre otros.
6. Comunicación ascendente
La información es aportada desde los niveles de jerarquía más bajos o por
parte de los subordinados, hasta las dependencias más altas o los jefes. Esto
es posible cuando se toma en cuenta la importancia de la comunicación que
aportan los trabajadores como una forma de retroalimentación de lo que
ocurre en la empresa. Esta comunicación se da a través de llamadas
telefónicas, reuniones periódicas, entrevistas, entre otros.
7. Comunicación horizontal o cruzada
Es la que se establece entre miembros que tienen niveles de jerarquía
similares. Se caracteriza por transmitir la información con mayor rapidez,
coordinar actividades, solucionar problemas o tomar decisiones sobre algún
departamento. Esta información se comunica a través de reuniones, trabajo
en equipo, vía telefónica, entre otros.
Barreras de la comunicación organizacional
Canal de comunicación
El canal de comunicación es el medio físico por donde se transmite el
mensaje del emisor hacia el receptor. El aire es el medio físico más común
de comunicación. Otros canales usados son, por ejemplo, el teléfono, el
celular, el correo electrónico, la voz, entre otros.
Ruido
El ruido es toda señal que distorsiona el mensaje original que el emisor quiere
transmitir. El ruido puede ser ambiental, del canal, del emisor, del mensaje o
del receptor.
Es importante saber reconocer de dónde viene el ruido en la comunicación
para poder disminuirlo o eliminarlo para crear un proceso de comunicación
claro y efectivo.
Retroalimentación
La retroalimentación es un mecanismo de control del mensaje por parte del
emisor. Debido a que la comunicación es circular y tanto el emisor como el
receptor están constantemente cambiando de papeles, la retroalimentación
determina la efectividad de los mensajes enviados por el emisor.
Tipos de comunicación
Motivación organizacional
Los objetivos de los empleados deben ser paralelos a los de la empresa: Esto
quiere decir que usted, como dueño o responsable, tiene los objetivos para
los que usted lucha. ¿Cómo? Estableciendo objetivos más inteligentes
(SMART = Específicos, Medibles, Aceptables, Realistas y posibles en el
Tiempo) que ayuden a mejorar las habilidades de los empleados y que
recompensen a aquellos que se involucren en ellos.
Unidad II
Cultura Organizacional
Unidad III
Diseño Organizacional
Factores tecnológicos
La tecnología es el proceso por el cual una organización convierte insumos
en productos. Aunque hay literalmente cientos de tecnologías, nos
concentraremos en la forma en que la tecnología en general se incluye en el
diseño de una organización.
La coordinación de equipos y departamentos, la delegación de autoridad y
responsabilidad, y la necesidad de mecanismos formales de integración,
están todos influidos por la medida en que las unidades deben comunicarse
entre sí para alcanzar sus metas.
Enfoques de las Organizaciones
Diseños Tradicionales:
Diseños Contemporáneos:
El Surgimiento De La Jerarquía.
La jerarquía de una organización comienza a surgir cuando a los gerentes les
resulta cada vez más difícil coordinar y motivar a los empleados de manera eficaz.
Una organización hace dos cosas:
Aumenta la cantidad de gerentes que monitorean, evalúan y recompensan a
los empleados.
Se incrementa el número de niveles en su jerarquía administrativa.
La supervisión directa es un método esencial de control porque los gerentes pueden
cuestionar, investigar y consultar continuamente a sus subordinados.
Limitantes de tamaño y altura.
Una organización en la que la jerarquía tiene muchos niveles en proporción con su
tamaño, es una organización alta. Una organización que tiene pocos niveles de
jerarquía es una organización plana.
Problemas de comunicación.
Hay estudios que demuestran que los problemas aumentan cuando progresan los
niveles jerárquicos. Cuando el número de niveles jerárquicos supera los 8 provoca
una falla en el control y una toma de decisiones lenta e insensible.
Problemas de motivación.
Conforme aumentan los niveles en la jerarquía, disminuye la diferencia relativa a la
autoridad que poseen los gerentes de cada nivel. Cuando la jerarquía tiene muchos
niveles, es fácil que los gerentes se hagan a un lado y evadan su responsabilidad
al pasársela a su gerente superior.
Costos Burocráticos.
Cuanto mayor sea el número de gerentes y de niveles jerárquicos, mayores serán
los costos burocráticos. costo burocrático corresponde a todos los gastos y
movimientos que se realizan en las oficinas.
El Problema De La Ley De Parkinson.
Esta ley afirma que: conforme aumenta el número de niveles, los gerentes deben
pasar más tiempo monitoreando y controlando las acciones y comportamientos de
sus subordinados, creándose así trabajo innecesario.
El Número Ideal De Niveles Jerárquicos: La Cadena Mínima De Mando.
De acuerdo con el principio de la cadena mínima de mando, una organización debe
elegir el número mínimo de niveles jerárquicos de acuerdo con sus objetivos, en
otras palabras, una organización debe mantenerse tan plana como sea posible y se
debe evaluar a los directivos por su capacidad para monitorear y controlar sus
actividades con la menor cantidad posible de gerentes.
Grado de control
El grado de control es la cantidad de subordinados que un gerente maneja
directamente. Si el grado de control de cada gerente se incrementa conforme crece
el número de empleados.
Los Equipos En Las Organizaciones
El equipo es creado para una operación determinada, y está compuesto en su
mayor parte por personas sobre las que no tiene poder jerárquico, provenientes de
diversos departamentos o especialidades, y que ha de funcionar como un todo
armónico y ser capaz de conseguir los resultados esperados
En las organizaciones el equipo está liderado por un director, jefe o supervisor que
también debe alcanzar metas las cuales se llevan a cabo identificando la capacidad
de liderazgo y el desempeño eficaz de sus trabajadores, en ambos casos si alguno
falla, el equipo empresarial también.
En la actualidad los equipos se enfocan en mejorar la eficiencia y efectividad en una
organización, siendo una técnica que se está introduciendo ampliamente en todos
los sectores. Un equipo es un grupo bien integrado que trabaja con el propósito de
lograr un objetivo bien definido.
Toma De Decisiones
Es uno de los procesos que más dificultad a los que se enfrenta un ser humano. A
nivel general, tomar una decisión es el acto de elegir o seleccionar algo.
La toma de decisiones es muy importante en el ámbito organizacional, ya que de
ellos depende el éxito o el fracaso de las organizaciones. La toma de decisiones
puede ser mejorada con la ayuda de un análisis. Además, se debe tener en cuenta
que una buena decisión no asegura un resultado excelente.
Definiciones de los procesos de toma de decisiones: Cada ser humano afronta la
solución de un problema de una forma distinta. Estas son definiciones del proceso
que se da en la toma de decisiones y que pueden dar una aclaración de su forma e
importancia.
Decisiones
combinaciones de situaciones que pueden ser descritas en términos de tres
componentes esenciales: acciones alternativas, consecuencias y sucesos
inciertos
Resultado
situaciones descriptibles públicamente que ocurrirían si se llevasen a cabo
las conductas alternativas que se han generado en el proceso de toma de
decisiones
Consecuencias
reacciones evaluativas subjetivas, medidas en términos de bueno o malo,
ganancias o pérdidas
Incertidumbre
juicios de quien toma la decisión de la propensión de cada suceso de ocurrir.
Se describe con medidas que incluyen probabilidad, confianza, y posibilidad.
Preferencias
son conductas expresivas de elegir, o intenciones de elegir, un curso de
acción sobre otros.
Juicio
componentes del proceso de decisión que se refieren a valorar, estimar,
inferir que sucesos ocurrirán y cuáles serán las reacciones evaluativas del
que toma la decisión en los resultados que obtenga.
Unidad IV
Para lograr este cambio, de la forma menos dolorosa posible, existe el desarrollo
organizacional, que, por sus características, aporta los siguientes elementos al
personal que se encuentra dentro de las organizaciones:
Después de la misión y la visión, los valores reflejan lo que toda organización desea
proyectar. Los valores son importantes para el estudio del desarrollo organizacional
porque establecen las bases para la comprensión de las actitudes y la motivación;
además influyen en las percepciones. Gracias a ellos, las personas ingresan a una
organización con nociones preconcebidas de lo que se puede o no hacer. “El
paradigma del desarrollo organizacional valora el crecimiento humano y
organizacional, el proceso participativo y de colaboración y el espíritu de búsqueda,
para lo cual se basa en ciertos valores”. Conforme el tiempo pasa y de acuerdo con
los valores de cada quien, las actitudes cambian; los valores en que se basa el
desarrollo organizacional son:
El desarrollo organizacional tiene una orientación sistémica, ya que busca que una
organización trabaje armónicamente, pues sus partes están interrelacionadas; por
eso, lo que ocurra en alguna de esas partes influirá en las demás. Como cualquier
herramienta administrativa, el DO posee características propias que las diferencian
de otras. Los siguientes son ciertos rasgos que lo distinguen:
La cultura se define como los valores, las hipótesis y creencias comunes a los
miembros de la organización y que modelan la forma en que perciben piensan y
actúan. Los procesos son cómo se hacen las cosas en las organizaciones, son
métodos para llegar a los resultados, esto es, la forma en se hacen las cosas en
una organización. Es tan importante como lo que se hace. Una serie de
intervenciones del DO, conocidas como intervenciones tecnoestructurales, ayudan
a los líderes a examinar la tecnología y la estructura de la organización hacia la
meta de lograr que ésta funcione mejor.
Cada vez es más difícil para las empresas latinoamericanas competir con las
del primer mundo, ya que en éstas muchas veces predomina una cultura distinta,
más apegada a los requerimientos económicos actuales. Por ello, quienes están al
frente de las empresas en nuestro continente, tienen la obligación de prepararse
más y mejor para dar batalla en la guerra por sobrevivir. Así, se convierte en una
prioridad la toma de conciencia respecto a la necesidad de un cambio en las
organizaciones, uno que apunte hacia el eje fundamental: el capital humano. Para
lograr esa transformación, es importante adoptar la filosofía del desarrollo
organizacional, que considera que lo único que debe permanecer inmutable en el
universo es el cambio.
Las estrategias de cambio son maniobras para obtener el éxito. Así, cualquier
organización que desee instrumentar un plan de acción con ese fin puede llegar a
conseguirlo si las estrategias son pensadas para las necesidades propias de la
empresa, se consigue la participación de los involucrados y no se presentan
grandes contingencias, independientemente del estado en que se encuentre.
También debe plantearse que existen muchos factores que pueden influir en la
consecución de las metas u objetivos del cambio, y otros que, por el contrario, lo
dificultan. Los expertos sugieren algunas condiciones que pueden facilitar la
transición y recomiendan que la alta dirección las estimule para crear el ambiente
propicio que coadyuve1 en la rápida consecución del éxito.
Bell y Burnham (1996) sostienen que las condiciones para el cambio son producidas
por el ambiente económico y la cultura corporativa. Esas condiciones son:
1
Contribuir o ayudar a que algo se realice o tenga lugar.
1. Diagnóstico
2. Análisis
3. Retroalimentación
4. Acción
5. Evaluación
Unidad V
Evaluación y Retroalimentación
Competencias
Tipos de evaluaciones
2
Capacidad de un emisor para recoger reacciones de los receptores y modificar su mensaje, de
acuerdo con lo recogido.
4. El "feedback 270 grados", donde son los compañeros y las personas
colaboradoras, Jefes y autoevaluación los que se encargan de hacer la
evaluación
Este es un sistema, que permite conocer, lo que piensan los jefes, los
compañeros de trabajo, los clientes y los subordinados sobre competencias
del trabajador evaluado.
Preferencias: Las diferencias entre los subordinados tales como edad, raza
y sexo, con frecuencia afectan las calificaciones que recibe el empleado en
su desempeño.
Prejuicios personales: Cuando el evaluador sostiene a priori una opinión
personal anterior a la evaluación, basada en estereotipos, el resultado puede
ser gravemente distorsionado.
Para las organizaciones es fundamental contar con una cultura organizacional que
permita orientar el comportamiento de las personas con el fin de obtener los
resultados esperados. En las organizaciones de carácter privado y recientemente
en las públicas, se diseñan códigos de buen gobierno donde se expresa su
compromiso con los grupos de interés externos e internos, así como códigos
relativos a la ética dónde se promueve el comportamiento esperado de su talento
humano. De igual forma, es importante el diseño de políticas que brinden un clima
organizacional adecuado, donde sus colaboradores se encuentren motivados, pero
también su sistema de comunicación se haga cada vez más ágil, eficiente y eficaz,
para la comprensión de las directrices y el diseño adecuado de datos para la toma
de decisiones.
Identificados los cambios en el medio ambiente y diseñada la cultura organizacional,
cada empresa debe realizar los ajustes necesarios en su estructura para determinar
los cargos, responsabilidades, autoridad y funciones, como también la
departamentalización requerida para enfrentar los cambios. Estos procesos son
necesarios para permitir todas y cada una de las acciones del direccionamiento
estratégico organizacional. Se pretende así brindar las competencias requeridas
para que el estudiante asuma el diseño organizacional para el logro de los
propósitos, con la flexibilidad necesaria en las estructuras, de tal forma que se
brinde la respuesta al cambio requerido por los ambientes interno y externo de la
empresa.
Una vez se definen los cambios en la empresa, es deber dentro de la función de un
buen administrador proceder a socializar y lograr la interiorización de los mismos en
los colaboradores, de forma que sea comprendido para lograr la implementación y
logros esperados, mediante equipos motivados. La Teoría del Desarrollo
Organizacional, las técnicas de gerenciamiento de equipos de trabajo y las teorías
motivacionales, comprenden metodologías que permiten los cambios esperados.
Por lo tanto, estos procesos de socialización se presentan como pasos necesarios
que determinan una parte sustancial de la evaluación requerida y con base en la
cual se toman decisiones dentro de la organización.
Establecido el direccionamiento estratégico y el diseño de la cultura organizacional,
las organizaciones se encaminan a desarrollar las acciones, acompañadas de una
revisión periódica para determinar las desviaciones y posibles acciones de
mejoramiento. Para determinar las desviaciones, las organizaciones implementan
diferentes herramientas con el fin de evaluar el desempeño del capital humano y
establecer los correctivos necesarios dentro del proceso de gestión de desempeño.
Bibliografía